Forte#04. Jaargang 02, mei

Forte#04

Een betere wereld is gewoon te koop! ‘Zak geld’ stimuleert innovatie Werk aan de winkel voor de waterschappen Over de stofkam van Past Performance

02 04 05 07

Jaargang 02, mei 2007 - www.pianoo.nl - [email protected]

Colofon Forte is een uitgave van PIANOo, het kennisnetwerk voor aanbesteden in de publieke sector. Postbus 20101, 2500 EC Den Haag, tel. 070 349 07 77. Tekstbijdragen Ank Benko en Carla van den Bergen. Met medewerking van Ilse van den Berg en Rolinde Oosterheert. Eindredactie: Dialoog tekstbureau Den Haag. Fotografie: Loes Schleedoorn, Imi Lau (p2). Ontwerp: Besides Purple Amsterdam. Vormgeving en druk: Ministerie van Economische Zaken, afdeling PGF.

‘Duurzaam inkopen vraagt om een manier van denken die misschien anders is dan je gewend bent.’ Henny Geenen

Een betere wereld is gewoon te koop! Zonnepanelen op het dak van het gemeentehuis van Oss zorgen binnenkort voor de interne energievoorziening. Een resultaat van duurzaam denken én duurzaam inkopen. Oss integreert duurzaamheid in haar beleid en zet nadrukkelijk in op duurzaam inkopen. Maar wat ís dat eigenlijk? Aan welke eisen moet een product of dienst voldoen om duurzaam te zijn? SenterNovem ontwikkelt samen met de markt duurzaamheidscriteria. Oss houdt op 12 juni Duurzaamheidsdag. Dan krijgt duurzaamheid binnen de gemeente een formele status en dient het vervolgens een vanzelfsprekend onderdeel te worden van plannen en werkprocessen. Dat gebeurt niet zomaar. Het kabinet streeft ernaar dat het rijk in 2010 100% duurzaam inkoopt; voor provincies en lokale overheden ligt de lat op 50%. Er resten nog ruim 3 jaar om dat voor elkaar te krijgen.



Steun van het bestuur Wat het gemeentelijk duurzaamheidsbeleid in Oss zal betekenen voor de praktijk van het inkopen en aanbesteden, vragen we inkoopcoördinator Henny Geenen. ‘Het is een migratietraject. Duurzaam inkopen vraagt om een manier van denken die misschien anders is dan je gewend bent. Niet alleen voor de mensen binnen je eigen organisatie, maar ook voor de leveranciers met wie je te maken hebt. Dat is een omslag en dat vraagt tijd.’ De gemeenteraad van Oss formuleerde duurzaam­heid in haar akkoord als een speerpunt. Het gemeentebestuur zal een duurzaam inkoopbeleid dan ook zeker steunen, verwacht Geenen. ‘Support van het bestuur is absoluut nodig als je wilt slagen. Want duurzaamheid is mooi, maar het moet wel door de hele organisatie gedragen en georganiseerd worden. Daar moet je heel wat voor doen.’

Welke eisen kan ik stellen? Door milieu- en sociale criteria toe te passen bij de inkoop van een product of dienst, kan de overheid invloed uitoefenen op de markt om te komen tot een verduurzaming van de productie. Geenen: ‘Mijn interne klanten vragen: als ik duurzaam moet aanbesteden, wat kan ik dan eisen van mijn leveranciers? En als ik eisen stel, wat mag me dat dan kosten? Om die vragen te kunnen beantwoorden, moeten we de dialoog aangaan met de leverancier, met de markt, met de industrie. Daar zijn we nog niet uit. Welke eisen kan ik aan mijn product stellen? Hoe ver kan ik daarin gaan zonder dat het onbetaalbaar wordt?’ Juist met deze vragen: de eisen en wensen waaraan een product of dienst moet voldoen om duurzaam te zijn, is SenterNovem bezig. Deze organisatie ondersteunt overheden in opdracht van het ministerie van VROM met het ontwikkelen van duurzaamheidscriteria per productgroep. Inkopers kunnen de criteria toepassen bij hun inkopen en aanbestedingen zodat ze kunnen bepalen of een inkoop wel of niet duurzaam is. De werkwijze is vastgelegd in een protocol.

