EVALUASI IMPLEMENTASI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING DENGAN PENDEKATAN METODE IT BALANCED SCORECARD PADA PT. PINDAD (PERSERO) (Studi Kasus : SAP Modul Material Manajemen Pada Fungsi Pengadaan) Eri Irawan1 , Soni Fajar Surya G, M.T., MCAS.2 Konsentrasi Sistem Informasi, Program Studi Sistem Informasi, STMIK LPKIA BANDUNG Jl. Soekarno Hatta No. 456 Bandung Telp. (022) 7564283 ext. 84, Faks. (022) 7564282 Email : 1
[email protected], 2
[email protected] Abstrak PT. PINDAD adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dalam bidang industri manufaktur dengan aktivitas meliputi design, development, enginering, produksi dan maintenance, salah satu upaya yang dilakukan oleh PT. PINDAD (Persero) untuk dapat bersaing dan menjadi produsen peralatan dan pertahanan terkemuka di asia PT. PINDAD mengadopsi best practice dalam proses bisnis melalui implementasi sistem ERP, yaitu sistem informasi manajemen yang berorientasi pada keterpaduan/keharmonisan antar unit/fungsi organisasi yang mengikutsertakan segenap sumberdaya yang dimiliki. Investasi yang begitu besar yang dikeluarkan oleh PT. Pindad untuk implementasi ERP yang berbasis SAP, harus dapat memberikan manfaat bagi perusahaan, dengan adanya sistem ERP, maka harus dapat mendukung proses bisnis yang outputnya dapat mengurangi biaya dan meningkatkan pendapatan sehingga dicapai kondisi optimal untuk meningkatkan keuntungan. Maka dari itu, penting adanya pengukuran atau evaluasi dari implementasi ERP sendiri agar bisa dapat diketahui kinerja dari sistem ERP, apakah sudah efektif dan efisien dan mendukung dari proses bisnis yang ada. Objek penelitian yang digunakan yaitu visi, misi, strategi perusahaan dan divisi terkait, SAP modul Material Manajemen. Selain itu metode yang digunakan seperti metode kepustakaan yaitu metode IT Balanced Scorecard, wawancara, kuesioner, IT Balanced Scorecard digunakan sebagai kerangka pengukuran dalam mengevaluasi impelentasi ERP berbasis SAPimpelentasi ERP berbasi SAP. Hasil pencapaian dari tiap perspektif IT Balanced Scorecard sebesar, untuk perspektif Orientasi Pengguna sebesar 76.66%, perspektif Keunggulan Operasional sebesar 73.12%, perspektif Orientasi Masa Depan sebesar 88.12% dan untuk perspektif Kontribusi Perusahaan prosentase pencapaiannya sebesar 87.5%, dari pencapaian setiap perspektif secara keseluruahan prosentase pencapaiannya sebesar 81.61%. Berdasarkan range nilai yang ditentukan perusahaan prosentase pencapaian keseluruhan dapat dikategorikan Baik, pencapaian tersebut menunjukan kinerja dari divisi yang terkait dalam mendukung proses bisnis sudah maksimal dan implementasi ERP yang berbasis SAP Material Manajemen bisa dikatakan efektif dan efisiensi. Kata kunci : Enterprise Resource Planning (ERP), SAP, IT Balanced Scorecard 1. Pendahuluan Ada sebuah ungkapan bahwa, siapa yang menguasai teknologi informasi (TI), dialah yang menguasai dunia. Sebuah ungkapan yang memiliki makna bahwa jika kita benar – benar menguasai teknologi dalam kehidupan, maka ada banyak hal yang akan dapat kita permudah dan kita kerjakan. Pada dasarnya, teknologi ada untuk membuat hidup kita semakin mudah juga semakin membuat kita dimanjakan. Teknologi berawal dari manusia yang mulai membutuhkan alat bantu dalam kehidupannya, seiring perkembangan teknologi yang pesat, inovasi
tiada henti dan perkembangan pengetahuan menuntut perusahaan besar maupun kecil bersaing ketat untuk menjadi yang terbaik dan terdepan, hanya perusahaan yang terus belajar yang mampu bertahan dan memenangkan persaingan. Dewasa ini, tidak dapat di pungkiri bahwa teknologi menjadi salah satu sumber daya utama pada suatu perusahaan untuk meningkatkan daya saing terhadap pesaingnya sehingga teknologi menjadi salah satu strategi bersaing yang digunakan oleh perusahaan guna sebagai pendukung dari pencapaian visi, misi dan tujuan strategi organisasi itu sendiri.
