GEBOUW DE LEVENSSCHOOL VERHUURBELEID

Vaststellingsdatum: 7 december 2015 Printdatum: 7 december 2015

G EBOUW “D E L EVENSSCHOOL ” V ERHUURBELEID Praktisch document voor alles rond en in het gebouw

In het gebouw komen wij samen voor de eredienst, maar tevens kan het gebouw multifunctioneel worden gebruikt. Dit document beoogt hier duidelijkheid in te scheppen onder welke voorwaarden en afspraken. Dit om problemen voor nu en in de toekomst zoveel mogelijk te voorkomen. Het document is dynamisch en wordt telkens geactualiseerd.

M.C. Zeeman, A. Vietje 13-10-2015


GEBOUW “DE LEVENSSCHOOL” VERHUURBELEID Praktisch document voor alles rond en in het gebouw

1. INLEIDING Een praktisch document voor alle zaken die te maken hebben met het gebouw, of het nu binnen of buiten is, is noodzakelijk gebleken. Te vaak was onduidelijk wat nu wel of niet kon worden verhuurd en tegen welke tarieven. Met dit document wordt nu duidelijkheid gecreëerd. Daarnaast is het document dynamisch. Het wordt aangepast aan nieuwe inzichten, veranderde standpunten. Het is de bedoeling dat dit document wordt verankerd in de statuten van de Evangelische Gemeenschap Roosendaal. Hiertoe wordt een wijziging van de statuten doorgevoerd op de eerstvolgende ledenvergadering op 26 november 2015.

Pagina 1 van 13


2. VERHUUR 2.1 Uitgangspunten Het gebouw van de EGR is bestemd voor alles wat te maken heeft rond de eredienst. Wij geloven dat de Here God het gebouw ons heeft gegeven als een “Huis van Gebed”. Dat betekent dat wij zorgvuldig zullen omgaan met het gebruik van het gebouw door derden. Het betekent dat er wordt getoetst of verhuur aan derden niet in strijd is met onze geloofsbasis. Wel moet het gebouw uitnodigen naar de “niet-gelovige” buitenwereld. Zo wordt het gebouw in verkiezingstijd verhuurd aan de gemeente Roosendaal op de dag dat wordt gestemd. Dit werkt drempelverlagend. Ook zijn er wekelijks activiteiten onder auspicien van het SDW die mensen met een verstandelijke beperking begeleidt, ondersteunt en behandelt en in ‘De Levensschool’ kookavonden verzorgd. Daarnaast is het de bedoeling dat we met niet direct geestelijke activiteiten proberen het evangelie uit te dragen. Een koffie-ochtend voor de wijk is zo’n gelegenheid. Ook de inventaris van het gebouw hebben wij in bruikleen ontvangen. Dat betekent dat een ieder die in het gebouw verblijft of materialen huurt, daar zorgvuldig mee omgaat als ware het van hemzelf. Voor de verhuur wordt een vergoeding gevraagd. Dat heeft niet te maken met het overal geld aan willen verdienen. De materialen slijten door het gebruik en moeten een keer worden vervangen. Daarnaast werkt een tariefstelling zorgvuldig gebruik in de hand. Voorts zorgt verhuur voor registratie. In het verleden zijn materialen helaas na gebruik nooit meer teruggebracht. Samengevat: “Het gebouw met inventaris is bedoeld voor de dienst aan God, maar mits het niet met onze identiteit conflicteert ook voor andere doeleinden”

2.2 Juridisch eigendom Het eigendom van de grond, het gebouw en de inventaris, ligt bij het Kerkgenootschap van de Evangelische Gemeenschap Roosendaal. De grond is kadastraal bekend als “Roosendaal en Nispen”, sectie D, nummer 6619. De laatste mutatie bij het Kadaster (overgang van Stichting naar Kerkgenootschap) dateert van 6 oktober 2014.

Pagina 2 van 13


2.3 Gebruikersvergunning

De gemeente Roosendaal heeft de Evangelische Gemeenschap Roosendaal op 16 april 2007 een gebruikersvergunning verleend met registratienummer 20070571. Het gebruik is omschreven als een functionaliteit als wijkgebouw voor het verzorgen van bijeenkomsten voor een kerk, een gymzaal en de daarbij behorende kantoor functionaliteiten. De gymzaal is in 2009 getransformeerd naar een zaalfunctie. Wel zijn er diverse beperkingen, bv het schenken van alcoholische dranken is niet toegestaan, omdat wij zelf geen horecavergunning hebben. Ook is het niet toegestaan om er een reguliere voor het dagelijks publiek er een (boeken-)winkel te laten functioneren. Voor het voldoen aan de geluidsnormen zijn mettertijd nagenoeg alle ramen voorzien van dubbelglas en behoudens erediensten en speciale bijeenkomsten trachten we geluidshinder naar de directe omgeving te voorkomen. Om persoonlijk letsel voor medewerkers en bezoekers waar mogelijk te beperken en/of te voorkomen is in de gebruikersvergunning opgenomen dat er o.a. een Brand Meld Installatie (BMI) aanwezig moet zijn (inclusief jaarlijks onderhoud en certificering) en dat er diverse aspecten zoals een BHV plan en een ontruimingsplan moeten zijn.

