Strana 1
FORENZNÍ AUDIT ZA OBDOBÍ
2012 - 2013
MĚSTSKÉ MUZEUM A GALERIE LOMNICE NAD POPELKOU NEXIA AP, A.S. SOKOLOVSKÁ 49/5, PRAHA 8, PSČ 186 00 IČ 4811 7013 PRAHA, 26. 05. 2014
Strana 2
ÚVOD K PROVEDENÍ FORENZNÍHO AUDITU
OBSAH ZPRÁVY O PROVEDENÍ FORENZNÍHO AUDITU 1.
Úvod k provedení forenzního auditu
str. 3
2.
Systém řízení příspěvkové organizace MAG
str. 7
3.
Způsob vedení účetní evidence
str. 9
4.
Aplikace zákona o veřejných zakázkách
str. 12
5.
Hospodaření příspěvkové organizace
str. 15
6.
Výhody sloučení příspěvkových organizací města
str. 21
7.
Klíčové závěry forenzního auditu a návrhy optimalizačních opatření
str. 25
Strana 3
1. ÚVOD K PROVEDENÍ FORENZNÍHO AUDITU MĚSTSKÉHO MUZEA A GALERIE LOMNICE NAD POPELKOU
Strana 4
ÚVOD K PROVEDENÍ FORENZNÍHO AUDITU
PŘEDMĚT FORENZNÍHO AUDITU MĚSTSKÉHO MUZEA A GALERIE LOMNICE NAD POPELKOU
Forenzní audit Městského muzea a galerie Lomnice nad Popelkou (dále i jako „MAG“ nebo „organizace“) byl proveden na základě smlouvy uzavřené dne 6. 3. 2014 mezi společností NEXIA AP a.s. a zřizovatelem MAG, tj. Městem Lomnice nad Popelkou. Auditorské práce byly zahájeny dne 16. 4. 2014, poté co byly auditorské společnosti předloženy vyžádané podklady k provedení forenzního auditu.
Z obecné definice forenzního auditu vyplývá, že jde o typ auditu zaměřený zejména na odhalení významných nákladových neefektivit organizace, ale také zpronevěr a protiprávních jednání, z čehož je odvozen i cíl Forenzního auditu MAG, jímž je posouzení, zda v příspěvkové organizaci MAG v průběhu let 2012 a 2013 nedocházelo k jakémukoliv nehospodárnému vynakládání veřejných zdrojů.
Prostředkem k dosažení stanoveného cíle je pak prozkoumání vybraných oblastí příspěvkové organizace MAG takovým způsobem, aby byla provedena analýza aktuálního stavu MAG, přezkoumání účetnictví MAG, prověření plnění zákonných požadavků a v neposlední řadě i posouzení efektivnosti současného nastavení systému řízení a hospodaření. Předmětem komplexního ověření bylo tedy v rámci forenzního auditu zejména prověření:
účetnictví MAG za období let 2012 a 2013 včetně veškeré mzdové agendy,
interních předpisů MAG účinných v období 2012 – 2013,
platných smluvních vztahů a veřejných zakázek vztahujících se k prověřovanému období,
správy majetku a zásob MAG,
nestandardních finančních operací a obchodních transakcí,
konfliktů zájmů, rizikových vztahů a propojení mezi subjekty.
Finální výstup Forenzního auditu v podobě Závěrečné zprávy bude kromě výsledků v podobě významných zjištění obsahovat i konkrétní doporučení, jež by měla směřovat ke snížení nákladové náročnosti MAG v následujících letech.
Strana 5
ÚVOD K PROVEDENÍ FORENZNÍHO AUDITU
ZPŮSOB PROVEDENÍ FORENZNÍHO AUDITU MAG (1/2)
Forenzní audit, provedený výběrovým způsobem, byl po předběžné analýze veškerých dostupných podkladů primárně zaměřen na: 1)
objemově nejvýznamnější transakce,
2)
oblasti se zvýšenou pravděpodobností výskytu nákladové neefektivity.
Zvýšená pozornost byla dále věnována také transakcím, jež proběhly s obchodními partnery, které je možné pro organizaci z finančního hlediska považovat za nejpodstatnější, na finanční operace jakkoli vybočující z trendu a jiné nestandardní případy. Tyto oblasti v MAG, ve srovnání s výše uvedenými, z důvodu velikosti organizace a omezeného rozsahu činnosti ztrácejí na důležitosti, nicméně stále zůstávají jedním z pilířů komplexního pojetí forenzního auditu.
V případě nalezení jakékoliv finanční neefektivity v MAG ve sledovaném období je obsahem této zprávy:
přesné vymezení a popis zjištění,
finanční kvantifikace neefektivity a potenciálních úspor (zefektivnění) - v případě, že situace a dostupná data nebudou umožňovat přesné vyčíslení vzniklých zbytných nákladů, bude výše neefektivity určena na základě expertního odhadu,
určení odpovědnosti za vzniklou situaci,
navržení opatření, jež mají zamezit opakovanému vzniku obdobné situace v budoucnosti.
