Finanční aspekty projektové žádosti
Seminář pro žadatele Brno, 31. května 2011
1
Obsah prezentace
Obecná pravidla 1. Osobní náklady 2. Cestovné 3. Zařízení a vybavení 4. Nákup služeb 5. Drobné stavební úpravy 6. Přímá podpora 7. Křížové financování 8. DPH 9. Nepřímé náklady 10. Doporučení
Časté chyby v rozpočtu 11. Nespecifikované položky 12. Chybné zařazení položky
2
1. Osobní náklady (1) • Osobní výdaje, do kterých patří především mzdové náklady realizačního týmu projektu uzavřeného jako (PS,DPČ,DPP). Jedná se o vyčíslení všech nákladů zaměstnavatele na danou pozici, tj.včetně zákonných odvodů na sociální a zdravotní pojištění a dalších nákladů, které je povinen zaměstnavatel hradit na základě platných právních předpisů. • V rozpočtu projektu budou stanoveny jednotkové mzdové náklady zvlášť pro každou pracovní pozici realizačního týmu v závislosti na typu pracovního poměru. Schválené jednotkové mzdy projektových pracovníků jsou závazné s výjimkou případů stanovených v příručce pro příjemce (D2), kapitoly 3.3 Změny a doplnění projektu. 3
1. Osobní náklady (2) • Pokud se zaměstnanec podílí přímo na projektu pouze částí svého pracovního úvazku, musí být výdaje související s jeho pracovní činností rozděleny na základě prokazatelného kritéria na výdaje související s jeho pracovní činností a na výdaje s projektem nesouvisející. Rozsah práce je povinnou náležitostí pracovních smluv (postačí uvedení rozsahu práce pro projekt v náplni práce zaměstnance). • Pracovní úvazky zaměstnance se nesmí překrývat a není možné, aby byl placen za stejnou práci vícekrát (souběh zaměstnavatele a projektu) 4
1. Osobní náklady (3) • Jednotky by měly být logické a jednoznačné (měsíc, hodina) • cena jednotky x počet jednotek = požadavek na pozici. • Jeden pracovník nemůže být zaměstnán na projektech ESF na více než 1,6 úvazku celkem ( obecné pravidlo pro uzavření pracovního poměru vyplývající ze zákoníku práce č.262/2006, §13 a 74-79). • Odměny jsou způsobilým výdajem za splnění mimořádného nebo zvlášť významného úkolu a musí být poskytnuty v souladu s § 134 Zákoníku práce č.262/2002 a náležitě zdůvodněny.
5
1. Osobní náklady (4) • Finanční prostředky na odměny členům realizačního týmu se rozpočtují v kapitole rozpočtu osobní náklady, na položce 1.04 Jiné osobní náklady. Pokud nejsou finanční prostředky na odměny součástí schváleného rozpočtu projektu, lze tuto položku v rozpočtu vytvořit a převést na ni potřebné finanční prostředky z jiných položek rozpočtu. Součet poskytnutých odměn člena realizačního týmu v daném kalendářním roce však nesmí překročit 20 % jeho roční mzdy nebo platu, přičemž se zohledňuje délka a výše úvazku zaměstnance na realizaci projektu. Zdůvodnění poskytnutých odměn včetně metodiky výpočtu její výše předloží příjemce v nejbližší monitorovací zprávě. 6
1. Osobní náklady (5) • Odměnu nelze poskytnout členům realizačního týmu, kteří se podíleli na vzniku nedostatků při realizaci projektu, a tyto nedostatky nebyly příjemcem řádně zdůvodněny nebo zdůvodnění nebylo akceptováno ze strany poskytovatele podpory (jedná se například o zpoždění v harmonogramu realizace klíčových aktivit, nenaplnění obsahu klíčových aktivit, nenaplnění stanovených hodnot monitorovacích indikátorů, opakované nedodržení harmonogramu předkládání monitorovacích zpráv, zatajování podstatných skutečností, které by vedly k proplácení nezpůsobilých výdajů). 7
