Forte#12. Jaargang 04, juli

Forte#12

PIANOo-congres 2009: samen werken aan de crisis Oud-studenten Inkoop komen goed terecht Vakgroepen PIANOo geven inhoud aan het vak Van bergboezem naar dynamisch inkoopsysteem

04 06 08 10

Jaargang 04, juli 2009 – www.pianoo.nl – [email protected]

Colofon

Forte is een uitgave van PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden. Postbus 20101, 2500 EC Den Haag, tel. 070 3490 777. Tekstbijdragen van Carolien Nout, Anneke van Oers, Peter de Zoete. Eindredactie: PIANOo. Fotografie: Ron Eskens en Loes Schleedoorn. Ontwerp Besides Purple Amsterdam. Vormgeving en druk: ministerie van Economische Zaken, afdeling PGF.

Efficiëntieslag op Met overheidsinkoop de crisis door duurzaamheidscriteria In april presenteerde Minister Cramer (Ruimte en milieu) duurzaamheidscriteria voor 80 productgroepen. Van diverse kanten is gereageerd op de criteria. Belangrijkste kritiek was dat deze te gedetailleerd en te weinig innovatiebevorderend zouden zijn. Minister Cramer heeft daarom eind juni in haar voortgangsrapportage aan de Tweede Kamer onder meer voorgesteld een efficiëntieslag te maken op de gepubliceerde criteria en deze drastisch te reduceren. Het voorstel houdt het volgende in: • de aanpak wordt vooral gericht op die productgroepen en criteria waar op korte termijn de meeste duurzaamheidswinst geboekt kan worden; • een aantal productgroepen wordt samengevoegd omdat zij inhoudelijk veel met elkaar samenhangen; • er wordt een andere invulling gegeven aan productgroepen waarvoor uitsluitend aandachtspunten waren geformuleerd; • middelgerichte criteria worden waar mogelijk meer functioneel of doelgericht geformuleerd. Dit betekent dat er nu nog 45 productgroepen zijn, waardoor de overzichtelijkheid van productgroepen en criteria aanzienlijk toeneemt. De wijzigingen betreffen op dit moment alleen nog de eisen. Waar mogelijk is aangesloten bij beschikbare en gangbare keurmerken. De wensen zullen binnenkort eenzelfde efficiëntieslag ondergaan. Er wordt vastgehouden aan het principe van wensen omdat daarvan een aanjagende werking voor duurzaamheid en innovatie kan uitgaan. De ministerraad stemde op 19 juni jl. in met het voorstel van Minister Cramer. Op 2 juli jl. is het besproken in de Tweede Kamer. Bij het ter perse gaan van deze Forte was de uitslag daarvan nog niet bekend. Kijk voor meer actuele informatie over de gewijzigde criteria op de sites van het ministerie van VROM en SenterNovem. Tot de publicatie van de nieuwe teksten blijven de huidige documenten zoals gepubliceerd op de website van SenterNovem beschikbaar. Het voorstel van de minister en meer informatie vindt u in het dossier Duurzaam Inkopen op onze site. Op onze site vindt u ook de vragen en antwoorden die aan bod kwamen in het Duurzaam spreekuur van SenterNovem tijdens ons congres.

2

Hoe kan de overheid haar inkoop inzetten om de effecten van de economische crisis te verzachten? Met deze vraag ging PIANOo aan de slag en dat resulteerde in dertig suggesties, die, zo bleek ook uit de reacties tijdens het politieke discussiecafé op het PIANOo-congres, navolging verdienen. Opdrachten versneld uitvoeren en de financieringslasten en risico’s voor bedrijven verlagen zijn de twee belangrijkste maatregelen die kunnen helpen om de crisis te bestrijden. Een groot deel van de suggesties is niet nieuw. Wel nieuw is de specifieke benadering en de verzameling op één plaats. De lijst werkt als een checklist die overheidsmedewerkers kunnen nalopen op toepasbaarheid in hun projecten. Het document “Met overheidsinkoop de crisis bestrijden” is in twee versies gepubliceerd, een korte en een lange met achtergrondinformatie. Beide zijn te vinden op de website van PIANOo.

Beoordeling inkoopopleiding op PIANOo-desk Iedereen die een inkoopopleiding heeft gevolgd, kan daarover sinds kort zijn waardering aangeven op PIANOo-desk. Zo kan het overzicht uitgroeien tot een ‘Michelin-gids’ voor inkoopopleidingen. Dat is de bedoeling van de discussiegroep Opleidingen op PIANOo-desk. Niet alleen (oud-)studenten maar ook instellingen zelf kunnen reageren, of een nieuwe opleiding aanmelden. PIANOo gebruikt de informatie ook om te achterhalen of het opleidingsaanbod aansluit bij de behoefte. Zo zijn bijvoorbeeld de Rijksacademie voor Financiën en Economie en de Bestuursacademie gestimuleerd een opleiding te ontwikkelen over inkopen en aanbesteden. Aanmelden voor de groep kan via PIANOo-desk. Meer weten? Mail naar [email protected]