Samen met de markt Om te komen tot deze duurzaamheidseisen en -wensen zoekt SenterNovem de mensen en organisaties op die ermee werken. Eerst brengt ze het huidige marktaanbod in kaart door een duurzaamheidsverkenning per productgroep uit te voeren. Hierin staan onder meer de mogelijkheden om duurzaamheid te stimuleren, relevante innovaties en de eventuele meerkosten. Op basis van dit onderzoek legt ze via consultatierondes conceptcriteria voor aan inkopers, milieucoördinatoren, budgethouders van overheden, niet-gouvernementele organisaties (NGO’s), brancheorganisaties, maar ook aan producenten en leveranciers van duurzame producten en diensten. Alle definitieve eisen en wensen worden gepubliceerd op de website van Duurzaam inkopen: www.senternovem.nl/ duurzaaminkopen. SenterNovem werkt aan geactualiseerde en verbeterde criteria voor duurzaam inkopen voor overheden. Zij zal de criteria van de eerste tien productgroepen op de Kennisdag Duurzaam inkopen op 24 mei (in Felix Meritis, Amsterdam) presenteren, waarna in de loop van 2007 uitbreiding van het aantal productgroepen volgt.

Concrete handvatten De gemeente Oss gaat de komende jaren aan de slag met de duurzaamheidscriteria als middel om duurzaamheid toe te passen in de praktijk van het inkopen en aanbesteden. Geenen: ‘Ik vind het een uitdagend en spannend traject, en ik geloof erin dat we slagen. Inkopen en aanbesteden is tenslotte hét moment om met duurzaamheid aan de gang te gaan. We gaan hier workshops geven om de mensen enthousiast te maken en tegelijk om ze concrete handvatten aan te bieden. En daarvoor maken we dankbaar gebruik van het aanbod van SenterNovem.’ Meer informatie op de website Duurzaam inkopen www.senternovem.nl/ duurzaaminkopen, met onder andere bestekteksten om over te nemen in een aanbesteding of offerteaanvraag, of het aanbestedingsprotocol. Hier kunnen geïnteresseerden zich ook aanmelden voor de consultatieronde; telefonisch contact is mogelijk via het Informatiepunt SenterNovem: (030) 239 35 33; of per e-mail via [email protected] 5

Tilburg experimenteert met aanbesteden

‘Zak geld‘ stimuleert tot innovatie De gemeente Tilburg koos voor een nieuwe manier van aanbesteden toen een van de invalsroutes van de stad toe was aan herasfaltering. In plaats van open offertes te vragen, stelde de gemeente vooraf de ‘zak geld’ vast en vroeg de aannemers in te schrijven op vijf gunningcriteria. Voor elk criterium waren punten te verdienen. De aannemer met het hoogste aantal punten kreeg het werk. ‘In volledige openheid en transparantie’, aldus Henk Geerts, ‘met nieuwe ervaringen aan beide kanten.’



‘We hebben het project in vier delen opgesplitst, elk met een specificatie van de gevraagde werkzaamheden. Het ging niet alleen om asfaltering, maar om Design and Construct, met daarbij bijvoorbeeld ook wegverbreding, het aanbrengen van wegmarkeringen, vervanging van de borden en onderhoud van de wegbermen’, aldus projectleider Frank Martens.

Meteen zekerheid

Het beleid van de Nederlandse overheid is er, zeker na de Bouwenquête, steeds meer op gericht om complexere, infrastructurele projecten in innovatieve, geïntegreerde contractvormen uit te voeren. Vanuit die gedachte heeft de gemeente Tilburg het project Groot onderhoud Knooppunt Het Laar, Ringbaan West en Ringbaan Zuid aanbesteed als een geïntegreerd contract Design and Construct. Met de inzet van een vast bedrag voor een vast omschreven project, maar met de ruimte voor de aannemer om met de beste of meest efficiënte oplossing te komen.

