ENTERPRISE RESOURCES PLANNING

ENTERPRISE RESOURCES PLANNING    Dalam  lingkungan  usaha  dewasa  ini,  perusahaan  yang  bergerak  di  bidang  manufaktur  mendapatkan  tekanan  yang  sangat  besar  untuk  menghasilkan  produk  yang  berkualitas  prima  dengan  harga  yang  kompetitif,  dan  untuk  mengirimkan  ke  konsumen  lebih  cepat  daripada  kompetitor.    Menghadapi  tantangan  seperti  tersebut  di  atas,  banyak  perusahaan  melirik  solusinya  kepada  teknologi  sistem  informasi  yang  dikenal  dengan  nama  Enterprise  Resource  Planning  (ERP).    ERP  dianggap  sebagai  alat  bantu  yang  sangat  powerful  untuk  membuat  perusahaan  memiliki  daya  saing yang tinggi.      ERP  adalah  sistem  informasi  yang  didesain  untuk  mendukung  keseluruhan  unit  fungsional  dari  perusahaan.  ERP  mengambil  alih  tugas  rutin  dari  personel  sehingga  memberikan  kesempatan  kepada sumber daya manusia perusahaan untuk berkonsentrasi dalam penanganan masalah yang  kritis dan berdampak jangka panjang. ERP juga membawa dampak cost efficiency yang signifikan  dengan  adanya  integrasi  dan  monitoring  yang  berkelanjutan  terhadap  performance  organisasi.  Singkatnya,  ERP  bukan  hanya  software  semata,  namun  suatu  solusi  terhadap  permasalahan  informasi dalam organisasi.    Meskipun  dihalangi  oleh  biaya  investasi  yang  besar,  banyak  perusahaan  di  dunia  –termasuk  Indonesia– seperti berlomba‐lomba untuk mengadopsi sistem informasi ini. Hal ini karena paket  software  ERP  yang  diimplementasikan  secara  baik  akan  menghasilkan  return  terhadap  investasi  yang layak dan dalam waktu cepat.     Contoh  keuntungan  menggunakan  ERP:  Meskipun  teknologi  tradisional  –seperti  MPS  dan  MRP–  tetap digunakan, kompetisi pasar  saat ini  mengharuskan perusahaan untuk mengadopsi prinsip‐ prinsip  lean  manufacturing  dalam  usaha  mengurangi  inventory,  memperpendek  lead  time,  dan  meningkatkan  on‐time  delivery.  Teknologi  ERP  generasi  terbaru  telah  menanamkan  prinsip  lean  manufacturing dalam programnya, sehingga mengadopsi ERP berarti juga mengimplementasikan  lean manufacturing.    Enterprise  Resource  Planning  (ERP)  dapat  didefinisikan  sebagai  software  information  system  berbasis  komputer  yang  dirancang  untuk  mengolah  dan  memanipulasi  suatu  transaksi  di  dalam  organisasi dan menyediakan fasilitas perencanaan, produksi dan pelayanan konsumen yang real‐ time dan terintegrasi. (O’Leary, 2000)    Sistem  ERP  secara  terminologi  dapat  diartikan  sebagai  sebuah  aplikasi  yang  dapat  mendukung  transaksi  atau  operasi  sehari‐hari  yang  berhubungan  dengan  pengelolaan  sumber  daya  sebuah  perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.  Enterprise  Resource  Planning  (ERP)  dan  pendahulunya,  Manufacturing  Resource  Planning  (MRP  II),  memungkinkan  terjadinya  kemajuan  yang  sangat  besar  dalam  manajemen  proses‐proses  manufaktur. ERP juga salah satu faktor penyumbang pada performa ekonomi Amerika yang luar  biasa  pada  era  1990‐an.  Tidak  diragukan  bahwa  ERP  adalah  tonggak  sejarah  dalam  proses  industri.     Secara  khusus,  sistem  ERP  dapat  dikatakan  mempunyai  karakteristik  sebagai  berikut  (O’Leary,  2000):  • Dirancang sebagai software bertipe client‐server  • Mengintegrasikan sebagian besar atau mayoritas proses bisnis dalam organisasi  • Mampu mengolah sebagian besar transaksi yang terjadi dalam perusahaan  4

• • • • • •

Menggunakan enterprise‐wide database   Data dapat diakses secara real‐time  Mampu mengintegrasikan perencanaan dan eksekusi transaksi   Mendukung sistem informasi dalam multi‐kurs dan multi bahasa  Mempunyai solusi spesifik untuk suatu industri  Dapatdicustomiasi tanpa merubah bahasa program 

  Dengan  mengimplementasikan  proses  bisnis  standar  perusahaan  dan  database  tunggal  (single  database)  yang  mencakup  keseluruhan  aktivitas  dan  lokasi  di  dalam  perusahaan,  ERP  mampu  menyediakan integrasi di antara aktivitas dan lokasi tersebut. Sebagai hasilnya, sistem ERP dapat  mendorong ke arah kemampuan decision‐making yang lebih baik dengan parameter yang terukur  secara kuantitatif, seperti misalnya penurunan inventory level, pengurangan personel, percepatan  pengolahan laporan keuangan, dan lain‐lain. (O’Leary, 2000)    Beberapa alasan bagi perusahaan untuk mengimplementasikan ERP adalah (O’Leary, 2000):  • ERP mengitegrasikan aktivitas perusahaan  • ERP memberikan kesempatan untuk mengadopsi best practice    • ERP memberikan kemampuan standarisasi dalam  organisasi    • ERP menghindarkan terjadinya information asymetry  • ERP menyediakan informasi secara real‐time dan on‐line  • ERP memberikan keleluasaan untuk mengakses data perencanaan dan controlling secara  simultan  • ERP memberikan fasilitas komunikasi dan kolaborasi di dalam satu perusahaan  • ERP memberikan fasilitas komunikasi dan kolaborasi antar perusahaan    Secara garis besar, ERP bisa digambarkan sebagai:  • Perkakas  manajemen  yang  menyeimbangkan  persediaan  dan  permintaan  perusahaan  secara menyeluruh,   • Penghubung pelanggan dan supplier dalam satu kesatuan rantai ketersediaan,  • Alat adopsi proses‐proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan (best  practices),   • Alat  integrasi  seluruh  bagian  fungsional  perusahaan:  sales,  marketing,  manufacturing,  operations,  logistics,  purchasing,  finance,  new  product  development,  dan  human  resources,  • Sarana  meningkatkan  pelayanan  pelanggan  dan  produktifitas,  serta  menurunkan  biaya  dan inventory,   • Dasar untuk e‐commerce yang efektif.    Berikut beberapa contoh bagus mengenai penerapan ERP di berbagai perusahaan:    ™ Enterprise  Resource  Planning  membantu  sebuah  perusahaan  menaikan  20%  tingkat  penjualannya di tengah industri yang sedang menurun. Wakil presiden bidang penjualan  menjelaskan,  "Kita  berhasil  menangkap  bisnis  dari  saingan‐saingan  kita.  Berkat  ERP,  kini  kita dapat mengirim lebih cepat dari mereka dan tepat waktu."    ™ Enterprise  Resource  Planning  membantu  sebuah  perusahaan  Fortune  500  dalam  mencapai  penghematan  biaya  yang  sangat  besar  dan  mendapatkan  keunggulan  daya  saing yang signifikan. Wakil presiden bidang logistik menyatakan, "ERP menyediakan kunci  untuk menjadi perusahaan global. Keputusan dapat diambil dengan data yang akurat dan  dengan  proses  yang  menghubungkan  demand  dan  supply  di  berbagai  belahan  dunia.  Perubahan ini bernilai miliaran bagi kami dalam penjualan di seluruh dunia."   5

  Untuk  mengetahui  bagaimana  sistem  ERP  dapat  membantu  sistem  operasi  bisnis  perusahaan,  mari kita perhatikan suatu kasus kecil di bawah ini:    Katakanlah sebuah perusahaan menerima order untuk 100 unit Produk A. Sistem ERP  akan  membantu  menghitung  berapa  yang  dapat  diproduksi  berdasarkan  segala  keterbatasan sumber daya yang ada pada kita saat ini. Apabila sumber daya tersebut  tidak  mencukupi,  sistem  ERP  dapat  menghitung  berapa  lagi  sumberdaya  yang  diperlukan, sekaligus membantu kita dalam proses pengadaannya.     Ketika  hendak  mendistribusikan  hasil  produksi,  sistem  ERP  juga  dapat  menentukan  cara  pemuatan  dan  pengangkutan  yang  optimal  kepada  tujuan  yang  ditentukan  pelanggan.  Dalam  proses  ini,  tentunya  segala  aspek  yang  berhubungan  dengan  keuangan  akan  tercatat  dalam  sistem  ERP  tersebut  termasuk  menghitung  berapa  biaya produksi dari 100 unit tersebut.    Dapat kita lihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu fungsi/bagian sering digunakan  oleh fungsi/bagian yang lain. Misalnya daftar produk bisa dipakai oleh bagian pembelian, bagian  perbekalan,  bagian  produksi,  bagian  gudang,  bagian  pengangkutan,  bagian  keuangan  dan  sebagainya. Oleh karena itu, unsur 'integrasi' itu sangat penting dan merupakan tantangan besar  bagi vendor sistem ERP.    Pada  prinsipnya,  dengan  sistem  ERP  sebuah  industri  dapat  dijalankan  secara  optimal  dan  dapat  mengurangi biaya‐biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving part,  dll.),  biaya  kerugian  akibat  'machine  fault',  dan  lain‐lain.  Di  negara‐negara  maju  yang  sudah  didukung  oleh  infrastruktur  yang  memadai,  perusahaan  dapat  menggunakan  ERP  dalam  menerapkan  konsep  JIT  (Just‐In‐Time).  Di  sini,  segala  sumberdaya  untuk  produksi  benar‐benar  disediakan  hanya  pada  saat  diperlukan  (fast  moving).  Termasuk  juga  penyedian  suku  cadang  untuk perawatan mesin, jadwal perbaikan, dan manajemen persediaan.    Sistem  ERP  dibagi  atas  beberapa  sub‐sistem  yaitu  sistem  Financial,  sistem  Distribusi,  sistem  Manufaktur,  sistem  Maintenance  dan  sistem  Human  Resource.  Untuk  lebih  meningkatkan  kemapuan sistem ERP perlu ditambah  modul CRM, SRM, PLM dan juga Project Management.    Bagi  industri  yang  memerlukan  efisiensi  dan  komputerisasi  dari  segi  penjualan,  maka  ada  tambahan  bagi  konsep  ERP  yang  bernama  Sales  Force  Automation  (SFA).  Sistem  ini  merupakan  suatu bagian penting dari suatu rantai pengadaan (Supply Chain) ERP. Pada dasarnya, Sales yang  dilengkapi  dengan  SFA  dapat  bekerja  lebih  efisien  karena  semua  informasi  mengenai  suatu  pelanggan atau produk yang dipasarkan ada di databasenya.    Khusus  untuk  industri  yang  bersifat  assemble‐to‐order  atau  make‐to‐order  seperti  industri  pesawat, perkapalan, automobil, truk dan industri berat lainnya, sistem ERP dapat juga dilengkapi  dengan Sales Configuration System (SCS). Dengan SCS, Sales dapat memberikan penawaran serta  proposal  yang  dilengkapi  dengan  gambar,  spesifikasi,  harga  berdasarkan  keinginan/pesanan  pelanggan.  Misalnya  saja  seorang  calon  pelanggan  menelpon  untuk  mendapatkan  tawaran  sebuah  mobil  dengan  berbagai  kombinasi  yang  mencakup  warna  biru,  roda  racing,  mesin  V6  dengan  spoiler  sport  dan  lain‐lain.  Dengan  SCS,  Sales  dapat  menberikan  harga  mobil  dengan  kombinasi tersebut pada saat itu juga.    Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap 'best practice' proses umum yang  paling layak di tiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian  (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.  6

  Untuk  mendapatkan  manfaat  yang  sebesar‐besarnya  dari  sistem  ERP,  maka  perusahaan  juga  harus mengikuti 'best practice process' (proses umum terbaik) yang berlaku. Disini banyak timbul  masalah dan tantangan bagi industri di Indonesia. Tantangannya misalnya, bagaimana mengubah  proses  kerja  kita  menjadi  sesuai  dengan  proses  kerja  yang  dihendaki  oleh  sistem  ERP.  Atau  sebaliknya, mengubah sistem ERP untuk menyesuaikan proses kerja kita.    Proses penyesuaian itu sering disebut sebagai proses kustomisasi. Jika dalam kegiatan kustomisasi  diperlukan perubahan proses kerja yang cukup mendasar, maka perusahaan ini harus melakukan  Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan‐bulan.    Modul‐modul Enterprise Resource Planning (ERP) System secara umum:    1. Item Master Management (IMM)  2. Bill Of Material (BOM)  3. Demand Management (DM)  4. Sales and Order Management (SOM)  5. Master Production Scheduling (MPS)  6. Material Requirements Planning (MRP)  7. Capacity Requirement Planning  8. Inventory Mangement (INV)  9. Shop Floor Control (SFC)  10. Purchasing Management (PUR)  11. General Ledger (GL)  12. Account Payable (AP)  13. Account Receivable (AR)  14. Cost Control (CO)  15. Financial Reporting (FIR) 

 

7

Infor ERP VISUAL    Biaya  implementasi  yang  sangat  mahal  merupakan  hambatan  utama  bagi  perusahaan  ukuran  menengah  dalam  adopsi  ERP  System.  Banyak  perusahaan  yang  mengenali  potensi  keuntungan  bila  mengadopsi  ERP  harus  mundur  teratur  begitu  mengetahui  berapa  investasi  yang  harus  mereka  keluarkan.  Untuk  mengatasi  kendala  sekaligus  pasar  laten  tersebut,  beberapa  vendor  piranti lunak mulai memperkenalkan “versi kecil” dari ERP. Disebut versi kecil karena kemampuan  ERP yang dikeluarkan oleh vendor tersebut berada di bawah vendor ERP ternama seperti Oracle,  SAP dan JDE. Namun demikian piranti lunak yang mereka tawarkan tetap memiliki ciri‐ciri utama  ERP, yaitu: integrasi seluruh proses bisnis, best practice, solusi modular, dan client‐server setting.  Keunggulannya, produk yang mereka tawakan lebih ekonomis sehingga bisa menarik perusahaan  kelas menengah yang ingin mengimplementasi ERP.    Saat  ini  terdapat  banyak  vendor  ERP  di  pasaran.  Nama‐nama  besar  seperti  SAP,  JD  Edwards,  Oracle  Business  Suite,  Microsoft  Business  Solution,  Baan,  dan  PeopleSoft  mendominasi  pasar.  Namun  banyak  juga  vendor  ERP  di  luar  itu  yang  menyediakan  aplikasi  yang  tidak  kalah  canggih  dengan  harga  yang  lebih  terjangkau,  diantaranya  Infor  VISUAL  Enterprise  dari  Lilly  Software  Associates (LSA).    Infor  VISUAL  memiliki  kemampuan  integrasi  terhadap  kebutuhan  inti  dalam  sistem  manufaktur,  termasuk:   - Material Requirement Planning (MRP),   - Perencanaan dan penjadwalan produksi,   - Eksekusi manufaktur,   - Customer Relationship Management (CRM),   - Manajemen kualitas, dan   - Manajemen pergudangan.    Infor VISUAL juga dilengkapi kemampuan untuk berinteraksi dengan piranti lain seperti Microsoft  Office, CAD, dan internet.    Infor  VISUAL  seperti  juga  ERP  unggulan,  merupakan  solusi  modular.  Garis  besar  Infor  VISUAL  terdiri atas dua modul:  ƒ VISUAL Manufacturing  ƒ VISUAL Financial  Karena  Infor  berangkat  dari  fungsi  manufaktur,  maka  titik  sentral  Infor  VISUAL  adalah  modul  VISUAL Manufacturing.    

8

 

 

Perencanaan Produksi  Jantung  bagi  modul  VISUAL  Manufacturing  adalah  Manufacturing  Window.  Manufacturing  Window  menampilkan  Bill  Of  Manufacuring  (BOM),  suatu  kombinasi  antara  bill  of  material  dengan  routing  produk.  Manufacturing  Window  merupakan  jendela  bagi  pengguna  untuk  membuat:  - Engineering Master – untuk keperluan pembuatan produk baru,  - Work  Order  –  untuk  membuat  pesanan  dari  konsumen  dan  melakukan  review  proyek,  dan   - Quote Master – untuk melakukan estimasi biaya dan penawaran ke konsumen.     Pada  saat  yang  bersamaan  pengguna  memasukkan  informasi  komponen  dan  operasi  dalam  pembuatan  BOM,  informasi  tentang  biaya  juga  ikut  diolah.  Dengan  cara  ini,  terjadi  integrasi  antara aktivitas produksi, pemasaran, dan keuangan/pembiayaan.    Engineering  Master  menggambarkan  BOM  secara  grafis  menggunakan  sistem  kartu.  Kelebihan  penggunaan grafik kartu adalah:  • Mudah  mengenali  produk  yang  akan  dibuat,  material  yang  diperlukan  dan  langkah‐ langkah operasinya;  • Dapat mengatur interaksi dengan proses luar (outsource/contract);  • Mudah dalam pembuatan sub‐assembly secara made‐to‐order;  • Mudah dalam tracking;  • Mendukung penjadwalan secara Just‐In‐Time.    Kelebihan pembuatan work order dari Manufacturing Window adalah:  • Transaksi material (issue dan backflush) dapat dilakukan secara otomatis dari lantai kerja;  • Mudah  memantau  perkembangan  penyelesaian  pekerjaan  di  lantai  kerja  di  setiap  saat  dengan bantuan batang berwarna sebagai indikator;  • Dokumen  referensi  (CAD,  video,  bitmap,  dll)  terhubung  ke  work  order  sehingga  bisa  diakses dengan cepat; 

9

  Perhitungan biaya produksi dilakukan dengan tiga metode:  - Biaya estimasi,  - Biaya aktual,  - Biaya proyeksi.  Perhitungan biaya juga dilengkapi variansi yang terjadi.    Perencanaan Material  Material  Planning  Window  merupakan  jendela  bagi  pengguna  untuk  menghitung  dan  merencanakan  penyediaan  material  yang  diperlukan  bagi  pengerjaan  work  order.  Perhitungan  material  bisa  dilakukan  tanpa  harus  menjalankan  MRP.  Permintaan  terhadap  material  dapat  dipantau  setiap  saat  dengan  data  yang  terbaharui  begitu  ada  perubahan  terhadap  jadwal  produksi.    Material  Planning  Window  dilengkapi  juga  dengan  akses  ke  fungsi  Labor  Transaction  untuk  pemeriksaan ketersediaan sumber daya dan material.    Penjadwalan Produksi  Infor  VISUAL  menyediakan  fungsi  Concurrent  Scheduler  untuk  keperluan  penjadwalan  produksi.  Sesuai  namanya,  Concurrent  Scheduler  mampu  menjadwalkan  material  dan  sumber  daya  yang  lain (operator, unit kerja) secara simultan. Dengan penjadwalan simultan sedemikian rupa, dapat  dipastikan bahwa SDM tersedia pada saat material tersedia.   Untuk  perusahaan  yang  menggunakan  metode  Lean  Manufacturing,  tersedia  fungsi  Easy  Lean  yang sejalan dengan strategi lean.     Concurrent Scheduler menyediakan beberapa metode penjadwalan yang dapat digunakan secara  fleksibel.    Jendela  yang  digunakan  untuk  mengakses  Concurrent  Scheduler  adalah  Scheduling  Window.  Di  Scheduling  Window,  jadwal  produksi  ditampilkan  secara  grafis  dengan  layout  yang  memuat:  ƒ Daftar resource (mesin, operator, unit kerja) dan kapasitasnya;  ƒ Perbandingan timeline satu proyek dengan proyek lainnya;  ƒ Sistem warna untuk mengenali proyek yang tepat waktu maupun yang terlambat jadwal;  Scheduling  Window  juga  menyediakan  kapabilitas  untuk  memodifikasi  jadwal  secara  langsung  pada  layar  grafis,  dan  pilihan  skenario  “what‐if”  untuk  melihat  perbaikan  yang  bisa  dilakukan  untuk menyesuaikan jadwal dengan keinginan pengguna.    Distribusi   Infor  VISUAL  menyadari  pentingnya  perusahaan  mengantarkan  produknya  dengan  tepat  waktu,  tepat  kualitas  dan  tepat  jumlah.  Salah  satu  bentuk  kemudahan  yang  ditawarkan  adalah  kemampuan  pengguna  untuk  mengirimkan  work  order  ke  konsumen  tanpa  melalui  proses  inventory receipt. Inventory receipt akan dibuat secara otomatis pada saat pengguna melakukan  transaksi  pengiriman  (shipping)  langsung  dari  lantai  kerja.  Kemudahan  lain  adalah  keterkaitan  antar  dokumen  referensi  sehingga  memungkinkan  dilakukan  proses  tracking  dan  audit  dengan  mudah.     Infor  menjanjikan  perusahaan  yang  mengadopsi  Infor  VISUAL  untuk  mendapatkan  manfaat  berupa:  ¾ Masa implementasi yang singkat (3 sampai 6 bulan)  ¾ 50% penurunan lead time manufaktur  ¾ 50% penurunan tingkat work‐in‐process inventory  ¾ 100% kenaikan produktivitas  ¾ 67% penurunan lead time pembuatan quote  10

¾ 50% penurunan persediaan produk jadi  ¾ Masa pengembalian investasi yang singkat (kurang lebih 12 bulan)    Keunggulan Infor ERP VISUAL:    - Solusi manufaktur yang komprehensif  - Memperbaiki aliran kerja dalam lingkungan yang dinamis  - Menggabungkan keterjangkauan harga dengan kedalaman fungsi  - Ideal untuk industri yang dalam fase berkembang, manufaktur dengan berbagai tipe yang  memerlukan solusi modular  - Mampu dikembangkan seiring pertumbuhan bisnis   

VISUAL Manufacturing

Sales

Purchasing

Engineering &  Manufacturing

Inventory

Scheduling

Orders

Orders

Inventoy Transaction Entry ECN's

Concurrent Scheduler

Customer Inquiry

Vendor Inquiry

Material Planning Window Manufacturing Window

Scheduling Window

Customer Maintenance

Vendor Maintenance

Maintenance

Work Order Traveller

Throughput Window

Shipping Entry

Purchase Receipt Entry

Traceability

Labor Ticket Entry

Utilization Percentages Resource Delay Production Schedule Report

Billing

Services

IBT's

Resource & Equip.  Maintenance

Sales Reporting

Task Maintenance

Physical Inventory Count

Quality

Tax Maintenance

Receiving Report

Cost Simulation

VISUAL Quality

Inventory Valuation Report Reporting

Financials

VISUAL Financial

Ledger Receivables Payables Cash

Executive Executive Information  System Exec. Information System  Host Throughput Window

Administration Users and Employees

User Applications Notepad

Maintenance Database Tools and Utilities

Admin and Utilities Payroll Human Resources

  Infor  ERP  VISUAL  menspesialisasikan  diri  sebagai  ERP  bagi  discrete  manufacturing  system,  sehingga memiliki kapabilitas:  - Mendukung  keseluruhan  siklus  hidup  bisnis  mulai  tahapan  perencanaan,  produksi,  delivery sampai kepada sourcing.  - Kompatibel dengan berbagai jenis model bisnis manufaktur:  o Engineer‐to‐order  o Make‐to‐order  o Configure‐to‐order  o Make‐to‐stock  o Assembly‐to‐order     

11

 

ALUR PENJADWALAN PRODUKSI   

Untuk  bisa  memahami  alur  penjadwalan  produksi  di  lantai  kerja,  lebih  dahulu  harus  dipahami  sistem produksi yang diterapkan di perusahaan tersebut. Diantaranya adalah mengenai tipe dari  manufaktur, ukuran perusahaan, dan organisasi.      

Tipe Manufaktur    Pada  diagram  di  bawah  terlihat  tipe‐tipe  dari  manufaktur.  Bagaimana  VISUAL  dijalankan  tergantung dari kategori mana sistem produksi kita berada. Bisa jadi sistem produksi kita terletak  pada  salah  satu  kategori  yang  tertera  di  bawah,  atau  lebih  dari  satu  kategori.  Setiap  kategori  memiliki opsinya tersendiri dalam pengaturan basis data VISUAL.    Custom Manufacturing  Digunakan  untuk  membuat  produk‐produk  spesial,  dimana  hanya  dibuat  satu  atau  sedikit  unit untuk satu produk. Atau setiap produk berbeda untuk tiap konsumen. Biasanya siklus  manufakturnya dalam satuan waktu yang relatif panjang.   Pesawat  terbang,  kapal  laut,  furnitur,  dan  baju  pengantin  adalah  contoh  dari  custom  manufacturing.    Batch atau Intermittent Processing  Banyak  perusahaan  menggunakan  sistem  manufaktur  intermittent  untuk  menghasilkan  produk  seperti  wine,  kue,  bahan  kimia,  dan  minuman.  Dalam  tipe  manufaktur  ini,  produk  berjalan  dalam  lot  atau  batch,  dengan  spesifikasi  yang  tertentu.  Semua  part  dalam  batch  dapat  dianggap  identik,  tapi  part  dalam  satu  batch  dengan  part  dalam  batch  berikutnya  belum  tentu  sama.  Perpindahan  dari  satu  operasi  ke  operasi  selanjutnya  juga  dilakukan  dalam satuan batch.    Continuous Manufacturing  Sistem manufaktur ini digunakan pada saat pembuatan produk dalam jumlah sangat besar  (mass production). Part berpindah dari satu operasi ke operasi lain melalui lini produksi dan  setiap pekerja mengerjakan satu operasi tertentu dengan durasi yang singkat. Part berjalan  secara konstan sampai dihasilkan finished product.    Flexible Manufacturing  Sistem  ini  disebut  juga  hybrid  manudacturing,  dimana  dikombinasikan  antara  cirri‐ciri  continuous  dan  batch  manufacturing.  Metode  ini  menggunakan  satuan  lot  atau  batch  namun dalam jumlah relatif kecil,  sehingga bisa diproses dalam lingkungan produksi yang  serupa dengan continuous manufacturing. Flexible manufacturing dipandang sebagai sistem  masa  depan  karena  menghasilkan  produk  dengan  biaya  rendah  hanya  pada  saat  diminta  oleh pasar.   

