ANALISA IMPLEMENTASI ENTERPRISE RESOURCES PLANNING PADA PERUSAHAAN

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 2006

ANALISA IMPLEMENTASI ENTERPRISE RESOURCES PLANNING PADA PERUSAHAAN Zeplin Jiwa Husada Tarigan, Silvy Iskandar Tjipto, Sandra Yunita, Ireneus Joy Gosal Pusat Studi Desain dan Inovasi Universitas Kristen Petra Jurusan Teknik Industri-Universitas Kristen Petra E-mail : [email protected]

ABSTRACT Enterprise Resources Planning (ERP) merupakan suatu sistem teknologi informasi yang tinggi tingkat kerumitannya. Implementasi ERP mempunyai tingkat kesulitan tinggi dan biaya yang besar karena membutuhkan sumber daya yang besar pada perusahaan sehingga banyak perusahaan mengalami kegagalan. Penelitian yang dilakukan terhadap lima perusahaan besar di Jatim dengan menyebarkan kuisioner didapatkan lima critical success factors yang besarnya adalah management/organisasi (komitmen, edukasi, keterlibatan, pemilihan tim, pelatihan, serta peran dan tanggung jawab) sebesar 76 %, proses (alignment, dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses) sebesar 65 %, teknologi (hardware, software, manajemen sistem, dan interface) sebesar 100 %, data (file utama, file transaksi, struktur data, dan maintenance dan integrasi data) sebesar 100 % dan personel (meliputi edukasi, pelatihan, pengembangan skill, dan pengembangan pengetahuan) sebesar 55 %. Secara keseluruhan dari critical success factors yang ada dengan tingkat kesuksesan mengimplementasikan ERP sebesar 77 %. Kata kunci : ERP, critical success factors, implementasi

PENDAHULUAN Konsep ERP adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan proses setiap line dalam manajemen perusahaan secara transparansi dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi. Untuk memasuki pasar internasional, ERP merupakan salah satu yang menjadi pra-syarat dasar bagi setiap perusahaan. Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang, dimana basis perekonomiannya bertumpu di bidang bisnis, maka efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Pada kenyataannya, masih didapati banyak perusahaan berskala besar yang masih kurang efisien contohnya saja dalam penerapan ERP yang merupakan salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Jika dilihat dari kondisi perusahaan-perusahaan di Indonesia, banyak perusahaan besar yang belum cukup optimal dalam mengintegrasikan setiap proses dalam perusahaan tersebut ke dalam suatu sistem komputerisasi. Terlebih lagi pada perusahaan-perusahaan yang lebih kecil, pengimplementasian ERP terasa sulit untuk diaplikasikan bahkan pemikiran untuk menerapkan sistem yang terintegrasi tersebut seolah-olah masih menjadi suatu hal yang baru. Oleh karena itu, dalam paper ini akan dilakukan observasi untuk menganalisa dan mengevaluasi mengenai penerapan ERP di perusahaan-perusahaan yang saat ini telah menggunakan sistem ERP dalam perusahaannya. Dari paper ini diharapkan dapat memberi gambaran dan masukan bagi perusahaan-perusahaan yang belum menerapkan ERP untuk mengenal sistem yang terintegrasi dan keuntungan yang diperoleh dalam pengimplementasian ERP. Selain itu dari paper ini diharapkan dapat memberi evaluasi yang cukup berguna bagi perusahaan yang telah mengimplementasikan ERP serta

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 2006

memberikan informasi yang cukup penting mengenai pengaruh ERP terhadap efisiensi dalam sistem di perusahaan. TEKNOLOGI ENTERPRISE RESOURCES PLANNING (ERP) Pada suatu organisasi yang kompleks dengan banyak departemen yang menjalankan fungsi dan objektif masing-masing, kerapkali terjadi bias informasi, persepsi dan pengambilan keputusan antara satu unit departemen dengan unit yang lain. ERP merupakan sebuah konsep, teknik, ataupun metode guna mengintegrasikan seluruh departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam suatu sistem automasi keseluruhan proses bisnis guna meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan. Manfaat dari ERP ini adalah: integrasi bisnis secara keseluruhan, fleksibilitas dalam organisasi untuk bertransformasi dan meningkatkan turn-overnya, menciptakan analisa dan peningkatan kapabilitas yang lebih baik, serta penggunaan teknologi terbaru. Pada ERP sendiri terjadi perubahan paradigma dari sistem konvensional yang serba terisolasi ke arah penggunaan information teknologi yang lebih terintegrasi menghasilkan aliran informasi yang lebih lancar pada level organisasional maupun departemental (Gambar 1). Strategic & Operational Planning