Geerts: ‘We hadden tevoren bekend gemaakt op welke manier we de punten zouden toekennen: aan de hand van een computerprogramma. Dat hebben we na het voorlezen van de offertes meteen gedaan, zodat aan het einde van de aanbesteding meteen duidelijk was wie het werk zou krijgen. Daarmee had iedereen binnen een uur zekerheid.’ Het bouwbedrijf BAM Wegen kwam als beste uit de bus. Een van de criteria was dat een gedeelte van het werk nog in 2006 moest worden uitgevoerd. ‘Dat was nog een hele klus, zowel voor hen als voor ons. Want de aanbesteding vond in september plaats, waarna er in vier weken tijd nadere uitwerkingen van het ontwerp moesten worden gemaakt en ook nog eens alles getoetst moest worden.’ Geerts en Martens zijn ervan overtuigd dat deze werkwijze stimuleert tot innovatie. Zo kwam BAM met het voorstel om 24 uur per dag te werken en het werk op te delen in acht fasen. ‘Daar zouden we zelf nooit opgekomen zijn. De fasering zoals BAM die aanbrengt, zorgt er bovendien voor dat de stad optimaal bereikbaar blijft. Zelfs beter dan ons aanvankelijk voor ogen heeft gestaan.’

Net een beetje anders

Innovatie

Zo’n aanpak vraagt flink wat voorbereiding van de gemeente zelf. Henk Geerts: ‘We hebben daarvoor ondermeer de ervaringen van anderen bekeken en er de UAV GC (de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen, red.) en de Aanbestedingsleidraad op nageslagen. En het uiteindelijk toch net een beetje anders gedaan. Maar wel met de UAV en de Aanbestedingsleidraad als uitgangspunt.’ Vervolgens zijn de randvoorwaarden geformuleerd: tijdsduur, tijdelijke verkeersmaatregelen, afvalstoffen etc. en zijn de gunningcriteria opgesteld.

Ook BAM Wegen is blij met deze vorm van aanbesteden. Projectleider Ron van Soelen: ´Factoren die zichtbaar zijn voor de weggebruiker zoals verkeershinder hebben een belangrijke rol gespeeld in het gunningtraject. Wij zijn daarom voorstander van een wijze van aanbesteden waarbij niet alleen de laagste prijs geldt. Hierdoor hebben we de kans gekregen om onze organisatorische capaciteiten mee te laten wegen in de aanbestedingsfase.’ De procedure heeft BAM bovendien gestimuleerd tot productinnovatie. Van Soelen: ‘Doordat het aantal uitgevoerde m2 asfalt een wegingsfactor was, was het noodzakelijk innovatieve asfaltmengsels toe te passen. Hierdoor konden we op constructiedikte besparen en het aantal m2 maximaliseren zonder concessies te doen op draagvermogen en levensduur van de constructie.’

Werk aan de winkel voor de waterschappen Als het aan de Unie van Waterschappen ligt, leven de waterschappen over drie jaar de Europese aanbestedingsregels stipt na; hebben ze een flinke professionaliseringsslag gemaakt op het gebied van inkopen en aanbesteden en zijn ze weer als vanouds goed in gesprek met de bouwwereld. Een veelbelovend project dat de Unie van Waterschappen uitvoert in samenwerking met PIANOo. Waterschappen zijn aparte eenden in de bijt van de overheden. Want niet de minister van Financiën, maar de burger zorgt ervoor dat de waterschappen hun werk kunnen doen. Hij betaalt via waterbelastingen voor de taken die zij uitvoeren: dijkbeheer, regelen van het waterpeil en zorgen voor schoon water. Dat geeft de waterschappen een bijzondere verantwoordelijkheid, vindt ook Wim van Heemst, Hoofd afdeling Waterschapsbeleid van de Unie van Waterschappen. ‘We moeten ons er steeds bewust van zijn dat we werken met belastinggeld. Het is belangrijk dat we dat op een zorgvuldige, transparante en integere manier doen, als onderdeel van Good Governance. En als het om Good Governance gaat, is de inkoper een onmisbare schakel in dit proces. Wij vinden dat die functie veel meer politieke en bestuurlijke aandacht nodig heeft en daarom zijn we dit project begonnen.’

