FOCUS OP EXPEDITIE. Beter en leuker werken in hartje stad. Werken in een comfortabel maatpak. attentie attentie... een behoorlijk statement!

een behoorlijk statement!

attentie attentie...

op zoek naar het venlose gevoel

Werken in een comfortabel maatpak

ARCHITECT hans goverde | P. 2

EEN OPROEP AAN ALLE MEDEWERKERS! | P. 6

INTERIEURARCHITECT daniela schelle | P. 6

DIRECTEUR ad theuws | P. 7

FOCUS OP EXPEDITIE INFORMATIEKRANT OVER HET NIEUWE STADSKANTOOR VAN DE GEMEENTE VENLO

Beter en leuker werken in hartje stad.

Het nieuwe stadskantoor is volledig ontworpen volgens de zes principes van het Venlose werken, zodat iedereen, burgers én medewerkers, zich vanaf 2014 helemaal thuisvoelen in hun gloednieuwe omgeving. 1

mijn

2

kennis

3

plezier

4

ontmoeten

5

veiligheid

6

flexibiliteit

• mijn gemeente

• creëren

• warmte

• communiceren

• vriendelijk

• vrijheid

• mijn gebouw

• delen

• waardering

• samenkomen

• toegankelijk

• verantwoordelijkheid

• mijn thuis

• ondernemen

• respect

• open staan

• geborgen

• keuze

P. 2

focus op expeditie INFORMATIEKRANT OVER HET NIEUWE STADSKANTOOR VAN DE GEMEENTE VENLO

5 vragen aan... de architect

P. 3

INFORMATIEKRANT OVER HET NIEUWE STADSKANTOOR VAN DE GEMEENTE VENLO focus op expeditie

Fijn voor ons

Fijn voor milieu

Hans Goverde van Kraaijvanger • Urbis

dat gebied. Het stadskantoor van Venlo is voor mij echter een heel bijzonder project. Het is buitengewoon spannend om zo’n groot gebouw te ontwerpen voor een groot aantal mensen en dat ook nog eens zo veel mogelijk volgens de principes van cradle to cradle.”

stadskantoor PRAKTISCHE INDELING

de openheid van de gemeente, de democratie en de interactie met de inwoners van Venlo. Waarom het zo’n hoge toren is? Een hoog gebouw is automatisch een blikvanger: indrukwekkend, goed zichtbaar en herkenbaar. Daarnaast dient de hoogbouw als geluidswal voor de woningen die erachter komen te liggen. Met het nieuwe stadskantoor geeft Venlo haar ambities weer: het is een aangenaam gebouw met een open uitstraling, een icoon dat trots uitstraalt en de stad een vooruitstrevende en stedelijke uitstraling geeft.”

Waarom ziet het eruit zoals het eruit ziet? “Het ontwerp is gebaseerd op de locatie, de betekenis voor de stad en de functie. De bijzondere ligging - in het hart van de samenleving én aan de Maas - speelt een hoofdrol in het ontwerp. Grote delen zijn van glas, zodat bezoekers en medewerkers uitzicht hebben op de prachtige natuur van Maaswaard. Daarnaast symboliseert het vele glas

En het wordt helemaal cradle to cradle… “Dit gebouw wordt zo cradle to cradle als op dit moment mogelijk is. De regio Venlo loopt voorop op dit gebied en het nieuwe stadskantoor kan gezien worden als een behoorlijk statement! Geloof me, met dit gebouw gaat Venlo qua duurzaamheid echt een stap verder dan gebruikelijk. De groene gevel aan de noordkant van het gebouw is

natuurlijk de ultieme uiting van cradle to cradle, maar het principe ‘van afval tot voedsel’ wordt tot in detail doorgevoerd, ook in het interieur.” Een interessant project dus? “Absoluut. Het is bijzonder om een gebouw te ontwerpen waarbij de keuzes van je ontwerp zo’n directe invloed hebben op de mensen die er straks gebruik van gaan maken. Elk onderdeel van het nieuwe kantoor is gericht op een gezonde en prettige werkomgeving. Meer licht, frisse lucht, ruimte, noem maar op. Het trappenhuis met de vides dat ontmoetingen stimuleert, de flexplekken die meer bewegingsvrijheid geven, de samenkomst van burgers en ambtenaren in de ontvangsthal, allemaal menselijke keuzes. We gaan meten welk effect het gebouw heeft op de mensen en het milieu. Het zou bijvoorbeeld mooi zijn als blijkt dat het ziekteverzuim straks daalt… De toekomst zal het leren.”