Investasi yang begitu besar yang dikeluarkan oleh PT. Pindad untuk implementasi ERP yang berbasis SAP, harus dapat memberikan manfaat bagi perusahaan, dengan adanya sistem ERP, maka harus dapat mendukung proses bisnis yang outputnya dapat mengurangi biaya dan meningkatkan pendapatan sehingga dicapai kondisi optimal untuk meningkatkan keuntungan. Maka dari itu, penting adanya pengukuran atau evaluasi dari implementasi ERP sendiri agar bisa dapat diketahui kinerja dari sistem ERP, apakah sudah efektif dan efisien serta mendukung dari proses bisnis yang ada 1.1 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan diatas, permasalahan yang diangkat dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Apakah IT Balanced Scorecard (BSC) dapat digunakan untuk mengukur implementasi ERP (SAP Modul Material Manajemen pada fungsi pengadaan) ? 2. Bagaimana kinerja ERP (SAP Modul MM pada fungsi pengadaan) berdasarkan metode IT BSC yang meliputi Perspektif Kontribusi perusahaan, Orientasi Pengguna, Keunggulan operasional, Orientasi masa depan ? 1.2 Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk memberikan informasi kepada pihak manajemen mengenai pencapaian Visi, Misi & tujuan strategi. 2. Mengetahui tingkat efektifitas & efisiensi dari SAP Modul MM pada fungsi pengadaan berdasarkan empat Perspektif IT BSC. 2.
Landasan Teori
Implementasi TI pada organisasi atau perusahaan harus memiliki tingkat kesesuaian dengan proses bisnis yang sedang berjalan pada perusahaan tersebut, hal ini sangat penting karena dengan tingkat kesesuaian yang sama investasi yang dikeluarkan oleh perusahaan akan memiliki nilai tambah, dan berikut adalah teoriteori yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini baik itu teori secara umum maupun secara khusus.
2.1 IT Balanced Scorecard Pada awalnya Balanced Scorecard diciptakan untuk mengatasi problem tentang kelemahan sistem pengukuran kinerja eksekutif yang berfokus pada aspek keuangan. Selanjutnya, Balanced Scorecard mengalami perkembangan implementasinya, tidak hanya sebagai alat pengukur kinerja eksekutif, namun meluas sebagai pendekatan dalam penyusunan rencana strategik. Balanced Scorecard digunakan untuk menyeimbangkan usaha dan perhatian eksekutif ke kinerja di bidang keuangan dan nonkeuangan. Kartu skor yang dimaksud adalah kartu skor yang digunakan untuk mencatat skor hasil kinerja seseorang dan juga dapat digunakan untuk merencanakan skor yang hendak atau ingin diwujudkan oleh personil tersebut di masa depan.(Mulyadi, 2009) Balanced Scorecard bisa diaplikasikan ke dalam fungsi TI dan prosesnya. Van Grembergen dan Van Bruggen telah mengembangkan IT Balanced Scorecard lebih lanjut pada tahun 1997, dan mereka telah mengusulkan perubahaannya seperti yang ditunjukan Gambar 2.1. BSC Tradisional Keuangan Pelanggan Proses Bisnis Internal Pembelajaran & Pertumbuhan
IT BSC Kontribusi Perusahaan Orientasi Pelanggan (User) Penyempurnaan Operasional Orientasi Masa Depan
Gambar 2.1 : IT Balanced Scorecard Sumber : http://www.isaca.org/Journal/ 2.2 Enterprise Resource Planning (ERP)
Sistem ERP ini pertama kali diperkenalkan di awal tahun 1990 dengan kekuatan enterprisewide, koordinasi diantara area fungsional dan intefrasi. Berdasarkan teknologi dari MRP (Material Requirement Planning) maupun MRP II sistem ERP mengintegrasi semua bisnis proses yang ada termasuk manufacturing, distribusi, accounting, keuangan, managemen sumber daya manusia, managmen proyek, inventory management, service dan maintenance, dan transportasi di seluruh perusahaan.
