FUNCTIEBESCHRIJVING Datum Functiebeschrijving Vastgesteld besluit CvB
: 13 december 2013 : Manager Facilitair bedrijf : 28 januari 2014
Waardering Salarisschaal 14 Context Organisatorische eenheid: dienst FZ en ICT -
Verantwoording: College van Bestuur
De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen Scalda, dat is ontstaan door de fusie tussen ROC Westerschelde en ROC Zeeland per 01-01-2012. De manager Facilitair bedrijf werkt ten behoeve van de dienst Facilitaire zaken en ICT. De functie wordt uitgeoefend binnen het door het College van Bestuur vastgestelde beleid. De manager Facilitair bedrijf adviseert over de instellingsbrede beleidsvorming aan het College van Bestuur, draagt zorg voor de strategieontwikkeling, alsmede de ontwikkeling en uitvoering van een geïntegreerd, op het strategisch beleid van de onderwijsinstelling afgestemd facilitair en ICT-beleid, geeft leiding en sturing aan de dienstverleningsprocessen in de dienst en geeft leiding aan de dienst. In een periodiek overleg (BMO) worden de directeuren en managers uitgenodigd om het CvB te adviseren met betrekking tot de strategische beleidsontwikkeling van de onderwijsinstelling. De manager Facilitair bedrijf verricht werkzaamheden binnen een aantal resultaatgebieden: - adviseert over instellingsbrede beleidsvorming aan het College van Bestuur; - draagt zorg voor de strategieontwikkeling, alsmede voor de ontwikkeling en uitvoering van een geintegreerd, op het strategisch beleid van het onderwijs afgestemd facilitair en ICTbeleid; - stuurt de uitvoering aan van het facilitair en ICT-beleid en draagt zorg voor één overall facilitair- en ICT- beheersbeleid; - geeft leiding aan de dienst FZ en ICT. De manager Facilitair bedrijf valt direct onder het College van Bestuur en wordt aangestuurd door en is verantwoording verschuldigd aan het College van Bestuur. Resultaatgebieden 1. Resultaatgebied 1 De manager Facilitaire zaken adviseert over instellingsbrede beleidsvorming aan het College van Bestuur. Activiteiten: - het aangeven van richtinggevende beleidslijnen bij het opstellen van managementcontracten met directeuren en managers;
-
-
het leveren van een bijdrage aan de ontwikkeling van de strategie c.q. het strategisch beleid van de onderwijsinstelling; het beoordelen van de beleidsvoornemens van de clusters en diensten op facilitaire en ICT-gevolgen en op de inpasbaarheid binnen het facilitair en ICT-beleid van de onderwijsinstelling, het daarbij aangeven van alternatieven, deze bespreken met het management van de clusters en diensten en het in dat kader doen van beleidsvoorstellen/-alternatieven aan het College van Bestuur; het aggregeren van managementinformatie voor rapportages aan het College van Bestuur; het verantwoorden van de rapportages aan het College van Bestuur.
2. Resultaatgebied 2 De manager Facilitair bedrijf draagt zorg voor de strategieontwikkeling, alsmede voor de ontwikkeling en uitvoering van een geïntegreerd, op het strategisch beleid van het onderwijs afgestemd facilitair en ICT-beleid. Activiteiten: - bestudeert relevante ontwikkelingen intern en extern op mogelijke consequenties voor het te ontwikkelen integraal meerjarenbeleid vanuit de dienst FZ en ICT en het leveren van een bijdrage aan de strategische beleidsvorming voor het ROC door het College van Bestuur; - vertaalt het strategische beleid van de onderwijsinstelling naar strategische beleidsuitgangspunten voor de dienst; - adviseert het College van Bestuur gevraagd en ongevraagd in relatie tot het bovenstaande; - draagt zorg voor de jaarlijkse en de meerjarenbegroting van de dienst FZ en ICT; - draagt zorg voor projectbegrotingen ten behoeve van nieuwbouw/verbouw/enz.; stelt meerjaren ICT-beleidsplannen op en vertaalt deze naar de jaarplannen c.q. de begrotingen van de dienst FZ en ICT; stelt meerjaren facilitaire beleidsplannen, huisvestings- en onderhoudsplannen op en vertaalt deze naar de jaarplannen c.q. de begrotingen van de dienst FZ en ICT; - draagt zorg voor een adequaat inkoop- en contractmanagementbeleid (m.b.t. inkoop en levering van diensten door derden) van de dienst FZ en ICT en adviseert het College van Bestuur met betrekking tot een ROC breed beleid in dezen; - is belast met het opzetten van studies, proefprojecten en ontwikkeltrajecten op het gebied van ICT; - zorgt in samenwerking met de manager Bestuurlijke Ondersteuning voor een integrale meerjarenplanning ten behoeve van ICT voorzieningen ROC breed; - evalueert het beleid van de dienst FZ en ICT en adviseert het College van Bestuur over mogelijke bijstellingen. 