Formulier Evenementenvergunning Algemene plaatselijke verordening, artikel 2:25
Afdeling Dienstverlening, team Vergunningen
Waarom dit formulier? Met dit formulier kunt u bij de gemeente Roosendaal een aanvraag indienen voor het organiseren van een evenement. U heeft een vergunning nodig wanneer sprake is van een evenement dat voor publiek toegankelijk is en plaatsvindt op of aan de openbare weg en/of (gedeeltelijk) in een gebouw, feesttent e.d. Voor een klein evenement kan worden volstaan met een melding. Meer informatie over het gemeentelijk beleid, de aanvraagprocedure en de kosten is beschikbaar via het Vergunningenloket op www.roosendaal.nl > Digitaal loket of bij de publieksbalies op het stadskantoor. U kunt ook bellen naar het gratis informatienummer voor vergunningen, belastingen en burgerzaken 0800 57 95 79 5 (24 uur per dag 7 dagen per week). Wat willen wij van u weten? Wij willen in ieder geval van u weten wie tijdens het evenement optreedt als contactpersoon. Ook willen wij van u weten wat voor soort evenement u wilt organiseren en waar en wanneer u dat wilt gaan doen. Het kan zijn dat wij van u aanvullende informatie vragen; dit is afhankelijk van het soort evenement. Wat heeft u nodig om dit formulier in te vullen? Voordat u het formulier gaat invullen is het handig om alvast de volgende gegevens te verzamelen: Gegevens van het evenement. Omschrijving van de activiteiten. Situatietekening van het evenemententerrein. Indien van toepassing: plattegrond van de inrichting van het gebouw, feesttent e.d. met daarop aangegeven: (1) vrij te houden gang- en looppaden, (2) opstelling van de zitplaatsen, (3) blusvoorzieningen, (4) installaties die aanwezig zijn en (5) nooduitgangen (inclusief vermelding van de breedte). NB: Zie de bijgevoegde toelichting voor nadere informatie over de gestelde vragen.
1. Gegevens aanvrager Naam: Burgerservicenummer (BSN) of een buitenlands vergelijkbaar certificaat/document/verklaring/bewijs /inschrijving: Straat en huisnummer: Postcode en woonplaats: Telefoonnummer (overdag): E-mail: Wilt u op dit adres de factuur ontvangen? □ Ja
□ Nee, op het adres van het bedrijf, zie vraag 2.
Bent u gedurende het evenement tevens de contactpersoon?
□ Ja
-> Ga naar vraag 2.
□ Nee
-> Ga verder met de onderstaande vraag.
2012
Wie is de contactpersoon tijdens het evenement? Naam: Telefoonnummer (tijdens evenement): E-mail: 2. Gegevens bedrijf of instelling (indien van toepassing) Naam bedrijf/instelling: Nummer van inschrijving bij Nederlandse Kamer van Koophandel of een buitenlands vergelijkbaar certificaat/document/verklaring/bewijs /inschrijving:
Straat en huisnummer: Postcode en woonplaats: Telefoonnummer: 3. Het evenement Naam evenement:
SOORT EVENEMENT Voor welk soort evenement wordt de vergunning aangevraagd?
□ kermis
□ festival
□ braderie
□ popconcert
□ anders, namelijk: DUUR EVENEMENT Geef hieronder aan op welke datum (of data) en tijden het evenement plaatsvindt. Datum dd
mm
Tijdstip jjjj
van
tot
1
uur
uur
2
uur
uur
3
uur
uur
4
uur
uur
5
uur
uur
6
uur
uur
7
uur
uur
Opbouwdatum (indien van toepassing):
Soundcheck (indien van toepassing):
/ /
Afbouwdatum (indien van toepassing)::
/
/
vanaf
uur
/
om
uur
/
tot
uur
2012
Betreft het een jaarlijks terugkerend evenement?
