Forte#10
Uithuilen en opnieuw beginnen Slim advies inkopen Nieuwe allianties uitproberen PIANOo bezint zich op toekomstige rol
Jaargang 03, december 2008 - www.pianoo.nl -
[email protected]
Colofon
Forte is een uitgave van PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden. Postbus 20101, 2500 EC Den Haag, tel. 070 3490 777. Tekstbijdragen van Carolien Nout, Peter de Zoete en Riëtte van Raamsdonk. Eindredactie: PIANOo. Fotografie: Guy Ackermans, Loes Schleedoorn, Karin Schrage, Willem Spaan en Koen Suyk. Ontwerp Besides Purple Amsterdam. Vormgeving en druk: ministerie van Economische Zaken, afdeling PGF.
04 06 09 10
Rijksoverheid start met categoriemanagement Strategisch inkopen van product- en dienstenpakketten, samenwerken èn specialiseren. Dat zijn drie belangrijke pijlers van categoriemanagement. De rijksoverheid voert die manier van werken dit jaar in om de eigen inkoop verder te professionaliseren. De interdepartementale samenwerking op het gebied van inkoop heeft onlangs een nieuwe mijlpaal bereikt. Met de vaststelling van een Kader voor Categoriemanagement en de toewijzing van een aantal categorieën brengen nu de eerste departementen de nieuwe werkwijze in de praktijk. Zij nemen de volgende categorieën op zich: Post, Vervoer, Energie, Kantoormeubilair, Kantoorartikelen, Drukwerk, Papier en Dienstvoertuigen. Andere categorieën zoals ICT, Communicatie en Inhuur van tijdelijk personeel, zullen in de loop van volgend jaar starten. Categoriemanagement houdt in dat rijksbrede strategieën worden opgezet voor de verwerving van groepen diensten en goederen die alle departementen nodig hebben. Het gaat niet alleen om de feitelijke inkoop (al dan niet gezamenlijk aanbesteed), maar om de gehele levenscyclus van een product of dienst: van behoefteformulering aan het begin tot contractbeheer en evaluatie aan het einde. Met deze nieuwe werkwijze gaan de departementen niet meer dertien keer hetzelfde doen, maar slim samenwerken. Meer weten over categoriemanagement? Vraag de factsheet Categoriemanagement aan bij de directie Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk van BZK via
[email protected] Samen inkopen voor elkaar Taakverdeling tussen de departementen Departement Financiën VROM Defensie SZW SZW Justitie Justitie V&W 2
Categorie Post Vervoer Energie Kantoormeubelen Kantoorartikelen Drukwerk Papier Dienstvoertuigen
Spectaculaire resultaten met PE publiek Het ministerie van Buitenlandse Zaken liet zijn automatiseringsafdeling voor de tweede keer onderzoeken in het kader van Purchasing Excellence Publiek. De uitkomsten zijn spectaculair. De Centrale Directie Informatie Ontwikkeling (CDIO) kreeg bij een audit drie jaar geleden al een zeer goede beoordeling. Toch wist de directie zich op een tiental onderdelen te verbeteren. “De uitkomsten waren voor ons geen verrassing. Daar hebben we de afgelopen jaren met elkaar op ingezet. Het is mooi om te zien dat het is gelukt. We behoren met een gemiddelde van 7,4 nu tot de top van aanbestedende diensten, is ons gezegd. Natuurlijk gaat het niet om dat cijfer maar het is toch leuk om te horen dat we het relatief goed doen”, zegt Albert Verhaar, directeur van de CDIO. Daarmee is Verhaar erg bescheiden want met de behaalde scores op vergelijkbare onderdelen behoort zijn Directie tot de top van heel inkopend Nederland, dus ook van de private sector! Verhaar zegt nog niet klaar te zijn met de professionalisering van zijn organisatie. “We willen doorstomen naar een volledig professionele opdrachtgever die aansluit op een professionele leveranciersmarkt. Op
Verbeteren leveranciersprestaties
Orderrealisatieproces
PE Publiek is een manier om je professionaliteit als opdrachtgever van een aanbestedende dienst te verbeteren. De basis daarvoor is het MSU+ model, dat al eerder in Forte aan de orde kwam. Het model onderscheidt voor acht strategischeen zes ondersteunende processen, tien niveaus van professionaliteit. Aanbestedende diensten krijgen bij een nulmeting inzicht in hun mate van professionaliteit. Op basis daarvan kunnen ze maatregelen nemen om een hoger niveau te bereiken.
Niveau eind 2005 Niveau medio 2008 Groeiniveau Max. score markt
In- en uitbesteden
Strategisch kostenmanagement
sommige onderdelen kunnen we onze prestaties zelf nog verder verbeteren. Op andere onderdelen zijn we afhankelijk van het aspiratieniveau dat de Centrale Inkoop Organisatie nastreeft. Wij lopen een beetje voor de troepen uit. Maar wel als verkenner, zeg ik er altijd bij.”