12

 

 

Ukuraan Perusahaaan   

Sebagian  besar  keeputusan  yan ng  harus  diaambil  pada  saat  s mengattur  proses  operasi  o VISUA AL  usahaan. Sanggat penting untuk diingat sseberapa bessar  Manuffacturing berggantung padaa ukuran peru ukuran n organisasi kita, utamanyaa dalam menaangani hal‐haal yang bersifaat teknis.     Beberaapa ciri‐ciri pe erusahaan yang berukuran n besar:  management  ❒ ❒ Multi‐level  ❒ Multi divisi  ❒ ❒ ❒ Lebih dari s satu implemeentasi modul V VISUAL dilaku ukan secara b bersamaan  ❒ ❒ Lebih bany ak komunikassi tertulis  ❒ ❒ Lebih bany ak orang yang memiliki satu posisi yangg jelas  ❒ Lebih banyak training  ❒ ❒ ❒ Multiple sh hifts  dan uptime o ❒ ❒ Keamanan  operasi jauh lebih kritis    erusahaan be erukuran kecill:  Beberaapa ciri‐ciri pe ❒ ❒ Mungkin ha anya terdiri aatas pemilik dan beberapa pegawai  ❒ ❒ Sebagian b esar komunikkasi dilakukan n secara verbal  ❒ ❒ Dalam imp lementasi, im mplementor n nantinya juga bertindak sellaku user  ❒ ❒ Banyak ora ang memiliki lebih dari satu u pekerjaan aatau jabatan ❒ ❒ Single plant t/one division n  ❒ ❒ Keamanan  tidak terlalu ketat dan sed dikit down tim me dalam opeerasi tidak meenjadi soal   

Penjadwalan Lantai Kerja  Penjadwalan  Lantai  Kerja  adalah  satu  fungsi  dari  VISUAL  Manufacturing.  Untuk  menjalankannya  kita  harus  terlebih  dahulu  mempelajari  keseluruhan  fungsi  dalam  VISUAL  Manufacturing.  Pemahaman  akan  keseluruhan  modul  akan  memudahkan  kita  dalam  mengeksekusi  semua  perintah dalam rangka penjadwalan produksi. Diagram di bawah ini memperlihatkan keseluruhan  modul VISUAL Manufacturing beserta fungsi‐fungsinya.    VISU AL Screen E stim ating W indow , M aterial Planning W indow, M anufacturing W indow , O rder M anagem ent W indow

Sales Q uoting & Estim ating

Sales C ustom er O rder

Forecasted (S hipped from Stock)

(S tandard)

(N ew / C ustom )

E ngineering D esign: B ill O f M aterial

C ustom er O rder Entry, P rogress Billing Entry

M anufacturing W indow

Production Scheduling / M aterial & Service Planning W ork O rder C reation, S cheduling, M aterial Planning, & Service P lanning

G lobal Scheduler, M anufacturing W indow , S cheduling W indow , M aterial Planning W indow, Service Planning W indow , Throughput W indow

Purchasing S ub-C ontractor Q uotes, & Purchase O rders

Purchase O rder Entry, Vendor R FQ Entry, Service D ispatch Entry

R eceiving P urchase R eceipt, & S ervice R eceipt

Purchase R eceipt Entry, S ervice R eceipt Entry

Inventory C ontrol Inventory C ount, & Inventory Adjustm ents

P hysical Inventory C ount, Inventory Transaction Entry

M anufacturing: Shop F loor Control, & D ata C ollection

M anufacturing W indow , Labor Ticket Entry, Inventory Transaction Entry, Bar code C ollection

S hipping Shipping Entry, Transportation M anagem ent

S hipping Entry, O rder M anagem ent W indow

A ccounting, A /R & A/P Costing, & Invoicing

C osting U tilities, Invoicing, Ledger, A /R , A /P , Payroll, H R

 

 

  Terlihat  bahwa  modul  VISUAL  Manufacturing  terdiri  atas  10  fungsi,  masing‐masing  fungsi  digambarkan  dalam  satu  kotak  dalam  diagram  di  atas.  Selengkapnya  sepuluh  fungsi  tersebut  adalah:  1. Quoting & Estimating  2. Customer Order  3. Engineering Design  14

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Production Schedulling/Material & Service Planning  Purchasing  Receiving  Inventory Control  Manufacturing  Shipping  Accounting, A/R & A/P 

  Jika kita perhatikan seksama, akan tampak bahwa sepuluh fungsi tersebut memperlihatkan siklus  dalam sistem manufaktur, yaitu mulai dari tahap   • perencanaan dan peramalan (Quoting & Estimating),  • perancangan (Engineering Design),   • penjadwalan (Production Schedulling/Material & Service Planning),   • pemesanan material (Purchasing – Receiving),   • produksi (Manufacturing),  • pengiriman (Shipping),  • hingga pada fungsi kontrol keuangan (Accounting).   Nantinya siklus ini akan berulang terus‐menerus selama perusahaan berproduksi.  Pada  diagram  di  atas  di  sebelah  kanan  nampak  layar  apa  yang  harus  dibuka  pada  VISUAL  Manufacturing untuk menjalankan fungsi‐fungsi tersebut.   

Pada kesempatan kali ini kita akan berkonsentrasi pada fungsi Penjadwalan Produksi, yaitu fungsi  yang keempat. Untuk bisa menjalankan fungsi yang keempat, tiga fungsi sebelumnya juga harus  dikerjakan  terlebih  dahulu.  Untuk  itu  dalam  kesempatan  ini,  kita  akan  mempelajari  bagaimana  menjalankan empat fungsi di bawah ini:  1. Quoting & Estimating  2. Customer Order  3. Engineering Design  4. Production Schedulling/Material & Service Planning  Secara singkat dan garis besar, berikut akan dibahas satu per satu keempat fungsi tersebut.  1. Quoting & Estimating  Fungsi  ini  merupakan  awal  dari  sistem  manufaktur,  dimana  kita  membuat  peramalan  terhadap keseluruhan aktivitas produksi.   • Fungsi Quoting & Estimating dipicu dengan diterimanya Request For Quote (RFQ)  dari  konsumen.  Ini  merupakan  pertanda  adanya  minat  dari  konsumen  atas  produk kita.   • Jika  produk  yang  diminati  merupakan  produk  lama,  kita  bisa  memanggil  data  historis.  Sementara  jika  produk  baru,  Quoting  Data  dapat  dibuat  terlebih  dulu  sebelum Quote Master dibuat.   • Informasi mengenai estimasi biaya dan lead time dapat disertakan sebelum quote  dikirimkan ke customer.   

15

QUOTING & ESTIMATING

No Receive RFQ

Review History in Visual

New Item? Yes

Prepare Quote

Estimate Cost

Estimate Lead Time

Review Quote

1

Send to Customer

Gather Quoting Data

  2. Customer Order  Jika  customer  menyetujui  proposal  (quote)  yang  kita  ajukan,  maka  order  atau  kontrak  dapat diajukan. Memasukkan order atau kontrak dari konsumen ke dalam VISUAL dapat  dilakukan melalui fungsi Customer Order.  • Data mengenai customer dapat dibuat melalui Customer Master. Jika pelanggan  lama yang melakukan pemesanan, maka data dari Sales Order dapat digunakan.  • Pengaturan  mengenai  termin  pembayaran  juga  bisa  dilakukan  melalui  Payment  Schedulling.   • Customer  order  dapat  dibedakan  menjadi  tiga  jenis  berdasarkan  jenis  produk  yang dipesan:  i. Produk baru  ii. Produk lama tapi tidak tersedia di stock  iii. Produk lama dan tersedia di stock    CUSTOMER ORDER

2 Yes Enter Sales Order No

1

Receive Order & Review Contract

Progress Bill?

No

New Item? No

New Customer? Yes Yes

Add Customer Master

3

No Setup Payment Schedule

In Stock?

8 Yes

  3. Engineering Design  Fungsi  engineering  design  digunakan  pada  saat  terdapat  pesanan  dari  konsumen  atas  produk yang belum tersedia engineering master‐nya.   • Ada  dua  pilihan,  produk  baru  yang  akan  dibuat  masternya,  atau  produk  yang  dibuat hanya sekali ini saja.   • Engineering  master  dapat  dibuat  lengkap  memuat  struktur  produk,  operasi,  material, dan estimasi biaya. 

16

•

Engineering  master  perlu  disetujui  (dilakukan  proses  approval)  sebelum  bisa  dieksekusi menjadi work order. 

  ENGINEERING DESIGN

Create New Engineering Master (Part Number Required)

Yes

standard

2

Document options?

Add Operation(s) (Required)

Add Leg/Detail(s)? (Optional)

No

Add Material(s) (P/N Optional)

Complete?

Yes

Release / Approve Engineering Master or One-Time Workorder

3

one-time Create New One-Time Work Order (Part Number Optional)

No

  4. Production Schedulling/Material & Service Planning  Fungsi ini dilakukan untuk menjadwalkan dua hal:  1. kegiatan produksi di lantai kerja  2. pemesanan dan pembelian material/servis dari pemasok.  Kegiatan  penjadwalan  produksi  dan  perencanaan  material/servis  dilakukan  untuk  memenuhi customer order yang tidak bisa dipenuhi dari stock.  • Sebelum  menjadwalkan  produksi  di  lantai  kerja,  terlebih  dahulu  diperiksa  kelebihan work in process (WIP) yang mungkin ada.   • Setelah  dibuat,  work  order  dijadwalkan  melalui  Global  Scheduler.  Global  scheduler  nantinya  akan  memastikan  bahwa  kapasitas  tidak  terlampaui  dan  target throughput terpenuhi.   • Setelah  ketersediaan  material,  sumber  daya,  dan  tool  dipastikan,  work  order  dapat dirilis dan dibuat shop paper untuk lantai kerja.      PRODUCTION / SCHEDULING MATERIAL & SERVICE PLANNING

Adjust Existing Work Orders

System Generates Requirements for Purchasing

7

Print Shop Paperwork

5

No No

3

Check for Overstock WIP Inventory

Create & Schedule Work Order

Run Global Scheduler

Capacity OK?

Yes Perform Throughput Analysis

Throughput OK?

Yes

Release Work Order

Check Capacity, Material Availability, Existing Overstock, Tooling, etc. prior to release.

     

17

Organisasi   

Dalam  implementasi  maupun  operasional  dari  VISUAL  Manufacturing,  salah  satu  hal  paling  menentukan  adalah  aspek  organisasi.  VISUAL  Manufacturing  bukan  hanya  sebuah  sistem  informasi yang membantu user dalam melakukan hal‐hal rutin, tapi juga menentukan bagaimana  sebuah  organisasi  dijalankan.  Suatu  perintah  dalam  VISUAL  Manufacturing  juga  berarti  dijalankannya  sebuah  prosedur  dalam  organisasi  tersebut.  Menjalankan  suatu  fungsi  VISUAL  Manufacturing sama juga dengan menyaksikan apakah struktur organisasi berjalan dengan baik,  apakah semua orang menjalankan tugasnya, apakah kerja sama antar divisi berlangsung dengan  baik.      Dalam  pengaturan  implementasi  VISUAL  Manufacturing,  perlu  dibuat  terlebih  dahulu  apa  yang  disebut  User  Role  List,  atau  Daftar  Peran  Pengguna.  Dalam  daftar  ini  kita  bisa  melihat  dan  menentukan:   • Siapa berwenang menjalankan fungsi apa?  • Fungsi apa memerlukan peran siapa saja?  • Siapa melakukan otorisasi atas fungsi apa?  • Fungsi apa menentukan dimulai/diakhirinya pekerjaan siapa?    Tentu  saja  dalam  pengaturan  organisasi  perlu  dilihat  terlebih  dahulu  keperluan  dan  kebutuhan  dari  masing‐masing  organisasi,  sehingga  bisa  jadi  perlu  dilakukan  kustomisasi  atas  daftar  peran  pengguna.  Mengingat  peran  penting  dari  aspek  organisasi  dalam  implementasi  maupun  operasional VISUAL Manufacturing, Infor telah menyediakan panduan sehingga perusahaan yang  mengimplementasi dapat mengadopsi dengan mudah dan dengan sedikit resiko. Dalam kaitannya  dengan  Penjadwalan  Produksi  dan  fungsi‐fungsi  pendukungnya,  aspek  organisasi  di  bawah  ini  yang berlaku:    Fungsi: Quoting and Estimating  Æ Tanggung jawab berada pada Departemen Penjualan.    Fungsi: Customer Order  Æ  Departemen  Penjualan  bertanggung  jawab  terhadap  pembuatan  dan  pemeliharaan  semua  customer order.    Fungsi: Engineering Design  Untuk Engineering Master – Departemen Engineering yang bertanggung jawab.  Untuk  Work  Order  Master  –  Departemen  Manufacturing  yang  bertanggung  jawab  dalam  pembuatan, hanya untuk Engineering Master dan Quote Master yang telah disetujui.  Untuk  Quote  Master  –  Departemen  Penjualan  yang  bertanggung  jawab  atas  pembuatan,  Departemen Engineering yang bertanggung jawab atas pemeliharaan dan persetujuan.    Fungsi: Material and Service Planning  Æ  Manajer  Produksi  dan/atau  Manajer  Operasi  yang  bertanggung  jawab  untuk  penjadwalan  produksi,  atas  masukan  dari  Departemen  Penjualan  (dalam  hal  prioritas)  dan  Departemen  Purchasing (dalam hal ketersediaan material). 

18

BASIS DATA: 

PART MAINTENANCE   

Penjelasan  Part  Maintenance  berfungsi  untuk  menambah,  menghapus,  dan  mengedit  informasi  mengenai  part  yang  terdapat  dalam  basis  data  perusahaan.  Terdapat  dua  istilah  yang  penting  dalam  memahami Part Maintenance:  ‰ Part  –  Part  dapat  berupa  bahan  baku,  komponen  yang  dibeli,  produk  setengah  jadi  yang harus diproses lebih lanjut, atau produk jadi yang selesai dibuat di lantai kerja.  ‰ Proses – Proses bisa berupa operasi dari suatu leg pada work order, atau work order  yang sama sekali berbeda.    

Memulai Part Maintenance  Untuk mengakses Part Maintenance, buka Part Maintenance dari menu Inventory.   

 

 

Menambah Part ke Database  Part yang ditambah dapat memiliki atau tidak memiliki Part ID.   1. Klik tombol Clear untuk menampilkan layar kosong.   2. Masukkan  Part  ID.  Part  ID  bisa  berupa  nama  atau  angka,  maksimum  30  karakter.  Tidak  pernah ada dua Part ID yang sama.  3. Pilih status Part. Status default adalah Active, yang menyatakan bahwa part dapat diolah  pada menu mana saja pada VISUAL.  4. Masukkan deskripsi singkat tentang part, maksimum 40 karakter.  5. Masukkan unit pengukuran dari part, yaitu unit ukur pada saat part distok. Pilih salah satu  dari field yang tersedia.  6. Masukkan Shipping Weight. Pilih salah satu dari field yang tersedia.  7. Bila  part  dimaksud  adalah  produk  fabrikasi  yang  memiliki  Engineering  Master  (BOM),  masukkan Engineering ID.  8. Pilih kode produk pada kotak Product Code.  9. Pilih kode komoditas pada kotak Commodity Code.  10. Pilih tipe part dengan memilih salah satu pilihan pada kotak Settings.  ƒ Fabricated – Part diproduksi di bagian manufacturing 

19

ƒ ƒ ƒ

Purchased – Part dibeli dari vendor/pemasok  Consumable – Part tidak dapat disimpan di inventory  Demand  History  –  Riwayat  permintaan  part  ini  akan  disimpan  untuk  keperluan  peramalan  ƒ Inv Tx Locked – Tidak dapat melakukan aktivitas inventory atas part ini  ƒ Detail Only – Part ini bukan merupakan produk akhir dari work order  ƒ Stocked – Sejumlah tertentu part ini biasanya dapat ditemui di stok  ƒ Tool/Fixture – Part ini merupakan peralatan/fasilitas untuk kegiatan manufaktur.   ƒ Auto Issue – Pilihan ini membuat sejumlah part ini secara otomatis akan dikeluarkan  dari  gudang  utamanya  pada  saat  transaksi  pekerja  yang  memerlukan  material  tersebut terjadi  ƒ Supply  then  Leadtime  –  Berpengaruh  pada  Concurrent  Scheduler.  Concurrent  Scheduler  akan  menggunakan  suplai  yang  tersedia  terlebih  dahulu  sebelum  mengaktifkan lead‐time.  11. Isi  tab  Costing  dengan  data  biaya  part.  Untuk  part  fabrikasi,  fungsi  Implode  Costs  pada  menu Maintain dapat digunakan.  Costs  Bagian ini digunakan untuk menentukan Cost of Goods Sold untuk produk fabrikasi.  ƒ Material – Untuk part fabrikasi, adalah bahan baku per unit. Untuk part beli, adalah  biaya per unit termasuk harga beli dan semua biaya yang terkait proses pembelian.  ƒ Labor  –  Untuk  part  fabrikasi,  adalah  pekerja  langsung  untuk  membuat  part.  Untuk  part beli, praktis bernilai nol.  ƒ Burden – Untuk part fabrikasi, adalah biaya burden (beban) untuk membuat part ini.  Untuk part beli, praktis bernilai nol.  ƒ Service – Untuk part fabrikasi, perkiraan biaya untuk kebutuhan outsourcing.  ƒ Fixed  –  Digunakan  untuk  biaya‐biaya  tetap  terkait  dengan  part  beli,  misalnya  biaya  setup pemasok.   Issue Burdens  Burden adalah biaya beban yang harus ditanggung untuk penyimpanan dan penanganan  part.  ƒ Percent  –  Terekam  pada  saat  issue  material.  Biaya  beban  dihitung  berdasar  persentase per unit nilai.  ƒ Per Unit – Biaya beban dihitung berdasar biaya per unit nilai.  Purchase Burdens  Sama dengan Issue Burden namun yang terjadi pada saat material dibeli.  ƒ Percent  –  Terekam  pada  saat  pembelian  material.  Biaya  beban  dihitung  berdasar  persentase per unit nilai.  ƒ Per Unit – Biaya beban dihitung berdasar biaya per unit nilai.  Selling Price  Merupakan nilai default pada saat part terjual.   ƒ Unit Price – Harga jual per unit.  ƒ Wholesale Price – Harga wholesale per unit.  ABC Code – Untuk mengaktifkan analisis ABC pada saat perhitungan siklus part.  12. Klik pada tab Planning untuk mengisi informasi berkaitan dengan MRP.  Untuk keterangan lebih lanjut lihat Material Planning Window.  ƒ Planner User ID – Mengidentifikasi orang yang bertanggungjawab untuk perencanaan  material Part ID ini.  ƒ Buyer User ID – Mengidentifikasi orang yang bertanggungjawab untuk pembelian Part  ID ini.  ƒ Safety Stock Qty – Sejumlah kelebihan stok yang direncanakan tersedia di stok untuk  menutup order mendadak, scrap atau hal‐hal tak terduga lainnya. 

20

ƒ

Lead  Time  (in  days)  –  Jumlah  hari  yang  diperlukan  untuk  menyediakan  part  (waktu  fabrikasi, delivery time, dll).   ƒ Minimum  Order  Qty  –  Jumlah  minimum  pemesanan  pada  saat  MRP  mengeluarkan  planned order.  ƒ Maximum Order Qty – Jumlah maksimum pemesanan pada saat MRP mengeluarkan  planned order.  ƒ Multiples  of  –  Menunjukkan  jumlah  lot  planned  order  pada  MRP,  dimana  formula  akan dibulatkan menurut kelipatan angka ini.  ƒ Order Policy – Kebijakan pemesanan yang digunakan dalam MRP. Ada enam pilihan:  o Not Planned – Part hanya dipesan pada saat jumlah on‐hand kurang dari Order  Point Qty.  o Discrete  –  Mengadakan  part  persis  sesuai  jumlah  diperlukan  pada  saat  permintaan melebihi suplai dikurangi safety stock.  o Period  Supply  –  Periode  dimana  direncanakan  disediakan  tersedia  cukup  part  untuk memenuhi kebutuhan selama waktu ini.  o Fixed – Part dipesan dengan jumlah tetap. Bekerja mirip dengan EOQ.  o EOQ (Economic Order Quantity) – Part dipesan dengan jumlah tetap, yaitu yang  memenuhi perhitungan EOQ.  o Master Schedule – Part disediakan sesuai dengan master schedule.  ƒ Order  Point  Qty  –  Titik  dimana  dilakukan  pemesanan  untuk  part  dengan  kebijakan  Not Planned.  ƒ Order  Qty  –  Jumlah  pemesanan  yang  dilakukan  untuk  part  dengan  kebijakan  Fixed  dan EOQ pada saat terjadi kehabisan stok.  ƒ Days of Supply – Digunakan untuk part dengan kebijakan Period Supply.  ƒ Annualized  Usage  –  perkiraan  penggunaan  part  selama  setahun  untuk  digunakan  di  analisis ABC.  ƒ Demand Fence 1 – Jumlah hari pada periode permintaan riil. Lihat Application Global  Maintenance untuk mempelajari lebih lanjut.  ƒ Demand Fence 2 – Jumlah hari pada periode permintaan campuran.  13. Klik Save untuk menyimpan part.   

Mengedit Informasi Part  Semua informasi pada Part Maintenance dapat diedit, kecuali Part ID. Mengganti Part ID berarti  membuat part baru.  1. Masukkan Part ID yang dimaksud dan tekan tombol Tab. Atau bisa juga dengan klik pada  tombol Part ID dan cari part yang dimaksud pada daftar.  2. Buat perubahan yang diperlukan.  3. Klik Save pada menu utama.   

Menghapus Part  Menghapus part berarti menghilangkan part tersebut dari database dan tidak dapat diaktifkan lagi  selanjutnya.  Penghapusan  tidak  bisa  dilakukan  bila  part  tengah  digunakan  pada  suatu  transaksi.  Sebagai alternatif, klasifikasi part sebagai Obsolete untuk membuatnya non‐aktif.  1. Masukkan Part ID yang dimaksud dari layar Part Maintenance.  2. Klik tombol Delete dari menu utama. Kotak konfirmasi akan muncul.  3. Klik Yes bila yakin ingin menghapus, No untuk membatalkan.  4. Klik Clear untuk kembali ke layar awal.   

Informasi Part Lanjutan  Menu  Maintain  dari  layar  Part  Maintenance  dapat  digunakan  untuk  memberikan  informasi  lanjutan dari sebuah part, berkaitan dengan: 

21

  MEMILIH VENDOR/PEMASOK  Untuk  setiap  pemasok  yang  memenuhi  kebutuhan  akan  suatu  part,  dapat  ditentukan  masing‐ masing  harga  dan  informasi  pendukungnya.  Bila  terdapat  satu  pemasok  yang  disukai  oleh  perusahaan, pemasok tersebut dapat ditentukan sebagai Preferred Vendor.  1. Buka part yang diinginkan di layar Part Maintenance.  2. Dari menu Maintain, pilih Vendors Supplying this Part.  3. Pilih satu pemasok dan klik tombol Edit Quotes.  4. Pilih satu Part ID di tabel atas dan masukkan harga di tabel bawah.  5. Klik tombol Save untuk menyimpan, kemudian Close untuk kembali ke layar awal.  6. Pilih pemasok yang diinginkan, kemudian klik tombol Set Preferred Vendor.    MENAMBAH GOLONGAN KOMODITI  1. Dari menu Maintain, pilih Commodity Codes. Akan muncul tabel menampilkan golongan  komoditi yang ada saat ini. 

  2. Klik tombol Insert untuk memunculkan baris baru.  3. Masukkan nama golongan komoditi yang baru. Nama harus unik.  4. Klik Save untuk menyimpan.   

Mencetak Informasi Part  Part Maintenance dapat memberikan cetakan informasi part sesuai dengan format standar atau  format yang kita tentukan sendiri dengan menggunakan Crystal Reports.   1. Dari menu File, pilih Print Part Info atau klik tombol Print pada menu utama.  2. Setup printer dapat diatur dengan mengakses tombol Print Setup.  3. Klik tombol Starting Part ID untuk memilih part sebagai awal laporan. Klik tombol Ending  Part ID untuk memilih part sebagai akhir laporan.   4. Pilih Include Obsolete Part untuk menyertakan part yang telah dinyatakan tidak aktif.  5. Untuk mencetak semua part, tidak perlu mengisi data di poin 2 dan 3.  6. Pilih salah satu output tujuan pada kotak drop‐down:  ƒ Print – Mengirim laporan untuk dicetak pada default printer.  ƒ View – Untuk melihat output laporan sebelum dicetak.  ƒ File  –  Untuk  menyimpan  laporan  ke  dalam  file  terpisah.  Layar  berikutnya  akan  menampilkan kotak Print to File dimana lokasi direktori diperlukan.  ƒ E‐mail – Untuk mengirim laporan melalui surat elektronik dalam bentuk Rich Text  Format.  7. Pilih Short Form untuk mencetak dalam bentuk format pendek.  8. Pilih Print Barcodes untuk menyertakan barcode dalam laporan. 

22

9. Klik  Ok  untuk  mengirim  perintah.  Bila  memilih  output  Print,  akan  muncul  layar  print  Windows. Atur sesuai kebutuhan dan klik Ok.   

23

BASIS DATA: 

SHOP RESOURCE MAINTENANCE    

Penjelasan  Shop  Resource  Maintenance  menangani  penginputan  dan  pemeliharaan  informasi  tentang  resource yang digunakan dalam proses manufaktur di lantai pabrik.   Apa  yang  disebut  sebagai  shop  resource,  atau  resource  saja,  bisa  berupa  work  center,  stasiun  kerja,  individu  atau  sekelompok  individu,  atau  kontraktor  yang  digunakan  jasanya  oleh  perusahaan untuk mengerjakan suatu bagian dari proses manufaktur.  Yang disebut sebagai resource juga bisa berupa gabungan atau kelompok dari resource individu.  Pengertian inilah yang digunakan dalam proses penjadwalan.    Fungsi  Shop  Resource  Maintenance  selain  digunakan  dalam  proses  penjadwalan  juga  berfungsi  dalam work order costing.    

Memulai Shop Resource Maintenance  Shop Resource Maintenance tersedia pada layar utama VISUAL.  Untuk memulai Shop Resource Maintenance:  Dari menu Eng/Mfg, pilih Shop Resource Maintenance. Layar Shop Resource Maintenance  muncul.      

