Forte#11. Jaargang 04, april

Forte#11

Inkoopsamenwerking, een kwestie van organiseren ICT met de i van inkoop Rijksbouwmeester: “Weg met die strenge eisen” Leidraad aanbesteden: professionele standaard Hoe werf je inkoopprofessionals?

06 08 10 12 14

Jaargang 04, april 2009 - www.pianoo.nl - [email protected]

Colofon

Forte is een uitgave van PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden. Postbus 20101, 2500 EC Den Haag, tel. 070 3490 777. Tekstbijdragen van Carolien Nout, Peter de Zoete en Olga van Oort. Eindredactie: PIANOo. Fotografie: Loes Schleedoorn, Jeroen van der Meijde/Fotogeniek (p 2), Unie van Waterschappen (p. 5), Bert Nienhuis (p. 10). Ontwerp: Besides Purple Amsterdam. Vormgeving en druk: ministerie van Economische Zaken, afdeling PGF.

Nieuwe inkoopopleiding slaat aan De Rijksacademie voor Financiën en Economie introduceert de basisopleiding Inkopen en Aanbesteding voor de Rijksoverheid. Eind januari vond een proefuitvoering plaats van de driedaagse basisopleiding gericht op inkopers in schaal 6-9 (IAPS A). Een uitstekende start, afgaande op de ruimhartige 8,0 waarmee de deelnemers de opleiding waardeerden. Yvonne Clarijs was een van de deelnemers. Ze werkt sinds twee jaar als inkoper bij de gemeente Valkenswaard, na de nodige ervaring in het bedrijfsleven. Geen groentje dus, maar wel enthousiast over de opleiding. “Drie keer goed, deze drie dagen. Goede inhoud, goede docenten, goede organisatie. Wat ik ook leuk vond, was dat we met heel verschillende mensen waren. Ervaren en minder ervaren. Dat leverde heel gerichte vragen op.”Yvonne kwam met de opleiding in contact via de website van PIANOo. “Ik heb gebeld, en ik kon als inkoper bij een gemeente ook mee doen. Het was heel boeiend en ik kan hem dus iedereen aanbevelen” Ook de docenten kijken met plezier terug. Dennis Robben verzorgde het introductiedeel van de opleiding. Hij werkt als coördinator Inkoopadvies bij het ministerie van VROM. “Erg leuk om met zo’n enthousiaste en leergierige groep te werken. Bij de aftrap is het belangrijk om ruimte te bieden aan eigen verhalen, en te zorgen voor herkenbaarheid. Hun vragen zetten mij ook weer op scherp. Voor mij was het tweeënhalf uur genieten.”

Aan de slag met duurzaam inkopen Duurzaam Inkopen wint redelijk terrein. SenterNovem heeft inmiddels de helft van de criteria voor duurzaam inkopen gereed en voor een aantal productgroepen zijn de criteria in concept klaar. Voor gemeenten en waterschappen vonden de afgelopen maanden verschillende bijeenkomsten plaats over de toepassing van duurzaam inkopen in de praktijk. De VNG organiseerde in oktober en november in samenwerking met SenterNovem door het hele land regionale bijeenkomsten, voor zowel bestuurders als ambtenaren. In deze bijeenkomsten kwamen alle voor gemeenten relevante aspecten van duurzaam inkopen aan bod: van het toepassen van de duurzaamheidscriteria van SenterNovem tot de manier waarop je binnen de organisatie draagvlak voor duurzaam inkopen kunt krijgen. De bijeenkomsten werden verzorgd in samenwerking met SenterNovem en steeds weer een andere koplopergemeente. VNG sloot het jaar af met een congres over duurzaam inkopen, dat onderdeel uitmaakte van het congres Duurzame Gemeenten. Ambassadeurs kwamen aan het woord, deelnemers werden getest op hun kennis van duurzaam inkopen en er vond een paneldiscussie plaats. Daarnaast konden de deelnemers workshops volgen op het gebied van Duurzaam inkopen. In de zomer van 2008 publiceerde VNG al een handreiking voor gemeenten, met daarin praktijkvoorbeelden. Ook in 2009 gaat de VNG nog activiteiten organiseren om implementatie van Duurzaam inkopen verder te stimuleren. Na de VNG is ook de Unie van Waterschappen (UvW) in samenwerking met PIANOo, NEVI en SenterNovem gestart met een serie trainingen voor inkopers

Vr@gen aan PIANOo

Björn Teunen, de programmamanager financieel management bij de Rijksacademie, kan dus tevreden zijn. “We weten nu dat de opzet aanslaat. En wat we van de docenten moeten vragen. De opleiding IAPS B voor schaal 10-12 van 25 tot en met 27 maart zit ook al bijna vol. We zijn dus op de goede weg.” Meer weten over de introductieopleiding Inkoop en aanbesteding in de publieke sector? Of wil je je meteen aanmelden? Kijk dan op www.rijksacademie.nl Van 23 tot en met 25 september staat de volgende opleiding IAPS A voor schaal 6-9 gepland. 2

en aanbesteders en beleidsmedewerkers die met duurzaamheid te maken hebben. Daarin wordt stil gestaan bij de algemene begrippen en moeten de deelnemers in werkgroepjes enkele hoofdgroepen (facilitair, waterkwantiteit, waterkwaliteit en gemalen) Europees aanbesteden. Hierbij moeten zij alle belangrijke criteria, eisen en wensen meenemen. De UvW geeft daarnaast binnenkort een leidraad uit om medewerkers van de waterschappen voor te lichten over duurzaam inkopen en wat dit in praktijk betekent. Het IPO organiseerde in januari een minisymposium voor de leden van het IAPP (Inkoop en Aanbesteden, Provinciaal Platform). Hierin werden dilemma’s rond duurzaam inkopen benoemd en besproken. Het minisymposium diende mede ter voorbereiding op de symposia die elke provincie dit jaar organiseert om duurzaam inkopen binnen de eigen organisatie op de agenda te zetten.

NEVI-trainer Karin van IJsselmuide tijdens de eerste training Duurzaam Inkopen voor waterschappen.

PIANOo ontving in 2008 ruim 500 vragen via [email protected]. Eenvoudige vragen worden direct beantwoord of verwijst PIANOo door naar PIANOo-desk of de website. Denk bijvoorbeeld aan de vraag om inkoop- en aanbestedingsdocumenten of praktijkvoorbeelden. PIANOo ontving 205 complexere vragen, die door de deskundigen van PIANOo zijn beantwoord. PIANOo analyseert de binnengekomen vragen en gebruikt deze om de informatievoorziening via onder meer de website te verbeteren. Zo is in 2008 ook de metrokaart met veelgestelde vragen op het gebied van inkoop en aanbesteding ontwikkeld.

Tiende opdrachtgever tekent gedragscode Namens Dijkgraaf en hoogheemraden van Schieland en de Krimpenerwaard ondertekende secretarisdirecteur mevrouw van Kuijk op 8 december 2008 de gedragscode Publiek Opdrachtgeverschap. Met de code geven inmiddels tien publieke opdrachtgevers aan wat opdrachtnemers van hen mogen verwachten en wat zij van de opdrachtnemers verwachten. Daarnaast biedt hij kaders aan de eigen medewerkers voor de uitvoering van hun werkzaamheden in relatie tot opdrachtnemers. Het Opdrachtgeversforum, netwerkorganisatie van (semi) publieke opdrachtgevers, ontwikkelde de code. Zie ook www.opdrachtgeversforum.nl

Mevrouw van Kuijk temidden van enkele leden van het Opdrachtgeversforum. Staand van links naar rechts: Willem Krzeszewsky, Patrick Buck, Ted Zwietering, Richard Tieskens, Jim Schuijt en Peter Jägers.

