FUTURE SEARCH 9 & 10 oktober 2007 Bilderberg Hotel t Speulderbos, Garderen

0

FUTURE SEARCH 9 & 10 oktober 2007 Bilderberg Hotel ‘t Speulderbos, Garderen

2

Inhoudsopgave INTRODUCTIE Context

3

Doelstellingen

3

Future Search

3

Agenda

5

WORKSHOP VERSLAG Opening

6

Focus op het Verleden

6

Focus op het Heden

7

Focus op de Toekomst

11

Common Ground

13

Planning voor de Toekomst

15

Afsluiting

17

ANNEXEN Annex 1 - Actieplannen

18

Annex 2 – Deelnemers / Groepen

24

PAD Solvay - Voorbereidingsgroep Gert Wentzel(afdelingshoofd) [email protected] Elsje van Iersel, Jan van Dijk, Jan Winder, Marieke Kaarsgaren, Reinier Maasman, Sabien van der Schoot, Tineke Warta, Tinka Pouw, Truus Schumacher (leden) Future Search Facilitator Han Rakels

[email protected]

PAD … Naar de toekomst !

3

Introductie CONTEXT De afdeling PAD van Solvay Pharmaceuticals staat voor de uitdaging om een proactieve afdeling te creëren die continu verbeterslagen in zijn werkprocessen weet te realiseren. Tijdens de ontwikkeling van een nieuw geneesmiddel speelt de afdeling PAD een belangrijke rol, variërend van het leveren van supplies voor klinische studies tot en met het maken van demobatches in de productie site en het schrijven van onderdelen van het registratie dossier. Een vertraging binnen de afdeling PAD kan leiden tot het later indienen van registratiedossiers. Omdat Solvay Pharmaceuticals tot de wereldtop wil horen ten aanzien van de ontwikkeltijd van een New Chemical Entity, zijn er initiatieven ontplooid (Clinical breakthrough) om de doorlooptijd van klinische studies te verkorten. Het senior management is echter van mening dat doorlooptijd van een klinische studie altijd het kritieke pad moet zijn. Hierdoor mogen ondersteunende activiteiten, waaronder de activiteiten van PAD, nooit op het kritieke pad komen. Een goede samenwerking tussen groepen wordt daarbij gezien als een belangrijke randvoorwaarde. De beschreven situatie is de directe aanleiding geweest tot een PAD-brede workshop, die in dit verslag beschreven wordt, een Future Search getiteld

“PAD … Naar de Toekomst” DOELSTELLINGEN De doelstellingen werden als volgt geformuleerd: • • • •

Optimaliseren van interne en externe werkprocessen Betere samenwerking tussen verschillende groepen Flexibele organisatie om niet op het kritieke pad te komen Van reactief naar proactief

The uitkomsten van de Future Search worden gezien als strategieën om de ontwikkelingen binnen PAD verder vorm te geven. FUTURE SEARCH De workshop bracht circa 55 deelnemers bijeen (zie Annex 2). Alle groepen behorende tot de afdeling waren aanwezig, alsmede een 9-tal externe belanghebbenden van diverse voor PAD belangrijke andere afdelingen. De workshop vond plaats op 9-10 oktober, 2007 in het Bilderberg hotel ’t Speulderbos te Garderen.


4 Een voorbereidingsgroep had de Future Search (en andere activiteiten) voorbereid om te verzekeren dat de workshop adequaat aansloot bij de PAD context in termen van doel, proces, verwachte uitkomsten en deelnemers. Future Search wordt gekenmerkt door een proces dat in hoge mate participatief genoemd mag worden en focust op het vinden van de “common ground” onder alle deelnemers als basis voor toekomstgerichte acties (www.futuresearch.net). De workshopactiviteiten zijn ontworpen op een manier zodat de uitkomsten tot iedereen individueel behoren alsmede tot alle deelnemers gezamenlijk – net zoals de toekomst van PAD…. Deelnemers werkten als individuen, participeerden in kleine groepen, en discussieerden plenair. Informatie werd verzameld en geanalyseerd en bevindingen gepresenteerd, op zoek naar zinvolle toekomst scenario’s en overwegend hoe een begin te maken om deze in praktijk te brengen. Dit verslag beschrijft de hoogtepunten van het proces alsmede de uiteindelijke uitkomsten, de “common ground” agenda, en de gesuggereerde acties om de gewenste toekomst te realiseren.


