G.B.S.N. Gemeentelijke Basisschool Nevele
Vergadering van woensdag 18 november 2015
Oudercomité Filip Maus Els Tijtgat Nadia De Paepe Ann De Volder Ludo Vereecken Andy De Ketelaere Thierry Loete Joke Van Overstraeten Bart De Ketelaere Katrijn Hautekeete
AW A A A A V V V V V
Leerkrachten
AW
Juf Ann De Buck Juf Griet Juf An Planckaert Juf Veronique Juf Mieke Juf Alice Meester Paul Meester Elie Juf Kim
A
V V A
AW Jan Naessens Maaike De Porre Vanessa De Wulf Bart Onderbeke Christophe Timbremont Sylvie De Buck Filip Vervaeke Koen Van Vynckt Valerie Fiers
A V V A V A V
AW Conny De Pestel Steven De Clerck Mieke Ally Annemie De Groote Mieke Lagaisse David Van Gyseghem Elke De Volder Tiny Van Doorne Isabelle Verhelle
A A
V
AW Juf Flore Juf Kathy Juf Annelore Juf Claudia Juf Renske Juf Christine Juf Marleen B Juf Ellen Juf Els
A A
A
AW Meester Bart Meester Jan Juf Carine Juf Marleen M Juf Inge Juf Dorine Schepen Ann Lambrecht
A V A
V = verontschuldigd, A = aanwezig 1. Goedkeuring vorig verslag Er zijn geen opmerkingen over het vorig verslag. Een aantal actiepunten zijn afgesloten tov van vorige vergadering. De openstaande actiepunten zijn niet verder overlopen wegens de drukke agenda van deze vergadering.
1
Datum
Actiepuntje
Wie ?
Aanleg extra zandbak voor 14/05/2013 kleuters
Filip M
11/03/2014 Zeil voor afdak kleuters
Els T
Vernieuwing toiletten – 19/11/2014 voorstel
Juf Kathy
19/11/2014 Verwijderen van containers Juf Kathy Reservatie schaatsen – verlegd naar 13 november op 16/09/2015 vergadering 6 okt Nadia
Status
Opmerking
16/09: een 3e offerte is al aangevraagd, maar Ongoing nog niet ontvangen 18/11: wordt voorlopig afgesloten wegens Afgesloten budget 18/11: deze zijn vernieuwd in de Afgesloten herfstvakantie 10/06: zal waarschijnlijk niet voor dit jaar meer On-hold zijn
Afgesloten 18/11: is verlegd
16/09/2015 Bestellen zakjes Sint
Els
Kerstactie – assortiment 16/09/2015 vastleggen
Filip
Afgesloten 18/11: zijn besteld 18/11: Is vastgelegd, rekening houdend met winstmarges van verschillende Afgesloten producten
16/09/2015 Schoolfeest – vastleggen zaal
Juf Kathy
Ongoing
Maaike / Ann
18/11: Budget bespreking is gebeurd – Afgesloten zie verder verslag 18/11: wordt regelmatig op agenda gezet, voorbereiding Afgesloten gebeurt in werkgroepje
Juf Kathy
Nieuw
Filip / Nadia Nadia
18/11: we zoeken nog het mailadres van juf Claudia & Isabelle Ongoing Verhelle 18/11: Traiteur is Afgesloten vastgelegd
Juf Kathy
Nieuw
Juf Kathy
Nieuw
Budget digitale fototoestellen 16/09/2015 + klasbudget bespreken Filip
Voorstel voor GBS cafe 16/09/2015 uitwerken Fluovestjes uitdelen in 1e 16/09/2015 leerjaar en peuterklas
Correctie mailadressen voor 16/09/2015 uitnodiging en verslagen Vastleggen traiteur 06/10/2015 schoolfeest Bord aan school laten zetten (bekijken met gemeente of dit 06/10/2015 kan) Verantwoordelijke aanduiden 06/10/2015 voor spellenkar lager
2
2. Evaluatie schaatsen – vrijdag 13 november -
Er waren 55 inschrijvingen. Vorig jaar waren we nog met 70. Er waren 25 leerlingen aanwezig (vooral van de hoogste klassen in het lager), 20 ouders en 10 ex-leerlingen (waaronder broers/zussen/…) Dit jaar viel het opnieuw samen met de retro-avond op de ijspiste, maar was er wel veel meer volk. De organisatie had wel voor ons kinderen een paar ‘bananen’ apart gehouden zodat ook de kleinere toch nog konden schaatsen. Volgend jaar gaan we dit eens laten doorgaan op een ander moment in het weekend, de vrijdagavond is misschien niet ideaal. We gaan eventueel een zaterdag eens proberen. Op zaterdag is de schaatsbaan open van 14u tot 18u bv.