Inkooppakketstrategie
Optimaliseren leveranciersbestand
Ontwikkelen leverancier
Resultaten audit strategische processen van CDIO ministerie van Buitenlandse Zaken
E-veilen populair bij Waterschap Zeeuwse Eilanden E-veilen is niet alleen geschikt voor de inkoop van potloden of elektriciteit. Het Waterschap Zeeuwse Eilanden deed het afgelopen jaar goede ervaringen op met het e-veilen van Werken. “De volgende stap is e-veilen opnemen in ons inkoopbeleid.” Coen Bertijn is de man die vijf e-veilingen binnen een jaar opzette en begeleidde. Hij werkt bij de afdeling projectrealisatie, het interne ingenieursbureau van het waterschap. Aanleiding om met e-veilen te beginnen was de aankondiging dat TenderNed zou worden voorzien van een faciliteit voor e-veilen. “Het hoofd van de afdeling, Kees Minderhoud, vond e-veilen direct iets voor onze club. Met TenderNed schiet het nog niet zo op, maar wij hebben in dat jaar toch de nodige ervaring kunnen opdoen. Die pakte zonder meer positief uit. De eerste veiling betrof de versterking van een aantal wegen. Dat was natuurlijk spannend. Gelukkig verliep die gesmeerd en waren we over de prijs ook prima tevreden.”
Het waterschap liet zich voor de techniek bijstaan door het Nederlands Inkoopcentrum. Men koos bij de eerste e-veiling voor een onderhandse aanbesteding. Dat bood de mogelijkheid aannemers te kiezen die niet bij voorbaat afwijzend tegenover een veiling stonden. In de praktijk bleken dat de wat grotere aannemers te zijn.
uitvoeringsduur. Al met al zie ik een zonnige toekomst voor e-veilen bij het waterschap.” Het is duidelijk dat e-veilen ook in de GWW-sector een aantrekkelijke optie is, ook al gaat het om unieke projecten.
Voor het waterschap is de fase van experimenteren met e-veilen achter de rug. “We denken momenteel na over een veiling op basis van de emvi. Partijen kunnen extra punten verdienen met bijvoorbeeld een kortere
E-veiling onderhoud onderwijsgebouw WUR groot succes Wageningen Universiteit en Researchcentrum besteedde afgelopen juli het onderhoud van haar nieuwe centrale onderwijsgebouw aan via een e-veiling. Die veiling op basis van emvi leverde de universiteit één contractpartner op voor zowel het preventief als correctief onderhoud. De deelnemende partijen kregen door de veiling beter zicht op de actuele waarde van dit soort contracten. Harry Kester is senior inkoper bij het shared service centrum inkoop van de Wageningen Universiteit en Researchcentrum (WUR) en houdt zich met name bezig met vastgoed en energie. Na een eerdere pilot wilde WUR voor het nieuwe centrale onderwijsgebouw van 25.000 m2 netto, toe naar één omvattend onderhoudscontract.“We hebben in overleg met onze adviseur Cosource, gekozen voor een e-veiling van een prestatiecontract voor drie jaar, met optie voor twee aanvullende jaren. Ook hebben we heel bewust gekozen voor emvi, waarin de kwaliteitsaspecten voor 60% meetelden. Want een veiling levert meestal wel een
marktconforme prijs op. Dat bleek ook hier weer.” Na afloop van de veiling was er bij alle deelnemers tevredenheid. “Ook de verliezende partijen gaven aan dat ze veel hadden opgestoken van de veiling. Behalve vaste prijzen voor het preventieve en correctieve onderhoud, kon men ook een prijs afgeven voor de uurtarieven van technici bij incidentele onderhoudskwesties. Dat leverde iedereen veel informatie op over de marktwaarde van onderhoudswerkzaamheden.” De volgende uitdaging ligt bij de contractbeheerder, Eric Schilp van de afdeling vastgoed en bouwzaken. Die gaat zich bezighouden met het management van het contract. “We gaan sturen op een aantal
Atlas gebouw, Wageningen Universiteit en Researchcentrum kritische prestatie-indicatoren, KPI’s. Dat vraagt een andere aanpak van ons maar zeker ook van onze contractpartner. Want op hem rust de schone taak om met alle onderaannemers goede afspraken te maken. Dankzij dit contract hebben wij gelukkig te maken met één aanspreekpunt.” 3
Nieuwe Aanbestedingswet
Uithuilen en opnieuw beginnen In juli maakte de Eerste Kamer korte metten met de Aanbestedingswet. Tot opluchting van de inkoopwereld, maar tot verdriet van het bedrijfsleven. Het kabinet Balkenende IV wil nog deze periode een nieuwe versie in procedure brengen. De eerste stappen zijn inmiddels gezet. Meer professionaliteit, strengere eisen aan integriteit en proportionaliteit, betere naleving en eenvoudiger implementatie van nieuwe en bestaande Europese regels, bevordering van innovatie en vermindering van de uitvoeringslasten. Dat is wat de Aanbestedingswet de (semi)publieke inkoopwereld beoogde te brengen. De Tweede Kamer stemde in 2006 al met het voorstel in. Dat kostte betrekkelijk weinig moeite; de wetstekst nam maar negen pagina’s in beslag. De nadere invulling van de wet met amvb’s lieten de partijen eensgezind over aan het ministerie van EZ. Het ministerie kwam in november 2007 met een Consultatiedocument als aanloop naar de verdere uitwerking van de wet in een tweetal amvb’s. Deze manier van werken met een wet op hoofdlijnen en relatief gemakkelijk te wijzigen algemene maatregelen van bestuur wordt steeds vaker toegepast. De consultatie riep veel reacties op waarmee weinig werd gedaan volgens een aantal van de geconsulteerde partijen. Dit was voor NEVI aanleiding voor het plaatsen van een paginagrote advertentie in enkele dagbladen aan de vooravond van de behandeling in de Eerste Kamer. Die advertentie, waarin de Eerste kamer werd opgeroepen niet in te stemmen met het wetsvoorstel trok de nodige aandacht.