Závěrečná kapitola této zprávy shrnuje nejdůležitější zjištění učiněná v průběhu forenzního auditu a také naše doporučení v podobě operativních postupů i systémových opatření, jež by měla optimalizovat situaci a v konečném důsledku by měla vést k úspoře provozních nákladů MAG.
Strana 6
ÚVOD K PROVEDENÍ FORENZNÍHO AUDITU
ZPŮSOB PROVEDENÍ FORENZNÍHO AUDITU MAG (2/2) Předkládání požadavků příspěvkové organizaci i následné přebíraní podkladů bylo do značné míry ovlivněno velikostí samotné organizace a tím i relativně malým objemem účetních případů, účetních dokladů a jiných relevantních podkladů potřebných pro zpracování forenzního auditu.
Specifikem MAG je proto zpracovávání a archivování různých forem podkladů účetního a finančního zaměření v papírově podobě, místo obvyklé elektronické formy. Jedná se například o evidence vydaných a přijatých faktur. Dalším faktorem limitujícím naše požadavky byl používaný účetní SW GORDIC. Vzhledem k tomu, že MAG využívá pouze základní moduly SW GORDIC, a to v některých případech pouze omezeným způsobem, je limitované i množství a kvalita výstupů tohoto účetního systému. Obdobné konstatování platí pro výstupy manažerského účetnictví, jež zde prakticky neexistují.
Existence manažerských výstupů sice vzhledem k velikosti organizace není nevyhnutelnou nutností, ale zejména v oblasti ekonomiky akcí (tržby a nákladová náročnost pořádání výstav a akcí obdobného charakteru) by vytváření statistik s možností jejich dalšího využití prostřednictvím provedených analýz mohlo pomoci k optimalizaci činnosti MAG.
Způsob a včasnost poskytování všech podkladů, včetně těch dodatečně vyžádaných, hodnotíme nicméně velice pozitivně. Stejným způsobem lze zhodnotit spolupráci s vedením MAG, jež nám v průběhu forenzního auditu poskytovalo maximální součinnost.
Tým zabezpečující provedení forenzního auditu MAG pracoval ve složení:
Partner odpovědný za zakázku: Ing. Valdemar Linek
Manažer zakázky: Ing. Marek Polický
Členové týmu: Ing. Veronika Straková (Senior) a Ing. Mikuláš Ľaš (Senior)
Průběh forenzního auditu, tudíž i cesta k nalezení případných neefektivit, je závislý na velikosti prověřované organizace a charakteru jí vykonávané činnosti.
V případě příspěvkové organizace MAG byl průběh forenzního auditu a tedy i proces ověřování účetnictví a veškerých ekonomických dat ovlivněn menším počtem účetních případů a na druhé straně také jejich omezenou kvalitou a dostupností.
.
Strana 7
2. SYSTÉM ŘÍZENÍ PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE MĚSTSKÉ MUZEUM A GALERIE LOMNICE NAD POPELKOU
Strana 8
SYSTÉM ŘÍZENÍ MAG
ORGANIZACE MAG A JEJÍ ŘÍZENÍ
Organizace Městské muzeum a galerie Lomnice nad Popelkou (MAG) byla zřízena jako příspěvková organizace města Lomnice nad Popelkou v r. 2009. Činnost a hospodaření MAG vymezuje zřizovací listina (Zřizovací listina s č. ev. 124-134/2009 z 2.10.2009), vlastní činnost pak organizační řád (ve sledovaném období platný Organizační řád č. 1/2009 z 25.10.2009).
Hlavním účelem vzniku a existence organizace je dokumentace dějin města i jeho okolí, neustálé shromažďování, evidování a ošetřování hmotných dokladů vývoje přírody a společnosti regionu a zajištění vlastivědné činnosti spojené s odborným obhospodařováním kulturně-historických pamětihodností města Lomnice nad Popelkou.
Statutárním orgánem organizace je ředitel, který je jmenován a odvoláván zastupitelstvem města. Organizace je dále rozdělena na 3 úseky, a to úsek ekonomický, úsek průvodcovský a úsek úklidu. Celý chod organizace je zajišťován 3 osobami v hlavním pracovním poměru a jedním pracovníkem s uzavřenou dohodou o pracovní činnosti. Ředitel
Účetní, mzdová účetní
Výstavář, průvodce, úklid
Průvodce (DPČ)
Dle zřizovací listiny může organizace kromě vlastního majetku hospodařit rovněž s majetkem svěřeným od zřizovatele, nicméně budova sídla je organizaci svěřena formou smlouvy o výpůjčce (objekt č.p.43, Husovo nám., Lomnice nad Popelkou).
Strana 9
3. ZPŮSOB VEDENÍ ÚČETNÍ EVIDENCE MĚSTSKÉHO MUZEA A GALERIE LOMNICE NAD POPELKOU
Strana 10
ZPŮSOB VEDENÍ ÚČETNICTVÍ
ZPŮSOB VEDENÍ ÚČETNÍ EVIDENCE (1/2) Vedení účetnictví a hospodaření MAG jsou upraveny zejména následujícími normami:
Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů , Vyhláška č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky, Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů,
MAG hospodaří s vlastními finančními prostředky (získanými vlastní činností) a finančními prostředky z rozpočtu svého zřizovatele, tedy města Lomnice nad Popelkou (dále i jako „Město“ nebo „Město LnP“). Ke své činnosti užívá svůj vlastní majetek a majetek Města, který jí byl svěřen k užívání na základě smlouvy o výpůjčce. Vlastní majetek organizace eviduje v účetnictví a odpisuje jej v souladu se zákonem o účetnictví a dle zřizovatelem schváleného odpisového plánu.