Finance

Manufacturing

Materials Management

Human Resources

ERP System

Logistic Management

Maintenance Management

Quality Management

Sales & Distribution

Gambar 1. Integrasi Informasi melalui Sistem ERP

Peranan informasi mutlak adanya, beberapa karakteristik fundamental informasi adalah akurasi (ketepatan), relevansi (kebenaran), dan avalabilitas (ketersediaan). Namun, beberapa penelitian mencatat beberapa permasalahan dengan sistem informasi manajemen konvensional, yaitu hanya menyediakan source data yang sudah ditentukan sehingga kerapkali terjadi miss-information antar departemen dan keterbatasan analisa data. Implementasi ERP ini sendiri memiliki beberapa resiko yang berkaitan dengan ukuran proyeknya, aplikasi teknologinya, struktur, stabilitas, strategi maupun penggunanya. Adapun beberapa biaya yang mungkin termasuk adalah biaya replacement yang lama ke sistem yang baru, biaya training dan peningkatan fasilitas, biaya konsultan maupun biaya tak terlihat seperti biaya depresi akibat pergantian sistem. A-12-2

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 2006

Critical Success Factor (CSF) merupakan suatu parameter pengukuran dalam mengukur kinerja dari suatu fungsi ERP dalam perusahaan. Asumsi yang dipergunakan adalah bahwa fungsi ERP yang dikembangkan oleh perusahaan secara otodidak sendiri tanpa melibatkan konsultan ataupun pihak ketiga tetap dianggap sebagai aplikasi ERP. Berdasarkan metode CSF (Critical Success Factor), faktor-faktor kesuksesan dalam ERP dibagi menjadi 5 kelompok yaitu: 1. Management/organisasi; meliputi komitmen, edukasi, keterlibatan, pemilihan tim, pelatihan, serta peran dan tanggung jawab. 2. Proses; meliputi alignment, dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses. 3. Teknologi; meliputi hardware, software, manajemen sistem, dan interface. 4. Data; meliputi file utama, file transaksi, struktur data, dan maintenance dan integrasi data. 5. Personel; meliputi edukasi, pelatihan, pengembangan skill, dan pengembangan pengetahuan. METODOLOGI PENELITIAN Evaluasi ini dilakukan dengan survey dan kuisioner terhadap lima perusahaan besar di Jawa Timur yang telah menerapkan sistem ERP dalam sistem kerja perusahaannya.. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan berdasarkan faktor-faktor yang terdapat dalam metode CSFs. Digunakan metode survey dan kuisioner sebagai sarana mencari data dalam analisa pada perusahaan-perusahaan yang dipilih sebagai acuan implementasi ERP ini adalah : PT Domusindo Perdana, PT Sinar Sosro, PT Insera Sena, PT Spindo dan PT Santos Jaya Abadi ANALISA Berdasarkan dari hasil Tabel 1., CSF yang ada diambil dari studi survey dan wawancara pada 5 perusahaan, dengan analisa sebagai berikut: a) Analisa parsial  Management/Organisasi Management/Organisasi adalah faktor yang melihat dari pengaruh keseriusan internal manajemen terhadap suksesnya pelaksanaan sistem ERP. Dari hasil faktor CSF di atas diperoleh 76% yang berarti dari 25 parameter yang dibutuhkan sudah 19 parameter terpenuhi. Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan-perusahaan yang ada telah cukup baik dalam menempatkan jajaran manajemennya untuk memegang kendali implementasi ERP dalam perusahaan. Dari semua faktor yang ada pada CSFs, faktor manajemen adalah faktor yang memiliki prosentase terbesar yaitu 26%. Hal ini berarti pengaruh komitmen, pendidikan, dan keterlibatan pihak manajemen terhadap kesuksesan perusahaan dalam hal ini penerapan sistem ERP cukup besar.  Proses Proses adalah faktor internal yang terjadi yang mendukung kinerja perusahaan baik proses yang berhubungan dengan manusia, mesin, produk, material maupun sistemnya. Faktor CSF yang ditunjukkan sebesar 65%, berarti faktor proses telah 65% berjalan sebagaimana mestinya. Dari keseluruhan faktor yang ada, faktor proses berpengaruh sebesar 19%. Hal ini-pun dapat diketahui bahwa sekalipun faktor proses terjadi seolah-olah secara rutinitas namun harus benar-benar diperhatikan karena proses dalam perusahaan ikut memegang peranan penting dalam kesuksesan perusahaan.  Teknologi A-12-3

