FUNCTIONALITY TESTING MODUL FINANCIAL ACCOUNTING, SALES AND DISTRIBUTION, PRODUCTION PLANNING PADA PERUSAHAAN DISTRIBUTOR OLEH PERUSAHAAN KONSULTAN Ridwan Rurupadang, Susanto, Donny Diaputra Noya, Noerlina N Binus University Jl. Kebon Jeruk Raya no. 27 Jakarta Barat, 53696969
[email protected] [email protected] [email protected]
ABSTRAK Kegiatan pengujian fungsionalitas memegang peranan penting dalam implementasi suatu sistem ERP. Pengujian yang dilakukan secara terstruktur dan terarah dibutuhkan oleh perusahaan untuk mengurangi biaya dan resiko yang mungkin terjadi dalam implementasi tersebut. Pengujian secara terstruktur dan terarah terdiri dari tiga tahapan utama, yaitu persiapan pengujian, eksekusi pengujian dan hasil pengujian. Persiapan pengujian dimulai dengan melakukan penjelasan terhadap fungsi aplikasi yang dibagi menjadi dua bagian yaitu product dan technical specification, dilanjutkan dengan melakukan pemetaan proses bisnis untuk pengujian, penyusunan proposed schedule of milestone, transition, dan test development berupa test case. Eksekusi pengujian akan dilakukan dengan menentukan resources yang terlibat dalam pengujian dan eksekusi terdapat test case yang telah dibuat serta disimpulkan dalam test case summary dan test suite summary. Hasil pengujian akan dijelaskan dalam bentuk bug report dan grafik opened/closed chart serta kesimpulan hasil pengujian. Hasil akhir pengujian ini akan digunakan untuk membantu perusahaan dalam memastikan sistem yang diimpelemasikan telah sesuai kebutuhan perusahaan serta memastikan implementasi system telah siap untuk dilanjutkan ke fase berikutnya. Kata kunci : Functional Testing, Persiapan Pengujian, Eksekusi Pengujian, Hasil Pengujian
PENDAHULUAN Perkembangan teknologi informasi yang pesat sekarang ini menyebabkan sistem terkomputerisasi semakin banyak digunakan di dalam berbagai bidang. Perkembangan teknologi informasi ini menyebabkan persaingan antar perusahaan semakin ketat, dimana setiap perusahaan berusaha untuk mendapatkan nilai tambah dari proses bisnis yang dijalankan mereka. Proses bisnis yang berjalan di perusahaan menghasilkan banyak sekali fakta-fakta yang kemudian akan dapat diolah menjadi data, di mana banyaknya data tersebut akan menentukan kompleksitas proses bisnis suatu perusahaan.
Enterprise Resource Planning (ERP) secara umum dan SAP secara khusus, menjadi pilar utama sistem informasi terintegrasi. Kekayaan fungsionalitas sistem, kualitas yang tidak terbantahkan, kehandalan, ketangkasan serta memungkian implementasi dengan tipe “black-box” pada area bisnis yang diinginkan secara cepat tanpa melakukan investasi pada pengembangan “white-box”. Fase validasi adalah langkah kristis untuk mengendalikan resiko fungsional dan memastikan kepuasan pengguna. Akan tetapi dalam kasus sebuah paket aplikasi, kegiatan validasi tertentu berhubungan dengan suatu fase tertentu dalam sebuah implementasi ERP seperti : •
•
Fase proyek, yang mencangkup konfigurasi perangkat lunak dan mengintegrasikan dengan komponen sistem informasi lainya yang membutuhkan pengujian proses bisnis dan pengujian “end-to-end” untuk melakukan validasi sebuah aplikasi sambil mengurangi resiko fungsionalitas. Pengembangan proyek ERP membutuhkan pengujian regresi fungsionalitas serta mempertimbangkan tingkat resiko yang terkait dengan proses bisnis yang terkait.