Kritiek vanuit Eerste Kamer Tot teleurstelling van allen die aan het wetsvoorstel hadden meegewerkt haalde de Eerste Kamer zijn grondwettelijk recht uit de kast en verwierp het wetsontwerp. Integraal, want de Eerste Kamer heeft geen recht van amendement. Met als belangrijkste argument dat de wet te ‘leeg’ zou zijn en de nadere regelgeving met amvb’s te weinig ruimte voor parlementaire controle zou bieden. Voor minister Van der Hoevens gepassioneerde verdediging van het voorstel bleken de meeste Eerste Kamerleden niet gevoelig; de kwaliteit van het voorstel vond men onvoldoende. Ook vreesden velen voor toename van bureaucratie en van juridische procedures. Die redenen sloten aan bij de meer inhoudelijke kritiek die vooral van inkopers, maar ook van juristen en wetenschappers kwam. Inkoopprofessor Jan Telgen verwoorde
4
die kritiek in zijn reactie op het Consultatiedocument als volgt: “…de voorgestelde regelgeving blijkt als basisprincipe niet te bouwen op de professionaliteit van de inkopers en leveranciers, maar is gebouwd op een fors aantal procedures en regels.” Het bedrijfsleven, met het mkb voorop, toonde zich teleurgesteld na afloop van de stemming in de Eerste Kamer. Zij hadden de hoop dat de nieuwe wet een einde zou maken aan (te) vergaande eisen voor inschrijvende partijen. Maar dat is dus voorlopig ook van de baan.
Op weg naar een nieuwe Aanbestedingswet Inmiddels is bekend geworden dat het kabinet Balkenende IV nog deze kabinetsperiode een nieuw
wetsvoorstel wil laten vaststellen. Dat is een ambitieuze opgave, omdat de voorbereidingstijd van de vorige Aanbestedingswet zo’n vier jaar was. Voor de zomer van 2009 wil EZ het nieuwe voorstel bij de Raad van State voor advies indienen. In november 2008 konden vertegenwoordigers van opdrachtgevers en aanbestedende diensten hun opvattingen laten horen tijdens twee consultatiebijeenkomsten, georganiseerd door EZ. Bij de begrotingsbehandeling van EZ eind oktober in de Tweede Kamer is maar zijdelings over de Aanbestedingswet gesproken. Wel heeft de minister op vragen van Kamerleden laten weten dat zij meer aandacht voor professionalisering van de inkoopfunctie bij overheden op zijn plaats vindt.
Slim advies inkopen
irecte inhuur via D open marktplaats UWV huurt sinds een jaar tijdelijk personeel op een innovatieve manier in. Alle aanvragen staan op een elektronische marktplaats waarop iedere leverancier direct kan inschrijven. “Het levert betere kwaliteit voor een scherpere prijs”, meent Jorrit Schmidt, “maar het grootste voordeel is dat we zelf ook efficiënter werken.” Jorrit Schmidt, manager Inkoop HRM bij UWV: “... de interne organisatie verloopt nu veel efficiënter“ Niet alleen de jaarlijkse hoge kosten van inhuur lagen aan de basis van het idee, maar ook de wens om directer met zzp-ers en het mkb te werken. “Wij hebben behoefte aan flexibele adviseurs die hoge kwaliteit leveren. Bemiddelingsbureaus die niets toevoegen, wilden we kwijt”, zegt Schmidt, manager Inkoop HRM bij UWV.
Bewustwording en inzicht Dat lijkt met de UWV Marktplaats te lukken. Met deze manier van werken zet de organisatie druk op de markt, hetgeen tot lagere prijzen leidt. Maar dat is niet het enige voordeel, want ook de interne organisatie verloopt nu veel efficiënter. “Het dwong ons om heel goed na te denken over de inhuur. Door die bewustwording huren we sowieso al minder in. We benutten meer boventallig eigen personeel. Verder verloopt ons inkoopproces van adviesdiensten veel gestructureerder en sneller. Tussen opdracht uitzetten en inhuur zitten twee weken. We weten exact welke adviseur waar zit en alle contracten en verklaringen zijn uniform geregeld.” In de praktijk komt een opdracht op de digitale marktplaats van UWV als de opdracht niet onder een mantelcontract valt en er geen interne kandidaat is. Ingeschreven leveranciers ontvangen automatisch een e-mail en kunnen hun offerte indienen.
“Het is een transparant en gedigitaliseerd proces, waarin we als het ware de gang van zaken bij Europese aanbestedingen kopiëren”, verklaart Schmidt. “We publiceren gunningscriteria en selecteren het beste aanbod. Niet alleen de kwaliteit en prijs wegen. Ook wie van het openbaar vervoer gebruikmaakt, heeft een streepje voor. Ik durf zelfs zo ver te gaan dat wij als publieke instelling als harde eis moeten stellen dat leveranciers die met ons zaken willen doen, een bepaald percentage Wajongers in dienst moet hebben. De afstand tussen de mens en de arbeidsmarkt verkleinen is immers onze opdracht. Aan die doelstelling kunnen wij met ons inkoopbudget bijdragen.”
