Bij het ter perse gaan van deze Forte was het consultatiedocument voor de nieuwe aanbestedingswet nog niet gereed. Deze zetten wij op onze portal en op PIANOo-desk. U kunt uw reactie op het document geven op PIANOo-desk. PIANOo bundelt deze reacties en geeft ze aan de directie Marktwerking van het ministerie van Economische Zaken.
Gesprek opdrachtgevers en opdrachtnemers
Forte#06
Selectie en gunning Met trots over succesvolle projecten praten Auto’s inkopen of ICT: een wereld van verschil Groene energie voor zes gemeenten tegelijk Liever 10 geboden dan 100 meter wetboeken
Jaargang 02, december 2007 - www.pianoo.nl -
[email protected]
Colofon Forte is een uitgave van PIANOo, het kennisnetwerk voor aanbesteden in de publieke sector. Postbus 20101, 2500 EC Den Haag, tel. 070 3490 777. Tekstbijdragen van Ank Benko, Carla van den Bergen, Olga van Oort. Eindredactie: Dialoog tekstbureau Den Haag. Fotografie: Loes Schleedoorn, Irene van Riet (p.12). Illustraties: Margreet de Heer. Ontwerp Besides Purple Amsterdam. Vormgeving en druk: ministerie van Economische Zaken, afdeling PGF.
05 06 08 09 10 12
PIANOo-congres 2008 5 juni 2008: een datum die u alvast in uw agenda kunt noteren. Dan organiseert PIANOo voor de derde keer haar jaarlijkse congres, deze keer in Congrescentrum Orpheus in Apeldoorn. We werken nu aan de invulling van het programma en ontvangen daarvoor via PIANOo-desk graag uw suggesties! U kunt erop rekenen dat het programma voor iedere inkoper – met een klein of groot inkoopbudget, veel of weinig ervaring – iets te bieden heeft. Als uw gegevens bij ons bekend zijn ontvangt u tijdig een uitnodiging. Houd ook www.pianoo.nl in de gaten voor het laatste nieuws.
Meer wet- en regelgeving op onze website PIANOo gaat op www.pianoo.nl meer juridische informatie op het gebied van aanbestedingen aanbieden. Onder ‘Wet- en regelgeving’ vindt u sinds enige tijd bijvoorbeeld al de oude nieuwsbrieven van het Interdepartementaal Overleg Europese Aanbestedingsvoorschriften (IOEA). Deze nieuwsbrief is inmiddels opgeheven, maar biedt genoeg praktische informatie waar u uw voordeel mee kunt doen. Denk bijvoorbeeld aan belangrijke uitspraken van het Europese Hof van Justitie / Europese Commissie, wijziging van richtlijnen en interpretatievraagstukken. PIANOo zal binnenkort ook uitspraken van de juridische vakgroep op de website gaan plaatsen. Deze vakgroep van PIANOo bestaat uit een aantal (aanbesteding)juristen en inkoopprofessionals van grote overheidsorganisaties. Samen bespreken zij actuele, juridische ontwikkelingen en spraakmakende aanbestedingscases met als doel deze praktisch en breed beschikbaar te maken voor inkopers en/of juridische adviseurs bij de overheid.
Online bestekkenbibliotheek ‘Wie wil er meedenken over de ontwikkeling van een bestekkenbibliotheek?’ Deze oproep van PIANOo leverde afgelopen zomer een stroom aan reacties op PIANOo-desk op. Er blijkt een grote behoefte te zijn aan het (online) uitwisselen van bestekken. Veel van de deelnemers in de discussie riepen op om er een openbare bibliotheek van te maken, die ruimte biedt voor reacties op bestekken. Dat komt de kwaliteit van bestekken en daarmee dus ook de professionalisering van aanbestedingen ten goede. De bestekkenbibiotheek komt er. PIANOo heeft – met behulp van een klankbordgroep – alle reacties verwerkt in een programma van eisen en een concept functioneel ontwerp. Op dit moment loopt de aanbesteding voor de technische ontwikkeling van de bestekkenbibliotheek. De bestekkenbibliotheek wordt een openbare website, die de gebruikers zelf samenstellen. Zij raadplegen de bibliotheek op zoek naar een passend bestek, maar kunnen ook zelf bestekken plaatsen. Bovendien kunnen zij reageren op een bestek of later aanvullende opmerkingen toevoegen aan een eigen bestek. Hiervoor – en voor
het plaatsen en downloaden van bestekken – moeten zij zich wel aanmelden op de website. Hoewel professionalisering het belangrijkste doel is, hoopt PIANOo met de bestekkenbibliotheek ook bij te dragen aan een betere relatie tussen overheidsopdrachtgevers en marktpartijen (in het bijzonder MKB). Naast overheidsinkopers hebben ook inschrijvers en commerciële inkopers toegang tot de bestekkenbibliotheek. PIANOo wil de online bestekkenbibliotheek tijdens het PIANOo-congres op 5 juni 2008 lanceren.
IPPC 2008 in Amsterdam Ervaren inkopers en aanbesteders die kennis willen uitwisselen met internationale vakgenoten gaan van 28 tot en met 30 augustus 2008 naar Amsterdam. Want daar speelt zich de International Public Procurement Conference (IPPC) af. IPPC is dé internationale conferentie op het gebied van inkopen en aanbesteden. Het programma wordt ingevuld met artikelen/ voordrachten (papers) van internationale deelnemers uit de hele wereld. Zo leverde de oproep voor long papers maar liefst 54 abstracts uit 21 landen op. De organisatie ontving bovendien een overweldigend aantal reacties van wetenschappers die long papers willen beoordelen. Die beoordeling vindt op dit moment plaats. Tot 1 maart 2008 is het nog mogelijk om abstracts voor short papers in te dienen. Deze derde editie van IPPC wordt georganiseerd door PIANOo, NEVI Publiek, de leerstoel Inkoopmanagement (Universiteit Twente) en Rijkswaterstaat. Meer informatie vindt u op www.ippc2008.nl.