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 2006

Dalam sistem ERP, faktor teknologi tentu saja menjadi faktor yang cukup penting, karena ERP identik dengan sistem komputerisasi dan berlawanan dengan sistem manual. Faktor teknologi yang diperoleh dengan nilai CSF sebesar 100%, yang berarti bahwa teknologi merupakan prasyarat mutlak ERP. Hal ini semakin diperkuat dengan pengaruh aspek teknologi sebesar 20% dari CSF keseluruhan.  Data Faktor data adalah faktor yang berhubungan dengan file atau data-data dalam perusahaan, baik yang data masa lalu maupun yang akan dikerjakan. Sehingga dengan adanya data-data tersebut, aliran proses dalam perusahaan yang jika dalam penerapan ERP akan diintegrasikan dari setiap departemen dapat dilakukan dengan lancar. Faktor ini mendapatkan nilai sebesar 100% artinya aliran dan dokumentasi data sangat penting sifatnya dalam fungsi ERP. Apalagi dengan kontribusi 20% yang ditunjukkan secara keseluruhan menunjukkan pentingnya faktor ini dalam perusahaan.  Manusia Dalam sistem ERP, selain teknologi maka ada faktor lain yang sangat berpengaruh, yaitu faktor manusia. Manusia merupakan pelaku atau objek aktif untuk mencapai kesuksesan. Pada hasil CSF didapatkan bahwa nilai untuk manusianya sebesar 55%, 11 parameter terpenuhi dari 20 parameter serta hanya berhasil 15% dari keseluruhan faktor yang ada. Hal ini menunjukkan bahwa kontribusi manusia masih relatif rendah. Perusahaan-perusahaan saat ini kurang menyadari pentingnya kualitas manusia dalam suatu perusahaan, baik dari segi skill maupun pengetahuan, pendidikan dan lain-lain. Oleh karena itu dibutuhkan peningkatan kesadaran bagi manajemen bahwa faktor manusia sangat berpengaruh terlebih dalam penerapan ERP. Selain itu kesadaran dari pihak bawah/ karyawan bahwa bekerja tidak hanya untuk uang tetapi juga untuk meningkatkan diri, sangatlah penting. b) Analisa keseluruhan Dari seluruh CSF yang menjadi parameter ditemukan bahwa dari 95 parameter yang dibutuhkan demi mencapai keefektifan dari implementasi ERP sudah 73 parameter yang terpenuhi dengan baik yaitu dengan prosentase 77%nya. PENUTUP Enterprise Resource Planning sebagai merupakan konsep sistem informasi dalam suatu perusahaan yang sangat baik. Pada sistem ERP dengan metode CSFs, faktor yang diukur meliputi faktor di dalam internal manajemen, proses, teknologi, data, dan faktor manusianya. Keseluruhan faktor itu akan dikaitkan dan diintegrasikan ke seluruh departemen yang ada, yang kemudian dapat dianalisa baik secara per bagian maupun keseluruhan departemen. Penerapan sistem ERP ini dapat mendukung kesuksesan kinerja perusahaan melalui pengaplikasian faktor-faktor dalam CSFs. DAFTAR PUSTAKA Bergstrom, M., Lars Sthen, 2005, “Matching Industrialised Timber Frame Housing Needs and Enterprise Resources Planning : A Change Process”, International Journal of Production Economics 97, pp. 172-184. Buck-Emden, R., 2000, The SAP R/3 System : An introduction to ERP and Business Software Technology, Harlow, England : Addison-Wesley, an imprint of Pearson Education Limited.