Nieuwe projectleider TenderNed Sinds juni werkt Heleen Mosselman als projectdirecteur bij TenderNed, dat het systeem voor elektronisch aanbesteden in Nederland wordt. Heleen vervangt daarmee Ad Coppens, die volgens afspraak na ruim tweeënhalf jaar weer terug is gegaan naar het ministerie van Defensie. Heleen is afkomstig van het ministerie van Verkeer en Waterstaat. Als hoofdinspecteur personenvervoer bij de Inspectie Verkeer en Waterstaat was zij verantwoordelijk voor het landelijke toezicht op de veiligheid en eerlijke concurrentie binnen het taxi- en busvervoer. Zij was opdrachtgever van het project dat invoering van boordcomputers in taxi’s voorbereidt. Daarvoor heeft Heleen verschillende functies binnen de overheid bekleed, waaronder die van plv. directeur-hoofdinspecteur/hoofd Operaties en Vervoer Luchtvaart en hoofd van een stafafdeling Personeel, Communicatie en Organisatie. Bij TenderNed zal Heleen leidinggeven aan het projectteam en zich bezighouden met de ontwikkeling en de daaropvolgende introductie van TenderNed.

De provincie Noord-Brabant wil dat gemeenten meer werk gaan maken van innovatief aanbesteden, met name op het gebied van verkeer en vervoer. Op 8 april vond een eerste bijeenkomst plaats. De belangstelling bleek groot; ruim dertig mensen van gemeenten waren aanwezig. Zij kregen presentaties over de Leidraad Aanbesteden door het CROW en de ondersteuning die PIANOo biedt, onder meer bij innovatief aanbesteden. Vervolgens kwam een discussie op gang over de kansen en belemmeringen voor innovatief aanbesteden. Daarbij bleek het zendingswerk van de provincie, ondersteund door Rijkswaterstaat in goede aarde te vallen. In de praktijk blijkt innovatief aanbesteden toch nog vaak een brug te ver. Soms vanwege gebrek aan kennis. Of omdat de politieke ruimte ontbreekt. Ook bestaat het idee dat je bij innovatief aanbesteden eerder de regie over een project verliest.

Werken en innovatie bij waterschappen Zo’n vijfenzeventig waterschapsmensen uit het noorden en midden van het land woonden op 15 april 2009 een symposium bij over mogelijke innovatieve vormen van aanbesteding bij de realisatie van waterschapswerken. Onder hen een groot aantal projectleiders, verantwoordelijk voor de aanbesteding van werken bij de negen genodigde waterschappen. Zij kregen van Henk Wijnen (PIANOo) handvatten voor innovatief aanbesteden, gebaseerd op de bouworganisatievormen uit de Leidraad Aanbesteden. En Jaco van Langen (Waterschap Rijn en IJssel) gaf een levendige presentatie over de innovatieve aanbesteding van een ingreep om de waterkwantiteit in de rivier de Berkel te beteugelen. Bijzonder, omdat waterschappen zich doorgaans op dit terrein zelf capabel genoeg achten. Tot ieders verrassing bleek dat de markt over veel goede voorstellen beschikte. Verder was er aandacht voor het belang van rechtmatig aanbesteden, nu de waterschappen daar in 2009 voor het eerst door de accountant op zullen worden afgerekend. Voorzitter Patrick Blom van het Platform Waterschapswerken presenteerde een gedragscode ‘Publiek opdrachtgeverschap’, die inmiddels door een aantal waterschappen is omarmd. En in één van de sessies werd geoefend met het hanteren van duurzaamheidcriteria. Op 18 september volgt een (landelijk) bijeenkomst, waarvoor ook opdrachtnemers zullen worden uitgenodigd. De titel: ‘Realiseren van waterschapswerken: van synergie naar symbiose’.

Innovatief aanbesteden van verkeer- en vervoerprojecten

Heleen Mosselman

Reden dus om het niet bij deze bijeenkomst te laten. Rian Snijder was als coördinator van de Gebiedsgerichte Aanpak betrokken bij de organisatie van de bijeenkomst. De GGA is een samenwerkingsverband tussen gemeenten, provincie, samenwerkingsverband Regio Eindhoven en Rijkswaterstaat op gebied van verkeer en vervoer. “We gaan hier zeker mee verder. Volgend jaar als er nieuwe gemeentebestuurders zijn, organiseren we weer een bijeenkomst. We denken erover om dan ook het bedrijfsleven te betrekken. En we houden in de gaten of onze inspanningen inderdaad meer geïntegreerde contracten opleveren.”

3

PIANOo-congres 2009: Werk aan de crisis! Ruim 600 overheidsinkopers kwamen op 4 juni naar Utrecht om nieuwe kennis op te doen en uit te wisselen op het vierde jaarcongres van PIANOo. De dag stond in het teken van de economische crisis met veel discussies, politieke debatten en workshops over nieuwe ontwikkelingen op inkoopgebied. Hét evenement dat inhoud koppelt aan netwerken, zo bleek uit de reacties. Een impressie.

Dagvoorzitter Felix Rotte nberg bespreekt met PIANOo-directeur Woute r Stolwijk wat inkoop kan bijdragen om de eco nomische crisis te bestrijden. Stolwijk: “In koop is een strategisch instrument. Overheden moeten dat zeker nu voluit benutten. Onze 30 suggesties in ‘Met overheidsinkoop de cris is bestrijden’ kan ze daarbij zeker helpen.”

n Zo wissele k werken. o ten, o n is e e n e m Netwerk ls van ge a n io ss fe ppro t rijk, veel inkoo pen en he aterschap w hun s, n e è ci d n ie provi koopgeb in p o g n hun ervari jes uit. visitekaart 4

In het politieke discussie café droomt Tweede Kamerlid Mei Li Vos (Pv dA) even weg bij het idee van een staatssecret ariaat van Inkoop. Haar tafelgenoten Sharon Ge sthuizen (SP), rechts op de foto, Ton Elias (VVD) en Antoinette Vietsch (CDA), pleiten met haa r voor overheidsinkopers met meer lef en minder stress. Dat wil zeggen; uiteraard de regels voo r inkoop goed toepassen , maar ook de vrijheid ben utten die de wet biedt.

