Fundamenten in verandering: E-depots Het archiefwezen in Nederland is volop in beweging. Hoe ziet het
Uitgave van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
archieflandschap er straks uit? Wat zijn de ontwikkelingen? archievenblad
De studiedagen van de KVAN op 14 en 15 juni staan in het teken van ‘fundamenten in verandering’. In aanloop naar die dagen een reeks thematische artikelen. Dit keer ruim aandacht voor E-depots.
sinds 1892
jaargang 114
2010
2
Maurice Lipsch Fotografie
Digitale depots in Nederland
referentiemodel worden beschreven. In deze norm wordt een Open Archival Information System omschreven als een organisatie van mensen en systemen die ten behoeve van
Door Filip Boudrez
welbepaalde doelgroepen digitale informatie voor een lange termijn archiveert. Ver-
Diverse archieven in binnen- en buitenland
taald naar de missie van archieven betekent
waren de voorbije jaren intensief bezig
dit onder meer dat een essentiële functie
met het ontwikkelen en het inrichten van
van een digitaal archiefdepot de langetermijn-
een digitaal depot. Toenemende digitali-
bewaring van leesbare, authentieke en inte-
sering van analoge archiefdocumenten en
gere archiefdocumenten is. Dit uitgangspunt
van werkprocessen doen ook in Nederland
vormt een gemeenschappelijke basis voor
digitale depots hoog op de archiefagenda
de verschillende digitale depots.
staan. In deze artikelenreeks beschrijven
Uit de beschreven casussen blijkt alvast
vier instellingen hun aanpak, hun stand
dat het ene digitale depot het andere niet
van zaken en maken ze de balans op.
is. Naast de gelijkenissen zijn toch enkele
Het betreft drie archiefinstellingen (het
verschillen te constateren. Dit hoeft geen
Nationaal Archief, het Gemeentearchief
verwondering te wekken: elke organisatie
Rotterdam en het Stadsarchief Amsterdam)
geeft zijn digitaal depot zijn eigen invulling
en de Justitiële Informatiedienst.
en legt zijn eigen accenten. In Amsterdam werd de voorbije jaren gefocust op een
10 2010 numme r 2
In hun voorstelling verwijzen de vier
oplossing voor de opslag en het beheer
instellingen expliciet of impliciet naar
van grote hoeveelheden gedigitaliseerde
de OAIS-norm, en meer bepaald naar de
analoge archiefdocumenten. Het Gemeente-
uitgangspunten en de functies die in dit
archief Rotterdam ziet de implementatie van
dienst besteedde voor de realisatie van
integriteit van een digitaal archiefdocument2,
het elektronisch dossier veel aandacht aan
de geavanceerde digitale handtekening ver-
de applicatie, de storage en de integratie
liest op termijn ook zijn validatiefunctie.
met MS Office. Het Stadsarchief Amsterdam
De voornaamste redenen voor dit laatste zijn
besteedde veel aandacht aan de gunning
de beperkte geldigheid van de certificaten
en de implementatie van een robuuste
en digitale bewaarstrategieën, zoals migratie
opslagomgeving. De inrichting van de
en conversie, die een wijziging van het
een digitaal depot als een organisatiebrede
opslaginfrastructuur kreeg de voorbije jaren
digitaal object tot gevolg hebben.
oefening. Het GAR en het Nationaal Archief
overduidelijk veel aandacht en slorpte veel
De Justitiële Informatiedienst heeft aandacht
hebben niet alleen het gebruik van dezelfde
middelen op. Natuurlijk is een veilig en
voor de beperkingen van de geavanceerde
software met elkaar gemeen, maar beste-
betrouwbaar opslagsysteem voor de digitale
digitale handtekening. De certificaten, hun
den heel veel aandacht aan de aansluiting
objecten een belangrijke voorwaarde om
metadata en de validatiegegevens worden
van het digitaal depot met hun archiefvor-
een groot volume aan digitale objecten
mee gearchiveerd. Toch blijft hun aanpak
mers. Beide instellingen beperken zich niet
veilig te stellen voor de toekomst, maar
vragen oproepen. De archivering van de digi-
tot het regelen van de digitale overdrachten,
dit is allesbehalve een uniek gegeven voor
tale handtekening en zijn metadata (onder
maar gaan hier nog verder in door vanuit
het digitaal depot van een archiefinstelling.
andere validatiegegevens, herroepingsinfor-
Elke organisatie geeft zijn digitaal depot zijn eigen invulling en legt zijn eigen accenten.
hun digitaal depot ook records management
matie over het certificaat) volstaan wellicht.
oplossingen voor hun archiefvormers aan te
De archivering van de certificaten zelf lijkt
bieden. Dit laatste is dan weer het centraal gegeven in de benadering van de Justitiële Informatiedienst. Het digitaal depot is er een belangrijk instrument in de justitiële ketenauto-
Een digitaal depot is veel meer dan een storageinfrastructuur: het gaat om de processen en om de metadata.
overbodig. Belangrijker is evenwel de vraag naar de finaliteit van de (digitale) handtekening en waarom het ‘waarmerken’ van de digitale documenten vanuit de procesapplicatie niet kan volstaan.
matisering. Het realiseren van een centraal
Dat men zich wil conformeren aan het
gegevensbeheer, digitale dossiervorming,
(archief-)wettelijk kader is wel duidelijk, maar zo blijft het beeld bestaan dat de
digitaal werken en substitutie met behoud van bewijskracht zijn hun voornaamste
Opslagvolumes van 50 of 100 terabytes met
geavanceerde digitale handtekening het
doelstellingen. Deze situeren zich eerder in
miljoenen digitale objecten zijn alledaags
antwoord is op het authenticiteits- en inte-
de archiefvormende en records management
in tal van sectoren (financiële wereld,
griteitsvraagstuk en wordt niet vanaf de start
sfeer, dan in de problematiek van lange-
petrochemie, pharma-industrie, et cetera),
een duurzamer alternatief uitgewerkt. Wel
termijnarchivering van informatie met een
en als de ICT-industrie voor één facet van
integendeel, er wordt een nieuwe uitdaging
(middel-)lange archiefwaarde.
digitaal archiveren een oplossing heeft, dan
gecreëerd om op termijn toch enkel op
is dit het wel. Bovendien is er steeds de
validatiegegevens in de vorm van metadata
Meer dan techniek, of toch niet?
mogelijkheid om de fysieke opslag van bits
te kunnen terugvallen.
Een digitaal depot is meer dan techniek
en bytes intern of extern uit te besteden.
Het expliciet registreren en archiveren van
alleen.1 De casus van het Gemeentearchief
Anders geformuleerd, een opslagomgeving
de validatiegegevens illustreert de verschui-
Rotterdam geeft overduidelijk aan dat de
is wel een belangrijke voorwaarde, maar
ving van de focus van het document naar
implementatie van een digitaal depot veel
vormt niet de essentie van een digitaal
zijn metadata. Dit is één van de belangrijkste
meer is dan de keuze en de inrichting van
archiefdepot. Een digitaal depot is veel meer
verschillen tussen de analoge en de digitale
een nieuwe archiveringsapplicatie binnen het
dan een storageinfrastructuur: het gaat om
wereld. Hier worden de metadata gebruikt
archief: een digitaal depot is een organisa-
de processen en om de metadata. In die
om de betrouwbaarheid van de digitale
tiebrede aangelegenheid en heeft raakvlak-
optiek komt het wat vreemd over dat het
archiefdocumenten aan te tonen, maar
ken met alle aspecten van het archiefbeheer.
Gemeentearchief Rotterdam zijn serverruim-
de metadata van of over digitale archief-
Vanaf de start van het project besteedde
te liet auditen om die als ‘officiële digitale
documenten hebben verschillende functies.
het Gemeentearchief Rotterdam minstens
archiefbewaarplaats’ te laten erkennen en
Het OAIS-referentiemodel brengt dit mooi
evenveel aandacht aan de mensen en de
die ruimte officieel de naam van ‘digitaal
in kaart en beklemtoont het belang aan
procedures als aan de hard- en software van
depot’ geeft.
metadata, door in haar informatiemodel de conceptuele container of het logisch geheel
het digitaal depot. De implementatie van het digitale depot heeft
Authenticiteit en compliancy
van content information en zijn metadata
er overduidelijk zijn invloed op het analoog
Illustratief voor de vrij technische benade-
(bijvoorbeeld de preservation description in-
archiefbeheer en op het metadatabeheer
ring is ook de oplossing die de Justitiële
formation, de package information) als een
in het algemeen. De gelijkenissen met het
Informatiedienst voor de archivering van
informationpackage te beschouwen.