Projectgroep Aanbestedingswet op koers Welke problemen ervaart u bij aanbestedingen? En moet de Aanbestedingswet deze problemen oplossen? De projectgroep Aanbestedingswet van het ministerie van EZ nodigde in november vorig jaar ruim veertig overheidsinkopers, ondernemers en brancheorganisaties uit om op die vragen in te gaan. Op 3 maart jl. kwamen zij opnieuw bijeen in het Geldmuseum te Utrecht om te horen hoe hun ideeën verwerkt zijn in voorstellen en oplossingsrichtingen. De projectgroep Aanbestedingswet doet kort verslag van die bijeenkomst:

met de leden van de projectgroep, maar vooral ook met elkaar.

Interessante onderwerpen die ondernemers en aanbestedende diensten bespreken

[email protected]

PIANOo-congres 2009

Crisis: kans of bedreiging? Rode cijfers domineren de wereldeconomie. Bedreigt de crisis ook de dagelijkse inkooppraktijk? Of neemt de noodzaak van professioneel opdrachtgeverschap juist toe? Tijdens het PIANOo-congres op 4 juni a.s. staan we hier uitgebreid bij stil. Dagvoorzitter Felix Rottenberg gaat hierover tijdens het plenaire programma in gesprek met diverse gasten, waaronder Elco Brinkman. Ook in de deelsessies komen ontwikkelingen rond de recessie aan bod. Hebben protectionistische maatregelen zoals aanpassen van de regels of voorrang geven aan lokale leveranciers zin? Naast maatschappelijke aanbestedingsthema’s draaien de deelsessies om onderwerpen uit de aanbestedingspraktijk, zoals duurzaam inkopen, integriteit, gebiedsontwikkeling, het voorkomen van strategische inschrijvingen en functioneel specificeren. Het vierde PIANOo-congres vindt op 4 juni 2009 plaats in het Beatrixtheater in Utrecht en is bedoeld voor inkopers en aanbesteders bij de overheid. Mis het niet: noteer het congres alvast in uw agenda. Als uw gegevens bij ons bekend zijn, ontvangt u tijdig een uitnodiging. Houd ook www.pianoo.nl in de gaten voor het laatste nieuws.

Sinds de vorige bijeenkomsten in november heeft de projectgroep veel werk verricht. Zij is echt met de suggesties en opmerkingen aan de slag gegaan. De koers ziet er goed uit. De projectgroep gaat nu verder en de aanwezigen zien de openbare consultatie met belangstelling tegemoet. Zoals projectleider Jelte Nog niet alles staat vast. Dat is mooi, want dat geeft ruimte voor discussie. Die wordt Theisens in zijn inleiding zei: ‘Aanbesteden? Dat moet volop gevoerd! Deelnemers spreken over de problematiek rond drempelbedragen; je gewoon doen! Daarvoor moeten we een goed Hoe wordt het totale gebied van de aanbestedingspraktijk transparanter, als de wet wettelijk kader hebben en alle benodigde middelen om maar op een deel – namelijk boven de drempels – kan toezien? Hoe voorkomen we juridisering bij het streven naar rechtszekerheid en mogelijkheden om je recht te halen? de praktijk verder te professionaliseren.’

3

Innovatieve GWW-voorbeelden inspireren

Leuke open discussie met opdrachtgever én aannemer Goede voorbeelden bevorderen innovatie in de bouw meer dan leidraden en brochures. Met die gedachte organiseerde de regionale Regieraad Bouw Randstad eind november 2008 een bijeenkomst voor opdrachtgevers en opdrachtnemers in de bouw, samen met PIANOo, Stadswerk en Bouwend Nederland. Dé gelegenheid om uitgebreid kennis te maken met inspirerende voorbeelden van innovatieve aanbestedingen. De bijeenkomst was een daverend succes.

Meer voorbeelden van innovatief aanbesteden lezen? Kijk in de map GWW op PIANOo-desk. Hier vindt u nog 42 voorbeelden van aanbestedingen in de GWW die op een innovatieve manier zijn aangepakt. Om de voorbeelden te kunnen bekijken moet u lid zijn van PIANOo-desk.

Jos Hendriks van de provincie Zuid-Holland kijkt met veel plezier terug op de bijeenkomst. “Ik heb samen met de aannemer Dura Vermeer in 10 minuten de casus van de N475 uiteengezet, de vernieuwing van een provinciale weg. Waar gaat het om? Kort gezegd: een klus die wij voor tien maanden hadden gepland, werd door de aannemer binnen drie weken geklaard. Door op een hele slimme manier techniek en logistiek te combineren. Velen hadden via de pers al van dit voorbeeld gehoord, en de gelegenheid er meer over te weten te komen werd erg op prijs gesteld. De rest van het uur dat we hadden, was voor vragen en opmerkingen. We kregen daarmee een leuke, open discussie. Dat hebben we twee keer gedaan, telkens met zo’n twintig mensen. Daarnaast waren er vier andere voorbeelden. Prima opzet, wat mij betreft.” “Het contract dat we via emvi in de markt wilden zetten, was D(esign)C(onstruct) M(aintenance), niet echt nieuw, maar wel met ruimte voor vernieuwende voorstellen. Na twintig jaar moet de aannemer de weg in goede conditie opleveren. Dus als hij kiest voor een goedkope oplossing, komt hij zichzelf na die twintig jaar vanzelf tegen. We hadden een bonus ingebouwd voor elke werkdag die de aannemers sneller zouden zijn dan wij hadden gepland. Dura Vermeer won de aanbesteding met een voorstel om continue door te werken. Daarmee verdienden ze een fictieve korting van circa € 700.000 op hun bieding. De totale aanneemsom lag ergens rond de € 2,8 miljoen.” “Wij waren uitgegaan van een ophoging met zand. Dan heb je een vrij lange periode van zetting nodig, vanwege de slappe bodem in het gebied. Maar zij stelden voor een evenwichtsconstructie met EPS -piepschuim- toe te passen. Ook maakten ze met boeren naast de weg afspraken om de EPS-blokken klaar te leggen in het weiland. Zo konden ze achter elkaar doorwerken, in ploegendienst. Dingen die wij nooit hadden kunnen voorschrijven in een bestek. Gelukkig troffen we met Dura Vermeer een aannemer die overtuigd is van de voordelen van innovatie. Zulke aannemers zouden een streepje voor moeten krijgen bij volgende aanbestedingen. Dat idee kreeg tijdens de bijeenkomst ook veel bijval.” 4

Jos Hendriks: “Een klus die wij voor tien maanden hadden gepland, werd door de aannemer binnen drie weken geklaard.”

Waterschappen willen meer eenheid in aanbestedingsbeleid Voor de waterschappen biedt het harmoniseren van hun aanbestedingsbeleid grote kansen. Met een uniform aanbestedingsbeleid kunnen zij meer marktwerking creëren en schaalvoordelen realiseren. Ze hebben echter ook nog een flinke weg te gaan om hun inkoop- en aanbestedingsprocessen goed te borgen.