Tijden veranderen wethouder twan beurskens over de moderne werknemer

Licht Transparantie is de toekomst! Letterlijk en figuurlijk. De oost-, zuid-, en westgevel van het gebouw zijn daarom nagenoeg helemaal van glas. Er komt dus een flinke dosis daglicht binnen en dat doet een mens goed. De zonnepanelen op het zuiden fungeren bovendien als zonnescherm waardoor de zon niet hinderlijk op je beeldscherm schijnt. Ruimte Het nieuwe werken biedt meer individuele vrijheid, maar wie vrij wil bewegen, heeft ruimte nodig. Door het ontbreken van gangen, kamertjes en tussenwanden wordt de werkvloer open en overzichtelijk. Dankzij de flexplekken staan bureaus niet meer nutteloos leeg en worden werkplekken efficiënter benut. Kortom, meer ruimte en bewegingsvrijheid. Werkplek Flexibel werken, betekent niet dat je je lijf in allerlei bochten moet wringen. Waar je ook gaat zitten, iedere werkplek voldoet aan de nieuwste arbo-technische normen. Dus je kunt je stoel en je bureau volledig op jouw wensen aanpassen. Klimaat Frisse lucht? Ramen open! Aan de zuidkant van het gebouw is dat straks mogelijk. Vanwege het spoor en het drukke verkeer aan de andere zijden is daar voor een andere oplossing gezorgd. Want buiten het welbekende ‘raampje open’ is er uiteraard een ingenieus klimaatsysteem dat met behulp van zonneschoorstenen frisse

buitenlucht naar binnen zuigt. En dankzij de vides kan die lucht ongehinderd door het hele gebouw stromen. Plaza Vaarwel kille kantine, hallo plezierige Plaza! Midden in het gebouw, op de vijfde verdieping, vind je straks een prachtig restaurant met een zeer fijn terras. Hier kan niet alleen gegeten en gedronken worden, maar er zijn ook werkplekken en gezellige zitjes waar je kunt overleggen met een collega. In de Plaza is de hele dag door bedrijvigheid en gezelligheid, een ideale plek om het aangename met het nuttige te verenigen… Binnentuin Even genieten van de zon? Dat doe je straks in de binnentuin. Deze groene oase op het zuiden is voorzien van een helofytenveld. Een helowat? Een he-lo-fy-ten-veld. Dit is een systeem dat regenwater opvangt en zuivert, zodat het gebruikt kan worden voor de toiletten en de verzorging van de plantjes in de rest van het gebouw. Oh ja, en wie denkt dat dit nare luchtjes veroorzaakt… het helofytenveld is geurvrij. Espressobar Het is trendy, openbaar en ze hebben er heerlijke koffie… De espressobar op de begane grond is de hele dag geopend voor medewerkers en klanten. Iedereen kan binnenwandelen en plaatsnemen aan de trendy bar of in één van de zitjes. Het lijkt wel New York!

Groene gevel Iedereen heeft het erover: de groene gevel. Zo’n gigantische verticale tuin in hartje stad is dan ook best bijzonder. De muur wordt bekleed met verschillende planten die qua bloeiperiode op elkaar aansluiten, waardoor je het hele jaar door een levendige tuin hebt. De wand is behalve een lust voor het oog, ook een lust voor het milieu. Het is een biotoop voor vogels en insecten en biedt perfecte isolatie van het gebouw. De plantjes verminderen bovendien de fijnstof die het voorbijrijdend verkeer uitstoot. Cradle to cradle groeiscenario Wie in bouwprojecten de term cradle to cradle gebruikt, moet oppassen. Sommige bouwmaterialen zijn namelijk nog niet verkrijgbaar als C2C-variant. Om toch de ambitie van een volledig recyclebaar gebouw waar te maken, is er een groeiplan bedacht: delen van de constructie worden demontabel en kunnen later, als de techniek zo ver is, vervangen worden door C2C-materiaal. Vooruitdenken, noemen ze dat! WKO = warmtekoudeopslag Te warm, te koud of te regenachtig… het is altijd wat. Om toch een lekker temperatuurtje

Over de drempel algemeen directeur willemien meijering over beter en leuker werken

O

ns nieuwe stadskantoor wordt een icoon voor Venlo, een eyecatcher met grootstedelijke uitstraling die past bij de vernieuwde Maaswaard. Wie over een jaar of vier Venlo binnenrijdt ziet de skyline van een eigentijdse en zelfbewuste stad. Met de keuze voor één groot kantoor in het centrum van Venlo maken we een einde aan de versnipperde dienstverlening van voor de herindeling. Voor burgers zal het een verademing zijn als alles aan één loket verkrijgbaar is, in een gebouw dat herkenbaar en goed bereikbaar is. De overheid krijgt in de toekomst steeds meer een regiefunctie en dan hoor je in het hart van de samenleving thuis, daar waar mensen zijn en waar iets gebeurt. Veel gaat straks natuurlijk digitaal, maar persoonlijk contact is onmisbaar. Maar ook voor ambtenaren is het goed om de dynamiek van het centrum te voelen. Straks kunnen ze zo de stad in wandelen, ergens lunchen of met een klant koffie drinken. Moet kunnen toch? Sowieso geloof ik dat de