ERP merupakan filosofi perencanaan yang memungkinkan software yang berupaya untuk mengintegrasikan semua proses bisnis dari departemen dan fungsi yang berbeda ke dalam system komputer tunggal yang dapat menyediakan kebutuhan tertentu dari departemen yang berbeda. ERP mengkombinasikan semua permintaan bisnis dari perusahaan bersama kedalam software yang terintegrasi yang dijalankan oleh database tunggal jadi departemen yang berbeda dapat dengan mudah untuk berbagi informasi dengan departemen lainnya. 2.3 System Application, and Product in Data Processing (SAP) SAP merupakan sistem informasi yang terintegrasi, yang menyediakan informasi yang terintegrasi dari bagian Akuntansi sampai bagian Manufaktur, dan dari Penjualan ke Pelayanan. Sistem SAP mendukung dan mengintegrasikan ribuan proses bisnis dengan menggunakan database tunggal. Data yang dihasilkan SAP bersifat real- time karena menyediakan akses terhadap semua informasi secara real- time. SAP mengikuti arsitektur client-server, yang terdiri dari tiga jenis, yaitu Centralized, Two-Tier, dan Three-Tier. Controlling
Financial Accounting Fi Sales and SD Distributio n Material MM Managemen t
Project System
CO
AA Funds Management
R/3 Basic System
PM
3. Pembahasan Perusahaan adalah suatu organisasi yang didirikan oleh seseorang atau sekelompok orang atau badan lain yang kegiatannya adalah melakukan produksi dan distribusi guna memenuhi kebutuhan ekonomis manusia. Objek dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui tingkat efektifitas dan efisiensi dari implementasi ERP-SAP yang dilakukan oleh PT. Pindad yang beralamat di jalan Jend. Gatot Subroto No. 517 Bandung. Perusahaan ini bergerak dalam bidang industri manufaktur dengan aktivitas meliputi design, development, engineering, produksi dan maintenance.
Asset Accounting
FM
PS
Modul MM sendiri terintegrasi dengan modul lain dalam SAP R/3 seperti sistem keuangan (FI), pengendalian (CO), penjualan dan distribusi (SD), kualitas manajemen (QM), pemeliharaan rencama (PM), perencanaan produksi (PP) dan manajemen gudang (WM).
HR
Human Plant Maintenanc Resources e
Financial Logistic k
Gambar 2.1 : Modul-modul aplikasi SAP Sumber:http://www.esri.com/news/arcuser/0705/sap 1of2.html/
2.3.1 SAP Material Manajemen SAP MM adalah modul Material Manajemen paket dari SAP ERP perangkat lunak dari SAP AG yang digunakan untuk menangani pengadaan dan manajemen persediaan. Material manajemen terintegrasi dengan modul lain seperti SD, PP dan QM. Material manajemen digunakan untuk pengadaan dan pengelolaan persediaan.
Gambar 3.1 :Diagram Hubungan Sebab Akibat
Gambar 3.1 diatas menunjukan diagram sebab akibat, dimana setiap penyebab dari masingmasing perspektif harus memiliki hubungan sebab akibat antara satu dengan yang lainnya. Setiap hubungan antara penyebab dalam masingmasing perspektif itu, pada alurnya harus mendukung tercapainya kontribusi perusahaan, dan hubungan sebab akibat itu dihasilkan dari penyelarasan Visi, Misi dan strategi perusahaan. 3.1 Ukuran dan Sasaran Strategis IT BSC Dalam menentukan ukuran strategis dapat diperoleh dari penjabaran masing-masing tujuan strategis IT Balanced Scorecard yang standar dan dimana tujuan strategis yang menjadi standar IT Balanced Scorecard tersebut dapat berubah sesuai dengan kebutuhan. Dari setiap ukuran strategis harus memiliki sasaran strategis yang ditetapkan oleh pihak manajemen perusahaan, yang tampak seperti dalam Tabel 3.1.