Kegiatan pengujian fungsionalitas ini sangat penting untuk mengambakan pembangun sistem ERP dan evolusi pengelolaan fungsional. Pengujian menjadi sangat rumit untuk menguasai beberapa hal seperti penggambaran proses bisnis secara keseluruhan, menampilkan bagian penting pada implementasi sistem serta usaha pemiliharaan sistem tersebut. Tujuan dari pengujian fungsionalitas adalah untuk mengimplementasikan suatu proses pengujian fungsional yang didedikasikan untuk sistem ERP. Hal ini bertujuan untuk mengurangi biaya dan mengendalikan risiko dalam konteks validasi besar untuk proyek ERP seperti implementasi SAP atau PeopleSoft. Perusahaan distributor memiliki fokus bisnis pada bidang distribusi barang-barang industry dan barang-barang konsumen serta pabrikasi kebutuhan rumah tangga. Kontribusi perusahaan distributor cukup signifikan pada bidang industri yang mencakup jasa instalasi AC, kaca nako hingga barang-barang konsumen seperti biskuit dan bumbu penyedap. Dengan proses bisnis yang cukup kompleks dan pertumbuhan yang cukup pesat pada perusahaan, perusahaan distributor bermaksud untuk memanfaatkan SAP R/3 dalam mengintegrasikan bagian fungsional perusahaan mereka dan membantu perusahaan mereka menciptakan proses bisnis yang lebih efektif dan efisien. Proses implementasi SAP pada perusahaan distributor saat ini telah mencapai tahap realization dengan menggunakan pendekatan metode implementasi Big Bang, secara serentak di lakukan Go-Live pada head Office, warehouse, area dan sub area.Modul yang terlibat pada proyek iniadalah modul FI (Financial Accounting), CO (Controlling), PS (Project System), SD (Sales and Distribution), MM (Material Management), WM (Warehouse Management) dan PP (Production Planning). Dengan menggunakan pendekatan Big Bang, dibutuhkan kepastian terhadap kesiapan sistem yang diimplementasikan sehingga tidak terjadi masalah yang mengganggu kinerja sistem. Pengujian SAP adalah sebuah kegiatan pengujian yang rumit dan susah. Resiko dan bahaya pada pengujian akan meningkat ketika tim proyek tidak memiliki kemampuan yang dibutuhkan, pendekatan yang kuat untuk pengujian sistem, menelusuri desain dan arsitektur sistem secara keseluruhan untuk memenuhi kebutuhan pengujian serta meminimalisir kegagalan. Untuk mengatasai hal ini, dibutuhkan rencana pengujian yang komperhensif untuk melakukan pengujian sistem SAP untuk perusahaan kecil, menegah dan besar. Rencana tersebut termasuk membentuk tim pengujian, menentukan alat pengujian, membuat jadwal pengujian, mengawasi proses pengujian, melakukan pelatihan untuk peserta pengujian serta menyelesaikan siklus pengujian berdasarkan kebutuhan serta kriteria pengujian yang telah kita tentukan. Rencana pengujian untuk SAP termasuk deskripsi pendekatan yang digunakan, penentuan peran dan tanggung jawab untuk pengujian, white box dan black box untuk pengujian antarmuka, pengujian keamanan untuk peran, integrasi, skenario, unit dan performa pengujian, User Acceptance Testing(UAT) dan regression testing. Metodologi implementasi untuk SAP seringkali gagal untuk menentukan kriteria pengujian, menilai bagaimana sebuah kebutuhan atau kriteria pengujian telah terpenuhi, sumber daya pengujian, anggaran pengujian, alat pengujian yang dibutuhkan serta penentuan peran dan tanggung jawab anggota penguji. Oleh karena itu, pengujian memainkan peranan penting untuk mengetahui keberhasilan implementasi SAP R/3 perusahaan distributor, sehingga penting bagi perusahaan untuk
melakukan pengujian secara terstruktur dan terarah. Sistem diharapkan dapat berfungsi dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
LANDASAN TEORI / JOURNAL Journal yang digunakan untuk mendukung penulisan paper ini adalah "Functional Validation of SAP Implementation" Efficiently produce and maintain a SAP test repository thru modeling of business process and business rules (Potoczny & Bedouani, 2011, pp. 18-19). Jurnal ini memberikan penjelasan tentang kemungkinan resiko, hambatan dan langkah-langkah yang dilakukan selama pengujian.
ISI Bentuk pengujian yang akan dilakukan adalah functionality testing atau yang juga disebut sebagai unit testing pada modul financial accounting, sales and distribution, dan production planning. Pada tahap persiapan pengujian akan dijelaskan fungsi aplikasi yang terdiri dari (product specification dan technical specification), pemetaan proses bisnis, proposed schedule of milestone, transition, serta test development berupa test case. Setelah persiapan pengujian selesai dilakukan, maka akan dimulai proses pengujian berupa eksekusi test case untuk setiap modul. Tahapan selanjutnya menjabarkan hasil dari eksekusi pengujian berupa bug report, opened/closed chart dan ringkasan hasil pengujian berupa test case summary dan test suite summary. Product Specification akan menjelaskan requirement atau standar yang harus dimiliki sistem agar memenuhi kebutuhan penguna. Technical Specification akan menjelaskan desain teknis dari product specification. Pemetaan proses bisnis untuk pengujian akan dijabarkan dalam bentuk siklus modul yang menjadi fokus pengujian. Selain itu akan dijabarkan dalam bentuk tabel yang merupakan hasil pemetaan ruang lingkup pengujian untuk digunakan sebagai salah satu acuan dalam penyusunan test case.
Gambar 1 Sirklus Modul Financial Accounting Sumber : (SAP FICO Tutorial) Dari gambar siklus diatas, yang merupakan fokus pengujian functionality testing modul financial accounting adalah submodul G/L accounting, account receivable accounting, account payable accounting, dan asset accounting. Untuk penjelasan terkait masing-masing submodul bisa dilihat pada product specification dan technical specification modul financial accounting.
Gambar 2 Siklus Modul Sales and Distribution Dari gambar siklus diatas, yang merupakan fokus pengujian functionality testing modul sales and distribution adalah submodul pre-sales activity, sales order processing, delivery planning, delivery execution, transportation planning, transportation execution, shipment costs dan billing processing.