 

 

Menambah Shop Resource   Shop Resource Maintenance adalah fasilitas yang kita gunakan bila ada shop resource baru yang  akan ditambahkan ke database.  1. Klik tombol New pada toolbar.  Jika  ada  shop  resource  yang  telah  ada  di  database  yang  memiliki  karakteristik  serupa  dengan shop resource yang baru, kita dapat memanggil dan memodifikasi data resource  lama tersebut dengan cara:  a. Masukkan Resource ID yang lama tersebut.  b. Ganti Resource ID dengan ID yang baru.  c. Ganti informasi shop resource sesuai keperluan.  d. Klik Save untuk menyimpan.  2. Masukkan Resource ID yang baru pada field Resource ID.  3. Masukkan deskripsi singkat dari resource pada field Description.  24

4. Pada tab Costs, masukkan biaya‐biaya yang terkait dengan resource:  • Setup per hour – biaya per jam untuk melakukan setup resource ini.  • Run per hour – biaya untuk satu jam run resource ini.  • Run per unit – biaya run untuk satu unit produksi.  5. Pada  field  Labor  G/L  Acct  ID,  masukkan  akun  General  Ledger  yang  digunakan  untuk  menghitung biaya pada saat resource ini digunakan. Klik tombol Labor G/L Acct ID untuk  mencari akun dari tabel.  6. Masukkan biaya burden dalam field Burden Cost.   • Burden/hour (setup) – biaya burden per jam setup. Gunakan field Percent untuk  menentukan biaya burden sebagai persentase dari biaya setup.  • Burden/hour  (run)  –  biaya  burden  per  jam  run.  Gunakan  field  Percent  untuk  menentukan biaya burden sebagai persentase dari biaya run.  • Burder/unit (run) – biaya burden per unit output produksi.  • Fixed Burden – biaya burden yang hanya dibebankan sekali setiap kali resource ini  digunakan.  7. Pada  field  Burden  G/L  Acct  ID,  masukkan  akun  General  Ledger  yang  digunakan  untuk  menghitung biaya pada saat resource ini digunakan. Klik tombol Burden G/L Acct ID untuk  mencari akun dari tabel.  8. Klik tab Other untuk menambah informasi yang lain.  9. Klik pada kotak Automatic Reporting jika resource ini merupakan bawahan dari resource  lain yang memiliki level lebih tinggi.  10. Pada  kotak  Scheduling,  klik  Schedule  Normally  jika  menginginkan  penjadwalan  secara  normal  untuk  resource  ini.  Jika  kotak  Schedule  Normally  tidak  dipilih,  resource  akan  diasumsikan memiliki kapasitas tak terbatas.  11. Klik  Schedule  Discontinuous  jika  pada  resource  ini  diperkenankan  penjadwalan  operasi  secara  diskontinu  atau  per  segmen.  Masukkan  ukuran  segmen  minimum  dalam  satuan  jam run.  12. Tentukan tipe resource pada kotak Type:  • Work Center – resource merupakan mesin atau stasiun kerja.  • Individual/Team  –  resource  merupakan  individu  (orang),  tim,  atau  individu  dengan  skill tertentu.  • Contractor  –  resource  adalah  outside  service.  Mengaktifkan  pilihan  ini  secara  otomatis mematikan field Cost dan Burden Cost dan mengaktifkan field Service ID dan  field lain yang berhubungan dengan outside service.  • Group  –  resource  merupakan  bagian  dari  kelompok  resource  yang  disebut  Group.  Gabungan work center disebut Group Center. Definisikan group center menggunakan  perintah  Shop  Groups  dari  menu  Edit.  Lihat  “Setting  Up  Shop  Groups”  untuk  keterangan lebih lanjut.  13. Pada  kotak  Capacity,  masukkan  jumlah  unit  tersedia  untuk  masing‐masing  shift  kerja.  Masukkan jumlah proses atau banyaknya unit yang mampu dikerjakan resource ini pada  satu waktu. Kapasitas maksimum adalah 225.  14. Jika memilih tipe resource Group, pilih salah satu dari dua tombol Group Exclusively.  • Pilih Schedule All bila grup ini memiliki sifat simultan, artinya semua resource dalam  grup diperlukan untuk melakukan operasi.  • Pilih Schedule One bila hanya perlu menjadwalkan satu resource untuk grup ini.  15. Klik  Save  untuk  menyimpan  shop  resource  dari  menu  File  atau  klik  tombol  Save  pada  toolbar.   

Mengedit Informasi Resource   Semua informasi pada Shop Resource Maintenance dapat diubah kecuali Resource ID. Mengubah  Resource ID berarti membuat resource baru. 

25

1. Panggil  resource  yang  ingin  diedit  dengan  memasukkan  Resource  ID‐nya.  Klik  tombol  Resource ID untuk mencari pada daftar resoruce.  2. Buat perubahan yang diinginkan.  3. Klik Save untuk menyimpan perubahan.   Semua perubahan dalam hal kapasitas dan kalender tidak akan berpengaruh pada jadwal  kecuali Concurrent Scheduler dijalankan kembali.   Semua  perubahan  dalam  hal  biaya  tidak  akan  berpengaruh  sebelum  Reset  Operation  Costs dijalankan.   

Menghapus Resource   Resource  hanya  bisa  dihapus  bila  pada  saat  yang  sama  tidak  ada  fungsi  VISUAL  yang  menggunakan resource tersebut. Resource yang dihapus tidak bisa di‐restore kembali.  1. Panggil  resource  yang  ingin  dihapus  dengan  memasukkan  Resource  ID‐nya  pada  layar  Shop Resource Maintenance.  2. Klik tombol Delete pada toolbar. Kotak dialog muncul untuk konfirmasi.  3. Klik Yes untuk konfirmasi atau No untuk membatalkan.  4. Klik New atau pilih Clear All Fields dari menu Edit untuk mengembalikan tampilan layar.   

Mengatur Jadwal Resource   Resource  Calendar  memberikan  fasilitas  untuk  mengatur  shift  dan  jam  kerja  yang  berlaku  pada  setiap  resource.  Selain  itu,  waktu  perkecualian  juga  dapat  diatur  disini.  Informasi  Resource  Calendar akan digunakan Concurrent Scheduler dalam proses penjadwalan.   1. Panggil  resource  yang  ingin  dihapus  dengan  memasukkan  Resource  ID‐nya  pada  layar  Shop Resource Maintenance.  2. Pilih Resource Weekly Calendar dari menu Edit.  Kotak dialog Weekly Calendar muncul.  Pilih  jadwal  yang  diinginkan  pada  field  Schedule  ID.  Pilih  **All**  untuk  membuat  kalender berlaku untuk semua jadwal.  3. Klik di field 1st Shift Start di baris hari yang diinginkan. Masukkan jam masuk kerja pada  shift pertama.  4. Masukkan jumlah jam kerja pada masing‐masing shift. Jika tidak ada kegiatan pada suatu  shift, isikan 0 (nol).  5. Klik Save untuk menyimpan. Klik Delete untuk menghapus kalender mingguan.   

 

 

Mengatur Kalender Perkecualian  Jika  ditemui  situasi  dimana  suatu  resource  tidak  tersedia  pada  suatu  waktu  tertentu,  kita  dapat  menggunakan  kalender  perkecualian.  Contoh,  jika  resource  tidak  tersedia  pada  saat  terjadi  penutupan  pabrik  atau  hari  libur  nasional,  gunakan  tabel  perkecualian  untuk  menentukan  hari‐

26

hari  tersebut.  Kalender  perkecualian  juga  dapat  digunakan  untuk  mengubah  kapasitas  resource  per tanggal.    Perubahan kapasitas dapat dilakukan melalui Resource Calendar Exceptions dari menu Edit. Menu  ini serupa dengan Calendar Exceptions dari menu Maintain pada Application Global Maintenance.  Perbedaannya, perkecualian yang dibuat pada Resource Calendar Exceptions dapat diatur untuk  hanya berlaku untuk satu jadwal dan/atau satu resource.     Pada  saat  VISUAL  memerlukan  informasi  kapasitas  resource  pada  suatu  tanggal,  VISUAL  menggunakan urutan di bawah ini:  1. Perkecualian untuk Schedule tertentu, Resource tertentu  2. Perkecualian untuk Schedule tertentu, semua Resource  3. Perkecualian untuk semua Schedule, Resource tertentu  4. Perkecualian untuk semua Schedule, semua Resource  5. Kalender untuk Schedule tertentu, Resource tertentu  6. Kalender untuk Schedule tertentu, semua Resource  7. Kalender untuk semua Schedule, Resource tertentu  8. Kalender untuk semua Schedule, semua Resource    Untuk menentukan kalender perkecualian:  1. Pilih resource yang diinginkan dan pilih Resource Calendar Exceptions dari menu Edit.  Kotak dialog Calendar Exception muncul. Menu Schedule ID menampilkan **All** untuk  menunjukkan bahwa semua jadwal terpengaruh.  2. Jika perkecualian hanya berlaku untuk satu jadwal, pilih Schedule ID dari menu Schedule  ID.  3. Klik tombol Insert. Baris kosong muncul di bawah perkecualian terakhir.  4. Masukkan tanggal mulai dan tanggal akhir dari perkecualian.   5. Masukkan waktu dimulainya shift pertama dan durasi shift.   Jika resource tidak tersedia untuk suatu shift, masukkan nol (0).   6. Masukkan  kapasitas  (banyaknya  operasi  secara  simultan)  untuk  setiap  shift.  Kolom  kapasitas tidak tersedia pada saat resource pada kondisi **All**.  7. Klik Save untuk menyimpan.  Perubahan akan berdampak pada jadwal setelah Global Scheduler dijalankan kembali.  8. Klik Close untuk kembali ke layar Shop Resource Maintenance.   

Menghapus Kalender Perkecualian  1. Pilih perkecualian dan klik tombol Delete.  Tanda x akan muncul pada perkecualian yang dihapus.  2. Klik  Save  untuk  menyimpan  perubahan  atau  Close  untuk  menutup  layar  tanpa  menyimpan.   

Membuat Shop View  Shop View berguna untuk mengatur tampilan pada Scheduling Window. Tampilan yang berbeda‐ beda memuat set resource yang ditentukan melalui View ID. Sebuah resource dapat masuk dalam  lebih dari satu View ID.  1. Dari menu Edit, pilih Shop Views.  Kotak dialog Shop Views muncul.  2. Masukkan View ID yang baru pada field yang tersedia.  Pilih  View  ID  yang  lama  untuk  menambahkan  resource  baru  pada  tampilan  yang  telah  tersedia. 

27

3. Klik tombol Insert. Baris baru akan muncul pada tabel. Nomer urut baris pertama adalah  10.  4. Masukkan Resource ID. Dobel klik pada header kolom untuk mencari dari tabel resource.  5. Ulangi langkah 3 dan 4 untuk setiap resource yang ingin ditambahkan.  6. Ganti nomer urut (Seq#) untuk menentukan urutan dari atas ke bawah yang menentukan  urutan tampilan pada Scheduling Window.  7. Klik Save untuk menyimpan. Pilih tombol Delete untuk menghapus resource dari View ID.  8. Gunakan tombol Copy untuk menggandakan Shop View ke View ID baru.   Kotak  dialog  Copy  shop  view  muncul.  Gunakan  panah  ke  bawah  untuk  memilih  View  ID  yang ingin digandakan. Klik Ok untuk konfirmasi.   

Mengatur Shop Group  Fungsi  Shop  Group  mengelompokkan  banyak  resource  dalam  satu  kelompok  yang  memiliki  kesamaan.   1. Dari menu Edit, pilih Shop Groups.  Kotak dialog Shop Groups muncul.  2. Pilih Resource ID untuk kelompok yang diinginkan.  3. Klik tombol Insert. Baris baru akan muncul pada tabel. Nomer urut baris pertama adalah  10.  4. Masukkan Resource ID. Dobel klik pada header kolom untuk mencari dari tabel resource.  5. Ulangi langkah 3 dan 4 untuk setiap resource yang ingin ditambahkan.  6. Klik Save untuk menyimpan.   7. Pilih tombol Delete untuk menghapus resource dari Group Resource ID.  8. Gunakan tombol Copy untuk menggandakan Group Resource ke Group Resource ID baru.  Kotak  dialog  Copy  shop  group  muncul.  Gunakan  panah  ke  bawah  untuk  memilih  Group  Resource ID yang ingin digandakan. Klik Ok untuk konfirmasi.   

Menentukan Tipe Operasi  Gunakan  fitur  Operation  Types  untuk  menentukan  semua  atribut  yang  melekat  pada  suatu  operasi  sehingga  mempermudah  penggunaan  informasi  tersebut  pada  saat  menambah  atau  mengedit  operasi  di  Manufacturing  Window.  Maksimum  99  tipe  operasi  dapat  disediakan,  masing‐masing dengan atribut yang berbeda.   1. Dari menu Edit, pilih Operation Types.  Kotak dialog Operation Types muncul.   2. Klik tombol Insert. Baris baru akan muncul pada tabel.  3. Masukkan Type ID, maksimum 15 karakter, dan deskripsi singkat.  4. Klik tombol Save untuk menyimpan.  5. Pilih tipe operasi yang diinginkan dan klik Edit.  Kotak dialog Edit operation type muncul.  6. Masukkan  semua  data  yang  tersedia  pada  field  masing‐masing.  Periksa  kembali  data  untuk tab Setup/Run, Costs, dan Advanced.  7. Klik Ok untuk kembali ke kotak dialog Operation Types.  8. Klik Save untuk menyimpan.   

Mengatur Discontinuous Operation  Concurrent  Scheduler  memperbolehkan  suatu  operasi  dijadwalkan  secara  tersegmen  atau  diskontinu. Operasi yang akan dijadwalkan secara tersegmen harus ditentukan dulu sebelumnya.  1. Klik tab Other pada Shop Resource Maintenance.  2. Klik kotak Schedule Discontinuous, kemudian masukkan jumlah jam run minimum sebagai  ukuran satu segmen.  3. Klik Save untuk menyimpan. 

28

BASIS DATA: 

VENDOR MAINTENANCE    

Penjelasan  Vendor Maintenance adalah tempat meyimpan semua informasi tentang pemasok yang bermitra  dengan perusahaan.   

Memulai Vendor Maintenance  Vendor Maintenance tersedia dari layar utama VISUAL Enterprise pada menu Purchasing.   

 

 

Menambah Vendor  1. Klik tombol New dari layar utama untuk menampilkan layar Vendor kosong.   Jika  ada  vendor  yang  telah  terekam  yang  informasinya  mirip  dengan  vendor  yang  akan  ditambahkan, panggil vendor tersebut dengan memasukkan ID‐nya. Ganti informasi yang  diperlukan, ganti ID dengan ID yang baru, kemudian klik Save untuk menyimpan.   2. Masukkan Vendor ID pada field Vendor ID.  3. Masukkan nama pemasok pada field Name.  4. Masukkan alamat pemasok pada field yang tersedia.  5. Masukkan  informasi  pembayaran  pada  field  Remit.  Bila  dikosongkan,  VISUAL  akan  menggunakan alamat yang tertera pada alamat Purchase From.  6. Masukkan informasi pada Tab General berikut:  • Default Carrier ID – Klik pada panah untuk memilih carrier yang diinginkan sebagai  Default Carrier ID. Masukkan carrier pada Application Global Maintenance.  • Free  On  Board  –  Masukkan  informasi  free  on  board  sesuai  dengan  peraturan  kepabeanan lokal yang berlaku.  • Ship Via – Masukkan moda pengiriman yang diinginkan.  • Buyer  –  Pilih  salah  satu  karyawan  bagian  Purchasing  sebagai  agen  pembelian  untuk pemasok ini.   • Account Open – Masukkan tanggal dibuatnya akun untuk pemasok ini.  • Account  Modified  –  VISUAL  mengisi  field  ini  pada  saat  terjadi  perubahan  informasi pemasok ini.  7. Masukkan informasi kontak pada tab Contact berikut:  • Contact – Masukkan nama contact person utama dari pemasok.  • Position – Masukkan posisi dari orang yang bersangkutan.  • Salutation – Masukkan titel/sapaan. 

29

• E‐Mail Address – Masukkan alamat email.  • Phone – Masukkan nomer telepon beserta kode area.  • Fax – Masukkan nomer faksimili.  • Mobile Phone – Masukkan nomer telepon seluler.  8. Masukkan informasi akuntansi pada tab Accounting berikut:  • Terms  –  Pilih  skema  standar  yang  digunakan  oleh  pemasok.  Digunakan  pada  pembuatan  A/P  Invoice.  Lihat  Setting  Purchasing  Terms  untuk  keterangan  lebih  lanjut.  • Discount terms – Diskon dagang adalah persentase tertentu yang ditawarkan bila  pembayaran  dilakukan  sebelum  tenggat  waktu  tertentu.  Tenggat  bisa  berupa  umur  invoice,  Day  of  Month  atau  tanggal  tertentu.  Jika  pembayaran  dilakukan  sebelum tanggal yang ditentukan, diskon dengan persentase yang disepakati akan  berlaku.   • Net – Jumlah hari setelah invoice dikeluarkan sampai tenggat waktu pembayaran.  Tenggat bisa berupa umur invoice, Day of Month atau tanggal tertentu.  • Entity  ID  –  Untuk  menyediakan  entitas  baru  yang  terpisah  dari  informasi  keuangan pada database yang sama.  • Currency ID – Pilih kurs untuk pemasok ini.  • Default  Transaction  Currency  –  Pilih  kurs  standar  untuk  pemasok  ini  dari  daftar  yang tersedia.  • Default A/P Acct ID – Pilih akun kontrol yang diinginkan untuk pemasok ini.  • Default Exp Acct Id – Pilih akun kontrol yang diinginkan untuk pemasok ini.  • Matching  –  Pilih  metode  pencocokan  invoice  dari  daftar  yang  tersedia,  apakah  Exact atau Range atau Not Checked.  9. Klik tab User Defined untuk memilih salah satu dari sepuluh User Defined yang tersedia.  10. Klik Save untuk menyimpan semua informasi pemasok.   

Setting Purchasing Terms  Untuk memasukkan atau mengubah purchasing term dari suatu vendor:  1. Panggil vendor pada layar Vendor Maintenance.  2. Klik tombol Terms pada bagian Accounting dari  layar Vendor Maintenance. Kotak dialog  muncul.  3. Pilih tipe diskon yang diterima dari pemasok ini. Pilih diantara umur invoice, Day of Month  atau  tanggal  tertentu  untuk  Discount  Type.  Pilih  diantara  umur  invoice,  Day  of  Month  atau  tanggal  tertentu  untuk  Net  Type.  Masukkan  tanggal  atau  jumlah  hari  yang  diminta  sesuai tipe diskon yang dipilih.  4. Klik Ok untuk menyimpan dan kembali ke layar Vendor Maintenance.    

Edit Informasi Vendor  1. Masukkan  Vendor  ID  pada  field  Vendor  ID.  Klik  pada  tombol  Vendor  ID  atau  Name  bila  ingin browsing pemasok‐pemasok yang terdaftar.  2. Ubah yang diperlukan.  3. Klik Save untuk menyimpan.   

Menghapus Vendor  Vendor yang masih memiliki purchase order receiver atau A/P Invoice tidak bisa dihapus.  1. Masukkan  Vendor  ID  pada  field  Vendor  ID.  Klik  pada  tombol  Vendor  ID  atau  Name  bila  ingin browsing pemasok‐pemasok yang terdaftar.  2. Klik Delete pada toolbar utama. Muncul kotak dialog untuk konfirmasi.  3. Klik Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan.  4. Klik tombol New untuk kembali ke layar sebelumnya.  30

 

Memasukkan Purchasing Address  Fungsi ini memperbolehkan lebih dari satu alamat pembelian untuk satu pemasok.   1. Pilih Purchase Addresses dari menu Maintain. Kotak dialog Purchase Addresses muncul.  2. Klik tombol Insert untuk memunculkan baris baru.  3. Masukkan informasi yang diperlukan pada field yang tersedia pada layar bagian bawah.  4. Klik Save untuk menyimpan.   

Memasukkan Shipping Address  Fungsi ini memperbolehkan lebih dari satu alamat pengiriman untuk satu pemasok.   1. Pilih Shipping Addresses dari menu Maintain. Kotak dialog Ship To Addresses muncul.  2. Klik tombol Insert untuk memunculkan baris baru.  3. Masukkan  Ship  To  ID  pada  field  Ship  To  dan  informasi  lain  yang  diperlukan  pada  field  masing‐masing.  4. Klik Save untuk menyimpan.   

Mencetak Informasi Vendor  1. Pilih Print dari menu File atau klik tombol Print dari toolbar. Muncul kotak dialog print.  2. Bila perlu, ubah setting printer dengan menekan tombol Print Setup.  3. Klik  tombol  Starting  Vendor  ID  untuk  memilih  pemasok  untuk  memulai  laporan.  Klik  tombol  Ending  Vendor  ID  untuk  memilih  pemasok  untuk  mengakhiri  laporan.  Biarkan  kosong untuk mencetak semua pemasok.  4. Pilih tujuan output dari pilihan di bawah ini:  • Print – Laporan akan dicetak pada printer yang ditentukan.  • View – Untuk melihat preview dari format laporan sebelum dicetak.  • File  –  Untuk  menyimpan  soft  copy  dari  laporan  pemasok.  Klik  Ok  untuk  memunculkan  kotak  dialog  yang  meminta  alamat  atau  direktori  tempat  menyimpan file.  • E‐Mail  –  Untuk  mengirim  laporan  dalam  format  Rich  Text  Format  melalui  surat  elektronik.  Klik Ok untuk mengirim perintah.  5. Jika  output  yang  dipilih  adalah  Print,  kotak  dialog  printer  akan  muncul.  Isi  sesuai  keperluan dan klik Ok.     

31

PROSES OPERASI: 

ENGINEERING MASTER   

Master/Work Order    Jika  muncul  istilah  “master/work  order”,  itu  artinya  mengacu  pada  ketiga  obyek  manufacturing  window  di  atas.  Istilah  “header”  adalah  bagian  dari  master/work  order  yang  memuat  general  data. Ini untuk membedakan dari leg, operasi, dan material requirement yang merupakan bagian  utama master/work order.   

Mengenali Master/Work Order   Cara  untuk  mengenali  suatu  master/work  order  adalah  dengan  mengenali  beberapa  field  kunci  yang secara struktural saling terkait:  • Base ID – Ini adalah pengenal level tertinggi dari master/work order.  Untuk engineering master, Base ID harus sama dengan Part ID.  Untuk quote master, Base ID harus sama dengan Quote ID.   Untuk work order, Base ID juga disebut Job ID  • Lot ID/Eng ID – Untuk engineering master, ini adalah Engineering ID.   Untuk  quote  master,  field  ini untuk  membedakan  quote  master  satu dari  lainnya dalam  satu quotation yang sama.  Untuk  work  order,  Lot  ID  membedakan  satu  lot  produksi  dari  lot  yang  lain  dalam  satu  Base ID.  • Split ID – Split ID memungkinkan satu lot dalam work order yang berukuran besar untuk  dipecah menjadi sub‐lot yang lebih kecil. Untuk engineering master, field ini selalu bernilai  nol.  • Sub ID – Master/work order bisa memiliki beberapa leg sub‐assembly, yaitu unit operasi  yang  berbeda  dari  operasi  induk.  Sub  ID  menentukan  letak  leg  dalam  satu  work  order.  Operasi induk atau primary leg selalu memiliki Sub ID nol.  Tiga  field  pertama  merupakan  pengenal  master/work  order.  Format  penulisan  field  tersebut  mengikuti rangkaian sebagai berikut: Base ID/Lot ID.Split ID. Jika Split ID bernilai nol, maka tidak  perlu dicantumkan. Jika digunakan untuk work order, rangkaian field tersebut disebut juga Work  Order ID.  Field  keempat  mengidentifikasi  leg  dari  master/work  order.  Jika  dituliskan  akan  berbentuk  sebagai  berikut:  Base  ID‐Sub  ID/Lot  ID.Split  ID.  Jika  Sub  ID  bernilai  nol,  maka  tidak  perlu  dicantumkan.   

Jumlah Master/Work Order  Jumlah  atau  Quantity  dari  engineering  atau  quote  master  merupakan  ukuran  lot  standar  dari  produk tersebut. Setiap work order yang dibuat harus mengikuti jumlah lot ini.  Jumlah yang terdapat dalam work order disebut juga Desired Quantity. Ini adalah jumlah finished  goods yang harus dihasilkan untuk memenuhi work order ini.   

Biaya Master/Work Order  Biaya produksi dari master/work order terbagi dalam empat kategori:  • Material  • Pekerja atau Labor  • Burden  • Service   Total  biaya  untuk  masing‐masing  kategori  di  atas  adalah  jumlah  kategori  biaya  tersebut  dari  semua operasi pada semua leg master/work order.    32

Variabel Master/Work Order  Kita  dapat  menentukan  beberapa  variabel  untuk  mengukur  master/work  order.  Variabel  pada  umumnya  berupa  dimensi  dari  material  yang  digunakan  atau  produk  yang  dihasilkan.  Misalnya,  engineering master yang membuat pintu mobil mendefinisikan variabel sebagai panjang dan lebar  pintu,  dan  panjang  dan  lebar  lembaran  baja  yang  diperlukan  untuk  membuat  satu  pintu.  Pada  saat terdapat order pintu dengan spesifikasi panjang dan lebar tertentu, VISUAL akan menghitung  berapa bahan baku yang diperlukan secara otomatis.    Operasi      Menggunakan  satu  resource,  operasi  menggambarkan  satu  tahapan  dalam  proses  manufaktur.  Dalam hal penjadwalan, perencanaan material, dan perhitungan biaya, operasi adalah komponen  paling dasar dari semua proses yang dikerjakan oleh VISUAL.  VISUAL  memberikan  nomer  urut  pada  masing‐masing  operasi  pada  setiap  leg  yang  disebut  Operation  Sequence  Number.  Setiap  leg  memiliki  seri  nomer  urut  tersendiri.  Identitas  operasi  secara lengkap adalah sebagai berikut:  • Base ID – mengenali master/work order  • Lot ID/Eng ID – mengenali lot dari work order, atau versi tertentu dari master  • Split ID – mengenali sub‐lot dari lot yang terbagi  • Sub ID – mengenali leg dari master/work order  • Operation Seq. No. –  mengenali urutan operasi  tersebut  diantara operasi  lainnya dalam  satu leg    Terdapat dua macam operasi:  • In‐house  Operation  –  Ini  merupakan  operasi  yang  dikerjakan  menggunakan  peralatan,  pekerja, dan resource lain yang kita miliki.  • Sub‐contracted Operation – Ini merupakan operasi yang dikerjakan oleh kontraktor di luar  perusahaan menggunakan material yang kita kirimkan.    RESOURCE OPERASI  Setiap  operasi  menggunakan  hanya  satu  resource.  Pengolahan  shop  resource  dilakukan  di  Shop  Resource Maintenance.  Terdapat tiga kelas resource dalam VISUAL:  • Work  Center  –  Mengacu  pada  peralatan,  sekelompok  peralatan,  area  produksi,  lini  produksi, atau fasilitas lain yang dijadwalkan, diatur, dan dihitung biayanya sebagai satu  unit.  • Individual/Team  –  Seseorang  atau  sekelompok  orang  dengan  skill  atau  keahlian  khusus.  Seperti  halnya  work  center,  resource  ini  dijadwalkan,  diatur,  dan  dihitung  biayanya  sebagai satu kesatuan.  • Sub‐Contractor  –  Merupakan  resource  yang  mengerjakan  operasi  subkontrak  dan  merupakan  vendor  di  luar  perusahaan.  Tidak  seperti  dua  resource  di  atas,  resource  ini  tidak  dijadwalkan  dan  tidak  diatur  kapasitasnya.  Resource  sub‐contractor  juga  memiliki  Service ID untuk mengenali jasa yang disediakan oleh resource ini.  • Concurrent  Resource  –  Resource  dengan  tipe  Individual/Team  juga  dapat  ditentukan  sebagai  resource  subordinat  (bawahan)  dari  suatu  operasi,  sehingga  suatu  individual/team dapat bekerja pada work center dengan kapasitas lebih besar.     