3. Budget bespreking -
-
-
-
-
De aanwezigen hebben een overzicht gekregen van de inkomsten/uitgaven van het OC, onderverdeeld in categorieën. Vorig schooljaar heeft het OC een zeer goed jaar gehad mbt inkomsten, maar toch is het startkapitaal van het OC gedaald. Met andere woorden de uitgaven zijn groter geweest dan inkomsten. Ondanks de goede inkomsten (nieuwe activiteit “quiz” en het goede resultaat van het schoolfeest) hadden we vorig jaar een aanzienlijk verlies. Dit verlies was vele malen hoger geweest zonder de nieuwe activiteit (Quiz) en het uitzonderlijk goed resultaat van het schoolfeest. Als deze trend zich verder zet, zonder enige actie te ondernemen, hebben we binnen 2 jaar niet voldoende startkapitaal meer. Bijgevolg komt één van de doelstelling van het OC “financiële en logistieke ondersteuning van de school” in het gedrang. Bijgevolg gaan we maatregelen nemen door enerzijds te besparen op de uitgaven (zowel deze van de leerkrachten als deze van het OC zelf) en anderzijds een nieuwe bron van inkomsten te zoeken. Uitgaven beperking school: Voor uitgavenbeperking is er eerst gekeken naar de uitgaven voor de Sint. Dit is op één na de grootste uitgavenpost in vergelijking met alle activiteiten. De enige maatregel hiervoor genomen is het verminderen van het klasgeschenkenbudget.
3
-
-
-
-
-
Het OC gaat besparen op de ad-hoc kosten, zijnde allerhande kleine kostenvergoedingen die worden doorgegeven door de leerkrachten aan het OC. Dit budget is de grootste uitgavenpost in vergelijking met alle uitgaven. Dit jaar wordt het totale budget voor ad-hoc geplafonneerd. Vorig jaar was er geen maximum budget en was dit bedrag zeer hoog opgelopen (met inbegrip van uitzonderlijk een bus vergoeding en de clown voor Sinterklaas). Om de uitgaven nu onder controle te houden moeten deze ad-hoc kosten door de leerkrachten op voorhand worden aangevraagd (inclusief bedrag) en worden goedgekeurd door het OC. Niet aangevraagde ad-hoc kosten en eventuele overschrijdingen van het goedgekeurde ad-hoc budget worden niet vergoed door het OC. Dit jaar is er nog 340 Euro over van dit budget. Het OC raadt aan om een budgettair plan op te stellen door de directie en de leerkrachten. Het is belangrijk om dergelijk budget op te stellen, zodoende een beeld te krijgen van de uitgaven op lange termijn en zo mogelijks nog budget te hebben op het einde van het schooljaar. Er wordt ook gekeken vanuit de school om een aantal activiteiten goedkoper te krijgen, bv. toneel vanuit de werkgroep cultuur te vragen. Juf Kathy heeft hiervoor al een paar aanvragen gedaan. Een aantal uitgaven als ondersteuning voor de school blijven behouden: A) het klasbudget per kind blijft ongewijzigd, B) het budget van Waasmunster en Merkeveld blijft ook behouden. Uitgaven beperking OC: Het OC gaat zelf ook besparen : A) normaal laten we op de dag van de leerling, het bakken van frietjes doen door een traiteur. Deze kost wordt volledig gedragen door het OC. We gaan de frietjes dit jaar zelf bakken (Filip M. & Annelies nemen hiervoor een dag verlof B) Elk jaar is er een etentje deels betaald door het OC om de leden & vrijwilligers te bedanken voor hun inzet. Er wordt nagedacht om deze activiteit dit jaar niet te laten doorgaan of op een andere manier te organiseren. C) De recepties van de school worden gedragen door het OC. We gaan proberen om ook iets te besparen op de recepties, door bv. het assortiment van aangeboden hapjes of drankformule te herbekijken. D) Voordracht “Leren Leren” wordt gedragen door het OC van Nevele en Landegem. De leerkrachten en directie stellen voor om ook te besparen op deze voordracht van Paul Maes. Hij komt op veel middelbare scholen ook, en is beter op deze leeftijd. Onze leerlingen zijn net iets te jong misschien om dit ten volle te benutten. Vermits we dit samen laten doorgaan met de school van
4
Landegem gaat dit eerst met hen besproken moeten worden. Kathy gaat dit verder bespreken.