de organisatie stroomlijnen. Het gebouw wordt dan ook zo ingedeeld, dat je vaker collega’s van andere teams tegenkomt en makkelijker kunt samenwerken. Doordat alles gedigitaliseerd wordt, hoef je bovendien niet meer uren te zoeken naar een document. Kortom, mensen en informatie worden beter toegankelijk en dat scheelt onnodig oponthoud en ergernissen. En dus: meer tijd en energie voor onze klant.

toekomstige werknemer maximale flexibiliteit vereist. De nieuwe ambtenaren zijn geen poppetjes die van negen tot vijf op de automatische piloot hun taak uitvoeren, maar initiatiefrijke en zelfstandige mensen die zelf willen kiezen waar en wanneer ze werken. Straks - met het nieuwe gebouw - bieden wij die flexibiliteit, een investering waar we natuurlijk goede resultaten voor terug willen zien. In dat opzicht gaat de overheid steeds meer op een bedrijf lijken. Of dit kantoor echt zo innovatief is? Ik denk het wel. Natuurlijk zijn er meer bedrijven en organisaties die hun gebouw hebben aangepast aan de veranderende tijdsgeest, maar wij gaan op veel fronten tot het gaatje. Dus niet een paar flexplekken of een beetje milieuvriendelijk, nee, bijna niemand krijgt meer een vast bureau en vrijwel het hele gebouw wordt duurzaam. Het gebouw, de mensen en hoe er gewerkt gaat worden… het is allemaal behoorlijk vernieuwend, hoor. Kortom, je kunt er trots op zijn om ambtenaar in Venlo te zijn.

H

et stadskantoor gaat er fantastisch uitzien, dat weet ik zeker, maar het gaat er natuurlijk om dat onze dienstverlening er straks op vooruit gaat. Een van de belangrijkste doelstellingen van het nieuwe gebouw is dat we meer plezier in ons werk krijgen. Dat draagt immers direct bij aan de productiviteit én de klantvriendelijkheid

en het vermindert ziekteverzuim. Hoe dan? Nou, om te beginnen krijg je straks meer vrijheid om te werken op een manier die je zelf prettig vindt. Je verantwoordelijkheid neemt toe, je komt beter tot je recht en je zelfvertrouwen groeit. De kracht van de gemeente zit in het collectief: door elkaar te helpen en beter met elkaar mee te denken, kunnen we

Natuurlijk wordt het even wennen, dat is mensen eigen. Achteraf blijken veranderingen echter altijd reuze mee te vallen. En je zult zien: wie het vertrouwde durft los te laten, is straks blij met de nieuwe situatie. Ik zou willen zeggen: we gaan ervoor! En de drempels die genomen moeten worden, die nemen we samen. Eén geruststelling… in het nieuwe gebouw zitten nergens drempels!

te creëren, geven we veel geld uit aan verwarming en airconditioning en verspillen we volop fossiele brandstoffen. Venlo pakt dat anders aan! De warmte- en koudeopslag is een systeem dat zomerse warmte en winterse kou onder de grond opslaat. In de winter kan de opgeslagen warmte worden gebruikt en in de zomer kan de koude bron worden aangeboord voor verkoeling. Een investering die zich snel terugverdient! Aluminium gevel Voor de zuidgevel van het gebouw hebben we wat aluminium geleend. Geleend? Ja, dit aluminium is namelijk volledig gerecycled en recyclebaar. Als het gebouw ooit, in de verre toekomst, gesloopt wordt, geven we het materiaal terug aan wie het dan wil gebruiken. Zonnepanelen Een van de belangrijkste principes van duurzaam bouwen is: maak gebruik van de zon. Op de aluminium gevel komen zonnepanelen met een oppervlakte van zo’n 1000m2. Nou, daar kun je heel wat energie mee opwekken. Hoeveel precies? Maar liefst de helft van de totale energie die nodig is om het gebouw straks draaiende te houden.

feiten & cijfers

11 VERDIEPINGEN

Vloeroppervlak

13.500 m2

P 400

circa parkeerplaatsen verdeeld over lagen

3

HOOGSTE PUNT: 50 METER BOVEN MAAIVELD

Dat is niet niks hè, zo’n stadskantoor ontwerpen… “Dat klopt! Maar dit is niet het eerste gemeentekantoor dat ik ontwerp. Kraaijvanger Urbis heeft veel ervaring in het bouwen van kantoren voor grote organisaties. Ons bureau is een van de specialisten op

Hoe pak je zoiets aan? “Dit is een geïntegreerde opdracht. Dat wil zeggen dat Kraaijvanger Urbis zowel het gebouw als de inrichting mag ontwerpen. Dat heeft veel voordelen, want exterieur en interieur hangen wat ons betreft volledig met elkaar samen. Toen we de opdracht kregen, waren een paar dingen bekend: er moest een nieuw stadskantoor komen aan de Eindhovenseweg, een hoog gebouw waar plaats- en tijdonafhankelijk gewerkt kan worden. Met die gegevens zijn we aan de slag gegaan.”