Dat bleek uit een recent onderzoek van PricewaterhouseCoopers (PwC) naar het draagvlak voor harmonisatie bij de waterschappen. Jacob Knoops, directielid van het Waterschap Rivierenland, maakte deel uit van de begeleidingsgroep van het onderzoek. Dat onderzoek vond plaats in opdracht van de Unie van Waterschappen en PIANOo. “Wat mij opviel is dat er nog zoveel eigen regels worden gehanteerd. Met name als het gaat om de bedragen waarboven meerdere offertes moeten worden gevraagd. Bij werken loopt dat bijvoorbeeld uiteen van € 7.500 tot € 250.000! Het lijkt verstandig om de grens laag te leggen. Maar in de praktijk leidt dat juist tot veel afwijkingen. Het risico is vervolgens dat je niet kunt voldoen aan de rechtmatigheidseisen van de nieuwe Waterschapswet, die per 1 januari 2009 van kracht is geworden. Die stelt onder meer dat een waterschap aan de eigen regels moet voldoen. Dat lukt niet als die te streng zijn.” Harmonisatie van het inkoopbeleid is een belangrijke voorwaarde om verder te gaan met de beoogde structurele samenwerking op inkoopgebied. Uit het onderzoek blijkt dat de wil tot harmonisatie bestaat. PwC beveelt de waterschappen aan dezelfde grenzen te gaan hanteren als in het ‘oude’ voorstel voor de Aanbestedingswet. Eventueel kan het ophogen van de bagatelgrenzen stapsgewijs plaatsvinden.

Verder constateert PwC dat de aanbestedingsprofessionaliteit binnen de waterschapsorganisaties nog verbeterd kan worden. Functiescheiding, waarbij de opsteller van een bestek en beoordelaar van de offerte niet dezelfde persoon zijn, moet overal worden doorgevoerd. Het rapport pleit voor meer coördinatie in het aankoopproces, door het aanstellen van een centrale inkoopcoördinator bij elk waterschap. Dat is nu nog niet overal het geval. Ook een goede positie van de inkoopfunctie binnen de organisatie is belangrijk. Communicatie kan zorgen voor meer draagvlak en aandacht.

Aandacht is cruciaal Bij het ter perse gaan van deze Forte was nog niet duidelijk of het Uniebestuur de aanbevelingen uit het rapport overneemt. Aanvaarding van het rapport zou volgens Jacob Knoops een forse steun voor de verdere professionalisering bij de waterschappen zijn. “Ik verwacht dat besturen daardoor meer aandacht zullen krijgen voor professioneel aanbestedingsbeleid. Die aandacht is cruciaal. Bestuurders doen er verstandig aan niet te wachten tot een incident hen daartoe dwingt. Die incidenten komen gegarandeerd, als je niet beschikt over een professionele inkooporganisatie.”

Project Professionalisering Inkoop en Aanbesteden bij waterschappen Medio 2006 spraken de waterschappen hun ambitie uit om binnen drie jaar tot de best presterende overheidsorganisaties op het gebied van aanbesteden te willen behoren. Harry Peek is bij PIANOo gedurende drie jaar één van de aanjagers van het project dat die ambitie helpt waarmaken. Eén van de speerpunten van het professionaliseringsproject is het streven naar meer uniformiteit. “De aanzet voor het harmonisatievoorstel kwam destijds uit de kring van hoofden Bouwzaken. Die kregen steeds vaker van aannemers klachten te horen over uiteenlopende voorwaarden, eigen regels en afwijkende procedures. Ook bleek samenwerking tussen waterschappen daardoor lastig, zowel bij gezamenlijke aanbestedingen als bij de verdere professionalisering. Harmonisatie biedt daarvoor de oplossing.” Volgens Peek zal dit onderwerp zeker aan de orde komen in de vier regionale werkgroepen die onder begeleiding van PIANOo regelmatig kennis en ervaring uitwisselen over de professionalisering bij de waterschappen. 5

PIANOo bundelt ervaringen met inkoopsamenwerking

“Het is in feite een kwestie van organiseren” PIANOo was de afgelopen jaren betrokken bij het opzetten van een aantal voorbeelden van structurele inkoopsamenwerking. Binnenkort verschijnt een handleiding gebaseerd op deze ervaringen, bestemd voor gemeenten die ook de vruchten willen plukken van inkoopsamenwerking. Verder werkt PIANOo aan een netwerk voor inkoopsamenwerkingen. PIANOo’s expert op dit terrein, Ditmar Waterman, blikt terug ter gelegenheid van zijn vertrek bij PIANOo.

Het ontbreken van voldoende gekwalificeerde inkoopadviseurs is voor veel gemeenten met tussen de tien- en vijftigduizend inwoners een bottleneck bij verdere professionalisering. De personeelsformatie biedt geen ruimte of er is onvoldoende werk voor een full time inkoper. Inkoopsamenwerking is voor deze gemeenten een manier om toch te kunnen beschikken over een professionele inkoopfunctie. Met alle voordelen van dien. Ditmar Waterman: “Toen ik bij PIANOo begon viel me op dat er grote kansen lagen om de inkoopprofessionaliteit bij kleinere gemeenten te vergroten. Bij elkaar gaat het om een aanzienlijk volume van aanbestedingen die niet doelmatig verlopen. Mijn eerste vraag was: zijn er best practices op het gebied van inkoopsamenwerking en wat kunnen we daar van leren? Samen met 6

Marcel Stuijts van BIZOB1 hebben we een oproep gedaan aan gemeenten om ons te betrekken bij hun plannen voor inkoopsamenwerking. Met vier van de reacties zijn we verder gegaan. Dankzij hun medewerking kunnen we nu twee mooie tools lanceren die voor alle gemeenten interessant zijn: een handleiding en een netwerk voor inkoopsamenwerkingen.”

Praktische handleiding De handleiding – die in mei verschijnt – is praktisch van opzet: stap voor stap wordt beschreven hoe je een inkoopsamenwerking opzet. De ervaringen van PIANOo bij de samenwerkingsovereenkomsten in Maassluis, Schiedam en Vlaardingen; Midden-Nederland; West-Holland en Gooi en Vechtstreek vormden een belangrijke inspiratiebron. Waterman heeft veel geleerd van deze voorbeelden.

“De handleiding beschrijft stap voor stap hoe je een inkoopsamenwerking opzet.” “Juist omdat ze zo verschillend zijn en in uiteenlopende fases verkeerden. Een schat aan ervaringen dus, waar bestuurders, gemeentesecretarissen en projectleiders die een inkoopsamenwerking willen gaan vormen hun voordeel mee kunnen doen.” Stap één uit de handleiding is de oriënterende fase. Hierin staat het doel van de samenwerking centraal. “Een valkuil is om te snel te kiezen voor een bepaalde vorm van inkoopsamenwerking.

Later blijkt dan dat de gekozen vorm niet zo goed past bij wat je eigenlijk wilde bereiken.” Na die oriënterende fase kunnen gemeenten en andere belangstellende organisaties een intentieovereenkomst tekenen. Daar staat in wie gaan deelnemen, wat het doel is van de op te zetten samenwerking en welke weg gevolgd zal worden om daar te komen. Waterman: “Zo’n intentieovereenkomst dwingt gemeenten na te denken over de grote lijnen en de uitgangspunten van de samenwerking. Ze spreken uit met elkaar verder te willen werken aan een samenwerking.” Stap twee bestaat grotendeels uit het het opstellen van een business case, een blauwdruk voor de manier waarop gemeenten willen dat de inkooporganisatie eruit gaat zien. De partners maken samen een inventarisatie van de gezamenlijke doelen, de vorm

Ditmar Waterman en de middelen die daarvoor nodig zijn. De business case vormt het uitgangspunt voor het opzetten van de inkooporganisatie, stap drie uit de handleiding. Een belangrijk onderdeel van de business case is de verdeelsleutel voor kosten en opbrengsten. “Als er nog partijen in- of uitstappen, moet je de business case opnieuw uitrekenen en pas daarna stemmen de partijen ermee in. Op dat moment wordt de samenwerking echt geboren”, aldus Waterman. In de laatste fase – de uitvoering – moeten nog tal van keuzes gemaakt worden. De handleiding spreekt daarom over kwartier maken. Het komt neer op alles wat nog moet worden gedaan om de inkooporganisatie op te zetten en daadwerkelijk met gezamenlijk inkopen te kunnen starten. “Volgens ons is het van het grootste belang dat je zorgvuldig omgaat met de eventuele inkopers die al bij de deelnemende gemeenten werken. Dat komt de samenwerking ten goede”, heeft Waterman ervaren.