PIANOo bij InfraTech PIANOo presenteert zich tijdens InfraTech, dè ontmoetingsplaats voor de infrastructuur. De beurs vindt plaats van 13 t/m16 januari in Ahoy Rotterdam. PIANOo is aanwezig met een informatiestand en verzorgt op 14 januari diverse voordrachten. Minister Van der Hoeven neemt op 15 januari hier de Leidraad aanbesteden in ontvangst. Informatie: www.infratech.nl
Genoeg ruimte om innovatief te zijn Schmidt zegt het met enige bravoure in zijn stem. Het liefst ziet hij een nog grotere marktplaats van meerdere overheidsorganisaties ontstaan. “Ik vind dat wij ons niet zo afhankelijk moeten opstellen ten opzichte van leveranciers. Ook de wet biedt genoeg ruimte om innovatief te werk te gaan.” De enthousiaste manager, die in verschillende bedrijfstakken ervaring heeft opgedaan, geeft nog wat tips mee aan organisaties die een marktplaats willen opzetten: “Begin het liefst klein, desnoods handmatig. Denk niet vanuit bestaande functies, maar gebruik wel de HRM-expertise.”
PIANOo bij congres Gemeentelijk Inkoopplatform (GIP) Ook voor gemeentelijke inkopers is het PIANOo-netwerk van belang. PIANOo zal op 22 januari haar expertise en producten presenteren tijdens het jubileumcongres van het GIP in Nijmegen. Informatie: www.gip.nl 5
Slim advies inkopen
M aatwerk voor de juiste persoon Een adviseur inhuren is moeilijker dan een gewone ‘inkoop’ doen, zo vinden veel inkopers. Want hoe weet je zeker dat de persoon in kwestie aan je verwachtingen voldoet? ”Heel zorgvuldig en slim omgaan met selectie- en gunningscriteria is een eerste vereiste”, zegt Jos Schreijen, accountmanager gemeenten bij PIANOo. Jos Schreijen, accountmanager gemeenten bij PIANOo: “Ook in de dienstenmarkt moet er gezonde concurrentie zijn“
Inkopen van advies is ingewikkeld omdat het een immateriële dienst is die wordt geleverd in de vorm van kennis en competenties. “En hij komt veelal tot stand in een wisselwerking met de klant”, voegt Jos Schreijen toe, “daarom vallen opdrachtgevers vaak terug op mensen die ze al kennen en vertrouwen. Begrijpelijk maar niet altijd een goede keuze. In voorkomende gevallen moet voldaan worden aan de Europese aanbestedingsplicht. Ook in de dienstenmarkt moet er gezonde concurrentie zijn.”
Precisiewerk Organisaties geven aan dat ze moeite hebben om de eisen aan een dienstverlener op de juiste manier te vertalen naar selectieen gunningscriteria. “Begrijpelijk, want het is precisiewerk”, meent Schreijen. “Op basis van selectiecriteria, bijvoorbeeld opleiding of diploma’s dien je de geschiktheid van de adviseur te bepalen. De kwaliteit van de aangeboden dienst beoordeel je met gunningscriteria.” Maar daar gaat het volgens hem met name bij Europese aanbestedingen nog wel eens mis. “Uitgangspunt blijft dat geschiktheidseisen gebruikt moeten worden als selectiecriteria. Sommige specifieke geschiktheidseisen mag je echter wel opnemen in de gunningscriteria, maar dat kan alleen als de 6
opdracht bijzondere eisen stelt aan de dienstverlener. Die moeten dus direct verband houden met de opdracht en proportioneel zijn. En het mag niet dubbelop. Wie als eis stelt dat een dienstverlener een bepaalde ervaring heeft en daarop selecteert, mag diezelfde eis niet nogmaals gebruiken als criterium om de opdracht te gunnen. Dan word je teruggefloten door de rechter.”
De beste persoon binnenhalen Belangrijk dus om heel precies de juiste selectie- en gunningseisen te formuleren waarmee de beste persoon voor de klus binnengehaald kan worden. Als dat goed gebeurt, kan er meer dan je denkt, zegt Schreijen. “Neem het voorbeeld van de gemeente die het leerlingenvervoer aanbesteedde. De eisen aan de rijvaardigheid en opleiding van de chauffeur stonden in de selectiecriteria. Een zwaarwegend gunningscriterium was dat de chauffeur ook ervaring moest hebben in het omgaan met gehandicapte kinderen. De rechter oordeelde dat deze manier van gunnen geoorloofd is, omdat het specifieke kwaliteiten betreft die belangrijk zijn voor de opdracht: het vervoeren van gehandicapte kinderen.” Toch blijft het moeilijk om te beoordelen of geselecteerde kandidaten de juiste ervaring of competenties hebben om een klus te klaren. “Dan kunnen organisaties overwegen of ze een sollicitatiegesprek of zelfs een assessment gebruiken om een objectieve afweging te maken bij de gunning van een opdracht. Het is en blijft maatwerk, zowel voor de opdrachtgever als voor de dienstverlener.”
PIANOo-congres 2009 Op donderdag 4 juni 2009 vindt het jaarlijkse PIANOo-congres plaats in het Beatrixtheater in Utrecht. Na drie succesvolle eerdere edities belooft ook dit congres een belangrijke happening te worden. Noteer de datum vast in uw agenda.
