EVALUASI IMPLEMENTASI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING DENGAN PENDEKATAN METODE IT BALANCED SCORECARD PADA PT. PINDAD (PERSERO) (Studi Kasus : SAP Modul Material Manajemen Pada Fungsi Persediaan) Aris1 , Parlindungan, M.T.2 Konsentrasi Sistem Informasi, Program Studi Sistem Informasi, STMIK LPKIA BANDUNG Jl. Soekarno Hatta No. 456 Bandung Telp. (022) 7564283 ext. 84, Faks. (022) 7564282 Email : 1
[email protected], 2
[email protected] Abstrak Enterprice resource planning (ERP) merupakan suatu sistem yang menitergrasikan antara berbagai divisi yang ada pada perusahaan sehingga informasi yang di hasilkan realtime dan pengambilang keputusan dengan cepat dalam rangka meningkatkan efesiensi,profitabilitas dan transparansi.ole karna itu PT.Pindad yang bergerak dibidang kemeliteran dengan pangsa pasar yang luas telah mengimplementasikan ERP.PT.Pindad mengunakan SAP R/3 enterprise 4,7 di dalam proses penggunaan tersebut perlu dilakukan evaluasi untuk mengukur kinerja SAP R/3 enterprise 4,7 atas Modul Material Management pada fungsi persediaan pengukuran kinerja sistem SAP R/3 Enterprise 4,7dilakukan dengan mengunakan IT Balance Scorcard digunakan untuk mengukur kinerja SAP R/3 enterprise 4,7 berdasarkan empat perspektif yaitu.berdasarkan IT Balanced Scorecard. Kata kunci : Enterprise Resource Planning (ERP), SAP, IT Balanced Scorecard 1. Pendahuluan Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi sekarang ini, mengakibatkan semakin besarnya tingkat persaingan di dalam dunia usaha. Untuk itu setiap perusahaan dituntut untuk dapat menyesuaikan diri dengan segala perubahan yang ada. Hal tersebut dapat diwujudkan dengan cara menerapkan sistem informasi di dalam perusahaan. Sistem informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi informasi. Di mana informasi merupakan faktor kritis dalam menentukan kesuksesan ataupun kegagalan suatu usaha, sehingga kemampuan perusahaan dalam menghasilkan informasi yang tepat dan sesuai akan membawa dampak yang cukup besar bagi keberhasilan perusahaan. Adanya pengintegrasian data dan proses menjadi sistem tunggal akan memberikan banyak keuntungan dan kemudahan bagi perusahaan. Salah satu cara yang pada umumnya dipakai oleh perusahaan adalah dengan menerapkan Enterprise Resource Planning (ERP). IT Balanced Scorecard merupakan metode untuk mengukur dan mengevaluasi kinerja Teknologi Informasi pada suatu perusahaan. IT Balanced Scorecard terdiri dari empat perspektif yaitu orientasi pengguna, keunggulan operasional,
orientasi masa depan dan kontribusi perusahaan. Dengan menggunakan IT Balanced Scorecard, tujuan suatu perusahaan tidak hanya dinyatakan dalam suatu ukuran saja. SAP terutama untuk modul Materials Management. Berdasarkan uraian tersebut, maka penelitian ini ingin menerapkan elemen-elemen yang dimiliki IT Balanced Scorecard untuk mengukur implementasi Enterprise Resource PlanningSAP (Modul MM pada Fungsi Persedian) melalui empat Perspektif yaitu Perspektif Corporate Contribution, Perspektif Customer (user) Orientation, Perspektif Operasional Excellence dan Perspektif Future Orientation berdasarkan Visi, Misi dan Tujuan yang dijabarkan dalam IT Strategic Plan. 1.1 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan diatas, permasalahan yang diangkat dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Apakah IT BSC dapat mengukur implementasi ERP terhadap SAP pada Module MM atas fungsi persedian ? 2. Bagaimana Pengukuran implementasi ERP berbasis SAP pada Module Manajement Material atas fungsi