Perspektif Orientasi Pengguna Indikator A. Meningkatkan kepuasan pengguna A.1 Index kemudahan penggunaan aplikasi A.2 Index kepuasan pengguna A.3 Index dukungan ketersediaan aplikasi (sesuai kebutuhan) A.4 Index keoptimalan fitur-fitur yang disediakan oleh aplikasi yang mendukung modul MM pada fungsi pengadaan B. Peningkatan efektifitas kerja pengguna B.1 Index kecepatan waktu kerja setelah penerapan SAP modul MM pada fungsi pengadaan B.2 Index akurasi dalam bekerja C. Keterlibatan pengguna C.1 Index keterlibatan pengguna dalam penentuan kebutuhan terhadap pengembangan aplikasi yang sesuai standar perusahaan
Sasaran Strategis
3 4 4
3
4 4
3
Perspektif Keunggulan Operasional Indikator A. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas operasional dalam SAP modul MM pada fungsi pengadaan A.1 Index efisiensi dalam mengerjakan tugas A.2 Perosentase pekerjaan yang selesai tepat waktu A.3 Respone time aplikasi B. Meningkatkan penanganan terhadap masalah operasional B.1 Prosentase terjadinya human error dalam siklus modul MM fungsi pengadaan C. Peningkatan pemeliharaan infrastruktur TI C.1 Rata-rata waktu yang digunakan untuk menjawab pertanyaan pengguna C.2 Rata-rata waktu perbaikan bila sistem jaringan mengalami down C.3 Aktivitas pemeliharaan peralatan sistem jaringan
Sasaran Strategis
Empat kategori bobot atau nilai range Prosentase pencapaian empat perspektif yang ditetapkan manajemen perusahaan, yaitu :
A. Pelatihan pengguna terhadap SAP
Jelek
3 100% Real time
5%
30 menit (4 dari skala 4) 60 menit (3 dari skala 4) 4 kali dalam 1 tahun
Perspektif Orientasi Masa Depan Indikator
A.1 Rata-rata pelatihan pengguna 1 kali dalam dalam 6 bulan 1 tahun A.2 Index kualitas pelatihan 3 pengguna B. Keahlian Staf TI B.1 Prosentase keterlibatan Staf TI yang mensuport penggunaan 50% sistem SAP modul MM pada fungsi pengadaan C. Melakukan pengembangan terhadap infrastruktur TI C.1 Tingkat seberapa sering perusahaan melakukan 1 kali dalam pengembangan terhadap 1 tahun infrastruktur TI Perspektif Kontribusi Perusahaan Sasaran Indikator Strategis A. Mengontrol penggunaan biaya TI A.1 Prosentase biaya TI yang 80% - 100% terpakai A.2 Prosentase perbandingan anggaran TI terhadap 10% anggaran perusahaan B. Mengoptimalkan nilai bisnis aplikasi perusahaan B.1 Periode pengembalian 3 tahun investasi TI
Sasaran Strategis
0%
Cukup
40%
Baik
70%
Sangat Baik
85%
Keterangan : 1. Skala 1 = 0% - 40% (Jelek) 2. Skala 2 = 41% - 70% (Cukup) 3. Skala 3 = 71% - 85% (Baik) 4. Skala 4 = 86% - 100% (Sangat baik) Dalam melakukan pengolahan hasil kuesioner menggunakan skala likert, dengan memberikan skor untuk setiap jawaban dari responden sebagai berikut : 1. Pilihan jawaban A diberi skor 4 2. Pilihan jawaban B diberi skor 3 3. Pilihan jawaban C diberi skor 2 4. Pilihan jawaban D diberi skor 1 Untuk kuesioner menggunakan responden berjumlah 10 dengan divisi berbeda orang yang diambil dari beberapa divisi yang terkait, responden tersebut adalah pengguna SAP yang
100%
ada di PT. Pindad. 10 orang responden tersebut mewakili dari keseluruhan pengguna SAP yang ada di PT. Pindad. Selanjutnya adalah perhitungan dari instrumen yang di berikan kepada responden, dalam penelitian ini data yang diperoleh dari responden dibagi menjadi dua yaitu : 1. Data yang diperoleh dari para pengguna SAP, yakni sebanyak 6 responden. 2. Data yang diperoleh dari staff TI, yakni 4 responden dan 2 narasumber. Untuk langkah-langkah perhitungan dari hasil kuesioner dilakukan dengan cara perhitungan manual dengan rumus sebagai berikut : 1. Mengalikan semua jawaban dengan bobot, kemudian menjumlahkan semua hasil perkalian untuk memperoleh nilai total. 2. Nilai total dibagi dengan jumlah responden untuk memperoleh rata-rata hasil kuesioner. Rata2 Hasil = Nilai total kuesioner Kuesioner Jumlah responden
3. Rata-rata hasil kuesioner dibagi dengan sasaran strategis dan dikali 100% untuk mendapatkan prosentase pencapaian.
Gambar 3.2 : Kerangka pemikiran Sumber : Pengembangan dari model Sugiyono
4. Hasil & Pembahasan Rekap hasil kuesioner yang ditunjukan untuk pengguna SAP.
Prosentase = Rata2 Hasil kuesioner x 100% Pencapaian Sasaran strategis
Dalam semua proses perhitungannya mengacu dan disesuaikan pada range angka yang menjadi standar dari perusahaan itu sendiri yang dipadukan dengan skala likert dengan skor yang telah ditentukan. 3.2 Kerangka Pemikiran Kerangka pemikiran atau langkah-langkah dalam penelitian ini akan dilaksanakan secara bertahap dan sistematis, hal ini dilakukan agar kegiatan penelitian dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Adapun langkah-langkah penelitian yang dilakukan dapati dilihat pada gambar 3.2 dibawah ini. Kerangka pemikiran juga merupakan sintesa tentang hubungan antar variabel yang disusun dari berbagai teori yang telah dideskripsikan.