Slim advies inkopen
Lastige lusten voor de overheidsadviseur De overheid wil slim advies inkopen en goede kwaliteit geleverd krijgen. Begrijpelijk, maar Ellen Peper, directeur commercie bij Twynstra Gudde en bestuurslid van de raad van Organisatie-Adviesbureaus (ROA), vindt dat de aanbestedingslasten nu soms te veel op de schouders van de adviesbureaus liggen. “Jammer en onnodig, want met een aantal verbeteringen zou die balans beter in evenwicht zijn.” Ellen Peper, directeur commercie bij Twijnstra Gudde: “... het contact met de opdrachtgever zou beter en directer kunnen“
inhoudelijk deskundige die het advies nodig heeft. Het contact verloopt via de inkoper en vragen worden alleen schriftelijk beantwoord. Ik vind dat de inhoud daardoor ondergesneeuwd raakt; het is een gebrek in de procedure. Het contact zou beter en directer kunnen; dat komt zeker ten goede aan de kwaliteit van het gevraagde advies of de dienst.”
Natuurlijk zijn adviesbureaus erop gebrand interessante opdrachten binnen te halen en goed werk af te leveren. Maar soms wegen de lasten van het offreren niet op tegen de lusten, meent Peper, die sinds tien jaar werkt voor het bekende adviesbureau dat veel klanten bij de overheid heeft. “Daarom selecteren wij steeds kritischer aanbestedingen waaraan we meedoen. We richten ons wat vaker op het bedrijfsleven, hoewel de overheidsmarkt natuurlijk heel belangrijk voor ons blijft.”
Meer begrip
Twynstra Gudde is niet het enige adviesbureau dat klaagt over de administratieve lasten die met het uitbrengen van een offerte gepaard gaan. “Iedere overheidsorganisatie, zelfs de departementen onderling, hebben vaak weer net iets andere formats en richtlijnen. Het kost ons veel tijd om de gevraagde informatie precies op maat te maken. Een centraal punt waar wij die algemene informatie eenmalig zouden kunnen deponeren, zou al enorm veel tijd en geld besparen”, verklaart Peper. Andere verbeterpunten hebben met de inhoud te maken. “Het is heel frustrerend dat er geen dialoog mogelijk is met de
Zij benadrukt dat openbaar aanbesteden op zich niet ter discussie staat. Voor beide partijen werkt dat immers positief. Haar hartenkreet richt zich vooral op de praktische kant. “Iets meer begrip van de opdrachtgever zou veel helpen. Het gebeurt vaak genoeg dat een procedure net wordt uitgezet voordat de vakantie begint en wij ook onderbemand zijn. Of dat een omvangrijke offerte waar heel veel tijd in is gaan zitten, in zijn geheel aan de kant wordt gelegd omdat er een klein, onbelangrijk detail niet klopt. Wat me ook verbaast is dat we soms met grote inzet een mantelovereenkomst afsluiten en dat die vervolgens niet wordt benut.”
Frisse kijk Goed opdrachtgever- en opdrachtnemerschap betekent dat er een goede match op de inhoud van de vraag is. Dat is volgens Peper hoe de overheid en de adviseur samen zouden moeten werken. Een kleinere en flexibele (rijks)overheid, die inhuur van externen moet beperken, ziet zij niet als een bedreiging. “Een kleine overheid zou juist gebaat zijn bij een flexibele schil om zich heen van adviseurs die alleen worden ingeschakeld als het nodig is. Omdat wij klanten hebben in de verschillende overheidsbranches, in de hele keten, hebben onze adviezen toegevoegde waarde, zijn ze vaak innovatiever. Een frisse kijk van buitenaf blijft altijd nodig.”
7
Aannemer Piet van Dijk: “De basis is vertrouwen.”
Nieuwe allianties uitproberen Vijf tips van Van Dijk: geef ruimte en vertrouwen
“Ik kan het niet vaak genoeg zeggen. Innovatief aanbesteden, nieuwe contractvormen uitproberen: het kan alleen als de partijen elkaar vertrouwen.” Piet van Dijk, directeur van een aannemersbedrijf in Midden-Delfland, zegt het overtuigd. En hij doet er concreet iets aan, bijvoorbeeld door jonge ondernemers en jonge ambtenaren bij elkaar te brengen.
Waarom juist jongeren?
Is het mkb daar wel klaar voor?
“Er moet iets veranderen in de bouwwereld. We zoeken nieuwe vormen van innovatief aanbesteden en deze jonge mensen hebben de toekomst. Het is belangrijk dat zij met elkaar van gedachten wisselen en aan de slag gaan. Daar komt bij dat ze niet de ballast uit het verleden met zich meedragen.” Van Dijk doelt op het wantrouwen dat na de parlementaire enquête over de bouwfraude bij alle partijen groot was. Sindsdien organiseerde hij op zijn bedrijf meerdere bijeenkomsten waar de verschillende partijen uit de bouwwereld en de lokale overheid bij elkaar kwamen.
“Het mkb kan die vernieuwing aan en is flexibel genoeg, maar ook hier moet aan het vertrouwen worden gewerkt. Het gebeurt nog te vaak dat een bedrijf dat een onderaannemer zoekt, het onderste uit de kan probeert te halen. Uiteindelijk gaat het erom dat je niet uitsluitend voor de laagste prijs gaat, maar voor de beste prijs-kwaliteitverhouding. Vertrouwen is voor mij het sleutelwoord, ook aan de kant van de opdrachtgevers. Ambtenaren worden wel eens teruggefloten. Ik wijt het aan angst van de politiek. Vaak is men bang onderuit te gaan door onvoldoende kennis.”