□ Ja □ Nee Omschrijving activiteiten:
Locatie activiteiten:
LOCATIE EVENEMENT Omschrijving van de locatie (meerdere antwoorden mogelijk):
□ een straat □ een plein, park of plantsoen □ een bestaand gebouw * □ een tijdelijk gebouw of tent * □ buiten, openbaar gebied □ buiten, privé terrein *
Als het evenement plaatsvindt in een bestaand of tijdelijk gebouw of gesloten tent, dient u een plattegrondtekening bij te sluiten van de inrichting hiervan, waarop onder meer de vluchtwegen zijn aangeduid. Als in deze locatie meer dan vijftig personen tegelijk aanwezig zullen zijn, is hiervoor een gebruiksvergunning nodig.
Schatting van het aantal verwachte bezoekers:
bezoekers
Licht hieronder kort toe op welke wijze de parkeerbehoefte tijdens het evenement wordt opgelost.
4. Wegenverkeerswet Is het nodig verkeersmaatregelen te treffen?
□ Nee □ Ja, de volgende straat of straten moeten worden afgesloten voor de duur van het evenement *:
*
Zie toelichting.
2012
5. Brandveiligheid Plaatst u een feesttent?
□ Nee □ Ja, een open tent □ Ja, een gesloten tent * Plaatst u een tijdelijk bouwwerk?
□ Nee □ Ja, het aantal mensen dat daar in tegelijkertijd aanwezig kan zijn bedraagt * *
Als u een gesloten tent of een ander tijdelijk bouwwerk wilt plaatsen dient u een plattegrondtekening bij te sluiten van de inrichting van de tent/bouwwerk, waarop onder meer de vluchtwegen zijn aangeduid. Als in een dergelijke locatie meer dan vijftig personen tegelijk aanwezig zullen zijn, is hiervoor een gebruiksvergunning benodigd.
6. Drank- en Horecawet Wilt u tijdens het evenement zwakalcoholische dranken (bier, wijn) schenken?
□ Nee □ Ja, in de horecagelegenheid □ Ja, buiten een horecagelegenheid * *
Als u zwakalcoholische dranken schenkt buiten een horeca-inrichting heeft u daar een ontheffing voor nodig. Wij sturen u automatisch een aanvraagformulier toe voor de ontheffing art. 35 Drank- en Horecawet. In ieder geval is vereist dat de drankverstrekking van alcohol onder onmiddellijke leiding geschiedt van een persoon die een bewijsstuk heeft op het gebied van sociale hygiëne - SVH diploma. Voor sterk alcoholische drank wordt geen ontheffing verleend.
Als de evenementenvergunning wordt aangevraagd door een horecagelegenheid, dient u onderstaande vraag te beantwoorden. Vindt het evenement plaats binnen de geldende openings- en sluitingstijden?
□ Nee * □ Ja *
Als het evenement plaatsvindt buiten de geldende openings- en sluitingstijden, dan dient de horecagelegenheid een ontheffing sluitingstijden horeca aan te vragen.
7. Gemeentelijke materialen Wilt u gebruik maken van faciliteiten zoals wateraansluiting of elektriciteitsaansluiting?
□ Nee □ Ja, water * □ Ja, elektriciteit * *
Geef de exacte locatie(s) aan op de situatietekening en indien van toepassing op de plattegrond.
2012
Wilt u voor het inzamelen van afval containers van de gemeente gebruiken?
□ Nee □ Ja, *
containers (aantal invullen) *
De gemeente draagt zorg voor de levering en de plaatsing van de afvalcontainers.
Wilt u tijdens het evenement dranghekken van de gemeente plaatsen?
□ Nee □ Ja, *
meter dranghekken (aantal meters invullen)*
De gemeente draagt zorg voor de levering en de plaatsing van de dranghekken.
Wilt u toiletten plaatsen?
□ Nee □ Ja,
chemische toiletten (aantal invullen) *
□ Ja, via riolering * *
Geef de exacte locatie(s) aan op de situatietekening en indien van toepassing op de plattegrond.
8. Geluidshinder Wilt u tijdens het evenement muziek produceren?
□ Nee □ Ja, via een omroepinstallatie van:
Begintijd:
uur
Eindtijd:
uur
□ Ja, live muziek van:
Begintijd:
uur
Eindtijd:
uur
□ Ja, versterkte of mechanische muziek van:
Begintijd:
uur
Eindtijd:
uur
Geef hieronder een korte omschrijving van het soort of genre muziek dat wordt geproduceerd?