2,3 miljoen euro bespaard

Tijd om te delen

De vier samenwerkingsverbanden die als pilot dienden, zijn inmiddels bijna allemaal gestart en hebben mooie resultaten opgeleverd. “Inkoopbureau Maassluis, Schiedam en Vlaardingen bijvoorbeeld is vorig jaar van start gegaan en heeft direct al meer dan 2,3 miljoen euro bespaard. Dat is niet alleen te danken aan de schaalgrootte, maar ook aan het feit dat de gemeenten samen meer expertise hebben.” Volgens Ditmar Waterman maakt het onderwerp ‘inkoopsamenwerking’ duidelijk opmars in de gelederen van gemeenten en van andere aanbestedende diensten. “Gemeenten zijn in principe geen concurrenten van elkaar. Ze kunnen dus van elkaars kennis profiteren. Samenwerking op inkoopgebied is in feite een kwestie van organiseren. Steeds meer gemeenten herkennen dat. Ik kan zo al tien voorbeelden noemen van verdergaande inkoopsamenwerking. PIANOo juicht die ontwikkeling natuurlijk van ganser harte toe.”

Nu steeds meer gemeenten ervaring hebben met inkoopsamenwerking is de tijd rijp om die te delen. Vandaar dat PIANOo het initiatief neemt voor het oprichten van een netwerk voor inkoopsamenwerkingen. “Een typisch voorbeeld van de PIANOo-aanpak”, noemt Ditmar Waterman dit netwerk voor directeuren en inkopers van inkoopsamenwerkingen. De grondgedachte is dat minder ervaren mensen leren van hun meer ervaren collega’s. PIANOo gaat werken aan instrumenten, zoals business cases, inkoopvoorwaarden, productspecificaties, leveranciersevaluaties en dergelijke.“ PIANOo werkt verder samen met de Regieraad voor de Bouw en VNG aan de oprichting van een bestuurdersplatform. Inkoopsamenwerking is één van de hoofdonderwerpen die binnen het platform aan bod zullen komen. Vanaf 1 april is Ditmar Waterman directeur bij de Stichting RIJK, een inkoopsamenwerking in de regio IJmond-Kennemerland. Vanuit die positie zal hij zijn kennis en ervaringen met andere inkoopsamenwerkingen blijven delen binnen het nog op te richten netwerk inkoopsamenwerkingen. Jos Schreijen wordt bij PIANOo verantwoordelijk voor het netwerk Inkoopsamenwerkingen.1

1

Bureau Inkoop Zuidoost Brabant werkt voor de gemeenten Asten, Bergeijk, Best, Bladel, Cranendonck, Deurne,

Eersel, Gemert-Bakel, Heeze-Leende, Laarbeek, Nuenen, Oirschot, Reusel-De Mierden, Someren, Son en Breugel en Waalre. 7

Aanbesteden ICT als business case

“Dwing de behoeftesteller tot een complete vraagstelling” Zijn ICT-diensten en producten lastiger aan te besteden dan andere? Wat kun je doen om dit soort inkopen in goede banen te leiden en wat moet je vooral nalaten? Forte sprak voor de start van de regionale bijeenkomsten alvast met John Konijn over zijn bijdrage aan de workshops. John deed als bedrijfsjurist bij de provincie Zuid-Holland veel ervaring op met de interactie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer rond ICT.

ICT, met de i van inkoop! PIANOo en NEVI Publiek organiseren in maart en april weer een serie regionale bijeenkomsten. Deze keer over aanbesteden van ICT. Forte geeft een kleine impressie van twee onderwerpen die tijdens de bijeenkomsten aan bod komen: ‘Aanbesteden van ICT als business case’ en ‘Optimale marktbenutting’. Nog deelnemen aan de regionale bijeenkomsten in Zwolle (14 april) en Amsterdam (20 april)? Kijk op www.piano.nl voor meer informatie.

Wat wil je de mensen die aan de workshop deelnemen bijbrengen? “Mijn belangrijkste boodschap is dat je als inkoper een aanbesteding op het gebied van ICT niet moet starten voordat de functionele vraagstelling volledig is uitgeschreven. Het moet volstrekt duidelijk zijn wat het product of de dienst moet doen. De inkoper zou de behoeftesteller moeten dwingen om daar over na te denken. Pas daarna kan hij een inkoopplan opstellen.” Dat klinkt logisch. Maar geldt dat niet voor iedere aanbesteding, ook voor potloden en bruggen? “Het bijzondere van ICT is dat het complexe bedrijfsprocessen ondersteunt. Bij de aanbesteding van een nieuw of vervangend ICT-onderdeel moet de opdrachtgever dus goed weten hoe dat onderdeel moet functioneren binnen de bestaande ICT-omgeving van de opdrachtgever. Daarvoor moet je die omgeving in al zijn onderdelen uiteenrafelen: hardware, software, processen, informatie, implementatie en migratie. Per onderdeel kijk je aan welke eisen en wensen het aanbod moet voldoen. Niet alleen de technische, maar ook de financiële, juridische of contractuele, en organisatorische.” Hoe kun je daar als inkoper grip op krijgen? “Voor het aansturen van ICT-processen en -projecten bestaan methodieken, zoals ITIL en Prince2. Kern daarvan is dat opdrachtgever en opdrachtnemer van te voren hun rollen en taken helder afbakenen. Voor de inkoper is het van groot belang de opdracht te beschrijven vanuit een zo goed mogelijk gedefinieerd begrippenkader, en daarbij zoveel mogelijk samen te werken met

8

de materiedeskundigen, de behoeftesteller en de partij die het aanbestedingsresultaat in gebruik zal nemen. Vervolgens is het de kunst om deze betrokkenen de vraag voor te leggen welk gewicht zij willen toekennen aan de geformuleerde eisen en wensen. Dat dwingt ze om na te denken, over de vraag of je een aanbieding automatisch terzijde legt als die aan één gestelde eis niet voldoet. Of dat er nog een beslissingsmarge moet zijn. Met wensen ga je anders om, daarvoor krijgt een bieding punten. Maar ook daarbij moet je vooraf vastgesteld hebben, hoe je de punten over de verschillende wensen verdeelt. Alleen dan heeft het gunningsmodel voldoende onderscheidend vermogen om de beste inschrijving te selecteren.” Veronderstelt dat niet veel inhoudelijke kennis bij de inkoper? “In een ideale wereld zou je als inkoper niet twee of drie lagen onder de motorkap hoeven te kijken. Om te voorkomen dat iedereen over verschillende dingen praat, is dat bij ICT toch nodig.” Genoeg stof voor een boeiende workshop, lijkt mij. “Wat ik probeer, is mensen te betrekken in mijn manier van denken. Ik heb redelijk wat ervaring opgedaan vanuit mijn positie als adviseur aan opdrachtgeverskant. Ik kijk uit naar leuke gedachtewisselingen en wederzijds nieuwe inzichten.”