-
-
-
-
Inkomsten OC: We gaan ook extra inkomsten moeten halen uit de bestaande activiteiten, door bv. de prijzen van de drank iets te verhogen. Door een dalende trend van inkomsten uit de kerstactie is er dit jaar bij de selectie van het assortiment gekeken naar vernieuwing (nieuwe leverancier koeken en lokale producent “Vital”) en artikelen die zeker bijdragen tot een verantwoorde winstmarge in functie van het aanbod. Dit laatste is dan ook de reden waarom we bv. de koekjes van de Stroopere hiervoor niet konden gebruiken. Bij onze volgende activiteiten gaan we erop moeten letten dat ze zeker niet verlieslatend zijn. Vermits het de 1e editie is van het GBS café, gaat hiervoor best een budgettaire berekening gemaakt worden. De nieuwe activiteit “GBS café” werd ontwikkeld vóór dat er sprake was van een budgettaire bespreking. Met uiterst respect voor de reeds geleverde inspanningen van de personen (leerkrachten en vrijwilligers) die dit hebben uitgewerkt en het feit dat de deze activiteit vloeiend vertaald met de doelstellingen van de OC mag deze activiteit blijven doorgaan. Er moet echter worden nagekeken dat de inkomsten en uitgaven in balans zijn. We gaan ook moeten kijken naar een extra activiteit moeten doen om toch extra inkomsten te halen. Een mogelijk voorstel was een kaas- en wijnavond. Deze activiteit haalt zeker winst. Deze winstmarge moet echter bekeken worden in functie van de prijs die betaald wordt door de deelnemer. Een andere optie is bijvoorbeeld een spaghetti-avond, eventueel aansluitend gevolgd door een 2e editie van het GBS café of muziek/bar. Hiervoor wordt er best een werkgroepje opgericht. Juf Kathy gaat dit ook verder bespreken met de leerkrachten. Volgende vergadering leggen we een werkgroep vast. Ideaal gezien laten we deze nieuwe activiteit doorgaan in het begin van volgend schooljaar, bv. oktober zodat het niet te dicht op het schoolfeest valt. Aandachtspunten: De geleverde inspanningen van de leerkrachten en de directie zal het OC ook zomaar niet laten voorbij gaan. Indien er op het eind van het schooljaar winst is, gaat er een percentage van deze winst naar het ad-hoc budget van de leerkrachten in het volgend schooljaar.
5
-
-
Het OC wil ook met drang duidelijk maken dat deze besparingen niet definitief zijn. Indien er vanaf volgend schooljaar terug voldoende ruimte is kunnen bepaalde budgetten op een rationele manier opgetrokken worden. Indien hierover vragen zijn, mag je altijd contact opnemen met de voorzitter van het OC.
4. Sinterklaas – donderdag 3 december -
We hebben gratis wafels gekregen van Populier (door de bestelling van de kerstactie). Deze kunnen gebruikt worden bij Sinterklaas. Dank je wel aan juf Dorine (en ouders/schoonouders) om de wafels af te halen ! De Sint komt dit jaar aan met een mobilhome – voorlopig is hij vergezeld van 2 pieten. Juf Kathy heeft ook al extra pieten (studenten) gevraagd om de mobilhome te vullen.