1. Osobní náklady (6) • Náhrada za čerpanou dovolenou musí být pracovníkovi poukázána v době realizace projektu, musí příslušet k období realizace projektu a je nutné zohlednit rozsah práce pro projekt. Způsobilým výdajem je náhrada mzdy nebo platu za 4 týdny ( v případě zaměstnanců, kteří mají dle zákoníku práce § 213 nárok na 5 týdnů dovolené v kalendářním roce je způsobilým výdajem 5 týdnů (resp. poměrná část z těchto 5 týdnů dle úvazku). • Náhrada mzdy nebo platu (resp.poměrná část) v případě překážek v práci, za které v souladu se zákoníkem práce přísluší zaměstnanci náhrada mzdy nebo platu hrazená zaměstnavatelem, • Náhrada mzdy nebo platu (resp.poměrná část) za dny dočasné pracovní neschopnosti nebo nařízené karantény, ve výši a trvání, ve kterém je zaměstnavatel povinen tuto náhradu mzdy nebo platu poskytovat podle platných právních předpisů. 8
1. Osobní náklady (7) Členění mzdových nákladů dle kapitol rozpočtu: • Osobní náklady (přímé náklady) – mzdové náklady realizačního týmu • Nepřímé náklady – mzda účetního, personalisty, mzda za vedení účetnictví, vedení rozpočtu v organizaci (nikoliv vedení rozpočtu projektu, jako součást finančního řízení projektu – přímý náklad) – viz. D5 Metodika způsobilých nákladů kap.2.7.2 část.1. • Přímá podpora – mzdové příspěvky na nově vzniklá pracovní místa (mzdy pro cílovou skupinu) • Nákup služeb – mzdové náklady lektorů 9
2. Cestovné • Místní personál v zahraničí - náklady spojené s pracovními cestami zaměstnanců příjemce a zaměstnanců českých partnerů při zahraničních cestách
• Cestovní náhrady pro zahraniční experty a případně zaměstnance zahraničních partnerů(pouze v případě prezentace na mezinárodních konferencí v ČR) jsou zahrnuty do přímých nákladů (jedná se o náhrady pokrývající náklady na ubytování, stravné a cestovné v ČR, tyto náhrady se stanovují podle sazeb EU) Blíže o cestovních náhradách je v D5 kapitola 2.2 str.10-13. • Veškeré cestovní náhrady a náklady na provoz vozidla spojené s tuzemskými pracovními cestami příjemce a zaměstnanců českých partnerů patří do nepřímých nákladů a nelze je zařadit do kapitoly Cestovné v rámci přímých nákladů 10
3. Zařízení a vybavení V rámci této kapitoly lze hradit: • výdaje spojené s nákupem nového nebo použitého vybavení či zařízení • Neodepisovaný hmotný majetek s pořizovací cenou nižší než 40.000,-Kč za položku včetně DPH např. u PC se jednou položkou rozumí celá PC sestava, tj. počítač, monitor, klávesnice, myš a základní SW. Výdaje nad tento limit lze financovat prostřednictvím Křížového financování • Neodepisovaný nehmotný majetek s pořizovací cenou nižší než 60.000,Kč, např. software s PC do 60.000,• Odpisovaný nehmotný majetek s PC vyšší než 60.000,- Kč za položku, např. software s PC nad 60.000,- Kč • Odpisy vlastního majetku pouze slouží pro cílovou skupinu (hmotného i nehmotného) • Veškeré výdaje na pořízení nábytku jsou způsobilé pouze v rámci rozpočtové kapitoly Křížové financování
11
Nedodržení limitů/maximální výše dotace V rozpočtu v kapitole Zařízení a vybavení nesmí být překročeny závazné limity stanovené výzvou
Maximální limit na kapitolu 3 Zařízení a vybavení může činit nejvýše 20 % z celkových způsobilých přímých výdajů projektu
12
4. Nákup služeb (1) •
Pokud jsou některé aktivity projektu zajišťovány dodavatelsky, uvádí se v kapitole rozpočtu Nákup služeb.