9. EHBO voorzieningen Hoeveel EHBO'ers zijn aanwezig?
personen
Welke medische voorzieningen zijn er? □ EHBO-trommel aantal
□ AED
aantal
□ Standby-ambulance aantal □ First Responder
aantal
□ Anders, namelijk Is er aan arts/verpleegkundige aanwezig? □ Ja
□ Nee
2012
Wie is de EHBO contactpersoon tijdens het evenement? Naam: Mobiel telefoonnummer (tijdens evenement): 10. Overige activiteiten Wilt u waren en/of goederen te koop aanbieden?
□ Nee □ Ja Wilt u promotie maken voor producten?
□ Nee □ Ja Wilt u een standplaats innemen?
□ Nee * □ Ja, oppervlakte standplaats:
mx
m =
m²
Wilt u helium ballonnetjes oplaten?
□ Nee □ Ja,
locatie van oplaten tijdstip van oplaten aantal ballonnen
Wilt u vuurwerk afsteken?
□ Nee □ Ja,
op locatie? op tijdstip?
Wilt u folders uitdelen?
□ Nee □ Ja,
op locatie? op tijdstip?
Wilt u spandoeken over de openbare weg hangen?
□ Nee □ Ja * *
Het hangen van spandoeken over de openbare weg is verboden, met uitzondering van een aantal door de gemeente aan te wijze locaties. Op die locaties kunnen evenementen op spandoeken worden aangekondigd.
2012
11. Opmerkingen en eventuele toelichting
12. Ondertekening Datum:
Handtekening aanvrager:
Waar stuurt u het formulier naar toe? Gemeente Roosendaal Afdeling Dienstverlening, team Vergunningen Postbus 5000 4700 KA Roosendaal
2012
TOELICHTING OP FORMULIER EVENEMENTENVERGUNNING 1. Gegevens van de aanvrager: Hier dienen de gegevens van de organisator en/of van de contactpersoon van het evenement te worden vermeld. Ook kunt u hier aangeven of de factuur naar uw adres gestuurd moet worden of naar het adres van een bedrijf of instelling, zoals aangegeven kan worden bij stap 2. 2. Gegevens bedrijf of instelling: Deze vraag dient alleen ingevuld te worden als de aanvrager namens een bedrijf of instelling een vergunning aanvraagt. De factuur kan naar dit adres gestuurd worden. 3.
Gegevens evenement:
Soort evenement Soort en doelstelling duidelijk vermelden, zoals een feesttent, braderie, wijk/straatfeest etc. De duur van het evenement Hier moet worden aangegeven op welke dag(en), gedurende welke tijdstippen, het evenement gehouden wordt. Daarbij moet worden aangegeven, indien van toepassing, op welke dag een en ander opgebouwd respectievelijk afgebroken wordt. In verband met de zondagsrust kunnen op zondag vóór 13.00 uur geen ontheffingen voor het veroorzaken van geluidshinder worden verleend. Om geluidoverlast voor de omgeving te beperken gelden, in principe, de eindtijden als vermeld bij stap 8 Geluidshinder. De locatie van het evenement In een straat: De gemeente beslist in overleg met politie en brandweer of de straat eventueel kan worden afgesloten. Indien dit het geval is, dient de organisator een deel van de straatbreedte (3,50 meter) voor hulpverleningsdiensten vrij te houden. Op een plein: De gemeente beslist (eventueel in overleg met politie en brandweer) of het plein kan worden afgesloten. Evenementenpleinen: Burgemeester en wethouders hebben 2 locaties aangewezen waarop evenementen mogen plaatsvinden, ongeacht wie de organisator is. Het gaat om het Kadeplein en het Tongerloplein te Roosendaal. Op een grasveld/groenstrook: Roosendaal is zuinig op haar groenstroken. Daarom kan slechts onder strikte voorwaarden gebruik van een groenstrook worden gemaakt: - Beplanting mag niet worden betreden en aan bomen en struiken mogen geen versieringen, kabels e.d. worden opgehangen; - Er mag geen gebruik worden gemaakt van glaswerk of hard plastic; - De organisator dient zelf te zorgen voor voldoende toezicht, teneinde beschadigingen aan het terrein, de beplanting, muren, banken e.d. te voorkomen; - Op de groenstrook mag niet met vrachtauto's worden gereden. NB: In principe worden voor evenementen geen (BBA) buslijnen omgeleid. Indien dit toch noodzakelijk is, zullen de daaraan verbonden kosten bij u in rekening gebracht worden.