5. Kerstactie – zaterdag 13 december -
-
-
Er zijn nog niet veel briefjes binnengebracht. Kan er een nieuwe oproep en bestelbriefjes meegegeven worden aan de leerlingen ? Kunnen de leerkrachten het ook eens in de agenda’s laten zetten aub ? We gaan ook reclame maken via de facebook pagina van het oudercomité. Op zaterdag 13 december wordt alles naar huis gebracht. Hier verwachten we graag zoveel mogelijk leden, vrijwilligers en leerkrachten om de bestellingen uit te voeren. Dit jaar is er geen afscheurstrookje voorzien o.w.v. plaatsbeperking op het briefje + de meeste mensen lieten dit aan hun briefje hangen. De vraag om dit voor volgend jaar wel opnieuw te voorzien als dubbele controle bij levering.
6. Kerstmarkt – donderdag 17 december -
-
De werkverdeling van de kerstmarkt moet nog ingevuld worden. Ann De Volder heeft hiervoor de verschillende taken opgelijst, en deze gaan nog verder ingevuld moeten worden. Kunnen alle leden & vrijwilligers al zoveel mogelijk doorgeven aan Ann (
[email protected]) of ze kunnen komen helpen op de kerstmarkt (bij de voorbereiding, kerstmarkt zelf en/of opkuis) ?
6
-
-
-
We beginnen op woensdag met de opbouw – we proberen dan in de namiddag de lichten al op te hangen. Hiervoor zoeken we nog een aantal vrijwilligers. We starten om 14u. Christophe kan zich vrijmaken. Andy kan er zijn, maar kan zelf niet helpen wegens een kwetsuur. Nog mensen die kunnen komen helpen op woensdag namiddag ? Op donderdag hebben we ook mensen nodig, vanaf 14u om klaar te zetten, vanaf 17u om te helpen op de kerstmarkt zelf op voor de opkuis erachter. Ann gaat de taakverdeling verder aanvullen en rondsturen om extra vrijwilligers te zoeken. We zouden ook graag dit jaar een kerstboom op de kerstmarkt hebben. Juf Kathy gaat deze aanvragen aan de gemeente. Er wordt dit jaar 1 zak popcorn voorzien . Filip gaat deze meebrengen. Er gaat een nieuw systeem zijn voor de bonnetjes – meer uitleg volgt nog op de volgende vergadering.
7. Varia Traiteur - Er zijn in de laatste weken 2x problemen geweest met de traiteur. o De 1e keer was er een fout gebeurd op het secretariaat en was er een klas te weinig doorgegeven (7 stuks) en waren er nog eens 10 stuks te kort geleverd van de traiteur zelf. Volgens de traiteur waren deze wel geleverd, maar had de school een schuif niet gezien. o De 2e keer waren er 27 stukken te weinig. De school heeft hiervan foto’s getrokken zodat er geen discussie was met de traiteur. Deze maaltijden zijn niet aangerekend aan de kinderen. - De directie heeft contact opgenomen met de traiteur met de melding dat dit niet meer mag voorkomen en dat er anders moet gekeken worden naar een andere traiteur. De traiteur is ook naar school geweest om dit verder te bespreken. - Er is afgesproken met de school om een noodrantsoen te voorzien in de diepvries van de school. Dit is reeds geleverd. Het is uiteraard niet de bedoeling om dit te gebruiken, maar nu is er op zijn minst al een oplossing indien dit nog eens gebeurd. - Een aantal ouders hebben met betrekking tot dit probleem contact opgenomen met de school, of met het OC. - De maaltijden van de kleuters & lager zijn gesplitst. Er is ook al gevraagd in de keuken om het overschot van de kleuters nog niet weg te doen vooraleer de kinderen van het lager klaar zijn met eten.
