Plan van Aanpak / Folders vernieuwd VMBO Gemaakt voor: Johan Dekker, Astrid ten Boom en Machteld Wiegmans Voorbereid door: Anouk ten Boom, Stagiair PR/Communicatie 19 november 2015
Pagina !1
INHOUDSOPGAVE • Achtergronden Projectresultaat Projectactiviteit Projectgrenzen Tussenresultaten Kwaliteit Planning Kosten en baten Risico’s
Pagina !2
ACHTERGRONDEN Opdrachtgevende organisatie Het Petrus Canisius College (PCC) Het Petrus Canisius College (PCC) is een katholieke scholengemeenschap voor het voortgezet onderwijs met vijf vestigingen in Alkmaar, Heiloo en Bergen. Het PCC heeft de meeste opleidingsmogelijkheden in de hele regio. Het PCC biedt meer dan alleen de opleidingen gymnasium, atheneum, havo, mavo en vmbo. Naast deze gebruikelijke opleidingen biedt het PCC ook extra keuze mogelijkheden. Het PCC wil leerlingen stimuleren om hun talenten en interesses te ontdekken en verder te ontwikkelen. Opdrachtgever Johan Dekker Johan Dekker is de sectordirecteur van het PCC Oosterhout VMBO basis en kader. Opdrachtnemer Mediamanager / stagiair PR/Communicatie De opleiding Mediamanager is uitdagend en sluit naadloos aan op de beroepspraktijk. De mediabranche is een snel veranderende bedrijfstak, met verschillende sectoren, die vaak door elkaar lopen. Tijdens de opleiding maken de leerlingen kennis met de manier van werken in de sectoren Game, AV, Print, Web en Evenementen. Tijdens deze opleiding lopen de leerlingen stage binnen een bedrijf in een van deze branches. In dit geval zal Anouk ten Boom als stagiair van de afdeling PR/ Communicatie op het PCC de opdracht uitvoeren. Stakeholders De folder is gericht aan toekomstige leerlingen voor leerjaar 3, maar ook hun ouders moeten door middel van deze folder geïnformeerd worden. De folder is ook onderdeel van de voorlichting voor collega’s van andere vestigingen zodat zij onderbouw leerlingen optimaal kunnen adviseren. Dit maakt dat ouders, leerlingen en docenten stakeholders zijn van dit project.
Pagina !3
PROJECTRESULTAAT Projectnaam: Folder vernieuwd VMBO Opdrachtgever: Astrid ten Boom en Johan Dekker Opdrachtnemer: Anouk ten Boom Doelstelling Het doel van het project is het maken van een folder die ouders en toekomstige leerlingen van leerjaar 3 informeert over de vernieuwde profielen van het PCC Oosterhout. Ook is de folder bedoeld voor docenten van de onderbouw die deze folder kunnen gebruiken als voorlichting en daardoor optimaal advies kunnen geven aan onderbouw leerlingen. Projectresultaat Het gewenste product is een folder op 120 mg/m A4, die informatie verleent over de profielen van het vernieuwde VMBO op het PCC Oosterhout. De flyer moet hip en strak zijn en in de huisstijl van het PCC. De folder moet heldere en duidelijke informatie bevatten. Programma van eisen In de flyer moeten een aantal punten zijn vermeld zoals; Hoe ziet een gemiddelde schooldag eruit? Wat ga je leren? Voor wie zijn de profielen geschikt? Welke vaardigheden zijn er nodig? Welke vaardigheden ga je leren? Wat is de doorstroming naar het MBO, Welke keuzes zijn er binnen de profielen? en tot slot moet er ook informatie worden gegeven over de stageperiode.