33

JUMLAH OPERASI    Work  order  selalu  memuat  jumlah  output produksi  atau volume  material yang harus  dikerjakan  supaya  order  tersebut  dapat  dinyatakan  selesai.  Jumlah  ini  disebut  desired  quantity.  VISUAL  mengatur produksi dari desired quantity pada level operasi dengan memantau dua jenis jumlah:  • Start  Quantity  –  Jumlah  pieces  output  produksi  atau  volume  material  yang  masuk  ke  operasi dari operasi sebelumnya.  • End  Quantity  –  Jumlah  pieces  output  produksi  atau  volume  material  yang  keluar  dari  operasi. Output dari operasi bisa menuju operasi selanjutnya atau ke finished goods. Jika  ke finished goods, yang berarti operasi ini merupakan operasi terakhir, End Quantity sama  dengan Desired Quantity yang tercantum dalam work order.    Manufacturing Window menentukan kedua jumlah di atas berdasarkan input informasi‐informasi  berikut:  • Next Start Qty – Start Quantity yang diperlukan oleh operasi berikutnya menentukan End  Quantity  yang  harus  diselesaikan  oleh  operasi  ini.  Jika  operasi  ini  merupakan  operasi  terakhir, Next Start Qty sama dengan Desired Quantity yang tercantum dalam work order.  • Scrap/Yield % ‐ Kita dapat menentukan berapa persentase atau berapa banyak scrap yang  terjadi,  atau  berapa  banyak  yang  tersisa  sebagai  produk  akhir.  Keduanya  diekspresikan  dalam bentuk persentase terhadap total material masuk.  • Fixed Scrap – Jumlah scrap yang berjumlah tetap yang terjadi setiap run, biasanya terjadi  akibat setup atau testing.    Persamaan  yang  digunakan  adalah:  Start  Quantity  untuk  suatu  operasi  sama  dengan  Next  Start  Quantity ditambah dengan scrap, baik yang variabel maupun yang fixed.   Bila  tidak  ada scrap yang diperhitungkan,  atau scrap/yield %  sama dengan  100%, Start Quantity  sama dengan Next Start Quantity.      Manufacturing Window bekerja mundur dari Desired Quantity dari work order untuk menghitung  Start dan End Quantity mulai dari operasi terakhir sampai ke operasi pertama.   Bila diperlukan, kita dapat menentukan jumlah tanpa menggunakan rumusan di atas.     MINIMUM MOVE QUANTITY  Jika  suatu  operasi  menghasilkan  produk  yang  bersifat  diskrit,  kita  dapat  menentukan  berapa  jumlah  minimum  yang  diperlukan  untuk  dipindahkan  ke  operasi  berikutnya  sebagai  minimum  move quantity. Jika output produksi telah mencapai minimum move quantity, proses pemindahan  ke  operasi  selanjutnya  dapat  dilakukan.  Ini  membuat  penjadwalan  operasi  secara  overlap  dimungkinkan  untuk  dilakukan.  Jika  minimum  move  quantity  tidak  ditentukan,  pemindahan  ke  operasi berikutnya hanya bisa dilakukan setelah keseluruhan output selesai dikerjakan.    JAM KERJA OPERASI  Komponen kunci dari spesifikasi operasi adalah waktu setup dan waktu run yang diperlukan. Data  ini menentukan estimasi waktu dan biaya yang diperlukan oleh operasi ini.    Waktu setup selalu dalam satuan jam. Setup time terjadi satu kali saja dan tidak terpengaruh pada  banyaknya output produksi.    Run time dapat diinput dalam beberapa cara, tergantung mana yang cocok untuk masing‐masing  operasi. Unit run time yang disediakan adalah hours per piece, pieces per hour, minutes per piece,  pieces  per  minute,  loads  per  hour,  dan  hours  per  load.  Dua  unit  terakhir  memfasilitasi  suatu 

34

operasi dimana resource memiliki ukuran load  standar. Untuk itu, harus juga ditentukan  ukuran  load dalam satuan pieces.   Contoh, fasilitas tungku pemanasan mungkin memiliki ukuran tungku 100 part pada satu waktu,  pemanasan  memakan  waktu  4  jam.  Kita  dapat  menentukan  run  time  sebagai  4  hours  per  load,  dengan ukuran load 100. Jika operasi memerlukan 150 unit, maka memerlukan 8 jam karena ada  2 load.  VISUAL menggunakan waktu setup dan waktu run hanya untuk keperluan proyeksi dan estimasi.  Waktu setup dan run aktual selalu diperoleh dari transaksi pekerja setelah operasi dikerjakan.    BIAYA OPERASI STANDAR    Biaya operasi diestimasikan dengan mengalikan jam kerja dengan biaya operasi standar. Biaya run  juga  dapat  ditentukan  berdasarkan  jumlah  output  produksi,  bukan  berdasarkan  jam  kerja.  Yang  disebut biaya run adalah biaya pekerja langsung dan biaya burden. Beberapa pilihan biaya operasi  standar dapat digunakan secara simultan, dan akan dijumlahkan kemudian.    Biaya standar   Dapat dijelaskan sebagai  Setup Labor     Biaya setup per jam  Run Labor    Biaya run per jam dan/atau Biaya run per unit output produksi  Setup Burden    Burden per jam, dan/atau % dari Run Labor   Run Burden  Burden  per  jam,  dan/atau  Burden  per  unit  output  produksi,  dan/atau  %  dari Run Labor     Fixed Burden    Biaya tetap yang dikeluarkan setiap operasi dijalankan    Biaya sub‐kontrak ditentukan secara spesifik pada Run Cost per unit.    Pada  saat  penentuan  resource  yang  bertugas  menjalankan  operasi,  biaya  standar  digunakan  sebagai  data  pada  input  operasi  sebagai  estimasi  biaya.  Kita  diperkenankan  mengganti  biaya‐ biaya  yang  telah  didefinisikan  sebagai  biaya  standar  pada  saat  menginput  operasi.  Biaya  aktual  ditentukan  dari  resource  master,  untuk  standard  costing,  atau  dari  upah  pekerja,  untuk  actual  costing.    BIAYA OPERASI    Biaya operasi mempengaruhi biaya pengerjaan work order dengan cara sebagai berikut:    Operasi In‐house – Biaya Labor dan Burden dibebankan berdasarkan jumlah jam kerja setup dan  run  dari  operasi.  Biaya  run  juga  dapat  dihitung  berdasarkan  jumlah  output  produksi.  Kombinasi  dua metode tersebut pada operasi yang sama diperbolehkan.  Perhitungan biaya tergantung pada metode costing yang digunakan.  Untuk standar costing, biaya  operasi ditentukan dari resource master, dan dari upah pekerja, untuk actual costing.    Biaya yang ditimbulkan dari material requirement juga diperhitungkan dalam biaya operasi. Lihat  Material Requirement untuk keterangan lebih lanjut.    Operasi Sub‐Contract – Operasi sub‐kontrak memiliki kategori biaya tersendiri, yaitu Service Cost.  Semua biaya yang timbul dari operasi sub‐kontrak dijadikan satu dalam kategori ini.   

Material Requirements    Material Requirements menentukan kebutuhan material untuk pengerjaan operasi work order. 

35

VISUAL  menghubungkan  material  requirements  dengan  operasi  master/work  order  secara  individual. Dengan  cara  ini,  konsep perencanaan  material  “Just‐In‐Time” bisa diterapkan. Waktu  setup  dan  run  dari  semua  operasi  yang  mendahului  menentukan  lead  time  dari  material  requirement.  Material  harus  tersedia  pada  waktu  yang  ditentukan  pada  release  date  dari  work  order ditambah lead time.    Karena  satu  operasi  bisa  saja  memiliki  banyak  material  yang  dibutuhkan,  VISUAL  memberikan  identitas berupa piece number kepada setiap requirement pada operasi yang sama. Berikut daftar  kode yang diberikan untuk material requirement:  • Base ID – mengenali master/work order  • Lot ID/Eng ID – mengenali lot dari work order, atau versi tertentu dari master  • Split ID – mengenali sub‐lot dari lot yang terbagi  • Sub ID – mengenali leg dari master/work order  • Operation Seq. No. –  mengenali urutan  operasi  tersebut  diantara operasi  lainnya dalam  satu leg  • Piece No. – mengenali requirement yang berbeda pada satu operasi yang sama    VISUAL mengenal empat macam tipe material requirement:  • Purchased  Inventory  Material  –  Ini  merupakan  part  yang  memiliki  part  master  standar,  ditentukan melalui Part Maintenance, dan didatangkan melalui Purchase Order Entry dan  diterima dengan Purchase Order Receipt. Part dalam golongan ini memiliki Part ID.  • Purchased Non‐Inventory Material – Ini merupakan part yang tidak memiliki part master.  Biasanya terjadi pada lingkungan job‐shop dimana banyak material hanya dibeli satu kali  untuk  mengerjakan  special  order.  Berguna  juga  dalam  menjawab  quotation,  dimana  produk  yang  ditanyakan  memiliki  komponen  yang  belum  tercatat  dalam  part  master.  Perlakuan  khusus  akan  muncul  di  Manufacturing  Window  pada  saat  non‐inventory  part  digunakan, khususnya dalam hal biaya.  • Fabricated  Inventory  Material  –  Ini  adalah  part  yang  memiliki  engineering  master.  Perlakuan  VISUAL  terhadap  part  yang  purchased  maupun  yang  fabricated  adalah  sama.  Setelah part tersebut masuk ke inventory, baik melalui purchase receipt maupun finished  goods receipt, semua dapat digunakan untuk pemenuhan work order. Part jenis ini juga  memiliki Part ID.  • Fabricated  Sub‐Assembly  –  Dari  sudut  pandang  material  requirement,  tidak  ada  yang  berbeda dari part jenis ini, dalam hal hubungannya dengan operasi. Namun, operasi dan  material requirement untuk komponen‐komponen sub‐assembly diikutkan pada struktur  yang  sama  dengan  operasi  induknya.  Dengan  demikian,  part  subassembly  dapat  dibuat  engineering masternya, dijadwalkan, dan dikendalikan sebagai satu unit.   Part yang termasuk dalam jenis subassembly disebut juga sebagai leg. Dalam versi grafis  dari  Manufacturing  Window,  leg  akan  terlihat  sebagai  cabang  dari  operasi  induk.  Leg  memiliki header tersendiri, disebut “leg/detail”, dengan fungsi yang sama seperti header  pada material requirement yang lain.    MENGGUNAKAN FABRICATED PART DIBANDING LEG  Keuntungan Menggunakan Leg  Pada saat hubungan antara leg dan operasi induk adalah satu‐satu, satu part dari leg mendukung  satu  part  induk,  penggunaan  leg  akan  mempermudah  inventory  management,  perencanaan  material, dan proses penjadwalan. Semua material requirement pada semua level akan dianggap  muncul dari satu produk. Tidak perlu penjadwalan work order secara terpisah.   

36

Di  samping  itu,  Global  Scheduler  tetap  menjadwalkan  semua  level  subassembly  secara  independen.  Kondisi  yang  ditentukan  adalah  pada  saat  diperlukan  oleh  operasi  induk,  subassembly telah tersedia.    Kerugian Menggunakan Leg  Part yang diproduksi oleh suatu leg selalu mengacu pada work order induknya. Tidak ada transaksi  inventory  yang  terjadi  antara  leg  dengan  operasi  induk.  Meskipun  penjadwalan  leg  dilakukan  secara independen dari operasi induk, manajemen material dari leg tidak dapat dilakukan secara  terpisah.    Ini akan merugikan pada saat kita ingin “menukar” leg antara satu work order dengan work order  lainnya,  atau  “mencuri”  hasil  fabrikasi  leg  untuk  mengerjakan  work  order  yang  lain.  Jika  ingin  melakukan hal‐hal tersebut, adjustment harus dilakukan secara manual. Untuk dapat melakukan  hal‐hal  tersebut  secara  sistematis,  leg  harus  diperlakukan  secara  terpisah,  artinya  diberi  Part  ID  dan engineering master tersendiri.    JUMLAH MATERIAL REQUIREMENT    Penentuan  jumlah  material  yang  dibutuhkan  untuk  membuat  material  requirement  juga  memperhitungkan scrap dan perubahan unit of measurement. Informasi di bawah ini diperlukan  untuk penentuan jumlah material yang dibutuhkan:  • Quantity  Per – Ini  adalah  jumlah  output produksi  atau volume  material yang  diperlukan  untuk setiap unit material masuk ke operasi. Quantity per dapat dispesifikasikan sebagai  Start  Quantity  atau  End  Quantity,  tergantung  pada  apakah  scrap  terjadi  sebelum  atau  sesudah material digunakan dalam operasi.  • Fixed  Quantity  –  Adalah  jumlah  tetap  yang  diperlukan  untuk  pengerjaan  setiap  work  order. Biasanya diperlukan untuk setup dan testing.  • Scrap % ‐ Scrap yang berbentuk variabel, merupakan persentase dari Quantity Per.  • Usage  UOM  –  Unit  of  measure  yang  digunakan  dalam  operasi  dapat  dipilih  berbeda  dengan yang digunakan pada saat penyimpanan (di stok). Jika unit of measure berbeda,  faktor konversi harus ditambahkan pada tabel unit of measure.  • Dimensions – Kita juga dapat memasukkan suatu formula perhitungan jumlah material. Ini  diperlukan  untuk  material  yang  merupakan  hasil  kali  dari  beberapa  dimensi.  Misalnya,  pelat besi yang diperlukan bisa saja merupakan hasil panjang kali lebar.     Scrap  pada  material  requirement  melambangkan  kehilangan  material  bahan  baku,  sementara  scrap operasi melambangkan kehilangan material pada saat diproses. Scrap material requirement  menaikkan  jumlah  material  yang  diperlukan  oleh  operasi,  sementara  scrap  operasi  mengurangi  jumlah material yang keluar ke operasi selanjutnya.    Rumus perhitungan jumlah material yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:    Required Quantity =   Main Quantity + (Main Quantity x Scrap) + Fixed Quantity     Atau    Required Quantity =   (Operation Start/End Quantity x Quantity Per x Dimensions) + [(Operation  Start/End  Quantity  x  Quantity  Per  x  Dimensions)  x  Scrap  %)]  +  Fixed  Quantity    

37

Hasil yang diperoleh dari perhitungan diatas disebut juga “calculated quantity” atau “calc qty”. ini  adalah  angka  yang  muncul  sebagai  demand  pada  Material  Planning  Window,  dan  merupakan  jumlah  yang  harus  dipenuhi  untuk  memenuhi  work  order.  Hasil  akhir  perhitungan  selalu  dalam  satuan unit of measure pada stock.    Sebagai alternatif, berikut adalah cara menghitung jumlah dibutuhkan:  1. Tentukan  Start  Quantity  dari  operasi  ini  berdasarkan  required  quantity  operasi  sesudahnya.  2. Jika Quantity Per didasarkan pada End Quantity, perhitungkan faktor scrap.  3. Kalikan Quantity Per dengan jumlah yang dihasilkan pada poin 2.  4. Kalikan hasil dari poin 3 dengan dimensi yang ditentukan.  5. Tambahkan jumlah yang telah ditentukan sebagai fixed dan variabel scrap.  6. Perhitungkan  konversi  unit  of  measure  untuk  mendapatkan  jumlah  dalam  satuan  stock  unit of measure.    BIAYA MATERIAL PER UNIT STANDAR    VISUAL  membuat  estimasi  biaya  material  dengan  mengalikan  calculated  quantity  dengan  biaya  material per unit standar. Biaya per unit yang tercakup dalam perhitungan adalah:    Biaya per Unit      Deskripsi  Biaya Material per unit  Biaya pembelian material per unit, atau komponen material dari  biaya material fabricated part  Biaya Tetap  Biaya  yang  hanya  dibebankan  satu  kali  setiap  terjadi  pengadaan  material, contohnya biaya setup vendor  Biaya Pekerja per Unit  Komponen Pekerja dari biaya material fabricated part  Biaya Burden per Unit  Komponen Burden dari biaya material fabricated part  Biaya Servis per Unit  Komponen Servis dari biaya material fabricated part  Burden per Unit  Burden yang terjadi pada saat penanganan material, per unit  Burden Percent  Burden  yang  terjadi  pada  saat  penanganan  material,  sebagai  persentase dari total biaya material    Pada  saat  kita  memasukkan  suatu  Part  ID  untuk  material  requirement,  VISUAL  akan  mengambil  informasi biaya standar yang telah ditentukan pada part master. Penggunaan biaya standar hanya  sebagai estimasi biaya. Biaya yang terjadi sesungguhnya dapat ditentukan tersendiri.    MATERIAL REQUIREMENT COST    Material requirement memberikan kontribusi pada biaya work order dalam hal:  • Purchased  Part  (baik  Inventory  maupun  Non‐Inventory)  –  Purchased  material  hanya  memiliki dua kategori biaya: material dan burden. Biaya material adalah komponen fixed  maupun  variabel  dari  harga  beli.  Biaya  burden  adalah  burden  yang  timbul  pada  saat  pembelian atau issue burden, untuk membedakan dengan burden yang timbul pada saat  produksi.  • Fabricated  Part  –  Opsi  Costing  Between  Levels  pada  Application  Global  Maintenance  menentukan bagaimana material requirement dari fabricated diperhitungkan pada parent  work  order. Jika  memilih “Keep Separate Costs”,  keempat kategori  biaya  dari fabricated  part  (material,  labor,  fixed,  burden)  diperhitungkan  dalam  empat  kategori  biaya  work  order. Jika memilih “Fold to Material Cost”, keempat biaya fabricated part dijadikan satu  dan dimasukkan dalam komponen biaya material dari parent work order.   

38

Prosedur Manufacturing Window    MEMULAI MANUFACTURING WINDOW   Manufacturing Window tersedia dari menu utama VISUAL Enterprise. Untuk memulai:  1. Dari menu Eng/Mfg, pilih Manufacturing Window.  Kotak  dialog  muncul  dengan  pilihan  untuk  membuka  master/work  order  atau  membuat  yang baru. 

  2. Pilih Type yang diinginkan. Pilihan harus tepat, engineering master tidak akan terbuka bila  yang dipilih adalah work order.  3. Pilih Size Preference yang diinginkan.  4. Pilih mode tampilan yang diinginkan. Pilih salah satu dari Graphical (1), Graphical (2), Text  (1), atau Text (2).  5. Masukkan ID yang diinginkan. Masukkan Base ID, Lot ID/Eng ID, dan Split ID (khusus work  order). Klik tombol Search untuk mencari dari daftar.  6. Klik New untuk membuat master/work order baru.  7. Klik Ok. Master/work order yang dipilih akan muncul di Manufacturing Window.   

  PILIHAN TAMPILAN  Terdapat dua macam pilihan utama tampilan Manufacturing Window: Graphical atau Text.  • Graphical  –  Setiap  obyek  (header,  operation,  material,  leg)  ditampilkan  dalam  bentuk  index card yang disusun berdasarkan hirarki tertentu.   Header selalu terletak paling bawah.  

39

•

•

• •

Operasi  demi  operasi  disusun  ke  atas,  menjauhi  layar,  operasi  pertama  terletak  paling  depan.  Material requirement ditampilkan dengan warna berbeda, dan ditempatkan di depan dari  operasi yang memerlukannya.  Leg  digambarkan  dengan  garis  horisontal  meninggalkan  operasi  induk.  Garis  horisontal  tersebut terhubung dengan header dari leg.  Text – Semua informasi ditampilkan dalam bentuk teks, setiap obyek ditampilkan dalam  satu  baris.  Header  ditampilkan  pada  baris  paling  atas.  Operasi  ditampilkan  dibawah  header secara indented. Begitu juga material dan leg di bawah operasi. Tampilan seperti  ini mirip dengan penggambaran tradisional bill of material.  Two‐Window  View  –  Memilih  Graphical  (2)  dan  Text  (2)  akan  menampilkan  Manufacturing  Window  terbagi  dalam  dua  layar.  Layar  bagian  bawah  memuat  header,  operasi dan leg. Sementara layar bagian atas memuat material requirement dari operasi  yang dipilih.  Size  Preferences  –  Ada  enam  pilihan  yang  dapat  ditentukan  dari  Size  Preference  pada  menu Options. Size preference dapat digunakan untuk memilih font, ukuran font, atribut,  dan setting tampilan grafis.  Color Preferences – Ada enam kelas pada Manufacturing Window yang dapat dibedakan  warna tampilannya, Engineering master/Work Order, Engineering Leg, Internal Operation,  SubContracted Operation, dan Material, Tool/Fixture/Consumable. Pilih Color Preferences  dari menu Options. 

 

  MEMAHAMI TAMPILAN MANUFACTURING WINDOW    Manufacturing  Window  memberikan  informasi  yang  detil  terhadap  setiap  obyek.  Data  ditampilkan dalam bentuk kartu pada mode grafis dan dalam bentuk baris pada mode teks.     Informasi Header  Informasi  header  memiliki  sedikit  perbedaan  antara  work  order,  engineering  master  dan  quote  master. Informasi header juga dapat dilihat dengan cara dobel klik pada kartu header pada mode  grafis, atau baris pertama kolom pertama pada mode teks.    Informasi Kartu Baris 1/Teks Kolom 1    Type  Untuk engineering master, digunakan huruf M. 

40

Untuk quote master, digunakan huruf Q.  Untuk work order, yang dicantumkan adalah status dari work order tersebut pada saat ini, dalam  tanda kurung. U untuk unreleased, F  untuk firm,  R  untuk released, C untuk closed, dan X untuk  cancelled.    Base ID  Untuk  engineering  master,  ini  adalah  Base  ID/Engineering  ID.  Engineering  ID  tidak  dicantumkan  bila bernilai nol. Base ID selalu sama dengan Part ID.  Untuk quote master, ini adalah Base ID/Engineering ID. Base ID selalu sama dengan Quote ID, dan  Engineering ID merujuk pada baris tertentu pada quote.  Untuk work order, ini adalah Base ID/Lot ID.Split ID.    Part ID  Mengenali  part  yang  berhubungan  dengan  master/work  order.  Untuk  work  order,  informasi  ini  bisa saja tidak tersedia jika work order tersebut adalah custom job.    Part Description  Deskripsi dari part sebagaimana tercantum pada Part Maintenance.    Informasi Kartu Baris 2/Teks Kolom 2    Quantity  Untuk engineering master, ini adalah ukuran lot standar.  Untuk work order, ini adalah jumlah yang diinginkan.    Specifications  Baris pertama pada spesifikasi dari header master/work order.    Informasi Kartu Baris 3/Teks Kolom 3  Hanya berlaku untuk work order    Days Early/Late  Perbedaan  antara  tanggal  selesai  yang  terjadwal  dengan  tanggal  sekarang.  Nilai  negatif  berarti  order terlambat, nilai positif berarti order selesai lebih cepat dari jadwal.    Desired Want Date  Tanggal dimana work order ingin diselesaikan    Scheduled Finish Date  Tanggal  dimana  work  order  selesai  dikerjakan  sebagaimana  dijadwalkan  oleh  Global  Scheduler.  Dituliskan dalam tanda kurung.    Desired Start Date  Tanggal dimana work order ingin dimulai untuk dikerjakan.      Scheduled Start Date  Tanggal dimana work order mulai dikerjakan sebagaimana dijadwalkan oleh Global Scheduler.    Informasi Kartu Baris 4/Teks Kolom 4      41

Elapsed Days  Berapa lama waktu telah berlalu antara release date dan tanggal sekarang.    True Prod. Hours  Jumlah waktu setup dan run untuk semua operasi pada semua leg, tanpa memandang jumlah hari  kalender.   

 

 

Informasi Material Requirement  Jika  suatu  operasi  memerlukan  material,  informasi  Material  Requirement  diberikan  sebelum  informasi operasi setelah kartu header.  Untuk  melihat keseluruhan  isi kartu material requirement, klik kanan pada kartu hingga  muncul  popup card.  Informasi material juga dapat dilihat dengan cara dobel‐klik pada kartu material pada mode grafis,  atau pada baris pertama kolom pertama pada mode teks.   

 

 

Informasi Kartu Baris 1/Teks Kolom 1    Piece No.   Piece number untuk material requirement dari operasi.    Part ID  Untuk part yang terdapat pada inventory, bila tidak dari inventory, Part ID dikosongkan.    Description  Untuk  part  dari  inventory,  deskripsi  part  seperti  terdapat  pada  Part  Maintenance.  Jika  tidak,  ini  adalah spesifikasi dari material.    Informasi Kartu Baris 2/Teks Kolom 2    Status  Hanya untuk work order, menunjukkan status dari material requirement.        42

Date  Hanya  untuk  work  order,  tanggal  diperlukannya  material.  Biasanya  sama  dengan  tanggal  dimulainya operasi. Jika material telah di‐issue, maka tanggal issue yang tertera.    Qty Required  Jumlah terhitung material yang dibutuhkan, dalam satuan penyimpanan.    Informasi Kartu Baris 3/Teks Kolom 3    Quantity Per  Quantity per dari material requirement.    Scrap Percent  Persen scrap dari material requirement.    Fixed Quantity  Jumlah tetap dari material requirement.    Informasi Operasi  Kartu  informasi  operasi  mengikuti  kartu  material  requirement  dari  operasi  tersebut.  Untuk  melihat keseluruhan isi kartu operasi, klik kanan pada kartu.   Informasi operasi juga dapat dilihat dengan cara dobel‐klik pada kartu operasi pada mode grafis,  atau  baris  pertama  kolom  pertama  pada  mode  teks.  Atau,  juga  bisa  dengan  menunjuk  kartu  operasi, dan memilih Edit dari menu Edit.   

 

 

Informasi Kartu Baris 1/Teks Kolom 1    Seq. No.  Nomer sequence dari operasi.    Resource ID  Resource ID utama yang mengerjakan operasi.    Specification  Deskripsi atau spesifikasi lain dari operasi.    Informasi Kartu Baris 3/Teks Kolom 3    Untuk operasi in‐house:  Setup Time – jumlah jam kerja yang diperlukan untuk setup operasi.  Run Time – jumlah jam run terhitung.    Untuk operasi subkontrak:  Service ID – Service ID dari operasi.  Transit Days – Jumlah hari transit.  Quantity In – Start Quantity seperti dijelaskan sebelumnya. 

