Functiebeschrijvingen Basketballvereniging FAST 4WARD
Oosterhout, oktober 2006
Inhoudsopgave
Pag.
Voorwoord
3
Jeugdcommissie
4
Secretariaat
4
Penningmeester
5
Kascommissie
5
Publiciteitscommissie
6
Scheidsrechters Contactpersoon (SKP)
6
Sponsoringcommissie
7
Technische Commissie
7
Voorzitter
8
Webmaster
8
Wedstrijdsecretariaat
9
Functieomschrijvingen Basketballvereniging FAST 4WARD
2
Voorwoord Voor een vereniging die actief kader gaat werven is het belangrijk dat van tevoren duidelijk is waarvoor mensen worden gevraagd. Met andere woorden; wat is de inhoud van de functie waarvoor men wordt benaderd? Verstandig is het dan ook om functieomschrijvingen op te stellen. Basketballvereniging FAST 4WARD vormt hierop geen uitzondering. In dit door het bestuur van de vereniging beheerde document worden functieomschrijvingen gegeven voor; voorzitter, secretaris, penningmeester, kascommissie, technische commissie, wedstrijdsecretaris, webmaster, scheidsrechtercontactpersoon, publiciteitscommissie, jeugdcommissie en sponsoringcommissie. Deze omschrijvingen dienen als basis en kunnen aangepast worden op basis van voortschrijdend inzicht van de leden van de vereniging. Oosterhout, oktober 2006
John van Dorst voorzitter
Functieomschrijvingen Basketballvereniging FAST 4WARD
3
Jeugdcommissie Draagt zorg voor de begeleiding van jeugdteams en het signaleren en oplossen van knelpunten daarbinnen. Zorgt daarnaast voor de organisatie van zowel basketballverwante als niet basketballverwante activiteiten Taken • • • • • • • •
Opstellen van een algemeen jeugdplan Opstellen van een jaarplan Is een aanspreekpunt voor jeugdleden en hun ouders Signaleren knelpunten en trachten deze op te lossen Organiseren ouderavond Zorg dragen voor organisatie jeugdactiviteiten Verzorgt introductie jeugdleden Informeren technische commissie m.b.t. technische problemen
Secretaris Is verantwoordelijk voor de algehele correspondentie betreffende de verenging en voert deze in overleg met en namens het bestuur. Taken • • • • • • • • • • •
Verzorging ledenadministratie, aan- en afmeldingen en speelt deze maandelijks door aan het bestuur middels een ledenlijst Verzorgt ingekomen en uitgaande post en distribueert de post Stelt in overleg met voorzitter de agenda voor bestuurs- en ledenvergadering op Notuleert bestuurs- en ledenvergadering Draagt zorg voor een juiste archivering en beheert het archief Verzorgt de correspondentie met officiële instanties als NBB, Rayon en Gemeente Verzorgt het informatieboekje aan het begin van het seizoen Verzorgt de inhoud van nieuwsbrieven gedurende het seizoen Verzorgt afscheidscadeaus en huldiging kampioenen voor voorzitter Draagt zorg voor aanvraag licenties (landelijke) competitie, in samenhang met wedstrijdsecretariaat Is actief in het werven en behouden van vrijwilligers
Functieomschrijvingen Basketballvereniging FAST 4WARD
4
Penningmeester Is verantwoordelijk voor het financiële beheer van de vereniging en de nauwkeurige en overzichtelijke registratie en presentatie aan AV hiervan. Taken • • • • • • • • • •
Beheer van het vermogen van de vereniging Legt hierover verantwoording af bij de Algemene Ledenvergadering Stelt de balans op en een overzicht van baten en lasten Opstellen van de jaarbegroting in samenwerking met de overige bestuursleden Kascommissie inzage verschaffen in kas, kasboeken en overige relevante bescheiden Draagt zorg voor het innen van contributie, schulden, sponsorgelden en subsidies Draagt zorg voor betalingen via bank of giro uit verenigingskas na overleg van rekeningen Voert de financiële administratie Is nauw betrokken bij geldinzamelingsacties Actief werven en begeleiden van vrijwilligers voor eigen commissie
Kascommissie Verantwoordelijk voor de controle van de administratie van de penningmeester en doet daar verslag van aan penningmeester en Algemene Ledenvergadering (ALV). Vereisten • • •
Enige kennis van boekhouden Bestaat uit minimaal 2 door de ALV benoemde personen Treden om en om af om continuïteit te waarborgen
Taken • • • • •
Controleren van boeken 1 keer per jaar Beoordelen van financieel verslag Rapporteren aan ALV Advies voor wat betreft vaststellen balans en winst-en verliesrekening Algemeen financieel advies aan ALV en bestuur
Functieomschrijvingen Basketballvereniging FAST 4WARD
5
Publiciteitscommissie Is verantwoordelijk voor de communicatie, zowel intern, binnen de vereniging als extern, naar buiten de vereniging. Taken • • • • • • • • • • •