5

AGENDA DAG 1 – Dinsdag 9 oktober, 2007 09:00 – 09:45

OPENING, DOELSTELLINGEN, EN WERKWIJZE

09:45 – 11:15

FOCUS OP HET VERLEDEN: Hoogtepunten en mijlpalen Doel: Waardering van historische ontwikkelingen, trends en hun betekenis

11:15 – 12:30

FOCUS OP HET HEDEN: Huidige Trends Doel: De trends en krachten die nu invloed hebben op “PAD” in kaart brengen

12:30 – 13:30

LUNCH

13:30 – 15:00

FOCUS OP HET HEDEN: Respons van groepen op trends Doel: Inzicht verkrijgen in wat we nu al doen en in wat we nu zouden willen doen

15.00 – 16:15

FOCUS OP HET HEDEN: “Trotsen” en “Spijten” Doel: Erkenning van onze bijdragen aan de huidige situatie

16:15 – 16:45

SNACK BREAK

16:45 – 18:00

FOCUS OP DE TOEKOMST Doel: Verbeelding van de ideale toekomst voor “PAD”

DAG 2 – Woensdag 10 oktober, 2007 08:30 – 10:15

FOCUS OP DE TOEKOMST (vervolg)

10:15 – 11:30

OVEREENSTEMMING VOOR DE TOEKOMST Doel: Ontdekking van overeenkomsten in onze gewenste toekomst voor “PAD”

11:30 – 12:30

COMMON GROUND - REALITEITSDIALOOG Doel: Vinden van eenstemmige toekomst en richting

12:30 – 13:30

LUNCH

14:15 – 16:00

PLANNEN VOOR DE TOEKOMST Doel: Aandragen van betrokken initiatieven

16:00 – 17:00

VERVOLGSTAPPEN en PERSOONLIJKE COMMITMENTS

17:00

AFSLUITING


6 Workshop Verslag Het volgende is een weergave van de belangrijkste stappen en uitkomsten van de workshop. OPENING De workshop werd geopend door Gert Wentzel, PAD afdelingshoofd. Hij verwelkomde de deelnemers van PAD, introduceerde de externe stakeholders (zie Annex 2) en stelde de voorbereidingsgroep voor. Hij legde tevens uit hoe de keuze tot een Future Search tot stand was gekomen (na overleg met Margreet Heijers van de afdeling Training & Development, Dineke Meijen van HRM en na afwachting van de geslaagde Future Search die de PCS unit onder leiding van Arnoud Herremans, PCS Local Unit Manager had gehouden). Hij schetste tevens tegen welke achtergrond de doelstellingen (zie introductie) waren geformuleerd, door enige citaten van Claus Steinborn aan te halen: • • • • • • • •

“Do think out of the box” “There is never enough expertise and resources in house” “Outsourcing is a key component – concentrate on key competences and not on routine work” “Learn from our partners” “Search systematically for external expertise” “Think globally; what about India and China?” “Always think about IP” “And many more…”

Tenslotte werd benadrukt dat deze Future Search een unieke kans bood om een bijdrage te leveren aan de vormgeving van de toekomst van PAD. Aldus de slogan “De toekomst van PAD is ook jouw toekomst”. FOCUS OP HET VERLEDEN Als eerste stap in het proces ontwikkelden de deelnemers een gezamenlijk beeld van hun verleden op drie niveaus: • Op persoonlijk niveau • Op niveau van de wereld • Op niveau van PAD Zij beschreven memorabele gebeurtenissen, keerpunten en mijlpalen in de periode van 1990 tot nu. Vervolgens deelden zij de voornaamste ontwikkelingen en verhaallijnen op deze tijdslijnen. Bovendien haalde men er de essenties uit die implicaties hadden voor de gestelde doelstellingen: Wat vertelt het verleden ons? Op persoonlijke noot observeerde de groep dat er in de loop der tijd eigenlijk weinig verandert. Dezelfde cycli van het leven herhalen zich, met al zijn pieken en dalen. Echter, de band tussen de werken privé-situatie verandert. Een punt


7 van aandacht voor de toekomst is de mate van flexibiliteit die de veranderende werkomgeving vraagt van de privé/situatie. De interactie tussen werk en privé, de mogelijkheid voor persoonlijke ontwikkeling, en het scheppen van een fijne/goede werksfeer dienen voortdurend aandacht te krijgen.