2.4 Verzekeringen

Voor het gebouw zijn de volgende verzekeringen afgesloten Soort Brand zakelijk uitgebreid Aansprakelijkheid bedrijven

Verzekerd bedrag € 2.263.189 € 1.200.000

Looptijd

Polisnummer

Doorlopend

CMA8051249

1 januari 2015 voor 60 maanden (5 jaar) t/m 2018

APA5007251

Uit de tabel blijkt dat er geen kostbaarheden verzekering is afgesloten. Het eigen risico hiervoor is hoog en daarnaast zijn is van veel apparatuur de technische laat staan de economische levensduur overschreden. De dagwaarde is hierdoor zo laag dat recentelijk is besloten deze verzekering te beëindigen. Dit betekent wel dat de huurder zelf de nodige zorg voor het gehuurde in acht neemt en bij beschadiging of verlies verantwoordelijk is voor vergoeding (in overleg met verhuurder vast te stellen).

2.5 Belangrijke doeleinden van verhuur

Enkele voorbeelden van verhuur zijn: • • • • • • •

verloving; trouwen; begrafenis; SDW – koken met gehandicapten; cursussen familiebijeenkomst; werkbemiddeling; Pagina 3 van 13


2.6 Verhuur aan EGR-leden Voor verhuur van het gebouw aan EGR-leden wordt uitgegaan van het principe “Gelijke monniken, gelijke kappen”. Dat betekent dat er geen onderscheid wordt gemaakt naar inkomen en dergelijke. In bijzondere gevallen kan het Kerkgenootschap afwijken, maar moet dit wel motiveren in de huurovereenkomst. In Bijlage 1 is de lijst van verhuur tarieven van de ruimten van de EGR opgenomen. Leden van de EGR betalen 50% van de daarin vermelde bedragen. In Bijlage 2 is de lijst van mogelijk te verhuren materialen opgenomen. Verhuur aan niet-leden vindt niet plaats. Verhuur van ruimten en materialen mag geen verstoring opleveren voor de activiteiten en voorbereiding van eigen EGR activiteiten. Ingeval er door bv het verzorgen van uitvaartdiensten er een eigen behoefte aan ruimten en materialen bestaat wordt de overeengekomen of afgesproken uitleen ingetrokken .. Door de coördinator verhuur ([email protected]) en in overleg met het kerkbestuur zijn voor bijzondere activiteiten aangepaste verhuurtarieven vast te stellen. Denk hierbij aan een regionale of landelijke vergadering van een Christelijke organisatie of buurtmaatschappelijk werk. De kosten welke door de EGR bij de hierboven genoemde bijzondere activiteiten in rekening worden gebracht zijn gebaseerd op de extra energiekosten kosten die we als eigenaar van het gebouw moeten maken voor die activiteit. Deze ‘extra kosten’ mogen niet ten laste zijn van ons regulier financieel proces.

2.6.1

Verhuur voor trouwerij

Voor verhuur voor een trouwdienst is waarbij de bruid/bruidegom al EGR lid is, het beleid om geen huur te laten betalen voor het gebruik van de grote zaal. Voor het gebruik van de overige ruimten voor bv. een receptie of door het bruidspaar zelf te organiseren feestdiner gelden de normale huurtarieven, waarbij de korting voor hun als gemeentelid van toepassing is. Bij verhuur voor een trouwdienst waarbij het bruidspaar geen lid is van de EGR gelden normale huurtarieven. Wel zal er door het kerkbestuur voorafgaande aan de toestemming van de voltrekking van deze trouwdienst onderzocht worden of deze huwelijksvoltrekking passend is.

Pagina 4 van 13


2.6.2

Verhuur voor begrafenis

Het gebouw ‘De Levensschool’ is beschikbaar als locatie om uitgeleide te doen van een overledene. In geval van een gemeentelid wordt het gebouw en het gebruik van materialen van harte ter beschikking gesteld voor de uitvaartdienst. Dit omvat het volgende:

• • • • •

Koffie/Thee en koek tot 100 personen; Broodjes tot 25 persoenen. Gebruik van de ruimte lokaal 4/’De Ark’ in geval laatste gelegenheid tot afscheid (open kist) Voorbereidingen en uitvoering van de uitvaartdienst in de Grote Zaal Tot 100 stuks gedrukte liturgieën.