Extra kantoorruimte in het naastgelegen Nedinsco

2.000 m2

2026 m2 GROENE GEVEL

Aantal werkplekken:

630 van 75%

circa

met een flexfactor

focus op expeditie INFORMATIEKRANT OVER HET NIEUWE STADSKANTOOR VAN DE GEMEENTE VENLO

P. 4

P. 5

INFORMATIEKRANT OVER HET NIEUWE STADSKANTOOR VAN DE GEMEENTE VENLO focus op expeditie

P. 6

focus op expeditie INFORMATIEKRANT OVER HET NIEUWE STADSKANTOOR VAN DE GEMEENTE VENLO

P. 7

INFORMATIEKRANT OVER HET NIEUWE STADSKANTOOR VAN DE GEMEENTE VENLO focus op expeditie

5 vragen aan... de interieurarchitect

Tussen vier muren

daniela schelle van Kraaijvanger • Urbis

projectleider Michel Weijers over het nieuwe werken in het nieuwe kantoor

En, hoe komt het stadskantoor er van binnen uit te zien? “Mooi, dat staat vast! Tot nu toe ben ik vooral bezig geweest met het bedenken van een zo functioneel mogelijke indeling van het gebouw. Daarbij ben ik uitgegaan van de nieuwe manier van werken. Dus: hoe creëer ik openheid en warmte? Hoe wordt het gebouw voor burgers zo toe-

gankelijk mogelijk? Hoe zorg ik dat collega’s elkaar tegenkomen? Een voorbeeld is het restaurant. Dat hebben we een plek gegeven midden in het gebouw. Waarom? Om mensen in beweging te krijgen richting de grote trap naar het hart van het gebouw.” Het maken van zo’n indeling, hoe pak je dat aan?

“Ik ga er altijd vanuit dat een goed gebouw zichzelf wijst. Het gebruik mag geen moeite kosten. De ruimte moet dus zo logisch zijn ingedeeld dat mensen geen bordjes nodig hebben om te weten waar ze heen moeten. Die vanzelfsprekendheid geldt ook voor de verschillende werkplekken. Als het goed is voelen medewerkers straks vanzelf aan waar de werksfeer verandert, van bijvoorbeeld samenwerken naar individueel werken. Op elke verdieping vind je een gelijksoortige indeling van werkplekken, maar toch heeft elk domein zijn eigen karakter, zodat iedereen zich overal makkelijk kan oriënteren” Hoe ziet het openbare gedeelte eruit? “De publiekshal wordt levendig en toegankelijk. Behalve de klantenbalies zijn er ook een espressobar en vergaderruimtes en is er plek voor recepties, kleine voorstellingen of exposities. Wat heel vooruitstrevend is van de

Attentie Attentie… meedenkers gevraagd Denk mee over jouw toekomstige werkomgeving!

Het nieuwe stadskantoor wordt van en voor de Venlonaar. Daarom krijgen sommige delen van het gebouw - de publiekshal, de ontmoetingsplaats, het restaurant en de bestuurslaag - een Venloos jasje. Maar ja, wat is typisch Venloos? En hoe verwerk je dat in een interieur? Interieurarchitecte Daniela Schelle hoopt dat jullie haar kunnen helpen in haar zoektocht naar dat Venlose gevoel. Heb jij ideeën waar zij iets aan zou kunnen hebben? Laat het dan weten via Yammer of stuur ze naar de projectorganisatie. Op intranet vind je meer informatie. Geen idee in welke richting je moet denken? Enkele collega’s stuurden hun ideeën al naar Daniela. Uit haar reactie kun je opmaken welke suggesties bruikbaar zijn en welke minder.