Op wereld niveau (alles in de directe en verre omgeving van PAD) werden feiten overheerst door veel negativiteit: 9/11, de moorden op Van Gogh en Fortuijn, de vuurwerkramp in Enschede en de MKZ crisis zijn voorbeelden daarvan. Aan de andere kant lijken die te vervagen met het verstrijken van tijd. Technologische ontwikkelingen (digitalisering), veiligheidsaspecten (strengere veiligheidseisen grondstoffen/producten en registratie eisen), globalisering (24 uurs economie) en harmonisatie (bv EU richtlijnen) zijn duidelijk van invloed op de toekomst van PAD. De belangrijkste leringen die de groep trok waren de noodzaak om globaal te denken en daarvoor open te staan, de goede technische onderbouwing die nodig en vereist is, en de waarschijnlijkheid dat er steeds meer studies zullen komen (beschikbaarheid over meer en betere data). Het verleden van PAD wordt gekenmerkt door vele reorganisaties. PAD zelf is een voortvloeisel daarvan, hoewel haar voorlopers reeds in 1990 aanwezig waren. Kernwoorden voor trends uit het verleden zijn de gevallen stoffen/projecten (‘lege oesters’), de toenemende globalisering en meer outsourcing. Organisatietechnisch zijn er verschuivingen in de richting van meer projectmatig werken en de matrixstructuur volgens het 3-assen model. Enkele implicaties van dit verleden zijn de spanning tussen differentiatie en harmonisatie waar PAD mee te kampen heeft en de wetenschap dat stilstand achteruitgang is; doelgericht aanpassen is een vereiste, in de context dat alles sneller moet. FOCUS OP HET HEDEN De deelnemers bewogen zich van het verleden naar het heden. De groep creëerde een gezamenlijk beeld van de complexe wereld waarin PAD zich momenteel begeeft. Er werd een ‘mind map’ gemaakt van trends en ontwikkelingen waarvan men vond dat ze het heden beïnvloeden en de


8 toekomst van PAD vormgeven (zie volgende pagina voor een schematische weergave):


9

MINDMAP over TRENDS / ONTWIKKELINGEN

10 De deelnemers identificeerden de ontwikkelingen die zij het belangrijkst achtten (aantal “stemmen”), wat resulteerde in de volgende uitslag: 1.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Alles sneller, meer flexibiliteit in werk vereist, meer contingency planning ter anticipatie, verhoging van werkdruk en taakverzwaring (meer projecten), snelheid versus kwaliteit dilemma, afname van ondersteuning/toename nevenactiviteiten, meer parttime werkers, gebrek aan “snelle” structuur, vertraging door meebeslissen/vergadercultuur (172). Globalisering/harmonisering (internationale afstemming werkprocessen), Solvay als globale organisatie, klinische studies complexer, afdelingen buiten PAD, meer individualisme (61) Meer uitbesteding /productie elders, denkwerk naast doewerk uitbesteden, meer alliances, meer integraal uitbesteden, nieuwe expertises vereist (56) Meer ad-hoc besluitvorming, lagere efficiency (52) Toenemend belang van kennismanagement, meer samenwerking met universiteiten, kennisverlies (door uitbesteding) (56) Registratie lastiger (bv door safety eisen), meer guidelines / regelgeving waaraan voldaan moet worden (32). Trend naar “science-based” indiening, PAT, continue productie (31) Meer IT-systemen en automatisering, systeemregie (bv solid) (29)

Observaties: Het aspect “alles sneller” en alle aanverwante zaken sprong er duidelijk uit. Hoe om te gaan met werkdruk, flexibiliteit, verantwoordelijkheden, enzovoort is duidelijk een zorgpunt voor de meesten. Met ad-hoc besluitvorming doelde men op ondoordacht, waardoor beslissingen snel veranderen in nieuwe besluiten. Een tweede sterk ervaren ontwikkeling heeft met de globalisering te maken, en zaken die daar uit voortvloeien, met name de harmonisatie van werkprocessen, waar het goeddeels om gaat. Outsourcing is een specifiek aspect wat ook te maken heeft met stroomlijning en verhoogde efficiency. Een derde cluster met belangrijke trends gaat met name over systemen en procedures, inclusief ICT ter ondersteuning daarvan. Er zijn ogenschijnlijke tegenstellingen tussen de laatste twee enerzijds, die de bedoeling hebben om werkprocessen efficiënter te maken, en anderzijds de ervaren werkdruk (o.a. om al die veranderingen te realiseren).