We berekenen voor de bovengenoemde standaard uitvaartdienst een onkostenvergoeding van € 400. Ons doel is om in dit tarief de onkosten van een gemiddelde begrafenis te dekken. Hierbij gaan we er van uit dat een overledenen of verzekerd is of gespaard heeft voor de begrafenis. Wanneer dat echter niet het geval is, dan herzien we dit bedrag. Ons uitgangspunt is dat ieder overleden gemeentelid vanuit ‘De Levensschool’ kan worden begraven, mits dat niet zo is gewild door de overledene c.q. de nabestaanden. Namens de EGR wordt een bloemstuk aangeboden. Dit bloemstuk is op kosten van de gemeenschap en niet op kosten van de nabestaanden. Indien de nabestaanden aanvullend gebruik willen maken van ‘De Levensschool’, bijvoorbeeld om na het laatste afscheid aan het graf samen te komen of indien men bijvoorbeeld meer dan 100 bezoekers van de eredienst verwacht, dan worden de meerkosten in de offerte of de factuur opgenomen. In geval van overlijden van iemand die geen deel uitmaakte van de gemeente gelden de normale verhuurvoorwaarden en tarieven voor het gebruik maken van faciliteiten van ‘De Levensschool’. We maken dan graag een offerte voor u die aansluit bij uw wensen.

2.7 Verhuur aan niet-EGR-leden Ook niet-EGR-leden kunnen gebruik maken van het gebouw met het respecteren van eerder genoemde uitgangspunten. De materialen en apparatuur kan wel door hen worden gebruikt (m.u.v. overige muziekinstrumenten dan de piano), maar niet worden meegenomen. Voor verhuur aan wijkgerichte activiteiten welke door derden worden georganiseerd, bv Traverse, Langdonk-straat comités, YFC etc. worden onkosten dekkende verhuurbedrag vastgesteld.

3. HUUROVEREENKOMST 3.1 Standaardovereenkomst Van elke verhuur, of het nu voor een lokaal is of een meubelstuk, wordt in principe een overeenkomst opgesteld weke door huurder en verhuurder wordt getekend.

Pagina 5 van 13

Vaststellingsdatum: 7 december 2015 Printdatum: 7 december 2015 Een model van de standaard huurovereenkomst is opgenomen in bijlage 3. Hierin zijn ook de voorwaarden vermeld. Door ondertekening is er sprake van een rechtsgeldige overeenkomst waarin beide partijen verklaren akkoord te zijn met de tarieven waaronder verrekening plaatsvindt en de voorwaarden waaronder het gehuurde wordt gebruikt. Het is niet toegestaan om het gehuurde weer onder te verhuren.

3.2 Facturering Na afloop van de verhuurtermijn wordt een factuur opgesteld en aan de verhuurder per email dan wel post toegezonden. De betalingstermijn die wordt gehanteerd is 4 weken tenzij anders is overeengekomen. Daarna wordt een herinnering gestuurd met een toeslag voor de administratiekosten, hier gesteld op 10% over het overeengekomen huurbedrag, met een vast basistarief van € 15,= (vijftien euro). Daarna wordt het overgedragen aan een incassobureau.

Bijlagen: A. Bijlage 1: Verhuur tarieven Ruimten in ‘De Levensschool’. B. Bijlage 2: Verhuur van Materialen C. Standaard Huurcontract a. Algemene Voorwaarden medegebruik lokalen b. Zie internet: c. Algemene Voorwaarden huurovereenkomst kantoorruimten in de zin van artikel 7:230a BW

Pagina 6 van 13


BIJLAGE 1: TARIEVEN VERHUUR RUIMTEN

Pagina 7 van 13


BIJLAGE 2: TARIEVEN VERHUUR INVENTARIS

Pagina 8 van 13


Pagina 9 van 13


BIJLAGE 3: STANDAARD HUURCONTRACT

Pagina 10 van 13


Pagina 11 van 13


ANNEX A, BEHORENDE BIJ BIJLAGE 3: STANDAARD HUURCONTRACT

Pagina 12 van 13


ANNEX B, BEHORENDE BIJ BIJLAGE 3: STANDAARD HUURCONTRACT De Algemene Voorwaarden huurovereenkomst kantoorruimten in de zin van artikel 7:230a BW kunt u op internet vinden. Zie de link hieronder vermeld. http://www.portaal.nl/resources/1/Huurvoorwaarden/Alg%20huurvoorwaaden%2 0Kantoorruimte.pdf

Pagina 13 van 13

GEBOUW DE LEVENSSCHOOL VERHUURBELEID

Recommend Documents