Ook de Regieraad Bouw Regio Randstad is daarvoor ingesteld. Hierin werken de overheid en het bouwbedrijfsleven samen aan het herstel van vertrouwen. Zij organiseren workshops en proefprojecten met de bedoeling de vernieuwingen in de dagelijkse bouwpraktijk uit te voeren. Van Dijk is er lid van en vertegenwoordigt het mkb. “Uiteindelijk moet je het gewoon gaan doen. Zoek andere, innovatieve wegen, sluit nieuwe allianties. Experimenteer met gunnen op waarde; er zijn al diverse studies voor gedaan. Probeer het uit in pilots en volg het verloop. Maar het mooiste is om bouwteams te vormen, waarin je alle betrokkenen bij elkaar brengt. De opdrachtgever, de architect, de aannemer enzovoorts. Controleer elkaar op afspraken en leer van fouten die je maakt.” Uit zijn ogen vonkt het enthousiasme, niet gehinderd door het feit dat hij zeven jaar geleden al de pensioengerechtigde leeftijd bereikte. “Ik ga door want ik zie die nieuwe kansen. En natuurlijk is het niet gemakkelijk om op vertrouwensbasis samen te werken. Alle partijen moeten hieraan werken. Zowel de politiek als de bouwwereld zelf.” 8
1 Bekijk of het aanbestedingsbeleid wel ruimte geeft aan vernieuwing 2 Stel geen onredelijke eisen aan omzet en ervaring, want dat sluit het mkb buiten 3 Ondernemers en aanbestedende diensten: ga bij elkaar zitten en werk aan vertrouwen 4 Durf buiten de regels te denken 5 Deel de kennis van PIANOo ook met het bedrijfsleven Meer weten over de Regieraad Bouw? Kijk op www. regieraadbouwrandstad.nl
Piet van Dijk op zijn praatstoel: dat levert een verhaal op van een aannemer met daadkracht en fantasie die een familiebedrijf heeft doen uitgroeien tot een onderneming met meer dan honderd werknemers. “Innovatief werken is mijn motivatie. Dat hebben wij onder andere gedaan in grote projecten om verzakte woonwijken te herstellen. Je brengt je kennis in en dan werk je steeds in fases verder. Je kunt er bij wijze van spreke per onderdeel uitstappen. Maar de basis is vertrouwen.”
Piet van Dijk, directeur aannemersbedrijf: “We zoeken nieuwe vormen van innovatief aanbesteden en jonge mensen hebben de toekomst“
Rotterdam dicht bij CPO-award 2008 De benoeming tot CPO (Chief Procurement Officer) van 2008 ging net voorbij aan Marcel de Ruiter, CPO van de gemeente Rotterdam. Toch kijkt hij met veel genoegen terug op zijn nominatie. “Het is op zich al een eer tot de vier besten te worden gerekend.”Bij de vierde verkiezing van de CPO van het jaar op 30 oktober 2008 waren twee van de vier genomineerden afkomstig uit de publieke sector. Naast Marcel de Ruiter ging het om Frank Steller van de Nederlandse Spoorwegen. De andere twee genomineerden kwamen uit het bedrijfsleven: Herman van den Hoogen van Corus en Ton Geurts van Akzo Nobel. Uiteindelijk ging de titel naar Ton Geurts. De CPO-dag werd vakkundig geleid door Jort Kelder, in een met 250 mensen uitverkocht Spant in Bussum. Behalve de CPO van het jaar werd ook het Young Talent van het jaar gekozen: Elize van de Wetering, werkzaam bij Philips. Het optreden op de CPO-dag beleefde Marcel de Ruiter als een bijzonder moment in zijn carrière. “Ik vond het een fantastisch evenement. Het is zeer eervol om genomineerd te zijn voor deze prijs en op het podium te mogen staan naast mensen als de winnaar, Ton Geurts. Ik zie het als een erkenning vanuit de inkoopwereld voor wat we in Rotterdam hebben bereikt. Die nominaties gaan niet over één nacht ijs. Van tientallen namen die
door professionals zijn voorgesteld, bleven onze vier over. De verkiezing was tot op het laatste moment spannend. Ik ben heel blij dat ik deze dag van zo dichtbij heb mogen meemaken. Een eer die ik graag met mijn collega’s deel.”
Marcel trad in 2006 aan als CPO, om de overgang van het Inkoopbureau naar een shared servicecentrum in goede banen te leiden. Op 1 oktober 2008 werd dat centrum feestelijk geopend. “In die twee jaar hebben we met elkaar een forse slag gemaakt. De inkoop is nu deels centraal georganiseerd. Op die manier kunnen we beter voldoen aan de eisen van rechtmatigheid. Dat was ook het doel toen B&W destijds de beslissing nam om de inkoop verder te professionaliseren. Naast natuurlijk financieel voordeel. Alle aanbestedingen van de gemeente Rotterdam boven de Europese drempel verlopen via ons. Daarnaast bieden we intern een keur aan ondersteuning en advisering aan. Zoals een website waar je bestellingen kunt uitkiezen en plaatsen. Net alsof je via een internetwinkel een boek kiest en koopt.” Hoewel ook bij eerdere CPO-verkiezingen enkele van de genomineerden uit de publieke sector kwamen, wist tot nu toe geen van hen de prijs in de wacht te slepen. Is het voor CPO’s uit de publieke sector extra moeilijk winnaar te worden? Marcel de Ruiter denkt van niet. “Ik zie dat niet als een handicap of een beperking. Ton Geurts is echt een topper. Misschien dat men in het bedrijfsleven een voorsprong heeft; men is daar al veel langer met professionalisering bezig. Het grootste verschil is de Europese aanbestedingsplicht. Maar het zou natuurlijk prachtig zijn als een keer iemand uit de publieke sector wint.” 9
Meer smaken mogelijk voor gemeenten Veel gemeenten willen graag arbeidsgehandicapten en werklozen aan een baan helpen met hun inkoop. Daarom plaatsen ze bijvoorbeeld orders bij een sociale werkplaats. Maar er zijn meer mogelijkheden om deze groep mensen werk te bieden. PIANOo Vakgroep Aanbestedingsrecht heeft een overzicht gemaakt van de keuzen die gemeenten hierbij hebben, aangevuld met de juridische en inkooptechnische haken en ogen die er aan kleven. Handig voor gemeenten die een verantwoorde keuze willen maken.