gemeente Venlo is de openheid van het klantcontactcentrum. In tegenstelling tot vroeger, zijn er geen deuren meer die burger en ambtenaar van elkaar scheiden. Als klant kun je alles zien. De veiligheid? Die is dik in orde! Niet alles hoeft achter slot en grendel, we hebben technische oplossingen gevonden om bijvoorbeeld paspoorten op een veilige manier door het gebouw te transporteren. Bovendien creëert de openheid in de publiekshal ook veel sociale controle. Een hogere gastvrijheid betekent ook meer verantwoordelijkheid.” Wat is de volgende stap? “Het leukste komt nu… het bepalen van de sfeer, de uitstraling, kleuren en materialen voor het definitief ontwerp! Hoewel straks niemand meer een eigen werkplek heeft, is het wel mijn bedoeling om de verschillende domeinen een eigen karakter te geven, een ‘afdruk’ van een bepaalde groep. Ik wil delen

van het interieur iets eigens meegeven, want pas als een plek betekenis krijgt, kunnen mensen zich ermee identificeren. De afgelopen tijd hebben we veel gesproken over het Venlose gevoel. Wellicht kan ik daar iets van die eigenheid mee uitdrukken.” Maar wat is dat Venlose gevoel eigenlijk? “Goede vraag… Wat dat is, kunnen alleen de medewerkers zelf bepalen. Ik hoop dat zij mij kunnen helpen om dat Venlose gevoel te vinden. Zij weten immers beter dan ik wat typisch Venloos is. Even voor de duidelijkheid, het gaat dus niet om smaak, niet om de keuze van een kleur, een stoel of een mooie lamp, maar om een verbindende factor. Iets typisch Venloos waarmee iedere medewerker zich kan identificeren, zodat hij of zij zich straks helemaal thuis voelt in het nieuwe stadskantoor.”

Lieve Daniela, Ik heb ook nagedacht over je vraag en volgens mij is de Maas een mooie inspiratiebron voor het interieurontwerp. De rivier verbindt alle stadsdelen - van Belfeld tot Arcen - en het stromende water staat symbool voor beweging. Onze organisatie wordt immers steeds dynamischer. Verder verwijst de natuur rond het stadskantoor naar de vrije en ontspannen manier van werken. Nou goed, kijk maar wat je ermee kunt. Met vriendelijke groet, Nellie Beste Nellie, Inspiratie uit de natuur is mooi, omdat ieder mens er iets in herkent. In herkenbare omgevingen voelen mensen zich prettig en veilig, iets wat openbare omgevingen vaak missen. Voor het stadskantoor ben ik ook op zoek naar iets waar iedereen zich mee verbonden voelt, het moet immers een hele stad representeren. De Maas zou dat kunnen zijn, prima idee… maar is die ook specifiek genoeg voor Venlo?

Beste Daniela,

Hey Daniela,

Hoi Daniela,

Wat de Venlose manier van werken is? Lastig hoor! Venlo is een echte werkstad, dat wel. Onze mentaliteit is er een van ‘handjes uit de mouwen’ en ‘niet lullen, maar poetsen’. Tenminste, dat vind ik. Maar ja, hoe vertaal je dat naar een interieur? Ik denk dat de uitstraling vooral niet te hoogdravend moet zijn. Niet te deftig bedoel ik, dat past niet bij ons. Dus qua inrichting denk ik meer aan eenvoudig, praktisch, maar vooral gezellig. Want we doen het wel met zijn allen, dat werk. Sowieso zijn we hier wel van de gezellige clubjes. De stad hangt er van aan mekaar en veel activiteiten komen voort uit vriendengroepen die iets organiseren. Nou ja, dat is mijn input. Succes!

Wat mij echt te gek lijkt, is een interieur dat is geïnspireerd op de 2Brüder von Venlo. Want ja, ik bedoel, dat is toch een van onze trekpleisters. Bovendien houd ik van de kleuren geel en blauw. Misschien kunnen we de klantenbalies als supermarktkassa’s eruit laten zien. Hoe tof is dat?

Als ik denk aan Venlo, denk ik aan VVV. Dus als je het mij vraagt, zeg ik: maak alles zwart met geel. Voetbal moet sowieso een veel grotere rol gaan spelen bij de gemeente, vind ik, want voetbal verbroedert, dat weet iedereen. Meer VVV in het interieur zal de medewerkers dan ook dichter bij elkaar brengen. Want die mensen die bij de gemeente Venlo werken en nog fan zijn van Ajax of PSV, dat kan natuurlijk niet. Dat is ook verkokering, vind ik.

Groetjes van Wilma

Groetjes, Bea

Beste Wilma, Jouw input zegt mij heel veel, ook al weet ik niet meteen precies hoe ik dat naar een interieur moet vertalen. Uiteindelijk gaat het erom wat jullie doen, wat jullie mentaliteit is en niet alleen om hoe het er uit ziet! Plezier en gezelligheid zijn belangrijke voorwaarden. Misschien is er wel een plek in de stad die precies de kwaliteiten heeft die je opnoemt en die we één op één kunnen overnemen? Ik hoor ze graag van jou.