Regels naleven en communicatie verbeteren Het kader. De waterschappen kwamen niet best uit het onderzoek van het ministerie van Economische Zaken naar de naleving van de Europese aanbestedingsregels bij de overheid. Dat moest beter. Van Heemst: ‘Die uitslag hebben we ons zeer aangetrokken en de ambitie is nu om over twee jaar, bij het volgende onderzoek, te horen tot de besten als het om naleving van die regels gaat. Maar sinds de Bouwenquête is er méér gebeurd. Er is een communicatiestoring opgetreden tussen de overheid en de bouwwereld. We spreken elkaars taal niet meer. Ons tweede doel is om die relatie te herstellen, om gewoon weer in gesprek te gaan.’

Vernieuwend denken De grootste uitdaging ligt volgens Van Heemst echter in het derde doel: komen tot vernieuwende manieren van aanbesteden, zorgen voor professionalisering van de inkoopfunctie bij de waterschappen. ‘Als we het over vernieuwend denken hebben, valt er bij de waterschappen nog een slag te slaan. Professionaliseren is onder andere kijken hoe het anders kan, je eigen oplossingen durven loslaten. Bijvoorbeeld. Als we een rioolzuiveringsinstallatie maken, kun je stellen: ik wil per se díe apparatuur met tot in details gespecificeerde eisen. Je kunt ook zeggen: ik wil apparatuur die zo min mogelijk storingen oplevert, want storingen jagen de personeelskosten enorm op. Dan kom je misschien niet uit op de laagste prijs, maar ben je op de langere termijn wel voordeliger uit. Er zijn overigens waterschappen die al zeer innovatief bezig zijn, hoor. Neem het waterschap Delfland. Dat laat het runnen van de grootste afvalwaterzuiveringsinstallatie van Nederland, Harnaschpolder, over aan het Franse bedrijf Veolia. Het waterschap houdt toezicht, de private partijen doen het werk. Dit om forse tariefstijgingen te voorkomen.’

Waterschapper bij PIANOo

liet, maar daarbij een kennispartner zocht. En die vond in PIANOo. Om nu te zorgen dat Unie en waterschappen die doelstellingen halen, trok PIANOo voor drie jaar een doorgewinterde waterschapper aan: Harry Peek. Hij komt binnenkort met een plan hoe dit aan te pakken. Harry Peek: ‘Ik bezoek nu de waterschappen en bekijk hoe de stand van zaken is op inkoop- en aanbestedingsterrein. Op grond daarvan kan ik inschatten wat ze nodig hebben, aan kennis, voorlichting en begeleiding. Daarop kan ik een plan van aanpak maken waaruit vooral zal blijken hoe plannen concreet worden. Maar we laten het daar niet bij; het plan zal ook een aanjager zijn voor innovatief handelen. Ik wil ze daarin stimuleren, succesvolle voorbeelden geven van hoe het anders kan. Sommige waterschappen hebben overigens zelf al goede voorbeelden, en door die kennis en ervaringen te delen, kunnen anderen hun voordeel doen. Daarmee beginnen we al in verschillende workshops voor en door waterschappen tijdens het PIANOo-congres in juni. En we zijn zelf bezig met een symposium alleen voor de waterschappen over inkopen en vernieuwende vormen van aanbesteden. Dat staat gepland voor de tweede helft van dit jaar.’

Werk aan de winkel dus voor de Unie van Waterschappen, die het niet bij doelstellingen 

Congres PIANOo: mee op ‘de vlucht van de hommel’ Mee op De vlucht van de hommel. Dat staat u te wachten als u zich aanmeldt voor het tweede congres van PIANOo, op 7 juni in de Beurs van Berlage te Amsterdam. We nodigen u van harte uit! De vlucht van de hommel; Kruisbestuiving naar innovatie in inkoop en aanbesteding. PIANOo koos dit jaar dan wel een poëtische titel voor het jaarlijkse congres, de inhoud van het programma is nuchter en concreet. De hommel en zijn bezigheden staan symbool voor wat zoal mogelijk is als nieuwe invloeden en ideeën met elkaar in aanraking komen. Vertaald naar het congres: inkopers uit alle lagen van de overheid kunnen op deze dag alle mogelijke informatie uitwisselen. Dat zien we op 7 juni graag gebeuren, want het is een beeld dat past bij PIANOo.