Medewerker Haegheflor (kwekerij van de Haeghe Groep, sociaal werkbedrijf in Den Haag)
10
Meer mogelijk dan alleenrecht
Alle varianten op een rij
Veel gemeenten kiezen nu voor alleenrecht als contractvorm. Dit houdt in dat zij een exclusief recht verlenen aan bijvoorbeeld een sociale werkplaats om een bepaalde dienst te leveren. Onder strikte voorwaarden is dat een geaccepteerde gang van zaken. Maar er zitten ook nadelen aan. Alle uitzonderingen moeten namelijk goed worden verantwoord. Dat werpt in de praktijk een drempel op. Inkooptechnisch gezien bespaart de gemeente met directe gunning transactiekosten uit. Maar het gebrek aan concurrentie, gevolgen voor de marktverhoudingen en onduidelijkheid in de bepaling van prijs zijn weer nadelig.
In de factsheet wordt uitgebreid ingegaan op de mogelijkheden: van het een-op-eengunnen tot aan het volledig openbaar aanbesteden, met alle mogelijke varianten er tussenin. “Het doel van de gemeente is natuurlijk om met hun inkoopbeleid de kwetsbare groep arbeidsgehandicapten en werklozen volwaardig werk in de samenleving te bieden. Wij adviseren gemeenten om daarbij heel bewust te kiezen voor een bepaalde, en passende vorm van opdrachtverlening. Er zijn veel meer smaken dan het alleenrecht! Met dit overzicht kunnen gemeenten, afhankelijk van hun individuele situatie, die beslissing goed afwegen”, aldus Waterman.
“Gemeenten stelden ons veel vragen of dat niet anders kan”, legt Ditmar Waterman, adviseur bij PIANOo en een van de opstellers, uit. “Daarom hebben wij alle mogelijke samenwerkingsvormen op een rijtje gezet. Maar dat niet alleen. Ook het inkooptechnische voor en tegen hebben we benoemd. Zo kunnen gemeenten weloverwogen kiezen of ze bijvoorbeeld een opdracht uitbesteden of inbesteden.”
De factsheet Betrekken van arbeidsgehandicapten en werklozen bij overheidsopdrachten kunt u downloaden via de website www.pianoo.nl of telefonisch aanvragen op (070) 349 07 77.
Medewerkster bij Schoon Schip (schoonmaakbedrijf van de Haeghe Groep, sociaal werkbedrijf in Den Haag)
PIANOo bezint zich op toekomstige rol Gaat PIANOo zich inzetten voor een College van Beroep en Bezwaar voor overheidsaanbestedingen? Wat vindt PIANOo van de initiatieven voor een tenderboard? En welke issues vragen komend jaar aandacht van PIANOo? Deze en enkele andere vragen kregen de veertig deelnemers aan het Diner Pensant op 7 oktober voorgeschoteld. Op deze manier wilde PIANOo zijn stakeholders betrekken bij het jaarplan voor 2009. Vijf vragen aan directeur Wouter Stolwijk over PIANOo als expertisecentrum.
Wat was de aanleiding voor dit diner pensant? “PIANOo is nu drie jaar bezig aan het opbouwen van zijn netwerkorganisatie. Een belangrijk resultaat daarvan is PIANOo-desk. Dit discussieplatform op internet functioneert heel goed voor de inkoopcommunity bij de overheid. Overheidsinkopers hebben een eigen gezicht gekregen. Wetenschappers erkennen het vak als een bijzonder terrein. Het is nu tijd voor nieuwe accenten, vindt ook onze opdrachtgever EZ. PIANOo moet meer een expertisecentrum worden. En omdat we een organisatie zijn van en voor inkopers, willen we daar met een aantal mensen uit ons netwerk richting aan geven. Vandaar dit diner pensant, dat overigens bijzonder geanimeerd was en ons veel stof heeft gegeven om over na te denken.” Kunt u een voorbeeld geven? “Een van de vragen die we stelden was of het zinnig is een geschillencommissie voor overheidsaanbestedingen in te stellen, een soort raad van wijzen. Een instantie die snel een gezaghebbende uitspraak kan doen bij geschillen tussen aanbestedende diensten en marktpartijen. Dat idee moeten we nader onderzoeken. Het is niet iets dat PIANOo zelf zou moeten doen; PIANOo is een tijdelijke organisatie en geeft vooral adviezen. Wij zouden die instantie natuurlijk wel met onze kennis kunnen ondersteunen.” Gaat PIANOo een andere koers varen? “Koersverandering is een groot woord. Ik praat liever over andere accenten. PIANOo heeft eerst een kennisnetwerk opgebouwd; een platform waarop kennis en inzichten worden uitgewisseld. Nu is er als volgende stap meer behoefte aan beslechting van discussies en verdieping van kennis. Dat betekent dat PIANOo meer standpunten
zal innemen, adviezen zal geven en uitdragen. Overigens nog steeds gebaseerd op de verzamelde expertise van het netwerk. Wij weten bij PIANOo met zijn twintigen natuurlijk nooit méér dan de duizenden inkopers en aanbesteders in de praktijk.” Wat betekent dat voor de activiteiten van PIANOo volgend jaar? “We hebben onlangs twee nieuwe juristen mogen verwelkomen bij onze crew. Die gaan we inzetten om inhoudelijke uitspraken te doen, bijvoorbeeld in de vorm van position papers of in de vorm van samenvattingen en conclusies van discussies op PIANOo-desk. Verder willen we ook de samenwerking met beleidsmakers versterken en met de mensen die zich bezighouden met de wetgeving. Hierbij letten we vooral op de positieve of negatieve invloed van de regels op het leven van de overheidsinkoper. Er is spanning tussen de privaatrechtelijke aard van inkoopacties en de publiekrechtelijke context waarin die plaatsvinden. Anders gezegd: als je een goede deal gesloten hebt voor je baas, vraagt hij: “Heb je je wel aan de regels gehouden?” en als je je aan de regels hebt gehouden vraagt hij: “heb je wel een goede deal gesloten.“ Komt er volgend jaar weer een diner pensant? “De vorm is zeker voor herhaling vatbaar. Maar eerst gaan we de ideeën van dit diner uitwerken. En terugmelden aan de deelnemers wat we ermee gaan doen, ook als we van een idee afscheid nemen. Dat verdient iedereen die de moeite heeft genomen om uit Friesland of waar dan ook te komen, om met ons mee te praten.”