Stadsarchief Antwerpen, waar de implementa-
authentieke en integere archiefdocumenten
Opvallend in de vier artikelen is dat er geen
tie van het digitaal depot sinds 2006 mede de
beschrijft. De Justitiële Informatiedienst doet
aandacht wordt besteed aan de duurzame
motor vormt van een vernieuwd en volledig
een beroep op de geavanceerde digitale
archivering van deze informationpackages.
geïntegreerd archiefbeheer(systeem), zijn op
handtekening om de authenticiteit en de
Er kan pas sprake zijn van een OAIS-compliant
dit punt treffend.
integriteit van digitale archiefdocumenten te
digitaal archiveringssysteem als het archief
Anderzijds blijkt uit deze Nederlandse
verzekeren. Niet iedereen is het eens met
naast de OAIS-verantwoordelijkheden ook
casussen toch dat vrij veel aandacht uitgaat
deze oplossing. Niet alleen zegt een digitale
het voorgeschreven informatiemodel in de
naar de techniek. De Justitiële Informatie-
handtekening niets over de authenticiteit en
praktijk brengt. Hierbij gaat het niet alleen
n um m er 2 2 0 1 0 1 1
>>
>>
over de duurzaamheid van de digitale docu-
project. In tegenstelling tot het inrichten
2 Een geavanceerde digitale handteke-
menten zelf, maar ook alle metadata van of
van de storageinfrastructuur is dit niet louter
ning wordt samengesteld op basis van een
over de digitale documenten.
een technische kwestie, maar heeft dit een
checksum berekend op de bytestream(s) van
Het belang van OAIS-compliancy kan amper
grote inhoudelijke component. Hier wordt de
het digitale object. Met een geavanceerde
worden overschat, aangezien het één van de
digitale archivaris immers geconfronteerd met
digitale handtekening wordt de bitintegriteit
belangrijkste uitgangspunten in het auditen
vragen zoals: Wat is het origineel? Welke as-
van het digitale object aangetoond.
van digitale depots is (zie bijvoorbeeld TRAC,
pecten dienen ongewijzigd in tijd te worden
Een geavanceerde digitale handtekening
Nestor en het hier op gebaseerde ED3).
overgebracht? Hoe bewaren we authentieke
verschaft geen informatie over de identiteit,
Certificering op basis van audits wordt één
en integere archiefdocumenten?
de herkomst of de context van het archiefdocument en houdt hier ook geen rekening
van de belangrijkste elementen in het onderbouwen van de ‘geloofwaardigheid’
Conclusie
mee bij het valideren van de digitale archief-
van digitale depots en hun inhoud.
Digitaal archiveren is binnen de archiefwereld
documenten, tenzij deze metadata aan de
al twee decennia het onderwerp van onder-
digitale objecten zijn toegevoegd.
Digitale duurzaamheid
zoek en sensibilisering. Uit de vier beschreven
De vraag naar de digitaal duurzame archi-
casussen mag in ieder geval geconcludeerd
vering van de informationpackages gaat
worden dat de instellingen niet stil hebben
over de essentiële functionaliteit van een
gezeten en de voorbije jaren belangrijke
digitaal depot, en confronteert de digitale
stappen hebben gezet in het uitwerken van
archivaris met de duurzaamheid of beperkte
digitale archiveringsoplossingen. De digitale
houdbaarheid van zijn digitale archiverings-
depots zijn operationeel of minstens klaar
oplossing. Het digitaal depot zelf, als archive-
voor ingebruikname.
ringssysteem, is door zijn afhankelijkheid ten
Het werk is echter nog lang niet af.
aanzien van hard- en software niet bestemd
De auteurs geven zelf aan dat de digitale
om op (middel-)lange termijn operationeel
depots ook de komende jaren het onderwerp
te blijven. Zijn inhoud dient echter wel digi-
blijven van verdere ontwikkeling en verfijning.
taal duurzaam te zijn.
Met name het (verder) operationaliseren
Die inhoud is veel meer dan de documenten.
van de preservationplanning lijkt prioriteit
Een digitaal duurzame archiveringsoplossing
nummer één te zijn. Preservationplanning is
moet ook de metadata en de vele complexe
één van de zes essentiële functies van een
relatie(s) digitaal duurzaam archiveren. Een
OAIS-compliant digitaal archiveringssysteem.
digitaal depot dat hier niet aan voldoet,
Zolang deze functie niet operationeel is in
trapt in dezelfde valkuilen als veel van onze
de praktijk én de informationpackages als
Verschillende archiefinstellingen zijn bezig
archiefvormers die met digitalisering bezig
onderwerp heeft, vervult het digitaal depot
met een digitaal depot. Het Rotterdams
zijn. De ‘black boxes’ van het Stadsarchief
zijn essentiële functie niet.
Archief heeft er één en het Nationaal
Amsterdam, of een te grote afhankelijkheid
De komende jaren zal ook blijken hoe digitaal
Archief is druk bezig met de ontwikke-
van leveranciers voor archiveringssystemen
duurzaam de informationpackages in de digi-
ling van zijn digitale depot. De Justitiële
tale archiveringssystemen zijn. De systemen
Informatiedienst (JustID) heeft vanaf 2007
zijn nu ontwikkeld en opgezet, maar zullen
een centraal digitaal depot operationeel.
de komende jaren vervangen worden en/of
In dit artikel wordt beschreven wat het
het onderwerp zijn van versiebeheer. Dan pas
is, waarom het is ontwikkeld en wat de
zal effectief blijken hoe de digitale information-
voordelen ervan zijn. Het zal blijken dat het
packages in de digitale depots tegen de tand
een geheel ander doel dient dan de twee
des tijds zijn bestand. Beide uitdagingen zijn
eerder genoemde digitale depots.
Een digitaal duurzame archiveringsoplossing moet ook de metadata en de vele complexe relatie(s) digitaal duurzaam archiveren.
Filip Boudrez Expertisecentrum DAVID vzw Antwerpen.
Het Centraal Digitaal Depot (CDD) van de Justitiële Informatiedienst Door Douwe Huisman
niet de minste, maar raken de essentie van
in het algemeen, lijken in dit opzicht een
digitale depots. Kortom, er staan ons nog
Door de Bestuursraad van het ministerie van
leuke tijden te wachten. Afspraak binnen
Justitie is op 10 december 2004 besloten
enkele jaren?
tot de vorming van de Justitiële Informatie-
ernstig risico in te houden. Dit laatste geldt
dienst. Door de samenvoeging van de
trouwens ook voor de digitale metadata van
Noten
Verwijs Index Personen (VIP-organisatie
en/of over de analoge archiefdocumenten.
1 Zie bijvoorbeeld de omschrijving van
van het Centraal Justitieel Incasso Bureau
Een digitaal depot biedt dus niet alleen een
een digitaal depot in ED3: “Het geheel van
in Leeuwarden) en de Centrale Justitiële
oplossing voor de duurzame archivering van
organisatie, beleid, processen en procedures,
Documentatie (CJD) in Almelo werd het
documenten, al is dit laatste een belangrijke
financieel beheer, personeel, databeheer,
mogelijk hun taken op het gebied van de
functie. De Nederlandse digitale depots geven
databeveiliging en aanwezige hard- en
informatievoorziening in de strafrechtsketen
op dit punt aan dat ze nog een weg af te leg-
software, dat het duurzaam beheren van te
onder te brengen binnen één organisatie,
gen hebben. Met name de OAIS-functie pre-
bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk
de Justitiële Informatiedienst. JustID bestaat
servationplanning lijkt nog in grote mate in
maakt.” (LOPAI, Eisen Digitaal Duurzaam
sinds 1 januari 2006.
zijn kinderschoenen te staan. Hiervoor wordt
Depot. Toetsingskader voor de beheersom-
Op de afdeling Expertise- en Dienstencen-
reikhalzend uitgekeken naar de uitkomsten
geving van blijvend te bewaren digitale
trum Digitale Archivering (EDDA) is men
en de resultaten van het Europese Planets-
informatie, 2008, p. 7).