Hoge verwachtingen aan beide kanten Leveranciers mopperen over strenge aanbestedingsregels die soms onbedoeld nadelig uitpakken voor kleine èn grote bedrijven. Meer begrip voor elkaar, maar ook praktische instrumenten kunnen opdrachtgevers en leveranciers helpen een goede deal te sluiten, meent Peter van Schelven van ICT-Office.

Van Schelven, juridisch adviseur bij de brancheorganisatie voor ICT-bedrijven, deelt de ervaring van andere branches in Nederland dat sommige aanbestedingsregels een bureaucratisch proces veroorzaken, waarbij het midden- en kleinbedrijf vaak buiten de boot valt. “Dat de regels streng zijn is tot daaraan toe. Maar het leidt er niet toe dat de juiste opdracht bij de juiste leverancier terechtkomt. Een ander probleem is dat de overheid vaak niet ziet welke gevolgen strenge eisen hebben. Neem bijvoorbeeld de meestbegunstigingsclausule. Daarmee dwingt de opdrachtgever af dat een leverancier met terugwerkende kracht een prijsvoordeel moet doorberekenen aan de klant. Maar die eis staat op gespannen voet met de boekhoudregels waaraan grote IT-bedrijven die in de Verenigde Staten een beursnotering hebben, moeten voldoen. Zo’n opdracht mogen zij dan niet als omzet boeken. Daarom zullen zij huiverig zijn een dergelijk contract af te sluiten.”

misverstanden in het aanbestedingstraject die we zo vroegtijdig kunnen oplossen. Daarmee voorkomen we een gang naar de rechter.” En dat scheelt, want na de bouwsector spannen ICT-bedrijven de meeste rechtszaken aan tegen aanbestedingsbeslissingen. Van Schelven ziet werken

aan een betere verstandhouding als een van zijn belangrijkste taken. “De materie is ingewikkeld en de verwachtingen zijn altijd hoog. Daarom is het zo belangrijk om als inkoper heel precies te weten wat je wilt hebben. Het gaat vaak niet alleen om een ICT-systeem, maar ook om de vraag of het haalbaar is en er draagvlak voor is in je organisatie.”

Klachtenloket Het is een van de praktijkvoorbeelden die Van Schelven uitwerkt tijdens de regionale bijeenkomsten. Nu is begrip voor elkaars belangen een eerste stap. Daarnaast heeft de brancheorganisatie, waarbij 525 ICT-bedrijven zijn aangesloten, een aantal instrumenten ontwikkeld die de verhoudingen kunnen verbeteren. “Met onze ICT-Haalbaarheidstoets kunnen we bijvoorbeeld laten zien of een gevraagde dienst wel realistisch is,” legt hij uit. “Verder hebben wij met het ministerie van Justitie een meldpunt over aanbestedingen ingericht. Binnen twee dagen behandelen wij klachten van leveranciers over de aanbestedingen van dit departement. Wij treden op namens de hele branche en niet voor één partij. Vaak gaat het om fouten of

9

Rijksbouwmeester Liesbeth van der Pol wil concreet helpen

“Niet moeilijk doen;

schakel de hulplijn in” “We moeten af van onnodig strenge eisen in Europese aanbestedingen. Het jaagt architectenbureaus op kosten en sluit jonge, onervaren bureaus buiten. Daarom wil ik gemeenten concreet helpen bij aanbestedingen. Ze kunnen ons gewoon bellen! Zo simpel kan het zijn.” Dat zegt Rijksbouwmeester Liesbeth van der Pol na een roerig jaar in de bouwwereld.

Van der Pol oogt frêle, maar haar uitspraken staan als een huis. Het open en lichte atelier van de belangrijkste adviseur van de regering over het architectuurbeleid en de rijkshuisvesting is ondergebracht in het gebouw van het ministerie van VROM. Met uitzicht op een bouwput waar niets meer herinnert aan de roemruchte Haagse Zwarte Madonna die daar eens stond, formuleert zij haar oproep aan inkopers helder: “Ga niet te veel zelf dokteren, maar haal de expertise in huis!” De beroepsvereniging van architecten, BNA, klaagde de afgelopen tijd steeds luider over de soms ver uitgewerkte ontwerpen die ontwerpers moeten maken waar ze niet voor betaald krijgen. Ook de strenge selectie-eisen aan omzet en ervaring zijn hen een doorn in het oog. Afgelopen zomer trok een groep architecten zich daarom zelfs terug uit de selectieprocedure voor een nieuw stadhuis in de gemeente Westland, die overigens ontkent te streng te zijn. Chris van Heel, projectmanager en voorzitter 10

van de beoordelingscommissie, liet in een interview weten dat de gemeente vooraf duidelijk geweest is over haar eisen. Hij vindt het logisch dat ze alleen met een bureau in zee wil die bewezen heeft een opdracht van 90 miljoen euro aan te kunnen. “Je ziet dus heel vaak dat gemeenten bang zijn om fouten te maken en daarom veel te strenge eisen stellen aan omzet en ervaring. En die leiden niet eens automatisch tot een goede architectenkeuze,” verklaart Van der Pol. “Veel gemeenten huren een gespecialiseerd bureau in dat moet zorgen voor een risicoloos aanbestedingsproces, terwijl de vraag natuurlijk moet zijn: hoe krijg ik snel en effectief een goede architect bij dit project? ”

Klachten zijn terecht De Rijksbouwmeester heeft sinds haar aantreden in augustus vorig jaar vooral geluisterd naar alle partijen. Op haar initiatief kwamen projectont-

wikkelaars, gemeenten en architecten bij elkaar op de EU Aanbestedingendag, georganiseerd door Architectuur Lokaal. Onderzoekers van de TU Delft concludeerden onlangs dat de klachten terecht waren. Opdrachtgevers hanteren zeer verschillende omzeteisen die meestal geen relatie hebben met de omvang van de opdracht. Ook vragen zij vaak naar ervaring met gelijkwaardige opdrachten. Het gevolg is dat een architect die nog nooit een school heeft gebouwd, maar wel andere publieke gebouwen, niet in aanmerking komt voor zo’n opdracht. Uit het onderzoek blijkt ook dat de grotere bureaus vaker een opdracht krijgen dan kleine. Met die cijfers in de hand is de Rijksbouwmeester met alle betrokkenen, inclusief PIANOo, om de tafel gaan zitten. “Er moet nu echt iets veranderen. De Europese regelgeving laat veel simpeler constructies toe. In de landen om ons heen doen ze dat ook. Daarom hebben we een regiegroep opgericht waarin alle betrokkenen samenkomen

die elkaar kunnen helpen. Verder wil ik met name gemeenten concreet helpen bij de selectie van architecten. Daarvoor heb ik Jan Brouwer gevraagd, die gepokt en gemazeld is als rijksadviseur voor de Infrastructuur. Het werkt als een hulplijn, die - liefst op één A-viertje opdrachtgevers adviseert.”