4. Wegenverkeerswet Voor een tijdelijke wijziging van een bestaande verkeerssituatie is het nodig dat u een „Verzoek tijdelijke verkeersmaatregel‟ bij de gemeente doet. Met het beantwoorden van de twee vragen heeft u – indien van toepassing - dit verzoek gedaan bij de gemeente. U hoeft niet nog apart een verzoek te doen. 5. Brandveiligheid Voor het plaatsen van een gesloten of een tent tijdelijk bouwwerk (in het kader van een evenement) ligt de verantwoordelijkheid bij de organisator. Deze kan zich voor eventuele schade/calamiteiten verzekeren. Als u een overdekking, tent, tribune of iets dergelijks wilt plaatsen, dient deze op deugdelijkheid en brandveiligheid te worden gekeurd. Daarom dient u bij de aanvraag een bouwtekening te voegen op maximaal A-3 formaat met alle bouwmaten en het aantal mensen dat op/in het tijdelijke bouwwerk aanwezig zal zijn. 2012
De bouwtekening moet verder aangeven (indien van toepassing): - de indeling(en); - de bestemming van de verschillende ruimten; - de ligging van de uitgangen en de breedte; - de opstelling van de zitplaatsen die in rijen zullen worden opgesteld; - de vrij te houden gang- en looppaden; - de overige voor het publiek beschikbare vrije vloeroppervlakte; - de aan te brengen blusmiddelen en vluchtwegaanduidingen. Voor het plaatsen van een tent is toestemming benodigd van de Brandweer. Ten aanzien van het plaatsen van een tent dienen de hieronder genoemde bescheiden tenminste 3 weken vóór de plaatsing van de tent te zijn overlegd aan de brandweer, afdeling Preventie: 1. Een situatietekening waarop is aangegeven: - De plaats van de tent; - De vrije ruimte om de tent (tenminste 3,5 meter); - De afstand tot de bebouwing (tenminste 5 meter of 10 meter afhankelijk van de aard van het naast gelegen object. 2. Een plattegrondtekening van de tent (schaal 1:100) met daarop aangegeven: - De afmetingen en de indeling van de tent, waaronder uitgangen, looppaden, podium en andere vaste inventaris; - Transparant- en noodverlichtingpunten, die dienen te voldoen aan het gestelde in NEN 1010; - Aantal en type kleine blusmiddelen; - Aantal, type en plaats van eventuele verwarmingstoestellen. 3. Een bewijs waarmee wordt aangetoond dat de tent moeilijk ontvlambaar is, minimaal brandvoortplantingsklasse 2 van het gestelde in NEN 6065 of gelijkwaardig en geen grotere rookdichtheid -1 heeft dan 2,2 m of gelijkwaardig. Mogelijk bent u voor het plaatsen van een tent legeskosten verschuldigd. 6. Drank- en Horecawet De burgemeester kan voor evenementen, een bijzondere gelegenheid van zeer tijdelijke aard, ontheffing verlenen van de Drank- en Horecawet. Dit betekent dat dan zwakalcoholhoudende drank verkocht/verstrekt mag worden buiten een regulier horecabedrijf, bijvoorbeeld in een tent. Hierbij dient het volgende in acht te worden genomen. De verstrekking zal plaatsvinden onder onmiddellijke leiding van leidinggevende. Die leidinggevende moet gedurende het evenement, tijdens de periode waarvoor de ontheffing is verleend, zelf aanwezig zijn. Een leidinggevende dient een verklaring te overleggen waaruit blijkt dat voldaan worden aan de eisen met betrekking tot sociale hygiëne. Voor het aanvragen van een ontheffing als bedoeld in artikel 35 van de Drank- en Horecawet moet u gebruik maken van het daartoe door de Minister vastgestelde formulier. Zo‟n formulier kunt u opvragen bij de afdeling Publiekszaken. Als u tijdens het evenement op de openbare grond terrasruimte, of een buitentapinstallatie wilt plaatsen, dient u hiervoor huur c.q. precariobelasting te betalen. 