11 FOCUS OP HET HEDEN (vervolg) Deelnemers bespraken daarna de ontwikkelingen die voor hun homogene groepen het meest relevant zijn. Homogene groepen beschouwden wat zij momenteel al doen als antwoord op deze trends en wat ze niet doen maar zouden willen doen. Homogene groepen bekeken ook waar zij TROTS op zijn in relatie tot hun bijdrage aan PAD en waar ze SPIJT van hadden (wat ze anders zouden willen doen/gedaan hebben) Centraal stonden in positieve zin ontwikkelingen en implementatie van producten, diensten en technieken. Ook de prettige samenwerking, teamgevoel en goede werksfeer, naast de hoge mate van inzet en flexibiliteit, creativiteit en zelfstandigheid stonden hoog in het vaandel; de tevreden klanten werden meermaals genoemd. Ten opzicht van wat men zou willen en bij de spijten stonden centraal: Het te weinig van elkaar en van fouten leren (geen lerende organisatie), het slecht grenzen stellen (nee zeggen), prioriteiten bepalen en daarover communiceren; het niet optimaliseren van werkprocessen; onafgeronde en/of laconieke omgang met protocollen, procedures, rapportage en verbeteringen; gebrek aan coördinatie en afstemming. Een te weinig proactieve houding. Deze ideeën werden uitgewisseld en werden input voor het toekomst gedeelte van de workshop agenda, hieronder samengevat. FOCUS OP DE TOEKOMST Deelnemers werd gevraagd om zich een toekomst voor stellen waar zij naar toe willen werken. Reizend door de tijd visualiseerden zij ambities die haalbaar, motiverend en wenselijk zijn voor jaar 2015. De visies brachten een variëteit aan ideeën naar voren, die hieronder op een ongeprioriteerde manier staan opgesomd: •

Het maken van ontwikkelstrategieën (pharma en analyse) en generieke methoden tbv parallelle ontwikkeling vroeg/laat. Standaardformuleringen op de plank (generieke aanpak).

•

De afsplitsing van GCSO in richting van een zelfstandige globale unit onder CPDWeesp.

•

Verbetering van planning en prioriteitenstelling die helder is bij alle projectleiders; een assertievere opstelling en meer gestructureerd werken; beter communiceren; geen achterstallige rapportages


12 •

Harmonisatie van werkprocessen. Zichtbaar maken van workflows (inzicht knelpunten analyse tijd/doorlooptijd en het verbeteren en communiceren hiervan) en eventueel met dedicated teams werken. Overdracht PSA-PAD naadloos

•

Registratie template proactief updaten en rechtstreeks contact registratie; verder RA intelligence en topic leaders.

•

Terug naar kerntaken ter verhoging van efficiency, neventaken coördineren of uitbesteden en taken meer structuren en harmoniseren (minder ad-hoc). Verschuiving van core business in richting van het begeleiden van het proces en de kennis tav ontwikkeling.

•

Uitbesteding intensiveren, integraal (intern en extern), en gestructureerder (harmonisatie intern/extern) en uitwisseling kennis/ervaring. Uitbestedingsbeleid optimaliseren; duidelijke afspraken met partners over werkprocessen.

•

QP activiteiten uitbesteden aan preferred partners. QP focus vrijgifte CTM

•

Alliances wil men beter coördineren middels alliance managers

•

Automatisering verder ontwikkelen of inzetten. Geen QC –analyse achteraf maar on-line meten van producteigenschappen.

•

Process understanding / PAT verfijnen, doorvoeren en uitbreiden. PAT is ook in registratiedossier verwerkt.

•

Op vlak van kennis globaal meer kennis vergaren, (betere) rapportage vanuit “externen” die het proces gebruiken, en kennis beter structureren - centraal aanwezig en toegankelijk. Een zelfsturend data management systeem met gegevens over ervaringen van ontwikkelprocessen.

•

Binnen de voortgaande globalisering vacatures globaal maken, eenzelfde organisatie structuur hebben.

•

Cultuuromslag van een reactief PAD naar een proactief PAD. Borging van intenties en veranderprocessen.

•

Nieuw gebouw WNH-B met goede en efficiency bevorderende faciliteiten; ondersteund door kosten-baten analyse.

Groepen gaven uitdrukking aan hun visies door op een creatieve manier hun ideale toekomst scenario’s te presenteren. Zo werd er een speciale journaal uitzending in 2015 getoond, een sinterklaas bezoek, een olifant als symbool voor PAD, een werkoverleg anno 2015, e.a. De foto’s geven een impressie.