Bij de pakken neerzitten, of juist kers aanpakken? Deze twee congresbezoe De . ssing oplo hun bespreken in de pauze hen t kom d stan OoPIAN de informatie van pas. van d goe daarbij

Elco Br in Nederla kman, voorz itte n gemee d, Marcel de r van Bouwe nte Ro nd Ruiter, tte C secreta ris-gen rdam en Han PO van de eraal v s van d VROM an er (v naar o .l.n.r.), kijken het ministerie Vlist, verheid met ve van sinkoo innove p. Brin rschillende b ren en lik k m v oer gro uit.” D a eR te proje n: “Blijf voor al moet z uiter tipt da cten sn td ijn ell leveran om nu de k e overheid o er ortinge ok aler ciers o nd t n terugg ang so er druk van te grijpen die ms aan de eco nomisc bieden he .

Maar liefst 26 verschillende se ssies over de economische crisis, de aanb estedingsprakt wet- en regelg ijk, eving en profes sionalisering werden in drie rondes aangeb oden. De actie inbreng van de ve bezoekers leve rde boeiende discussies op.

Cradle-to-cradle helpt Haarlemmermeer bij duurzaam aanbesteden Haarlemmermeer is één van de snelst groeiende gemeenten van Nederland. Een netwerkorganisatie, gericht op flexibiliteit, verantwoordelijkheden delen en samenwerking. Sinds 2006 nam de aandacht voor inkoop sterk toe en groeide het aantal inkoopmedewerkers van vijf tot elf. Haarlemmermeer wil een voortrekkersrol vervullen bij duurzame ontwikkeling. Medewerkers krijgen volop ruimte en vrijheid voor nieuwe initiatieven. In die sfeer treffen inkoopadviseur Paul Peek en milieuadviseur Rene Blom elkaar rond het onderwerp cradle-to-cradle (C2C) en duurzaam aanbesteden.

Hoe ver is Haarlemmermeer met duurzaam aanbesteden? Paul Peek: “De gemeente is nu een aantal jaren bezig met de professionalisering van de (inkoop) organisatie. Dat verloopt prima. Inmiddels staan we klaar om de duurzaamheidscriteria van SenterNovem organisatiebreed in te voeren. Als eerste gemeente in Nederland ontwikkelen we in samenwerking met een extern bureau een monitoringsysteem om de vorderingen bij duurzaam aanbesteden continu in kaart te brengen. Dat helpt ons om snel met verbeteringen te komen. De nulmeting van februari/maart dit jaar gaf aan dat de gemeente goed op weg is. Maar ook dat er nog flinke stappen te zetten zijn.” En wat is de inzet van de gemeente met C2C? Rene Blom: “Ik ben momenteel betrokken bij de realisatie van nieuwe woongebieden aan de westzijde van de Haarlemmermeer, de zogeheten Westflank. Wij zien C2C daarbij vooral als een inspirerend concept. Een idee dat mensen mobiliseert en bij elkaar brengt. De essentie van C2C is het zoeken naar een totaal nieuwe manier van produceren, van economie in feite.

Door anders te ontwerpen, vanuit een innovatieve opvatting over hergebruik. C2C is goed bruikbaar om ‘duurzame doorbraken’ te realiseren voor deze hyperactieve regio. Ook bij andere ruimtelijke projecten (ACT en Park20/20) speelt C2C een rol.” En hoe zien jullie de link tussen C2C en duurzaam aanbesteden? Paul Peek: “Bij de tachtig productgroepen waarvoor de duurzaamheidscriteria inmiddels zijn vastgesteld zijn er aardig wat die betrekking hebben op de bouwsector, met name de GWW. Cradle-to-cradle is een interessante kandidaat om duurzaamheid verder uit te dragen naar de woningbouwsector, bedrijventerreinen en inrichting van de openbare ruimte. Daar liggen over het algemeen de grootste uitgaven voor de gemeente. Ook in andere trajecten zijn er mogelijkheden om C2C mee te nemen, zoals afvalverwerking. Bij de Europese aanbesteding voor projectmanagers is bijvoorbeeld gevraagd naar referentieprojecten met CO2-neutraliteit, integraal gebiedsontwerp en duurzaam bouwen.”

Paul Peek en Rene Blom

samenwerking aan. Wij kunnen onze ambities alleen samen met anderen realiseren. Dat moeten pioniers zijn, ondernemende initiatiefnemers net als in de tijd dat Haarlemmermeer tot ontwikkeling kwam. We zoeken mensen, organisaties, bedrijven die met ons willen werken aan duurzame ontwikkelingen vanuit de C2C-gedachte. Hoe je die pioniers inschakelt, is een typische aanbestedingsvraag.” Paul Peek vertelt over de recente masterclass van PIANOo samen met SenterNovem over C2C en is enthousiast over de mogelijkheden. “Er liggen fantastische uitdagingen. De sprekers tijdens deze masterclass, Roger Cox en Bert Lejeune van Paulussen Advocaten overtuigden mij dat er zoveel meer mogelijk is bij aanbesteden. Je moet de grenzen van wat wel en niet mag durven op te zoeken. Dan kan er iets moois ontstaan. Haarlemmermeer gaat zeker van zich laten horen op dit gebied!”