•
Předmětem nákupu v rámci kapitoly přímých nákladů Služby mohou být zejména: - zpracování analýz, studií, externí lektorské služby, školení a kurzy pořádané jinými společnostmi, vytvoření nových publikací, školících materiálů, pronájem prostor pro práci s cílovou skupinu(učebny, pronájem prostor pro chráněnou dílnu apod.), audit. • Fakturace etapy ze strany dodavatele může nastat až po naplnění příslušné části smlouvy, kdy o jejím převzetí musí být písemný zápis/protokol se zadavatelem, bez něhož nebudou dané výdaje zařazované do žádosti o platbu považovány za uznatelné. Protokol podepsaný odpovědnou osobou potvrzuje, že dílo (jeho část) bylo dodáno v požadovaném čase, kvalitě a rozsahu. Je nutné dodržet postup 1. Převzetí etapy (části díla) > 2. Fakturace etapy
13
4. Nákup služeb (2) Audit: • Nejpozději 7 měsíců před plánovaným ukončením projektu je příjemce podpory povinen uzavřít smlouvu s auditorem, jejíž součástí musí být požadavky ze strany poskytovatele podpory uvedené v textu právního aktu o poskytnutí podpory. • Zpráva auditora je povinná u projektů s podporou hrazenou z veřejných prostředků rovnající se nebo vyšší než 3 milióny Kč!! Audit je prováděn po skončení realizace projektu a před podáním závěrečné žádosti o platbu. • Maximální doporučená cena za audit je 40 000,- Kč. • Náklady na auditora jsou součástí způsobilých výdajů uvedených v rozpočtu projektu a jsou zahrnuty do rozpočtové položky - Náklady vyplývající přímo ze smlouvy. 14
Nedodržení limitů v Kapitole Nákup služeb/maximální výše dotace
Maximální limit na kapitolu 4 Nákup služeb může činit nejvýše 49 % z celkových způsobilých přímých výdajů projektu
15
5. Drobné stavební úpravy Výdaje na drobné stavební úpravy Výdaje na drobné stavební úpravy jsou způsobilé pouze tehdy, pokud cena všech dokončených stavebních úprav v jednom zdaňovacím období nepřesáhne v úhrnu 40 000,Kč (včetně DPH) na každou jednotlivou účetní položku majetku (např. výdaje spojené s úpravou pracovního místa nebo které usnadní přístup osobám zdravotně postiženým). Stavební úpravy přesahující limit 40 000,- Kč za účetní položku je možné hradit v rámci křížového financování
16
6. Přímá podpora (1) • Výdaje na přímou podporu jednotlivců (mimo mzdových příspěvků) mohou být poskytovány nejvýše do limitu 20 % celkových způsobilých výdajů projektu. • Mzdové příspěvky se poskytují např. na: - vytvoření pracovních míst, udržení pracovních míst, na náhradu mzdy zaměstnavateli pro pracovníka po dobu jeho účasti v dalším vzdělání.Tj. tato náhrada se vyplácí zaměstnavateli pouze za dobu (v hodinách), kdy se školené osoby skutečně účastnily školení.
• Finanční podpora z veřejných prostředků na mzdové příspěvky pro cílové skupiny je povolena až do výše100 % mzdových nákladů, na dané pracovní místo, nejvýše však do částky trojnásobku minimální mzdy. Při sjednání kratší pracovní doby se maximální částka poměrně sníží. Mzdové náklady jsou tvořeny hrubou mzdou + příspěvky zaměstnavatele na zdravotní a sociální pojištění.
17
6. Přímá podpora (2) Jako přímou podporu účastníkům projektů je dále možné hradit „Doprovodná opatření“: • Cestovní náhrady – skutečné náklady na základě předložených cestovních dokladů • ubytování (max. do 1 200,- bez snídaně) • stravné – lze hradit v cenách místě obvyklých, nejvýše však do úrovně 300,- celý den, výjimečně až do výše stanovené zákonem(zákon č.262/2006 Sb.),
pouze v odůvodněných případech, pokud není možné zabezpečit stravování jiným způsobem mohou být poskytnuty stravenky v odpovídající výši
18
6. Přímá podpora (3) • příspěvek na péči o dítě a další závislé osoby (příspěvek může být použit pro úhradu nutných nákladů spojených s péčí o děti nebo jiné závislé osoby např.při účasti osoby pečující o ně na školení(po dobu jeho trvání) nebo při nástupu dosud nezaměstnané osoby do nového zaměstnání (po dobu max.6 měsíců). • příspěvek na zapracování (poskytuje se zaměstnavateli, pokud přijímá do pracovního poměru uchazeče o zaměstnání, kterému je věnována zvýšená péče(dle zákona č.435/2004 Sb. Zákon o zaměstnanosti. Poskytuje se maximálně po dobu 3 měsíců, přičemž může činit nejvýše polovinu minimální mzdy)
19
6. Přímá podpora (4) • Jiné nezbytné náklady cílové skupiny (zahrnují náklady nezbytné pro realizování jejich aktivit – prohlídka zdravotní způsobilosti pro výkon práce (např. v potravinářství, výpis z rejstříku trestů (např. práce v bezpečnostní agentuře apod.) • Všechny výdaje na přímou podporu je třeba doložit. Uhrazeny budou v reálné výši skutečně vzniklého výdaje. • Do rozpočtu je možné zahrnout i náklady na zprostředkování pracovního uplatnění pro osoby z cílových skupin. Je přitom nutné podrobně popsat,o jaké náklady se jedná (pomoc s vyhledáváním místa, doprovod na úřad či k zaměstnavateli apod). Ke zprostředkování zaměstnání je nezbytné povolení MPSV.