Nog meer mogelijkheden met PIANOo-desk PIANOo-desk wordt verbeterd! Binnenkort zorgt een aantal nieuwe functionaliteiten ervoor dat de desk nog beter functioneert. Een greep uit de verbeteringen: • Informatie beter vindbaar. Door extra toevoegingen (trefwoorden, kennisgebieden) aan nieuwe discussies en documenten is informatie gemakkelijker terug te vinden. Gebruikers kunnen zo beter beoordelen of een discussie of document interessant voor hen is. • Meer interactie. Het is straks mogelijk feedback te geven op geplaatste documenten en discussies. Dat levert nuttige informatie op voor degene die het document heeft geplaatst, maar ook andere gebruikers kunnen een document zo beter beoordelen.
Het PIANOo-team wenst u een professioneel, innovatief, transparant, rechtmatig en economisch voordelig 2008! Fijne kerstdagen.
• Uitgebreidere profielbeschrijvingen. Gebruikers kunnen hun persoonlijke profielen uitbreiden met bijvoorbeeld een persoonlijke introductie en aangeven binnen welke kennisgebieden ze actief zijn. Zo wordt het gemakkelijker om een expert op een bepaald kennisgebied te vinden. Daarnaast is het ook mogelijk om gericht een vraag te stellen aan een groep experts binnen een kennisgebied. • Webconferentie-functie. Gebruikers kunnen eventueel via webconferentie ‘online’ met elkaar overleggen en presentaties delen. Gebruikers van PIANOo-desk ontvangen een e-mail als de nieuwe functionaliteiten zijn toegevoegd. Ze kunnen hun profiel dan aanpassen. Nog geen lid van PIANOodesk? Meld u aan via www.pianoo.nl. 3
Rondetafelgesprek opdrachtgevers en opdrachtnemers:
Bijdrage aan wederzijds begrip Zet zes overheidsopdrachtgevers en zes MKB-ers aan een tafel en je krijgt een boeiend gesprek over aanbesteden. Een discussie over de zin, de onzin, de oordelen en de vooroordelen van beide kanten. Een exercitie die zeker voor herhaling vatbaar is, hoe moeilijk het ook is om nader tot elkaar komen.
Het rondetafelgesprek dat PIANOo, samen met NEVI en VNO-NCW organiseerde, was bedoeld om wantrouwen en onbegrip tussen overheidsopdrachtgevers en opdrachtnemers in kaart te brengen en begrip voor elkaars positie te kweken. Het eerste doel lijkt geslaagd, het tweede bleek lastiger te bereiken. Frank Bazelmans van het Delftse advies- en ingenieursbureau Syncera is er zelfs van overtuigd dat het MKB met de huidige aanbestedingsregels van de overheidsmarkt wordt gedrukt. “De lokale middenstand komt niet meer bij overheden aan de bak. Of het MKB wordt veroordeeld tot samenwerken met grotere partners en daarmee gemarginaliseerd tot onderaannemer van klusjes.”
Samenwerken MKB-bedrijven doen er juist goed aan om samen te werken bij een inschrijving om zo ook grotere werken binnen te halen, is de mening van Ramesh Ghurahoo, inkoper bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Dat doen ze volgens hem nog veel te weinig. “Samenwerken kan alleen als de bedrijven complementair zijn”, meent Bazelmans. “Als het er alleen om gaat voldoende volume te leveren, is dat vragen om ellende.” Hij noemt de gevaren. “Je zult je concurrent helemaal wegwijs moeten
maken in jouw werkproces. Als een van beide partners het slecht doet, straalt dat ook op jouw bedrijf af. Als er claims komen, moet je meebetalen. Weet je wel zeker dat je gelegenheidspartner ook meedeelt in eventuele verliezen? Om nog maar te zwijgen van de extra logistiek, boekhouding en energie die zo’n proces vergt. Terwijl de overheid toch vooral inkoopt op prijs, waardoor het rendement op de klus sowieso klein is.”
Vormvoorschrift De opvatting dat de overheid het MKB per definitie al links laat liggen, bestrijdt Ghurahoo. “Er wordt meer bij midden- en kleinbedrijven aanbesteed dan ze zelf denken. Alleen: je moet een bepaalde ervaring en expertise hebben voor Europese aanbestedingen. Als je de oplossing alleen bij de probleemveroorzaker legt, krijg je nooit een oplossing. Daarom zou ik het MKB ook aanraden om beter te leren omgaan met de regels van het aanbesteden. Niet mokken als je wordt uitgesloten, omdat je niet alle stukken op tijd hebt aangeleverd. Wie de regels goed had gelezen, had kunnen weten dat dát een voorwaarde is.” Bazelmans vindt die opvatting veel te kort door de bocht. “Waarom meer eisen stellen dan bij wet nodig is? Op deze manier kan de inkoper ervoor kiezen jouw aanbieding te laten verliezen op een vormvoorschrift en de bevriende leverancier in de gelegenheid stellen een tekortkoming te herstellen.”
Doelstellingen Ghurahoo is zich ervan bewust dat de overheid soms hoge eisen stelt, die voor het MKB moeilijk haalbaar zijn. Aan de andere kant moet het MKB zich ook realiseren dat het om de besteding van overheidsgeld gaat. "Voor de overheid is het belangrijk dat een bedrijf continuïteit en zekerheid biedt. Dat mag je als solide en betrouwbare overheid vragen." Bazelmans vindt de overheidsdoelstellingen voor aanbestedingen op zich prachtig, maar meent dat diezelfde overheid de risico's te veel op het bedrijfsleven tracht af te wentelen. Bovendien heeft hij het gevoel dat sommige aanbesteders hun bestek zo ingewikkeld maken dat slechts enkele beoogde bedrijven eraan kunnen voldoen. "Op z'n minst een zweem van willekeur en uiteindelijk een vorm van machtsmisbruik", is zijn conclusie dan ook. "En in geval van een conflict is slechts de gang naar de rechter mogelijk. Een procedure die al gauw
tienduizenden euro's kost; geld dat een MKB-er niet heeft. Ik pleit dan ook voor een gratis, onafhankelijke dienst die aanbestedingsconflicten kan beoordelen en die inkopers tijdens het aanbestedingsproces, op aangeven van inschrijvers, terecht kan wijzen als zij onevenredig veel of zware eisen stellen." Over één ding zijn Ghurahoo en Bazelmans het wel eens: bijeenkomsten als dit rondetafelgesprek zijn waardevol. Ze kunnen bijdragen aan wederzijds begrip tussen aanbesteders en opdrachtnemers.