Ik zie het voorstel wel verschijnen. Groetjes, Ruud Ruud,

Bea, Is dat het beste wat Venlo te bieden heeft? Dan wordt het echt tijd voor een nieuw imago voor de stad!

Mee eens: spel brengt mensen dichter bij elkaar, maar een stadskantoor heeft een bredere maatschappelijke betekenis dan de promotie van een voetbalvereniging. Ik wil er echter graag ervoor zorgen dat jij in het gebouw een plek krijgt om met zijn allen voetbal te kunnen kijken.

Stel het is nu 2014. Als ik aankom op kantoor, wat zie ik dan? “Wat je in ieder geval niet zult zien, zijn benauwende gangen, afgesloten kamertjes, volgestapelde bureaus en uitpuilende kasten. Wat dan wel? Op elke verdieping zie je een open ruimte met drie verschillende soorten werkomgevingen: individuele werkplekken, samenwerkingsgebieden en ontmoetingsplekken. Die drie ‘gebieden’ zijn niet van elkaar gescheiden door tussenwandjes, maar lopen geleidelijk in elkaar over. Dat wijst zich vanzelf.” Hoe dan? “Elk gebied heeft ander meubilair en een andere sfeer. De individuele werkplekken lijken het meest op de oude situatie met bureaus, bureaustoelen en een computer of een laptop. Daarnaast zijn er aparte hokjes - cockpits genaamd - waar je in afzondering kunt werken. De samenwerkingsgebieden zien er heel anders uit: daar zie je tafels omringd met bankjes, waar je met meer mensen kunt zitten voor een overleg of waar je samen aan een project kan werken. De ontmoetingsplekken zijn ingericht op spontane ‘onderonsjes’. Hier maak je een praatje met een collega of bespreek je snel iets met je teamgenoot. Je

kunt er uitrusten op een van de loungebanken of plaatsnemen aan de koffiebar.” Wat is het voordeel van deze indeling? “Ten eerste maakt deze indeling het mogelijk om op elk moment van de dag te werken in een omgeving die past bij het soort werk en bij je stemming. Omdat je niet meer voortdurend op één plek zit, beweeg je letterlijk en figuurlijk door de organisatie en ontmoet je veel meer collega’s. Het grootste voordeel hiervan is dat je merkt dat je niet op een eilandje zit te werken, maar deel uitmaakt van een groter geheel. Door de afwisseling krijg je bovendien meer bewegingsvrijheid, waardoor je je prettiger voelt en productiever bent. Daarnaast is het ook wel eens verfrissend om niet altijd met dezelfde mensen op een kamertje te zitten, toch? Nu zie ik op een personeelsfeest veel onbekende gezichten, allemaal leuke collega’s die ik best vaker zou willen ontmoeten.” Als ik me voortdurend verplaats, hoe weet mijn baas dan waar ik uithang? “Dat weet ‘ie niet en dat is prima. De ouderwetse controle is een schijncontrole. Straks krijg je meer vrijheid, vertrouwen en zelfstandigheid, maar pas op - dat betekent niet dat je

Klinkt leuk, maar wordt het geen totale chaos op deze manier? “Hoewel niemand meer zijn eigen vaste bureau heeft, zal het juist veel rustiger worden dan voorheen. Het is namelijk niet zo dat iedereen kriskras door het hele gebouw kan gaan zitten. Teams die vaak met elkaar te maken hebben, worden gegroepeerd en krijgen gezamenlijk één of twee etages toegewezen. Zo’n werkgebied noemen we een domein. Elk domein heeft een zogenaamde huiskamer, een gezellige ontmoetingsplek met zitjes. Hier kunnen de gegroepeerde teams hun eigen sfeer en identiteit creëren.” Best spannend… “Dat is het zeker. Gelukkig hebben we nog drie jaar om er naartoe te werken. Elk team krijgt komende tijd ‘les’ in het nieuwe werken. In diverse workshops en cursustrajecten wordt iedereen rustig voorbereid op de nieuwe situatie. Dus geen zorgen, we gaan het samen doen!”

directeur AD THEUWS over een open en eigentijds werkklimaat

H

en zie ik alleen maar collega’s van andere teams als ik een afspraak met ze heb. Dat medewerkers en directie elkaar straks overal tegenkomen en een informeel praatje kunnen maken, vind ik een enorme stap voorwaarts. Natuurlijk krijgen wij nu ook wel informatie over dingen die spelen, maar het is belangrijk om het verhaal achter de feiten te kennen. Dat kan alleen als je tussen de mensen staat, ziet wat er gebeurt en hoort wat hun ervaringen zijn. Het stadskantoor verhuist niet voor niets naar het centrum van Venlo. Wat de burger eraan heeft? Die profiteert op twee manieren. Om te beginnen neemt de service en de klant-

annemarie zweers, projectleider Expeditie en mehdi martis, kartrekker virtueel spoor over digitalisering

maar wat kunt gaan flierefluiten. In het nieuwe werken word je beoordeeld op inhoud en niet op aanwezigheid. Kortom, hoe, waar en wanneer je werkt, mag je zelf weten – als het resultaat maar goed is.”