persedian dengan mengggunakan IT Balanced scorecard ? 1.2 Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk memberikan informasi kepada pihak manajement mengenai pencapaian Visi,Misi dan tujuan strategi 2. Mengevaluasi kinerja perusahaan dengan menggunakan metode IT Balance Scorecard untuk mengetahui tingkat efektifitas dan efisiensi dari SAP Modul MM berdasarkan empat Perspektif IT BSC. 2. Landasan Teori Implementasi TI pada organisasi atau perusahaan harus memiliki tingkat kesesuaian dengan proses bisnis yang sedang berjalan pada perusahaan tersebut, hal ini sangat penting karena dengan tingkat kesesuaian yang sama investasi yang dikeluarkan oleh perusahaan akan memiliki nilai tambah, dan berikut adalah teoriteori yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini baik itu teori secara umum maupun secara khusus. 2.1 IT Balanced Scorecard Pada awalnya Balanced Scorecard diciptakan untuk mengatasi problem tentang kelemahan sistem pengukuran kinerja eksekutif yang berfokus pada aspek keuangan. Selanjutnya, Balanced Scorecard mengalami perkembangan implementasinya, tidak hanya sebagai alat pengukur kinerja eksekutif, namun meluas sebagai pendekatan dalam penyusunan rencana strategik. Balanced Scorecard digunakan untuk menyeimbangkan usaha dan perhatian eksekutif ke kinerja di bidang keuangan dan nonkeuangan. Kartu skor yang dimaksud adalah kartu skor yang digunakan untuk mencatat skor hasil kinerja seseorang dan juga dapat digunakan untuk merencanakan skor yang hendak atau ingin diwujudkan oleh personil tersebut di masa depan.(Mulyadi, 2009) Balanced Scorecard bisa diaplikasikan ke dalam fungsi TI dan prosesnya. Van Grembergen dan Van Bruggen telah mengembangkan IT Balanced Scorecard lebih lanjut pada tahun 1997, dan mereka telah mengusulkan perubahaan.
2.2 Enterprise Resource Planning (ERP)
Sistem ERP ini pertama kali diperkenalkan di awal tahun 1990 dengan kekuatan enterprisewide, koordinasi diantara area fungsional dan intefrasi. Berdasarkan teknologi dari MRP (Material Requirement Planning) maupun MRP II sistem ERP mengintegrasi semua bisnis proses yang ada termasuk manufacturing, distribusi, accounting, keuangan, managemen sumber daya manusia, managmen proyek, inventory management, service dan maintenance, dan transportasi di seluruh perusahaan. ERP merupakan filosofi perencanaan yang memungkinkan software yang berupaya untuk mengintegrasikan semua proses bisnis dari departemen dan fungsi yang berbeda ke dalam system komputer tunggal yang dapat menyediakan kebutuhan tertentu dari departemen yang berbeda. ERP mengkombinasikan semua permintaan bisnis dari perusahaan bersama kedalam software yang terintegrasi yang dijalankan oleh database tunggal jadi departemen yang berbeda dapat dengan mudah untuk berbagi informasi dengan departemen lainnya. 2.3 System Application, and Product in Data Processing (SAP) Controlling
Financial Accounting Fi Sales and SD Distributio n Material MM Managemen t
Project System
CO
Asset Accounting AA FM
Funds Management
R/3 Basic System
PS
PM
HR
Human Plant Maintenanc Resources e
Financial Logistic k
Gambar 2.1 : Modul-modul aplikasi SAP Sumber:http://www.esri.com/news/arcuser/0705/sap 1of2.html/
SAP merupakan sistem informasi yang terintegrasi, yang menyediakan informasi yang terintegrasi dari bagian Akuntansi sampai bagian Manufaktur, dan dari Penjualan ke Pelayanan. Sistem SAP mendukung dan mengintegrasikan ribuan proses bisnis dengan menggunakan database tunggal. Data yang dihasilkan SAP bersifat real- time karena menyediakan akses