13

COMMON GROUND ‘Common ground’ is datgene wat iedereen gelooft dat aspecten zijn die gedeeld en gewenst zijn door de gehele groep. Dit kunnen waarden/normen, maatregelen, projecten of andersoortige interventies zijn. Na de diverse toekomst scenario’s tot zich te hebben genomen, beoordeelden deelnemers gezamenlijk de ‘common ground’ voor de toekomst van PAD. Elementen werden geclusterd in thematische categorieën. Initiatiefnemers wierpen zich vervolgens op en vrijwilligersgroepen schaarden zich rondom de geselecteerde thema’s. De volgende thema’s en uitkomststellingen werden geformuleerd: Thema 1. Kennis- en datamanagement Efficiënt delen, behouden en vinden van kennis….dat kan met ELN/SDMS. Think global – Act local. Thema 2. Ontwikkelstrategie Ontwikkelen van een strategie om snel van API naar marktformulering te komen en deze op full-scale te kunnen produceren. Thema 3. Planning PAD zal zijn planning op afdelingsniveau, project en individueel niveau verbeteren voor verhoogde efficiency. Thema 4. Afstemming projectleiders Aan dit thema zijn reeds (lopende) acties verbonden. Besloten werd het niet verder te beschouwen tijdens deze Future Search.


14 Thema 5. Harmonisatie werkprocessen Harmonisatie van werkprocessen binnen CPD met een klantgerichte output (RESQS/TPS). Think Global - Act Local Thema 6. Process understanding / PAT PAD will apply PAT to monitor, understand and control pharmaceutical processes. Thema 7. Ondersteunende automatisering PAD streeft naar uitwisselbare automatiseringssystemen ter ondersteuning van het werkproces ter verhoging van kwaliteit en efficiency. Thema 8. Centralisatie neventaken Medewerkers van PAD willen zich meer richten op de kernactiviteiten ipv versnippering van de tijd door neventaken. Focus instead of scattering! Thema 9. GCSO positionering Dit thema wordt op initiatief van GCSO verder inhoud gegeven. Thema 10. Outsourcing PAD maakt een draaiboek om farmaceutische en analytische activiteiten integraal uit te besteden. Thema 11. Nieuw gebouw Geschikte faciliteiten voor optimale output.


15 De volgende zaken werden niet overeengekomen: Het oprichten van een serviceafdeling, flexibel werk regelingen met als opties 2- of 3-ploegendiensten, en de integratie van ontwikkeling en analyse (door kamers te delen).

PLANNING VOOR DE TOEKOMST Actiestappen Nadat de gehele groep overeenstemming had bereikt over de inhoud van de “common ground” agenda zijn actiestappen uitgedacht om zaken in gang te zetten en tot implementatie te komen. Deze vormen een eerste aanzet en zullen aan verandering onderhevig kunnen zijn. Ze hebben niet de pretentie van gedegen geformuleerde plannen, maar dragen de betrokkenheid en ideeënvorming van diegenen die er hun ervaring en gedachten aan gewijd hebben. Ze zijn als zodanig een eerste leidraad voor focus op de toekomst. Geformuleerde acties zijn bijgevoegd in Annex 1. Vervolgstappen Deelnemers toonden een grote bereidheid om verantwoordelijkheid te nemen om de “common ground” agenda te implementeren. Om het gegenereerde momentum te handhaven en het proces van voortgang te bewaken, stelde de groep de volgende maatregelen voor: 1. Future Search verslag Binnen een week zal het concept verslag beschikbaar zijn voor bespreking om vervolgens aan alle deelnemers beschikbaar te worden gesteld. 2. Communicatie uitkomsten De uitkomsten zullen ook aan niet-deelnemers worden gecommuniceerd om aandacht te vestigen op de ingeslagen koers en om betrokkenheid van relevante partijen te genereren. 3. Overleg voorbereidingsgroep / initiatiefnemers De voorbereidingsgroep zal nog een onbepaalde periode blijven bestaan en bijeenkomen om voortgang te bespreken en het proces te bewaken en te inspireren. Tevens is het voorstel dat de initiatiefnemers van tijd tot tijd bijeenkomen om overleg te plegen om soortgelijke redenen.