Weg kwijt Volgens de gedreven Rijksbouwmeester kunnen een paar gerichte vragen al heel erg helpen om met enthousiasme en durf op een volstrekt legale manier projecten vlot te trekken. “Soms is met onvoldoende ambitie vastgesteld wat men wil met een gebouw. Een opdrachtgever moet geen eindeloze pakketten met programma’s van eisen opstellen. Brouwer kan dan helpen om helder te benoemen wat nodig is om tot een goede architectenkeuze te komen.” Van der Pol pleit daarnaast voor meer dialoog in het aanbestedingsproces. “Op het moment dat je vijf bureaus hebt geselecteerd, is het veel effectiever

om eens langs te gaan. Op basis van kale cijfers kun je de kwaliteit van een bureau niet meten. Goede samenwerking moet een ‘klik’ geven. Nederland is altijd een land van innovatieve ontwerpers geweest, maar op dit moment zijn we de weg een beetje kwijt.” De BNA opperde het idee om de architectenselectie te laten vallen onder een andere categorie van aanbestedingen, zoals adviseurs of advocaten. Daarmee zouden de strenge eisen in aanbestedingen omzeild kunnen worden. De onderzoekers van de TU Delft deden de voorzichtige aanbeveling dat overheid wel wat meer mag sturen op procedures voor architectenselecties, zoals ook in de landen om ons heen gebeurt. Maar vooralsnog is er geen partij die adviezen dwingend op kan leggen. “Laten we eerst maar eens oefenen met deze oplossing,” zegt Van der Pol, “ik ga niet over één nacht ijs. We nemen alle standpunten en ervaringen mee in een advies aan het kabinet.”

Maak procedures korter

Rijksbouwmeester Liesbeth van der Pol

Behalve over de strikte toepassing van regels, is er nog een ander probleem dat de bouwwereld in zijn greep heeft: de economische recessie. Bouwprojecten worden uitgesteld en uit een steekproef van de BNA blijkt dat maar liefst 70% van de architectenbureaus het komende jaar in de problemen zal raken. In een brandbrief aan minister van der Laan van Wonen, Wijken en Integratie pleit Van der Pol daarom voor actie: “Ga die binnenstedelijke projecten zonder uitstel bouwen, zoals rond de OV-knooppunten Rotterdam en Utrecht Centraal. Die brengen dynamisch wonen en werken bij elkaar; iets wat we lange tijd gemist hebben. Dus ga als rijk gemeente en provincie bij elkaar zitten en maak procedures korter. Projecten die al op de nominatie staan, zoals scholen, huisvesting voor jongeren en ouderen, kunnen dan sneller worden uitgevoerd.”

“Maar dat is niet het enige, want voor de lange termijn is het belangrijk om nieuwe plannen te blijven ontwikkelen. Er komt een keer een einde aan deze crisis. Daarom moet je juist nu investeren in de ontwikkeling van nieuwe plannen. In de nota Architectuurbeleid staat dat het innovatie en creatieve ontwerp meer aandacht moet krijgen om geen overhaaste en slecht doordachte plannen te krijgen. Dus als we nu met elkaar dat Mooi Nederland tekenen, zowel in grote als kleine projecten, dan staan we straks echt klaar met onze duurzame plannen. Dat is nu een relatief kleine investering, maar het effect is groot,” zegt ze stellig. Intussen dreunt een heimachine weer een paal in de grond in het Haagse centrum. Hier verrijst straks een nieuw gebouw. Als het aan Van der Pol ligt, zal dit geluid snel op meer plaatsen te horen zijn en loopt Nederland straks weer voorop met inspirerende architectuur.

Sessie PIANOo-congres PIANOo besteedt tijdens haar jaarcongres op 4 juni a.s. een sessie aan het aanbesteden van architectendiensten. Houd www.pianoo.nl in de gaten voor het definitieve programma.

11

Leidraad aanbesteden voor de bouw

“Basis voor fundamentele omslag in wijze van aanbesteden” Het was een bijzonder moment, die 15e januari op de InfraTech, toen Renée Bergkamp namens de minister van EZ het eerste exemplaar van de Leidraad Aanbesteden voor de bouw ontving uit handen van Michiel Scheltema. Bijzonder, omdat het niet de bedoeling was dat de Leidraad er eerder zou zijn dan de Aanbestedingswet. Maar zo is het gelopen, en de uitdaging is nu dat wet en leidraad naadloos op elkaar gaan aansluiten. Daarover waren beiden het in ieder geval eens. Prof. mr. Michiel Scheltema Michiel Scheltema was actief in de politiek, in de wetenschap en stond als jurist aan de basis van de Algemene wet bestuursrecht. Mede dankzij zijn bemoeienis ligt er nu een pil van 400 pagina’s die de basis moet gaat vormen van de toekomstige aanbestedingspraktijk in Nederland. Ruim twee jaar stuurde Scheltema een commissie aan van de Regieraad voor de Bouw, met daarin zowel overheden, marktpartijen als deskundigen. Een werkwijze waar hij zeer tevreden op terugkijkt. “Het belangrijkste is dat we de basis hebben weten te leggen voor een fundamentele omslag in de manier van aanbesteden, waarmee we allemaal uit de voeten kunnen.” Wat gaat er volgens u veranderen nu de Leidraad er ligt? “Ik was eerlijk gezegd nogal verrast toen ik merkte dat er nog zo weinig gemeenschappelijke kennis bestaat over wat de beste manieren zijn om aan te besteden in de bouw. De aandacht is de laatste jaren vooral uitgegaan naar het bevorderen van concurrentie, onder invloed van de Europese regelgeving. Met de Leidraad hebben we de discussie geopend over de vraag hoe je ervoor zorgt dat je het beste product krijgt. Dus ik verwacht dat we met behulp van de Leidraad de bouwsector beter en innovatiever kunnen maken.” 12

Denkt u dat opdrachtgevers na het lezen van die 400 pagina’s hun leven gaan beteren? “Het zijn inderdaad de opdrachtgevers die de sleutel voor verandering in handen hebben. En nee, het is niet de bedoeling dat iedere wethouder, iedere projectleider en iedere inkoper de Leidraad van voor tot achter gaat lezen. De Leidraad is een fundament. We beschikken daarmee over gemeenschappelijke basiskennis en een begrippenapparaat. Dat is de voorwaarde om kennis verder te kunnen opbouwen. We vragen tijdens een consultatieperiode iedereen voorbeelden van geslaagde en van minder geslaagde aanbestedingen aan te dragen. Zodat we die kunnen verwerken in de Leidraad. En verder moet de Leidraad een rol gaan spelen in opleidingen, cursussen en dergelijke.” Hoe zorgt u ervoor dat aanbesteders makkelijk toegang krijgen tot die kennis? “Er is een website met een toegankelijke versie van de Leidraad, die je nu al kunt raadplegen. Maar we doen meer. Er komt een Decision Support System: een slimme vragenlijst, die je stapsgewijs door het aanbestedingsproces heen loodst. Die je adviseert over de manier waarop je een bepaald werk het beste kunt aanbesteden. Dat wordt wat mij betreft voor de praktijk het belangrijkste onderdeel. Belangrijk is dat we erin slagen om de bestaande ervaringen in de Leidraad en in het Decision Support Systeem op te nemen. Zo krijg je voor een groot aantal uiteenlopende situaties professionele standaards. Niet om blindelings toe te passen, maar om je eigen situatie mee te vergelijken en de beste keuze te maken.” Dit jaar nog komt er een nieuwe aanbestedingswet. Of is die wat u betreft niet meer nodig? “Die wet is nog steeds nodig en de Leidraad vult die aan. Het is belangrijk dat die goed op elkaar zijn afgestemd, als het gaat om begrippen en onderscheiding. Ik vind wel dat je in de wet terughoudend moet zijn, om de praktijk ruimte te bieden zich

in de gewenste richting te ontwikkelen. Dus in de richting van kwaliteit en innovatie. Als je in de wet maximumeisen opneemt voor selectie, is het verleidelijk voor een aanbesteder om op het maximum te gaan zitten. In plaats daarvan kun je zeggen dat selectie-eisen proportioneel moeten zijn. Overigens denk ik dat bij leveringen en diensten min of meer dezelfde problemen spelen. Ook daar zou je kunnen streven naar professionele standaards als aanvulling op de wet.”