Het programma Ook dit jaar bieden we u een zeer gevarieerd congres­­­­programma aan. Met een verrassende, plenaire openings­­bijeenkomst en ruim twintig workshops. Deze bestrijken samen een groot deel van het werkveld van de deelnemers. Van juridische aspecten tot praktische instrumenten, van categoriemanagement tot gedragscode. De meeste sprekers vragen hierbij uw actieve bijdrage: in een interviewcafé, in ronde-tafelgesprekken of in discussies. U vindt de beschrijving van de workshops op onze website www.pianoo.nl. Tussen de bedrijven door is er alle mogelijkheid tot netwerken. Met oude bekenden, met nieuwe collega’s, met gelijkgestemden of juist met opponenten.

Inschrijven Wilt u het congres bijwonen? Schrijf dan nu in via onze website www.pianoo.nl. Bij de inschrijving kunt u alvast aangeven aan welke workshops u wilt deelnemen.



Categoriemanagement speerpunt beleidsplan Regiebureau Het opzetten van een centraal systeem met daarin alle producten en diensten waarvoor de rijksoverheid een factuur ontvangt: dat is categoriemanagement. Het vormt een van de belangrijkste speerpunten van het beleidsplan van het Regiebureau Inkoop Rijksoverheid voor de komende vier jaar. Met dit categoriemanagement wil het Regiebureau bijdragen aan een flexibeler rijksdienst. Medio vorig jaar is het Regiebureau Inkoop Rijksoverheid opgericht; eind vorig jaar werd Siep Eilander benoemd tot Chief Procurement Officer (CPO) voor de Rijksoverheid. Hij geeft leiding aan het Regiebureau. ‘Een van de eerste dingen die ik samen met de Coördinerend Directeuren Inkoop (CDI’s) van de ministeries heb opgepakt, was het ontwikkelen van een beleidsplan voor de komende jaren. Waar moet het met de rijksinkoop heen en hoe moet de rijksinkoop in 2011 op de kaart staan? Voorop staan de kernwaarden van een modern inkoopbeleid: flexibiliteit, inzicht, gemak, kwaliteit en verantwoording. Maar ook trots, en boven alles: samenwerking. Die samenwerking is belangrijk om categoriemanagement tot stand te brengen.’

Informatie Categoriemanagement begint met het verzamelen van informatie. Wie koopt wat, hoeveel, wanneer, waarom en waar? Aan het Regiebureau om samen met de ministeries deze managementinformatie boven tafel te krijgen. Daarbij speelt elektronische informatievoorziening een belangrijke rol. Zoals een portal waarop (mantel)leveranciers zijn aangesloten die via catalogi hun diensten en producten aanbieden aan bestellers binnen de rijksoverheid. Zowel de bestelling als de facturering verlopen elektronisch. De transacties leveren dan weer managementinformatie op rijksoverheidniveau op. Als de informatie in kaart is gebracht, ontstaat een beeld van wat er rijksbreed aan verschillende soorten producten en diensten nodig is. Vervolgens bepalen

de categoriemanagers (een nieuwe functie binnen de rijksinkoop) samen met de CDI’s wat er wordt ingekocht en waar. Zo worden enerzijds de vragers bij de ministeries op hun wenken bediend en wordt anderzijds het geld van de belastingbetaler optimaal benut. Ook het elektronisch aanbesteden via TenderNed en E-veilen zullen samen met PIANOo zo snel mogelijk verder gebruiksklaar worden gemaakt. In het najaar brengt het Regiebureau een eerste rapportage uit over de stand van zaken.