Op 14 mei jl. organiseerden PIANOo en SenterNovem een masterclass Cradle to Cradle in Utrecht. Het verslag en de presentaties van deze bijeenkomst vindt u op www.pianoo.nl (Bijeenkomsten en opleidingen > Verslagen overige bijeenkomsten)

Rene Blom: “C2C draagt nieuwe concepten voor

5

Oud-studenten Inkoop komen goed terecht Als een van de weinige hogescholen biedt de Hanzehogeschool Groningen de specialisatie Inkoop aan. Het blijkt aan te slaan, te meer omdat de afgestudeerden tot nog toe gemakkelijk een baan weten te vinden. Drie oud-studenten vertellen.

Hanzehogeschool biedt specialisatie inkoop en aanbesteden

“Veel te ontwikkelen in overheidsinkoop” Johan Rodenhuis (28), inkoper bij het Centraal Justitieel Incasso Bureau (CJIB)

Je ervaart pas hoe leuk het is als je het doet. Deze ‘Cruijffiaanse’ wijsheid geldt zeker voor de oud-studenten van de Hanzehogeschool in Groningen die in hun opleiding Facility Management de specialisatie Inkopen en Aanbesteden volgden. “Veel van onze studenten zijn onbekend met inkoop, maar als ze in de loop van de opleiding ermee in aanraking komen, raken ze steeds enthousiaster”, zegt Marius van der Woude, Hogeschooldocent en coördinator van de minor/specialisatie. Hij stond mede aan de wieg van de inkoopspecialisatie en was ook initiatiefnemer tot het lectoraat inkoopmanagement. “Het is ook een leuke en boeiende studie. Dit jaar volgen 65 studenten de specialisatie. Aan het einde van hun studie presenteren zij hun kennis en vaardigheden op een seminar. Daar worden ze vaak gespot door hun toekomstige werkgever.” Johan Rodenhuis 6

Anderhalf jaar geleden ben ik afgestudeerd en sinds mei vorig jaar werk ik bij het CJIB als inkoper. ICT zit in mijn inkooppakket; ik verzorg onder andere het contractbeheer en bied ondersteuning bij aanbestedingen. De publieke sector is een interessante, want complexe sector, waar je te maken hebt met grote inkoopvolumes en specifieke wet- en regelgeving. Je kunt er goed doorgroeien als young professional. Ik heb zowel in de private als publieke sector gewerkt. In een commerciële omgeving heb je meer vrijheid van handelen. Bij de overheid liggen de procedures vaster, ben je gebonden aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen en moet je je te allen tijde kunnen verantwoorden. Dus je moet van tevoren heel precies en zorgvuldig het inkoopproces voorbereiden. Daar ligt voor mij ook de uitdaging. De specialisatie Inkoop sluit goed aan bij de praktijk. Nu leer ik weer andere dingen, bijvoorbeeld hoe te functioneren als projectleider. In de toekomst zie ik genoeg perspectief in dit vak, mogelijk voor een avontuur in het buitenland. Ik wil graag puur op tactisch of strategisch niveau werken en volg daarom aanvullende NEVI-opleidingen.

“Praktijk soms ingewikkelder dan je denkt” Yi An Yung (24), inkoper Facilitair Bedrijf bij de Hanzehogeschool Groningen Direct na mijn afstuderen in augustus 2008 ben ik aan de slag gegaan. Het bevalt me erg goed; ik kan hier nog veel leren. Mijn werk bestaat voor het grootste gedeelte uit aanbestedingen doen. Verder doe ik inkoopgerelateerde projecten, zoals het verzorgen van contractmanagement. Ervaring in de private sector heb ik niet, dus dat kan ik moeilijk vergelijken. Misschien is het werk daar meer gespitst op onderhandelingsvaardigheden. Ik heb tijdens mijn studie stage gelopen bij de gemeente Groningen. Dat beviel goed; de gang van zaken rondom aanbestedingen spreekt me bijvoorbeeld aan. Het was een bewuste keuze, waar de opleiding een stimulerende rol in speelde. Natuurlijk leer je op school vooral de theorie en merk je in de praktijk pas dat de zaken soms iets ingewikkelder zijn dan je denkt. Zo merk ik dat het best lastig is om een gedetailleerde toelichting te geven als een leverancier bij een aanbesteding volgens objectieve criteria is afgewezen. Ik heb wel ambities in het inkoopvak, dat steeds interessanter wordt en meer aanzien krijgt. Ik hoop binnen enkele jaren door te groeien naar een senior inkoopfunctie.