Meer weten? U vindt de Leidraad Aanbesteden voor de bouw op www.leidraadaanbesteden.nl. De website is voorzien van een uitgebreid zoeksysteem, waarmee u snel relevante passages in de Leidraad kunt vinden. PIANOo leverde een financiële bijdrage aan de zoekmachine. Reageren op de leidraad kan nog via bovenstaande website. De Commissie Aanbesteden is vooral op zoek naar aanvulling en verbetering van de inhoud van de doelmatigheidsparagrafen. Het Decision Support System zal naar verwachting nog dit voorjaar gereed zijn. Informatie hierover vindt u ook op de site van de Leidraad.

Testgroep grasduint in Bestekkenbibliotheek



“Rating is sterk punt” Bestek nodig? De digitale bestekkenbibliotheek van PIANOo heeft er honderden over tal van onderwerpen. Ze zijn aangeleverd, beoordeeld en verbeterd door overheden èn leveranciers. Na een spannende testfase gaat de bibliotheek begin april online.

Martin Potters, inkoopcoördinator bij de gemeente Gorinchem, had als lid van de testgroep de primeur om in de Bestekkenbibliotheek rond te snuffelen. “Ik heb er inmiddels al gebruik van gemaakt. Sterk punt vind ik de rating, dat je kunt aangeven wat wel en niet goed is in een bestek. Zowel bestekkenmakers als marktpartijen zijn gebaat bij kwalitatief goede bestekken. Een ander voordeel is dat het hergebruik van goede bestekken zorgt voor meer eenheid, bijvoorbeeld in de manier waarop informatie in een offertetraject moet worden aangeleverd. Dat bespaart tijd en geld.”

Interactief platform De bestekkenbibliotheek voorziet duidelijk in een behoefte die PIANOo signaleerde na vragen op congressen en oproepen op het discussieforum. “Het opstellen van een goed bestek vraagt deskundigheid, tijd en dus ook geld. Vooral kleinere organisaties hebben soms moeite om zelf bestekken te schrijven, want zij hebben nu eenmaal minder expertise in huis dan hun grotere collega’s,” legt projectleider Kees Tazelaar uit. De bestekkenbibliotheek werkt volgens de Web 2.0 gedachte: het is een interactief platform waar aanbestedende diensten en leveranciers bestekken, kennis en ervaring kunnen uitwisselen. Wie eenmaal is geregistreerd kan bestekken plaatsen of downloaden en van commentaar voorzien. Ook bestaat de mogelijkheid om met een RSS-feed informatie op maat te ontvangen.

Verbetering van bestekken Bang dat organisaties terughoudend zullen zijn met het plaatsen van bestekken is Tazelaar niet. “Dat blijkt alleen al uit de grote hoeveelheid bestekken die we tot nu toe al hebben. Ik denk dat de mogelijkheid om kritiek te leveren op elkaars bestekken juist leidt tot meer begrip en verbeteringen in de toekomst. Branchepartijen als de Stichting Marktwerking Installatietechniek, de Veneca, STABU en CROW hebben al aangegeven actief bij te willen dragen aan de verbetering van bestekken en aan het opstellen van voorbeeldbestekken.”

Chris Schults van Rijkswaterstaat Zeeland, ook lid van de testgroep, heeft nog geen bestek geplaatst, maar inmiddels wel uitgebreid rondgekeken: “Ik vind het een goede zaak dat de Bestekkenbibliotheek er komt en dat ook leveranciers toegang hebben. Zo kun je leren van elkaar. Rijkswaterstaat heeft een enorme hoeveelheid bestekken. Wij zullen ze plaatsen, zeker als het gaat over innovatieve manieren van aanbesteden en samenwerken.“

Meer informatie De Bestekkenbibliotheek is vanaf begin april bereikbaar via www.pianoo.nl. Heeft u vragen, of wilt u een bestek aanleveren, neem contact op met PIANOo, Kees Tazelaar, tel. (070) 349 07 77 of [email protected]

13

Werving van inkoopprofessionals

Een advertentie alleen is niet genoeg Zijn ze er niet, of zoeken we niet goed? Dat vragen overheden met moeilijk te vervullen vacatures voor inkoopprofessionals zich af. Een tovermiddel is er niet, maar met een slimme aanpak kom je een heel eind, bewijst de gemeente Maastricht. Maastricht is niet de enige gemeente die moeite heeft met het vinden van inkooppersoneel. De vraag naar goed gekwalificeerde en competente inkopers groeit bij alle overheidsorganisaties, niet het minst omdat zij steeds meer het belang inzien van professionele inkoop. De rijksoverheid heeft bijvoorbeeld moeite om de ongeveer honderd vacatures op jaarbasis te vervullen, zo bleek uit een onderzoek uit 2007 van het Expertisecentrum Arbeidsmarktcommunicatie (EC-AMC). Marcel Mol, teammanager Informatie en Juridische Zaken van de gemeente Maastricht, had vorig jaar ook te maken met vacatures die moeilijk op te vullen waren. Hij zocht inkopers die ervaring hadden met aanbestedingen. “Die specialisatie is vooral bij grote gemeenten te vinden en daarvan zijn er hier nu eenmaal niet zo veel als in de Randstad. Verder stellen wij hoge eisen aan persoonlijke competenties als nauwkeurigheid en integriteit. Ook moet een inkoper in staat zijn om op een hoog niveau beleidsmakers te adviseren.“

Nieuwe doelgroep aanboren Adverteren leidde niet tot het gewenste succes, al leverde een aanpassing in de advertentietekst wel tot veel meer reacties. “We hebben expliciet vermeld dat de twee fte die we nodig hadden ook in deeltijd kon worden verricht. Toen kregen we direct veel meer reacties binnen van nieuwe doelgroepen, zoals vrouwen,“ vertelt de Limburgse manager. “Uiteindelijk hebben we ervoor gekozen om twee interne parttime kandidaten op te leiden. Zij bezaten het gewenste hbo-niveau en hadden bewezen over de juiste competenties te beschikken. De inkoopkennis gaan zij opdoen in een opleidingstraject van één tot twee jaar. Dat is weliswaar een investering, maar het draagt ook bij aan de interne mobiliteit.“

14

Slim benutten Verder benut de gemeente haar bestaande inkoperscapaciteit slim, want gezamenlijk en bij toerbeurt aanbesteden met Sittard-Geleen en Heerlen in het samenwerkingsverband Tripool zorgt voor verdeling van

de werklast. Tegelijkertijd levert het financieel voordeel op omdat er betere contracten kunnen worden afgesloten. “Ook buiten Tripool kijken wij steeds of we kunnen meeliften met andere gemeenten of publieke organisaties die hetzelfde doel willen bereiken

Vind de juiste speld in de hooiberg • Bied mogelijkheid voor werken in deeltijd, of combineer functies. Dat trekt meer kandidaten. • Gebruik aansprekende teksten in advertenties. Kijk voor voorbeelden op www.werkenbijhetrijk.nl/inkopers.