verantwoordelijk voor het uitvoeren van alle
12 2010 numme r 2
processen met betrekking tot het aanslui-
Integratie van het archief met andere
regelgeving. Bij de ontwikkeling van het
ten van klanten op het CDD+ en voor het
bedrijfsprocessystemen middels een
CDD+ is het archiefrechterlijke kader steeds
beheren van archieven van partners in de
gestandaardiseerde koppeling, bij JustID
het leidende uitgangspunt geweest.
justitiële ketens. Deze activiteiten passen
bekend als elektronisch berichtenverkeer;
De machtiging tot substitutie die JustID voor
naast alle (handmatige) administratieve en op archivering gerichte werkprocessen met
Integratie van kantoorautomatiseringsomgeving (MS Office producten) met archief.
het CDD+ als systeem heeft verkregen, is mede hierop gebaseerd. Het in gebruik nemen van het digitale dossier kent dan ook
betrekking tot de bij JustID ondergebrachte
twee vraagstukken. Enerzijds een technisch
men betreffen gegevensbestanden van vele
Kloof tussen werkproces en papieren dossier
Nederlandse en buitenlandse personen. De
Hoewel men voor het dossier gebruik kan
plicatie (CDD+) met de bijbehorende storage
primaire taak van JustID met betrekking tot
maken van verschillende ordenings- en
oplossing (hardware) en de wijze waarop
deze laatsten is het verstrekken van een
structureringsprincipes, kent het in het alge-
deze gekoppeld wordt met bedrijfsproces-
integer en een integraal persoonsbeeld van
meen een standaardindeling van documen-
systemen en de kantoorautomatiseringom-
justitiabelen aan daartoe gerechtigden.
ten, tabbladen en een vorm van omslag.
geving. Anderzijds een organisatorisch
Doordat de bewijskracht van de documenten
vraagstuk; hierbij komt aan bod de vraag
Ontstaan van het Centraal Digitaal Depot (CDD+)1
in vrijwel alle gevallen ontstaat door het
hoe de organisatie de werkprocessen zoda-
toepassen van een met de pen geplaatste,
nig kan inrichten dat ze kan voldoen aan de
Het idee voor het CDD+ is ontstaan vanuit de
‘natte’ handtekening, bestaat het overgrote
geldende wet- en regelgeving ten aanzien
gedachte dit integer en integraal persoons-
deel van de dossiers uit een gestructureerde
van archivering.
beeld nog breder te maken door niet alleen
verzameling papieren documenten.
De ondersteuning die JustID bij dit laatste on-
gegevens betreffende justitiabelen beschik-
Dit terwijl de werkprocessen onder invloed
derdeel verleent levert de ‘+’ op bij het CDD+.
baar te stellen, maar ook de archiefdocu-
van ICT-toepassingen steeds duidelijker een
Hierdoor is men gemachtigd daadwerkelijk
menten waaruit veel van deze gegevens zijn
op elektronische wijze ondersteunde werk-
de papieren dossiers om te zetten in digitale
betrokken. Al deze gegevens op één plaats
stroom kennen.
dossiers zonder dat de bewijskracht van de
beheren is veel efficiënter en draagt bij aan
Een werkstroom die in veel gevallen mede
stukken verloren gaat. Na digitalisering van
de primaire taak van JustID.
wordt gevoed door de basisvoorzieningen
de documenten middels de geautoriseerde
Justitie kent in de strafrechtsketen veelal per-
van JustID (zie figuur 1). Deze elektronische
scanstraat is men gerechtigd de papieren
soonsgerichte werkprocessen. In de justitiële
werkstroom heeft alle kenmerken van digi-
stukken te vernietigen en nemen de digitale
organisaties werken mensen samen, wisselen
taal werken (beschikbaarheid en toeganke-
stukken volledig de plaats in van het papieren
ze berichten uit en delen ze informatie om
lijkheid, onafhankelijk van tijd en plaats). De
origineel. Daarnaast hebben de digitale
hun werkprocesdoelen te realiseren.
op papier gebaseerde archiefdienstverlening
dossiers, in tegenstelling tot de papieren, het
De handelingen die in de werkprocessen
kent daarentegen de beperkingen in tijd en
voordeel meteen (overal) beschikbaar/raad-
worden uitgevoerd vinden uiteindelijk hun
plaats die het gebruik van fysieke objecten
pleegbaar te zijn en niet zoek te raken.
neerslag in documenten. Documenten die het
met zich meebrengt. Bovendien hebben
handelen van de organisaties verantwoorden.
fysieke dossiers soms de neiging zoek te
Het dossier is voor de uitvoerende functiona-
raken (onderweg dan wel als gevolg van
Bijbehorende archiefdienstverlening
ris (nog steeds) een centrale informatiebron.
foutief terugplaatsen in het archief), met alle
Om het elektronisch dossier gedurende de
Het is een beproefd hulpmiddel en het biedt
gevolgen van dien.
verplichte bewaartermijnen beschikbaar te
informatiesystemen. Deze informatiesyste-
documenten geordend en in hun onderlinge
vraagstuk; hierbij komt aan de orde de ap-
houden voor hergebruik in de werkproces-
samenhang aan. Het geeft daarmee elk indi-
Het digitale dossier
sen, dient dit duurzaam opgeslagen te wor-
vidueel document zijn specifieke betekenis.
Het Centraal Digitaal Depot (CDD+) biedt
den in het CDD+ archief. In dit archief wordt
Nadat het dossier een actieve rol als infor-
organisaties de mogelijkheid om gebruik te
middels een strategische combinatie van be-
matiebron heeft gespeeld in het werkproces,
maken van een gestandaardiseerd digitaal
waarstrategieën de duurzaamheid in de vorm
belandt het doorgaans in het archief. Klaar
dossier dat voldoet aan de geldende wet- en
van toegankelijkheid en leesbaarheid van
voor hergebruik in het werkproces.
Doelen CDD+ De opzet van het Centraal Digitaal Depot (CDD+) heeft als doelen om binnen de archiefrechtelijke kaders te komen tot: Eén digitale werkstroom (zie figuur 1); Gestandaardiseerd digitaal dossier; Directe toegankelijkheid vanaf de werkplek tot het archief; Papieren documenten met behoud van bewijskracht geautoriseerd om te zetten in digitale documenten; Digitale duurzaamheid waardoor digitale archiefvoering mogelijk is (papier mag na digitalisering worden vernietigd);
Figuur 1: Het ‘ketendossier’ en de bijbehorende processen en werkstromen die tot een digitale werkstroom worden gemaakt.
n um m er 2 2 0 1 0 1 3
>>
>>
biedt het natuurlijk ook het instrumentarium
Waarmerk-, teken- en validatieservice
voor digitale archiefvoering en beheer.
Het CDD+ kan, naast de gesubstitueerde
de archiefobjecten gegarandeerd. Daarnaast
documenten, ook ‘digital born’ documenten
Het archiefrechtelijk kader
opnemen. Organisaties worden vaak belem-
JustID biedt met haar digitaal depot een
merd in hun streven om volledig digitaal
oplossing betreffende archivering binnen
te werken, omdat ze met documenten te
Figuur 3. WTV: waarmerk-, teken- en validatie-
archiefrechtelijke kaders. Het omgaan met
maken hebben die een ‘natte handteke-
service.2
archiefstukken volgens de Archiefwet- en
ning’ vereisen. Het gebruik van een digitale
regelgeving wordt hierdoor gerealiseerd.
handtekening, hetgeen het scannen van een
Conclusie
‘natte’ handtekening overbodig maakt, kan
Naast de voordelen van het creëren van één
grote voordelen op het gebied van efficiency
digitale werkstroom binnen archiefrechte-
bieden.
lijke kaders, waaronder het bevorderen van
Het bieden van een digitale archiefvoering
het gebruik van de digitale handtekening, is
door het CDD+ heeft consequenties ten aan-
het CDD+ een archiefbeheersysteem dat de
zien van de integriteit en authenticiteit van
aanzet geeft tot een ontwikkeling waarmee
digitale archiefdocumenten. De integriteit
hergebruik van archiefbescheiden in de uit-
van een document kan gemakkelijk worden
wisseling van dossiers en documenten tus-
aangetast. Het kan vrij snel veranderd wor-
sen ketenpartners mogelijk wordt. Er is een
den en kan gemakkelijk worden verzonden.