Yi An Yung

“Politieke belangen maken inkoop uitdagend” Marlies Koopman (23), inkoopadviseur gemeente Groningen

Marlies Koopman

Na mijn afstuderen in augustus 2008 ben ik direct begonnen bij de Dienst Informatie en Administratie op de afdeling Commerciële Zaken. Ik werk in een team en verzorg mede de inkoop op facilitair gebied voor het gehele concern. Het is leuk en afwisselend werk en ik ervaar veel vrijheid om mijn eigen aanpak te kiezen. Tijdens mijn studie heb ik stage gelopen in de private sector. Europese- en gemeentelijke aanbestedingsregels zijn belangrijke factoren om rekening mee te houden. En ook politieke belangen spelen mee. Niet alleen de laagste prijs is van doorslaggevend belang, maar ook duurzaamheid of de inzet van werklozen. Gezamenlijk met andere publieke organisaties aanbesteden kan weliswaar voordeel opleveren, maar werkt soms vertragend omdat de besluitvorming langer duurt. Dat is wel eens lastig maar aan de andere kant ook weer een uitdaging. Mijn opleiding was vooral gericht op de private sector, maar ik ervaar dat niet als een gemis. Je leert wel een bestek opstellen, maar alle aspecten van een aanbesteding leer je pas echt in de praktijk. Ik koos destijds niet zo bewust voor de opleiding Facility Management, maar ben uiteindelijk wel blij dat ik de minor Inkoopmanagement heb gevolgd en zeker nu ik eenmaal op deze weg zit, wil ik mij verder specialiseren. 7

PIANOo-Vakgroepen geven inhoud aan het inkoopvak

 en prachtig vak, E maar wat houdt het in? Wat is de essentie van inkopen bij de overheid? Welke kwaliteitseisen kunnen daaraan gesteld worden? Bij wie kunnen overheidsinkopers terecht die vragen hebben over hun vak? Daar houden de vakgroepen van PIANOo zich mee bezig.

“Inkopen in de publieke sector bestaat uit veel meer aspecten dan het aanbestedingsrecht. Welke aspecten dat zijn en hoe die zich tot elkaar verhouden willen we met de vakgroepen duidelijk maken. De PIANOo-vakgroep aanbestedingsrecht heeft zijn bestaansrecht na een jaar ruimschoots bewezen. De PIANOo-vakgroep inkoopmanagement in de publieke sector is nog vers, en daarvan verwacht ik hetzelfde”, aldus PIANOo-directeur Wouter Stolwijk.

Visies op het aanbestedingsrecht in de praktijk “Wij bieden inkopers onderbouwde en praktisch toepasbare visies op essentiële aspecten van het aanbestedingsrecht”, zegt Gert-Wim van de Meent, advocaat bij Loyens en Loeff en bijzonder hoogleraar aanbestedingsrecht aan de Universiteit van Amsterdam. Hij is sinds september 2007 voorzitter van de PIANOo-vakgroep Aanbestedingsrecht, die tot nu toe vijf van dergelijke visies publiceerde. “Je kunt van inkopers niet verwachten dat ze continu alle jurisprudentie volgen, laat staan die op waarde kunnen schatten. Toch is daarvan veel te leren. De wet biedt regels op hoofdlijnen. Wat die voor de praktijk betekenen, vind je in de rechtelijke uitspraken. En onze visies vatten die overzichtelijk samen.” De PIANOo-vakgroep bestaat uit mensen uit de praktijk, en vertegenwoordigt het hele spectrum van aanbestedende diensten. Gemeenten, provincies, rijk, waterschappen, maar ook zogenaamde speciale sectorbedrijven. De deelnemers zitten op persoonlijke titel in de vakgroep. Zij leveren de onderwerpen aan waarover de vakgroep zich buigt. Dat zijn dus per definitie zaken die aansluiten bij de praktijk van inkopers. “De term visie benadrukt dat het geen droge opsommingen zijn van uitspraken, maar dat ze de essentie van die uitspraken toespitsen op aanbestedingskwesties waarmee inkopers vrijwel dagelijks te maken hebben. Tegelijk zijn het juridisch stevig onderbouwde verhalen. Met verwijzingen naar jurisprudentie en literatuur. Wetenschappelijk verantwoord dus, en tegelijk toegankelijk geschreven.”

8

Gert-Wim van de Meent

Tot nu toe publiceerde de PIANOo-vakgroep Aanbestedingsrecht vijf visies: over termijnen, de toepassing van model K, het inzetten van werklozen en mensen met een beperking bij overheidsopdrachten, de openbaarheid van prijzen, en inbesteding. Ze zijn te vinden op de website van PIANOo. Verschillende andere visies zijn in voorbereiding.

Inkoopmanagement op de snijtafel De PIANOo-vakgroep Inkoopmanagement heeft net zijn eerste bijeenkomsten achter de rug. Voorzitter Jan Telgen - hoogleraar Inkoopmanagement aan de Universiteit Twente - vertelt enthousiast over zijn hooggespannen verwachtingen. “Het is toch heel bijzonder dat alle inkoopspecialisten die we hebben benaderd, direct hebben toegezegd mee te werken. Nog sterker: bij de twee bijeenkomsten die we tot nu toe hebben gehad, was iedereen aanwezig. Dat tekent hun betrokkenheid. We hebben er allemaal veel zin in!” Net als bij de vakgroep Aanbestedingsrecht zijn alle typen aanbestedende diensten in de vakgroep Inkoopmanagement vertegenwoordigd. Hun eerste onderwerp is innovatie. “We gaan ons niet bezighouden met wat wel en niet mag. Onze vraag is hoe je dingen doet. Bijvoorbeeld hoe je met ‘unsollicited proposals’ kunt omgaan, voorstellen die zonder uitvraag op een aanbestedende dienst afkomen. Of neem innovatiegericht aanbesteden: je weet dan niet wat je krijgt en toch moet je voorstellen kunnen beoordelen. Hoe doe je dat? Op deze onderwerpen gaan we echt de diepte in, met een mooie mengeling van kennis uit de praktijk en wetenschappelijke inzichten. Het resultaat gaan we in toegankelijke papers samenvatten. De eerste kan er in september liggen. We mikken op twee per jaar.”