Pagina !4
PROJECTACTIVITEITEN Activiteit
Geschatte tijd
Initiatieffase
8:00 uur
Gesprek met opdrachtgever
0:30 uur
Gesprek met betrokkenen
1:00 uur
Opstellen debriefing
1:00 uur
Bespreken en aanpassen debriefing
0:15 uur
Vaststellen debriefing
0:15 uur
Opstellen Plan van Aanpak
4:00 uur
Bespreken en aanpassen Plan van Aanpak
0:30 uur
Vaststellen Plan van Aanpak
0:30 uur
Definitiefase
1:45 uur
Bespreken ontwikkeling project
0:15 uur
Inlezen oud materiaal
0:30 uur
Verzamelen foto’s
0:30 uur
Verzamelen teksten
0:30 uur
Ontwerpfase
10:00 uur
Schrijven van teksten
6:00 uur
Fotograferen materiaal
2:30 uur
Bespreken ontwikkeling project
0:30 uur
Goedkeuring teksten
0:45 uur
Vaststellen huisstijl
0:15 uur
Uitvoeringsfase
14:00 uur
Ontwerp folder
8:00 uur
Goedkeuring ontwerp
0:30 uur
Bespreken ontwikkeling project
0:30 uur
Samenvoegen ontwerp, foto’s en tekst
4:00 uur
Goedkeuring totaalbeeld
0:30 uur
Pagina !5
Afdrukken van folder
0:30 uur
Nazorgfase
2:00 uur
Evaluatie opdrachtgevers
0:30 uur
Opdracht opnemen in portfolio
1:00 uur
Feedback en beoordeling
0:30 uur TOTAAL
35:45 uur
Pagina !6
PROJECTGRENZEN Deadline De deadline voor de folder is 12 januari 2016 (week 2), dit omdat er op 12 januari een informatie avond is waar de folders verspreid worden. Omdat ik deze deadline echter voor wil zijn wil ik de folder in week 1 af hebben. De deadline word dus woensdag 6 januari 2016. Budget Voor de opdracht is geen budget toegewezen. Echter heb ik wel een kosten en baten overzicht gemaakt met het vooruitzicht op mijn proeve van bekwaamheid (schoolexamens). Randvoorwaarden Het gehele project word de opdrachtnemer begeleid en gestuurd waar nodig. De begeleiding word verzorgd door de opdrachtgever. De teksten worden gecontroleerd door een docent Nederlands en het ontwerp van de folder en de huisstijl worden door de praktijkbegeleider nageleefd.
Pagina !7
TUSSENRESULTATEN Debriefing De debriefing word gemaakt direct na de briefing. In dit document word duidelijk of het project begrepen is door de opdrachtnemer en of zij uiteindelijk de opdracht mag gaan uitvoeren. In dit document staan de specifieke eisen van de opdracht. Deze briefing word besproken en goedgekeurd door de opdrachtgevers. Plan van aanpak Dit document behoort ook tot de tussenresultaten. Aan de hand van dit plan van aanpak kan men zien hoe en waar aan de tijd besteed wordt en hoe dit project wordt aangepakt. Ook voor buitenstaanders moet het door dit plan van aanpak duidelijk zijn wat het doel is, en hoe deze word verwezenlijkt. Goedkeuring Elk onderdeel moet worden goedgekeurd en gecontroleerd. Dit gebeurt door de opdrachtgever, een docent Nederlands en de praktijkbegeleider van de opdrachtnemer. Evaluatie Na afloop van het project vindt er een evaluatie plaats. Het project word tevens beoordeeld door de opdrachtgevers en de praktijkbegeleider.
Pagina !8
KWALITEIT Kwaliteit De tussenproducten worden nagekeken en besproken door de opdrachtgevers en praktijkbegeleiders. Kwaliteitsbewaking De kwaliteit wordt in alle tijden gewaarborgd door de projectleiders Johan Dekker en Machteld Wiegmans. Kwaliteitseisen 1) Alle uitgeschreven producten moeten worden gekeurd door een docent Nederlands. 2) Alle uitgeschreven producten moeten worden voorzien van een soortgelijke vormgeving. 3) Alle producten worden verzameld voor het portfolio van de opdrachtnemer. Faciliteiten 1) Op het PCC Oosterhout – waar het project plaatsvindt. 2) Thuis – waar er word afgemaakt wat nog afgemaakt moet worden. Programma’s 1) Pages – voor het uitschrijven van verschillende plannen, waaronder het plan van aanpak. 2) Microsoft Word – voor het uitschrijven van plannen, waaronder ook het plan van aanpak. 3) Microsoft Excel – voor het maken van documenten voor het project. 4) Google Drive – om de gemaakte documenten op te slaan en uiteindelijk te verzamelen. 6) InDesign– voor het maken van het ontwerp. Normen en technieken 1) Werken volgens een systematische probleemaanpak. 2) Inlichten bij problemen bij overmatig verzuim van plichten bij opdrachtgever. 3) Het houden van contact met de opdrachtgever over de voortgang.