16 4. WENS als communicatieplatform De WENS bijeenkomsten zullen worden benut om de hele afdeling op de hoogte te houden van progressie en om ideeën uit te wisselen. 5. Coaches en klankborden voor initiatiefnemers Elke initiatiefnemer zal een coach of klankbord regelen, waarvan de functie een ondersteunende en motiverende is. 6. Proactieve en positieve houding Men zal elkaar aanspreken op het handhaven van een positieve en stimulerende atmosfeer, die motiverend en opbouwend is. Daartoe zal iedereen zich inzetten om het ontstaan van een negatieve sfeer te vermijden, te klagen en een “zie-je-wel” effect te creëren. 7. Quick wins Het belang van succes om vertrouwen te wekken is onderkend. Daarom zal bekeken worden of er op korte termijn enkele snelle resultaten geboekt kunnen worden om de veranderingen een positieve impuls te geven. 8. Tijd en middelen Hoewel de budgettaire consequenties voor een groot aantal initiatieven te overzien zijn, zullen er wellicht prioriteiten gesteld moeten worden voor de meer kostbare interventies. Tijd zal een andere factor zijn, waar het begrip en de steun van management gevraagd word. Daarnaast wordt iedereen te bezien welke zaken belangrijk zijn (met de kanttekening dat urgent niet per sé belangrijk is….) 9. Stakeholders Stakeholders van PAD zullen ook in de toekomst betrokken worden bij PAD initiatieven. 10. PAD vervolgdag Over 3-4 maanden ongeveer zal er een vervolgdag gepland worden. Dan zullen de groepen presenteren welke voortgang ze geboekt hebben, welke input ze eventueel behoeven, en wat er verder nodig mocht zijn om het proces op een goede manier verder voort te zetten.


17 AFSLUITING De future search werd afgesloten met iedere deelnemer de gelegenheid te geve om 1 woord te spreken wat een positief aspect, leerpunt of inzicht betrof dat de workshop had gegenereerd. Velen drukten hun ervaring uit in termen als “team spirit, toekomst, motivatie, gezellig, succes, e.a.” Gert Wentzel, afdelingshoofd, sloot de workshop af met een woord van dank aan alle betrokkenen, de actieve participatie, zijn tevredenheid met de uitkomsten. Hij stipte aan dat deze Future Search een belangrijk nieuw begin is, maar dat het uiteraard nu allemaal gedaan moet worden, met veel werk voor de boeg. De energieke en motiverende start biedt echter veel perspectief.


18 ANNEXEN ANNEX 1 - ACTIEPLANNEN De volgende actiestappen zijn gesuggereerd door deelnemers om de doelen die zijn geformuleerd in de uitkomststellingen te realiseren. Deze suggesties zijn niet gestoeld op grondige analyses, maar gebaseerd op een eerste inventarisatie van ideeën, ingegeven door aanwezige ervaring, kennis en motivatie. Thema 1. Kennis- en datamanagement Efficiënt delen, behouden en vinden van kennis….dat kan met ELN/SDMS. Think global – Act local. Deelnemers: JW, SvdS, OH, WW Acties: • Schrijven van een voorstel met + en – - wat hebben we - wat willen we - wat hebben we nodig • Commitment van het MT verkrijgen • Presentatie naar de afdeling • Input afdeling/gebruikers • Implementatie Thema 2. Ontwikkelstrategie Ontwikkelen van een strategie om snel van API naar marktformulering te komen en deze op full-scale te kunnen produceren. Deelnemers: Jan M., Ingrid B, Harry G, Gerrit K, Erik G, Nico B, Alexander M. Acties: • Workshop voor formulering (reeds ingepland) • Workshop voor analyse (nog in te plannen) • Per poot van PSA strategie PAD strategie ontwikkelen (incl analyse) gebruik makend van standaard formuleringen (komende 6 maanden op papier; trekkers: Jan M. en Erik G.) • Per poot ook kijken naar impact op analyse • Overlegstructuur opzetten


19 Thema 3. Planning Verbeterde planning op afdelings- , projecten individueel niveau Deelnemers: Henk T., Reinier, Leander, Truus, Harm, Frank Ensel, Letty, Maaike, Nico Goede planning valt of staat bij een heldere opdracht. Daaruit volgt: • Pro-actief communiceren (allen). Als er iets opgevangen wordt – er is altijd een moment dat een vraag voor het eerst opkomt - navraag doen bij CPPL. Trekker: Kirsten • Planning bijstellen met de tijd (allen) • Moduleboek updates/optimaliseren + kenbaar maken; wordt aan gewerkt Trekker: Henk • Planning op groepsniveau: MS-project - multi-project analyse; alle CPPL op gelijkwaardig niveau plannen; Sr/Exp trainen in MS-project Trekker: Harm • Uitvoerig bespreken protocollen analyse, formuleerders, mm, productie en QC lab Trekker: Reinier • Detail planning binnen PAD: tijdslijnen aangeven Trekker: Frank • Monitoren planning: tool om te leren hoe goed we onze planning doen Trekkers: Harm/Reinier Thema 4. Afstemming projectleiders Aan dit thema zijn reeds (lopende) acties verbonden. Thema 5. Harmonisatie werkprocessen Harmonisatie van werkprocessen binnen CPD met een klantgerichte output (RESQS/TPS). Think Global - Act Local Deelnemers: Linda, Anneke, Frans, Willem-Jan Acties • • • •