3. Resultaatgebied 3 De manager Facilitair bedrijf stuurt de uitvoering aan van het facilitair en ICT-beleid en draagt zorg voor één overall facilitair- en ICT-beheersbeleid. Activiteiten: - werkt het vastgestelde facilitair en ICT-beleid nader uit in (meerjaren) activiteitenplannen; - draagt zorg voor facilitair en ICT beheerbeleid; - ontwikkelt procedures/richtlijnen/standaarden voor bijvoorbeeld inkoop en onderhoudswerkzaamheden; - stuurt ontwikkelings- en implementatietrajecten voor ICT aan; - voert beveiligings- en schoonmaakaudits uit of laat deze uitvoeren, bewaakt het datamanagement (ICT) en voert het bijbehorende beveiligingsbeleid uit (ICT) en rapporteert de bevindingen aan het betreffende management en het College van Bestuur;
Manager Facilitair bedrijf
2
-
-
toetst decentrale facilitaire en ICT-activiteiten aan het centrale beleid en de centrale standaarden; geeft leiding aan het service level management, het change-, problem- en configuratiemanagement alsmede het capacitymanagement; ziet toe op de werkzaamheden van de eigen medewerkers en die van derden, alsmede op de afgesproken en ingekochte diensten (en producten); stuurt (de uitvoering van) grote projecten inzake nieuwbouw/verbouw/enz., aan en bewaakt de hierbij geldende richtlijnen, standaarden en protocollen; sluit DVO's af met de directeuren en de overige managers van de ondersteunende diensten en integreert deze in de (jaar)planning van de eigen dienst; draagt zorg voor inkoop van producten en diensten en sluit contracten met leveranciers en bedrijven; zorgt d.m.v. contractenbeheer, evaluatie met klanten en leveranciers en ontwikkeling van inkoopstrategie voor optimale aansluiting tussen de intern afgesloten DVO's de met leveranciers afgesloten contracten en de leveranciersprestaties; is belast met de uitvoering van het beleid met betrekking tot de Europese aanbesteding; adviseert het College van Bestuur gevraagd en ongevraagd in relatie tot het Arbobeleid en het beleid sociale veiligheid; geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het College van Bestuur.
4. Resultaatgebied 4 De manager Facilitair bedrijf is belast met het algehele (operationele) management van de dienst c.q. met het direct en indirect geven van leiding aan de facilitaire en ICT-teams. Activiteiten: - stelt de planning op, bewaakt deze en geeft prioriteiten aan; - draagt zorg voor de verdeling, voortgang en kwaliteit van de werkzaamheden; - begeleidt medewerkers bij hun werkzaamheden; - draagt zorg voor een optimale personeelsbezetting; - draagt zorg voor een adequate overlegstructuur; - begeleidt medewerkers bij hun persoonlijke ontwikkeling; - het bewaken van de kwaliteit van de medewerkers van de dienst en het zorgdragen voor verdere professionalisering van de medewerkers; - voert personeelsmanagement uit (desgewenst en desgevraagd hieronder begrepen functioneringsgesprekken, en dergelijke). Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden - de manager Facilitair bedrijf legt verantwoording af aan het College van Bestuur over de advisering met betrekking tot de instellingsbrede beleidsvorming aan het CvB, de strategieontwikkeling, alsmede de ontwikkeling en uitvoering van een geïntegreerd, op het strategische beleid van de onderwijsinstelling afgestemd facilitair en ICTbeleid, het zorgdragen voor één overall facilitair- en ICT-beheersbeleid en de kwaliteit van het geven van leiding en sturing aan de dienst; - de manager Facilitair bedrijf werkt binnen algemeen geformuleerde strategische beleidslijnen, beleidsuitgangspunten en strategische concepten van het ROC en binnen de relevante wet- en regelgeving; - de manager Facilitair bedrijf neemt beslissingen bij/over de bijdrage aan de ontwikkeling van de strategie cq het strategische beleid van de onderwijsinstelling, het analyseren van relevante ontwikkelingen binnen het vakgebied en het vertalen van deze ontwikkelingen naar strategische doelen voor de eigen dienst met meerjarenconsequenties,, het zorgdragen voor de jaarlijkse en meerjarenbegroting van de dienst FZ en ICT, projectbegrotingen ten behoeve van nieuwbouw/verbouw/enz., het opstellen van meerjaren huisvestings- en onderhoudsplannen, het opstellen van het meerjaren ICT-beleid voor het ROC het zorgdragen voor één overall facilitair- en ICT- beheersbeleid het in samenwerking