Vakgroep Aanbestedingsrecht

Jan Telgen Om meer zicht te krijgen op de onderwerpen, is een literatuurscan uitgevoerd. Daaruit bleek over het onderwerp unsollicited proposals weinig praktijkkennis te vinden te zijn. Dat geldt ook voor ‘launching customer’: de overheid die innovatie uitlokt met zijn aanbestedingsgedrag. Voor dat onderwerp werkt de vakgroep samen met een specialist van PIANOo, Marieke van Putten. “De deelnemers vinden het prachtig dat ze zelf de onderwerpen kunnen aandragen. Ze komen met nieuwe ideeën, stimuleren en inspireren elkaar. Ze vertonen een enorme gedrevenheid.” Jan Telgen juicht het initiatief van PIANOo voor de vakgroep van harte toe.”In Italië en in Engeland zijn er aparte researchgroepen die werken aan kennis over overheidsinkoop. Dat illustreert de behoefte die er overal is om dit vak verder te ontwikkelen. Het gaat echt om een leemte in onze kennis. Tien jaar geleden werd er nog gelachen als je sprak over ‘public procurement’. Maar het is iedereen inmiddels duidelijk dat er veel te winnen valt met professioneler inkopen bij de overheid.”

Wederzijdse bevruchting Terug naar Wouter Stolwijk. Hoe ziet hij de verhouding tussen de twee vakgroepen? “Inkopers bij de overheid hebben te maken met zowel de eisen van rechtmatigheid als van doelmatigheid. In mijn ogen heeft in het verleden de nadruk teveel gelegen op de rechtmatigheid. En dat is het halve verhaal.

Overheidsinkopen is commercieel handelen op een markt vanuit een publiekrechtelijke context. Daarom hang ik nu wat meer over naar de doelmatigheidskant.” Gert-Wim van de Meent kan zich in die omschrijving goed vinden. “Het is de kunst om beide aspecten goed met elkaar te verbinden. Als de nadruk op rechtmatigheid overheerst, is er te weinig ruimte voor vernieuwing. Maar als doelmatigheid de enige maatstaf zou zijn, loop je het risico van onrechtmatig handelen. De vakgroepen moeten daarom ook met elkaar in gesprek over die verhouding.” Jan Telgen ziet eveneens de meerwaarde van samenwerking. “Ik denk daarbij aan het uitwisselen van mensen. Of een uitnodiging aan de vakgroep Aanbestedingsrecht een paragraaf toe te voegen aan een van onze papers. Maar ik zie het er ook van komen dat we een gezamenlijk product opleveren.” Voor Wouter Stolwijk is het van strategisch belang voor de overheid dat de vakgroepen erin slagen de vereisten voor de inhoud van het vak met elkaar te definiëren. “De echte uitdaging voor overheidsinkopers ligt in het strategisch bijdragen aan de doelen van de overheid.”

Gert Wim van de Meent Bijzonder hoogleraar (voorzitter) Aanbestedingsrecht/UVA, Advocaat/Loyens & Loeff Huib van Romburgh Ministerie van LNV Michiel Mulder RWE-Energy Nederland Robert Jaspers Focks Provincie Noord-Holland John Konijn Provincie Zuid-Holland Jeroen Regtuijt Gemeente Enschede Bas Ten Haaf Waternet Remco Ververs Dienst Vastgoed Defensie Anette Tielbeke Hoofd Inkoop en Logistiek, UVA Marina Schooten Rijksgebouwendienst Ann Marie Kühler Europa decentraal Leo Baaijen PIANOo, TenderNed Jos Schreijen PIANOo Jacobien Muntz-Beekhuis PIANOo Natasja Guijt (secretariaat) PIANOo

Vakgroep Inkoopmanagement Jan Telgen (voorzitter) Eva Hoffmann Ruart Jagt Marcel Stuijts Fredo Schotanus Brigitte Faber-de Lange Henk Jan van Mossel Gàry Habets Marie-Jose van Overveld Nicole Poldervaart Pauline Bos Marleen Hermans Annemiek Jacobs Ditmar Waterman Jos Schreijen Natasja Guijt (secretariaat)

Significant Significant Stichting ICTU Bureau Inkoop Zuid-Oost Brabant Significant Hogeschool Arnhem Nijmegen Ymere Gemeente Utrecht Waterschap Brabantse Delta Wageningen Universiteit Hoogheemraadschap Delfland Ministerie van VROM Gemeente Enschede Directeur Inkoopsamenwerking RIJK PIANOo PIANOo