Gambar 3 Siklus Modul Production Planning Dari gambar siklus diatas, yang merupakan fokus pengujian functionality testing modul production planning adalah submodul master data, demand planning, material requirement planning, capacity planning, production execution dan close production order. Untuk melakukan pengujian yang baik, dibutuhkan rencana pengujian yang akan dilakukan. Berikut rencana pengujian secara rinci yang akan dilakukan :
Tabel 1 Proposed Schedule of Milestone Milestone
Date
Test Development and Configuration Review Blueprint (FI, SD, PP)
09/07/2013 – 19/07/2013
Penjelasan fungsi aplikasi : Product Specification dan Technical Specification (FI, SD, PP)
22/07/2013 – 02/08/2013
Key User Training
15/08/2013 – 30/08/2013
Penyusunan Failure Mode and Effects Analysis (FMEA) (FI, SD, PP)
02/09/2013 – 06/09/2013
Penyusunan Test Case (FI, SD, PP)
09/09/2013 – 27/09/2013
Test Execution Pra UAT
07/10/2013 – 25/10/2013
Eksekusi Test Case SD (Tumbakmas Niaga Sakti)
07/10/2013 – 09/10/2013
Penyusunan Test Suite Summary SD (Tumbakmas Niaga Sakti) Eksekusi Test Case FI dan PP (Dicky Metals) Penyusunan Test Suite Summary FI dan PP (Dicky Metals)
10/10/2013 21/10/2013 – 23/10/2013 24/10/2013
Test Results Penyusunan Bug Reports (FI, SD, PP)
25/10/2013 – 30/10/2013
Penyusunan Opened/closed Chart
25/10/2013 – 30/10/2013
Kesimpulan Hasil Pengujian
25/10/2013 – 30/10/2013
UAT
06/11/2013 – 13/11/2013
Dalam fase pengujian, sistem yang akan diuji harus memenuhi sejumlah kualifikasi atau persyaratan sehingga pengujian bisa dijalankan dengan efektif dan efisien. Persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi terdiri dari beberapa kriteria untuk awal dan fase pengujian secara menyeluruh. Berikut kriteria-kriteria yang akan digunakan : 1 2 3 4
Entry Criteria : Kriteria yang harus dipenuhi terlebih dahulu untuk bisa memulai fase pengujian berikutnya. Stopping Criteria : Kriteria yang menunjukkan pengujian agar dihentikan. Continuation Criteria : Kriteria yang menunjukkan pengujian untuk dapat dilanjutkan kembali. Exit Criteria : Kriteria yang menunjukan pengujian dapat diselesaikan.
Kriteria-kriteria diatas merupakan kriteria yang digunakan dalam proses functionality testing untuk pengujian terhadap tiga modul, yaitu modul Financial Accounting, Sales and Distribution dan Production Planning. Berikut merupakan kriteria-kriteria yang diidentifikasi dan akan digunakan dalam proses functionality testing : Entry Criteria : 1. Hardware, software dan network yang dibutuhkan tersedia.
2. 3.
Client 270 telah dikonfigurasi. Test case telah dibuat.
Stopping Cnriteria : 1. Sistem tidak dapat dijalankan 2. Adanya bugs yang harus diperbaiki segera. 3. Adanya konfigurasi tambahan terhadap sistem. Continuation Criteria : 1. Sistem dapat dijalankan kembali. 2. Bugs berhasil diperbaiki. 3. Tambahan konfigurasi pada sistem telah berhasil ditambahkan. Exit Criteria : 1. Semua test case telah selesai dilakukan pengujian. 2. Bugs report diserahkan kepada functional consultant masing-masing modul dan berstatus closed. Test case adalah urutan dari langkah dan tindakan lainya yang dilakukan secara berurutan, parallel ataupun kombinasi dari deretan yang membuat kondisi pengujian yang diinginkan, dimana test case itu didesain untuk dievaluasi. Test case yang akan dieksekusi berjumlah xxx dengan rincian, modul FI berjumlah xx, modul SD berjumlah dan modul PP berjumlah xx. Eksekusi pengujian akan dimulai dengan penjelasan sumber daya manusia atau partisipan yang terlibat dalam pengujian. Setelah diketahui sumber daya manusia yang terlibat dalam pengujian, akan dilakukan eksekusi terhadap test case yang telah dibuat dan dilakukan pencatatan terhadap hasil dari eksekusi masing-masing test case untuk tiap modul. Penjabaran terhadap partisipan yang terlibat dalam pengujian dibutuhkan untuk memudahkan proses berjalannya pengujian dengan memantau tanggung jawab dan peran masing-masing dalam pengujian tersebut.