Manager Facilitair bedrijf
3
met de manager Bestuurlijke Ondersteuning opstellen van een integrale meerjarenplanning ten behoeve van ICT-voorzieningen ROC-breed het uitwerken van facilitair beleid in meerjaren activiteitenplannen, het ontwikkelen van richtlijnen, standaarden en procedures ten behoeve van inkoop en onderhoudswerkzaamheden, het aansturen van ontwikkelingsprojecten en implementatietrajecten, enz., alsmede bij het geven van leiding en sturing aan de dienst. Kennis en vaardigheden - brede of gespecialiseerde theoretische kennis van en inzicht in facilitair/bedrijfseconomisch management in samenhang met juridische, financiële en organisatorische aspecten; - kennis van bestuurs- of bedrijfskunde; - kennis van en inzicht in het primaire proces binnen het ROC; - kennis van inzicht in informatieplanning en ontwikkeltrajecten; - kennis van relevante wet- en regelgeving op het gebied van beheer en onderhoud van gebouwen, veiligheids- en inspectierichtlijnen, milieuvoorschriften, enz.; - vaardigheid in projectmanagement; - vaardigheid in het beoordelen van bedrijfseconomische consequenties van nieuwbouw, onderhoud, projectaanvragen, enz.; - vaardigheid in het onderhandelen met leveranciers, bij aanbestedingscontracten, meer- en minderwerk, enz.; - vaardigheid in het opstellen van adviezen; - vaardigheid in het voeren van overleg met directeuren en de overige managers van de ondersteunende diensten; - vaardigheid in het uitdragen van nieuwe concepten, systemen en ontwikkelingen. Contacten - met het College van Bestuur, de directeuren en de overige managers ondersteunende diensten over algemeen beleid van het ROC, over adviezen ten aanzien van de bedrijfsvoering, uitkomsten van audits, uitvoering van facilitaire en ICT aangelegenheden, om facilitair en ICT-beleid, informatie en planning te bespreken, inzake de implementatie van vastgesteld ICT-beleid, over de inhoud van DVO's en om in het algemeen afstemming te bereiken en adviezen te bespreken; - met de manager Bestuurlijke Ondersteuning om af te stemmen over een integrale meerjarenplanning ten behoeve van ICT-voorzieningen ROC breed; - met projectdeelnemers om nadere uitwerking te geven aan de ROC-brede ontwikkeling van geautomatiseerde informatiesystemen voor het onderwijs; - met externe leveranciers en bedrijven om afspraken te maken, aan te sturen en te onderhandelen over aanbesteding, meer- en minderwerk, contracten, opdrachten, enz., en om de voortgang te bewaken en de belangen van het ROC te behartigen; - met vertegenwoordigers van lokale en provinciale overheden, participeert in netwerken, het uitvoeringsgebied betreffend op landelijk en regionaal niveau; - met overheden inzake vergunningen, veiligheidszaken en calamiteiten; - met externe huurders en medegebruikers van gebouwen en faciliteiten.
Manager Facilitair bedrijf
4
Competenties Manager FB (schaal 14)
Het bepalen van duidelijke doelstellingen en zorgdragen dat medewerkers bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen. - Geeft leiding aan discussies over het strategische beleid en het langetermijn perspectief van de organisatie 2.1: Leiding geven
- Creëert commitment in de organisatie (of het organisatiedeel) door een aansprekende visie neer te zetten, plannen en doelen te stellen en hier consequent naar toe te werken. - Heeft oog voor en anticipeert op relevante ontwikkelingen in de omgeving van de organisatie en vertaalt deze in het strategisch beleid.
Ontwikkelen en uitdragen toekomstbeeld. Afstand nemen van de dagelijkse praktijk. Onderkennen van feiten, trends en toekomstige ontwikkelingen. Deze in een ruimere context en lange termijn perspectief van eigen werkterrein, vakgebied en/of organisatie(-onderdeel) plaatsen. 2.2: Visie
- Neemt initiatief voor strategische beleidsontwikkeling - Schat het belang in van juridische, politieke, onderwijskundige en/of maatschappelijke ontwikkelingen, onderkent trends en vertaalt deze naar strategische keuzen en acties voor de (het) organisatie(deel). - Stimuleert en faciliteert anderen om bij te dragen aan strategische beleidsvorming.