20
Nedodržení limitů Kapitoly Přímá podpora/maximální výše dotace
Maximální limit na kapitolu 6 Přímá podpora může činit nejvýše 20 % (bez mzdových příspěvků) z celkových způsobilých přímých výdajů projektu
21
7. Křížové financování (1) Výdaji na křížové financování jsou : Výdaje na nákup zařízení a vybavení hmotné povahy s dobou použitelnosti nad 1 rok a pořizovací cenou nad 40 tis. Kč (včt. DPH) za položku: - musí se jednat o speciální vybavení/zařízení, které není možné pořídit za cenu nižší než 40 tis. Kč, - zařízení/vybavení musí být používáno k realizaci aktivit, na kterých se podílí cílová skupina (výuka, praxe, výcvik Stavební úpravy, které jsou rekonstrukcí nebo modernizací, pokud převýšily u jednotlivého majetku v úhrnu ve zdaňovacím období 40 tis.Kč a jsou prováděny za účelem usnadnění přístupu a pohybu osobám zdravotně postiženým nebo úpravy výukových, pracovních prostor používaných na realizaci aktivit s cílovou skupinou 22
7. Křížové financování (2) • Při pořizování investic v rámci křížového financování je třeba počítat s tím, že již v žádosti ve finanční podporu je nutné informovat vyhlašovatele výzvy o investičním záměru pro stavební akci, viz. D1 Příručky pro žadatele. • Nábytek je vždy hrazen v rámci křížového financování a veškeré výdaje na pořízení nábytku jsou způsobilé pouze v rámci rozpočtové kapitoly Křížové financování, a to bez ohledu na výši pořizovací ceny. • U nábytku se rovněž nerozlišuje, zda je určen pro administraci nebo je nutný pro realizaci projektu. Křížové financování představuje výjimku z pravidel pro způsobilost, v rámci křížového financování nedělíme náklady na přímé a nepřímé. 23
8. DPH (1) DPH je uznatelný výdaj v případě, že není možné uplatnit nárok na odpočet daně na vstupu. a) neplátci DPH - nemají nárok na odpočet DPH na vstupu. DPH je považována za způsobilý výdaj. Ke každé žádosti o platbu přiloží příjemce dotace čestné prohlášení, že ve vyúčtovaném období nebyl plátcem DPH. b) plátci DPH - způsobilým výdajem je ta část DPH, kde plátce nemá nárok na odpočet. Pokud si lze uplatnit nárok na odpočet daně na vstupu, pak DPH není uznatelným výdajem. Odpovídající položky rozpočtu projektu budou vyplněny bez DPH.
24
8. DPH (2) Doporučujeme ověřit na místně příslušném finančním úřadě, zda bude DPH uplatnitelné u finančního úřadu nebo zda bude uznatelným výdajem projektu.
Platí zásada, že DPH je buď uznatelným výdajem projektu,
nebo ho lze uplatnit u FÚ, není možný souběh obojího.