43

Quantity Out – End Quantity seperti dijelaskan sebelumnya.    Informasi Leg  Informasi leg memuat informasi yang serupa dengan informasi kartu header.   

    Informasi Kartu Baris 1/Teks Kolom 1    Type  Untuk engineering master, digunakan huruf M.  Untuk quote master, digunakan huruf Q.  Untuk work order, yang dicantumkan adalah status dari work order tersebut pada saat ini, dalam  tanda kurung. U untuk unreleased, F  untuk firm,  R  untuk released, C untuk closed, dan X untuk  cancelled.    Base ID  Untuk  engineering  master,  ini  adalah  Base  ID/Engineering  ID.  Engineering  ID  tidak  dicantumkan  bila bernilai nol. Base ID selalu sama dengan Part ID.  Untuk quote master, ini adalah Base ID/Engineering ID. Base ID selalu sama dengan Quote ID, dan  Engineering ID merujuk pada baris tertentu pada quote.  Untuk work order, ini adalah Base ID/Lot ID.Split ID.    Part ID  Mengenali  part  yang  berhubungan  dengan  master/work  order.  Untuk  work  order,  informasi  ini  bisa saja tidak tersedia jika work order tersebut adalah custom job.    Part Description  Deskripsi dari part sebagaimana tercantum pada Part Maintenance.    Informasi Kartu Baris 2/Teks Kolom 2    Quantity Per – Menurut masing‐masing leg.  Specifications – Baris pertama pada spesifikasi dari leg header. 

  Membuat Master    MEMBUAT MASTER BARU  1. Pilih New dari menu File atau klik New pada toolbar utama.  Kotak dialog Engineering Master/Work Order muncul.  2. Klik tombol Engineering Master.  3. Masukkan Part ID. Klik tombol Part ID untuk mencari dari daftar.   Semua engineering master memuat informasi proses produksi dari fabricated part. Untuk  itu,  part  tersebut  harus  terlebih  dahulu  ditentukan  sebagai  Fabricated  dalam  Part  Maintenance.   Jika  Part  ID  yang  dimasukkan  belum  ada,  VISUAL  akan  menanyakan  apakah  akan  dibuat  part yang baru. Klik Yes, dan kotak dialog New Part akan muncul. 

44

4. 5.

6. 7.

8.

9. 10.

11.

12.

Masukkan Description dari part, apakah dia Fabricated, Purchased, dan/atau Detail Only.  Informasi lain tentang part tetap harus diinput melalui Part Maintenance.  Klik  tombol  Warehouse  ID  untuk  memilih  warehouse  tempat  menyimpan  part  tersebut.  Klik Yes pada saat ditanyakan apakah part akan disimpan dalam warehouse tersebut.  Masukkan Engineering ID (Eng ID).  Adanya  Engineering  ID  memungkinkan  untuk  dibuatnya  beberapa  versi  proses  produksi  dari Part ID yang sama. Dalam Part Maintenance ditentukan satu Engineering ID sebagai  default untuk pengerjaan work order atas part ini.   Nilai default Eng ID untuk part baru adalah nol.  Masukkan Quantity sebagai ukuran lot standar dari part ini.  Masukkan Engineering Information berikut pada tab General:  Spesifications – Isikan dengan spesifikasi dalam bentuk teks dari engineering master.  Engineered By – Isikan orang yang bertanggung jawab terhadap master.  Engineered  Date  –  Tanggal  yang  diasosiasikan  dengan  pembuatan  revisi  terbaru  dari  master.   Drawing Number – Kode untuk gambar teknik dari master.  Drawing Rev – Revisi kode gambar.  Product Code – Kode yang menyangkut produk dari master. Setiap product code bisa saja  memiliki  akun  G/L  inventory,  WIP,  dan  CoGS  yang  khusus.  Pilih  satu  product  code  dari  menu.  Commodity  Code  –  Kode  menyangkut  jenis  komoditi  dari  master.  Pilih  satu  dari  menu.  Commodity  Code  baru  juga  bisa  dimasukkan,  kemudian  disimpan  dengan  memilih  Save.  Lihat Material Planning Window untuk keterangan lebih lanjut.  Traveller Printed – Waktu (tanggal dan jam) dimana work order traveller report dicetak.  Semua field di atas bersifat optional.  Pilih  Forward  Schedule  from  Release  Date  untuk  menjadwalkan  work  order  dengan  master ini secara maju. Jika tidak, VISUAL akan menjadwalkan work order secara mundu  (backward)  dari  want  date.  Meskipun  ditentukan  disini,  pilihan  penjadwalan  dapat  ditentukan untuk masing‐masing work order.  Pilih  Treat  Release  Date  as  Hard  untuk  memastikan  release  date  ditepati  untuk  engineering  master  ini.  Pada  saat  menjadwalkan  work  order  dengan  hard  release  date,  VISUAL  akan  memastikan  Release  Date  dari  work  order  sebagai  tanggal  paling  awal  dimulainya pengerjaan work order.  Klik  Pict/Object  untuk  menambahkan  gambar  atau  obyek  OLE2  ke  engineering  master.  Gambar atau obyek ini akan dapat diakses dari lantai kerja.  Klik Variables untuk menentukan dimensi fisik dari material requirement.  Kotak dialog Work Order Variables muncul.  Untuk master baru, tabel akan kosong.   Untuk menambahkan variabel baru, klik Insert untuk memasukkan baris baru. Masukkan  informasi berikut ke baris baru tersebut:  Name  –  Nama  yang  dipergunakan  VISUAL  untuk  menyebut  variabel  tersebut  dalam  perhitungan material requirement.  Variable – Angka asumsi dari variabel.  Tambahkan  variabel  sebanyak  diperlukan.  Misalnya,  kita  dapat  membuat  variabel  PANJANG, LEBAR, dan TINGGI.  Klik tombol Ok jika telah selesai.  Angka‐angka yang diisikan di atas akan muncul sebagai nilai default bila ada  work order  yang dibuat atas master ini. Pada saat itu kita bisa mengganti nilai variabel dengan nilai  yang diinginkan.  Klik G/L Accts untuk menentukan akun G/L WIP.  Kotak dialog Work Order WIP Accounts muncul. 

45

Jika menggunakan VISUAL Financials, terdapat empat akun yang bisa dipergunakan work  order, masing‐masing satu untuk kategori Material, Labor, Burden, dan Service.  Jika tidak ditentukan disini, VISUAL akan menggunakan akun yang sebelumnya ditentukan  dalam Product Code.  13. Klik Ok untuk menyimpan perubahan.  14. Klik tab User Defined, dan pilih User Defined Field Layout ID bila diperlukan.  15. Klik Save untuk menyimpan master.   Master  header  akan  muncul  di  bagian  atas  window,  dan  kotak  dialog  akan  menutup  secara otomatis.   

    Menambahkan Operasi  Setelah  membuat  informasi  dasar  dari  master,  kita  dapat  mulai  menambahkan  operasi.  Paling  sedikit  harus  terdapat  satu  operasi  untuk  setiap  material  requirement  atau  leg.  Karena  setiap  operasi  berbeda  satu  sama  lain,  dan  requirement  masing‐masing  operasi  juga  berbeda‐beda,  prosedur di bawah hanya menjelaskan cara menambahkan operasi dengan informasi dasar. Cara  menambahkan informasi lebih detil akan dijelaskan kemudian.  1. Pilih leg yang ingin ditambahkan operasinya.  Klik pada master header jika ingin menambahkan operasi pada leg utama, atau pada leg  header. Dapat juga memilih salah satu operasi atau material pada leg tersebut.  Untuk master baru, satu‐satunya pilihan adalah master header.  2. Pilih Add Operation dari menu Edit, klik tombol Add Operation pada toolbar.   Jendela Operation untuk operasi baru muncul.  3. Tentukan Operation Type, jika ada.  Operation  Type  dapat  ditentukan  dalam  Shop  Resource  Maintenance.  Fungsinya  adalah  sebagai template dan memuat semua informasi yang diperlukan disini.  VISUAL akan menanyakan apakah informasi dari Operation Type akan digandakan untuk  operasi ini. Pilih Yes untuk mengambil semua informasi.  4. Ubah Sequence Number, jika diperlukan.  Sequence  Number  adalah  tanda  pengenal  operasi  dalam  leg.  Secara  default,  VISUAL  menampilkan  sequence  number  dengan  kelipatan  sepuluh.  Operasi  berikutnya  akan  memiliki sequence number sepuluh plus sequence number operasi sebelumnya. 

46

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Menyisipkan  operasi  baru  diantara  dua  operasi  yang  sudah  ada  dilakukan  dengan  mengganti  sequence  number  sedemikian  sehingga  letaknya  berada  diantara  kedua  operasi tersebut.  Pastikan  membuat  “jarak  kelipatan”  yang  cukup  antar  operasi,  untuk  mengantisipasi  kemungkinan tambahan operasi tambahan diantara dua operasi. Jika diperkirakan operasi  yang ditambahkan lebih dari sembilan, buat kelipatan lebih besar dari sepuluh.  Masukkan Resource ID.  Setiap operasi harus memiliki Resource ID dari resource yang mengerjakannya. Setup, Run  time,  Duration  dan  At  Start  dari  resource  dapat  diganti  disini.  Semua  informasi  tentang  resource didefinisikan dalam Shop Resource Maintenance.  Jika  ada  kemungkinan  menggunakan  subkontraktor,  masukkan  Service  ID,  atau  klik  tombol Service ID untuk mencari dari tabel.  Service  ID  ditentukan  dalam  Service  Maintenance.  Semua  informasi  yang  berkaitan  dengan kegiatan subkontrak ditentukan disana.  Masukkan informasi Setup dan Run, termasuk:  • Setup  hrs  –  Masukkan  waktu  setup  yang  diperlukan  dalam  satuan  jam.  Nilai  default adalah nol.  • Run/Run  Type  –  Gunakan  field  Run  dan  Run  Type  secara  bersama  untuk  menunjukkan waktu Run.   Waktu  run  dapat  ditentukan  dalam  satuan  Hours/Piece,  Pieces/Hour,  Minutes/Piece,  Pieces/Minute,  Hours/Load,  Loads/Hour,  dimana  “piece”  adalah  satu unit satuan dari material.  Contoh:  suatu  produk  diproduksi  dalam  satuan  meter,  dan  diperlukan  15  menit  untuk memproduksi  satu  meter,  maka pada  field  Run dapat dimasukkan  15 dan  pada field Run Type diisikan Minutes/Piece.  • Load – Waktu Run juga dapat diisikan dalam bentuk ukuran standard load.  Gunakan  field  ini  jika  material  diproses  dalam  load  yang  diskrit.  Jika  pada  Run  Type dipilih Hours/Load atau Loads/Hour, maka ukuran load harus ditentukan.  VISUAL  memecah  Start  Quantity  menjadi  beberapa  bagian  sesuai  ukuran  load.  Sebagai  contoh, jika  ada  order  sejumlah  101 dan ukuran  load  adalah  100,  maka  order tersebut akan dipecah menjadi dua load.  • Transit  Days  –  Untuk  operasi  subkontrak,  isikan  transit  days.  Ini  adalah  waktu  total  antara  saat  dimulainya  operasi  dan  saat  material  diterima  kembali di pabrik, siap untuk dilanjutkan ke operasi berikutnya.   Isikan field ini sebagai ganti setup dan run time.  Masukkan spesifikasi dalam bentuk teks pada field Spesifications.  Apa  yang  dimasukkan  dalam  field  ini  muncul  pada  Manufacturing  Window,  engineering  report, dan shop traveller.  Masukkan Move Information.  • Pada field Move Hrs, masukkan jumlah jam yang diperlukan antara akhir  operasi ini dan dimulainya operasi berikutnya.  • Pada field Min Move Qty, masukkan jumlah piece minimum, atau jumlah  material,  yang  bisa  dipindahkan  dari  operasi  ini  ke  operasi  selanjutnya,  meskipun  keseluruhan  operasi  belum  selesai.    Ini  membuat  mungkin  dilakukannya  penjadwalan  operasi  secara  overlap,  berdasar  pada  perpindahan piece secara kontinu dari satu operasi ke operasi berikutnya.  Tinggalkan field ini kosong untuk menghindari overlap jadwal.  Isikan  angka  terkecil  0.0001  untuk  mendapatkan  overlap  secara  maksimum.  Ini  akan membuat jadwal operasi terlihat paralel.  Klik Save pada toolbar. Operasi ditambahkan pada Manufacturing Window. 

 

47

Menambahkan Informasi Scrap/Yield  1. Dari kotak dialog Operation, klik tab Scrap/Yield.  Kotak informasi Scrap/Yield muncul.  2. Masukkan  persentase  Scrap/Yield  operasi.  Lihat  kembali  “Konsep  Manufacturing  Window” untuk keterangan lebih lanjut tentang Scrap/Yield.  3. Pilih Scrap untuk mendefinisikan persentase sebagai scrap yang hilang dari Start Quantity,  atau pilih Yield yang mengartikan persentase sebagai jumlah final dari Start Quantity.  4. Masukkan jumlah Fixed Scrap.  5. Klik  Override  Quantities  untuk  mengganti  nilai  yang  didapatkan  dari  perhitungan  otomatis.   VISUAL menggunakan informasi Scrap untuk menghitung jumlah material in‐process yang  harus dimasukkan ke dalam operasi dan berapa yang seharusnya keluar. Ada kalanya kita  ingin mengganti nilai yang didapat dari perhitungan ini. Biasanya terjadi pada saat terjadi  perubahan unit of measure.  Contoh,  suatu  part  diproduksi  dalam  satuan  piece.  Namun,  tiga  operasi  yang  pertama  mengubah bahan baku yang diukur dalam satuan kilogram. Untuk kejadian seperti ini, tiga  operasi  pertama  bekerja  dalam  satuan  kilogram,  sementara  operasi  selanjutnya  bekerja  dalam satuan Each.  VISUAL menghitung secara otomatis Start dan End Quantity, dimulai dari operasi terakhir.  Pada  tiga  operasi  pertama,  digunakan  Override  Quantity  untuk  mengganti  satuan  dari  Each ke kilogram. Leg juga dapat dipergunakan untuk kasus seperti ini.  Pada saat  Override Quantities dipilih, Start dan End Quantity yang dihitung oleh VISUAL  akan muncul. Kita dapat menggantinya sebagaimana diperlukan.  Pada  mode  grafis,  huruf  q  akan  muncul  di  sudut  kanan  atas  dari  kartu  operasi  untuk  menandakan bahwa Override Quantities digunakan pada operasi tersebut.  6. Klik Save untuk menyimpan informasi yang ditambahkan.    Memilih Test ID  VISUAL Quality dapat digunakan untuk menguji coba operasi dalam engineering master. Dengan  melakukan uji coba, kita dapat memastikan bahwa operasi menghasilkan produk dengan kualitas  baik  sebelum  berlanjut  ke  operasi  selanjutnya.  Untuk  keterangan  lebih  lanjut,  lihat  bagian  “Statistical Process Control”.  1. Dari kotak dialog Operation, klik tab Other.  2. Klik tombol Test ID untuk memilih jenis tes Statistical Process Control.  Kotak dialog List of Tests muncul.  3. Pilih Test ID dan klik Ok.  4. Klik Save untuk menyimpan informasi tambahan.  VISUAL menjalankan uji coba begitu hasil diinput ke Statistical Process Control.    Menjadwalkan Discontinuous Operation  Kita  dapat  menentukan  discontinuous  operation  pada  tab  Other  pada  kotak  dialog  Operation.  Nilai default ditentukan di Shop Resource Maintenance.  1. Klik  kotak  Discontinuous  Operation  untuk  mengaktifkan/menonaktifkan  fitur  ini,  tergantung bagaimana ditentukan di Shop Resource Maintenance.  2. Jika  kita  mengaktifkan  Discontinuous  Operation,  masukkan  ukuran  segmen  minimum  operasi pada field Min Segment Size (Hours).  Ukuran segmen minimum adalah jumlah jam run minimum yang harus dijadwalkan dalam  satu segmen.  3. Klik Save untuk menyimpan informasi.   

48

Mengisi Informasi Capacity Use  Kita  dapat  menentukan  jumlah  unit  resource  minimum  atau  maksimum  untuk  mengerjakan  operasi ini di tab Other pada kotak dialog Operation.  1. Masukkan  jumlah  unit  resource  minimum  yang  diperlukan  dalam  operasi  pada  field  Capacity Use – Min.  Masukkan  jumlah  unit  resource  minimum  yang  diperlukan  dalam  operasi  pada  field  Capacity Use – Min.  2. Klik Save untuk menyimpan.    Menentukan Biaya  Secara default, kesepuluh field biaya telah terisi tergantung pada standard resource rate. Namun,  jika  diinginkan  untuk  mengganti  biaya  tertentu,  dapat  dilakukan  di  tab  Costs  pada  kotak  dialog  Operation.  1. Klik tab Costs pada kotak dialog Operation.  2. Masukkan informasi biaya pada field‐field berikut:  • Setup cost per hour – Biaya yang keluar dalam tiap jam persiapan operasi.  • Run cost per hour – Biaya yang keluar untuk melakukan satu jam run operasi.  • Run  cost  per  unit  –  Biaya  yang  dikeluarkan  per  unit  output  operasi.  Biasanya  hanya salah satu dari run cost per hour atau run cost per unit yang digunakan.  • Setup  burden  %  ‐  Rate  burden  untuk  mempersiapkan  operasi.  Dihitung  berdasarkan persentase dari setup labor.  • Setup burden/hr – Burden yang harus dikeluarkan untuk setiap jam masa setup.  • Run burden/hr – Burden yang dikeluarkan untuk setiap jam run operasi.  • Run  burden/unit  –  Burden  yang  dikeluarkan  untuk  setiap  unit  output  produksi.  Biasanya  hanya  salah  satu  dari  run  burden/hr  atau  run  burden/unit  yang  digunakan.  • Run  burden  %  ‐  Rate  burden  untuk  menjalankan  run  operasi,  dihitung  sebagai  persentase dari run labor.  • Fixed burden – Burden yang hanya sekali dikeluarkan, diluar burden yang lain.  • Don’t Reset – Klik tombol ini untuk mencegah VISUAL mereset biaya.  Mengganti biaya hanya akan berpengaruh terhadap estimasi biaya work order. Biaya yang  sesungguhnya  selalu  dihitung  dari  resource  master  (untuk  standard  costing)  atau  employee labor rate (untuk actual costing).   3. Klik Save untuk menyimpan perubahan.    Menentukan Concurrent Resources  Kita dapat menentukan tambahan resource, individu atau grup, yang diperlukan untuk melakukan  operasi  ini.  Tambahan  resource  dapat  ditentukan  secara  terpisah  untuk  setup  dan  run.  VISUAL  akan menganggap resource tersebut hanya diperlukan dalam fase yang ditentukan.  1. Dari kotak dialog Operation, klik tab Advanced.  2. Klik Insert Row untuk menambahkan baris baru.  3. Masukkan  Resource  ID  untuk  resource  tambahan.  Dobel‐klik  pada  header  kolom  untuk  memilih dari tabel Shop Resource.  4. Klik  kotak  cek  Setup  dan/atau  Run  untuk  menentukan  pada  fase  mana  resource  ini  diperlukan.  5. Tentukan  persen  durasi  dari  concurrent  resource  pada  kolom  Dur%.  Dur%  sebesar  50%  artinya resource diperlukan dalam 50% dari operasi.   6. Klik At Start jika resource diperlukan sejak operasi dimulai. Secara default, kotak ini akan  aktif.  7. Klik Save untuk menyimpan informasi tambahan. 

49

Setelah tersimpan, huruf C akan muncul di sudut kiri atas kartu operasi pada mode grafis  Manufacturing Window, untuk menandakan ada concurrent resource yang terlibat.   

    MENAMBAHKAN MATERIAL REQUIREMENT    Setelah  operasi  didefinisikan,  semua  material  yang  diperlukan  sebagai  input  operasi  dapat  ditambahkan.  Material  yang  dimaksud  disini  adalah  material  yang  spesifik  untuk  suatu  operasi.  Jika  ada  material  yang  sama  digunakan  oleh  dua  atau  lebih  operasi  yang  berbeda,  maka  perlu  untuk membuat material requirement yang berbeda‐beda untuk masing‐masing operasi. Material  bisa berupa purchased inventory part, fabricated part, atau non‐inventory part khusus.    Untuk menambahkan material requirement:  1. Pilih operasi dimana material diperlukan.  Seperti dijelaskan di atas, setiap material requirement terhubung dengan satu operasi. Ini  memberikan  kesempatan  untuk  melakukan  perencanaan  supply  material  berdasarkan  waktu pengerjaan operasi, dan bukan berdasarkan waktu pengerjaan work order.  2. Pilih Add Material dari menu Edit, atau klik tombol Add Material dari toolbar.   Jendela Material muncul.  3. Ganti Piece Number, jika diperlukan.  VISUAL secara otomatis memberikan piece number dengan kelipatan 10 antara material  requirement  satu  dengan  yang  kedua.  Disini,  kita  diberikan  kesempatan  untuk  memberikan sistem penomeran sendiri.  4. Masukkan Part ID atau klik tombol Part ID untuk mencari dari tabel.  Jika  Part  tersebut  adalah  consumable,  tab  Costs,  Vendor,  dan  Quotes  akan  tidak  aktif.  Sebaliknya,  field  Issued  Qty  menjadi  aktif.  Ini  disebabkan  karena  consumable  part  tidak  mempengaruhi  material  planning,  scheduling  dan  costing.  Biaya  Consumable  part  dibebankan pada saat receipt.   Kartu  consumable  part  akan  berwarna  jingga,  berbeda  dengan  jenis  part  yang  lain  yang  berwarna merah. Informasi lebih lanjut tentang consumable part, lihat Part Maintenance.  Jika Part ID tidak dikenali, VISUAL akan menanyakan apakah akan dibuat part baru.   Jika memilih Yes, kotak dialog New Part muncul.  Masukkan  Description  dari  part,  apakah  Purchased,  Fabricated,  dan/atau  Detail  Only.  Informasi lain tentang part ID yang baru ini harus diinput melalui Part Maintenance.  Untuk  non‐inventory  part,  biarkan  field  Part  ID  kosong.  Sebagai  gantinya,  isi  field  Spesifications secara detil untuk menggambarkan part.   Karena tidak ada part master, VISUAL mengasumsikan part dihitung dalam satuan default‐ nya. Jika ingin menggunakan unit of measure, gunakan field Usage Unit of Measure. Price 

50

5. 6.

7.

8.

9.

10.

11. 12.

13. 14.

break  untuk  non‐inventory  part  ditentukan  lewat  Vendor  Parts  Supplied  dalam  Part  Maintenance.  Bila perlu, masukkan Warehouse ID. Atau klik tombol Warehouse ID untuk mencari dari  tabel. Ini adalah gudang tempat dibuatnya issuance material requirement.  Masukkan jumlah per unit material yang diperlukan di field Qty Per.  Gunakan tombol Qty Per (Start Qty) untuk menentukan jumlah material yang diperlukan  dihitung  per  jumlah  material  yang  masuk.  Isikan  di  field  Quantity  Per  (End  Qty)  untuk  menentukan jumlah material dihitung per material yang keluar dari operasi.  Masukkan jumlah fixed yang diperlukan di field Fixed Qty.  Fixed  quantity  adalah  jumlah  yang  diperlukan  hanya  sekali,  terlepas  dari  kuantitas  work  order.  Fixed  quantity  bisa  berupa  scrap  akibat  setup  atau  tes,  atau  material  yang  diperlukan untuk membuat parent part.  Jika ada persentase scrap diketahui, masukkan di field Scrap %.  Angka  ini  akan  diperhitungkan  dalam  base  quantity  untuk  menutup  kehilangan  akibat  Scrap.  Masukkan dimensi material di field Dimensions.  Dimensions  bila dikalikan  dengan Quantity Per  akan menghasilkan jumlah material  yang  diperlukan.   Rumus  pada  Dimensions  bisa  saja  hanya  mengandung  konstanta.  Sehingga,  bila  terjadi  perubahan dimensi, kita cukup mengganti konstanta tersebut, dan tidak perlu melakukan  ulang keseluruhan perhitungan.  Operator matematis berikut dapat digunakan dalam pembuatan rumus dimensi:          +  Penambahan         ‐     Pengurangan         *     Perkalian         /     Pembagian      **     Pangkat  Tanda kurung juga dapat dipergunakan.   Jika  variabel  dipergunakan  dalam  rumus,  nama  variabel  harus  dituliskan  dalam  kurung  siku. Contoh, [PANJANG]*[LEBAR].  Masukkan  unit  of  measure  yang  digunakan  di  field  Usage  U/M.  Klik  tombol  Usage  U/M  untuk mencari dari tabel.  Secara  default,  VISUAL  akan  memilih  stock  unit  of  measure  pada  field  Quantity  Per  dan  Fixed  Quantity.  Perubahan  unit  of  measure,  atau  untuk  non‐inventory  part,  dapat  ditentukan disini.   Perlu  diingat  apakah  faktor  konversi  antara  stock  unit  of  measure  dengan  usage  unit  of  measure telah tercantum di Unit of Measure Maintenance.   Klik tab Spesifications.  Masukkan  informasi  yang  diperlukan  atau  spesifikasi  dari  material  pada  jendela  Spesifications.  Untuk  non‐inventory  part,  pengisian  field  ini  harus  mendapat  perhatian  lebih.  Jika ada gambar yang menyertai material, masukkan Drawing Number, Revision, Effective  Date, dan Discontinue Date di field masing‐masing.  Klik Save untuk menyimpan informasi. 