Title
Tabel 2 Resources Roles Review Blueprint FI, SD, PP Membuat penjelasan fungsi aplikasi : Product Specification and Technical Specification FI, SD, PP Menyusun Failure Mode and Effects Analysis (Test Result Membuat Good Issue untuk Semi Finished Goods Material) FI, SD, PP
Test Team
Membuat Test Case FI, SD, PP Functionality Testing Eksekusi Functionality Testing Dicky Metals : G/L Accounting, Account Receivable Accounting, Account Payable Accounting, Asset Accounting Eksekusi Functionality Testing & Integration Testing : Exchange Rate Maintenance, Cash & Bank Accounting, Period End Closing. Eksekusi Functionality Testing : Pre sales activity, Sales order processing, Delivery Planning, Delivery Execution, Transportation Planning, Transportation Execution, Shipment Cost, Billing Processing. Eksekusi Integration Testing : Sales and Distribution Eksekusi Functionality Testing : Master Data, Demand Planning, Material Requirement Planning, Capacity Planning, Production Execution, Close Production Order Eksekusi Integration Testing : Production Planning Menyusun Test Suite dan Test Case Summary FI, SD,
Name Donny Diaputra Noya, Ridwan Rurupadang, Susanto Donny Diaputra Noya, Ridwan Rurupadang, Susanto Donny Diaputra Noya, Ridwan Rurupadang, Susanto Donny Diaputra Noya, Ridwan Rurupadang, Susanto
Susanto
FI Consultant
Donny Diaputra Noya SD Consultant Ridwan Rurupadang PP Consultant Donny Diaputra Noya, Ridwan
Title
Developer Team
Tabel 2 Resources Roles PP Menyusun Bug Report untuk Functionality Testing FI, SD, PP Review bug report untuk functionality testing FI, SD, PP Melakukan perbaikan terhadap error/bug yang ditemukan Melakukan pengujian terhadap error/bug yang telah diperbaiki
Name Rurupadang, Susanto Donny Diaputra Noya, Ridwan Rurupadang, Susanto Team Lead FI, SD, PP
ABAPER
Sesuai dengan jadwal pengujian yang telah dijelaskan dalam persiapan pengujian, eksekusi test case pada masing-masing modul dilaksanakan pada tanggal yang berbeda. Eksekusi test case pada modul financial accounting dan production planning dilaksanakan pada tanggal 21 Oktober 2013 hingga 23 Oktober 2014 dengan fokus pengujian pada company code 1300 – PT. Dicky Metals (DM), sedangkan untuk eksekusi test case modul sales and distribution dilaksanakan pada tanggal 7 Oktober 2013 hingga 9 Oktober 2013 dengan fokus pengujian pada company code 1500 – PT. Tumbakmas Niaga Sakti (TNS). Hasil pengujian functionality testing akan dijabarkan dengan menggunakan test case yang telah dibuat pada tahap persiapan pengujian dan akan diberikan beberapa tambahan pada tabel test case untuk menunjukan hasil functionality testing yang telah dilakukan, dan menghilangkan kolom expected result. Tambahan yang akan diberikan adalah kolom “Status” yang menjelaskan hasil dari pengujian yang dilakukan per test step, tambahan baris “Hasil” yang menunjukan hasil pengujian dalam satu test case, dan tambahan baris “Kesimpulan” yang memuat kesimpulan dari pengujian yang dilakukan dalam satu test case. Setelah penjabaran hasil functionality testing dilakukan, hasil tersebut akan ditampilkan dalam Test Case Summary yang memuat informasi dari test case yang telah dieksekusi serta simpulan secara keseluruhan submodul. Untuk Test Case Summary modul Financial Accounting yang memiliki test case dengan status pass semua dan berhasil lolos dari pengujian hanyalah submodul G/L accounting. Sedangkan pada submodul account receivable accounting terdapat 3 test case yang memiliki status warn, submodul account payable accounting memiliki 2 test case yang berstatus warn dan submodul asset accounting yang memiliki 1 test case yang berstatus warn. Untuk test case summary modul Sales and Distribution, yang memiliki test case dengan status pass semua dan berhasil lolos dari pengujian adalah submodul pre-sales activities, delivery execution, transportation planning, transportation execution, shipment costs dan billing processing. Sedangkan pada submodul sales order processing terdapat 5 test case yang memiliki status block dan 1 test case yang memiliki status fail dan submodul delivery planning yang memiliki 2 test case yang berstatus block. Untuk test case summary Production Planning seluruh sub-modul yang memiliki test case berhasil lolos dari pengujian. Modul production planning memiliki bug pada saat melakukan key Uuer training, dimana key user training tidak dibahas pada penulisan ini. Untuk merangkum hasil dari Test Case Summary, akan dijelaskan simpulan dari tiap test case summary dalam bentuk test suite summary. Test suite summary akan menampilkan test case yang telah dirangkum dalam test suite masing-masing. Untuk test suite summary modul financial accounting dari total 48 test case yang direncanakan akan diuji telah berhasil diuji semua. Dari 48 test case yang berhasil diuji tersebut, terdapat 87,5% yang lolos dalam pengujian, dan 12,5% yang masih memiliki status warn karena hasil pengujian tidak sesuai dengan harapan. untuk test suite summary modul sales and distribution dari total 62 test case yang direncanakan akan diuji terdapat 88,71% yang berhasil diuji dan 7% yang tidak dapat diuji karena terdapat User exit yang masih