terhadap semua informasi secara real- time. SAP mengikuti arsitektur client-server, yang terdiri dari tiga jenis, yaitu Centralized, Two-Tier, dan Three-Tier. 2.3.1 SAP Material Manajemen SAP MM adalah modul Material Manajemen paket dari SAP ERP perangkat lunak dari SAP AG yang digunakan untuk menangani pengadaan dan manajemen persediaan. Material manajemen terintegrasi dengan modul lain seperti SD, PP dan QM. Material manajemen digunakan untuk pengadaan dan pengelolaan persediaan. Modul MM sendiri terintegrasi dengan modul lain dalam SAP R/3 seperti sistem keuangan (FI), pengendalian (CO), penjualan dan distribusi (SD), kualitas manajemen (QM), pemeliharaan rencama (PM), perencanaan produksi (PP) dan manajemen gudang (WM). 3. Pembahasan Perusahaan adalah suatu organisasi yang didirikan oleh seseorang atau sekelompok orang atau badan lain yang kegiatannya adalah melakukan produksi dan distribusi guna memenuhi kebutuhan ekonomis manusia. Objek dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui tingkat efektifitas dan efisiensi dari implementasi ERP-SAP yang dilakukan oleh PT. Pindad yang beralamat di jalan Jend. Gatot Subroto No. 517 Bandung. Perusahaan ini bergerak dalam bidang industri manufaktur dengan aktivitas meliputi design, development, engineering, produksi dan maintenance. Diagram sebab akibat menunjukan dimana setiap penyebab dari masing-masing perspektif harus memiliki hubungan sebab akibat antara satu dengan yang lainnya. Setiap hubungan antara penyebab dalam masing-masing perspektif itu, pada alurnya harus mendukung tercapainya kontribusi perusahaan, dan hubungan sebab akibat itu dihasilkan dari penyelarasan Visi, Misi dan strategi perusahaan. 3.1 Ukuran dan Sasaran Strategis IT BSC Dalam menentukan ukuran strategis dapat diperoleh dari penjabaran masing-masing tujuan strategis IT Balanced Scorecard yang standar dan dimana tujuan strategis yang menjadi standar IT Balanced Scorecard tersebut dapat berubah sesuai dengan kebutuhan. Dari setiap ukuran strategis harus memiliki sasaran strategis yang ditetapkan oleh pihak manajemen
perusahaan, yang tampak seperti dalam Tabel 3.1. Perspektif Orientasi Pengguna Indikator A. Meningkatkan pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP A.1 Tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP A.2 Frekuensi pelatihan pengguna terhadap aplikasi SAP B. Meningkatkan kepuasan pengguna terhadap hardware, software & aplikasi SAP B.1 Tingkat pemenuhan kebutuhan yang diberikan aplikasii SAP B.2 Tingkat keakuratan aplikasi SAP dalam pemerosesan data B 3Pengurangan kesalahan saat menjalankan proses bisnis menggunakan SAP B 4Tingkat integritas fungsi dalam SAP B.5Tingkat rendahnya frekuensi kegagalan server SAP B.6Fungsi HelpDesk TI yang efektif B.7Tingkat kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP
Sasaran Strategis
90% 80%
100% 100% 100% 100% 100% 90% 90%
Perspektif Keunggulan Operasional Indikator A. Meningkatkan Hardware dan Software secara efektif dan efisien A.1 Frekuensi terjadinya kesalahan (Error) pada aplikasi SAP A.2 Frekuensi terjadinya kegagaln Hardware A.3 Frekuensi terjadinya kerusakan pada Hardware B. Meningkatkan pemeliharaan Hardwaer dan Software B.1 Frekuensi pemeliharaan terhadap aplikasi SAP B.2 Frekuensi pemeliharaan terhadap Hardware yang mendukung aplikasi SAP C. Memaksimalkan manajemen masalah C.1 Fungsi HelpDesk TI
Sasaran Strategis
90% 90% 100%
100% 100%
100%
Perspektif Orientasi Masa Depan
Selanjutnya adalah perhitungan dari instrumen yang di berikan kepada responden, dalam penelitian ini data yang diperoleh dari responden dibagi menjadi dua yaitu : 1. Data yang diperoleh dari para pengguna SAP, yakni sebanyak 6 responden. 2. Data yang diperoleh dari staff TI, yakni 4 responden dan 2 narasumber.