mogelijkheid een ketendossier te definiëren
Waarmerken van een document en digitaal
dat documenten bevat dat door meer dan
ondertekenen kunnen twijfels omtrent de
één ketenpartner kan worden benut en een
integriteit en authenticiteit wegnemen.
ketenbelang dient.3
Door het aanbieden van de WTVS al dan niet Figuur 2: Beheersregels van het ministerie van
in combinatie met het CDD+ aan ketenpart-
Noten
Justitie.
ners kan JustID integriteit en authenticiteit
1 Met CDD+ wordt het concept bedoeld
waarborgen.
rondom het digitale dossier, terwijl met het CDD
Voor de regeling van verantwoordelijkheden
Wat houdt deze, binnenkort te lanceren,
het eigenlijke centrale depot wordt bedoeld.
voor de zorg voor het archief en het beheer
WTVS dan in? Voordat een document kan
2 De figuren 1 en 3 zijn betrokken uit
ervan is binnen het ministerie van Justitie
worden ondertekend, zal er een waarmerk
presentaties van JustID.
de Regeling archiefbeheer opgesteld, die
worden geplaatst om daarmee te bewerk-
3 A.M. Barneveld, Binkhuysen e.a.,
het mogelijk maakt dat dienstonderdelen
stelligen dat alleen documenten vanuit het
Eindrapport Vooronderzoek Centraal Digitaal
binnen de ministeriële regeling hun eigen
primaire bedrijfsproces kunnen worden
Depot Strafrechtsketen voor de Justitiële
archiefbeheer passend bij hun taken kunnen
ondertekend, en de ondertekenaar te ver-
Informatiedienst, Fase 1 (20 juni 2006).
vormgeven. Daarnaast geeft de regeling
zekeren dat het document niet kan wijzigen
mogelijkheden dienstonderdelen beheer-
tijdens de ondertekening. De ondertekenaar
taken te laten uitvoeren door een interne of
kan dan alleen gewaarmerkte documenten
externe serviceverlener. Deze taken houden
van zijn elektronische handtekening voor-
onder andere in: vernietiging en overdracht
zien. De geldigheid van de ondertekening
van archieven, uitvoeren van migratie, con-
kan door de ontvanger van de documenten
versie of emulatie.
worden gevalideerd op basis van de PKI informatie van de certificaatdienstverlener.
Douwe Huisman adviseur digitale duurzaamheid bij de Justitiële Informatiedienst.
Het digitaal depot van het Nationaal Archief: blijvend toegankelijk
Iedere ketenpartner zijn eigen archief
De gekwalificeerde certificaten die bij deze
In het CDD+ worden de archieven van de
maximaal zeven jaar. Om documenten met
verschillende ketenpartners gescheiden
hun metadata betreffende de ondertekening
opgeslagen. Dit vloeit voort uit regelgeving,
door de tijd heen te bewaren, is het nodig
zoals bijvoorbeeld de Wet bescherming
dergelijke certificaten met voor het bedrijfs-
persoonsgegevens en de Wet justitiële en
proces relevante metadata te bewaren.
strafvorderlijke gegevens. In de eerste wordt
Dit om later nog steeds te kunnen vaststellen
aangegeven dat dergelijke gegevens alleen
dat toen het document werd ondertekend,
te gebruiken zijn voor het doel waarvoor ze
op een bepaald moment in het verleden,
De afgelopen twee jaar is door het Natio-
verzameld zijn. Dit gegeven zet voorlopig
het certificaat geldig was. Om verschil-
naal Archief een eerste versie van de
een rem op de ambitie van het CDD+ om te
lende redenen kan dit al vrij snel niet meer
Digitaal Depot applicatie ontwikkeld.
komen tot een ‘ketendossier’ waarin geen
mogelijk zijn, bijvoorbeeld door het verlopen
Deze applicatie vormt de basis voor een
dubbele gegevens zouden voorkomen.
van het certificaat of dat de certificaatdienst-
digitaal depot systeem dat blijvende toe-
Echter, door autorisatie kunnen ketenpartners
verlener de metadata aangaande de digitale
gankelijkheid van digitale informatie garan-
elkaar toegang geven tot elkaars dossiers.
ondertekening niet meer beschikbaar heeft/
deert. Maar wat is nu precies een digitaal
hoeft te hebben.
depot, wat komt er allemaal bij kijken en
dienstverlener worden gebruikt, verlopen na
Door Jacques Bogaarts, Ruud Yap, Remco Verdegem en Marianne Kooge
hoever zijn we inmiddels gevorderd?
num m er 2 2 0 1 0 1 5
>>
>>
Voor veel mensen is een digitaal depot een
gebeurd. Dit gaat verder dan wat men in
Hierbij wordt in aanmerking genomen dat
voorziening waar je digitaal archiefmateri-
ICT-land een audit trail noemt. Het archief
het gros van het aan te leveren archiefmate-
aal in stopt en waar je na verloop van tijd
van het archief zal naast de neerslag van de
riaal in de toekomst afkomstig zal zijn vanuit
datzelfde materiaal weer uit kunt halen.
binnen de applicatie uitgevoerde handelin-
records management applicaties, waarvan
Een depot dat op deze manier werkt, is echter
gen ook de neerslag van het handelen van
de metadata de formele status van de docu-
niets meer dan een betrouwbare opslag.
de organisatie daaromheen bevatten. Uiter-
menten en dossiers aangeven. De toegang
Van een digitaal depot wordt binnen de
aard zal binnen het digitaal depot ook een
op het archief wordt ook automatisch gege-
archiefwereld meer verwacht. Zo moet een
selectie- en vernietigingsbeleid, met name
nereerd, hetzij door middel van automatisch
digitaal depot ook in staat zijn om het op-
toegespitst op het archief van het archief,
gegenereerde ‘klassieke inventarissen’ of
name-, beheer- en behoudproces optimaal
geïmplementeerd moeten kunnen worden.
door een moderne zoekfunctionaliteit, dan wel anderszins. Het moet uiteraard ook
te ondersteunen. Dit betekent onder andere dat binnen het digitaal depot een ‘archief
Metadata
mogelijk zijn verschillende manieren van
van het archief’ zal moeten worden bijge-
Het digitaal archiveringsproces stelt hoge ei-
zoeken naast elkaar te kunnen aanbieden.
houden, dat metadata conform de vereisten
sen aan het over te dragen archief. Alle meta-
worden opgenomen en dat er sprake is van
data die nodig zijn om de toegankelijkheid
Blijvende toegankelijkheid
blijvende toegankelijkheid.
te realiseren, dienen expliciet beschikbaar
Een andere zaak die in het digitaal depot
te zijn, de digitaal depot applicatie moet de
geregeld moet worden, is het waarborgen
Digitaal archiveren in de praktijk
structuur van het archief kunnen herken-
van de blijvende toegankelijkheid van het
Een archiefvormer wil digitaal archief over-
nen, moet weten wat de series, subseries
digitaal archief. Wanneer bestanden in het
dragen aan een archiefinstelling.
en de dossiers zijn en wat de documenten
digitaal depot onleesbaar dreigen te worden,
Na enig onderhandelen resulteert dit in een
zijn die in die dossiers zitten. Ook moeten
bijvoorbeeld omdat de software waarmee
formeel contract tussen de archiefvormer
de metadata de diverse archiefonderdelen
ze worden geraadpleegd verouderd raakt,
en de archiefinstelling. In dat contract wordt
inhoudelijk voldoende beschrijven, zodat
dienen in het depot bewaaracties (preserva-
onder andere geregeld wat voor archief de
de gebruiker op zinvolle wijze kan zoeken.
tion) te worden ondernomen. Ook hier dient
archiefvormer gaat overbrengen en wie
Voorwaarde hiervoor is dat de archiefinstel-
zoveel mogelijk van automatische processen
er geautoriseerd wordt om het archief bij
ling, liefst in samenspraak met de archief-
gebruik te worden gemaakt.