salah. Dari 88,71% yang berhasil diuji, terdapat 87,11% yang berhasil lolos dari pengujian dan terdapat 1,6% yang gagal dan tidak lolos pengujian. Untuk test suite summary modul production planning dari total 118 test case yang akan direncanakan diuji telah berhasil diuji semua dan 100% lolos pengujian. Setelah pengujian selesai dilakukan, akan dijabarkan hasil pengujian dalam bentuk bug report, opened/closed chart dan terakhir kesimpulan hasil pengujian. Untuk setiap bug yang ditemukan selama pengujian berlangsung akan dideskripsikan dalam bentuk bug report. Bug report yang telah dibuat akan dijadikan acuan bagi developer team untuk memperbaiki bug yang terjadi. Bug report akan dijabarkan untuk dua modul, yaitu modul Financial Accounting dan Sales and Distribution. Untuk modul Production Planning tidak akan dibuatkan bug report karena semua test
case telah lolos pengujian. Dalam pembuatan bug report, untuk bug yang sama tetapi muncul pada transaksi yang berbeda akan digabung dalam satu bug report. Adapun untuk test ID yang pembuatan bug report-nya digabung pada modul financial accounting adalah test ID FI20 dan FI21, FI27 dan FI28. Untuk modul sales and distribution bug report-nya digabung adalah test ID SD26, SD30, SD32, SD39, SD10, SD11. Untuk proses pelaporan bug, bug yang telah di-assign kepada tim developer akan langsung diperbaiki dalam waktu pengujian yang sama dengan bug ditemukan. Setelah itu bug report akan di-close dan terakhir diserahkan kepada functional consultant masing-masing. Dari test case summary dan bug report yang telah dibuat sebelumnya akan dilanjutkan dengan pembuatan grafik untuk menunjukan hasil penemuan bug serta memudahkan dalam membaca bug yang muncul selama pengujian.
Gambar 4 Opened/Closed Chart Functionality Testing Grafik diatas menggambarkan opened/closed dari bug yang berhasil ditemukan pada functionality testing untuk modul financial accounting, sales and distribution, dan production planning. Dari grafik tersebut dapat dilihat bahwa bug yang berstatus opened akan langsung ditangani oleh developer team dan di-close pada hari yang sama dengan bug ditemukan. Pada modul sales and distribution, ditemukan 8 bug yang opened dengan rincian 5 bug pada hari pertama, 2 bug pada hari kedua dan 1 bug pada hari ketiga. 8 bug yang opened tersebut langsung diperbaiki oleh developer team sehingga jumlah bug yang closed pada tiga hari tersebut juga sejumlah 8 bug. Pada modul financial accounting, tidak ditemukan bug pada hari pertama pengujian dan pada hari kedua terdapat bug sejumlah 5 bug dan hari ketiga ditemukan 1 bug sehingga total opened bug pada modul financial accounting selama pengujian adalah 6 bug. Opened bug pada modul financial accounting juga langsung diperbaiki pada hari yang sama oleh developer team sehingga 6 opened bug tersebut menjadi closed pada hari yang sama. Pada modul production planning tidak ditemukan adanya bug sehingga grafik menunjukan tidak adanya bug opened / closed. Berdasarkan bug report dan opened/closed chart yang telah dijelaskan sebelumnya, dari total 4 bug pada modul financial accounting dan 4 bug pada modul sales and distribution yang ditemukan, semuanya telah diperbaiki dan di-close. Untuk bug report dengan bug ID SD03 yang mempunyai status deferred telah mendapat persetujuan dari user untuk di-close karena bug tersebut dinilai tidak membahayakan keseluruhan sistem.
Berdasarkan exit criteria yang telah dijelaskan dalam subbab sebelumnya, dengan dilakukannya pengujian terhadap seluruh test case modul financial accounting, sales and distribution, dan production planning serta semua bug report yang diserahkan kepada functional consultant telah berstatus closed maka bisa disimpulkan bahwa fungsionalitas modul financial accounting, sales and distribution, dan production planning telah siap untuk dilanjutkan ke tahap User Acceptance Test (UAT) dan telah sesuai dengan kebutuhan pengguna, khususnya untuk PT. Dicky Metals (financial accounting dan production planning), dan PT. Tumbakmas Niaga Sakti (sales and distribution).
KESIMPULAN Setelah melakukan pengujian fungsionalitas modul financial accounting dan production planning pada perusahaan produksi serta modul sales and distribution pada PT Tumbakmas Niaga Sakti, maka dapat disimpulkan bahwa : 1. Fungsionalitas modul financial accounting dan production planning pada perusahaan produksi serta modul sales and distribution pada Perusahaan Penjual telah siap untuk digunakan pada tahap User Acceptance Test (UAT) karena hasil pengujian menunjukan fungsionalitas ketiga modul tersebut telah lolos pengujian dan tidak memiliki bug yang masih berstatus open. 2. Berdasarkan functionality testing yang telah dilakukan, dinyatakan bahwa modul financial accounting dan modul production planning pada perusahaan produksi serta modul sales and distribution pada Perusahaan Penjual telah memenuhi kebutuhan pengguna yang dijabarkan dalam proses bisnis, product specification dan technical specification. Hal ini dibuktikan dengan tidak ditemukan bug pada modul production planning, dan tidak adanya bug yang masih berstatus open pada modul financial accounting dan sales and distribution.