 

51

    Mengubah Material Cost  1. Klik tab Costs.  Informasi Costs muncul.  Secara  default,  VISUAL  mengambil  biaya  standar  dari  part  master  untuk  diisikan  disini.  Tab  Costs  memberikan  kesempatan  untuk  mengganti  biaya  standar  tersebut  sesuai  kondisi sebenarnya.   Untuk  non‐inventory  part,  field  ini  harus  diisi  untuk  mendapatkan  estimasi  biaya.  Jika  digunakan standard costing, angka yang digunakan disini dianggap sebagai biaya standar.  Untuk  inventory  part,  pengubahan  biaya  hanya  berpengaruh  terhadap  estimasi  biaya.  Biaya sebenarnya dibebankan dari part master (untuk standard costing) atau harga yang  tertera pada PO/Invoice (untuk actual costing).  2. Masukkan nilai yang diinginkan di tujuh field yang tersedia (lima cost dan dua burden).  3. Klik Save untuk meyimpan informasi tambahan.    Menambahkan Informasi Vendor  1. Klik tab Vendor.  2. Masukkan informasi pada field berikut:  • Vendor  ID  –  Klik  tombol  Vendor  ID  untuk  mencari  dari  tabel  VENDOR  dan  menentukan  vendor  untuk  non‐inventory  part.  Ini  bisa  merupakan  part  dari  quote  master  yang  belum  dibuatkan  part  master,  atau  part  untuk  pekerjaan  khusus  yang  tidak akan dibuat part master.  • Vendor  Part  ID  –  Masukkan  nomer  katalog  vendor  untuk  part  ini.  Ini  juga  sangat  berguna untuk non‐inventory part.  • Mfg Name – Masukkan nama pabrikan part ini.  • Mfg Part ID – Masukkan Part ID dari pabrikan untuk part ini.  3. Klik Save untuk menyimpan.    Menentukan Harga Material  Harga  material  dapat  ditentukan  berdasarkan  jumlah  (quantity  break)  di  kotak  dialog  Material.  Gunakan  fungsi  ini  untuk  pembuatan  material  requirement  Quote  Master,  dan  untuk  non‐ inventory part. Harga material berdasarkan jumlah memungkinkan proyeksi biaya secara akurat di  Estimating Window.  1. Klik tab Quotes.  Jendela  Quantity  Break  Costs  muncul.  Setiap  baris  pada  tabel  mewakili  level  jumlah  tertentu.  2. Klik Insert Row untuk menambah baris baru pada tabel. 

52

3. Masukkan Quantity Break atau Up‐To Quantity. Jumlah mana yang digunakan tergantung  pada setting Purchase Quote Type di Application Global Maintenance. Untuk lebih lanjut,  lihat “Application Global Maintenance”.  4. Masukkan  Unit  Cost  dan  Fixed  Cost  untuk  setiap  baris.  Fixed  cost  adalah  biaya  yang  dibebankan satu kali pada saat pembelian, terlepas dari jumlah yang dibeli.  5. Masukkan  Minimum  Cost  untuk  setiap  jumlah  atau  baris.  Semua  biaya  yang  diperhitungkan  berdasarkan  unit  price  dan  fixed  cost  yang  lebih  rendah  dari  angka  ini  akan dinaikkan ke minimum cost.  6. Masukkan baris sebanyak diperlukan.  7. Klik Save untuk menyimpan.    MENAMBAHKAN LEG    Menambahkan  leg  mirip  dengan  menambahkan  material  requirement.  Jendela  yang  sama  digunakan  pada  kedua  fungsi.  Leg  selalu  terhubung  dengan  operasi,  seperti  halnya  material  requirement.  1. Pilih  operasi  yang  ingin  ditambahkan  leg.  Atau  dapat  juga  dipilih  material  requirement  pada operasi yang sama.  2. Pilih Add Leg/Detail dari menu Edit, atau klik pada toolbar.  Jendela New Leg muncul.  Perhatikan  dua  tombol  di  sudut  kanan  atas:  Material  dan  Leg/Detail.  Jika  yang  dipilih  adalah Leg/Detail, berarti kita sedang membuat Leg. Jika yang dipilih material, maka yang  dibuat adalah material requirement. 

  3. Ubah piece number, jika diperlukan.  Leg juga memiliki piece number. Mengubah piece number leg sama dengan pada material  requirement.  4. Ubah Sub ID, jika diperlukan.   Sub ID mengenali leg secara unik dalam suatu master/work order. VISUAL memberikan ID  ini secara otomatis, dengan leg utama selalu 0.   5. Isikan Part ID dari leg.  Ini berlaku untuk proses assembly dengan part yang berbeda.  6. Isikan informasi material berikut: Quantity Per, Fixed Qty, Scrap %, Qty Per Start atau End,  Dimensions, Reference #, dan Usage U/M.  Masukkan  semua  informasi  dengan  cara  yang  sama  seperti  memasukkan  informasi  material. Kita cukup memasukkan jumlah fabricated assembly yang diperlukan.   7. Klik tab Spesifications dan masukkan informasi engineering untuk field‐field berikut:  • Spesifications – Masukkan keterangan spesifik tentang leg disini.  • Drawing Number – Jika ada gambar teknis, masukkan nomer gambar disini. 

53

• •

Rev – Masukkan nomer revisi gambar disini.  Effective  Date/Discontinue  Date  –  Sama  seperti  material  requirement.  Dapat  juga  dipilih Effective Date dan Discontinue Date dari kalender.  8. Klik Save untuk menyimpan leg.  VISUAL  membuat  leg  dan  menambahkannya  ke  struktur.  Kita  dapat  menambahkan  operasi ke leg, menambahkan material requirement, atau menambah leg yang lain.  Perlu  diingat  bahwa  input  biaya tidak  berlaku di  leg. Biaya  leg dihitung dari  operasi  dan  material yang diinput pada masing‐masing leg.    MEMBUKA DAN MENEMUKAN MASTER/WORK ORDER    Untuk  dapat  malakukan  edit  terhadap  master,  hal  pertama  yang  harus  dilakukan  adalah  memanggil master tersebut ke Manufacturing Window. Gunakan perintah Open dan Search untuk  memanggil master.  1. Pilih Open dari menu File atau klik Open dari toolbar.  Kotak dialog Manufacturing Window Search muncul.  2. Pilih antara Engineering Master, Work Order atau Quote Master.  Pilih tipe yang sesuai. Sebagai contoh, engineering master tidak akan terbuka bila tombol  yang dipilih adalah work order.  3. Pilih  size  preferences  dan  mode  tampilan.  Pilihan  ini  sama  dengan  yang  terdapat  pada  menu View.  4. Masukkan Base ID, Lot ID, atau Engineering ID, dan Split ID (untuk work order), atau pilih  Search untuk mencari dari tabel.  Kita dapat membuat master/work order baru dengan memilih tombol New.  5. Klik Ok untuk membuka master/work order.    MENGEDIT MASTER/WORK ORDER    Mengedit informasi master/work order dapat dikerjakan dalam waktu yang sama pada saat kita  menambahkan header, operasi, material, dan leg. Semua informasi dapat diedit, kecuali Base ID,  Lot ID, Split ID, Sub ID, Sequence No., dan Piece No.   Untuk mengedit Manufacturing Window dapat dengan memilih Edit dari menu Edit, atau dengan  dobel‐klik pada obyek yang diinginkan.    Mengedit Informasi Header  1. Klik kartu header dan pilih Edit dari menu Edit.   Kotak dialog informasi header muncul.  2. Ubah informasi yang diinginkan.  Untuk  master, semua  informasi  dapat  diedit, kecuali Part ID,  Base ID dan  Eng ID.  Untuk  work order, Part ID dapat diedit, begitu juga Release Date dan Want Date.  3. Klik Save untuk menyimpan perubahan informasi, atau Cancel untuk membatalkan.  Jendela informasi header secara otomatis tertutup.    Menghapus Master/Work Order  Menghapus master/work order dapat dilakukan dengan memilih header dan memilih Delete dari  menu Edit. VISUAL akan memberi peringatan untuk konfirmasi.  Perintah  ini  menghapus  master/work  order,  dan  semua  operasi,  leg,  dan  material.  Work  order  dapat  dihapus  sekalipun  terdapat  transaksi  pekerja  dan  transaksi  inventory  yang  sedang  aktif.  Untuk kasus tersebut, VISUAL akan memunculkan kotak dialog untuk konfirmasi ulang.        54

Mengedit Operasi   1. Pilih operasi yang akan diedit, kemudian pilih Edit dari menu Edit.   Jika  mode  tampilan  memiliki  operasi  yang  tidak  tampak  (hidden),  kita  harus  memilih  Show/Hide Operations dari menu View untuk menampilkan operasi tersebut.  2. Edit informasi yang diinginkan.   3. Klik Save untuk menyimpan, atau klik Close untuk menutup tanpa menyimpan perubahan.    Menghapus Operasi  Untuk menghapus operasi, pilih operasi yang akan dihapus, dan pilih Delete dari menu Edit pada  Manufacturing Window.   VISUAL  akan  menanyakan  konfirmasi.  Semua  material  requirement  dan  leg  yang  terhubung  dengan  operasi  secara  otomatis  terhapus.  Start  quantity,  end  quantity  dan  material  quantity  secara otomatis dihitung ulang.    Mengedit Material Requirement   1. Buka jendela Material Information.  2. Ubah informasi yang diperlukan.  3. Klik Save untuk menyimpan perubahan, atau Close untuk menutup tanpa menyimpan.    Menemukan Material Requirement berdasarkan Part ID  1. Dari menu Edit, pilih Parts, kemudian Find Part ID.  Kotak dialog Find Part ID muncul.  2. Masukkan Part ID yang diinginkan.  3. Klik tombol Find Next.  4. Prosedur ini dapat diulangi dengan mengganti Part ID dan memilih Find Next.    Menghapus Material Requirement   Untuk menghapus material requirement, pilih kartu material yang diinginkan dan pilih Delete dari  menu  Edit  atau  toolbar.  VISUAL  memberikan  peringatan  untuk  konfirmasi.  VISUAL  menghitung  ulang semua quantity setelah material requirement dihapus.    Mengedit Leg  1. Buka kotak dialog Material Information dari leg.  2. Ubah informasi yang diinginkan.  Semua informasi dapat diubah, kecuali Piece Number dan Sub ID.  3. Klik Save untuk menyimpan perubahan.    Menghapus Leg  Untuk menghapus leg, pilih leg header, kemudian pilih Delete dari menu Edit pada Manufacturing  Window, atau klik Delete pada toolbar.  VISUAL memberikan peringatan untuk konfirmasi.  Semua operasi dan material requirement yang terhubung dengan leg akan ikut terhapus. Semua  quantity akan dihitung ulang.   

Membuat Purchase Order dari Manufacturing Window  Kita dapat mengadakan material dari Manufacturing Window. Caranya:  1. Buka kotak dialog Purchase Material dengan salah satu cara di bawah ini:  ‐ Pilih material requirement dari Manufacturing Window dan pilih Purchase This  Material/Service dari menu Edit.  ‐ Membuat PO pada jendela Material Availability dengan cara memilih baris yang berisi  kebutuhan material dan pilih Purchase This Material/Service dari menu Edit. Kotak dialog 

55

Purchase Material akan muncul. Work Order ID, Operation Sequence Number, Piece  Number, dan Net Quantity Required akan muncul pada bagian kiri atas tabel.  2. Tentukan tambahan kuantitas yang diinginkan pada field Add’l Qty.  Net Quantity Required secara otomatis akan muncul pada field Required Quantity, dan  tidak bisa diedit. Order Quantity sama dengan Required Quantity + Additional Quantity.   

 

  3. Tentukan hubungan atau link dari requirement.  Mungkin diperlukan untuk menghubungkan pemesanan dengan material requirement.  Dengan cara ini fitur automatic issuing akan aktif pada saat material diterima.  Kotak Link to Each Requirement akan dipilih secara default. Jika tidak diinginkan untuk  menghubungkan pengadaan dengan requirement, bersihkan kotak ini.  Jika tidak yakin purchase order mana yang akan dihubungkan, kita dapat memilih work  order requirement dari bagian atas tabel, kemudian jika work order tersebut terhubung  dengan PO maka akan muncul pada tabel bagian bawah.   Sebagai tambahan, Total Quantity Required dan Total Quantity Issued untuk requirement  tersebut juga akan ditampilkan. Ini berguna untuk memeriksa seberapa banyak kuantitas  yang telah dipesan untuk pekerjaan ini, dan berapa masih tersisa untuk dipesan.  4. Klik tombol Order untuk mengkonfirmasi pesanan.  Secara otomatis VISUAL memulai Purchase Order Entry. Vendor terpilih untuk part  tersebut, atau Vendor ID yang ditentukan untuk pekerjaan ini akan digunakan dalam  pembuatan PO. Jika PO tersebut terhubung dengan suatu requirement, satu baris PO  akan dibuat untuk requirement tersebut, baris tambahan akan dibuat untuk kuantitas  tambahan yang kita inginkan. Jika tidak ada link, maka hanya satu baris PO yang akan  dibuat. Receive Date untuk semua baris akan default ke Required Date dari material  requirement. Kita dapat mengedit semua informasi ini.   Untuk mengkonfirmasi order, tekan Save. Untuk membatalkan, pilih Close. 

  Kita dapat membuat purchase order untuk lebih dari satu requirement yang dibeli dari vendor  yang sama. Setelah membuat pemesanan yang pertama, biarkan jendela Purchase Order Entry  terbuka. Setiap kali kita gunakan perintah Purchase This Material/Service, VISUAL menambahkan  baris baru pada purchase order, bukannya membuat PO baru. Setelah selesai, baru kita tekan  tombol Save dan menggunakan perintah Clear untuk menampilkan layar Purchase Order Entry  untuk membuat order selanjutnya. 

 

56

OUTPUT: 

WORK ORDER TRAVELLER   

Work  Order  Traveller  adalah  bentuk  laporan  yang  memiliki  dua  fungsi  utama;  masing‐masing  fungsi dikerjakan dalam bentuk dua format laporan yang berbeda:  1. Meyediakan berkas work order kepada operator pabrik.  Laporan  ini  menyediakan  informasi  singkat  berkenaan  dengan  suatu  work  order,  customer, dan informasi tentang operasi untuk work order tersebut. Laporan ini ditujukan  untuk  menemani  in‐process  material  selama  material  tersebut  mengalir  di  lini  produksi.  Untuk  keperluan  tersebut,  work  order  traveller  juga  memuat  informasi  seperti  nomer  gambar dan revisi, spesifikasi part, Part ID, dan jumlah. Sebagai tambahan, kita juga dapat  mencetak  work  order  traveller  dengan  disertai  barcode  untuk  digunakan  pada  aplikasi  Barcode Labor Entry.  2. Menyediakan berkas kebutuhan material kepada petugas material handling.  Laporan  jenis  ini  disebut  material  pick  list,  karena  berfungsi  sebagai  panduan  bagi  personel  material  handling  untuk  mengambil  material  apa  saja  yang  diperlukan  dalam  pengerjaan suatu work order dari storage area. Informasi yang tercetak meliputi Part ID,  unit  of  measure,  spesifikasi,  dan  lokasi  penyimpanan  atau  gudang.  Sebagai  tambahan,  pick list juga dapat dicetak dengan barcode.   

Mencetak Traveller dan Picklist  Untuk mencetak traveller/picklist:  1. Pilih  Work  Order  Traveller  dari  menu  Eng/Mfg  dari  jendela  utama  VISUAL  Enterprise  atau  gunakan personal menu.  Jendela Print Travellers muncul.   

 

2. Jika  diinginkan  untuk  mencetak  traveller  atau  picklist  untuk  satu  work  order,  masukkan  Base ID, Lot ID, dan Split ID dari work order yang dimaksud pada field yang tersedia. Klik  tombol  Base  ID  mencari  dari  daftar  work  order  yang  berstatus  firmed  dan  released  yang  tersedia.    Catatan:  Kita  bisa  mencetak  traveler  untuk  lebih  dari  satu  work  order.  Pilih  work  order  mana  saja  yang  kita  inginkan,  kemudian  klik  Ok.  Pada  field  Base  ID  akan  muncul  tanda  “Multiple Selections”.    57

3.

4.

5.

6. 7.

8.

9.

10.

Jika diinginkan untuk mencetak semua leg, pilih All pada field Sub ID; jika tidak, pilih Sub ID  yang diinginkan. Kita bisa  mengisi semua  field  ini secara  langsung dengan memilih work  order yang dimaksud setelah menekan tombol Base ID.   Pada  saat  mencetak  traveller  atau  picklist  untuk  lebih  dari  satu  work  order,  gunakan  tombol  kalender  untuk  memasukkan  tanggal  paling  awal  dan/atau  paling  akhir  untuk  membatasi rentang tanggal rilis.  Tentukan Date Parameter:  Release Date – Pilih tombol Release Date jika menginginkan VISUAL untuk menggunakan  release date pada traveller.  Sched  Start  Date  –  Pilih  tombol  Sched  Start  Date  jika  menginginkan  VISUAL  untuk  menggunakan work order sched start dates pada traveller.  Jika  kita  ingin  menyertakan  informasi  tambahan  kepada  operator/material  handling  personnel, gunakan data field di sebelah kanan untuk memasukkan teks. Ini bisa berguna  pada  saat  banyak  operator  yang  terlibat  sejak  work  order  dirilis  hingga  waktunya  nanti  dikirimkan. Untuk bisa menampilkan write‐in fields, pilih kotak Print Operation Write‐In Fields.  Pilih Print, View, File, atau E‐mail dari kotak pilihan.   Pilih Status dari traveller, apakah Firmed atau Released.  Pada  saat  mencetak  traveller  dalam  rentang  waktu  tertentu,  gunakan  pilihan  ini  untuk  mempersempit pilihan.  Jika dipilih Print pada poin 6 di atas, dan tidak memilih work order tertentu, pilih salah satu  dari tindakan berikut:  Print  Previously  Printed  Work  Orders  –  Untuk  mencetak  work  order  yang  telah  dicetak  sebelumnya  Print  Unprinted  Work  Orders  –  Untuk  mencetak  work  order  yang  belum  dicetak  sebelumnya.  Auto  Release  all  details  of  each  Work  Order  –  Pilihan  ini  hanya  tersedia  jika  output  terpilih adalah Print. Pilih jika ingin merilis semua operasi, material requirements, dan leg  dari  work  order.  Setelah  mencetak  traveller,  VISUAL  akan  mengubah  status  work  order  menjadi  Released,  artinya  produksi  work  order  siap  dimulai.  Setelah  dirilis,  pastikan  VISUAL  Concurrent  Scheduler  untuk  menjadwalkan  work  order  tersebut  pada  jadwal  produksi STANDARD.  Pilih format Traveller dan/atau Picklist. Wajib dipilih paling tidak satu format. Jika memilih  format  Picklist,  tentukan  metode  pengurutan,  apakah  berdasarkan  Piece  Number  atau  Location ID.  Tentukan Options untuk mencetak.  Jika  mencetak  traveller,  tentukan  apakah  ingin  mencetak  Closed  Operations,  Operation  Barcodes, Customer Order Info, Operation Write‐In Fields, Part Locations, dan informasi  Part Traceability.  Print (Include) Closed Ops – Pilih jika menginginkan VISUAL untuk menampilkan operasi  yang  telah  selesai  dilakukan  dalam  packlist.  Secara  otomatis,  jika  ada  labor  ticket  terhadap  satu  work  order  dan  production  run  telah  selesai  dikerjakan,  maka  status  operasi  berubah  menjadi  Closed.  Work  order  harus  berstatus  Released  sebelum  sebuah  operasi bisa dikerjakan dan ditutup.  Print Operation Barcodes – Dipilih jika menginginkan VISUAL untuk menyertakan barcode  pada traveller.   Print  Customer  Order  Info  ‐    Pilih  opsi  ini  jika  menginginkan  menyertakan  informasi  customer pada traveller.  Print  Operation  Write‐In  Fields  –  Pilih  jika  menginginkan  VISUAL  untuk  menyertakan  operation write‐ins. Lihat langkah 5 untuk keterangan lebih lanjut.  Print  Part  Locations  –  Pilih  jika  menginginkan  VISUAL  untuk  menyertakan  lokasi  gudang  atau  penyimpanan  material  pada  traveller.  VISUAL  kemudian  akan  menampilkan  semua  lokasi dimana material tersebut mungkin disimpan.  58

Print  Only  Locations  w/Quantity  –  Hanya  aktif  jika  opsi  diatas  dipilih.  Pilih  opsi  ini  jika  menginginkan  VISUAL  untuk  menyertakan  hanya  lokasi  yang  benar‐benar  menyimpan  material.  Print  Traceability  Info  –  Pilih  jika  menginginkan  VISUAL  untuk  menyertakan  informasi  traceability  jika  memang  part  tersebut  traceable.  Jika  work  order  tidak  mengandung  traceable material, maka tidak akan ada penambahan informasi pada traveller.   11. Pada  saat  mencetak  picklist,  tentukan  apakah  akan  mencetak  juga  Material  Barcodes  sebagai tambahan dari opsi pencetakan yang lain.  Print Material Barcodes ‐ Dipilih  jika  menginginkan VISUAL  untuk menyertakan  barcode  pada picklist.   12. Pilih  Print/View  dari  menu  File  atau  klik  tombol  Print  untuk  mengeksekusi  perintah  mencetak.   Jika  mencetak  sekaligus  traveller  dan  picklist,  VISUAL  menempatkan  mereka  pada  dua  perintah yang berbeda.  VISUAL kemudian akan menanyakan apakah traveller/picklist telah dicetak dengan benar.  Menjawab  ya  berarti  mengubah  status  work  order  menjadi  released.  Menjawab  tidak  membuat  VISUAL  menampilkan  lagi  print  setup  dialog  dan  kita  dapat  mencetak  ulang  traveller/picklist. 

  Memilih Work Order Yang Akan Dicetak  Ada beberapa opsi dalam memilih work order yang akan dicetak traveller/picklist‐nya:  1. Mencetak satu work order  Dengan memasukkan Base ID, Lot ID, Split ID, dan Sub ID, kita dapat mencetak traveller  dan/atau picklist untuk work order tertentu, tanpa memperhatikan statusnya. Kita dapat  memilih  untuk  mencetak  hanya  satu  leg,  atau  semua.  Dengan  cara  ini  kita  dapat  menentukan suatu leg untuk dimulai lebih dahulu daripada leg utama, atau bekerja secara  paralel. Semua field harus diisi jika ingin mencetak work order tertentu.  2. Mencetak berdasarkan rentang tanggal rilis  Dilakukan  dengan  mengisi  field  Earliest  Release  Date  dan  Latest  Release  Date.  Jika  field  Earliest  Release  Date  dibiarkan  kosong,  VISUAL  mengikutsertakan  semua  work  order  berstatus  firmed  dan  released,  sampai  dan  termasuk  Latest  Release  Date.  Jika  Latest  Release Date dikosongkan, VISUAL mengikutsertakan semua work order berstatus firmed  dan released pada dan setelah Earliest Release Date. Jika keduanya dikosongkan, semua  work order ‐tanpa memandang tanggal rilis‐ akan dicetak.  3. Mencetak hanya work order berstatus Firmed  Jika opsi  Firmed  dipilih,  maka  hanya work  order  berstatus  Firmed yang  akan dicetak. Jika  tidak, work order berstatus Released juga akan dicetak.   

Mengatur Automatic Release  Dengan memilih  Auto Release all Details of each Work Orders, semua work order pada rentang tanggal  rilis dimaksud yang  berstatus  firm  secara  otomatis  akan dirilis  sebelum  traveller dicetak.  Semua  operasi, leg dan material juga akan berubah status menjadi Released.   Fasilitas ini berguna bagi manajer produksi untuk mengkombinasikan antara proses rilis dan cetak  dari work order dalam satu operasi.   

Memahami Isi Traveller  Semua traveller akan dicetak dalam satu perintah cetak. Work order dan leg akan dipisahkan per  halaman untuk memungkinkan dilakukan distribusi dokumen.  Sebuah traveller akan memuat bagian‐bagian berikut: 

59

Informasi  Work  Order/leg  –  Dicetak  pada  bagian  awal  dari  tiap  work  order  atau  leg,  termasuk  Work  Order  Base  ID‐Sub  ID/Lot  ID,  Release  Dates  dan  Want  Dates,  Drawing/Revision,  dan  Quantity.  Informasi Customer Order – Jika dipilih, akan tertera pada bagian awal dari setiap work order.  Informasi Operation – Untuk setiap operasi, akan termasuk Resource ID, Specifications, Start/End  Quantities, Setup Hours dan Run Hours, dan Scheduled Start dan Finish Date. Operation write‐ins  dan barcodes juga akan tercetak disini, jika diinginkan.  Material  Requirement  –  Untuk  setiap  material  requirement  pada  setiap  operasi,  akan  dicantumkan  Part  ID,  Unit  of  Measure,  Quantity  Required,  Quantity  Due,  dan  write‐in  untuk  memberikan informasi mengenai issued material.   

   

Memahami Isi Picklist  Format picklist pada dasarnya akan terdiri atas bagian‐bagian:  Informasi  Work  Order  –  Dicetak  pada  bagian  awal  dari  tiap  work  order,  termasuk  Work  Order  Base ID/Lot ID, Release Dates dan Want Dates, Drawing/Revision, dan Quantity.  Material  Requirement  –  Untuk  setiap  material  requirement  pada  work  order  atau  leg,  akan  dicantumkan Part ID, Sub ID dari leg, Operation Sequence Number dari Operation, Piece Number  dalam  operasi,  Unit  of  Measure,  Quantity  Required,  Quantity  Due,  dan  field  write‐in  untuk  mengisi material yang akan di‐issue setelah laporan ini dicetak.  Barcode dan lokasi part juga akan ditampilkan disini .  Kita  dapat  mencetak  material  requirement  dalam  urutan  part  location  atau  urutan  Sub  ID,  Operation Number, Piece Number.                      60

Contoh dari Picklist Report dapat dilihat berikut ini:   

 

 

61

PROSES OPERASI: 

PENERIMAAN MATERIAL     Aplikasi Purchase Receipt Entry adalah menu VISUAL yang digunakan oleh personel Shipping and  Receiving  untuk  menerima  dan  mengembalikan  material  yang  dibeli  dari  vendor.  Fungsi  yang  dijalankan dalam Purchase Order Entry adalah:  ‐ Merekam  penerimaan  material  dan  servis  yang  diterima  melalui  Purchase  Order  Entry,  termasuk  tanggal  terima  dan  kuantitas  yang  diterima  dibandingkan  dengan  tanggal pesan dan kuantitas yang dipesan.  ‐ Menjalankan fungsi Return‐to‐Vendor terhadap material yang diterima.  ‐ Mencetak dokumen penerimaan.  ‐ Menjalankan  transaksi  inventory  secara  otomatis  untuk  mengirim  material  ke  inventory, issue ke work order, atau mengembalikan ke vendor.    Purchase  Receipt  Entry  membuat  Service  Receipt  secara  otomatis  pada  saat  menerima  suatu  servis.  Prosedur  yang  sama  juga  dapat  dilakukan  secara  manual  melalui  Service  Receipt  Entry.  Dalam menjalankan fungsi ini, Purchase Receipt Entry membuat Receiver. Receiver adalah obyek  VISUAL Enterprise yang terhubung  dengan Purchase Order dan merekam dokumen terima serta  tanggal dan kuantitas yang diterima. Adalah sangat penting untuk memahami bahwa dalam layar  Purchase  Receipt  Entry  akan  ada  informasi  yang  berasal  dari  Receiver  dan  sebagian  lain  berasal  dari Purchase Order.   

Memulai Purchase Receipt Entry  Purchase Receipt Entry tersedia dari jendela utama VISUAL Enterprise. Untuk memulainya:  Pilih Purchase Receipt Entry dari menu Purchasing.  Jendela kosong Purchase Receipt Entry akan ditampilkan. Jendela Purchase Receipt memuat entry  fields dan action buttons.   