Pagina !9
PLANNING
Pagina !10
KOSTEN EN BATEN Beschrijving
Aantal
per uur per stuk
Kosten
Initiatieffase
8 €
45 €
360
Definitiefase
2 €
45 €
81
Ontwerp fase
10 €
45 €
450
Uitvoeringsfase
14 €
45 €
630
2 €
45 €
90
€
75
€
1.686
Nazorgfase Drukken van flyers Totaal
1000
Pagina !11
RISICO’S Tijdens het maken en uitvoeren van een project heb je altijd te maken met verschillende risico’s – zowel kleine als grote risico’s. Je kunt deze risico’s onderverdelen in twee categorieën. Interne enext erne risico’s. Interne risico’s komen binnen het bedrijf of productieteam voor, terwijl externe risico’s van buitenaf komen, bijvoorbeeld van de opdrachtgever. Intern > De planning wordt niet gehandhaafd Soms gebeuren er wat minder leuke dingen – zoals ziekte of verzuim – waardoor de planning niet wordt aangehouden en vertraging wordt opgelopen. Ook kan dit te maken hebben met laksheid, waarbij een of meerdere teamleden het allemaal wel op zich af laten komen en daardoor in tijdnood kunnen komen en de deadline wellicht niet behalen. > Onmogelijkheid in het projectontwerp Het loopt niet altijd zo voorspoedig als gehoopt. Ook in het projectontwerp kunnen nog talloze – onverwachte – fouten zitten. Deze moeten opgelost worden, maar dat kost wel meer tijd en geld. Vaak is dat ook qua planning lastig, omdat je hier in eerste instantie geen rekening mee houdt. > Producten worden niet geleverd, te laat of met onvoldoende kwaliteit Als de deadline in zicht is en er nog heel wat moet worden gedaan, dan slaat vooral stress toe. Producten worden afgerafeld waardoor er onnodig fouten worden gemaakt. Fouten maken kost in dit geval geld en tijd en beide is bij dit project niet veelvoudig aanwezig. > De deadline wordt niet behaald Een opeenhoping van de bovenstaande zaken – of zelfs eentje daarvan – kan leiden tot het onvermijdelijke: de deadline wordt niet behaald. Dit kost geld en je houdt er een ontevreden klant aan over. Want deadline is deadline en de klant is koning.
Pagina !12
Extern > Onvoldoende informatie van de opdrachtgever Opdrachtgevers zijn niet altijd even duidelijk, waardoor je soms in twijfel komt te zitten. Je moet vervolgens contact opnemen om zijn of haar mening te vragen over iets wat je wilt doen en waar hij of zij nooit over heeft gesproken, maar dat eigenlijk wel graag wilt. Hier gaat veel tijd inzitten. > Verandering van eisen door de opdrachtgever Ook zijn opdrachtgevers vaak niet de makkelijkste mensen. Ze willen waar voor hun geld en willen vaak nog middenin het productieproces iets heel anders. Hierdoor kan hij of zij je hele planning omgooien waardoor je veel regelwerk moet gaan verrichten. > Materiaal is niet beschikbaar Als de opdrachtgever een bepaald materiaal wenst, maar deze niet beschikbaar is, dan heb je een probleem. Vaak moet je contact opnemen om een ander materiaal aan te vragen bij de opdrachtgever, die natuurlijk niet meteen via zijn telefoon of e-mail op je reageert.
Pagina !13