het depot van de archiefinstelling aan te
vormers, een methodiek heeft vastgesteld
leveren. Het archief wordt via een directe
om het archief, inclusief metadata, aan te
verbinding in het depot geplaatst (in één
leveren. De archiefvormer dient te beschikken
Waar staat het Nationaal Archief op dit moment?
keer of in aparte sessies). Direct na de
over een applicatie waarin digitaal archief-
De afgelopen twee jaar is binnen het Natio-
opname in het depot wordt nagegaan of het
materiaal gestructureerd en betrouwbaar
naal Archief een eerste versie van de digitaal
archief aan de voorwaarden, zoals gesteld in
wordt beheerd. Bij digitaal archief van
depot applicatie ontwikkeld. De functiona-
het contract, voldoet. Als alles in orde wordt
mindere kwaliteit is een ‘archiefbewerking’
liteit kan op hoofdlijnen als volgt worden
bevonden, zorgt het Digitaal Depot ervoor
nodig. Ook dit verloopt zoveel mogelijk
omschreven. Binnen de applicatie kan een
dat op de website van de archiefdienst een
automatisch. Het in een directory structuur
archiefvormer met het Nationaal Archief
bericht komt te staan waaruit blijkt dat het
aanbieden van archief met betekenisvolle
een overeenkomst aangaan tot overdracht
betreffende archief voortaan beschikbaar is
namen van de mappen en submappen ver-
van digitaal archief. In deze overeenkomst
voor de bezoekers van het archief. Bij een
gemakkelijkt dit proces aanzienlijk.
wordt vrij gedetailleerd aangegeven wat
volledig openbaar archief kan zelfs via de
Het digitaal depot moet vervolgens functi-
er overgedragen gaat worden en wanneer
website direct in de documenten worden
onaliteit bieden die het mogelijk maakt om
de concrete overdrachtsmomenten zullen
gekeken. Al deze processen spelen zich zo-
zonder veel bewerking een ‘licht gestructu-
plaatsvinden.
veel mogelijk automatisch af. Slechts bij die
reerd’ digitaal archief op te nemen.
Daarnaast wordt middels registratie van
processtappen waar ‘bestuurlijk’ iets aan de
Als een digitaal archief wordt aangeleverd,
zorgdrager en archiefvormers de gebruikers-
hand is, bijvoorbeeld het opstellen van het
is in principe het uitgangspunt dat alle
autorisatie ingericht. Hierdoor krijgen alleen
contract en de formele acceptatie van het
informatie die nodig is om dat archief te
geautoriseerde gebruikers toegang tot het
archief, is sprake van handmatige uitvoering.
ontsluiten, in het archief zelf aanwezig is.
digitaal depot.
Bij het opnameproces worden deze metada-
Digitaal archief kan in één keer of in delen
Archief van het archief
ta uit het archief gedestilleerd en vervolgens
worden overgedragen. Binnen de applicatie
Een digitaal depot moet niet alleen in staat
verwerkt. Een van de belangrijkste functies
worden, deels geautomatiseerd en deels
zijn archief betrouwbaar op te slaan. Om
van het digitaal depot is om dit destillatie-
handmatig, controles uitgevoerd waarin
het opname-, beheer- en behoudproces
proces zoveel mogelijk automatisch te laten
de aanwinsten aan de afspraken uit de
optimaal te kunnen ondersteunen, moet
plaatsvinden. In de papieren wereld is bij
overeenkomsten worden getoetst. Deze
binnen het digitaal depot onder andere een
de bewerking van een archief over het
controles worden via zes zogenoemde work-
‘archief van het archief’ worden bijgehouden.
algemeen de inhoud van het archief leidend.
flows doorlopen.
Alle activiteiten die binnen het digitaal
Daarbij wordt gebruikgemaakt van literatuur
Belangrijke stappen binnen het proces zijn
depot worden uitgevoerd op onderdelen
over de archiefvormer en van andere context
de twee viruscontroles (beide uitgevoerd in
van het overgedragen archief, zullen een
bronnen. Bij digitaal archiefmateriaal wordt
de quarantainezone van het digitaal depot),
spoor moeten nalaten waaruit op heldere
ervan uitgegaan dat de metadata integraal
de validatie van de metadata structuur,
en transparante wijze gereconstrueerd kan
deel uitmaken van het archief en dus niet
characterisation van de bestandsformaten,
worden wat er precies met het archief is
aangepast of geherinterpreteerd worden.
indexering van de inhoud en natuurlijk
16 2010 numme r 2
de oorspronkelijke metadata. De structuur van de metadata in het depot wordt afgedwongen via het metadata schema dat is ontwikkeld op basis van de internationale standaard op het gebied van metadata NEN-ISO 23081 (www2.nen.nl) en het net gepubliceerde Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid (www.e-overheid.nl/sites/kennislab/ nieuws/Toepassingsprofiel_metadata.html). Het schema is een logisch plan waarin de relaties tussen metadata elementen _ via het vaststellen van regels voor het gebruik en beheer van de metadata voor wat betreft structuur, syntax en verplichting van waarden _ worden beschreven. Een noodzakelijke voorwaarde voor digitaal archief en voor het waarborgen van de blijvende toegankelijkheid ervan.
Instrumenten voor blijvende toegankelijkheid Op het gebied van blijvende toegankelijkde uiteindelijke goedkeuring en opname.
via de metadata module van het digitaal
heid participeert het Nationaal Archief
Al deze stappen worden automatisch
depot. Hier kunnen metadata worden aan-
op Europees niveau samen met andere
gedocumenteerd en opgeslagen in de vorm
gevuld en wordt de openbaarheid van het
nationale archieven, nationale bibliotheken,
van metadata. Op die manier worden alle
archief zo nodig verder ingeregeld.
universiteiten en commerciële bedrijven in
handelingen op het archief vanaf het eerste
In de Metadata Store bevinden zich ook de
het PLANETS project (www.planets-project.
contact met het digitaal depot vastgelegd
metadata die nodig zijn voor goed beheer
eu). Binnen dit project worden instrumenten
en gearchiveerd. Daarna wordt het digitaal
van het archief, want naast de metadata die
ontwikkeld en getest op het gebied van pre-
archief vanuit de quarantainezone opgeno-
met het digitaal archief zijn meegeleverd,
servation planning en preservation action.
men in het digitaal depot. De EAD catalogus
zijn er aanvullende technische metadata
Die instrumenten worden na uitgebreide
van het Nationaal Archief wordt automatisch
geëxtraheerd uit het digitaal archief. Om
tests geïmplementeerd in het digitaal depot.
aangevuld en de indexen van de zoekma-
volledige zekerheid te bieden worden zelfs
Dit geldt bijvoorbeeld voor de ‘characterisa-
chine van de website worden automatisch
de originele metadata ‘as is’ opgeslagen,
tion’ instrumenten JHOVE en DROID. In 2010
bijgewerkt. Als er geen beperkende bepalingen
naast de getransformeerde set metadata
wordt gestart met de ontwikkeling van een
voor het archief gelden, is het daarmee voor
die gebruikt wordt voor het beheer. Zo is
zogenoemd Preservation System, dat garant
de buitenwereld toegankelijk.
het dus ook mogelijk om bij eventuele
moet staan voor het betrouwbaar uitvoeren
Voor de archivaris is het archief toegankelijk
dequisitie het digitaal archief te voorzien van
van preservation acties. Archiefbestanddelen van een digitaal archief, waarvan de computerbestanden onleesbaar dreigen te worden, worden vanuit het Digitaal Depot naar dit Preservation System geëxporteerd. In dit systeem wordt de juiste tool ingezet om de omzetting naar een meer courant bestandsformaat te realiseren. Via metadata wordt geregistreerd wie, wat, wanneer heeft gedaan en met welk resultaat. De archiefbestanddelen, inclusief deze aanvullende metadata, worden opnieuw opgenomen in het digitaal depot, waarbij een extra manifestatie van dat archiefbestand is gecreëerd. In eerste instantie is de intentie om alle manifestaties te bewaren, maar gezien de verwachte groei van digitaal archief kan niet worden uitgesloten dat op termijn ‘tussenversies’ zullen worden verwijderd. Ook die handelingen worden vanzelfsprekend weer vastgelegd.