Verzorgen clubblad Verspreiden clubblad, info en andere zaken onder de leden Verzorgen kerstkaarten vrijwilligers Promotieactiviteiten voor o.a.: wedstrijden, toernooien, kampioenschappen en andere activiteiten georganiseerd door basketballvereniging FAST 4WARD Verzorgen publiciteit in lokale pers, wekelijks Verzorgen teamfoto’s, onder andere voor sponsors Plannen, uitvoeren en evalueren ledenwervingsacties Verzamelen informatie voor website Actief werven en begeleiden van vrijwilligers Bijhouden prikbord Werkt nauw samen met jeugdcommissie
Scheidsrechters contactpersoon (SKP’er) Draagt zorg voor de inzet en opleiding van scheidsrechters binnen de vereniging. Taken • Opgeven scheidsrechters bij de bond • Opleidingen (laten) verzorgen voor scheidsrechters op alle niveaus binnen de vereniging • Opstellen schema van te fluiten wedstrijden en scheidsrechters naar aanleiding van de toegewezen taken door de RSC van de NBB rayon Zuid • Werkt nauw samen met het wedstrijdcommissariaat
Functieomschrijvingen Basketballvereniging FAST 4WARD
6
Sponsoringcommissie Draagt zorg voor het binnenhalen en behouden van sponsoren i.s.m. de publiciteitsen jeugdcommissie. Taken • • • • • •
Opstellen sponsoringbeleid Inventariseren / bijhouden sponsoringmogelijkheden Werven van sponsoren Contacten onderhouden met sponsoren (Toezien op) uitvoering van sponsortegenprestaties De sponsorcommissie werkt nauw samen met de penningmeester, PR commissie en voorzitter.
Technische Commissie Is verantwoordelijk voor de continuïteit in trainers, coaches en leeftijdscategorieën binnen de vereniging. Taken • • • • • • • • • • •
Is verantwoordelijk voor het samenstellen van de teams Aanvragen dispensaties via het wedstrijdsecretariaat Inschrijven teams voor competities Draagt zorg voor een aanvoer van leden om leeftijdscategorieën in stand te houden. Draagt zorg voor het verdelen van de trainingstijden Ontwikkeld technisch beleidsplan Stelt trainings(jaar)plannen op Draagt zorg voor het beheer van trainings- en wedstrijdmaterialen Organiseert trainingsbijeenkomsten Organiseert kennismaking van ouders met trainers, coaches en bestuur, in samenwerking met secretaris. Is actief in het werven en behouden van vrijwilligers
Functieomschrijvingen Basketballvereniging FAST 4WARD
7
Voorzitter Verantwoordelijk voor het adequaat leiden van de vereniging. Taken • • • • • • • • • • •
Leiden van bestuur- en ledenvergadering Coördineren van de verschillende bestuurstaken Toezicht houden op en informeren naar bestuurstaken Vertegenwoordigen van vereniging naar buiten Onderhouden contacten met gemeente, andere verenigingen en sponsoren Toezicht houden en verantwoordelijkheid nemen voor juiste uitvoering van statuten, huishoudelijk reglement, aangegane en te sluiten contracten. Volgen van externe ontwikkelingen en deze zonodig afstemmen op de organisatie van de vereniging Samen met bestuursleden opstellen en uitvoeren van beleid Tracht problemen op te lossen, zowel binnen de vereniging als naar buiten toe, in samenwerking met het bestuur Voeren van evaluatiegesprekken met bestuursleden Actief werven van vrijwilligers
Webmaster Is verantwoordelijk voor het actualiseren en beschikbaar houden van de website van de basketballvereniging: www.fast-4ward.nl. Vereisten • • • •
Goede kennis van MS Office applicaties Frontpage, Excel en Word Basiskennis van HTML en FTP Goede schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal Heeft een zekere mate van creativiteit en vrijheid
Taken • • • • • • •
Beheer van de documenten op de site Het uitgeven van richtlijnen voor het aanleveren van informatie voor de website Zorgt dat internetgebruikers toegang hebben tot de website. Website controleren op actualiteit Liaison naar de verantwoordelijke personen voor wat betreft commentaar op pagina's Bewaking van de content in geval van gebruik van gastboeken op basis van gebruikelijke normen en waarden Volgt de ontwikkelingen op het gebied van Internet
Functieomschrijvingen Basketballvereniging FAST 4WARD
8
Wedstrijdsecretariaat Is verantwoordelijk voor de organisatie van wedstrijden en het goede verloop van deze wedstrijden. Taken • • • • • • • • •
Opstellen van wedstrijdschema Opstellen takenrooster jury Opstellen takenrooster zaalwacht Organiseren van toernooien i.s.m. Technische commissie Draagt zorg voor opleiding en begeleiding van wedstrijdjury Draagt zorg voor indeling scheidsrechters voor thuiswedstrijden Onderhoud contacten met de bond via het programma ISS voor wat betreft scheidsrechters en wedstrijdinformatie. Is actief in het werven en behouden van vrijwilligers Werkt nauw samen met de SKP-er (Scheidsrechter Contact Persoon)
Functieomschrijvingen Basketballvereniging FAST 4WARD
9