Duurzaam inkopen Eilander: ‘De stroomlijning in categoriemanagement maakt het bovendien beter mogelijk om te zoeken naar innovatieve en duurzame oplossingen voor de vragen van de overheidsdienst. Dit sluit aan bij de toezegging van de staatssecretaris van Milieu aan de Tweede Kamer, eind 2006, dat de rijksoverheid in 2010 een 100% duurzame bedrijfsvoering heeft.’ Met trots kondigt hij aan dat het Regiebureau op het aanstaande PIANOo-congres (7 juni) een workshop over categoriemanagement zal verzorgen. Voor meer informatie: Regiebureau ([email protected]) of 070- 3490621. Binnenkort ook op www.regiebureau.nl

Restauratieproject over de stofkam van Past Performance De gemeente ‘s-Hertogenbosch is bezig met een grootschalig ontwikkelingsplan voor de vestingwerken. Het gemeentelijk Ingenieursbureau liet op een van de deelprojecten, de restauratie van de vestingmuur aan de Westwal, een Past Performancemeting uitvoeren. ‘We vinden het belangrijk een leveranciersbeoordeling te hebben. Die kun je in toekomstige projecten gebruiken als je een aannemer wilt selecteren.’ In gesprek met Ivo Scheffers, projectmanager van het Ontwikkelingsplan Vestingwerken ‘s-Hertogenbosch. Het restaureren van vestingmuren is geen doorsnee opdracht voor een aannemer. Het is specialistisch werk. De gemeente Den Bosch had voor deze opdracht bovendien niet gekozen voor een traditioneel bestek, maar voor een geïntegreerd contract op basis van Design and Construct. Daarbij is de aannemer verantwoordelijk voor zowel het ontwerp als de uitvoering. Hij heeft dus veel verantwoordelijkheid, maar binnen de kaders van het Programma van Eisen ook grote vrijheid. Ivo Scheffers: ‘Een dergelijke opdrachtvorm zie je niet veel in restauratieprojecten, en is sowieso niet heel gebruikelijk. Maar wij wilden de kennis in de markt aanboren en specialisten de ruimte geven om hun deskundigheid in te zetten. En we hebben dus als opdrachtgever een duidelijke stap teruggezet. Het werd een groot succes! Deze positieve ervaring was een van de redenen om mee te doen aan de Past Performancemetingen die PIANOo als pilots uitvoert. Deze contractvorm moet namelijk in de bouwwereld nogal eens verdedigd worden. Door nu het proces op alle essentiële onderdelen te beoordelen en te waarderen, heb je iets waarnaar je kunt verwijzen. Zoek je dan later een aannemer die goed gepresteerd heeft binnen deze contractvorm, zoals hier aannemingsbedrijf Nico de Bont uit Vught, dan zit hij in de database.’

Eerdere prestaties tellen Bij Past Performance Bouw gaat het inderdaad om geleverde prestaties in het verleden. Een bouwproces wordt doorgemeten aan de hand van proces-kwaliteitsindicatoren. Scheffers: ‘We hebben dit proces doorgenomen en op alle mogelijke onderdelen een waardering gegeven; je moet dan denken aan tijd, kwaliteit, budget, veiligheid, maar bijvoorbeeld ook aan communicatie. Hiermee krijg je een objectieve beoordeling van een geleverde prestatie van de opdrachtnemer. Doe je dat bij al

je bouwprojecten, dan heb je op den duur een lijst met goede en minder goede leveranciers die je kunt gebruiken als je er een moet selecteren. We vinden die beoordeling heel waardevol.’

Beoordeling zonder handtekening De waardering komt overigens tot stand in samenspraak; het is de bedoeling dat zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer het formulier tekenen. Scheffers: ‘Dat samen ondertekenen kan nog wel een punt zijn. Geen probleem natuurlijk bij een goede prestatie, maar als die beneden de maat was, zal de aannemer dat niet bevestigen met zijn handtekening. Een goede beoordeling werkt als referentie, maar een minder florissante is het tegendeel. Daar moet nog over worden nagedacht, want een database Past Performance zoals men zich die landelijk voorstelt, heeft vooral waarde als er zowel plussen als minnen in staan. Ik zou me kunnen voorstellen dat er een soort vakjury of commissie komt die de beoordeling weegt en kan zeggen: deze beoordeling is op de juiste manier tot stand gekomen, hij mist een handtekening, maar gaat toch de database in.’ 