>>
n um m er 2 2 0 1 0 1 7
waarvoor wel de duurzame toegankelijkheid voor de bewaartermijn gegarandeerd moet zijn. Van belang daarbij is de afstemming van dit project op de concernbrede projecten die verder worden uitgevoerd, zoals de implementatie van Service Oriented Architecture, invoering van een Document Management Systeem en de Basisregistraties. Ook dit project kent een looptijd van vier jaar en zal in 2011 worden afgerond. Inmiddels is het project E-depot GAR drie jaar onderweg en wordt het tijd om de balans op te maken. Wat hebben we tot nu toe bereikt en wat willen wij met het project in het komende jaar nog realiseren? Het project E-depot heeft de volgende doelstelling: het opzetten van de functionalitei>>
The proof of the pudding… Het digitaal depot van het Nationaal Archief wordt op dit moment in een aantal pilots grondig getest. Uit deze pilots blijkt dat de digitaal depot applicatie van het Nationaal Archief in staat is om het opname-, beheer-
Pilot RHC’s project Digitaal Depot. Remco Verdegem programmamanager Infrastructuur Nationaal Archief en projectmanager Digitaal Depot. Marianne Kooge communicatieadviseur Nationaal Archief.
ten voor een digitaal depot, met instructies, procedures en opgeleide medewerkers, zodat het Gemeentearchief Rotterdam digitale informatieobjecten in goede, geordende en toegankelijke staat kan acquireren, beheren en beschikbaar stellen.
en behoudproces te ondersteunen. Als
Opzetten van de functionaliteiten
resultante van deze pilots en vanuit onze samenwerking met het Gemeentearchief Rotterdam, is het Nationaal Archief begonnen aan de ontwikkeling van een instrument om ruw digitaal materiaal te bewerken tot een voor het digitaal depot acceptabel archief (objecten én metadata).
Help! We hebben een E-depot
Met de huidige versie van het digitaal depot is een goede basis gelegd voor de toekomst
In de periode 2007-2008 is, in samenspraak met het Nationaal Archief, gewerkt aan de ontwikkeling van software voor het beheer van het E-depot. Het GAR heeft daarbij voor een iets andere oplossing gekozen dan het Nationaal Archief: waar het Nationaal Archief zich bij de metadata uitsluitend richt op
Door Mies Langelaar
en is de deur geopend voor nieuwe diensten.
digitale informatie, heeft het GAR gekozen voor het integraal beheren van metadata
Het ministerie van Binnenlandse Zaken en
In 2004 is het Gemeentearchief Rotterdam
Koninkrijksrelaties (BZK) heeft inmiddels haar
(GAR) gestart met het project E-depot. In
eerste digitale dossier in beheer gegeven bij
2004 en 2005 zijn mogelijkheden en onmo-
het Nationaal Archief. De opname van het
gelijkheden onderzocht en naar aanleiding
introductiedossier van de voormalige BZK-
daarvan is in 2005 een haalbaarheidsstudie
minister Remkes was niet alleen bijzonder
uitgevoerd door het Telematica Instituut.
omdat het ging om de allereerste officiële
Eind 2006 is het project E-depot GAR van
overdracht van digitaal archief naar het digi-
start gegaan, dat een doorlooptijd van vier
taal depot, maar vooral omdat het hier om
jaar kent. In deze vier jaar moet de tech-
een zogenoemde in beheer name van digi-
nische infrastructuur voor het E-depot GAR
tale dossiers ging. De overgedragen dossiers
worden gerealiseerd, en moeten mensen,
blijven in dit scenario eigendom van BZK en
middelen en procedures aangepast en
worden niet openbaar. Het Nationaal Archief
ingericht worden op het duurzaam bewaren
voor zowel analoge als digitale informatie-
draagt vanuit haar expertise zorg voor een
en ontsluiten van digitale informatie.
objecten. De gedachte hierachter is dat de
veilige en betrouwbare (‘trustworthy’) opslag
Vanuit de optiek dat metadata over analoge en digitale objecten integraal moet worden beheerd, is ook gekozen voor één beherend systeem voor alle archieven en collecties.
gebruiker die informatie zoekt, op één plaats
van deze dossiers en garandeert de blijvende
In 2007 is op basis van de rapportage van
alle informatie moet kunnen vinden die er
toegankelijkheid ervan tot het moment van
Telematica ook het project E-depot Concern
over zijn zoekvraag beschikbaar is, of dit nu
vernietiging.
van start gegaan. In dit depot zullen, naast
digitaal dan wel analoog is. Vanuit de optiek
Digitaal archief…? Het Nationaal Archief is er
dossiers die aan het GAR zijn overgedragen,
dat metadata over analoge en digitale objec-
klaar voor!
ook afgesloten dossiers worden opgenomen
ten integraal moet worden beheerd, is ook
waarvoor de gemeentelijke diensten of
gekozen voor één beherend systeem voor
deelgemeenten nog zelf verantwoordelijk
alle archieven en collecties.
zijn. Daarnaast worden daarin opgenomen
Begin 2009 is de bètaversie van de software
informatie-objecten die slechts voor beperkte
voor het E-depot opgeleverd en uitgebreid
periode bewaard moeten blijven en op
getest, zowel door medewerkers van het Natio-
termijn vernietigd mogen worden, maar
naal Archief als door medewerkers van het
Jacques Bogaarts senior adviseur Digitale Duurzaamheid Nationaal Archief en teamleider E-depot/Pilot BZK project Digitaal Depot. Ruud Yap programmamanager Digitaal Depot Diensten Nationaal Archief en teamleider
n um m er 2 2 0 1 0 1 9
>>
>>
GAR. Daarbij zijn een aantal issues genoteerd,
is een verzoek ingediend om de serverruimte
e-conservatoren preserveringsplannen opge-
die in een verbeterde versie van de software
als officiële digitale archiefbewaarplaats
steld, op basis waarvan het onderhoud aan
zijn opgeleverd.
aan te wijzen. Een eerste toetsing aan ED3
digitale informatieobjecten wordt uitgevoerd.
Inmiddels draait de software volledig bij het
van het hele E-depot wordt in december
Het preserveringsbeleid is gebaseerd op PLATO.
Nationaal Archief, waar op dit moment pilots
uitgevoerd.
Kwaliteitsdocument
met RHC’s en het ministerie van Binnen-
Omdat een uniforme manier van werken
uitgevoerd. Bij het GAR wordt op dit moment
Opzetten van procedures en instructies
intern getest. In januari 2010 is een pilot met
Het project E-depot heeft zich vanaf de start,
standaardisering van ontsluiting en bewaring
de WABO (Wet Algemene Bepalingen Omge-
naast het ontwikkelen van infrastructuur en
te kunnen borgen, zijn alle processen rond
vingsvergunning) uitgevoerd, om te bezien
software, nadrukkelijk gericht op de randvoor-
beheer, behoud en beschikbaarstelling
hoe opname van semistatisch archief in het
waarden die moeten zijn ingevuld, wil er
opnieuw beschreven. Daarnaast is het
E-depot verloopt.
sprake zijn van een succesvol E-depot. In
opnameproces voor het E-depot expliciet
Ondertussen wordt gewerkt aan verdere ‘fine
samenspraak met de beherende afdelingen
uitgewerkt, omdat opname van digitale
tuning’ en uitbreiding van de software. Naar
is een eerste opzet voor een metadatamo-
objecten en analoge objecten wezenlijk van
verwachting zal midden 2010 een tweede
del opgesteld, dat vervolgens door externe
elkaar verschillen. Het beschrijven van de
release van de software worden opgeleverd.
experts verder is uitgewerkt en gerelateerd
processen heeft overigens ook aan het licht
aan internationale standaarden. Dit model is
gebracht dat er voor het werken met digitale
Eén beherend systeem
zeker niet statisch en zal tijdens het gebruik
informatie en het digitaal werken specifieke
Het GAR maakte tot en met 2008 gebruik van
regelmatig worden aangepast. Recente
competenties nodig zijn. Daartoe zijn de
drie verschillende beherende systemen. Om
ontwikkelingen op landelijk niveau hebben
functiebeschrijvingen van de medewerkers
uniformiteit in beheer, enkelvoudige opslag
bijvoorbeeld uitgewezen dat verschillende
aangevuld met een digitale component en is
van metadata en efficiencywinst te realiseren,
partijen zich richten op het ontwikkelen van
er een nieuwe functiebeschrijving opgesteld
is besloten om naar één beherend systeem
metadatamodellen en het is zeker wenselijk
voor de E-conservator.