In het hart van de organisatie et nieuwe werken is niet helemaal nieuw voor mij. In de jaren negentig werkte ik bij Interpolis, een bedrijf dat dit concept als eerste in Nederland invoerde. Ik heb het tijd- en plaatsonafhankelijk werken ervaren als een comfortabel maatpak. Lezen, vergaderen, overleggen… wat je ook doet, er is altijd een bijpassende werkomgeving. En dat is efficiënter, vrijer en vooral leuker. Je hoort het, ik verheug me al op ons nieuwe stadskantoor. Als directie komen we midden in het gebouw te zitten, in een open domein op de zesde etage. Onze werkplek ziet er straks precies hetzelfde uit als alle andere en ook wij zullen ons door het hele gebouw bewegen, net als iedereen. Het grote voordeel is de openheid. Nu zitten wij letterlijk en figuurlijk op afstand

Uit de kast

vriendelijkheid toe als medewerkers prettig kunnen werken en serieus genomen worden. Daarnaast, en dat moeten we niet onderschatten, is een aangenaam en eigentijds werkklimaat van belang om een aantrekkelijke werkgever te zijn. Venlo wil goed personeel aantrekken en om talent binnen te halen, moeten we een moderne organisatie zijn met de juiste faciliteiten. Onder de vlag van de Expeditie werken we inmiddels al enkele jaren aan een betere organisatie en met het nieuwe stadskantoor bieden we een omgeving die daar helemaal bij past.

Uitpuilende ordners, stapels dossiers en rondslingerende poststukken zijn straks verleden tijd. In het nieuwe kantoor zijn de bureaus leeg en de kasten verdwenen. Hoe en waarom? Annemarie Zweers en Mehdi Martis weten er meer over… Annemarie: “Nagenoeg alles wat nu op papier staat, wordt straks gedigitaliseerd. Ook de post wordt gescand en per e-mail naar je toegestuurd. Al je mapjes, dossiers, brieven en formulieren die nu in de kast of in de la liggen, vind je straks in je eigen digitale werkomgeving.” Mehdi: “En waar je ook bent - thuis of op kantoor of voor mijn part op een eiland in de Stille Zuidzee - met internet kun je die persoonlijke omgeving overal oproepen. Die virtuele werkplek is helemaal van jou. Je kunt zelfs een foto van je hond als bureaublad instellen.” Annemarie: “Over persoonlijke dingen gesproken: om medewerkers toch een eigen plekje te geven - voor dat ene boek, die leuke ansichtkaart of dat mooie plantje - krijgt iedereen wel een eigen plankje in een gezamenlijke kast. Het is maar klein hoor, ik geloof…” Mehdi: “Nou, laten we zeggen dat je op zo’n plankje maximaal één verhuisdoos kwijt kunt. Eigenlijk is het simpel. Dat plankje is uitsluitend voor zaken die alleen voor jou relevant zijn. Ieder team bekijkt straks wat digitaal wordt en wat papier blijft. In principe wordt alles digitaal wat we als organisatie willen delen, waar we als organisatie mee willen werken en wat we als organisatie willen verspreiden.” Annemarie: “Sommige mensen vinden het fijn om met pen aantekeningen te maken. Geen probleem. Als het voor anderen relevant is, scan je het blaadje toch gewoon even?” Mehdi: “Nog even over die virtuele werkomgeving. Die omgeving is persoonlijk, slim en sociaal. Waarom? Hij bestaat uit twee delen: één afgeschermd

deel dat helemaal van jou is en een deel waar anderen ook in kunnen. Dat tweede aspect maakt het systeem slim en sociaal. Je kunt namelijk heel makkelijk en snel documenten opzoeken en meteen zien wie er aan gewerkt hebben en wat de laatste versie is. Daarnaast kun je met meerdere personen in hetzelfde document werken en er komt ook een plek waar je meningen kunt delen, een soort forum eigenlijk.” Annemarie: “Werken zonder kasten is makkelijker en leuker! Serieus, alleen al de tijd die je kwijt was met zoeken en op en neer slepen van paperassen kun je nu gebruiken voor inhoudelijke zaken. Er zal een hoop minder verwarring zijn, aangezien iedereen continu kan inzien wat de status is van een, ik noem maar wat, vergunningsaanvraag. Je kunt dus precies zien hoe de afhandeling van die aanvraag ervoor staat.” Mehdi: “Door papier te digitaliseren, zijn we transparanter en efficiënter en kunnen we klantgerichter werken. Want laten we een ding niet vergeten: de gemeente staat in dienst van de gemeenschap. De burger moet er beter van worden.” Annemarie: “Wij beseffen dat het voor sommigen best eng is dat alle informatie straks ‘in de lucht’ hangt. Daarom start deze maand een programma met de titel Digitaal samenwerken waarin we tot 2014 ieder team gaan voorbereiden op deze grote stap. Maar geloof me, het werken zonder kasten is niet alleen handiger, goedkoper, slimmer en sneller maar vooral ook leuker en relaxter.”