Impressie Diner pensant, stakeholders denken mee over toekomstige rol PIANOo Foto boven voorgrond: Wouter Stolwijk, directeur PIANOo 11
Bert Slits
Gemeentelijke samenwerking floreert op PIANOo-desk Als inkoopcoördinator bij de gemeente Schijndel is Bert Slits een actieve begeleider van een gebruikersgroep op PIANOo-desk. Het bracht de samenwerking tussen twintig Brabantse gemeenten die erop zijn aangesloten naar een hoger niveau.Hoe ‘werkt’ de inkoop bij een gemeente? Bij een gemeente werken is leuker en houdt veel meer in dan ik van tevoren dacht. Je hebt met totaal uiteenlopende zaken op inkoopgebied te maken; het gaat over groenvoorzieningen, huishoudelijke hulp tot en met de bouw van een school. Sinds twee jaar ben ik inkoopcoördinator, een nieuwe functie. Dan moet je wel laten zien wat je meerwaarde is. Concreet merken mijn collega’s dat er nu meer overzicht en kennis beschikbaar is. We hebben bijvoorbeeld een aanbestedingsregister via intranet opgezet. Een nuttige bron van informatie voor onze organisatie. Een contractenregister is ook in de maak. Verder ondersteun en adviseer ik onze budgethouders bij (Europese) aanbestedingen en bij het opstellen van de offerteaanvraag of een programma van eisen. Je bent heel actief in een gebruikersgroep op PIANOo-desk, hoe is dat ontstaan? Schijndel is een van de twintig Brabantse gemeenten die is aangesloten bij een Inkoopplatform. De leden zijn inkoopcoördinatoren, hoofden facilitaire zaken en mensen van interne zaken of beleidsmedewerkers. Maar de onderlinge communicatie verliep wat stroef. De deelnemers hadden moeite op tijd de agenda of de vergaderstukken bijeen te krijgen. Toen ben ik met een gebruikersgroep op PIANOo-desk gestart. Ik zet alle informatie in de goede mappen, breng vragen in het forum onder, plaats agenda’s en verslagen enzovoorts. En nu loopt het als een trein; de uitwisseling is levendig en veel effectiever. De leden komen er niet alleen kennis halen maar ook brengen. Ze publiceren stukken waar ook anderen weer wat aan hebben.
EXPERTISECENTRUM AANBESTEDEN
Welke resultaten hebben jullie geboekt? We werken veel samen bij regionale aanbestedingen. Dan gebruiken we het forum op PIANOo-desk voor een inventarisatie van wensen of voor onderlinge vragen. Behalve dat we zorgen voor een goede inkoop tegen een goede prijs, vind ik dat het de kwaliteit van ons werk verhoogt. Je kunt bijvoorbeeld aantonen hoeveel facturen je samen krijgt of van welke leveranciers je gebruikmaakt. Daarop kun je je beleid bijsturen. Verder zie je dat de samenwerking zich verbreedt. We begonnen met gezamenlijke aanschaf van bijvoorbeeld papier, kantoorartikelen of andere facilitaire zaken. Nu zoekt men elkaar ook op het gebied van ruimtelijke ordening en sociale zaken meer op. Wij proberen daar op ons eigen platform op PIANOo-desk invulling aan te geven. Dat kost wel tijd, want ook hier gaat samenwerken op basis van goed vertrouwen. Mijn ervaring is dat PIANOo-desk daarvoor een heel handig en nuttig instrument is.
Paspoort Naam: Bert Slits (56) Functie: Inkoopcoördinator bij de gemeente Schijndel Vorige functie: onder andere hoofd Facilitaire Zaken in Schijndel, vóór 2002 projectleider bij KPN. Beïnvloedbaar inkoopbudget: 10 miljoen euro (op een begroting van 40 miljoen) in 2007 Aantal budgethouders: 55 Wapenfeit op inkoopgebied: zorgt als aanjager op PIANOo-desk voor een levendige samenwerking binnen gemeenten