over te gaan. Daartoe is in 2009 een project
dat deze modellen op elkaar afgestemd
Eén van de doelen van het E-depot is dat
gestart dat tot doel had het formuleren van
worden, zodat er een algemeen erkende
digitale informatie vanuit de administratie
functionele en technische eisen. Op basis
standaard ontstaat.
van het Concern Rotterdam op een optimale
daarvan heeft aanbesteding plaatsgevonden
Tijdens het opstellen van het metadatamodel
wijze kan worden opgenomen en duurzaam
en wordt nu het beherende systeem volgens
bleek al snel dat de verschillende afdelingen
bewaard en ontsloten. Daartoe is een over-
specificaties van het GAR aangepast en
op verschillende manieren met hun metadata
drachtsprotocol vastgesteld. In dit protocol is
gebouwd. Dat houdt in dat het metadatamo-
omgaan en daar ook verschillende velden
onder andere vastgelegd welke afspraken er
del van het GAR wordt geïmplementeerd in
voor gebruiken. Dit leidde tot de conclusie
met de betreffende dienst of deelgemeente
de software en extra modules, onder andere
dat, wil één beherend systeem effectief
voor nadere toegangen, worden ontwikkeld.
kunnen functioneren, er een behoorlijke hoe-
Op dit moment is de testomgeving beschik-
veelheid retrowerk verricht moet worden om
baar en begin januari 2010 is de productie-
de data naar eenzelfde standaardniveau te
omgeving operationeel geworden. Een tweede
brengen. Ook is het noodzakelijk om authority
release is eind februari 2010 voorzien.
files (lijsten met geautoriseerde basisgege-
Aan de kant van de digitale balie, de toe-
vens) te definiëren. Het beheer en de defini-
landse Zaken en Koninkrijksrelaties worden
voor alle afdelingen gewenst is en om de
Eén van de doelen van het E-depot is dat digitale informatie vanuit de administratie van het Concern Rotterdam op een optimale wijze kan worden opgenomen en duurzaam bewaard en ontsloten.
gangspoort voor de gebruiker, is een eerste
tie van authority files is centraal geregeld en
aanzet gegeven door de vernieuwing van de
belegd bij een Senior Authority Manager.
website begin 2010. Dan zal ook doorontwik-
Een tweede aspect dat om aandacht vraagt,
keling in functionaliteit plaatsvinden, zoals
is de registratie van aanwinsten. Ook dit werd
uitbreiding met de digitale archivaris, de per-
door verschillende afdelingen op verschillen-
soonlijke onderzoeksomgeving en scanning
de manieren gedaan, maar vroeg in het licht
on demand. Kortom meer Web 2.0.
van de invoering van één beherend systeem
Naast software voor het beheer van digitale
om standaardisering. Het op één lijn brengen
zijn gemaakt omtrent het overdragen van
informatie moet ook de storage in orde zijn.
van de verschillende afdelingen bleek een
archiefbescheiden: de frequentie, de aard
Om dit goed te kunnen regelen is in 2009
lastig proces, omdat de diepgang bij de be-
van het materiaal, wie verantwoordelijk is
uitbreiding van capaciteit gerealiseerd, zodat
schrijving van en aanwinst per afdeling ver-
als archiefvormer en welke diensten van het
er nu circa 50 terabyte aan data op een
schilt. Uiteindelijk zijn hier concrete afspraken
GAR mogen worden verwacht.
goede manier bewaard kan worden binnen
over gemaakt en wordt binnen het nieuwe
Al deze procedures en instructies vragen om
de configuratie van het E-depot. Daarnaast is _ in samenwerking met het Shared Service
beherende systeem een uniforme wijze van
kwaliteitsbewaking: wanneer zij niet bewaakt
registratie van aanwinsten doorgevoerd.
worden, zullen zij al snel multi-interpretabel
Center ICT van de gemeente Rotterdam (ISR) _ een professionele serverruimte ingericht.
Naast deze registratie en het ontsluiten op
worden en zal iedere medewerker zijn eigen
basis van metadata is het ook noodzake-
interpretatie volgen. Om dit in te kunnen
Op verzoek van het GAR heeft de provinciale
lijk om de digitale informatieobjecten te
perken is een kwaliteitsdocument opgesteld,
archiefinspectie een schouw van de ruimte
preserveren. Daartoe is door het GAR een
dat op gezette tijden langs de processen en
laten uitvoeren door het HEC, wat een posi-
preserveringsbeleid opgesteld. Uitgaande van
instructies zal worden gehouden om te bezien
tieve rapportage heeft opgeleverd. Inmiddels
het preserveringsbeleid worden door de
of nog aan de standaard wordt voldaan.
20 2010 numme r 2
Cultuurverandering
vragen en wensen zij van de klant kunnen
worden geregistreerd en ontsloten. Wij heb-
Het project E-depot heeft steeds als
verwachten en hoe zij daarop kunnen inspe-
ben met onze partners software ontwikkeld
uitgangspunt gehad dat alle medewerkers
len. Daarnaast wordt een opleidingsomge-
om een goede, gecontroleerde opname van
van het GAR betrokken moeten zijn bij de
ving ingericht waar medewerkers bekend
digitale objecten mogelijk te maken. Wij
nieuwe ontwikkelingen. Om dit te kun-
worden gemaakt met alle taken rondom het
hebben een professionele storage omge-
nen verwezenlijken zijn alle werkgroepen
E-depot.
ving, geplaatst in een ruimte die officieel de
ingericht vanuit de verschillende afdelingen:
Naast de bewustwording van medewerkers
naam digitaal depot mag dragen.
afdelingshoofden kregen een deelproject
dat digitaal werken een andere benadering
Wij hebben ons tijdens deze drie jaar wel
toegewezen dat nauwe relaties vertoonde
vraagt, was het ook al snel duidelijk dat het
gerealiseerd dat het veel inzet van de
met hun werkveld en medewerkers van
beheer van digitale informatie andere com-
organisatie vergt om een goed eindresultaat
de projectgroep waren van verschillende
petenties vraagt dan bij een gewone depot-
te bereiken. Met name het lang uitblijven
afdelingen en disciplines afkomstig. Op deze
beheerder, conservator of restaurator het ge-
van een tastbaar resultaat in de vorm van
val is. Daarom is een functieprofiel voor een
werkende software voor het E-depot heeft
e-conservator opgesteld en op basis daarvan
veel geduld gevraagd. We hebben moeten
zijn twee e-conservatoren aangesteld. Zij
investeren in het bewust blijven van het
hebben de ruimte gekregen om hun taak te
belang van waar wij naartoe werken.
specificeren, zijn nauw betrokken geweest bij
Nu de werkende software er is, volgen de
het testen en ontwikkelen van het E-depot
laatste loodjes. Dat is om te beginnen: het
en zijn nu zover dat zij het beheer van het
inrichten van de digitale balie (virtuele
digitale depot op zich kunnen nemen.
studiezaal), maar ook het nader uitwerken
Duidelijk aandachtspunt vormt nog het feit
van procedures, richtlijnen en processen. We
dat een heldere afbakening in taken tus-
verwachten terabytes aan informatie, zodat
sen de beheerders op de afdelingen en de
we nog wel eens zullen uitroepen: “Help, we
e-conservatoren gemaakt moet worden: wie
hebben een E-depot!”.
Duidelijk aandachtspunt vormt nog het feit dat een heldere afbakening in taken tussen de beheerders op de afdelingen en de e-conservatoren gemaakt moet worden: wie is voor welk deel van de taak van beheer, behoud en beschikbaarstelling verantwoordelijk?
is voor welk deel van de taak van beheer, behoud en beschikbaarstelling verantwoordelijk? Bij werving van nieuwe medewerkers zal in de toekomst nadrukkelijk gekeken
manier werd draagvlak gewaarborgd en is
worden naar de digitale competenties. Waar
iedereen meegenomen in het denken over
huidige medewerkers niet voldoen aan de
oplossingen en nieuwe werkwijzen. Dat
gevraagde competenties wordt geïnvesteerd
neemt niet weg dat er toch medewerkers
in aanvullende opleiding en scholing.
minder verbonden zijn met het project. Om
Mies Langelaar hoofd Informatiemanagement Gemeentearchief Rotterdam en projectleider E-depot Concern.