“Er wordt meer bij midden- en kleinbedrijven aanbesteed dan ze zelf denken” Ramesh Ghurahoo
Selectie- en gunningcriteria, de begrippen uitgelegd
Aanbestedingsdesk Een van die instrumenten is de Aanbestedingsdesk, die MKB-Nederland en VNO-NCW in augustus dit jaar startten in samenwerking met Van Till advocaten. Op de website kunnen MKB-ers terecht met vragen of klachten over aanbestedingen. Sinds augustus ontving de desk al duizenden reacties. Tachtig daarvan betroffen klachten over serieuze schendingen, die inmiddels als officiële zaak in behandeling zijn genomen. Enkele opdrachtgevers kunnen voor de rechter worden gedaagd, zoals onlangs gebeurde met zestien gemeenten en twee gewesten die een groot aantal kleine zaken hadden samengevoegd tot één grote order. “De klachten die via de desk binnenkomen, zijn heel divers”, vertelt Hardenbol. “Van opdrachten die niet zijn aanbesteed, terwijl dit wel had gemoeten tot opdrachten die opgeknipt worden om onder de drempel te komen.”
Over gunning en selectie bestaan nog wel eens misverstanden. Soms doelt een opdrachtgever met het begrip gunning op de opdracht of ondertekening van een contract. Een andere keer bedoelt hij de beoordeling of gehele fase van beoordeling, in- of exclusief de opdracht of ondertekening. Bij selectie gaat het nu eens om de keuze van de inschrijver, dan weer om het gehele aanbestedingsproces en de uitkomst daarvan. Het is onnodig als we elkaar hierin niet begrijpen, want de aanbestedingswetgeving is er eigenlijk heel helder over. We zetten de begrippen voor u op een rij. Elke aanbesteding bestaat uit twee fasen: selectie en gunning. In de selectie beoordeelt u de eigenschappen van de inschrijver. In deze beoordeling spelen drie soorten criteria: 1. Uitsluitinggrond: mag de inschrijver voor mij deze opdrachten uitvoeren? 2. Geschiktheideis: kan de inschrijver voor mij deze opdracht uitvoeren? 3. Objectieve, niet-discriminerende criteria: is deze inschrijver de beste van de beschikbare gegadigden die deze opdracht voor mij mogen en kunnen doen? (Alleen bij niet openbare procedure, concurrentiegerichte dialoog en onderhandelingen) Artikel 44 uit de BAO schrijft voor dat u bovenstaande criteria ook in deze volgorde moet checken. Zijn inschrijvers eenmaal geselecteerd, dan worden hun aanbiedingen beoordeeld in de gunningfase. In de gunning zijn twee gunningcriteria mogelijk: 1. Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI): Hierbij let u op de vereiste (eisen) en gewenste (wensen) eigenschappen van wat u wilt aanschaffen in relatie met de prijs die ervoor wordt gevraagd. - Eisen zijn eigenschappen die er móeten zijn, knockoutcriteria dus. - Wensen zijn criteria waarmee u bepaalt wie het beste of het meest biedt voor de gestelde prijs. 2. Laagste Prijs: Hierbij let u op de vereiste eigenschappen (eisen) van wat u wilt aanschaffen.
MKB-vriendelijker aanbesteden MKB-bedrijven vissen geregeld achter het net bij aanbestedingen. Enerzijds omdat ze onvoldoende op de hoogte zijn van procedures, anderzijds doordat aanbestedende diensten disproportionele eisen stellen. MKB-Nederland voert een actieve lobby voor meer kansen voor het MKB bij aanbestedingen. Ireen Hardenbol, aanbestedingsexpert bij MKB-Nederland: “Ik ben er niet voor om het MKB te ‘pamperen’, maar er is meer dan prijs alleen.” Dat het MKB eerlijke kansen moet krijgen bij aanbestedingen is volgens Hardenbol niet meer dan logisch. “Het Nederlandse bedrijfsleven bestaat voor 99% uit midden- en kleinbedrijven. Maar het MKB wordt bij aanbestedingen op prijs uit de markt gedrukt door de grote bedrijven.” Met een aantal initiatieven wil MKB-Nederland de kansen voor MKB-ers bij aanbestedingen vergroten. De belangenorganisatie voert een politieke lobby in Den Haag en biedt praktische instrumenten aan voor zowel ondernemers als aanbestedende diensten.
Prijzenoorlog “Wat je ook veel ziet is dat opdrachten bij elkaar worden gevoegd om kwantumkorting te genereren”, aldus Hardenbol. “Vanuit kostenoogpunt voor de opdrachtgever heel begrijpelijk, maar daardoor ontstaat er een soort prijzenoorlog. Het MKB wordt daarbij uit de markt gedrukt. Let wel, ik ben er niet voor dat het MKB gepamperd wordt, maar er is meer dan prijs alleen. Het MKB is uitstekend in staat om te concurreren, ook met het grootbedrijf, maar als opdrachten alleen nog op prijs worden gegund, dan staat het MKB buitenspel.” Wat dan nog rest is een rol als onderaannemer, maar ook in die positie wordt het MKB volgens Hardenbol vaak weggedrukt door ‘de groten’. “Wat je vaak ziet is dat grote bedrijven in hun aanbieding niet helder stellen met welke onderaannemers ze werken. Na de gunning gaan ze met onderaannemers in onderhandeling over de prijs. Met als resultaat dat de prijs van die onderaannemers volledig uitgeknepen wordt.” Een bijkomend probleem van opdrachten samenvoegen is volgens Hardenbol dat omzeteisen daardoor vaak veel te hoog zijn, terwijl dit niet altijd nodig is om de opdracht goed uit te kunnen voeren. Voor een opdracht van € 150.000 wordt bijvoorbeeld een omzet van € 1.000.000 gevraagd. Samen inschrijven lijkt een oplossing, maar is dat vaak niet. “Veel aanbestedende diensten kijken niet naar de gezamenlijke omzet, maar naar de omzet van de grootste aanbieder.”