Sasaran Strategis
Indikator
A. Pelatihan Staff Divisi IT A.1 Frekuensi pelatihan staff 80% divisi TI A.2 Pengadaan seminar tentang 75% prekembangan SAP A.3 Tngkat kepuasan terhadap 80% frekuensi pelatiahan saat ini A.4 Frekuensi pelatihan yang 90% diharapkan B. Keahlian Staf Divisi TI B.1 Tingkat penglaaman staff 90% divisi TI dalam bidang SAP Perspektif Kontribusi Perusahaan Sasaran Indikator Strategis A. Mengontrol penggunaan biaya TI A.1 Prosentase biaya TI yang 90% terpakai B. Tingkat penyediaan kemampuan bisnis baru B.1 Prosentase anggaran untuk 80% proyek baru
Untuk langkah-langkah perhitungan dari hasil kuesioner dilakukan dengan cara perhitungan manual dengan rumus sebagai berikut : 1. Mengalikan semua jawaban dengan bobot, kemudian menjumlahkan semua hasil perkalian untuk memperoleh nilai total. 2. Nilai total dibagi dengan jumlah responden untuk memperoleh rata-rata hasil kuesioner. Rata2 Hasil = Nilai total kuesioner Kuesioner Jumlah responden
3. Rata-rata hasil kuesioner dibagi dengan sasaran strategis dan dikali 100% untuk mendapatkan prosentase pencapaian.
Empat kategori bobot atau nilai range Prosentase pencapaian empat perspektif yang ditetapkan manajemen perusahaan, yaitu : Jelek
0%
Cukup
40%
Baik
70%
Sangat Baik
85%
100%
Prosentase = Rata2 Hasil kuesioner x 100% Pencapaian Sasaran strategis
Keterangan : 1. Skala 1 = 0% - 40% (Jelek) 2. Skala 2 = 41% - 70% (Cukup) 3. Skala 3 = 71% - 85% (Baik) 4. Skala 4 = 86% - 100% (Sangat baik)
Dalam semua proses perhitungannya mengacu dan disesuaikan pada range angka yang menjadi standar dari perusahaan itu sendiri yang dipadukan dengan skala likert dengan skor yang telah ditentukan.
Dalam melakukan pengolahan hasil kuesioner menggunakan skala likert, dengan memberikan skor untuk setiap jawaban dari responden sebagai berikut : 1. Pilihan jawaban A diberi skor 4 2. Pilihan jawaban B diberi skor 3 3. Pilihan jawaban C diberi skor 2 4. Pilihan jawaban D diberi skor 1
3.2 Kerangka Pemikiran Kerangka pemikiran atau langkah-langkah dalam penelitian ini akan dilaksanakan secara bertahap dan sistematis, hal ini dilakukan agar kegiatan penelitian dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Adapun langkah-langkah penelitian yang dilakukan dapati dilihat pada gambar 3.2 dibawah ini.
Untuk kuesioner menggunakan responden berjumlah 6 dengan divisi berbeda orang yang diambil dari beberapa divisi yang terkait, responden tersebut adalah pengguna SAP yang ada di PT. Pindad. 6 orang responden tersebut mewakili dari keseluruhan pengguna SAP yang ada di PT. Pindad.
Kerangka pemikiran juga merupakan sintesa tentang hubungan antar variabel yang disusun dari berbagai teori yang telah dideskripsikan.
Rekap hasil wawancara :
Pertanyaan : 1.
2. 3.
4.
5.
6.
7. Gambar 3.2 : Kerangka pemikiran Sumber : Pengembangan dari model Sugiyono
8.
4. Hasil & Pembahasan Rekap hasil kuesioner yang ditunjukan untuk pengguna SAP.
9.