Wat wil de klant van ons? Huidige deliverables inventariseren (CPD Weesp) Gap analyse maken Vernieuwing naar eenduidige werkprocessen, waarbij naast CPD Weesp ook CPD Global door het 4-room appt geleid moet • Tip: workshop als deze met andere CPD landen Aanzwengelaar: Linda (groep mensen bij elkaar zoeken en tijdlijn uitzetten; voor 1 nov)


20 Thema 6. Process understanding / PAT PAD will apply PAT to monitor, understand and control pharmaceutical processes. Deelnemers: Paul, Chiara, Tineke, Richard, Coen, Frank F Acties: • Development - aanschaf apparatuur - analyse support (HPLC) - vergelijken/haalbaarheid - rapportage haalbaarheid - evaluatie • GMP - Qualificatie - Implementatie parallel conventional / PAT - PAT in GMP Thema 7. Ondersteunende automatisering PAD streeft naar uitwisselbare automatiseringssystemen ter ondersteuning van het werkproces ter verhoging van kwaliteit en efficiency Deelnemers: Tinka, Geurt-Paul, Fokje, Gerard, Cecilia, Thijs Acties:

- beperken tot logistiek en clinical supplies • barcode / RFID • CSM (clinical supplies management system) • Weeginterface • Webinterface MM • Batchdocumenten 1) V en C, MM, Productie jan 2009 – MM/PA Draadloos, communicatie met SAP / CSM 2) V en C, GCSO, (MM), QP, PA 1 oct 2008 – GCSO - randomisatie - labels - batchtracking - voorraadbeheer - distributie Communicatie IVRS, SAP, barcode, Aptuit, Almac 3) MM, Productie, V en C 1 jan 2009 – MM/PA - communicatie SAP, balans - automatisch afboeken voorraad


21 - in combinatie met 1) 4) MM, klanten - gelijk aan supply chain management - aanvraag archiveren, electronisch 5) Productie, QA, QP - Solid? - SAP? - gecontroleerd uitdraaien batchdocument - electronische autorisatie

1 apr 2008 – MM 1 jan 2009 – PA

Thema 8. Centralisatie neventaken Medewerkers van PAD willen zich meer richten op de kernactiviteiten ipv versnippering van de tijd door neventaken. Focus instead of scattering Deelnemers: Masoud, Mao, Marja, Brenda, Anja, Ellen Acties: 1) Administratieve beheertaken - bestellingen + voorraad bijhouden (labmaterialen, chemicaliën, glaswerk, kantoorartikelen, werkkleding) - opleidings- /reisaanvragen (PO nrs etc) - nummeren raw data mappen - ruimte en apparatuur reserveren - versturen pakketten + administratie Resultaat: centraal 1 persoon binnen CPD Verantwoordelijke: Ellen, Thijs, Gert Gereed: 1/1/2008 2) Technische zaken - apparatuur beheer - beheer klimaatkamers - gebouwbeheer - onderhoud, aanschaf en kwalificatie van apparatuur Resultaat: centraal 1 persoon binnen CPD Verantwoordelijke: Masoud, Thijs, Gert Gereed: 1/4/2008 3) Specialistische taken - Sop’s schrijven - D-bladen schrijven - Wik-bladen opstellen - kwalitatief goede documenten schrijven Resultaat: centraal 1 persoon binnen CPD (documentalist; opvolger Martien Samwel)


22 Verantwoordelijke: Marja, Thijs, Gert Gereed: 1/7/2008, uiterlijk 1/1/2009 4) Schoonmaakactiviteiten - lab opruimen / clean team - schoonmaken apparatuur en productieruimtes te combineren met 2) Sponsor/facilitator: Anja/Dineke Thema 9. GCSO positionering Dit thema wordt op initiatief van GCSO verder inhoud gegeven. Thema 10. Outsourcing Maken van een draaiboek om farmaceutische en analytische activiteiten integraal uit te besteden. Deelnemers: Robert-Jan, Eric L, Elsje, Manon, Jan v D, Ralph Acties • Overleg met jan Douwstra Opstart werkgroep PAD Commitment MT / tijd Aan wie rapporteren we? Afspraken gereed binnen 1 maand • SLV 347 info halen • Linking pin naar werkgroep Jan Douwstra • Binnen PAD inventariseren knelpunten/successen • Externe inventarisatie werkprocessen • Randvoorwaarden opstellen • Draaiboek maken start Thema 11. Nieuw gebouw Geschikte faciliteiten voor optimale output. Deelnemers: Marieke, Rob, Jeroen, Stephen, John, Martin en Gert Acties:

Doel: Claus overhalen


23 • •

• •

Visualiseren van de oplossingen per verdieping Problemen: - Doorvoeren WNH-p via centrale hal (veiligheidsrisico) - 2 hoog (GMP ruimtes) geen kleedruimte (impact GMP status) - Opslagruimtes voor product en equipment - Schoonmaakruimtes te klein - WIP Bin’s ontbreekt - Kantoren producenten buiten gebouw + voldoet niet mee aan normen - GCSO in andere ruimte - PAT toepassen - Upscalings mogelijkheden - Contained kunnen werken - Weeginstallatie met barcode tbv Bin’s RFID - Mengproces centraliseren - Routing van producten verbeteren, etc. - Klimaatkamers Kosten-baten analyse Hoe te presenteren (combinatie van): - Theater - Film - Powerpoint - Rondleiding - Foto’s


24 ANNEX 2 - DEELNEMERS/GROEPEN MENGGROEPEN 1. Op 't dolend PAD Harm Niederländer Brenda van Kooten Gerrit Krijt Nico Bruins Kirsten Lingbeek Fokje Aarts Mao Do Henk Teunissen

2. Op 't rechte PAD Sabien van der Schoot Ralph Hermanns Letty Groen Marja van der Heijden Ellen Grave Martin Brugge Gerard Wooldrik Erik Ligtenberg

3. Op ’t PieterPAD Jan Winder Manon van Hoppe Harrie Gorissen Alexander Mazier Cecilia Kruger Rob Pelle Marieke Kaarsgaren Frans Coenen

4. Van 't PAD af Coen Bijl Wendy Wijbrandts Elsje van Iersel Stephen Wiekens Chiara Acone Rob Houtsma Gert Wentzel Jan Moschwitzer

5. Op 't KabouterPAD Robert-Jan de Brij Paul van Balken Frank Feenstra Geurt-Paul Koning Tinka Pouw Ingrid Beers John Meenderink

6. Op 't lichtend PAD Linda van Renselaar Masoud Salimi Chogani Jan van Dijk Anneke Groeneveld Truus Schumacher Oliver Heinzerling Willem-Jan Nijveld Anja Oudshoorn

7. Op 't duistere PAD Frank Ensel Reinier Maasman Erik Gout Jeroen Gerritsen Leander Brouwer Richard Rigter Tineke Warta Thijs Gerding Maaike Cronenberg


25 HOMOGENE GROEPEN 1. Theoretische ontwikkelaars Erik Gout Harrie Gorissen Sabien van der Schoot Jan van Dijk Frank Feenstra Chiara Acone Gerrit Krijt

2. Ontwikkelaars Nico Bruins Alexander Mazier Marja van der Heijden Paul van Balken Richard Rigter Rob Houtsma

3. Theoretische analisten Harm Niederländer Jan Winder Wendy Wijbrandts Ralph Hermanns Robert-Jan de Brij Reinier Maasman Linda van Renselaar

4. Analisten Manon van Hoppe Brenda van Kooten Frank Ensel Coen Bijl Masoud Salimi Chogani Letty Groen Ingrid Beers Oliver Heinzerling

5. Supplies Management Kirsten Lingbeek Geurt-Paul Koning Jeroen Gerritsen Elsje van Iersel Anneke Groeneveld Cecilia Kruger Ellen Grave

6. Producenten Leander Brouwer Rob Pelle Stephen Wiekens Martin Brugge Mao Do Marieke Kaarsgaren

7. De betrokkenen Henk Teunissen Eric Ligtenberg Frans Coenen John Meenderink Jan Moschwitzer Anja Oudshoorn Thijs Gerding Willen-Jan Nijveld Maaike Cronenberg

8. Materials & Management Truus Schumacher Tineke Warta Gert Wentzel Gerard Wooldrik Tinka Pouw Fokje Aarts


FUTURE SEARCH 9 & 10 oktober 2007 Bilderberg Hotel t Speulderbos, Garderen

Recommend Documents