Waterschapsbedrijf Limburg kijkt verder dan de eigen grenzen Inkopen kon anders en beter. Daar was men van overtuigd toen Waterschapsbedrijf Limburg - Unit Zuiveringsbedrijf in 2003 begon aan de opbouw van een nieuwe organisatie. Dit was dé mogelijkheid om hierin actie te ondernemen en die werd dan ook met beide handen aangegrepen. Nu werkt het Zuiveringsbedrijf met een gecoördineerde inkooporganisatie en bespaart onder andere kosten door samen te werken met collega-overheidsorganisaties. Vanaf 1 januari 2004 zijn er in Limburg twee ‘all-in waterschappen’. All-in wil zeggen dat zij verantwoordelijk zijn voor zowel de kwantiteit als de kwaliteit van het water in beken, sloten en vennen en het beheer van de Maaskaden. Het Waterschapsbedrijf Limburg – Unit Zuiveringsbedrijf zuivert in opdracht van deze twee waterschappen het afvalwater in de gehele provincie Limburg. Deze situatie ontstond na een reorganisatie, die ook het startschot gaf voor professionalisering van de inkoopfunctie. Dat was nodig. Maar hoe pak je het aan? Inkoop-coördinator Stefan van der Linden was er vanaf het begin bij: ‘We hebben allereerst een analyse van de bestaande situatie gemaakt waarbij we het hele leveranciersbestand hebben gescreend. In de oude organisatie werd er centraal ingekocht als het om Europese aanbestedingen ging, maar het meeste gebeurde decentraal, per regio. Bij het analyseren van de productgroepen bleek al snel dat er alle reden was om te verbeteren. We werkten bijvoorbeeld met té veel leveranciers per kostensoort. Er was nauwelijks sprake van standaardisatie; er werden weinig raamcontracten afgesloten; er vonden veel ad-hoc-inkopen plaats; er waren geen standaard inkoopvoorwaarden en er was geen inkoop­administratie. Die gegevens gebruikten we voor de rapportage van verbetervoorstellen en daarmee zetten we feitelijk de professionalisering van de inkoopfunctie in.’

Medewerkers erbij betrekken

Stefan van der Linden

Waterschapsbedrijf Limburg werkt nu met een gecoördineerde inkooporganisatie. Van der Linden: ‘We streven naar zoveel mogelijk centraal inkopen en decentraal bestellen. En natuurlijk naar de bekende resultaten: verlagen van de kosten, verbeteren van de service en maximale kwaliteit tegen minimale prijs. We proberen besparingen te halen door het aantal leveranciers terug te dringen, betere condities te bedingen en door het aantal administratieve

handelingen te reduceren. Dat heb je natuurlijk niet allemaal in één klap voor elkaar. Je kunt niet ineens gaan werken met een volledig gewijzigde inkooporganisatie. Je moet zorgen dat de mensen enthousiast raken over de nieuwe mogelijkheden die zo’n reorganisatie biedt. We hebben daarom medewerkers uit verschillende werkgebieden betrokken bij de activiteiten; mensen met specialistische kennis op een bepaald gebied treden nu op als “materiedeskundigen”, zoals de wagenparkbeheerder die voor de aanbesteding van bedrijfswagens meeschrijft aan het bestek. Je moet ook draagvlak zien te krijgen. We zijn daarom niet alleen begonnen met het professionaliseren van productgroepen die de grootste omzet vertegenwoordigden en waar het meeste voordeel te halen was. We hebben gekozen voor een combinatie. Ook productgroepen waarvan de medewerkers het belangrijk vonden om mee te starten, hebben we versneld opgepakt. Zo konden we ook veel inhoudelijke kennis en ervaring benutten.’

Vernieuwend denken Een professionele inkoopfunctie betekent over je eigen grenzen durven heen kijken. Daar is Van der Linden niet bang voor. ’We kopen gezamenlijk energie in samen met de waterschappen in het noorden. Zo’n samenwerking is absoluut uitdagend. We gaan nu met waterschappen uit Zuid-Nederland als één partij een Europese aanbesteding doen: het gaat om de afzet van reststoffen, allerlei soorten afval dus. Dat is echt spannend.’

PROFESSIONEEL EN INNOVATIEF AANBESTEDEN, NETWERK VOOR OVERHEIDSOPDRACHTGEVERS