9

Van bergboezem naar dynamisch inkoopsysteem

Waterschap Brabantse Delta

zet kritiek om in professionele inkoopfunctie

Wat kan een waterschap doen om ingesleten slordigheden bij aanbestedingen te voorkomen? Brabantse Delta in Breda gebruikte negatieve publiciteit om in versneld tempo een professionele inkooporganisatie uit de grond te stampen. Binnen anderhalf jaar van niets naar vijf inkopers. En een resultaat om met afgunst naar te kijken. Begin 2008 kreeg Brabantse Delta veel negatieve publiciteit over de aanbesteding van de vierde bergboezem bij Breda. Die aandacht zorgde voor een stevige bestuurlijke rugwind voor de bestaande plannen voor professionalisering. Hein van Stokkom, als secretaris - directeur de hoogste ambtenaar van de Brabantse Delta, kijkt terug. “We waren als management al langer overtuigd dat professionele ondersteuning van inkoopprocessen de enige manier is om te zorgen dat je niet nat gaat. Toch bleek het invoeren daarvan alles behalve een peulenschil. Iedereen was hard bezig met het realiseren van onze ambitieuze doelen. Men was ervan overtuigd het goed te doen. En als dan blijkt dat goed niet goed genoeg is, is dat een hele schok.” Aan het opvangen van die schok besteedde Hein van Stokkom veel tijd. “Bestuurders hebben nog wel eens de neiging zware woorden te gebruiken. Maar je schiet er niet veel mee op om medewerkers de mantel uit te vegen. Er was geen sprake van onwil, maar van onkunde en onwetendheid. Projectleiders en budgethouders deden hun stinkende best om dingen voor elkaar te krijgen. Hun integriteit stond geenszins ter discussie. We hebben daarom een groot aantal acties uitgezet om te zorgen dat de rechtmatigheid bij inkopen en aanbestedingen niet in het geding komt. Een zelfstandige afdeling inkoop was daar één van.”

Sneltreinvaart Het besluit om een aparte afdeling in het leven te roepen, werd medio 2007 genomen. Op dat moment was inkoop nog vooral operationeel en op facilitaire goederen gericht. Fieke Schoonis, als bedrijfseconoom sinds een jaar betrokken bij het doorlichten van de bedrijfsprocessen, kreeg de opdracht de afdeling op poten te zetten. Bij de officiële start op 1 januari 2008 kende de afdeling al drie medewerkers. Geen van drieën had op dat moment veel ervaring met de wereld van de waterschappen. 10

Fieke Schoonis

Omdat de verantwoordelijkheden voor de inkoopprocedures al op hoofdlijnen waren vastgelegd bij het besluit tot het instellen van de afdeling, konden Fieke en haar medewerkers snel aan de slag met het opstellen van het inkoopbeleid. Binnen drie maanden lag er een boekje met richtlijnen voor de inkoopprocedures. “Dat was een stevige basis voor ons verdere werk. We hebben het boekje aan de hele organisatie uitgedeeld en met ondersteuning van Hein onder de aandacht gebracht van iedereen die met inkopen en aanbesteden van doen heeft”, zegt Fieke Schoonis. In sneltreinvaart volgden nog vele andere tools waarmee de projectleiders en budgethouders hun voordeel kunnen doen. Van inkooprichtlijnen tot rekenmodellen, standaardbrieven, model-offerteaanvragen. Een van de tools waar Fieke in het bijzonder trots op is, is een set van beoordelingsystematieken. “Dat bleek een gouden greep. Ze zijn in principe bij iedere aanbesteding te gebruiken. Ze leveren aanwijzingen over de gunningsprocedure. Maar je kunt er ook vooraf mee doorrekenen wat de aanbesteding zal opleveren.” Minstens zo belangrijk is de begeleiding, ondersteuning en advisering die de waterschappers krijgen bij hun aanbestedingen. Inkoop is bij iedere aanbesteding boven de drempel verplicht betrokken. Bij sommige aanbestedingen heeft de afdeling zelfs het initiatief. Dat is het geval bij aanbestedingen met een hoog risico en wanneer er duidelijk kansen liggen bij samenwerking tussen afdelingen. In welke gevallen dat is, blijkt uit het inkoopjaarplan, waarvoor alle afdelingen verplicht zijn hun voorgenomen aanbestedingen te melden.

Harten veroveren Natuurlijk verloopt de introductie van zo’n nieuwe werkwijze niet zonder slag of stoot. Maar als er tastbare resultaten komen, ebt de weerstand snel weg. Zo bemerkte Fieke Schoonis aanvankelijk een redelijke mate van scepsis bij de budgethouders. Die zagen alleen maar meer werk op zich afkomen. “Achteraf zijn ze meestal wel overtuigd van het nut van onze bemoeienissen. Ze zien lagere prijzen of betere leveringsvoorwaarden. Dan zien ze ook dat professionele inkoop hen helpt hun eigen werkprocessen beter te plannen en te organiseren. Het maakt nogal uit of je vooraf goed bedenkt wat je wilt krijgen, of dat je afwacht wat er uit de bus komt rollen.” Een van de onderwerpen waarmee de afdeling wist te scoren was de inhuur van tijdelijke medewerkers. Voor zowel technisch als ICT-personeel bestaat er nu een eigen database met zo’n 25 aanbieders. Ook ZZP’ers komen daarvoor in aanmerking; de eisen voor opname in de database zijn bewust laag gehouden. Door te werken met standaarduitvragen en -beoordelingen, kan men nu binnen twee weken op reglementaire wijze iemand aantrekken. Fieke: “Het is een beetje te vergelijken met een dynamisch aankoopsysteem. Opdrachtgevers krijgen op deze manier meer offertes binnen, die bovendien goed met elkaar zijn te vergelijken. Duidelijk is verder dat aanbieders nog beter hun best doen en eerder marktconforme tarieven hanteren.” De afdeling werkt hard aan de uitbreiding van zijn professionele ondersteuning. Fieke Schoonis beschikt momenteel niet over een ervaren rot die ook goed thuis is in de waterschapswereld. Maar daar wordt een mouw aangepast. “Door te investeren in kennis bij bestaande medewerkers kunnen we meer betekenen voor de afdeling realisatie, de mensen die met aanbestedingen in de GWW-sector te maken hebben. Die zijn gewend om zelfstandig te opereren op dit gebied. We willen hiervoor de nodige specialistische kennis verwerven. Dat geldt ook voor ICT-inkopen.”