Het E-depot bij Stadsarchief Amsterdam. Een update over de huidige stand van zaken Door Sander Ujzanovitch In 2007 is het Stadsarchief Amsterdam (SAA) begonnen met het projectmatig neerzetten van een bewaaromgeving voor digitale archiefbescheiden. Het SAA was al langere tijd actief met het doen raadple-
Foto Gemeentearchief Rotterdam, Arthur Bueno.
gen van met name gescand materiaal en hen te betrekken is regelmatig informatie
Balans na drie jaar
indexen, maar nu bleek het ook noodza-
verstrekt via organisatiebrede bijeenkom-
Terugkijkend op drie jaar project E-depot
kelijk om een robuuste digitale bewaar-
sten en in het werkoverleg.
mogen wij als GAR concluderen dat wij
omgeving te bouwen die voldoet aan de
Om het verandermanagement en de
een heel eind zijn gekomen. Ja, het klopt
regelgeving en die het mogelijk maakt
daarmee gepaard gaande cultuurverande-
dat onze digitale balie nog niet optimaal is
om bestanden langdurig, gecontroleerd te
ring van analoog naar digitaal kracht bij te
ingericht. En ja, preservering staat nog in
bewaren.
zetten, volgen alle medewerkers de cursus
de kinderschoenen. Maar wij hebben wél
‘23 Archiefdingen’, zodat zij weten wat er
een centraal beherend systeem waarin alle
Het SAA had eerder al de beschikking over
in de Web 2.0-omgeving te koop is, welke
metadata rond digitale en analoge objecten
een ‘digitaal depot’ gebaseerd op een
n um m er 2 2 0 1 0 2 1
>>
Om te komen tot een zo hoog mogelijke betrouwbaarheid zijn alle componenten binnen de bewaaromgeving minimaal dubbel uitgevoerd.
gevingen (Beeld- en Archiefbank). Er wordt
deze materie bezig te zijn. Ook verwachten
zoveel mogelijk gebruikgemaakt van open
wij dat er technologische stappen gemaakt
standaarden, om een maximale flexibiliteit
zullen worden op verschillende onderde-
te verkrijgen in het gebruik van verschil-
len in de keten. Met inachtneming van de
lende componenten. De twee raadpleeg-
koppelvlakken kan dan optimaal gebruik
omgevingen worden continue doorontwik-
worden gemaakt van de nieuwe technologie
keld om de klanten een steeds hoger niveau
en haar mogelijkheden.
van dienstverlening te kunnen bieden. Ook
>>
wordt er nagedacht over dienstverlening
Preservering
aan specifieke groepen binnen het concern
Een stuk wat in de architectuur al is mee-
standaard Windows filesysteem, maar een
Amsterdam. Deze groepen hebben vaak
genomen als een uit- en een ingang op het
nieuw systeem was gewenst. Er werd een
specifieke dienstverleningsvragen, met
systeem, is de functionaliteit van de digitale preservering. In de komende periode zal het
aanbestedingstraject opgestart waarin par-
SAA zich bezig gaan houden met het samen-
tijen werden uitgenodigd een aanbieding te doen en actief mee te denken. Winnaar van deze aanbesteding werd DataMatters met een Hitachi HCAP oplossing. Deze oplossing is vooral gericht op het gecontroleerd bewaren van (grote) hoeveelheden bestanden. De gekozen oplossing is een product dat
Er is dus uitdrukkelijk geen sprake van één oplossing, maar van verschillende deeloplossingen die opgeteld de totaaloplossing vormen.
stellen van een preserveringsbeleid om zo een goede invulling te kunnen geven aan de gewenste en vereiste functionaliteit. Hierbij wordt vooral gedacht aan samenwerking met het archievenveld, omdat deze functie een zware technologische component heeft
zo standaard mogelijk kan worden ingezet
waarvan het onwenselijk lijkt om deze zelf
voor het bewaardeel van ons E-depot.
te ontwikkelen en te onderhouden. Gelukkig
Onder E-depot verstaan wij de verzameling
is er al de nodige collectieve activiteit in de vorm van het Europese Planets project.
systemen die het tezamen mogelijk maken om de stappen van het bekende OAIS model
name over de door hun geleverde data.
te kunnen uitvoeren. Om te komen tot een
Ook daarnaast wordt nagedacht over het
Ingest
zo hoog mogelijke betrouwbaarheid zijn alle
ontsluiten door middel van zogenaamde
Voor het komende jaar staan een aantal
componenten binnen de bewaaromgeving
‘internetcrowds’. De crowds kunnen worden
pilots op het programma om meer ervaring
minimaal dubbel uitgevoerd. Tevens is er
ingezet om hun kennis te gebruiken voor
op te doen met het innemen van bestanden.
een gecontroleerde co-locatie in bedrijf, die
het effectief ontsluiten (metadateren) van
Een van de beoogde pilots heeft betrek-
een veiligheidskopie van de opgeslagen ob-
archief- en/of collectiestukken.
king op het innemen van informatie uit een
jecten bewaart. Ook de metadatasystemen
documentmanagementsysteem (DMS). Een
zullen op die locatie een back-up systeem
Openstandaard
ander heeft betrekking op het innemen
krijgen.
De architectuur van de oplossing kenschetst
van grote hoeveelheden gescand materiaal
zich door het gebruik van blackboxes
met een specifieke raadpleegfunctionaliteit
Metadata
met functionaliteit die, door middel van
(Bouw- en woningtoezicht archieven). Voor
Een grote rol in dit E-depot is weggelegd
openstandaard koppelvlakken, met elkaar
beide pilots geldt dat er vooral gekeken
voor ons metadatabeheersysteem. Het SAA
worden verbonden. Wat ik met blackboxes in
zal worden naar welke zaken als standaard
gebruikt voor de inhoudelijk ontsluiting één
deze context bedoel, is dat wij de onder-
kunnen worden aangemerkt in dergelijke
systeem. Hierdoor wordt dit systeem de
delen van onze architectuur benaderen als
trajecten. Al met al is het E-depot bij het SAA
centrale spil in het vastleggen van metadata.
backboxes. Namelijk een stuk functionaliteit
volop in ontwikkeling en de motor achter
Vanuit dit systeem sturen we dan ook de
dat via openstandaarden verbindt met
heel wat veranderingen.
processen aan voor beheer binnen het
andere elementen. Het is niet zo dat wij niet
depot. Het innemen van objecten in het
(willen) weten wat er binnen zo’n blackbox
depot kan bijvoorbeeld alleen wanneer de
gebeurt. In tegendeel. Wij willen daarvan
metadata over deze objecten eerst wordt
juist goed op de hoogte zijn en besteden
vastgelegd binnen de metadatabeheer-
daar ook veel tijd aan. Maar we willen onze
omgeving. Vanuit deze omgeving wordt een
architectuur zo flexibel laten zijn dat we
autorisatiebestand aangemaakt waarmee
functionaliteit (blackbox) kunnen vervangen
de objecten kunnen worden ingelezen in de
door betere functionaliteit of techniek. Door
bewaaromgeving. Een soortgelijke procedure
onze benadering van blokken verbonden
geldt voor andere acties in het bewaardepot
door openstandaard koppelvlakken denken
(exporteren, bewaartermijnen, toevoegen,
wij dat te kunnen realiseren. Er is dus
metadata toevoegen aan een object, mi-
uitdrukkelijk geen sprake van één oplossing,
gratie, aansturing en in bijzondere gevallen
maar van verschillende deeloplossingen
vernietiging).
die opgeteld de totaaloplossing vormen. Hierdoor kan in de toekomst flexibel worden
Raadpleging
ingespeeld op nieuwe ontwikkelingen en/
Vanuit het digitale depot kunnen bestanden
of voortschrijdend inzicht, want de inzichten
worden geëxporteerd naar de raadpleegom-
zullen zeker veranderen door actief met
22 2010 numme r 2
Sander Ujzanovitch teamleider digitaalbeheer Stadsarchief Amsterdam.