Keterangan : P = Pertanyaan (13) R = Responden (6) A =4 B =3
C =2 D =1
Rekap hasil kuesioner yang ditunjukan untuk Staff IT.
Keterangan : P = Pertanyaan (3) R = Responden (4)
Rekap hasil wawancara :
Pertanyaan : 1.
2. 3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Berapa % pekerjaan yang selesai tepat pada waktunya ? Jawab : 85% Bagaimana respone time aplikasi ? Jawab : real time = 100% Berapa rata-rata waktu perbaikan bila sistem jaringan mengalami down ? Jawab : 4 jam = >90 menit Seberapa sering perusahaan melakukan aktivitas pemeliharaan peralatan sistem jaringan ? Jawab :4 kali dalam 1 tahun (4 dari skala 4) Berapa % jumlah dari keseluruhan staff TI yang mensuport penggunaan SAP khususnya modul Material Manajemen pada fungsi pengadaan ? Jawab : 80 % Seberapa sering perusahaan melakukan pengembangan terhadap insfrastruktur TI ? Jawab : 1 kali dalam 1 tahun = 100% Seberapa besarkah prosentase anggaran TI yang terpakai untuk mengimplementasi SAP modul Material Manajemen ? Jawab : 100% Berapa besar perbandingan antara anggaran TI terhadap anggaran perusahaan untuk pengembangan TI ? Jawab : 10 % - 100% Berapa lama periode pengembalian investasi TI yang diharapkan, khususnya pada SAP modul Material Manajemen ? Jawab : 3-4 tahun = 100% Gambaran Hasil Keseluruhan 100 80
Orientasi Pengguna, 76.66
60 40 Kontribusi Perusahaan, 87.5
20 0
Keunggulan Operasional, 73.12
Orientasi Masa Depan, 88.12
5.1 Kesimpulan 1. Konsep IT Balanced Scorecard telah berhasil mengukur impementasi ERP berbasis SAP Material Manajemen dengan menyelaraskan visi, misi dan strategi departemen terkait dengan visi, misi, dan strategi perusahaan, sehingga tindakan yang tepat dapat diambil untuk membantu dalam pencapaian tujuan bisnis perusahaan sendiri. 2. Hasil pencapaian dari tiap perspektif IT BSC sebesar, untuk perspektif Orientasi Pengguna sebesar 76.66%, Keunggulan Operasional sebesar 73.12%, Orientasi Masa Depan sebesar 88.12% dan untuk Kontribusi Perusahaan prosentase pencapaiannya sebesar 87.5%, dari pencapaian setiap perspektif secara keseluruahan prosentase pencapaiannya sebesar 81.61%. Berdasarkan range nilai yang ditentukan perusahaan, pencapaian tersebut menunjukan kinerja dari divisi yang terkait dalam mendukung proses bisnis sudah maksimal dan implementasi ERP yang berbasis SAP Material Manajemen bisa dikatakan efektif dan efisiensi. 5.2 Saran 1. Perusahaan hendaknya melakukan pengukuran secara keseluruan dari implementasi ERP berbasis SAP secara berkala dengan hasil pengukurannya dijadikan sebagai acuan untuk meningkatkan kinerja ERP itu sendiri. 2. Untuk penelitian selanjutnya, lakukan penelitian secara corporate untuk mengetahui tingkat efektif & efisiensi dari implementasi ERP berbasis SAP secara keseluruhan, agar diketahui kesesuaian sistem dengan proses bisnis. Daftar Pustaka: Grembergen, Wim Van., 2000, Jilid Ke-2, Measuring And Improving Corporate IT Performance Through The Balanced Scorecard [2]. Kaplan, R.S dan Norton, D.P. 2000. Balanced Scorecard Menerapkan Strategi Menjadi Aksi. Erlangga, Jakarta. [3]. Mulyadi, 2009. Sistem Terpadu Pengelolaan Kinerja Personel Berbasis Balanced Scorecard, edisi ke-2. Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN, Yogyakarta. [4]. Sugiyono, 2012, Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D, edisi ke-17. Alfabeta, Bandung. [1].
Gambaran hasil keseluruhan ini menggambarkan bahwa terdapat keseimbangan dalam empat perspektif yaitu perspektif Orientasi Pengguna, Keunggulan Operasional, Orientasi Masa Depan dan perspektif Kontribusi Perusahaan. Hasil yang dicapai apabila dimasukan kedalam range standar perusahaan sudah termasuk dalam kategori Baik.