PIANOo organiseerde dit najaar een serie regionale themabijeenkomsten over selectie- en gunningcriteria. Op deze pagina’s een greep uit de onderwerpen die aan bod kwamen. Vijf tips Hoe kunnen overheden nu MKB-vriendelijker aanbesteden? Ireen Hardenbol geeft vijf tips: 1. Gun vaker op Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI), want dan bied je meer ruimte voor kwaliteit. Bovendien kunnen op die manier ook doelstellingen op het gebied van Duurzaam Inkopen en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen worden gerealiseerd. 2. Vraag inschrijvers om transparant te zijn over onderaanneming. Bij wie zijn ze van plan opdrachten uit te zetten. 3. Gebruik alleen marktconforme aansprakelijkheden. Maatschappelijke risico’s horen niet bij een ondernemer en worden vaak ook niet door verzekeraars gedekt. 4. Probeer administratieve lasten zo veel mogelijk te beperken. Een bankgarantie kan ook na de gunning worden overlegd. Eigen verklaringen kunnen volstaan tot het moment van voorgenomen gunning. 5. Vraag referenties op competenties, niet op specialistisch productniveau. Dus bijvoorbeeld niet: ‘Hebt u al eens een school gebouwd?’, maar: ’Hebt u al eens een verblijfsgebouw voor minimaal 3000 mensen gebouwd’. Meer tips om MKB-vriendelijker aan te besteden vindt u in het Modelbeleid MKB-vriendelijk aanbesteden. Deze handleiding is te vinden op www.pianoo.nl Aanbestedingspraktijk / Handreikingen en voorbeelddocumenten / Aanbestedingen
Marktconsultatie:
Vooraf praten met de markt om je aanbesteding te verbeteren Voor je aanbesteding de markt raadplegen, kan dat wel? “Natuurlijk kan dat, maak daar dan ook gebruik van!”, zegt Jan-Pieter Papenhuijzen, consultant bij Adviesbureau Significant. Als consultant begeleidde hij al diverse succesvolle marktconsultaties. “Zorg alleen dat je het transparant en eerlijk doet. En dat je de verkregen informatie goed benut in je aanbestedingsdocument”, luidt zijn advies. “Marktconsultatie is een waardevolle bron van informatie in de voorbereiding van een aanbesteding: een bron waar nog veel te weinig gebruik van wordt gemaakt”, stelt Jan-Pieter Papenhuijzen. Veel inkopers zijn echter bang om de markt te consulteren vóór de aanbesteding, merkte hij op bij de workshops die hij gaf in het kader van de regionale PIANOo-bijeenkomsten. De meest gehoorde tegenargumenten: ‘We verplichten ons tot zaken doen met bepaalde partijen.’ ‘Er wordt ons wat aangepraat.’ Of het tegenovergestelde: ‘Ondernemers laten niet het achterste van hun tong zien.’ Onterecht volgens Papenhuijzen. “Een marktconsultatie kan veel nieuwe inzichten opleveren, dit blijkt ook uit de praktijk. Waar het om gaat is dat je vooraf goed bepaalt wat je zou willen weten, het proces hierop ook inricht en dat je niet overvraagt.” Diverse doelstellingen Als consultant begeleidde Papenhuijzen al diverse marktconsultaties, onder meer voor de Provincie NoordHolland, de Stadsregio Amsterdam, HTM en Stichting Vroege Opsporing Borstkanker. Marktconsultaties worden volgens hem zowel gebruikt bij aanbestedingen van werken, diensten als leveringen. De achterliggende behoeften lopen uiteen. “Een opdrachtgever kan bijvoorbeeld vragen hebben voor de formulering van de inhoud van zijn opdracht. Welke technische oplossingen zijn er beschikbaar om aan zijn wensen te voldoen of wat zijn de risico’s? Onder welke voorwaarden zijn
marktpartijen bereid om personeel over te nemen? Maar de marktconsultatie kan ook gericht zijn op de markt zelf. Welke capaciteit is er beschikbaar op het moment dat je een opdracht in de markt wilt gaan zetten? Zijn marktpartijen geïnteresseerd in de opdracht? Hoe is de leveranciersmarkt samengesteld: bestaat die vooral uit specialisten of juist generalisten? Ook cruciale vragen voor de inkoopstrategie kunnen aan bod komen: ga je een opdracht als geheel aanbesteden of in percelen? Of vragen over het proces. Je kunt als opdrachtgever al vroegtijdig laten zien dat je geïnteresseerd bent in innovatieve voorstellen.” Vervolgens komt het erop aan dat de opdrachtgever de verkregen informatie goed verwerkt in zijn bestek en de aanbesteding niet naar één partij toeschrijft, stelt Papenhuijzen in zijn workshop. “Maar dat geldt voor alle verzamelde informatie in de voorbereiding van een aanbesteding, dus ook voor de informatie die je verkrijgt van je inhoudelijk deskundigen, collega-aanbesteders en bestaande leveranciers. Hier professioneel mee omgaan, past in de invulling van professioneel opdrachtgeverschap.” Professioneel vragen stellen Opdrachtgevers hoeven volgens Papenhuijzen niet te twijfelen aan de bereidheid van marktpartijen om mee te werken aan marktconsultatie. “Ik heb ervaren dat ze dat maar al te graag willen, omdat ze zo de kans krijgen om zichzelf al te laten zien. Het kan hen bovendien behoeden voor fouten, omdat ze goed over een oplossing kunnen nadenken.” “Zie een marktconsultatie ook als een instrument om budgethouders op een professionele manier vragen te laten stellen aan marktpartijen en als een manier om een brede blik te ontwikkelen op mogelijke oplossingen”, luidt zijn advies aan inkopers en inkoopadviseurs. “In de praktijk zie je bijvoorbeeld regelmatig dat een afdeling ICT al lang in gesprek is met leveranciers, voordat een aanbesteding wordt gedaan. Dit is overigens niet verkeerd: deze afdelingen zijn namelijk voor een groot deel afhankelijk van de prestaties die marktpartijen (kunnen) leveren. Dan is het ook logisch dat je vanuit de lijn weet wat er te koop is. Een marktconsultatie zorgt ervoor dat deze fase veel gestructureerder kan verlopen.”