Gericht zijn op het vertalen –concretiseren- van doelen en het realiseren van resultaten conform tijdpad, normen en afspraken. - Realiseert verbeteringen in werkzaamheden en randvoorwaarden, zowel binnen als buiten het eigen aandachtsgebied. 2.4: Resultaatgerichtheid
- Stelt meetbare (strategische) doelstellingen op en definieert daarbij de resultaten op langere termijn. - Maakt afspraken over de wijze waarop lange termijndoelen van de organisatie behaald moeten worden; toetst en borgt naleving van afspraken. - Stimuleert anderen in het stellen en realiseren van nieuwe doelen en vertoont hierin voorbeeldgedrag. - Faciliteert anderen of neemt obstakels voor anderen weg, zodat gemeenschappelijke doelen kunnen worden bereikt. De bereidheid en het vermogen om samen te werken met anderen aan een gemeenschappelijk doel, ook wanneer dit doel niet onmiddellijk van persoonlijk belang is.
3.1: Samenwerken
- Moedigt anderen aan om samen te werken en hun ideeën te uiten - Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren. - Stimuleert medewerkers/collega's om periodiek met elkaar informatie/kennis te delen. - Bevordert de goede verstandhouding en geeft opbouwende kritiek en feedback.
Manager Facilitair bedrijf
5
Zich verbonden voelen met en loyaal zijn aan de organisatie en het werk.
3.2: Betrokkenheid
- Heeft voortdurend zicht op het functioneren van medewerkers en/of collega's en corrigeert of ondersteunt waar nodig. - Weet anderen te motiveren en te binden ten behoeve van een gezamenlijk doel.
- Draagt de doelen en waarden binnen en buiten de organisatie uit. Het vermogen in te spelen op en tegemoet te komen aan vragen, wensen, behoeften en belangen van zowel interne als externe klanten en het vermogen om het brede begrip ‘klantrelatie’ te vertalen naar de eigen context en daar toe te passen.
3.5: Klantgerichtheid
- Denkt spontaan met de klant mee, hoort zonodig de vraag achter de vraag en ziet mogelijkheden en beperkingen. - Vertaalt de informatie van de klant door naar een realistisch concept gericht op toegevoegde waarde voor klanten. - Onderneemt extra acties om de relatie met klanten op te bouwen en/of te bestendigen. - Stimuleert en faciliteert anderen om actief klantgericht te opereren. Volgt relevante ontwikkelingen in de omgeving van de organisatie en benut deze kennis ten behoeve van de organisatie en/of het vakgebied.
4.3: Omgevingsbewustzijn
- Treedt binnen het vakgebied op als vraagbaak voor anderen. - Vertaalt relevante externe ontwikkelingen naar de eigen organisatie. - Ondersteunt en stimuleert anderen om informatie uit te wisselen over relevante ontwikkelingen. Handelen – in woord en gedrag- in lijn met algemeen aanvaarde sociale en ethische normen en waarden, ook onder moeilijke omstandigheden en/of druk om hier vanaf te wijken. Het daarop aanspreekbaar zijn en het aanspreken van anderen hierop.
5.2: Integriteit
- Stimuleert respect en openheid in de omgang met anderen. - Handelt consistent naar en vanuit overtuiging. - Laat voorbeeldgedrag zien in respect, eerlijkheid en betrouwbaarheid. - Signaleert niet integer gedrag en onderneemt daarop actie. Het vermogen zich effectief aan te passen bij zich wijzigende omstandigheden, weerstand, problemen of kansen door zijn werkwijze te variëren, teneinde het gestelde doel te bereiken.
6.5: Flexibiliteit
- Ziet wanneer er behoefte is aan, dan wel een noodzaak is voor verandering en ontplooit hiervoor initiatieven. - Wisselt gemakkelijk van gedragsstijl als de situatie daarom vraagt. - Stimuleert anderen tot het zich eigen maken van verschillende gedragsstijlen. - Helpt anderen in een nieuwe situatie te herkennen welke nieuwe competenties ze zouden moeten ontwikkelen om hier mee om te gaan. Het stimuleren en motiveren van anderen gericht op hun persoonlijke ontwikkeling en het geven en ontvangen van feedback in een open verstandhouding.
7.1: Coachen
- Beschikt over een breed repertoire aan coachingsvaardigheden. - Helpt anderen om gedragspatronen te doorbreken of te versterken. - Leeft zich in de ander in en bouwt verder op zelfvertrouwen van de ander. - Stimuleert anderen hun competenties in te zetten en te vergroten.
Manager Facilitair bedrijf
6