Overtuigende resultaten Niet veel waterschappen beschikken op dit moment over een eigen inkoopafdeling die binnen zo korte tijd zoveel wist te bereiken. De belangstelling bij andere waterschappen voor de resultaten bij Brabantse Delta is dan ook groot. Onderwerpen die momenteel in de belangstelling staan, als innovatief en duurzaam aanbesteden vragen om een ervaren en goed ingespeelde inkooporganisatie. Brabantse Delta is er in ieder geval klaar voor. De les die Fieke Schoonis leerde, is duidelijk. “Als je als waterschap iets blijvends wil veranderen in de manier van aanbesteden, moet je mensen overtuigen dat het ze er iets aan hebben voor hun eigen werkprocessen, dus om een beter product te maken. Met het bestuur vind ik het natuurlijk fantastisch dat we goedkoper uit zijn door slim in te kopen. Maar ik heb gemerkt dat voor budgethouders meer grip krijgen op hun eigen werk belangrijker is. Professioneel aanbesteden jaagt zo professioneel werken aan. Het is leuk om dat te zien gebeuren!”

Hein van Stokkum 11

Ed van der Sommen

“Je moet als inkoper geen tunnelvisie hebben” De Nederlandse politiekorpsen bundelen sinds kort hun kennis en expertise op inkoopgebied in de Divisie Inkoop en Supply, onderdeel van de vtsPN. Als het aan Ed van der Sommen ligt, groeit het uit tot hèt landelijk expertisecentrum op inkoopgebied voor alle korpsen. Waarom is deze divisie opgericht? De korpsbeheerders, de hoofdcommissarissen en de voorziening tot samenwerking Politie Nederland (vtsPN) hebben elkaar gevonden in het gezamenlijke streven om de kennis en krachten op inkoopgebied te bundelen. Het doel is financiële voordelen te behalen, niet alleen door gezamenlijk scherp in te kopen, maar ook door contracten beter uit te nutten en processen te standaardiseren. Daardoor word je als marktpartij interessanter. Waar kijkt u met tevredenheid op terug? Wij hebben in korte tijd een degelijke organisatie opgezet. In anderhalf jaar tijd hebben we veel werk verzet, met name het proces van behoeftestelling en aanbesteding gestandaardiseerd. Wij willen doorgroeien naar een expertisecentrum dat het vertrouwen van het totale veld heeft. Wat was moeilijk? Het was bij de start niet eenvoudig om de juiste mensen te vinden. Advertenties in het korpsblad Blauw leverden niet veel op. Uiteindelijk is het gelukt via het bureau werving en selectie en ons eigen netwerk. Nu de organisatie er eenmaal staat en de ontwikkeling van de landelijke inkoop groeit, neemt ook de animo toe om bij ons te komen solliciteren.

EXPERTISECENTRUM AANBESTEDEN

Wat is jullie aanpak? Ons inkooppalet is heel gevarieerd, dat gaat van schoenen tot wapens. De behoeftestelling moet van de gebruiker komen. En politiemensen zijn heel kritisch! Wij verzorgen gezamenlijke aanbestedingen, voornamelijk op ICT-gebied, bewapening en uitrusting. Daarnaast adviseren we de korpsen bij hun eigen inkooptrajecten; wij geven aan hoe je de vraag het beste in de markt kunt zetten, of toetsen de processen die ze erbij doorlopen. Wij hebben kennis van de markt, van producten, wetten en regels bij elkaar. Een brede blik dus, want je moet als inkoper geen tunnelvisie hebben! Ons doel is uit te groeien tot hèt landelijk expertisecentrum op inkoopgebied voor alle korpsen. Welk type inkoper bent u privé? Ik ben niet echt een inkoper, maar iemand die houd van organisatieveranderingen. Ik vind het leuk om een ‘toko’ op te bouwen. Wat inkopen betreft ben ik net als zoveel andere Nederlanders: eerst uitgebreid op Google zoeken om te bepalen wat ik precies wil en dan uitvinden wie het voordelig levert.

Paspoort Naam: Ed van der Sommen Functie: Manager Divisie Inkoop & Supply bij de vtsPN Vorige functie: Directeur Nederlands Politie Instituut (NPI) Beïnvloedbaar inkoopbudget: moeilijk aan te geven; landelijke diensten besteden jaarlijks voor 1 miljard euro aan. Aantal inkoopmedewerkers: 15 van de 150 medewerkers van onze Divisie; dat is inclusief de afdeling Schade en verzekeringen. Trots op: al het werk dat onze divisie in een jaar tijd heeft verzet Inspirerend op vakgebied: mijn eigen mensen Recente privéaankoop: nieuwe tv