DAFTAR PUSTAKA Potoczny, G., & Bedouani, M. (2011). "Functional Validation of SAP Implementation" Efficiently produce and maintain a SAP test repository thru. Conference Proceedings.
FUNCTIONALITY TESTING MODULE FINANCIAL ACCOUNTING, SALES AND DISTRIBUTION, PRODUCTION PLANNING AT DISTRIBUTOR COMPANY BY PT CONSULTING COMPANY Ridwan Rurupadang, Susanto, Donny Diaputra Noya, Noerlina N Binus University Jl. Kebon Jeruk Raya no. 27 Jakarta Barat, 53696969
[email protected] [email protected] [email protected]
ABSTRAK Functionality testing Activities play important role in the implementation of Enterprise Resource Planning (ERP) System. A structured and focused testing is required to minimize cost and risk that will be occurred during implementation. A structured and focused testing divides into three major parts, testing preparation, testing execution and testing result. Testing preparation starts with detail description about application, consist of product and technical specification. Next step is business process mapping for testing, create proposed scheduled of milestone, transition and test development. Testing Execution will start by determining the testing resources, executing test cases, creating test cases summary and test suite summary. Testing Result will be explained into bug report, opened/closed chart and conclusion of testing activities. Testing result will be used to assist company in ensuring implemented system is match with the requirement and can continue into next step of implementation process. Keywords : Functional Testing, Testing Preparation, Testing Execution, Testing Result
Introduction Integrated Information system is one of the reason rapid developments of information technology. This development has triggered competition among big company to hold and expand their position. Each company looking for integrated system that gives them additional value toward their business. Enterprise Resource Planning (ERP) in general and SAP in particular, are now cornerstones of major information systems. Chosen for their rich functionalities, they have indisputable qualities of robustness, reliability and agility, and enable rapid "black box"-type implementation within the targeted business areas, without having to invest in their “white-box” development. The validation phase is a critical step to control the functional risk and ensure user satisfaction. But in the case of package applications, validation activities present a particular nature related to the specific phases of an ERP implementation:
• •
The project phases covering the software configuration and its integration with other components of the information system require both basic business process tests and end-toend tests to validate the application while mitigating the functional risk; The ERP upgrade type of project or ERP functional evolution projects require functional regression tests while always taking into account the level of risk associated with the concerned business processes
These functional testing activities are critical to secure the ERP roll out and the management of functional evolution. They are also quite complex to master in terms of coverage of business processes, and represent an important part of the ERP implementation and maintenance effort. The goal is to implement an industrialized functional testing dedicated to ERP. It aims at reducing costs and controlling risks in the context of validation of large ERP projects such as SAP or PeopleSoft implementations (Potoczny & Bedouani, 2011, p. 18). Distributor company is big player in distribution bus. Distributor company play major part in industry of Air Condition Instalation, glasses and household product. Distributor company needs a system that offers additional value toward their complex business process. Base on this requirement, Distributor company is looking to implement SAP R/3 with the purpose to integrating all the functional area and help them to create more effective and efficient business process. SAP Implementation in Distributor company is in the realization phase. The implementation process use Big Bang approach and will do the Go-Live phase in head office, warehouse area and sub area together. There are seven modules in the project, which are Financial Accounting, Controlling, Project System, Sales and Distribution, Material Management, Warehouse Management and Production Planning. Base on the approach, Distributor company need to ensure the readiness of the system to prevent problem that’s interfere system performance. SAP Testing is a complex and difficult testing. The perils and risk to the intended SAP production system are maximized when the project team does not have enough skilled testers and a robust approach for testing the system, tracing the entire system design and architecture to testable requirements, and eliminating defects. A comprehensive plan or approach for testing an SAP system even for a small project includes assembling a test team, acquisition of test tools, establishment of a test lab, construction of a test calendar, monitoring of testing activities, training for testing participants, and completion of a test cycle base on predefined criteria. Testing Plan for SAP including description of approach, determine tester’s role and responsibility, white-box and black-box testing for interface, security testing for role, integration, scenario, unit and performance; user acceptance test and regression testing. SAP Implementation Methodology often fails to specify testing criteria, assessing how to fulfill testing requirement, determine resource, budget, tool that used for testing; determine tester’s role and responsibility. Therefore, it is important for company to come up with structured and focused testing plan that ensure implemented system will fulfill the requirements.
LITERATURE REVIEW / JOURNAL "Functional Validation of SAP Implementation" Efficiently produce and maintain a SAP test repository thru modeling of business process and business rules (Potoczny & Bedouani, 2011, pp. 1819) is a journal that supported this paper. This journal gives explanation about possible risk, obstacle, and series of testing activities.
CONTAIN The form of testing sis functionality testing or it also called as “unit testing” in financial accounting, sales and distribution, production planning’s modules. Description of application function, business process mapping, create proposed scheduled of milestone, transition and test development (test case) are the activities in preparation phase. After the preparation, it will start the execution of test cases for all modules. Next phase will elaborate the testing result by bug report, opened/closed chart and conclusion of testing that consist of test case summary and test suite summary
Product Specification describe requirement or standard of the system to fulfill user requirement. Technical Specification describe technical design of product specification. Business Process Mapping for testing will be drawn in cycle based on defined modules. Moreover, it will be elaborated into table as result of business process mapping as reference to create test case.