Goede voorbeelden van vernieuwend opdrachtgeverschap
Met trots over succesvolle projecten praten Adviesbureau Tauw brengt in opdracht van PIANOo dertig projecten in de grond, weg- en waterbouw (GWW) in beeld, die op een vernieuwende manier zijn aanbesteed. De GWW-werkgroep van de Regieraad Bouw vroeg PIANOo om voorbeelden van een geslaagde, andere aanpak van aanbestedingen te geven om daarmee overheden in de GWW-sector te stimuleren tot vernieuwend opdrachtgeverschap. Monique Blankers van Adviesbureau Tauw reisde voor dit project samen met haar collega Marie-Anne Ricardo dwars door Nederland. Hoe zijn jullie te werk gegaan? “We hebben van PIANOo een lijst gekregen van interessante en succesvolle projecten die als voorbeeld kunnen dienen voor andere opdrachtgevers. Het is een interviewreeks geworden met alle soorten overheidsopdrachtgevers. Het ging om zeer uiteenlopende projecten, van de aanleg van een natuurgebied en de restauratie van een vestingwal tot de bouw van een rioolwaterzuiveringsinstallatie en het opnieuw asfalteren van wegen. Projecten die over het algemeen qua inhoud redelijk bekend zijn en die nu op een vernieuwende manier zijn aanbesteed.” Wat voor gesprekspartners troffen jullie aan? “Allemaal mensen die met trots over hun succesvolle projecten wilden praten. Mislukte projecten zijn niet aan de orde geweest. Toch hebben we geprobeerd bij alle antwoorden verder door te vragen, om daarmee ook problemen en knelpunten boven water te krijgen. Want ook daarvan kunnen anderen weer leren. Een groot knelpunt blijkt bijvoorbeeld de transparantie van de gunningcriteria en de objectiviteit van de beoordelaars te zijn wanneer er met EMVI gegund wordt. Het lijkt simpel om bepaalde aspecten in je beoordeling op te nemen, maar hoe belangrijk vind je ze werkelijk, hoe waardeer je ze, wie voert de beoordeling uit en op basis waarvan worden welke scores toegekend? Allemaal vragen die opkomen bij het opstellen van de gunningcriteria.” Hebben mensen het achterste van hun tong laten zien? “Ik denk het wel. Gaandeweg gingen ze steeds meer vertellen. En vaak kwamen ze zelf tot de slotsom dat ze de volgende keer misschien nog weer op andere dingen zouden moeten letten. Ze vonden het ook plezierig om door onze vragen nog eens op een andere manier naar hun project te kijken. Ze doen wel aan interne evaluaties, maar dat gebeurt toch in hun eigen wereldje. Nu werden ze gedwongen om er van een andere kant naar te kijken.”
Wat voor bijzondere dingen zijn jullie tegengekomen? “Wat veel naar voren kwam, is dat de keuze voor een vernieuwende aanpak ofwel politiek gestuurd was, ofwel trendgestuurd. Men wil zien wat de markt zoal te bieden heeft. Dan blijkt dat er veel opdrachtnemers zijn die het inderdaad goed kunnen, maar dat er toch ook partijen zijn die er nog niet aan toe zijn om mee te denken en samen te werken. Opdrachtgevers steken daarbij ook de hand in eigen boezem en geven aan dat hun eigen organisaties ook nog lang niet altijd ingericht zijn op vernieuwend opdrachtgeverschap. Het vernieuwend denken moet ook bij hen zelf nog verder worden ontwikkeld en ingepast in de organisatie. Bij de succesvolle projecten zie je dat de voorbereiding vaak veel tijd heeft gekost en dat een groot deel daarvan is opgegaan aan het informeren van de eigen organisatie, om zo misverstanden in het proces te voorkomen.” Wat kunnen anderen met jullie rapportages? “Er komen belangrijke tips uit voor andere overheden. Bijvoorbeeld dat je niet zomaar voor vernieuwing moet kiezen, maar daarvoor een gedegen afweging moet maken. Niet alleen kijken of het voor de eigen organisatie iets oplevert, maar of dat ook het geval is voor de markt. Dan vang je interesse en gaat de markt er serieus mee om. Een andere tip is genoeg tijd nemen voor het proces. Je eigen organisatie klaarstomen, veel aandacht besteden aan de vraagspecificatie en beoordelingscriteria helder maken. Voorbereidingen die de nodige tijd en inspanningen vergen, wil je tot een succesvolle aanbesteding kunnen komen.” Nog meer tips? “Zet het aanbestedingsproces pas in gang als alle documenten compleet zijn. Anders krijg je tijdens
het proces vragen van inschrijvers waarop je geen antwoord hebt. En verzamel vooral ook mensen om je heen die vernieuwend kunnen denken. We hebben vastgesteld dat het risicodenken bij met name lagere overheden nog slecht ontwikkeld is. Voorwaarde voor geïntegreerde contracten is bijvoorbeeld dat je verantwoordelijkheden verdeelt. Dat moet niet leiden tot het over de schutting gooien van risico’s.” Opvallende conclusies? “Er zijn heel weinig claims en juridische procedures uit deze projecten voortgekomen. Maar er zijn wel heel veel inschrijvers geweest die na afloop met de opdrachtgevers om de tafel wilden om te evalueren. Daaruit blijkt dat de bereidheid van de markt om te leren ook heel groot is.” De dertig succesvolle voorbeelden van vernieuwend opdrachtgeverschap zullen begin volgend jaar op een (voorlopig) besloten deel van de website van PIANOo te raadplegen zijn.