Typických znakem hospodaření příspěvkových organizací je také tvorba fondů, a to:
fondu rezervního (fond tvořený ze zlepšeného výsledku hospodaření po jeho schválení zřizovatelem sníženého o převody do fondu odměn, užívaný pro rozvoj činnosti organizace, krytí ztráty nebo k úhradě případných sankcí za porušení rozpočtové kázně),
fondu investičního (fond k financování investičních potřeb organizace, bývá tvořen např. z odpisů, investičních dotací z rozpočtu zřizovatele, darů a příspěvků od jiných subjektů),
fondu kulturních a sociálních potřeb (fond tvořený základním přídělem na vrub nákladů z ročního objemu nákladů zúčtovaných na platy a náhrady platů a slouží k zabezpečování kulturních, sociálních a dalších potřeb zaměstnanců),
fondu odměn (ten bývá obvykle tvořen ze zlepšeného výsledku hospodaření organizace po jeho schválení zřizovatelem a je užíván pro úhradu případného překročení prostředků na platy, MAG tento fond ve sledovaných obdobích netvořilo).
Účetnictví i mzdová agenda organizace jsou vedeny vlastním zaměstnancem organizace v účetním SW GORDIC.
Strana 11
ZPŮSOB VEDENÍ ÚČETNICTVÍ
ZPŮSOB VEDENÍ ÚČETNÍ EVIDENCE (2/2)
Ačkoliv je účetnictví organizace vedeno v SW GORDIC, organizace používá pouze jeho základní moduly a výstupy z tohoto účetního software užívá jen v omezené míře a kvalitě. Vzhledem k velikosti organizace a předmětu činnosti disponuje MAG relativně malým množstvím účetních případů a dokladů. Data z pohledu manažerského účetnictví nejsou sledována, hodnocena, ani dále využívána (např. pro hodnocení atraktivity a ziskovosti pořádaných výstav). Typ a velikost organizace sice sledování ukazatelů podobného charakteru nevyžadují, nicméně by jistě napomohly při rozhodování vedení o dalším směřování aktivit MAG. Účetnictví organizace je vedeno přehledně, v dostačujícím rozsahu, přesto je třeba upozornit na nutnost důsledného dodržování akruálního principu – zaznamenávání transakcí a operací v tom účetním období, se kterým časově a věcně souvisí, nikoliv v okamžiku toku peněz.
Strana 12
4. APLIKACE ZÁKONA O VEŘEJNÝCH ZAKÁZKÁCH V PROSTŘEDÍ MĚSTSKÉHO MUZEA A GALERIE LOMNICE NAD POPELKOU
Strana 13
ZÁKON O VEŘEJNÝCH ZAKÁZKÁCH
ZÁKON O VEŘEJNÝCH ZAKÁZKÁCH A JEHO APLIKACE V MAG (1/2)
Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, konkrétně §2 odst. 2 bod c) tohoto zákona říká, že veřejným zadavatelem je “územní samosprávní celek, nebo příspěvková organizace, u níž funkci zřizovatele vykonává územní samosprávní celek.“ Dle této definice se v případě příspěvkové organizace MAG jedná o zadavatele veřejných zakázek.
Dle §6 stejného zákona je pak zadavatel, v našem případě MAG, “povinen při postupu podle tohoto zákona dodržovat zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace.“
Příspěvková organizace MAG vydala z důvodu existence těchto principů Vnitřní směrnici k zadávání zakázek č. 1/2006, která má zaručovat dodržování zákona o veřejných zakázkách. Tato směrnice byla vydána v souladu se směrnicí k zadávání zakázek Města Lomnice nad Popelkou schválenou usnesením č. 19/05/R písm. b. Dle směrnice č. 1/2006 lze zadávat zakázky dle předpokládané ceny následujícím způsobem:
Zakázky do 39.999 Kč
- v případě předpokládané ceny na úrovni spodního limitu, do 20 tis. Kč, lze zadat zakázku na základě ústní objednávky, - v případě předpokládané ceny na úrovni horního limitu, od 20 tis. Kč, je potřeba kalkulace od minimálně 2 dodavatelů,
Zakázky v rozmezí 40.000 - 99.999 Kč
- tyto zakázky jsou zadávány vždy na základě písemné objednávky, přičemž dodavatele vybere ředitel muzea takovým způsobem, aby existovaly prokazatelné důvody pro výběr právě tohoto dodavatele,
Zakázky nad 100 tis. Kč
- MAG tyto zakázky projednává se zřizovatelem a uskutečňuje je až na základě schválení městského úřadu.