 

 

Menggunakan Purchase Receipt Entry  Gunakan Purchase Receipt Entry untuk menjalankan tiga prosedur dasar berikut:  ‐ Menerima semua item dalam purchase order  ‐ Menerima pengiriman secara parsial 

62

‐ Mengembalikan item purchase order kepada vendor  Semua  operasi  tersebut  pada  dasarnya  dilakukan  dengan  prosedur  yang  sama  dengan  sedikit  variasi. 

  Menerima Material Pada Purchase Order  1. Masukkan Order ID dari purchase order.  Purchase order harus berstatus Released. Jika opsi  Auto Backorder Selection Mode  pada menu  Options dalam status aktif, VISUAL memilih backorder berdasarkan PO Order ID. Jika kita  memasukkan  Order  ID  untuk  order  yang  telah  ditutup  dan  memiliki  back  order,  VISUAL  secara  otomatis  memilih  PO  dengan  backorder  terbuka  yang  pertama  yang  terasosiasi  dengan order tersebut.  Sebagai  contoh,  jika  PO  4001  diterima  secara  parsial,  dan  opsi  backorder  dalam  konsidi  aktif, maka VISUAL menutup 4001 dan membuat dan merilis 4001‐1. jika Auto Backorder  Selection Mode dalam kondisi aktif dan kita memasukkan 4001 dalam Order ID, VISUAL  secara otomatis memanggil 4001‐1.  2. Masukkan Receiver ID untuk transaksi ini. Jika menggunakan Auto Numbering, kita dapat  mengosongkan field ini.  3. Atur field FOB, jika diperlukan.  4. Tentukan Actual Recv Date untuk tanggal yang diinginkan.  Pada  saat  memulai  Purchase  Receipt  Entry,  field  ini  secara  default  ke  tanggal  sekarang.  Selanjutnya,  field  ini  akan  default  ke  tanggal  Actual  Recv  Date  terakhir  yang  digunakan  pada sesi ini, tanpa memperhatikan PO atau Receiver yang dipanggil.  5. Jika  diinginkan,  kita  dapat  mengubah  Warehouse  ID  dan  Location  ID  untuk  setiap  inventory item untuk memastikan isian tersebut benar.  Kita  dapat  mengganti  Warehouse  dan  Location  ID  dengan  cara  memilih  line  item  dan  dobel  klik  pada  header  kolom  Location  ID,  kemudian  pilih  dari  tabel  yang  muncul.  Jika  tidak ada Location ID yang muncul, berarti tidak ada lokasi yang didefinisikan untuk part  tersebut. Suatu part paling tidak harus memiliki satu lokasi yang didefinisikan supaya bisa  diterima.  Di  samping  yang  telah  ditentukan  dalam  Application  Global  Maintenance,  kita  dapat memasukkan Location ID secara unik.   Untuk non‐inventory part dan untuk servis, kita tidak perlu memasukkan warehaouse dan  lokasi. Item tersebut dipesan langsung untuk work order.  6. Untuk menerima semua material dalam purchase order, klik tombol Receive All.  Dengan  cara  ini,  semua  item  yang  terdapat  dalam  purchase  order  diterima  dengan  besaran  Quantity  Received  untuk  setiap  baris  sama  dengan  Quantity  Ordered  dikurangi  Total  Qty  Received.  Jika  proses  terima  berhasil  dilakukan,  purchase  order  akan  ditutup  secara otomatis.  Untuk  menerima  material  secara  parsial,  masukkan  Quantity  Received  yang  diinginkan,  kemudian tekan tombol Save. VISUAL akan menanyakan konfirmasi.   

 

 

63

Pilih dari tiga pilihan berikut:  Leave  order  open  (partial  receipt,  backorder  balance)  –  Ini  meninggalkan  order  terbuka  menunggu pengiriman selanjutnya. Purchase order tetap dalam status Released.  Copy  remaining  unreceived  lines  to  separate  backorder  –  Ini  memindahkan  quantity  yang  belum terkirim ke purchase order baru. Purchase order yang baru akan memiliki ID yang  sama, dengan tambahan suffix. Sebagai contoh, jika purchase order ID adalah 4001, order  ID  yang  baru  adalah  4001‐1,  4001‐2,  dan  seterusnya.  Ini  dinamakan  sebagai  backorder.  Dengan cara ini, purchase order yang asli akan ditutup.  Close order (partial receipt, no backorder) – Ini berguna pada saat quantity dari order yang  asli  berubah,  atau  tidak  dapat  diterima  karena  sesuatu  hal.  Sebagai  contoh,  jika  vendor  membuat  pengiriman  secara  parsial,  kemudian  mereka  menjanjikan  akan  mengirimkan  sisanya  pada  tanggal  dimana  kita  tidak  lagi  memerlukan,  atau  kita  bisa  memesan  dari  vendor  lain.  Pilihan  ini  memberikan  kesempatan  untuk  membatalkan  pengiriman  sisa  material, dan menutup order yang asli.       Karena tidak semua informasi pada Receiver dan Purchase Order yang ditampilkan pada jendela  informasi, Purchase Receipt Entry tidak boleh digunakan untuk melihat dokumen terima yang lalu.  Gunakan Purchase Receipt Entry hanya untuk membuat dokumen terima yang baru. 

  Melihat Informasi Alokasi Demand Berdasarkan Purchase Order Yang Diterima  Setelah  kita  menerima  purchase  order  line  quantity,  baik  secara  penuh  maupun  parsial,  dan  kemudian mengalokasikan sebagian atau seluruh quantity tersebut ke demand, kita dapat melihat  perkembangannya pada kolom Total Quantity Allocated pada tabel Purchase Receipt. 

  Transaksi Inventori  Purchase Receipt Entry secara otomatis membuat transaksi inventori berdasarkan tipe transaksi,  apakah material diterima atau dikembalikan ke vendor. Transaksi inventori yang dilakukan melalui  Purchase  Receipt  Entry  sama  dengan  transaksi  yang  dilakukan  melalui  Inventory  Transaction  Entry.    MENGIRIM MATERIAL KE INVENTORI  Jika kita menginginkan untuk mengirim material yang kita terima ke inventori, Purchase Receipt  Order  membuat  transaksi  penerimaan  inventori  untuk  Part  ID,  Quantity,  Warehouse/Location,  dan Receipt Date sebagaimana disebutkan. Jika unit of measure pembelian berbeda dengan unit  of measure penyimpanan, maka proses konversi akan terjadi secara otomatis.    MENGIRIM MATERIAL KE WORK ORDER  Jika  material  yang  dibeli  memiliki  hubungan  dengan  suatu  work  order,  Purchase  Order  Entry  membuat dua transaksi inventori. Transaksi pertama adalah mengirim ke inventori, sebagaimana  tertulis di atas. Transaksi kedua adalah secara langsung mengeluarkan (issue) material tersebut ke  work  order  yang  terhubung,  sejumlah  material  requirement  dari  work  order  atau  quantity  received  dari  purchase  receipt,  mana  yang  lebih  kecil.  Jika  ada  lebih  dari  satu  work  order  yang  terhubung dengan material tersebut, VISUAL akan membuat transaksi sebanyak work order yang  terhubung tersebut. Urutan pengiriman akan tergantung pada urutan Work Order Base ID sampai  tidak ada lagi work order yang harus dipenuhi, atau tidak ada lagi material tersisa untuk dikirim.  Pada  kasus  dimana  terjadi  kelebihan  pengiriman  dari  non‐inventory  part,  semua  material  akan  dikirimkan ke work order tanpa melihat kebutuhan.   

64

MENGEMBALIKAN MATERIAL KE VENDOR  Untuk  material  yang  akan  dikembalikan  ke  vendor,  VISUAL  secara  otomatis  membuat  transaksi  Receipt  Return  untuk  return  quantity,  warehouse/location,  dan  tanggal  kembali.  Jika  material  tersebut dibeli untuk suatu work order, VISUAL juga akan membuat transaksi Return Issue.    PENERIMAAN SERVIS  Penerimaan  servis  tidak  menuntut  dilakukannya  transaksi  inventori,  yang  dilakukan  adalah  pembuatan Service Receipt. Ini mengubah Quantity Completed untuk operasi bertipe service pada  work order, sekaligus memperbarui data yang lain. 

  Mencetak Dokumen Purchase Receipt  Purchase  Receipt  Entry  memberikan  fasilitas  mencetak  atau  melihat  transaksi  penerimaan  material untuk tanggal tertentu atau hanya mencetak Current Receiver.  1. Pilih Print Receiver dari menu File atau klik tombol Print pada toolbar utama.  Kotak dialog Print Receiver akan muncul.  2. Pilih opsi yang diinginkan pada tombol Options.  Jika  pada  jendela  Purchase  Receipt  Entry  ada  satu  receiver  yang  sedang  dibuka,  maka  secara default akan terpilih opsi Print Current P/O Receiver.  Jika kita ingin mencetak lebih dari satu receiver untuk satu tanggal tertentu, pilih opsi Print  Orders  Received  On  dan  masukkan  tanggal  yang  diinginkan.  Ini  akan  mencetak  semua  receiver dengan Actual Recv Date atau Return Date pada tanggal dimaksud.  Jika  tidak  ada  receiver  yang  tengah  dibuka,  hanya  opsi  Print  Orders  Received  On  yang   tersedia.  3. Pilih kotak dialog Print Barcodes jika ingin menyertakan barcode pada laporan penerimaan.  4. Pilih output yang diinginkan, apakah Print, View, File, atau E‐mail.  5. Klik Ok.    Laporan yang tercetak akan menampilkan semua informasi yang tercantum pada header dan baris  tabel  pada  jendela  Purchase  Receipt  Entry.  Jika  ada  material  yang  terhubung  ke  work  order,  hubungan  ini  juga  akan  tercetak  pada  laporan.  Dengan  cara  ini,  pengiriman  material  sesuai  dengan tujuannya akan mudah dilakukan.   

    Jika  mencetak  receiver  berdasarkan  tanggal,  VISUAL  akan  mengelompokkan  dan  mengurutkan  receiver berdasarkan PO Order ID. Setiap PO group akan tercetak pada halaman terpisah. Format  laporan dapat diubah menggunakan Quest. Nama file‐nya adalah VMRCVFRM.QRP.   

65

OUTPUT: 

LAPORAN ENGINEERING DAN MANUFAKTUR    Gunakan  Laporan  Engineering  dan  Manufaktur  untuk  melakukan  proses  pengendalian  terhadap  aktivitas produksi. Laporan engineering dan manufaktur, jika digunakan secara rutin dan dianalisis  tren  dan  perbandingannya,  sangat  membantu  dalam  memperbaiki  produktivitas  perusahaan  ditinjau dari kacamata produksi.   

Mencetak Laporan Bill of Material  Laporan ini memuat semua level bill of material untuk engineering master atau work order.  Untuk setiap master atau work order, data berikut dilaporkan untuk setiap material requirement:  • BOM Level (0 adalah top level dari part, 1 adalah leg requirement utama, 2 adalah leg dari  fabricated part yang diperlukan oleh leg utama, dst)  • Part ID  • Quantity Required per Unit  • Fixed Quantity Required  • Scrap %  • Dimensi   

    Untuk mencetak laporan Bill of Material:  1. Pilih Bill of Material Report dari menu Eng/Mfg.  Jendela Print Bill of Material muncul.  2. Pilih tipe Bill of Material.  Kita bisa memilih engineering master atau work order.  3. Masukkan rentang Part/Base ID yang akan dicetak.   Jika  memilih  engineering  master,  klik  tombol  Starting  dan  Ending  untuk  memilih  dari  daftar part yang akan dicetak.  Jika memilih work order, klik tombol Starting dan Ending untuk memilih dari daftar work  order yang akan dicetak.  4. Pilih Explode Top Level Parts Only untuk mencetak BOM hanya top level part.  Pilih  Explode  One  Level  Only  untuk  mencetak  BOM  hanya  satu  level  ke  bawah  untuk  setiap part.  5. Pilih output laporan.  Pilih Print untuk mencetak pada printer.  Pilih View untuk melihat laporan pada layar.  66

Pilih File untuk membuat file dari laporan.  Pilih E‐mail untuk mengirimkan laporan melalui surat elektronik.  6. Pilih Print/View dari menu File.  Jika memilih Print, akan muncul kotak dialog Print.  7. Masukkan  informasi  yang  diperlukan  pada  kotak  dialog  Print  dan  klik  Ok  untuk  mulai  mencetak.   

Mencetak Laporan Costed Bill of Material    Laporan ini mirip dengan laporan bill of material, namun hanya mencetak BOM untuk engineering  master, ditambah informasi biaya.  Untuk setiap part, data berikut dilaporkan untuk setiap material requirement:  • Part ID dan Description  • Quantity Required   • Unit Cost  • Total Cost = Unit Cost x Quantity Required  • BOM Level   Sebagai tambahan, ukuran lot dan total jam produksi dari part juga dicantumkan dalam laporan,  beserta total Unit Cost dan Total Cost.    Untuk mencetak laporan Costed Bill of Material:  1. Pilih Costed Bill of Material Report dari menu Eng/Mfg.  Jendela Print Costed Bill of Material muncul.  Terdapat empat fungsi lain pada menu Edit: Reset Material Costs, Reset Operation Costs,  Reset Service Costs, dan Implode Costs. Reset Material Costs dan Implode Costs memiliki  fungsi  yang  sama  dengan  yang  terdapat  pada  Part  Maintenance.  Reset  Operation  Costs  sama  dengan  fungsinya  pada  Shop  Resource  Maintenance.  Reset  Service  Costs  sama  dengan fungsi Reset Operation Costs pada Service Maintenance.  2. Masukkan rentang Part/Base ID yang akan dicetak.   3. Pilih Explode Top Level Parts Only untuk mencetak BOM hanya top level part.  Jika tidak dipilih, BOM dicetak untuk semua fabricated part.  4. Pilih output laporan.  Pilih Print untuk mencetak pada printer.  Pilih View untuk melihat laporan pada layar.  Pilih File untuk membuat file dari laporan.  Pilih E‐mail untuk mengirimkan laporan dalam Rich Text Format melalui surat elektronik.  5. Pilih Print/View dari menu File.  Jika memilih Print, akan muncul kotak dialog Print.  6. Masukkan  informasi  yang  diperlukan  pada  kotak  dialog  Print  dan  klik  Ok  untuk  mulai  mencetak.   

Mencetak Laporan Engineering 

  Laporan Engineering menyediakan informasi lengkap untuk engineering master, work order, atau  quote.  1. Pilih Engineering Master dari menu Eng/Mfg.  Jendela Print Engineering Report muncul.  Tabel menampakkan semua engineering master, work order, dan quote master. Gunakan  perintah Search dari menu File untuk mencari master/work order yang ingin dicetak.  2. Pilih kotak Short Form jika ingin mencetak laporan dalam format ringkas. 

67

3. 4.

5.

6.

7.

Format  lengkap  memuat  semua  informasi  yang  dimasukkan  dalam  Manufacturing  Window untuk header, tiap operasi, dan tiap material requirement.  Format  ringkas  memuat  Quantity,  Setup  Hours,  dan  Run  Time  untuk  tiap  operasi,  Quantity untuk tiap material, kode gambar dan revisi.  Jika tidak ingin mencetak informasi customer, klik kotak No Customer.  Pilih metode pengurutan laporan.  Tabel dapat diurutkan berdasarkan Work Order ID, Customer ID, Create Date, Want Date,  atau Release Date.  Cek kotak Descending untuk membalikkan urutan pada tabel.   Pilih output laporan.  Pilih Print untuk mencetak pada printer.  Pilih View untuk melihat laporan pada layar.  Pilih File untuk membuat file dari laporan.  Pilih E‐mail untuk mengirimkan laporan dalam Rich Text Format melalui surat elektronik.  Jika ingin mencetak hanya sebagian tabel, pilih yang diinginkan, kemudian pilih Print/View  Selections dari menu File atau klik tombol Print.  Pilih Print/View All Lines dari menu File untuk mencetak keseluruhan tabel.  Muncul kotak dialog Print.  Masukkan  informasi  yang  diperlukan  pada  kotak  dialog  Print  dan  klik  Ok  untuk  mulai  mencetak. 

 

68

PROSES OPERASI: 

CONCURRENT SCHEDULER & SCHEDULING WINDOW    Penjadwalan     Pengertian Penjadwalan     Penjadwalan adalah proses perencanaan semua kegiatan yang terjadi dalam proses manufaktur.  Ada tiga alasan utama mengapa penjadwalan perlu dibuat:    1. Untuk mengetahui berapa banyak kapasitas yang masih tersisa,  2. Untuk mengidentifikasi kemungkinan terjadinya ancaman terhadap on‐time delivery,  3.  Untuk  membantu  bagian  produksi,  procurement,  dan  penjualan  untuk  bekerja  sama  dengan  lebih baik.    Ada dua fasilitas yang disediakan oleh VISUAL Enterprise dalam hal penjadwalan, yaitu Concurrent  Scheduler dan Scheduling Window.       Beban vs Kapasitas     Dimensi dari penjadwalan ada dua, beban dan kapasitas. Beban adalah jumlah jam kerja terjadwal  untuk  suatu  resource  tertentu.  Kapasitas  adalah  jumlah  jam  kerja  maksimum  yang  mampu  dibebankan pada resource tersebut per shift kerja, dan berapa unit kapasitas yang tersedia dalam  periode tersebut.    Jika  beban  suatu  pekerjaan  melebihi  kapasitas,  diperlukan  tambahan  unit  resource  untuk  menangani kelebihan beban tersebut.    Sebagai contoh, jika suatu stasiun kerja memiliki 3 mesin yang beroperasi 8 jam per hari, stasiun  kerja  tersebut  memiliki  kapasitas  24  jam  mesin.  Jika  ada  pekerjaan  yang  memerlukan  32  jam  mesin  (beban),  tambahan  resource  perlu  dialokasikan  (mungkin  tambahan  satu  mesin  yang  bekerja 8 jam atau salah satu mesin yang ada ditambah 8 jam operasi).     BEBAN  Ada tiga dimensi beban, yaitu:  1. Resource yang mana  2. Kapan  3. Berapa banyak  Bagian kapan dan berapa banyak diukur dalam tiga hal: waktu, jumlah jam kerja, dan unit.   Hanya  work  order  berstatus  F  (firmed)  dan  R  (released)  yang  dianggap  sebagai  beban.  Perkecualian muncul dalam beban sementara pada saat pemeriksaan ketersediaan material atau  planned order dari MRP.    KAPASITAS  Ada dua dimensi kapasitas:  1. Kapan  2. Berapa banyak  ‘Kapan’  diukur  dalam  waktu;  ‘berapa  banyak’  diukur  dalam  satuan  unit.  Dimensi  waktu  dari  kapasitas  dapat  berbeda‐beda  dari  waktu  ke  waktu,  tergantung  dari  informasi  waktu  kerja  masing‐masing  shift.  Dimensi  unit  diterjemahkan  dalam  ukuran  jumlah  pekerjaan  atau  operasi  yang  bisa  dikerjakan  pada  masing‐masing  shift.  Sebagai  contoh,  kita  bisa  menjadwalkan  suatu 

69

resource untuk bekerja pada lebih dari satu shift per hari, namun dengan  jumlah personel yang  berbeda di masing‐masing shift.    Input Penjadwalan    Tipe Jadwal     Concurrent Scheduler menyediakan dua tipe jadwal ditinjau dari kapasitasnya: Finite dan Infinite.  Jadwal dengan kapasitas Finite menggunakan data kapasitas yang tersedia untuk masing‐masing  shop resource. Jadwal dengan kapasitas Infinite mengabaikan data kapasitas.     Pemeriksaan Ketersediaan Material      Jika  kita  mengaktifkan  opsi  ini,  on‐hand  quantities,  perencanaan  material  dan  lead  time  akuisisi  material akan berpengaruh terhadap penjadwalan.     Fit Tolerance     Ini  adalah  persentase  dari  durasi  operasi  yang  dianggap  layak  untuk  dijadwalkan  untuk  operasi  tertentu.  Contohnya,  jika  kita  tetapkan  Fit  Tolerance  sebesar  90,  maka  Scheduler  akan  mencari  tempat pada jadwal yang bisa memuat 90% dari durasi operasi ini. Scheduler mengasumsikan sisa  10% bisa dikerjakan dalam kerangka waktu 90% ini. Fit Tolerance harus bernilai antara 50 hingga  100%.    Metode Penjadwalan     Concurrent Scheduler menjadwalkan setiap pekerjaan dengan salah satu atau kedua metode ini,  yang bisa dikendalikan untuk setiap work order.  1. Backward Schedule   Jadwal  ditetapkan  berdasarkan  Want  Date  dari  work  order.  Scheduler  bekerja  mundur  dari tanggal tersebut, dari operasi terakhir ke operasi pertama.  2. Forwar Schedule dari Release Date  Jadwal  ditetapkan  berdasarkan  Release  Date  dari  work  order.  Scheduler  bekerja  maju,  dari operasi pertama sampai operasi terakhir.    Durasi Operasi    Setiap  operasi  work  order  memiliki  data  Start  Quantity  yang  tergantung  pada  jumlah  yang  diperlukan  dan  scrap  level  dari  operasi  sesudahnya  (downline).  VISUAL  menghitung  jam  operasi  berdasarkan Run Time, Run Type, dan Loadsize (jika digunakan).    VISUAL menentukan jumlah jam kerja dan jam mesin yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu  operasi dengan perhitungan:    Resource Hours = (Setup Hours x #Machines) + (Start Quantity x Run Hours)/Piece  

  Faktor tambahan adalah Move Hour dari setiap operasi. Move hour tidak dianggap sebagai beban,  namun  berpengaruh  terhadap  kapan  operasi  selanjutnya  bisa  dimulai.  Durasi  operasi  dapat  dihitung sebagai:    Operation Duration = Resource‐Hours + Move Hours   = Setup Hours + (Start Quantity x Run Hours/Quantity) + Move Hours  

70

Operasi servis dapat dihitung sebagai:    Operation Duration = Transit Days  

  Operation Leadtime     Untuk  menentukan  kapan  suatu  operasi  bisa  dimulai,  VISUAL  menggunakan  jumlah  durasi  dari  operasi‐operasi  sebelumnya.  Tanggal  yang  ditemukan  dari  perhitungan  ini  disebut  ”could  start  date” dari operasi. Jika kapasitasnya tak terbatas, operasi dapat dimulai pada tanggal ini. Operasi  tidak dapat dimulai sebelumnya karena operasi yang mendahuluinya belum rampung dikerjakan.  Tanggal ini tidak memperhitungkan waktu resource mengalami shutdown.     Untuk backward scheduling:     Operation Could Start Date = Want Date ‐ Sum of Subsequent Oper Durations  

  Untuk forward scheduling:     Operation Could Start Date = Release Date + Sum of Previous Oper Durations  

  Operation Overlap     Semua  formula  perhitungan  di  atas  dianggap  benar  hanya  jika  tidak  ada  overlap  yang  terjadi.  Parameter  Minimum  Move  Quantity  dari  tiap  operasi  memungkinkan  kita  untuk  menentukan  berapa  banyak  unit  yang  harus  diselesaikan  untuk  bisa  dipindahkan  ke  operasi  selanjutnya.  Ini  akan menggeser Could Start   Date ke waktu yang lebih lanjut untuk backward atau lebih awal untuk forward schedule.     Sebagai contoh, jika suatu operasi A memiliki End Quantity 100, dan Minimum Move   Quantity 50, maka operasi selanjutnya (operasi B) dapat dimulai setelah operasi A menyelesaikan  setengah  dari  durasi  operasinya,  dengan  asumsi  waktu  pengerjaan  masing‐masing  unit  adalah  sama.  Jika  operasi  B  memiliki  waktu  pengerjaan  per  unit  yang  lebih  cepat  dibanding  operasi  A,  maka  operasi  B  baru  bisa  dimulai  setelah  operasi  A  menyelesaikan  lebih  dari  setengah  durasi  operasinya  supaya  terhindar  dari  kehabisan  pekerjaan  di  tengah  run.  Dari  sisi  leadtime,  adanya  overlap akan memangkas durasi operasi B sebanyak setengahnya.    Subassembly Leg     VISUAL menjadwalkan tanggal mulai dari setiap subassembly dari work order secara independen.  Selesainya  operasi  terakhir  dari  subassembly  menentukan  kapan  operasi  dari  parent  dapat  dimulai. Jika ada lebih dari satu subassembly, mana yang selesai lebih lanjut menentukan tanggal  mulai dari parent. Minimum Move   Quantity dari operasi terakhir dari leg memungkinkan overlap dengan parent operation.    Operation Start Date dan Status     Jika suatu operasi telah dimulai (released) pada saat kita menjalankan Scheduler, VISUAL memberi  status  completed  pada  operasi  tersebut.  Jika  setup  telah  diberi  tanda  completed,  VISUAL  tidak  akan  memperhitungkan  waktu  setup  dari  operasi  tersebut.  VISUAL  membandingkan  Quantity  Completed  dengan  End  Quantity  untuk  memprediksi  berapa  waktu  sisa  yang  diperlukan  untuk  menyelesaikan operasi. Kita dapat membekukan operasi yang telah dimulai jika diperlukan.    71

Service Start Date     Untuk operasi servis atau yang dikerjakan oleh subcontractor, fungsi Service Receipt Entry/Service  Status  untuk  menentukan  tanggal  pengiriman  material  ke  pihak  subcontractor.  Pada  saat  scheduler  dijalankan,  VISUAL  menggunakan  tanggal  ini  untuk  mengurangkan  dari  Transit  Days  sebagai pertanda bahwa oeprasi telah dimulai.    Material Lead Time     Jika  kita  menggunakan  Check  Material  Availability,  lead  time  akuisisi  material  berpengaruh  terhadap  jadwal  dengan  cara  yang  sama  seperti  halnya  operation  lead  time.  Dalam  hal  ini,  ketersediaan  material  berpengaruh  terhadap  batasan  tanggal  mulai  dari  operasi.  Tanggal  mulai  tidak akan berubah jika material telah tersedia.    Contoh,  ada  sebuah  material  spesial  yang  tidak  tersedia  (in‐stock),  dengan  lead  time  15  hari.  Meskipun  beban  dari  stasiun  kerja  memungkinkan  operasi  dimulai  5  hari  dari  tanggal  sekarang,  Check  Material  Availability  akan  mendorong  operasi  ke  15  hari  dari  sekarang,  mempengaruhi  operasi lain yang bersangkutan pula.    Dalam  pemeriksaan  ketersediaan  material,  VISUAL  memperhitungkan  empat  hal.  Pertama,  ketersediaan bahan baku pada inventory. Kedua, outstanding purchase order yang akan diterima  di  masa  depan.  Ketiga,  lead  time  material.  Terakhir,  material  yang  akan  diterima  dari  planned  work order.      Concurrent Resource     Jika  kita  memasukkan  data  Setup  dan  Run  dari  concurrent  resource  dari  operasi,  ini  akan  menambahkan  kebutuhan  jam  operasi  resource  secara  paralel.  VISUAL  akan  memperhitungkan  kapasitas dan beban dari concurrent resource dalam menjadwalkan primary resource.    Discontinuous Operation     Scheduler  memungkinkan  dilakukannya  discontinuous  scheduling  dari  operasi.  Kita  dapat  mengaturnya  dalam  shop  resource  maintenance,  sehingga  operasi  yang  memerlukan  resource  tersebut dapat dijadwalkan secara diskontinu.    Pada saat penjadwalan, jika terjadi konflik, VISUAL akan membandingkan durasi operasi terjadwal  dari unit tersebut dengan minimum segment size. Jika durasi operasi terjadwal paling tidak sama  dengan  minimum  segment  size,  maka  Scheduler  membuat  “segmen”  dari  unit  tersebut.  Penjadwalan dilanjutkan sampai VISUAL menemukan ”segmen‐segmen” yang lain, terputus oleh  waktu, namun secara agregat cukup untuk memenuhi durasi operasi.     Setiap  kali  dijadwalkan, masing‐masing  segmen  adalah  independen dan  memiliki  setup  dan unit  tersendiri. Antar segmen bisa memiliki jumlah unit yang berbeda.    Resource Minimum dan Maximum     Scheduler menjadwalkan sejumlah yang sama untuk dikerjakan pada resource yang memiliki lebih  dari  satu  unit  kerja.  Untuk  setiap  operasi,  kita  dapat  menentukan  jumlah  minimum  yang  diperlukan  supaya  operasi  bisa  dimulai.  VISUAL  tidak  menjadwalkan  operasi  tersebut  hingga  sejumlah  ini  tersedia.  Demikian  juga  kita  dapat  menentukan  jumlah  maksimum  yang  dapat 

72

dikerjakan  oleh  suatu  operasi.  Jika  kita  tidak  menginginkan  VISUAL  untuk  menjadwalkan  secara  paralel, masukkan jumlah minimum 1 dan biarkan jumlah maksimum sebagaimana nilai default.    Work Order Priority     Concurrent  Scheduler  memungkinkan  kita  memberikan  skala  prioritas  pada  work  order  dari  1  sampai 50. Jika ada dua work order berebut satu resource, work order dengan prioritas lebih kecil  akan didahulukan.   