7. Gemeentelijke materialen Nutsvoorzieningen: Als u gebruik wilt maken van een of meerdere nutsvoorzieningen kunt met de volgende instanties contact opnemen: aansluiting elektriciteitsnet: Essent (tel.: 0800-0330) aansluiting waterleidingnet: Brabant Water (tel.: 076-5727593) aansluiting riolering: Gemeentelijk Aannemingsbedrijf (tel.: 0165-579555) Dranghekken: Als de straat kan worden afgesloten, dient wegbebakening te worden aangebracht. Deze hekken kunnen van gemeentezijde beschikbaar worden gesteld. Het Gemeentelijk Aannemingsbedrijf (GA) leent hekken uit aan allerlei instanties, binnen de gemeentegrenzen van Roosendaal, voor het organiseren van diverse activiteiten. Kosten voor het halen en brengen van de hekken worden doorberekend (€ 120,-- inclusief BTW voor halen en brengen). Bij het uitlenen wordt een borg gevraagd van € 120,--. Eventuele kosten als gevolg van beschadiging c.q. verlies worden in mindering gebracht op de borg. Mocht de borg niet toereikend zijn dan worden de overige 2012
kosten in rekening gebracht. Indien er gebruik zal worden gemaakt van de hekkenwagen van het Gemeentelijk Aannemingsbedrijf, zullen de eventuele kosten als gevolg van beschadiging c.q. verlies van de hekkenwagen op u worden verhaald. Uitlenen verkeershesjes: Het Gemeentelijk Aannemingsbedrijf (GA) verstrekt (in bruikleen) op grond van de regeling verkeersregelaars verkeershesjes. De verkeershesjes zijn eigendom van de gemeente Roosendaal. Het GA verzorgt de verstrekking, inname en de administratieve vastlegging. Voor het uitlenen van de verkeershesjes wordt een borg gevraagd van € 60 per 10 hesjes. Eventuele kosten als gevolg van beschadiging c.q. verlies worden in mindering gebracht op de borg. Per hesje € 35. Mocht de borg niet toereikend zijn, dan worden de overige kosten in rekening gebracht. Voor de administratieve werkzaamheden rondom de verstrekking en inname van de verkeershesjes wordt € 15 per verstrekking in rekening gebracht. 8. Geluidshinder Horecabedrijven: Uitgangspunt is, dat (in beginsel) geluidsapparatuur e.d. buiten niet is toegestaan. Zodra een horecaondernemer binnen muziek, al dan niet versterkt, ten gehore brengt, dan is ontheffing nodig van de geluidsnormen (aan te vragen bij de Regionale Milieudienst). Een aantal collectieve dagen zijn vastgesteld door burgemeester en wethouders. Vier dagen zijn in principe “vrij te besteden” door de horecaondernemer, mits vooraf toestemming is verkregen van de Regionale Milieudienst. Voor ontheffingen buiten wordt rekening gehouden met cumulatieeffecten, waardoor de verleende aantallen ontheffingen lager kunnen liggen. Overig: Indien doordeweeks in de openlucht geluid, al dan niet met versterking, wordt geproduceerd, dan is een ontheffing op grond van artikel 4:6 van de Algemene plaatselijke verordening (APV) nodig. Op zondag dient ontheffing op grond van artikel 4 van de Zondagswet te worden verleend (dit kan alleen voor de periode na 13.00 uur). Voor ontheffingen buiten gelden in principe de volgende eindtijden: -
uiterlijk 23.00 uur van zondag tot en met donderdag; uiterlijk 24.00 uur op vrijdag en zaterdag.