Směrnice k zadávání zakázek č. 1/2006 je koncipována takovým způsobem, že pravidla pro výběr dodavatelů pro zakázky v rozsahu 40.000 – 99.999 Kč jsou benevolentnější než pro zakázky do 39.999 Kč, kde je potřeba cenová kalkulace alespoň od 2 dodavatelů, zatímco v prvním případě má ředitel možnost vybrat dodavatele přímo sám.
Strana 14
ZÁKON O VEŘEJNÝCH ZAKÁZKÁCH
ZÁKON O VEŘEJNÝCH ZAKÁZKÁCH A JEHO APLIKACE V MAG (2/2)
MAG z důvodu své velikosti je sice veřejným zadavatelem, avšak s ohledem na měrnou finanční výši nakupovaných plnění, aplikuje většinově přímé zadávání. V průběhu let 2012 a 2013 nastaly v podstatě pouze 2 případy, které si vyžadovaly aplikaci Vnitřní směrnice k zadávání zakázek č. 1/2006, přičemž oba spadaly do účetního období roku 2013: dodavatelem elektroinstalačních prací v podobě instalace nového osvětlení v muzeu byla společnost Elektroservis, Mastník & Halfar. Jednalo se o zakázku v hodnotě 124.072 Kč (faktura č. 092/01/2013), a tudíž měl být výběr dodavatele prodiskutován a nakonec i schválen zřizovatelem. Postup daný vnitřním předpisem byl dodržen a elektroinstalační práce byly provedeny dodavatelem vybraným a schváleným městským úřadem. v případě nákupu 11 ks vitrín MAG oslovila z důvodu předložení nabídkové kalkulace 2 subjekty. Jednalo se o Truhlářství Milan Drahoňovský a Truhlářství Pavel Dohnal. Na základě nižší nabídkové ceny ve výši 39.710 Kč (faktura č. 08/2013) se dodavatelem stal Milan Drahoňovský. Postup výběru dodavatele definován směrnicí č. 1/2006 byl i v tomto případě dodržen.
Lze tak konstatovat, že MAG dodržuje vnitřní směrnici o veřejných zakázkách a v pozici veřejného zadavatele postupuje transparentně.
Je vhodné zmínit také přístup vedení MAG, kdy i v případě, že MAG neočekává iniciace velkého množství veřejných zakázek, což se také ve sledovaném období potvrdilo, má v oblasti zadávání veřejných zakázek vytvořenou vlastní vnitřní směrnici a neřídí se pouze nadřazenou směrnicí Města. Tato situace není u všech příspěvkových organizací Města samozřejmostí.
Strana 15
5. HOSPODAŘENÍ PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE MĚSTSKÉ MUZEUM A GALERIE LOMNICE NAD POPELKOU V LETECH 2012 - 2013
Strana 16
HOSPODAŘENÍ PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE
SROVNÁNÍ FINANČNÍ VÝKONNOSTI MAG V LETECH 2011-2013 (1/5)
Důležitým prvkem provádění forenzního auditu je důkladná analýza a rozbor hospodaření MAG. Jejím účelem je komplexní zmapování výkonů a efektivity hospodaření MAG zaměřené na oblasti hospodaření, které lze z pohledu objemu na ně navázaných finančních prostředků považovat za nejvýznamnější, a na oblasti s nestandardními výkyvy v trendech.
Ekonomické parametry MAG jsme vyjádřili prostřednictvím výkazů zisku a ztráty. Za účelem posouzení trendu ve vývoji ekonomických parametrů byla kromě výkazů období let 2012 a 2013 použita i obdobná data z předcházejícího účetního období r. 2011. Nejprve došlo k analýze globálních dat a následně byly detailnímu zkoumání podrobeny jednotlivé oblasti nákladů a výnosů. 2011
Náklady (Kč) Výnosy (Kč) - z toho provozní příspěvek zřizovatele Výsledek hospodaření (Kč)
1 912 903 1 917 633 1 428 000 4 730
2012
1 794 263 1 797 155 1 422 000 2 892
2013
1 986 359 1 989 301 1 537 000 2 942
Jak je z tabulky patrné, MAG v posledních 3 účetních obdobích hospodařilo s vyrovnaným rozpočtem, resp. pouze se zanedbatelným ziskem blížícím se nule. Ekonomika MAG je stabilní a závislá na podpoře z rozpočtu Města, a stejný stav lze očekávat i v dalších obdobích činnosti této organizace. Na základě uvedených dat nicméně není možné určit trend a tudíž ani další pravděpodobné směřování příspěvkové organizace z pohledu výše nákladů a výnosů. Důvodem jsou výkyvy ve výši nákladů i výnosů v roce 2012.
MAG se v období 2011 – 2013 hospodařil na principu vyrovnaného (nulového) hospodaření, což je typickým znakem pro hospodaření příspěvkových organizací v podporovaném segmentu aktivit, jako je kultura, provoz volnočasových zařízení apod.
Ekonomika MAG byla v období 2011 – 2013 ekonomikou v zásadě stabilní pouze s mírným výkyvem v r. 2012.