Figure 5 Cycle of Financial Accounting Module Source : (SAP FICO Tutorial) Base on figure above, G/L accounting, account receivable accounting, account payable accounting, dan asset accounting will become the testing’s focus for module financial accounting.
Figure 6 Cycle of Sales and Distribution’s Module Base on the figure above, testing focus for sales and distribution’s module are sub-module pre-sales activity, sales order processing, delivery planning, delivery execution, transportation planning, transportation execution, shipment costs and billing processing.
Figure 7 Cycle of Production Planning’s Module Base on cycle of Production Planning’s module, testing focus will be master data, demand planning, material requirement planning, capacity planning, production execution and close production order sub-module. To ensure the testing process, tester has to construct a proposed schedule. Untuk melakukan pengujian yang baik, dibutuhkan rencana pengujian yang akan dilakukan. This is a detailed testing plan will be taken: Table 3 Proposed Schedule of Milestone Milestone
Date
Test Development and Configuration Review Blueprint (FI, SD, PP)
09/07/2013 – 19/07/2013
Description of application function : Product Specification and Technical Specification (FI, SD, PP)
22/07/2013 – 02/08/2013
Key User Training
15/08/2013 – 30/08/2013
Creating Test Case (FI, SD, PP)
09/09/2013 – 27/09/2013
Test Execution Pra-UAT
07/10/2013 – 25/10/2013
Test Case execution for SD Module (Tumbakmas Niaga Sakti)
07/10/2013 – 09/10/2013
Create Test Suite Summaryfor SD Module (Tumbakmas Niaga Sakti)
10/10/2013
Test Case Execution for FI &PP’s modules (Dicky Metals)
21/10/2013 – 23/10/2013
Create Test Suite Summary for FI & PP ‘s Modules(Dicky Metals)
24/10/2013
Test Results Create Bug Reports (FI, SD, PP)
25/10/2013 – 30/10/2013
Create Opened/closed Chart
25/10/2013 – 30/10/2013
Create Testing Result
25/10/2013 – 30/10/2013
UAT
06/11/2013 – 13/11/2013
In testing phase, system that will be tested have to fulfill a set of qualifications or requirements in order to ensure testing process is effective and efficient. The requirements need to be fulfilled consists of set criteria in early stage and phase of testing thoroughly. The requirements are: 1 2 3 4
Entry Criteria : Criteria that have to fulfill before start testing process. Stopping Criteria : Criteria that could stop testing process Continuation Criteria : Criteria that could re-start testing process. Exit Criteria : Criteria that show testing is finished.
Those criteria will be used in functionality testing for module financial accounting, sales and distribution, production planning. Criteria that are identified and going to be use in the functionality test process are: Entry Criteria : 1. Hardware, software and network are available 2. Client 270 has been configured. 3. Test case has been made. Stopping Cnriteria : 1. Cannot run the system. 2. There are bugs that have to be fixed soon. 3. Additional configuration for the system. Continuation Criteria : 1. Can re-start system. 2. Bugshave been fixed. 3. Additional configuration for system has been added. Exit Criteria : 1. All test cases have been tested. 2. Functional consultant for each module has received bug reports. Test case is set of step and action that will be done sequentially, parallel or combination of row that made the testing desirable, where test case it is designed to evaluated. There are 238 test cases with details as follows • • •
Financial Accounting Module has 58 test cases Sales and Distribution module has 42 test cases Production Planning module has 118 test cases
Testing Execution will start with explanation about resources or participant that involve during testing process. After resources are identified, the next step is executing test case and recording
the result of test case executing process for each module. Description about participant that involved in testing process are needed to ease and monitoring for each participant about their role and responsibility.