Auto’s inkopen of ICT: een wereld van verschil Vier vragen aan Frank Heijligers, voorzitter van de PIANOovakgroep ‘ICT en aanbesteden’ Er zitten soms onverwachte bochten en vele hobbels en kuilen in de weg naar een efficiënte aanbesteding van ICT. Voer voor juristen, die zich er naar hartenlust in vastbijten. De hindernissen zijn soms zo groot dat er angst ontstaat voor ICTaanbestedingen. Onder andere om dat te voorkomen is de PIANOo-vakgroep ‘ICT en aanbesteden’ in het leven geroepen Wat maakt ICT inkopen en aanbesteden ingewikkeld? “Het vakgebied ICT is in de praktijk voor juristen best lastig. De ICT-wereld en de juridische wereld liggen vrij ver uit elkaar. Juristen realiseren zich niet altijd de complexiteit van ICT-beheer. Een voorbeeld. Auto’s kun je na drie jaar vervangen en je kunt zonder probleem overgaan op een ander merk. Maar wil je bijvoorbeeld een nieuw besturingssysteem voor computers aanschaffen, dan gaat het om veel meer dan alleen om die keuze. Het is in dat geval alsof je de fundamenten van een gebouw wilt vervangen. Heb je dat beeld niet, dat een besturingssysteem een ‘fundament’ is, dan kun je bijvoorbeeld relevante zaken als migratiekosten over het hoofd zien.” “Een ander belangrijk punt is dat ICT niet stoffelijk is. Je hebt daarbij te maken met specifieke problematiek van licenties, aansprakelijkheden, intellectueel eigendom. Het terrein waarop ICT zich beweegt is bovendien nog jong; het landschap verandert razendsnel en vraagt om specifiek juridische kennis.” Wie zitten er in de vakgroep? “Vijf juristen met kennis van en affiniteit met ICT, een secretaris en ikzelf. Het is een kleine groep en we zien uit naar aanvulling. Hierbij dus de oproep aan juristen die interesse hebben in ICT, en aan mensen met een technische ICTachtergrond, die belangstelling hebben voor recht: maakt u bekend! We maken graag kennis. Zij hoeven niet alleen van de rijksoverheid te komen, ook specialisten van grotere gemeenten en uitvoerende organisaties zijn welkom. Uiteindelijk gaat het erom dat we drie disciplines samenbrengen: de informatie-, de inkoop- en de rechtendiscipline. We willen komen tot een kerngroep, de ‘binnenring’, die regelmatig bij elkaar komt; en een ‘buitenring’: een netwerk van inkopers en ICT-ers, bijvoorbeeld ook mensen van universiteiten, die we kunnen raadplegen als specialisten.” Wat is jullie doel? “We proberen concrete barrières weg te nemen bij aanbestedingen van ICTopdrachten. Én we brengen ICT-juristen met elkaar in contact om kennis uit te wisselen en die uit te breiden op dit gebied. We willen overigens wel ‘breder’ opereren. Als je het hebt over hoe je omgaat met ICT-software en ICT-licenties, dan heb je het over specifieke problematiek die niet per se met aanbestedingen te maken hoeft te hebben.”
Welke onderwerpen pakken jullie aan? “Concrete, principiële zaken, die we onderzoeken om er een algemeen antwoord op te kunnen geven waaraan iedereen iets heeft. We hebben bijvoorbeeld de ‘processor-richtlijn’ uitgebracht. Dat was naar aanleiding van een concreet probleem, afkomstig van een PC-aanbesteding. Daarbij bleek dat je in de specificatie niet de eis mocht vermelden van een Intel-processor met een minimum snelheid, of vergelijkbaar. De vraag was wat je dan wel in de aanbestedingseisen mocht zetten? Of een ander voorbeeld. Uit de startbijeenkomst van de vakgroep afgelopen zomer kwam een vraag over migratiekosten. Mag je die meenemen als criterium bij de aanbesteding? Sommigen zeggen: ‘Nee, dat mag niet want dan bevoordeel je de huidige contractpartij’. Anderen zeggen: ‘Je bevoordeelt de huidige partij toch altijd, want hij heeft voorkennis.’ Wíj gaan vervolgens op zoek naar een algemene richting voor een antwoord. We zijn ook betrokken bij het handboek dat voor OSOSS gemaakt wordt over aanbestedingen voor open source-software. OSOSS staat voor Open Source als Onderdeel van de Software Strategie (voor de overheid). Het is het programma dat Nederlandse overheden moet helpen om over te gaan op open software en open standaarden. (Bij open software heb je zelf de broncode: de code waarmee de software gemaakt is en waarmee je die kunt veranderen. Daarmee ben je dus onafhankelijk van de maker ervan - red). Recent hebben we een juridisch advies voor dit handboek ter beoordeling gekregen en daarover zelf een advies uitgebracht.” “We staan uiteraard open voor onderwerpen die inkopers aandragen, maar we zijn er wel voor een bepaald type vragen; de vragen waarvan je kunt vermoeden dat ze iets fundamenteler zijn, zoals in het voorbeeld van de processor-richtlijn. Iedere inkoper die met zo’n vraag zit, kan ons natuurlijk benaderen. Graag zelfs!” Meer weten over de vakgroep ‘ICT en aanbesteden’? Neem contact op met de secretaris van de vakgroep, Wim Dobbe, tel. (070) 349 07 77, e-mail:
[email protected].
Frank Heijligers
SenterNovem ontwikkelt Zelfscan Duurzaam Inkopen Over ruim drie jaar wil de rijksoverheid voor 100% duurzaam inkopen; provincies, waterschappen en gemeenten voor ten minste 50%. Het betekent dat in 2010 bij alle inkoop duurzaamheid een zwaarwegend criterium zal zijn. Duurzaam inkopen is een van de prioriteiten van het kabinet. Door als overheid duurzaam in te kopen, krijgt de markt voor duurzame producten een stevige impuls.
Duurzaamheidcriteria In opdracht van het ministerie van VROM stelt SenterNovem op dit moment duurzaamheidcriteria vast voor alle relevante productgroepen. Inkopers kunnen de criteria toepassen bij hun inkopen en aanbestedingen zodat ze kunnen bepalen of een inkoop wel of niet duurzaam is. Het gaat om zo’n tachtig groepen, waaronder kantoormeubelen, papier, catering, energie, maar ook productgroepen in de hele bouw en grond-, weg- en waterbouw. Per productgroep wordt gekeken naar milieu- en sociale aspecten en de beschikbaarheid in de markt. SenterNovem betrekt bedrijven en NGO’s actief bij de ontwikkeling van de criteria. In 2008 moeten alle criteria gepubliceerd zijn.
“Bij een product als energie ben je gek als je niet kijkt of je het misschien ook samen met je buren kunt aanbesteden” Jaap Visser
Groene energie voor zes gemeenten tegelijk De gemeente Zoetermeer sloot onlangs samen met vijf andere gemeenten een contract af voor groene energie. “100% groen, niet voor één, maar voor zes gemeenten, zo’n kans laat je toch niet lopen?”, zegt Senior-Inkoper Jaap Visser. Eén leverancier van groene energie voor de ZuidHollandse gemeenten Zoetermeer, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Lansingerland, Waddinxveen en Delft. Dat is de uitkomst van een gezamenlijke aanbesteding die de zes gemeenten onlangs deden. Waarom gezamenlijk aanbesteden?