9. EHBO voorzieningen Om een eerste inschatting te kunnen maken van de hoeveelheid en kwaliteit medische hulpverlening is het nodig te weten welke EHBO voorzieningen tijdens het evenement aanwezig zijn. Bij de optie Anders, namelijk kunt u bijvoorbeeld invullen of de mobiele EHBO-unit van de GHOR wordt ingezet of dat u een private professionele medische organisatie inzet. Voor meer informatie over AED, Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR) en evenementenadvisering, kunt u contact opnemen met GHOR Midden- en West- Brabant, telefoonnummer 0765282850. 10. Overige activiteiten Verkoop- en promotieactiviteiten: Degenen die in het kader van het evenement goederen/waren willen verkopen, hebben de volgende papieren nodig: - een geldige inschrijving bij de Kamer van Koophandel; - een bedrijfsverzekering; - een pasfoto (voor legitimatie-bewijs). De toegestane begin- en eindtijden van de verkoop zijn grofweg gelijk aan de Winkeltijdenwet (van maandag t/m zaterdag van 06.00 uur tot 22.00 uur). Alleen op de koopzondagen, die als zodanig door burgemeester en wethouders zijn aangewezen kunnen goederen verkocht worden. Ballonnetjes oplaten: Wanneer u heliumballonnetjes wilt oplaten, beoordeelt de brandweer deze activiteit op 2012
brandveiligheidsaspecten. Vervolgens zal de gemeente er voor zorgen dat de havenmeester van vliegveld Seppe en vliegbasis Woensdrecht op de hoogte worden gebracht. Vuurwerk afsteken: Het is verboden (consumenten) vuurwerk tot ontbranding te brengen op een ander tijdstip dan tussen 31 december 10.00 uur en 1 januari 02.00 uur van het daarop volgende jaar. Uitzondering: erkende bedrijven met een vuurwerkvergunning van het Ministerie van VROM kunnen voor het tot ontbranding brengen van (professioneel) vuurwerk toestemming krijgen van Gedeputeerde Staten van NoordBrabant. Folders uitdelen: Als u folders uitdeelt, bent u verantwoordelijk voor opruimen van het papierafval op straat. Blijkt dat u afval heeft achtergelaten, dan betaalt u de reinigingskosten. Spandoeken over de openbare weg: Het hangen van spandoeken over de openbare weg is verboden, met uitzondering van een aantal door de gemeente aan te wijze locaties. Op die locaties kunnen evenementen op spandoeken worden aangekondigd. Meer informatie hierover via de afdeling Dienstverlening, team Vergunningen (0165-579551). Plaatsen van reclameborden. Het zelf (of in opdracht laten) plaatsen van zogenaamde Driehoeksreclameborden of sandwichborden, is niet meer mogelijk. Plaatsing van affiches kan uitsluitend via G&D Promotions geschieden. Illegaal geplaatste borden en stellages worden verwijderd; Er zijn in Roosendaal 10 locaties beschikbaar voor het (via de VVV) gratis aankondigen van bepaalde evenementen. 11.
Opmerkingen en eventuele toelichting
Hier kunt u aanvullende gegevens, opmerkingen etc. vermelden. 12.
Ondertekening
De aanvrager dient de aanvraag altijd te ondertekenen. Indien een handtekening namens een rechtspersoon is gezet, dan moet ook de naam vermeld worden van de ondertekenaar (in blokletters) en zijn hoedanigheid bij die rechtspersoon (bijv. J. Jansen, bedrijfsleider). Overige informatie Voor het in behandeling nemen van een aanvraag om een evenementenvergunning bent u leges van € 20,50 (tarief 2011) verschuldigd. Daarnaast worden ook kosten in rekening gebracht voor eventuele benodigde andere ontheffingen en vergunningen. Voor het gebruik van gemeentegrond is precariobelasting verschuldigd dan wel een huursom. In beginsel krijgt u binnen 8 weken na het indienen van uw aanvraag een beslissing(en) van de burgemeester dan wel van het college van burgemeester en wethouders. Meer informatie over het gemeentelijk beleid, de aanvraagprocedure en de kosten is beschikbaar via het Vergunningenloket op www.roosendaal.nl > Digitaal loket of bij de publieksbalies op het stadskantoor. U kunt ook bellen naar het gratis informatienummer voor vergunningen, belastingen en burgerzaken 0800 57 95 79 5 (24 uur per dag 7 dagen per week).
2012