Title
Table 4 Resources Roles
Test Team
Review Blueprint FI, SD, PP
Developer Team
Name Donny Diaputra Noya, Ridwan Rurupadang, Susanto
Create description of application function : Product Specification and Technical Specification FI, SD, PP
Donny Diaputra Noya, Ridwan Rurupadang, Susanto
Membuat Test Case FI, SD, PP
Donny Diaputra Noya, Ridwan Rurupadang, Susanto
Functionality Testing Execute Functionality Testing Dicky Metals : G/L Accounting, Account Receivable Accounting, Account Payable Accounting, Asset Accounting Execute Functionality Testing & Integration Testing : Exchange Rate Maintenance, Cash & Bank Accounting, Period End Closing. Execute Functionality Testing : Pre sales activity, Sales order processing, Delivery Planning, Delivery Execution, Transportation Planning, Transportation Execution, Shipment Cost, Billing Processing. Execute Integration Testing : Sales and Distribution Execute Functionality Testing : Master Data, Demand Planning, Material Requirement Planning, Capacity Planning, Production Execution, Close Production Order Execute Integration Testing : Production Planning Create Test Suite and Test Case Summary for FI, SD, PP Create Bug Report for FI, SD, PP Review FI, SD, PP’s bug reports Fixing errors/bugs Test fixed bugs/errors
Susanto
Consultant of FI
Donny Diaputra Noya Consultant of SD Ridwan Rurupadang Consultant of PP Donny Diaputra Noya, Ridwan Rurupadang, Susanto Donny Diaputra Noya, Ridwan Rurupadang, Susanto FI, SD, PP Team Leader ABAPER
Base on the milestone, test case execution will be held at different day. Test case execution for module sales and distribution will be held on 7-9 October 2013 and this testing will focus on company code 1550 – selling company. Meanwhile, test case execution for module financial accounting and production planning will be held on 21-23 October 2013 and testing focus will be company code 1300 – Production Company. Result of functionality testing will be elaborated with test cases that have been made in preparation phase and will be added with a view of column to show result of functionality testing and also remove expected result’s column. Status’s column will show result of testing for each test step. Whereas, “Hasil” or result column will determine result for each test case and “Kesimpulan” or conclusion column will give conclusion for each test case. After elaborate the functionality testing is done, the result will show into test case summary that give information from executed test case and conclusion for whole module and sub-module. G/L Accounting is the only financial accounting sub module that has passed testing execution process. However, for sub-module account receivable accounting and account payable accounting have 3(three) and 1 (one) test cases with status “warn”. In contrast to financial accounting module, sales and distribution module have 6(six) sub module that have passed testing execution process. They are pre-sales activities, delivery execution, transportation planning, transportation execution, shipment costs and billing processing. Sales order
processing sub module has 5(five) test cases with status “block” and 1(one) test case with status “fail”. Delivery Planning sub module has 2(two) test case with status “block”. Sub module for production planning module pass the testing execution process. Production planning module has found bugs during key user training, where key user training is not discuss in this paper. Test suite summary is use to summarize result from test case summary that will be explained for each test case summary. Test suite summary will show test cases that have been summarized for each test suite. 48 (forty eight) test case in financial accounting module have been tested where 87.5% are and only 12.5% with status warn because of the result is different form expected result. In module sales and distribution with 62 (sixty two), it has 88.71% of test case has been tested where 87.11% is pass and 1.6% is fail and unqualified for testing process. However, in module production planning with 118 test cases, it is 100% pass testing process. After testing execution is done, testing result will be elaborate by bug report, opened/close chart and testing conclusion. For each bug report that has found during testing execution will be a reference for developer team to fix bugs. Financial accounting and sales and distribution module are the only modules that have bug reports. In contrast to production planning module, there is no bug report because all the test cases is pass. Participant will merge bug into one bug report if the bugs are same even though the bugs is found in different transaction or test case Bug report for test case with test id FI20, FI21, FI 27 and FI28 will be creating together in single activity. the process of creating bug report for sales and distribution module will be held together for test case with test id SD10, SD11, SD26, SD30, SD32 and SD39. in reporting process for bug report, developer team will directly fix the bugs. after developer team has fixed the bugs, bug report status will change into close and will be given to functional consultant for each module. Next step is creating graphic that show bug finding process in order to ease participant tracking bug cycle base on test case summaries and bug reports.
Figure 8 Opened/Closed Chart Functionality Testing The graphic above shows opened/closed status from the bugs during functionality testing for module financial accounting, sales and distribution and production planning. base on the graphic, it shows that bug with status open will directly handle by developer team and the status will change in the same day as a day of bug found.
There was 8(eight) bugs with status opened where 5(five) bugs was found in first day of testing, 2(two) bugs in the next day and 1(one) bug at the last day for module sales and distribution. Those bugs will be fixed by developer team, so it the number of bug with status close will be 8(eight). In module financial accounting, there is no bug in first day. However, there are 5(five) bugs occurred in the next day and 1(one) bug was found. the fixing bug process was same with sales and distribution module where it will be fixed directly after the bug occurred of found. Production planning module didn’t have bug report so the graphic had shown with straight line at the bottom. Testing team will create 4(four) bug reports from 8(eight) bugs that had been found for sales and distribution because there are bugs that merge together. Financial accounting module also has 4(four) bug report to represent 6(six) bug hat occurred during testing process and testing team had merged bugs together. User had approved to close bug (bug-id SD03) with status deferred it didn’t cause error for entire system. Base on criteria that have been explained, after testing process is finished for module financial accounting, sales and distribution and production planning an also bug report had been given to functional consultant for each module, it conclude that those three modules are ready for User acceptance test phase and also those modules have met user requirement especially for production and selling company
Conclusion After functionality testing was done for financial accounting and production planning in production company and sales and distribution module in selling company, it can create conclusion which are : 1.
Functionality for financial accounting and production planning module in production company and sales and distribution module for selling company is ready to be used for User Acceptance Test (UAT) because testing result show functionality for those modules is pass testing process and don’t have bug with status open.
2. Base on functionality testing, financial accounting and production planning module in production company and sales and distribution module in selling company are meet user requirement that had been described in business process, product specification and technical specification. It was indicated by there was no bug in production planning module and no bug with open status in financial accounting and sales and distribution module.
BIBLIOGRAPHY
Potoczny, G., & Bedouani, M. (2011). "Functional Validation of SAP Implementation" Efficiently produce and maintain a SAP test repository thru. Conference Proceedings.