7
-
-
Het probleem ligt enkel als er aparte stukken vlees gegeven worden. Er is zeker voldoende eten per leerling als het over bv. vol-au-vent gaat. De aparte stukken vlees zijn wel ruim – er is altijd een grote portie voorzien per kind (de portie overschrijdt ruim de aanbevelingen). Er wordt vanaf nu ook 1 extra portie voorzien in geval een kindje per ongeluk zijn boterhammen vergeten zou zijn. De kwaliteit en de smaken van de traiteur zijn wel in orde.
Toiletten - De jongens toiletten zijn vervangen in de herfstvakantie. Er zijn 8 nieuwe urinoirs geplaatst : 2 iets lager en 6 iets hoger. Dit lukt zeker voor de kinderen, want er gaan vooral kinderen van het lager naar daar. De kleuters van de 3e kleuterklas kunnen zelfs aan de hogere. - Dank je wel aan het gemeentebestuur om dit te bekostigen. - De geurhinder is hierdoor ook verdwenen. Dit waren nog steeds de allereerste toiletten. - Dit sluit ook een actiepuntje af dat was doorgegeven via de enquête Kerstmarkt Nevele/Poesele - Er wordt niet deelgenomen aan de kerstmarkt van Nevele/Poesele, maar iedereen is daar uiteraard van harte welkom. - Volgens Filip V gaat er zeker voldoende eten, drank en animatie zijn - Er zijn al zeker 16 deelnemers ingeschreven. Toezicht - Er is ondertussen voor een extra kwartier toezicht voorzien, zodat er nu op elk moment 2 leerkrachten op de speelplaats staan - Dit was ook een actiepuntje uit de enquête. Enquête - Alle ouders hebben ondertussen een brief gekregen met de resultaten van de enquête Gimme - Ondertussen is de school begonnen om de ouders in te lichten ivm Gimme, een platform om berichten per klas of vanuit de school door te geven aan de ouders. - De kinderen hebben een brief meegekregen om zich in te schrijven. - Ook via de facebook pagina zouden we nog een oproep doen naar de ouders om zich in te schrijven. Gratis bomen & struiken - We hebben een aantal gratis bomen en struiken gekregen. Deze zijn afgehaald en gaan geplant worden op school. Het 3e leerjaar gaat ook werken rond die fruitstruiken. Fruit eten 8
-
Datum
De kinderen mogen hun fruit in de klas opeten juist voor de speeltijd. Niet alle kinderen zijn klaar voordat de speeltijd begint, want ze babbelen nogal veel terwijl ze eten. Actiepuntje
Aanleg extra zandbak voor 14/05/2013 kleuters
19/11/2014 Verwijderen van containers Schoolfeest – vastleggen 16/09/2015 zaal Fluovestjes uitdelen in 1e 16/09/2015 leerjaar en peuterklas
Correctie mailadressen voor 16/09/2015 uitnodiging en verslagen Bord aan school laten zetten (bekijken met gemeente of 06/10/2015 dit kan) Verantwoordelijke aanduiden voor spellenkar 06/10/2015 lager Budget voor ad-hoc kosten 18/11/2015 opstellen Leren leren bespreken met 18/11/2015 Landegem Werkgroepje extra activiteit oktober 2016 – vastleggen 18/11/2015 op volgende vergadering Begeleidende brief & bestelbriefjes nog eens 18/11/2015 meegeven met leerlingen Aanvraag kerstboom voor 18/11/2015 kerstmarkt
Wie ?
Status
Opmerking
Filip M
Ongoing
Juf Kathy
On-hold
16/09: een 3e offerte is al aangevraagd, maar nog niet ontvangen 10/06: zal waarschijnlijk niet voor dit jaar meer zijn
Juf Kathy
Ongoing
Juf Kathy
Nieuw
Filip / Nadia Ongoing
Juf Kathy
18/11: we zoeken nog het mailadres van juf Claudia & Isabelle Verhelle
Nieuw
Juf Kathy Nieuw Juf Kathy & leerkrachten Nieuw Juf Kathy
Nieuw
Juf Kathy / OC
Nieuw
Juf Kathy
Nieuw
Juf Kathy
Nieuw
De volgende vergadering gaat door op dinsdag 1 december 2015 om 20u15 in de refter van de Gemeenteschool
9