Zelfscan Duurzaam Inkopen SenterNovem ontwikkelt ook praktische instrumenten om duurzaam inkopen in de organisatie op te starten en om duurzaamheid bij inkopen en aanbestedingen mee te nemen. Een van die instrumenten is de Zelfscan Duurzaam Inkopen: een webbased instrument waarmee gemeenten hun eigen prestaties op het gebied van duurzaam inkopen in kaart kunnen brengen. Hoewel de Zelfscan primair gericht is op gemeenten, is hij voor elke organisatie bruikbaar. Ook sluit hij nauw aan bij de methodiek die gehanteerd is voor de Monitor Duurzame Bedrijfsvoering Overheden, die tweejaarlijks plaatsvindt. De scan biedt handvatten hoe u, afhankelijk van de uitkomsten, vervolgstappen kunt zetten voor een duurzamere organisatie. Voor meer informatie over duurzaamheidcriteria en de Zelfscan Duurzaam Inkopen: www.senternovem.nl/duurzaaminkopen
Alleen maar voordelen
Jaap Visser
Jaap Visser: “Bij een product als energie ben je gek als je niet kijkt of je het misschien ook samen met je buren kunt. Want er zijn eigenlijk alleen maar voordelen. Om te beginnen gebruiken de gemeenten nu tot 2014 groene energie. Dat sluit goed aan bij de duurzaamheiddoelstelling van 50% voor 2010. De motivatie om duurzaam in te kopen krijgt daarmee een enorme impuls. Verder wissel je ervaring uit en je gebruikt de kennis en kunde van de inkopers van de verschillende gemeenten om tot de beste aanbesteding te komen. Samen een aanbesteding doen betekent bovendien dat je maar één keer de procedure hoeft te doorlopen en niet zes keer. Dat is absoluut een lastenverlichting voor zowel de opdrachtgever als de leverancier. Die hoeft tenslotte maar één keer in te schrijven voor zes klanten.
“Maak duurzaam inkopen zo gewoon mogelijk”
Dan is er het prijsvoordeel. Inkopen voor meer gemeenten tegelijk levert een gunstiger tarief op dan inkopen voor elke gemeente afzonderlijk. Wij hebben bovendien voor een periode van drie jaar een vaste energieprijs bedongen! Samenwerken is ook inspirerend omdat je ziet hoe een andere organisatie werkt. Daarvan kun je iets leren, en misschien zelfs onderling tot een uniforme werkwijze komen. Dat heeft voordelen op het gebied van efficiency; en daarom zeg ik: zo’n kans laat je niet lopen!”
Het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) scoorde hoog in de Monitor Duurzame Bedrijfsvoering Overheden van het ministerie van VROM. Gerard Hoogers, Programma Manager Inkoopactieplan, geeft zijn visie op wat er nodig is om duurzaam inkopen in een overheidsorganisatie verankerd te krijgen. “Inderdaad: LNV eindigde hoog in de Monitor Duurzame Bedrijfsvoering Overheid van de minister van VROM. Het heeft ook wel te maken met de rekenmethode die daarbij is gehanteerd. Die is gebaseerd op bepaalde categorieën. Daarvan hadden wij er niet zoveel, dus scoor je al snel hoog. Mooi natuurlijk, maar goed kan altijd beter.
Koudwatervrees niet nodig Was het ingewikkeld om met zes partners op één lijn te komen? Visser: “Energie is een eenvoudig product. Daarover valt weinig te bakkeleien. Het was voor ons niet moeilijk om tot overeenstemming te komen. Ieder legde zijn wensen op tafel, gaf aan hoe duurzaam hij wilde zijn en vervolgens zijn we gaan kijken naar een grootste gemene deler waarmee iedereen het eens was. Die hebben we vastgelegd in het bestek. Ik merk soms koudwatervrees, maar samenwerken is veel minder moeilijk dan gedacht wordt. Onbekend maakt niet altijd onbemind. Ik zou juist willen zeggen: onbekend biedt in dit geval kansen, uitdagingen! Wij zoeken in Zoetermeer juist actief naar samenwerking, niet alleen met andere overheden, ook met het bedrijfsleven. Dat vind ik persoonlijk de allergrootste uitdaging, omdat de ambtelijke organisaties, als ze in contact komen met de cultuur van het bedrijfsleven, daarvan misschien wel veel zouden kunnen opsteken op het gebied van efficiency en effectiviteit. Die mogelijkheid onderzoeken we op dit moment.”
In beleid verankeren We hebben als overheid de verplichting zoveel mogelijk duurzaam in te kopen. Dat is niet alleen een opdracht aan inkopers, maar aan de hele organisatie. Duurzaam inkopen moet daarom in het beleid verankerd zijn. Dat vergt een omslag in denken en doen. Het gaat om een ketenontwikkeling. In alle lagen van de organisatie moeten medewerkers begrijpen waar het om gaat. Wij als afdeling Inkoop zetten in op verschillende terreinen. We geven voorlichting, we nemen duurzaam inkopen standaard mee in onze projectplannen, we attenderen beleidsdirecties erop en we hanteren de Menukaart Duurzaam Inkopen van SenterNovem. Daarin staan duurzaamheidcriteria voor een aantal productgroepen beschreven. Een handig hulpmiddel.
Alle medewerkers betrekken Je moet voortdurend de aandacht blijven vragen voor de context. Neem nu het inkopen van papier. Je kunt gerecycled papier inkopen en dat tweezijdig bedrukken. Dat draagt bij aan duurzaamheid. Maar veel beter is het nog als er meer gebruik wordt gemaakt van digitale mogelijkheden, zodat je helemaal geen papier nodig hebt. Dat ketendenken moet veel verder worden ontwikkeld. Dat kan een afdeling Inkoop niet in z’n eentje, daar moet je alle medewerkers bij betrekken.
Zorgen voor een stevige basis De gemeente Zoetermeer is al een heel eind op weg om de ‘50% in 2010’ te halen. Volgens Jaap Visser is het het belangrijkst dat duurzaam inkopen een stevige basis heeft in de organisatie, en dat het gesteund wordt vanuit het gemeentebestuur. “Bij ons is het geborgd in het collegeprogramma van de gemeenteraad, in het milieubeleidsplan en in het inkoopbeleidsplan. Vertaald naar de praktijk nemen we in elk bestek een duurzaamheidparagraaf op. Daarbij gebruiken we de selectiecriteria die SenterNovem ontwikkelt als basis. Maar we doen ook zelf marktonderzoek vooraf, om te kijken wat mogelijk en wenselijk is en om te zien hoe innovatief de markt is. Die combinatie – de SenterNovem-criteria en de signalen uit de markt – bepaalt hoe hoog we de lat leggen.”