25
9. Nepřímé náklady (1) • Vymezení nepřímých nákladů v OP LZZ je vyjmenováno v Příručce D5 kapitola 2.7.2. • U nepřímých nákladů se vždy má za to, že tyto náklady vznikly a jsou způsobilé ve výši odvozené z podílu nepřímých nákladů na přímých nákladech stanoveného v Rozhodnutí o poskytnutí dotace. • Podíl nepřímých nákladů je stanoven pro případ, že se vyčerpá rozpočet projektu. V případě nedočerpání rozpočtu bude příjemce část nepřímých nákladů vracet.
26
9. Nepřímé náklady (2) •
Ve výzvě je stanoven limit pro podíl nepřímých nákladů na celkových přímých způsobilých výdajích. Limit nepřímých nákladů je závazný (18 nebo 16 % podle výše přímých způsobilých nákladů.) Výše NN se po zadání příslušného % NN automaticky načte do rozpočtu v závislosti na výši přímých způsobilých nákladů.
•
Stanovené procento je rovněž uvedeno v Rozhodnutí o poskytnutí dotace a bude proto závazné po celou dobu realizace projektu. 27
Nedodržení limitů/maximální výše dotace
% nepřímých nákladů je pevně stanoveno: • u přímých způs. N bez KF do 4 mil. Kč (včetně) = 18 % • u přímých způs. N bez KF od 4 do 6 mil. Kč (včetně) = 16 % % není možné měnit!
28
10. Doporučení (1) V rozpočtu musí být uvedeny mzdové příspěvky včetně zákonných odvodů. U rozpočtů nad 3 miliony Kč je povinný audit! (náklady vyplývající ze smlouvy). Do křížového financování zařadit veškerý nábytek, chybné je zařazení do zařízení a vybavení. V zařízení a vybavení je třeba si dát pozor při nákupu PC = celá sestava (hardware + základní software, tj. Windows apod.) Dalším nedostatkem jsou nerozepsané nákupy služeb (např. rekvalifikace zajištěné externí firmou – musí se konkrétně upřesnit) 29
10. Doporučení (2) Jazykové kurzy jsou uznatelnými výdaji pouze v případě, pokud se tyto kurzy vztahují k aktivitě - to znamená přispění ke zvýšení šance uplatnění se na trhu. Obecně formulované položky rozpočtu projektu, musí být rozepsány konkrétně, tento nedostatečný rozpis má vliv při výběru projektů hodnotící komisí. Pokud v organizaci existují vnitřní (interní) směrnice o poskytování : cestovních náhrad zpřesňující obecná pravidla daná zákonem (např. výše poskytnutých limitů na stravné), je nutné tyto vnitřní směrnice dodržovat Ve vnitřní směrnici (kolektivní smlouvě) je třeba stanovit též kritéria, při jejichž splnění lze poskytnout odměny zaměstnancům. Tyto směrnice musí být v souladu s metodikami OP LZZ 30
11. Nespecifikované položky (1)
Rozpočtové položky je nutné řádně specifikovat • Obecné názvy typu „Nákup“/„Jiné náklady“ či ponechání celkové částky pouze v hlavní položce kapitoly nic nevypovídá o druhu nakupovaného zboží / služby • Z popisu pak není jasná její potřebnost pro realizaci projektu a může to vést k jejímu vyškrtnutí
31
11. Nespecifikované položky (2)
• Nutné rozklíčovat obecné (součtové) položky na dílčí položky s jejich jasnou specifikací • U každé položky je nutné uvést jednotky (úvazek, ks, hodiny, měsíc aj.) a jednotkové ceny • Rozpočtové položky musí mít jasnou provázanost na aktivity
32
11. Maximální výše dotace Maximální limit výše podpory může činit nejvýše 6.000.000,- Kč z z veřejných finančních prostředků
33
12. Chybné zařazení položky kap. 1 – účetní, ekonom, správce PC sítě, správce webových stránek, zajištění publicity aj. (patří do NN) kap. 2 – místní cestovné, provoz vozidla aj. (patří do NN) kap. 3 – zvlášť cena PC a základního software (nutné dohromady), nábytek (patří do KF), pronájem pro administraci projektu (patří do NN) aj. kap. 4 – publicita, energie, účetnictví aj. (patří do NN) kap. 6 – cestovné či stravné je jako jedna celková suma, překročení 3násobku minimální mzdy u mzdových příspěvků 34
Děkujeme za pozornost. Ing. Jaroslava Zárybnická Ing. Pavlína Čechová
35