Strana 17
HOSPODAŘENÍ PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE
SROVNÁNÍ FINANČNÍ VÝKONNOSTI MAG V LETECH 2011-2013 (2/5) - NÁKLADY
Z detailního rozboru nákladů příspěvkové MAG vyplývá, že přibližně 17 % nákladů souvisí s hospodářskou činností. Tu tvoří prodej zboží zejména v podobě Lomnických sucharů, kamenářských výrobků, knih, katalogů, šperků a dalších předmětů.
Náklady z činnosti (v tis. Kč) Spotřeba materiálu Spotřeba energie Prodané zboží Opravy a udržování Cestovné Náklady na reprezentaci Ostatní služby Mzdové náklady Zákonné sociální pojištění Zákonné sociální náklady Odpisy dlouhodobého majetku Ostatní náklady z činnosti Finanční náklady Náklady celkem
2011 hlavní činnost hospodářská činnost 1 567 315 345 588 190 275 17 749 146 987 14 132 310 674 1 800 4 563 507 6 824 66 469 2 526 804 020 255 853 26 595 42 781 21 148 1 567 315
345 588
2012 hlavní činnost hospodářská činnost 1 505 606 288 657 91 908 15 448 139 241 6 732 265 683 10 000 3 723 196 6 918 65 970 598 831 901 281 665 27 362 26 071 20 847 1 505 606
288 657
2013 hlavní činnost hospodářská činnost 1 656 743 329 616 93 390 15 899 178 876 9 599 302 933 51 580 6 006 667 6 707 137 060 518 834 543 281 916 27 435 16 678 22 553 1 656 743
329 616
Nejvýznamnějšími složkami nákladů jsou dlouhodobě: osobní náklady (mzdy včetně pojištění) (56% celkových nákladů v roce 2013), spotřeba energie (9%) a v rámci hospodářské činnosti náklady na prodané zboží (15%).
V r. 2013 došlo ve srovnání s předcházejícími účetními obdobími k nárůstu nákladů na ostatní služby (z důvodu zvýšených výdajů na restaurování barokního sekretáře a jiných předmětů), a nákladů na opravy a udržování – ve srovnání s předcházejícím účetním obdobím v roce 2013 proběhly např. malířské práce (19.897 Kč), instalace osvětlení (10.734 Kč) a instalace kabelových tras (10.576 Kč).
Paradoxně došlo ve srovnání s předcházejícím účetním obdobím i k zvýšení spotřeby energie, a to i přes to, že koncem r. 2012 s následným dokončením začátkem r. 2013, byla provedena plynofikace objektu muzea, která by měla mít na spotřebu energií zcela opačný účinek.
Strana 18
HOSPODAŘENÍ PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE
SROVNÁNÍ FINANČNÍ VÝKONNOSTI MAG V LETECH 2011-2013 (3/5) - VÝNOSY
Výnosy MAG mají poměrně jednoduchou strukturu: hlavní činnost
Výnosy celkem v Kč Výnosy z činnosti Výnosy z prodeje vlastních výrobků Výnosy z prodeje služeb Výnosy z prodaného zboží Finanční výnosy Úroky Výnosy z transferů (provozní příspěvek) Výnosy vybraných místních vládních institucí z transferů Výsledek hospodaření před zdaněním Výsledek hospodaření běžného účetního období
2011 hospodářská činnost
hlavní činnost
2012 hospodářská činnost
hlavní činnost
2013 hospodářská činnost
1 505 526
412 107
1 507 794
289 361
1 630 019
359 282
76 731 13 990 62 741
412 107
84 967 13 730 71 237
289 361
92 754 11 768 80 986
359 282
795 795 1 428 000 1 428 000 -61 789 -61 789
18 550 393 557
66 519 66 519
827 827 1 422 000 1 422 000 2 188 2 188
16 600 272 761
704 704
265 265 1 537 000 1 537 000 -26 724 -26 724
15 100 344 182
29 666 29 666
Klíčovou složkou výnosů je provozní příspěvek zřizovatele (cca 77 % celkových výnosů) a v rámci hospodářské činnosti výnosy z prodaného zboží. Výnosy ze vstupného do muzea a z prodeje vlastních výrobků přispívají k úhradě nákladů MAG pouze malým dílem (necelých 5% veškerých výnosů), přičemž významné zvýšení uvedených výnosů nelze očekávat - růstový trend v období 2011 – 2013 nemá pro ekonomiku MAG zásadní význam, lze jej spíše považovat za znak toho, že neklesá přitažlivost tohoto muzea pro jeho návštěvníky. Zajímavé je sledování kompenzace ztráty z hlavní činnosti ziskem z činnosti hospodářské v letech 2011 a 2013. Tyto výsledky jsou ale zkresleny alokací nákladů mezi hlavní a hospodářskou činnost, kde v rámci hospodářské činnosti nedochází k rozpočítání všech souvisejících nákladů. Jedná se např. o mzdy, realokací kterých by došlo k změně hospodářského výsledku ve prospěch činnosti hlavní.
MAG představuje typické zařízení, které municipalita provozuje jednak jako prostředek své prezentace a tvorby image a jednak jako nástroj zachovávání historických informací a hodnot pro další generace obyvatel Města a přilehlého regionu a turistů, byť faktický význam v oblasti podpory turistického ruchu je dle našeho názoru malý. MAG vždy bude představovat aktivitu kruciálně financovanou z rozpočtu Města LnP.