P. 8

focus op expeditie INFORMATIEKRANT OVER HET NIEUWE STADSKANTOOR VAN DE GEMEENTE VENLO

EEN DAG OP HET STADSKANTOOR 08.00 uur Ik stap op mijn fiets. Er schijnt al een flauw zonnetje op de Maas. Na een kwartiertje ben ik er. Soms moet ik mezelf even knijpen, is dit echt mijn nieuwe kantoor? Wat een eyecatcher! Vanaf de Veilingstraat kan ik mijn fiets mooi in de verlichte kelder parkeren. Vlug neem ik de trap naar mijn domein. Halverwege zie ik de verwilderde kop van Sjra van communicatie. Altijd weer zijn ochtendhumeur. “Enne?”, bromt hij met een quasi chagrijnige blik. “Auk enne!”, zeg ik lachend. Zo, even gauw mijn jas ophangen en langs mijn locker om mijn spullen op te pikken. 09.30 uur Ik heb een afspraak, maar eerst check ik nog even mijn mails in een van de open werkplekken. Maar eerst een lekker bakkie in onze huiskamer. Op de open werkplekken zitten een paar mensen die ik nog herken van een overleg vorige maand. Ik loop er even heen, toch leuk om contact te houden met andere afdelingen. “Hé, hoe is het nog afgelopen met die procedure?”, vraag ik. Kort word ik bijgepraat. Na het beantwoorden van een paar mails is het 10.00 uur. Snel naar een duo lounge voor mijn interne afspraak. 12.00 uur Rond twaalven gaat mijn telefoon. Hubert. Of ik al geluncht heb. “Prima timing”, zeg ik, “zie ik je over vijf minuten op de Plaza. Tot zo!” Even later zitten we allebei met een flinke clubsandwich op het terras. “Mis jij de oude kantine ook zo?”, zegt Hubert met een ironisch gezicht. “Oh ja”, beaam ik voor de gein. Op mijn horloge zie ik dat ik moet opschieten. “Hé, ik moet door.

Als ik aankom bij het externe vergadercentrum zit mijn afspraak er al. Hij komt uit Maastricht en is onder de indruk van ons nieuwe gebouw. “Had je niet verwacht van Venlo, hè” zeg ik trots. “Daar kan Mesjtreech een puntje aan zuigen.” De man lacht. Na een uurtje ronden we af, waardoor ik nog op tijd bij het teamoverleg kan zijn. Op naar het interne vergadercentrum voor interne meetings. 16.30 uur Poeh, al zo laat? Weet je wat ik doe? Ik werk nog even door in de serre op de tweede etage. Een heerlijke werkplek, lekker licht. Met de laptop onder mijn arm stap ik in de lift. Hé, wie hebben we daar? Het is Sjra, een stuk frisser dan vanochtend. “Ach”, zegt hij, “ik ben een diesel, det wet se toch? Ik kom langzaam op gang.” Sjra gaat ook naar de serre om nog wat te werken. “Wat doe je met eten?” vraag ik. “Oh, ik neem wel iets in de Plaza - lekker makkelijk - en dan knal ik nog door tot een uurtje of 21.00. Geen probleem.” Samen zoeken we een plaatsje in de serre. Na een dik half uur ben ik klaar en sla ik mijn bestanden meteen op in het digitale archief. “Ik ben er weg van”, zeg ik tegen Sjra. “Morgen vroeg weer op?” vraagt hij. Ik denk even na. “Eh, ik heb pas morgenmiddag afspraken staan, dus misschien werk ik morgenvroeg wel thuis.”

14.30 uur Ik heb weer een afspraak en voor die tijd moet ik nog het een en ander uitwerken. Serious business, hoor”, knipoog ik. Ik loop naar een van de cockpits, een fijne plek om geconcentreerd te werken.

Colofon Concept en tekst: Bureau Stof, Annemarie Staaks Ontwerp en illustraties: Studio Denk Artist impressions: Kraaijvanger Urbis Eindredactie: Michel Weijers en Rob Wanten Drukwerk: Drukkerij Knoops © 2011 Gemeente Venlo