Keterangan : P = Pertanyaan (13) R = Responden (6) A =4 B =3
Berapa % pekerjaan yang selesai tepat pada waktunya ? Jawab : 85% Bagaimana respone time aplikasi ? Jawab : real time = 100% Berapa rata-rata waktu perbaikan bila sistem jaringan mengalami down ? Jawab : 4 jam = >90 menit Seberapa sering perusahaan melakukan aktivitas pemeliharaan peralatan sistem jaringan ? Jawab :4 kali dalam 1 tahun (4 dari skala 4) Berapa % jumlah dari keseluruhan staff TI yang mensuport penggunaan SAP khususnya modul Material Manajemen pada fungsi pengadaan ? Jawab : 80 % Seberapa sering perusahaan melakukan pengembangan terhadap insfrastruktur TI ? Jawab : 1 kali dalam 1 tahun = 100% Seberapa besarkah prosentase anggaran TI yang terpakai untuk mengimplementasi SAP modul Material Manajemen ? Jawab : 100% Berapa besar perbandingan antara anggaran TI terhadap anggaran perusahaan untuk pengembangan TI ? Jawab : 10 % - 100% Berapa lama periode pengembalian investasi TI yang diharapkan, khususnya pada SAP modul Material Manajemen ? Jawab : 3-4 tahun = 100%
Hasil dari keseluruhan menggambarkan bahwa terdapat keseimbangan dalam empat perspektif yaitu perspektif Orientasi Pengguna, Keunggulan Operasional, Orientasi Masa Depan dan perspektif Kontribusi Perusahaan. Hasil yang dicapai apabila dimasukan kedalam range standar perusahaan sudah termasuk dalam kategori Baik.
C =2 D =1
Rekap hasil kuesioner yang ditunjukan untuk Staff IT.
Keterangan : P = Pertanyaan (3) R = Responden (4)
5.1 Kesimpulan 1. Konsep IT Balanced Scorecard telah berhasil mengukur impementasi ERP berbasis SAP Material Manajemen dengan menyelaraskan visi, misi dan strategi departemen terkait dengan visi, misi, dan strategi perusahaan, sehingga tindakan yang tepat dapat diambil untuk membantu dalam pencapaian tujuan bisnis perusahaan sendiri. 2. Hasil pencapaian dari tiap perspektif IT BSC sebesar, untuk perspektif Orientasi Pengguna sebesar 76%, Keunggulan
Operasional sebesar 75,5%, Orientasi Masa Depan sebesar 69% dan untuk Kontribusi Perusahaan prosentase pencapaiannya sebesar 72.7%, Dapat diambil kesimpulan bahwa hasil pencapaian tidak merata.berdasarkan range nilai yang di tentukan oleh perusahaan persentase pencapaian keseluruhan dapat dikategorikan Baik,pencapaian tersebut menujukan kinerja dari devisi yang terkait dalam menjalakan proses bisnis sudah maksimal dan implemetasi Erp Bersbasis SAP material managengt dapat dikatakan efektif dan efesien. 5.2 Saran 1. Berusaha menigkatkan perspektif orientasi penguna, dengan meninkatkan efektifitas kerja penguna SAP, keterlibatan penguna, dan menigkatkan kepuasan penguna. 2. Hendak melakukan pengukuran IT Balance Scorcard secara berkala untuk mengetahui tingkat efektifitas dan efesien dari implementasi ERP berbasis SAP. Daftar Pustaka: Grembergen, Wim Van., 2000, Jilid Ke-2, Measuring And Improving Corporate IT Performance Through The Balanced Scorecard [2]. Kaplan, R.S dan Norton, D.P. 2000. Balanced Scorecard Menerapkan Strategi Menjadi Aksi. Erlangga, Jakarta. [3]. Mulyadi, 2009. Sistem Terpadu Pengelolaan Kinerja Personel Berbasis Balanced Scorecard, edisi ke-2. Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN, Yogyakarta. [4]. Sugiyono, 2012, Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D, edisi ke-17. Alfabeta, Bandung. [1].