Strana 19
HOSPODAŘENÍ PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE
SROVNÁNÍ FINANČNÍ VÝKONNOSTI MAG V LETECH 2011-2013 (4/5) - SHRNUTÍ
Na základě provedeného rozboru můžeme konstatovat, že zdrojem financování příspěvkové organizace jsou: provozní příspěvek zřizovatele (cca 77 % ročních výnosů), výnosy z prodaného zboží (jen cca 17 % ročních výnosů). Jedná se o výnosy z hospodářské činnosti spočívající v prodeji zboží, které téměř kopírují výši nákladů na prodané zboží. Marže z prodeje zboží v rámci hospodářské činnosti je minimální a činí cca 10%, což v absolutních číslech v roce 2013 představovalo přibližně 30.000 Kč. Vliv hospodářské činnosti na výši provozního příspěvku je tedy minimální.
Provozní příspěvek představuje významné nákladové zatížení Města Lomnice nad Popelkou. Vzhledem k tomu, že podíl dotačního financování je u této organizace vysoký, mělo by být společnou snahou Města a MAG definovat racionalizační opatření, která by směřovala k redukci objemu ročního provozního příspěvku zřizovatele.
Z hlediska své velikosti nabízí bohužel MAG pouze omezený prostor k tvorbě úspor: Nejvýznamnějšími náklady MAG jsou mzdy a související odvody. Významná redukce těchto nákladů není při současné organizační podobě MAG a aplikované mzdové úrovni, která se nejeví jako nepřiměřená, reálná. MAG má stejně jako jiné lokální příspěvkové organizace Města uzavřenou smlouvu s dodavatelem energií, společností WARMNIS spol. s r.o., v rámci sdruženého nákupu Města. Nejedná se ale o faktického dodavatele, pouze o zprostředkovatele mezi MAG a reálným dodavatelem. Z tohoto důvodu bychom doporučovali přezkoumat možnost vynechání tohoto mezičlánku a uzavření smlouvy přímo s primárním dodavatelem energií, což by dle našeho názoru mohlo vést k mírné úspoře nákladů.
Strana 20
HOSPODAŘENÍ PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE
SROVNÁNÍ FINANČNÍ VÝKONNOSTI MAG V LETECH 2011-2013 (5/5) - SHRNUTÍ MAG je jen zřídkavým iniciátorem veřejných zakázek. Jeho činnost to totiž nevyžaduje. V několika případech, kdy byla příspěvková organizace nucena uskutečnit výběrové řízení, postupovala v souladu s interními směrnicemi, jež korespondují s nadřazenými směrnicemi Města. Tato oblast tudíž neposkytuje potenciál k významným úsporám. Skupina ostatních nákladů zahrnuje převážně náklady na mobilní telefony, pevnou linku, internet a servis počítačů a SW. Dodavatelem telekomunikačních služeb pro MAG byla společnost Telefónica Czech Republic, a.s., v r. 2013 však mobilní telefony přešly pod LIVE TELECOM a.s. a dosažená úspora představuje přibližně 400 Kč měsíčně.
Dle našeho názoru bylo možné zahájit jednání s uvedenými dodavateli s cílem opětovné centralizace pod jednoho vybraného dodavatele a zakoupení výhodného balíku služeb, což by mělo vést k vytvoření konkurenčního tlaku na cenu a tím pádem ke snížení nákladů cca o 20% ze stávajících 19.720 Kč, což představuje úsporu cca 4.000 Kč ročně. Ve srovnání s ročním rozpočtem MAG se ale jedná o zcela marginální částku. Mimo určité redukce osobních nákladů snížením mzdové úrovně, k čemuž ovšem municipality většinou přistupují pouze v menším počtu případů, má Město Lomnice nad Popelkou pouze minimální možnost jak snížit objem provozního příspěvku pro financování stávajícího provozu MAG:
Zvýšení vstupného kupříkladu o 30 – 50 % má pouze zanedbatelný efekt na zvýšení výnosů a v určitém objemu by mohlo i způsobit dílčí pokles návštěvníků, což zjevně nemůže být cílem dalšího provozu MAG z hlediska jeho poslání.
Klíčový potenciál úspor provozních nákladů MAG a tím i snížení provozního příspěvku Města Lomnice nad Popelkou je možné spatřovat v systémovém opatření sloučení příspěvkových organizací (viz kapitola „Výhody sloučení příspěvkových organizací města“), které by dle našeho názoru přineslo významnější úspory ve mzdových nákladech a administrativě, aniž by se takové opatření dotklo provozu a plnění cílů a poslání MAG.
Pokud by cílem Města Lomnice nad Popelkou bylo ve významnějším rozsahu snížit objem provozního příspěvku MAG, aniž by byl zasažen provoz MAG a plnění jeho poslání, jeví se jako nejefektivnější řešení sloučit MAG s Kulturním a informačním střediskem Města Lomnice nad Popelkou.