A-12-4

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 2006

Dechow, N., Jan Mouritsen, 2005, “Enterprise Resources Planning Systems, Management Control and The Guest For Integration”, International Journal Accounting, Organizations and Society 30 pp. 691-733. Evgeniou, T., 2002, “Information Integration and Information Strategies For Adaptive Enterprises” ,European Management Journal Vol.20, No 5, pp. 486-494. Hamilton, S., 2002, Maximizing Your ERP System a Practical Guide Manager, Mcgraw-Hill. Her, J., Yu-Min Wang, 2005, “Measuring ERP Success : The Key-User’ Viewpoint of the ERP to Produce a Viable IS in the Organization,” International Journal Computer in Human Behavior. www.elsevier.com/locate/comphumbeh Jung, J., Injun Choi and Minseok Song, 2006, ”An Integration Architecture For Knowledge Management Systems and Business Process Management System”, International Journal Computer In Industry. Niels Dechow, Jan Mouristen, 2005, “Enterprise Resource Planning System, Management Control and The Quest For Integration”, The Internasional Journal Accounting Organizations and Society 30, pp. 691-733. Roberts. F., Elliot Bendoly, 2003“ Enterprise Resources Planning: Developments and Directions for Operations Management Research”, European Journal of Operational Research 146, pp. 233-240. Sun, A.Y.T., Abe Yazdani , and John D. Overend, 2005, “Achievment Assesment For Enterprise Resources Planning (ERP) System Implementation Based on Critical Success Factors (CSFs)”, International Journal Production Economics 98, pp. 189-20. Umble, E., Ronald R. Haft, M. Michael Umble, 2003, “Enterprise Resource Planning: Implementation Procedures and Critical Success Factors”, European Journal of Operational Research 146, pp. 241-257. Wu, J.H., Yu-Min Wang, 2005, “Measuring ERP Success : The Key Users Viewpoint of The ERP to Produce a Viable IS in The Organization”, International Journal Computer in Human Behavior 20, pp. 17-32. Xue, Y., Huigang Liang, William R. Bulton, etc., 2004, “ ERP Implementation Failure in China: Case Studies With Implications for ERP Vendors” , Internasional Journal of Production Economics 97, pp. 279-295. Zheng, Z., Matthew K. O. Lee, Pei Huang, etc., 2005, “ A Framework of ERP Systems Implementation Success in China : An Empirical Study”, Internasional Journal of Production Economics 98, pp. 56-80.

A-12-5

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 2006

Tabel 1. Tabel Hasil Analisa Implementasi ERP Melalui Metode CSFs Total Attributes Addvessed

Knowledge Management

Skills Development

Education

Data Structure

Transactional Files

Master Files

System Management

Software

Hardware

People CSF

Data CSF

Training

Technology CSF

Integration

Documentation

Alignment

Role & Responsibilities

Training

Involvement

Process CSF Process Redesign

Company PT Domusindo Perdana

Education

Commitment

Management/Organization CSF

√

x

√

√

√

√

√

x

x

√

√

√

√

√

√

x

√

x

x

13

√

√

√

√

√

√

√

x

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

18

√

√

x

x

√

x

√

x

√

√

√

√

√

√

√

√

x

x

x

12

PT Spindo

x

√

√

x

x

√

x

√

√

√

√

√

√

√

√

√

x

x

x

12

PT Santos

√

√

√

√

√

√

√

√

x

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

18

Total

4

4

4

3

4

4

4

2

3

5

5

5

5

5

5

4

3

2

2

Total (%)

80%

80%

80%

60%

80%

80%

80%

40%

60%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

80%

60%

40%

40%

CSF Total

19

13

15

15

11

73

% Total

26%

19%

20%

20%

15%

100%

CSF Score

76%

65%

100%

100%

55%

77%

PT Sinar Sosro PT Insera Sena