Input Penjadwalan Resource    Tipe Jadwal      Ada dua macam jadwal yang disediakan:  1. Schedule Continuous, artinya tersedia cukup kapasitas untuk menyelesaikan keseluruhan  operasi.  2. Schedule Discontinuous, dimana didefinisikan minimum segment size.   VISUAL  memerlukan  minimum  segment  size  sebagai  durasi  operasi  dari  satu  unit  agar  segmen  bisa layak terjadwal.     Tipe Kapasitas      Ada dua macam cara menentukan kapasitas shop resources.  1. Schedule Normally menandakan finite capacity.   2. Jika  Schedule  Normally  tidak  dipilih,  VISUAL  menganggap  resource  memiliki  infinite  capacity.     Kalender     Kalender  mingguan  menandakan  durasi  kerja  dari  resource  untuk  setiap  shift  selama  tujuh  hari  dalam  seminggu.  Calendar  exception  memuat  informasi  perubahan  waktu  kerja  selama  diperlukan. Kalender dapat dibuat untuk masing‐masing resource atau masing‐masing jadwal.    Kapasitas Resource    VISUAL menentukan kapasitas resource sebagai jumlah jam tersedia pada tiap shift setiap harinya  dan berapa  unit kapasitas  yang  tersedia dalam periode  tersebut.  Contoh, ada  work  center  yang  memiliki 3 mesin yang beroperasi 8 jam per hari, maka work center tersebut memiliki kapasitas 24  jam  mesin  setiap  hari.  Artinya  tersedia  24  jam  mesin  setiap  harinya,  yang  mampu  dialokasikan  untuk 3 pekerjaan atau kurang, berjumlah 24 jam atau kurang.   Ingat hanya tiga pekerjaan yang bisa dikerjakan dalam satu waktu, berapapun durasinya. Sehingga  VISUAL menganggap work center ini memiliki satu shift kerja dengan 3 unit resource tersedia.    Pada  saat  kita  menentukan  jumlah  unit  kapasitas,  VISUAL  memberikan  nomer  kepada  tiap  unit,  dimulai  dari  0.  Contoh,  resource  drill  memiliki  kapasitas  3  unit  pada  shift  pertama.  VISUAL  memberikan nomer unit 0, unit 1, dan unit 2. Scheduler selalu memberikan beban kepada unit 0  pertama kali, kemudian unit 1, dan seterusnya. Ini penting pada saat terjadi situasi dimana:    - Durasi Operasi lebih pendek dibandingkan durasi shift.  - Kapasitas berbeda antar shift.   

73

Penting untuk diingat bahwa operasi yang telah dibebankan pada suatu unit tidak akan berpindah  hingga operasi tersebut selesai. Masalah akan muncul pada saat perbedaan kapasitas diakibatkan  oleh perubahan pada staffing. Pada prakteknya, seorang operator bisa menangani lebih dari satu  mesin. Prioritas work order bisa dimanfaatkan untuk menangani masalah ini. 

 

  Melihat Hasil Penjadwalan    Untuk setiap work order, Scheduler memberikan informasi berikut:    - Start Date & Finish Date   - Determinant Path (Jalur Penentu)  Adalah  set  operasi  dalam  work  order  yang  menentukan  durasi  pengerjaan  work  order  tersebut.  Jalur  penentu  ditentukan  setelah  Scheduler  memperhitungkan  batasan  kapasitas. Jalur penentu yang dihitung sebelum dilakukan perhitungan batasan kapasitas  bisa disebut sebagai jalur kritis (critical path).  Jalur penentu muncul pada Scheduling Window dengan warna hijau.    Standard Schedule     Jadwal  yang  memiliki  ID  STANDARD  adalah  jadwal  finite  yang  disediakan  oleh  VISUAL.  Manufacturing  dan  Material  Planning  Window  menganggap  jadwal  ini  yang  merupakan  “actual  plan”.  Semua  tanggal  yang  muncul  pada  Manufacturing  dan  Material  Planning  Window  yang  berkaitan dengan work order berasal dari jadwal ini. Operasi yang belum terjadwal pada jadwal  STANDARD akan diberi tanda Not Sched.    Definisi Concurrent Scheduler    Concurrent  Scheduler  adalah  alat  penjadwalan  terhadap  work  order  berstatus  firmed  dan  released di lantai kerja. Concurrent Scheduler memberikan informasi mengenai ketersediaan dan  pemenuhan delivery date.     Concurrent Scheduler dapat digunakan untuk menentukan hal‐hal penting berikut:  1. Kapan suatu operasi bisa dimulai dan diselesaikan.  2. Apakah,  memperhitungkan  kapasitas  semua  work  center,  kita  bisa  menyelesaikan  work  order tepat waktu.  3. Kapan sebaiknya dilakukan penambahan kapasitas.  74

4. Kapan tersedia kelebihan kapasitas untuk masing‐masing resource.     Concurrent Scheduler dapat juga digunakan untuk:   1. Membuat  jadwal  “what‐if”  untuk  mengantisipasi  perubahan  kapasitas,  beban,  dan  pengaturan kalender kerja.  2. Memeriksa  ketersediaan  jadwal  dan  pengaruh  dari  work  order  yang  berasal  dari  quotation dan customer order.    Kita  dapat  melihat  semua  informasi  yang  disediakan  oleh  Concurrent  Scheduler  melalui  Scheduling Window dalam tampilan grafis yang mudah dimengerti.     Proses Penjadwalan    Setelah  selesai  mengisi  informasi  shop  resource  dan  part  lead  time,  kita  dapat  memulai  proses  penjadwalan dengan melakukan urutan‐urutan:      Scheduling the Job     1. Buka Concurrent Scheduler dari menu Scheduling.   2. Atur preferensi Concurrent.   3. Buat New Schedule atau aktifkan jadwal yang sudah ada.   4. Pilih opsi jadwal yang diinginkan.   5. Jalankan Scheduler.     Melihat Jadwal    1. Buka Scheduling Window.   2. Aktifkan jadwal yang baru dibuat.   3. Jadwal tampil pada layar.    

  75

  Preferensi Concurrent Scheduler     1. Schedule Horizon – Jumlah hari ke masa depan yang ingin diolah ketersediaan jadwalnya  oleh Scheduler.   2. Schedule  Pieces  if  Run  Minutes  per  Piece  is  at  Least  –  Digunakan  untuk  penjadwalan  min/max. Run minutes per piece paling tidak 10 menit.  3. Generate – Untuk membuat audit record dari proses penjadwalan.   4. Backward  Schedule  if  On  Time  –  Untuk  memilih  mengaktifkan  backward  scheduling  setelah ditemukan jadwal layak melalui forward scheduling.     Membuat Jadwal Baru     Kita  dapat  membuat  sebanyak  mungkin  jadwal.  Masing‐masing  jadwal  dapat  kita  tentukan  kalender dan kapasitasnya. Namun jadwal yang ”berlaku” tetap jadwal STANDARD.    Menentukan Pilihan Penjadwalan    Weekly Calendar    Kalender  mingguan  digunakan  untuk  menentukan  waktu  kerja  untuk  semua  jadwal,  semua  resource, atau untuk jadwal dan resource tertentu secara spesifik.    Mengatur Standard Calendar     Standard calendar adalah kalender yang berlaku untuk semua jadwal dan semua resource.   1. Pilih Weekly Calendars dari menu File pada Concurrent Scheduler.   2. Masukkan pengaturan Schedule ID dan Resource ID. Jika kita pilih Schedule ID **All** dan  Resource ID **All** berarti jadwal berlaku untuk semua resource dan semua jadwal.  3. Jika  kita  ingin  kalender  hanya  berlaku  untuk  satu  jadwal  atau  resource,  kita  tinggal  mengganti pilihan dengan ID yang diinginkan.      Dalam melakukan penjadwalan, Scheduler mencari kalender dengan urutan sebagai berikut:  1. Mencari kalender spesifik untuk jadwal dan resource tersebut.  2. Jika tidak ada, cari kalender spesifik untuk resource, tapi untuk semua jadwal.  3. Jika tidak ada, cari kalender spesifik untuk jadwal, tapi untuk semua resource.  4. Jika tidak ada, gunakan kalender untuk semua resource dan semua jadwal.    Calendar Exception    Gunakan  calendar  exception  untuk  mengatur  perkecualian  dari  semua  jadwal,  semua  resource,  atau untuk jadwal dan resource tertentu secara spesifik.  Calendar  exception  bisa  berupa hari  libur, planned  shutdown,  atau  interupsi lain  yang terjadi  di  luar kewajaran.    Mengatur Work Order Priorities     Pilihan  ini  memberikan  kebebasan  untuk  menentukan  prioritas  (global  rank)  dari  work  order  dengan status firmed atau released. Nilai default dari prioritas work order adalah 50. Kita dapat  mengubah nilai ini, yang terkecil adalah 0. Kita juga dapat mengatur prioritas berdasarkan want  date, sehingga semua nilai rangking akan kembali ke 50. 

76

Sebaiknya  prioritas  work  order  diberikan  secara  bijaksana.  Disarankan  untuk  memberikan  prioritas tinggi hanya pada situasi dimana work order:  a. Berasal dari pelanggan penting  b. Memiliki waktu kerja yang tidak dapat diprediksi dan bisa molor dari semestinya.  c. Total Production Time lebih lama dibanding work order biasa, dan harus berebut  tempat dengan work order yang lebih pendek durasinya.  d. It has an undependable estimated time and may take longer     Purge Availability Checks     Purge Availability Checks digunakan untuk menghilangkan work order yang non‐released dan non‐ firmed serta quote master dari jadwal.    Menjalankan Concurrent Scheduler     Setelah  kita  membuat  pengaturan  yang  diperlukan,  kita  dapat  mulai  menjalankan  Concurrent  Scheduler. Ada dua pilihan:  1. Global Schedule   2. Global Schedule all Active     Global  Schedule  mengharuskan  kita  memilih  satu  jadwal  untuk  dijalankan.  Sementara  Global  Schedule All Active memproses semua jadwal yang aktif.  Scheduler  mengurutkan  semua  work  order  (firmed  dan  released)  berdasarkan  prioritas,  want  date,  kemudian  release  date.  Scheduler  hanya  mengolah  operasi  dan  material  yang  berstatus  firmed dan released.     - Pertama akan dicoba mencari jadwal secara mundur dari want date.   - Jika  tidak  tersedia  kapasitas  dan/atau  waktu  setiap  operasi,  maka  Scheduler  menjadwalkan secara maju untuk mendapatkan finish date yang sesuai.  - Scheduler kemudian menjadwalkan mundur kembali, namun sekarang dari finish date dan  bukan dari want date.    Backward  scheduling  dilakukan  pertama  kali  supaya  setiap  operasi  dapat  dimulai  selambat  mungkin, sehingga mengurangi work in process dari material dan labor.    Pada  prakteknya,  Concurrent  Scheduler  sebaiknya  dijalankan  setiap  hari.  Jika  pabrik  bekerja  hingga  malam,  sebaiknya  Scheduler  dijalankan  pada  petang  hari.  Dengan  demikian,  pada  pagi  harinya didapatkan informasi jadwal yang akurat.    Melihat Hasil Penjadwalan     Karena  penjadwalan  adalah  proses  batch,  Concurrent  Scheduler  memiliki  keterbatasan  dalam  interaksi  dengan  pengguna.  Scheduler  hanya  sebatas  menerima  input  dari  pengguna  dan  mengolahnya untuk menemukan jadwal yang optimal.   Untuk  melihat  dan  menganalisis  hasil  penjadwalan,  tersedia  Scheduling  Window.  Scheduling  Window menggambarkan jadwal di lantai kerja relatif terhadap work order yang berstatus firmed  dan released.    

77

    Memahami Scheduling Window     Scheduling  Window  menggunakan  tampilan  grafis  dalam  satu  layar.  Resource  diurutkan  pada  sumbu  vertikal.  Kita  bisa  mengatur  urutan  penempatan  resource  pada  Shop  Resource  Maintenance. Jika tidak, resource akan diurutkan berdasar waktu pembuatan. Waktu (hari, jam)  ditampilkan dalam sumbu horisontal. Banyaknya hari yang ditampilkan di layar tergantung kepada  Loading Horizon yang  diatur  pada menu Edit. Tanda 1,  2, dan  3  di  atas kolom menandakan tiga  shift dalam satu hari.    Format Tanda     VISUAL  menggunakan  format  tanda  standar  pada  saat  menampilkan  informasi  Base  ID,  Lot  ID,  Split ID, Sub ID dan operation sequence dari operasi work order. Formatnya adalah:     Work Order Base ID‐Sub ID/Lot ID. Split ID (Operation Sequence   Number)  

  Jadi Operasi 40 dari Sub ID 3 dari Work Order 40009 Lot 2 Split 1 ditulis sebagai:     40009‐3/2.1 (40)  

  Jika Sub ID dan Split ID bernilai nol, tidak akan ditampilkan pada layar. Sehingga Operasi 40 dari  Sub ID 0 dari Work Order 40009 Lot 2 Split 0 ditulis sebagai:     40009/2 (40)  

            78

Memahami Kode Warna Operation Bar    Batang horisontal pada layar utama menunjukkan operasi yang terjadwal atau dalam proses. Arti  dari warna batang adalah sebagai berikut:    Biru Muda ‐ Finish date operasi sebelum want date work order.     Merah ‐ Finish date operasi jatuh pada atau setelah want date work   order; artinya operasi tersebut terlambat atau just in time.     Biru – Operasi yang dibekukan.     Kuning Muda  – Operasi sebagai bagian dari work order dalam pantauan; akan diselesaikan tepat  waktu.     Kuning Tua – Operasi sebagai bagian dari work order dalam pantauan, akan terlambat atau just in  time.     Ungu Tua – Operasi untuk planned order, akan selesai tepat waktu.    Hijau – Operasi bagian dari determinant path.     Hijau Tua – Operasi bagian dari determinant path, akan terlambat atau just in time.     Magenta – Operasi untuk planned order, akan terlambat atau just in time.     Garis Tepi Gelap – Operasi dijadwalkan selesai setelah “could finish date”.  

  Menjadwalkan Ulang     VISUAL memberikan fasilitas untuk mengubah jadwal dari operasi, tanggal mulai maupun tanggal  selesai. Kita dapat mengubah jadwal operasi dengan beberapa cara:  1. Secara manual dengan mengetikkan tanggal yang diinginkan  2. Menggunakan Drag‐and‐Drop, jika ini merupakan jadwal “what‐if”.   3. Menggunakan Perintah Freeze pada Menu    Mengatur Load Horizon     Kita  bisa  mengatur  seberapa  jauh  dari tanggal sekarang  yang  akan  ditampilkan  pada  Scheduling  Window.  Load  Horizon  harus  diatur  sebelum  kita  membuka  suatu  jadwal  pada  Scheduling  Window.    Mengatur Highlighted Work Order     Jika  kita  memilih  satu  work order, warnanya  akan  berganti menjadi kuning  (kuning muda untuk  operasi yang selesai sebelum want date, dan kuning tua untuk yang selesai setelah want date).     Ini memudahkan kita untuk mengidentifikasi operasi yang termasuk dalam work order tersebut.  Dengan memantau (highlight) suatu work order kita dapat memeriksa work order tersebut dalam  Manufacturing Window sehingga memudahkan proses analisis jadwal.           79

Menandai Determinant Path     Gunakan perintah Highlight Determinant Path dari menu Info untuk menandai determinant path  dari work order yang sedang kita pantau. Warna operasi yang termasuk dalam determinant path  akan berubah hijau.    Menandai Operasi yang Terlambat    Kita mungkin juga perlu untuk lebih waspada terhadap operasi yang terlambat atau just‐in‐time  (selesai  tepat  pada  want  date). Kita  dapat  mengaktifkan perintah  Highlight  Late  Operations dari  menu Info. VISUAL akan menampilkan operasi yang terlambat dalam warna merah.    Mengubah Kapasitas Resource    Perubahan  terhadap  kapasitas  resource  dapat  dilakukan  melalui  layar  Scheduling  Window.  Perubahan yang dilakukan pada layar Scheduling Window akan sangat berguna untuk menyiasati  keterlambatan jadwal karena perubahannya dapat dilakukan secara tidak permanen. Artinya, kita  dapat melakukan perubahan kapasitas resource pada shift atau hari tertentu saja.   

80

OUTPUT: 

LAPORAN PENJADWALAN    Ada  beberapa  laporan  yang  disediakan  oleh  VISUAL  berkaitan  dengan  jadwal  produksi.  Masing‐ masing laporan memuat informasi yang berbeda‐beda karena tujuan dari laporan juga berbeda.  Beberapa laporan tersebut adalah:    Laporan Status Jadwal Work Order  Menampilkan  status  jadwal  dari  work  order  yang  terpilih.  Untuk  setiap  work  order  informasi berikut yang akan ditampilkan:    Part/Description, Customer (jika ada), Want Date, Scheduled Finish Date (jika terjadwal), Quantity  required, Status (R untuk Released, F untuk Firmed), dan sebuah pesan.  

  Early – Jika finish date work order jatuh sebelum want date.   Late – Jika finish date jatuh setelah want date   Late! (dengan tanda seru) – Jika want date telah terlampaui (dari hari sekarang).  N/S – Jika belum terjadwal pada jadwal STANDARD.  

  Laporan Foreman  Versi  yang  lebih  detail  dari  Laporan  Dispatch.  Sudut  pandang  Laporan  Foreman  adalah  dari  sisi  shop  resource,  dibandingkan  dengan  Laporan  Status  Jadwal  yang  dari  sisi  work  order. Untuk setiap operasi, informasi berikut yang akan muncul:    Schedule  Start  dan  Finish  Date,  Setup  dan  Run  Times,  Resource  ID  dari  resource  sebelum  dan  sesudahnya,  Quantity  Available  (dari  operasi  sebelumnya)  dan  End  Quantity  dari  operasi  ini,  Completed  Quantity  dari  operasi  ini,  dan  Completed  Percentage  (Completed  Quantity/End  Quantity).  

   Laporan Dispatch selalu diurutkan berdasarkan Resource ID dan Operation Start Date. Kita  dapat  memilih  berbagai  kombinasi  tipe  resource:  Work  Center,  Individual/Team,  dan  Contractor. Juga dari tipe operasi, apakah Firmed, Released atau keduanya.    Horison laporan juga dapat diatur sesuai keperluan, berapa lama dari tanggal pencetakan  informasi  yang  ingin  disampaikan  kepada  foreman.  Operasi  yang  akan  termuat  berdasarkan horison laporan adalah operasi yang:  o Tanggal start date terletak dalam horison laporan  o Tanggal finish date terletak hari ini atau sesudah hari ini dalam horison laporan  o Jika operasi dikerjakan dalam horison laporan.    Shop Calendar  Shop  calendar  menampilkan  jumlah  jam  kapasitas  shop  resource  yang  tersedia  pada  setiap  hari  dalam  tahun  berjalan.  VISUAL  menghitung  kapasitas  shop  resource  dengan  mempertimbangkan  jadwal  mingguan,  kapasitas  per  shift,  dan  hari  perkecualian.  Kapasitas ditampilkan dalam format kalender standar, satu bulan per halaman, sepanjang  tahun.    Laporan Effisiensi/Utilisasi  Laporan  efisiensi/utilisasi  memeriksa  perbandingan  antara  waktu  estimasi  dan  waktu  aktual dari kapasitas yang tersedia dari setiap tenaga kerja dan resource.   Untuk resource, kita bisa menampilkan data semua labor ticket yang dibuat pada tanggal  yang kita inginkan. Untuk setiap labor ticket informasi berikut akan muncul:    81

∙ Work Order ID dan Operation   ∙ Part dan Description   ∙ Labor Ticket Date   ∙ Employee ID   ∙ Actual Hours Worked (dari labor ticket)   ∙ Estimated Hours (dari work order operation)   ∙ Efficiency % = 100 x Estimated Hours / Actual Hours   ∙ Tipe Labor Ticket: S untuk Setup, R untuk Run (terlihat di kolom Est Util)  

   

Jika dirasa terlalu rinci, kita dapat meringkasnya untuk semua labor ticket.  Untuk work order, informasi berikut yang muncul: 

   ∙ Work Order ID   ∙ Part ID dan Description   ∙ Actual Hours (dari semua labor ticket)   ∙ Estimated Hours (dari operasi)   ∙ Efficiency % = 100 x Estimated Hours / Actual Hours    

Untuk setiap resource informasi berikut akan ditampilkan:   ∙ Total Hours of Capacity dari Resource pada rentang waktu tertentu   ∙ Total Actual Hours   ∙ Total Estimated Hours   ∙ Total Efficiency % = 100 x Total Estimated Hours / Total Actual Hours   ∙ Actual Utilization % = 100 x Total of Actual Hours / Capacity   ∙ Estimated Utilization % = 100 x Total of Estimated Hours / Capacity  

  Kita juga bisa membuat laporan efisiensi/utilisasi per karyawan. Untuk setiap employee ID  kita akan mendapatkan informasi:    ∙ Work Order ID dan Operation   ∙ Part dan Description   ∙ Labor Ticket Date   ∙ Resource ID   ∙ Actual Hours Worked (dari labor ticket)   ∙ Estimated Hours (dari work order operation)   ∙ Efficiency % = 100 x Estimated Hours / Actual Hours   ∙ Tipe Labor Ticket: S untuk Setup, R untuk Run (terlihat di kolom Est Util)  

  Jika  dirasa  terlalu  rinci,  laporan  per  karyawan  dapat  diringkas  sehingga  hanya  menampilkan informasi:    ∙ Total Actual Hours   ∙ Total Estimated Hours   ∙ Total Efficiency % = 100 x Total Estimated Hours / Total Actual Hours  

 

82

 

 

Laporan Shop Floor Status  Laporan  Shop  Floor  Status  menampilkan  status  work  order  yang  berhubungan  dengan  detail  resource  di  shop  floor.  Informasi  yang  ditampilkan  adalah  Work  Order,  Part,  estimasi jumlah masuk (in quantity), estimasi jumlah keluar (out quantity), jumlah masuk  aktual, jumlah keluar aktual, scrap quantity, yield percentage, dan available quantity.    Laporan Shipping Performance   Laporan  shipping  performance  menampilkan  data  statistika  historis  dari  kemampuan  perusahaan  untuk  memenuhi  tanggal  dan  kuantitas  pengiriman.  Kita  dapat  mencetak  laporan  dengan  urut‐urutan  yang  kita  mau.  Customer  order  tercetak  lengkap,  demikian  pula dengan packlist dari setiap order.     Untuk setiap packlist, informasi berikut yang akan ditampilkan:  . Desired Ship Date   . Actual Ship Date   . Days Late (Early) (Actual Ship Date ‐ Desired Ship Date)   . Shipped Quantity   . Line Quantity    

Untuk setiap order dan untuk setiap urutan pencetakan, data statistik yang akan muncul  adalah:  . Average Days Late atau Early   . Total Quantity Shipped   . Total Percent Shipped So Far  

  Laporan Utilisasi  Laporan utilisasi menampilkan persentase dari beban terjadwal vs kapasitas aktual untuk  shop resource selama rentang waktu empat belas hari.    Laporan Delay  Laporan  delay  menunjukkan  banyaknya  delay  dalam  satuan  hari  dari  operasi  yang  terjadwal untuk semua shop resource dalam rentang waktu tertentu. 

83

DAFTAR PUSTAKA        Esteves‐Sousa, Jose dan Pastor‐Collado, Joan. Towards The Unification of Critical Success Factors  for  ERP  Implementations.  10th  Annual  Business  Information  Technology  Conference.  Manchester. 2000.  Lucas Jr., H.C. Information Technology for Management. McGraw Hill. 7th ed. New York. 2000.  O’Leary, Daniel E. Enterprise Resource Planning Systems. Cambridge University Press. Cambridge.  2000.  ‐‐, VISUAL Enterprise Volume II ‐ Foundation. Lilly Software Associates, Inc. Release 6.4. Hampton,  NH. 2001.  ‐‐,  VISUAL  Enterprise  Volume  IV  ‐  Manufacturing.  Lilly  Software  Associates,  Inc.  Release  6.4.  Hampton, NH. 2001.  ‐‐, VISUAL Manufacturing ‐ Standard Operating Procedure. Lilly Software Associates, Inc. 2001. 

 

84