Strana 21
6. VÝHODY SLOUČENÍ PŘÍSPĚVKOVÝCH ORGANIZACÍ MĚSTA
Strana 22
SLOUČENÍ PŘÍSPĚVKOVÝCH ORGANIZACÍ
SLOUČENÍ PŘÍSPĚVKOVÝCH ORGANIZACÍ KIS A MAG (1/3)
Město Lomnice nad Popelkou je zřizovatelem dvou příspěvkových organizací, jejichž činnost je různým způsobem zaměřena na kulturu a kulturní vyžití občanů a návštěvníků města: Kulturní a informační středisko Města Lomnice nad Popelkou (KIS), Městské muzeum a galerie Lomnice nad Popelkou (MAG).
Podle hodnoty provozního příspěvku je KIS dvakrát větší než MAG a z pohledu celkových výnosů cca 2,5krát větší. Z dalšího srovnání dle počtu zaměstnanců, rozsahu prováděných činností a složitosti organizační struktury je možné konstatovat, že KIS je větší a provozně náročnější organizací. Definování KIS jako větší organizace je klíčové při prezentování stěžejní úvahy optimalizace MAG.
Dle našeho názoru je zcela logickým krokem sloučení těchto dvou příspěvkových organizací, resp. začlenění MAG do organizační struktury KIS jako jednoho ze středisek. Zcela jistě se jedná o poměrně radikální krok, nicméně k jeho realizaci existuje několik zásadních důvodů. 1) Z pohledu administrace, úrovně přehlednosti i zjednodušené orientace pro případné návštěvníky je centralizace veškeré kultury pod jednu příspěvkovou organizaci Města vhodným a efektivním řešením. Mezi střediska KIS již patří kromě jiného kino, divadlo nebo knihovna, vedle kterých by v rámci jedné organizační struktury bez větších problémů mohlo existovat i Muzeum a galerie s vlastním vedoucím. 2) Další pozitivum navrhovaného sloučení obou příspěvkových organizací se týká jejich vztahu se zřizovatelem, a to oboustranně. Zřizovatel bude mít zjednodušenou situaci, protože předmětem jednání o výši příspěvku, jeho schvalování i následné kontroly ze strany zřizovatele bude pouze jedna organizace. KIS, jako jediné organizaci zastřešující kulturu ve Městě, se naopak zvýší vyjednávací pozice s Městem. 3) Nejzásadnějším argumentem pro začlenění MAG pod KIS je bezpochyby úspora nákladů. Začlenění MAG pod KIS by způsobilo, že některé pracovní pozice by se staly duplicitními: • Dvě samostatně fungující příspěvkové organizace by po avizované fúzi potřebovaly pouze jednoho ředitele. Bez ohledu na to, kdo by byl ředitelem sloučené organizace, by v konečném důsledku z pohledu rozpočtu města došlo k úspoře ve výši ročních osobních nákladů ředitele, což v součtu základní mzdy, příplatků a odvodů činí dle současného platového nastavení cca 440 tis. Kč ročně.
Strana 23
SLOUČENÍ PŘÍSPĚVKOVÝCH ORGANIZACÍ
SLOUČENÍ PŘÍSPĚVKOVÝCH ORGANIZACÍ KIS A MAG (2/3) •
Účetnictví příspěvkových organizací je vedeno rozdílným způsobem. V rámci KIS má veškeré účetnictví včetně mezd na starosti externí dodavatel, v MAG je to naopak pracovní náplní zaměstnance pracujícího na plný úvazek (kromě vedení účetnictví je dle pracovní smlouvy náplní práce daného zaměstnance také například spolupráce při vytváření expozic a realizování tematických výstav a podíl na prodeji kulturních služeb – účetnictví je tedy v tomto případě v podstatě pracovní náplní pouze z části). V případě rozšíření KIS o MAG by byla existence dvou odborných referentek/účetních zbytečná. Řešením situace by dle našeho názoru bylo ponechání vedení účetnictví externí formou, přičemž stávající pracovní náplň pozice účetní MAG by byla omezena jen na doplňkové činnosti této pracovní pozice v rámci zajištění provozu a obsahové náplně střediska MAG. Právě tato redukce by představovala úsporu ve výši části úvazku, který byl zaměřen na vedení účetnictví. Roční výše této úspory by dle našich odhadů činila cca 160 tis. Kč ročně.
4) Sloučením dvou příspěvkových organizací vznikne větší subjekt odebírající větší množství služeb, např. ve formě internetu a telekomunikačních služeb. Tím by se při správném jednání mohla částečně zvýšit vyjednávací pozice rozšířené KIS pro snížení cen odebíraných služeb, což je také jedna z cest k nalezení úspor. Provozní efekt však vzhledem k velikosti MAG není významný.
Podle našeho názoru a našich zkušeností je MAG příliš malou organizací z hlediska personálu a realizovaných aktivit, aby v prostředí Lomnice nad Popelkou, která má zřízenou další organizaci zastřešující kulturu, existovala samostatně se všemi procesy a náklady v oblasti vedení, administrativy a veškerých procesů týkajících se komunikace se zřizovatelem. Sloučení MAG s KIS do jedné organizační struktury je logickým a efektivním postupem optimalizace nákladů Města Lomnice nad Popelkou.