“Mensen denken - ten onrechte dat het een functie met weinig ontwikkelingsperspectief is. Ze realiseren zich niet dat het een veelzijdig vak is, met interessante juridische en economische kanten.” met een aanbesteding. De ene keer werk je samen aan een goed bestek, de andere keer loop je mee met andermans aanbesteding. Daarnaast kun je natuurlijk altijd gebruik maken van de bestekken van openbare aanbestedingen van anderen. Beter goed gekopieerd dan slecht zelf gemaakt,“ aldus Mol.

Charmeoffensief Goede inkopers zijn niet alleen moeilijk te vinden, er zijn er ook niet genoeg. Dat komt omdat het inkoopvak een slecht imago heeft, constateerden de onderzoekers van het EC-AMC in hun onderzoek. “Mensen denken – ten onrechte – dat het een functie met weinig ontwikkelingsperspectief is. Ze realiseren zich niet dat het een veelzijdig vak is, met interessante juridische en economische kanten,“ zegt Mark Bressers, directeur van het EC-AMC. Hij zette in opdracht van de Chief Procurement Officer voor de rijksoverheid een gerichte campagne voor inkopers op. Wervende brochures en een website wijzen op de aantrekkelijke maar onbekende kanten van het vak. Een tank voor het leger, een ICT-systeem voor de Belastingdienst of asfalt voor de snelwegen, kunnen zomaar op het bordje van de rijksinkoper liggen. Die veelzijdigheid en het maatschappelijk belang dat ermee gemoeid is, moeten potentiële kandidaten over de streep trekken. Verder gaan

communicatief ingestelde rijksinkopers, die zich ambassadeur mogen noemen, de boer op met hun persoonlijke verhaal. Het charmeoffensief om het imago van het inkoopvak op te vijzelen startte in 2008.

Structurele krapte Bressers vindt het te vroeg om te kunnen beoordelen of het werkt. “De campagne loopt in ieder geval nog tot eind 2009. Daarna is het tijd voor een evaluatie. We gaan het in ieder geval niet rustiger aan doen omdat de economie zich nu in zwaar weer bevindt. Misschien dat tijdelijk iets meer mensen een baan zoeken, maar in de toekomst blijven wij kampen met een structurele krapte op de arbeidsmarkt voor inkopers, wetgevingsjuristen en ICT-ers . De overheid moet daarom blijven werken aan een aantrekkelijk profiel als werkgever.“

Opleiding Er is vooral behoefte aan inkopers op hbo- en universitair niveau, zo blijkt ook uit gegevens van opleidingsinstituten, zoals NEVI. Er zijn tal van trainingen, cursussen en workshops, maar dat lijkt niet voldoende. De Hogeschool van Utrecht biedt weliswaar een post hbo-opleiding aan. “Maar op hboen universitair niveau mis ik aandacht voor het vak in de dagopleidingen,“ besluit de Limburgse teammanager Mol. “Het zou mooi zijn als er naast de specialisaties bij Economie of Rechten ook bij andere studies aandacht voor was.“

• Zorg voor brede vermelding van vacatures Op www.pianoo.nl staan alle inkoopvacatures die zijn aangemeld bij ‘Werken bij het rijk’ en ‘Werken bij de overheid’ in een overzicht. Vacatures kunnen ook op PIANOo-desk worden geplaatst. • Breng benodigde inkoopkennis en -vaardigheden voor specifieke inkooptaken in kaart met de Toolkit Inkoopcapaciteiten Publieke Sector (TIPS) van PIANOo. Het instrument geeft aan hoe de competenties “On en Off the job” ontwikkeld kunnen worden. U vindt de TIPS op www.pianoo.nl. • Zoek samenwerking met andere organisaties. Regionale netwerken kunnen elkaar helpen met gezamenlijke inkoop, of het tijdelijk uitwisselen van personeel. • Leid intern mensen op. Het kost misschien iets meer tijd, maar is wel effectief om geschikte werknemers een nieuwe uitdaging te bieden en ze de fijne kneepjes van het inkoopvak bij te brengen. Binnen de groep ‘Opleidingen’ op PIANOo-desk kun je vragen stellen of ervaringen uitwisselen over opleidingen op het gebied van inkoop- en aanbesteding.

15

Mebus Lolkema

“Kijk goed om je heen hoe andere organisaties hun problemen oplossen” Ruim dertig jaar werkte Mebus Lolkema aan professionalisering van de inkoop bij de gemeente Groningen. Onlangs stapte hij over naar de provincie om ook daar de inkoop op een hoger niveau te brengen. Wat heeft u bij de gemeente Groningen teweeg gebracht? Eind jaren ’80 werden veertien diensten van de gemeente min of meer zelfstandig werkende eenheden. Ik heb daar onder meer in samenspraak met de diensten een inkoopmodel ontwikkeld, mede ingegeven door Europese aanbestedingsregels. We werden gezien als voorbeeld voor andere gemeenten. Daarna hebben we de inkoop verder geprofessionaliseerd door het breder te trekken dan alleen facilitaire inkopen. De laatste jaren, toen het aantal diensten terug werd gebracht naar acht, stonden in het teken van intensievere samenwerking. Is het een wereld van verschil, werken bij de provincie? Het is natuurlijk een andersoortige organisatie. Hier is meer eenheid, dus je kunt gemakkelijker over cijfers beschikken. Ze zijn niet over allerlei diensten verspreid. Ik ben gevraagd om ook hier de inkoop naar een hoger, strategisch niveau te brengen. Ik kan slechts een tipje van de sluier oplichten, want de plannen zijn nog niet definitief. Het inkoophuis moet een stevige plek krijgen, met tactische inkoopteams. Verder zoek ik een platform om intern goed en efficiënt kennis te kunnen delen. Wat dat betreft zijn er weer overeenkomsten met werken bij de gemeente. Waar kijkt u met tevredenheid op terug? De betere samenwerking die we in de gemeente Groningen voor elkaar kregen. Je kunt wel roepen ‘we zijn één organisatie’, maar als je de meerwaarde niet kunt aantonen, blijft het bij een kreet.

EXPERTISECENTRUM AANBESTEDEN

Wat kon beter? Ik vraag me wel eens af of de gemeentelijke diensten bij sommige werken die ze hebben ingekocht wel alles eruit gehaald hebben wat erin zat. Niet dat ik ze langs de meetlat wil leggen, maar ik heb er niet altijd zicht op gekregen. Uw gouden tip voor collega’s? Kijk goed om je heen hoe andere organisaties hun problemen aanpakken. Van kleine gemeenten heb ik bijvoorbeeld geleerd hoe eenvoudig oplossingen kunnen zijn. De aanpak van anderen, vooral als het om compleet andere problemen gaat, kan bij je eigen organisatie tot een innovatieve oplossing leiden. Welk type inkoper bent u privé? Tja, dan vind ik mezelf wel een beetje een ‘lousy’ inkoper. Ik heb veel vaste adresjes; kwaliteit en service wegen bij mij net iets zwaarder dan de prijs. Ik ga niet over één nacht ijs.

Paspoort Naam: Mebus Lolkema (57). Functie: Teamcoördinator Concern Inkoop bij de provincie Groningen. Vorige functies: Inkoopcoördinator en beleidsmedewerker inkoop bij de gemeente Groningen. Beïnvloedbaar inkoopbudget: 60% van 65 miljoen euro. Aantal medewerkers dat met inkoop te maken heeft: 3 fte op Concern Inkoop; maar tientallen anderen in de hele organisatie. Trots op: Organisatie van draagvlak bij de gemeente voor strategische inkoop. Topper op vakgebied: prof. Jan Telgen. Recente privéaankoop: Communicatiesysteem voor motorrijders.