Ander voorbeeld. Je kunt met de leverancier van de drankenautomaten afspreken dat hij de gebruikte bekertjes weer inneemt en recyclet. Maar die moeten wel ergens verzameld worden. Dat moeten de medewerkers dan ook weer weten, anders brengen ze die bekertjes niet naar de afvalbak. Kortom: dat vergt wel de nodige logistieke aanpassingen, zowel van de automatenleverancier als van de medewerkers. Die hele keten moet in orde zijn, wil je je duurzaamheiddoelstellingen ook echt halen.
Gerard Hoogers
Het belangrijkste is dat duurzaam denken – waarvan duurzaam inkopen een onderdeel is – een normale zaak wordt. Je moet proberen dat in de normale planning- en controlcyclus en inkoopinstrumenten op te nemen. Maak duurzaam inkopen en duurzaam denken dan ook zo gewoon mogelijk.”
Leo de Kruijk
“Liever 10 geboden dan 100 meter wetboeken” Na 35 jaar rondde Leo de Kruijk (63) zijn carrière in het bedrijfsleven af. Om vervolgens twee gemeentelijke inkooporganisaties op te zetten! Wat komt hij tegen? Van directeur van een onderneming naar inkoopmanager bij een gemeente. Een tweede carrière? “Nee, geen nieuwe carrière. Ik heb 35 jaar in industriële ondernemingen gewerkt, in de metaal, bouw en textiel. Toen ik vijf jaar geleden stopte, vroeg het gemeentebestuur van Helmond, waar mijn bedrijf gevestigd was, me een inkooporganisatie op te zetten. Helmond stond, net als andere overheden, voor de opgave om met steeds minder geld steeds meer te moeten doen. Efficiënt gaan inkopen dus, maar een inkooporganisatie ontbrak! Het was ook de tijd dat er striktere regels kwamen op het gebied van inkopen en aanbesteden door overheden. Ik ben nooit inkoper van beroep geweest, maar heb als directeur van bedrijven wel intensief te maken gehad met inkopen en aanbesteden. Ik heb er voldoende affiniteit mee en ik heb genoeg verstand van organisaties om met succes een inkoopfunctie te creëren in complexe organisaties. Na twee jaar kon ik zeggen dat mijn missie in Helmond geslaagd was: de inkoopfunctie was volledig geaccepteerd en er konden twee fulltime inkopers aan de slag. Daarna vroeg het gemeentebestuur van Best me om daar hetzelfde te doen.” Het bedrijfsleven tegenover een ambtelijke organisatie. Een wereld van verschil? “Voor mij is het een heel andere wereld. Ik maak kennis met ongekende kanten en zie ook grote verschillen. Wat ik interessant vind, is dat ik intensief in aanraking kom met zaken waarmee ik nooit te maken had. Zoals met inkopen en aanbesteden voor de ‘zachte’ sector: veiligheid, sociale zaken en welzijn. Dat zijn takken van sport waar de verhouding tussen emotie en ratio anders is dan in een technischer wereld. Maar het is wel een sector waar enorm veel geld in omgaat en waar inkopen dus een uitdagende zaak is. Als grootste cultuurverschillen zie ik bij overheden dat er geen eenheid van leiding is, dat geld niet echt belangrijk is, en dat de discipline zwak is. Het helpt wat die punten betreft dat ik uit het bedrijfsleven kom. Ik denk anders, werk volgens andere patronen en met andere uitgangspunten. Zoals bijvoorbeeld als het om de inkoopfunctie gaat. Elk bedrijf van enige omvang heeft een afdeling Inkoop. Niet omdat het wettelijk verplicht is, maar omdat het efficiënt is en geld oplevert. De inkoop werkt daar
ondersteunend en niet bureaucratisch. Dat is een ander uitgangpunt en als de overheid hiervan wil leren, kan ik daarbij helpen.” Hoe ziet u de ontwikkeling van het inkoopvak bij de overheid? De afgelopen jaren zijn vooral twee - van de vijf - pijlers waarop de inkoopfunctie rust sterk ontwikkeld: professionaliteit en besparingen. Nu zijn de drie overige pijlers belangrijk om aan te werken: transparantie, rechtmatigheid en werkbaarheid. Inkoop, als commerciële activiteit, moet werkbaar blijven. Er wordt de laatste tijd (te) veel formeel geregeld en dat vind ik geen positieve ontwikkeling. Vroeger had je tien geboden, hoofdregels die bepaalden wat goed en kwaad is. Nu hebben we meters wetboeken en steeds meer restricties op de hoofdregels. Maar meer regels zijn geen garantie voor beter gedrag. Ik zie het gevaar dat procedures belangrijker worden dan het doel. Een voorbeeld geeft aan hoe een ongenuanceerde eis voor volledige transparantie kan leiden tot een naar mijn idee ongewenst effect. Je hebt een opdracht van € 220.000 die je openbaar moet aanbesteden. Stel dat er 20 inschrijvers zijn die allemaal € 5.000 besteden aan het maken van een offerte. Dan heb je al € 100.000 aan maatschappelijke kosten! Is dat nu de bedoeling? Ik ben daarom meer voor 10 geboden en de nodige ethiek dan voor 100 meter wetboek en bureaucratische toepassing.”
PROFESSIONEEL EN INNOVATIEF AANBESTEDEN, NETWERK VOOR OVERHEIDSOPDRACHTGEVERS
Ten slotte: hebt u tips voor mensen die een inkooporganisatie opzetten in een gemeente? “Wees je ervan bewust dat elke organisatie anders is. Maak duidelijk wat jouw rol is in de organisatie en vervul die op professionele wijze. En: zorg voor verankering, want elke vier jaar krijgt een gemeente een nieuw bestuur met nieuwe ideeën. Om je organisatie overeind te houden moet je hem zo opzetten dat hij past in de cultuur, dan heeft ze de meeste kans van slagen.” Paspoort naam: functie: ervaring:
Leo de Kruijk (63) Inkoopmanager gemeente Best heeft 35 jaar gewerkt in industriële ondernemingen
wapenfeiten op inkoopgebied: heeft inkooporganisatie opgezet in de gemeenten Helmond en Best