Strana 24
SLOUČENÍ PŘÍSPĚVKOVÝCH ORGANIZACÍ
SLOUČENÍ PŘÍSPĚVKOVÝCH ORGANIZACÍ KIS A MAG (3/3)
Sloučení MAG a KIS by bylo výhodné jak z finančního hlediska, kdy roční úspora osobních nákladů dosahuje cca 600 tis. Kč, tak i z hlediska jednotného zastřešení obsahově blízkých aktivit.
Sloučení obou organizací by nepochybně znamenalo vynaložení transakčních nákladů. Jednalo by se zejména o následující náklady, jejichž celková výše by dle našeho názoru neměla přesáhnout 300 tis. Kč bez DPH:
náklady spojené s vypracováním implementačního projektu, náklady spojené se změnou nastavení informačního systému KIS v důsledku sloučení, náklady na reorganizaci KIS, ostatní náklady plynoucí ze změny loga, vzhledu webových stránek KIS apod.
Pokud by se Město Lomnice nad Popelkou rozhodlo přistoupit ke sloučení KIS a MAG, bylo by dle našeho názoru vhodné o této věci jednat ideálně co nejdříve. Jako optimální okamžik sloučení se jeví 1. 1. 2015. Odkládání dané reorganizace by totiž pro Město znamenalo pouze pokračování vynakládání nákladů, které by sloučením zanikly.
Na druhou stranu je nutno zvážit dopady fúze do kulturní činnosti MAG ve vazbě na jednotlivé skupiny návštěvníků a rovněž s ohledem na dosavadní způsob fungování organizace, ke které je v současné době přistupováno ze strany současných pracovníků v určitém rodinném duchu.
Dle našich odhadů by po sloučení příspěvkových organizací KIS a MAG došlo k úspoře v oblasti osobních nákladů v rozsahu přibližně 600 tis. Kč ročně, o něž by poklesly konsolidované výdaje Města Lomnice nad Popelkou na provoz KIS a MAG.
Strana 25
7. KLÍČOVÉ ZÁVĚRY FORENZNÍHO AUDITU A NÁVRHY OPTIMALIZAČNÍCH OPATŘENÍ MĚSTSKÉHO MUZEA A GALERIE LOMNICE NAD POPELKOU
Strana 26
SHRNUTÍ VÝSLEDKŮ FORENZNÍHO AUDITU
SHRNUTÍ ZÁVĚRŮ FORENZNÍHO AUDITU MAG
Cílem forenzního auditu příspěvkové organizace Městské muzeum a galerie Lomnice nad Popelkou (MAG) bylo prověření existence jakéhokoliv nehospodárného vynakládání finančních prostředků, a to jak formou neefektivně řešených procesů a nevýhodných transakcí, tak i v podobě zpronevěr či klientelistického jednání: Co se týče klientelistického jednání, bylo v rámci forenzního auditu prověřeno případné propojení vedení a zaměstnanců MAG s dodavateli této organizace. V případě dodávky nových vitrín Milanem Drahoňovským se nabízí možnost, že jde o transakci, která se vyznačuje osobní vazbou (propojením) ředitele MAG na dodavatele. Nicméně po přezkoumání všech okolností realizace této transakce nemůžeme konstatovat, že bychom identifikovali v případě této transakce a jakýchkoli dalších transakcí atributy podvodného nebo klientelistického jednání a zjevné prvky neefektivity či nepřiměřeně vysoké úhrady za přijaté plnění. V případě MAG nebyly identifikovány žádné ekonomicky nevýhodné nebo nestandardní operace (transakce). Potenciál úspor provozních nákladů je z hlediska ročního rozpočtu MAG v zásadě malý a týká se dodávek energií prostřednictvím zprostředkovatele (zapojení zprostředkovatele však často vede k prodražení služby pro konečného zákazníka) a sjednocení dodávek telekomunikačních služeb pod jednoho dodavatele (roční náklady MAG na tyto služby se pohybují na úrovni 19.720 Kč, potenciál roční tak dosahuje 4.000 Kč ročně, tj. je marginální).
Za nejvýznamnější optimalizační opatření a klíčové doporučení forenzního auditu vedoucí k úspoře nákladů MAG a tím pádem i snížení potřebného provozního příspěvku Města považujeme sloučení příspěvkových organizací KIS a MAG formou začlenění MAG do organizační struktury KIS. Kromě organizačních a administrativních pozitiv na straně příspěvkových organizací i Města by toto sloučení přineslo synergickou úsporu finančních prostředků ve výši cca 600 tis. Kč ve formě vzniklých zbytných pracovních pozic. Je však třeba zvážit dopad fúze do kvality kulturní činnosti MAG ve vazbě na jednotlivé skupiny návštěvníků a dosavadnímu způsobu fungování.
Dle našich odhadů by po sloučení příspěvkových organizací KIS a MAG došlo k úspoře v oblasti osobních nákladů v rozsahu přibližně 600 tis. Kč ročně, o něž by synergicky poklesly výdaje Města Lomnice nad Popelkou na provoz KIS a MAG. Sloučení KIS a MAG by nemělo mít jakýkoli negativní vliv na provoz a MAG z hlediska jeho existence .
