Financiële normen en administratieve beschikkingen van het Programma voor Gemeentelijke Internationale Samenwerking

Financiële normen en administratieve beschikkingen van het Programma voor Gemeentelijke Internationale Samenwerking (gefinancierd door de Belgische Ontwikkelingssamenwerking)

Fase 2009 - 2012

GIDS VOOR HET GEBRUIK VAN DE SUBSIDIES & ALGEMENE DEELNEMINGSVOORWAARDEN

1

Voorafgaande beschouwingen

De Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking (DGOS) heeft de Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (VSGB) en de Union des Villes et Communes de Wallonie (UVCW) een subsidie toegekend om een meerjarenprogramma voor gemeentelijke internationale samenwerking te promoten en uit te voeren. Zij zijn verantwoordelijk voor het programma, van de voorbereiding van de samenwerkingsverbanden tot hun eindevaluatie. De VSGB en de UVCW stellen de ontvangen subsidies ter beschikking van de deelnemende gemeenten, op voorwaarde dat deze akkoord gaan met de hierna vermelde algemene voorwaarden en het formulier in de bijlage ingevuld terugzenden. Zo niet, behouden de VSGB en de UVCW zich het recht voor om de subsidie niet te betalen. Algemeen verklaart de gemeente zich akkoord met de doelstellingen, beginselen en strategieën die vastgelegd zijn in de referentiedocumenten1 (meerjarenprogramma 2008-2012 en specifieke interventie landen 2008-2012) en de hieronder beschreven beheersregels. Behalve in geval van overmacht stelt de gemeente alles in het werk om de actie uit te voeren zoals ze in het partnershipsdossier wordt voorgesteld, en neemt er in voorkomend geval de aanbevelingen van de Verenigingen in op. Ingeval het project helemaal niet uitgevoerd wordt om een reden die niet toe te schrijven is aan overmacht, kunnen de voorstellen die later door de gemeente ingediend worden, mogelijk niet meer in aanmerking genomen worden. Deze gids voor het gebruik van de subsidies is zowel van toepassing in het Noorden als in het Zuiden, met inbegrip van de beschrijving van de verschillende begrotingsposten. Er mogen dus uitgaven aangegeven worden als "investering", "werking", "vorming/actie" en "ondersteuningsmissies-expertise" ten gunste van de gemeenten in het Noorden, op voorwaarde dat deze uitgaven kaderen in de doelstellingen die vastgelegd werden in de verschillende strategie-landen en dat ze gestaafd worden aan de hand van bewijsstukken in het eindverslag. Geen enkel forfaitair bedrag zal in dit kader toegekend worden. Er wordt aan de gemeenten aanbevolen contact op te nemen met de Verenigingen van Steden en Gemeenten bij de opstelling van hun budgetten als de gemeente van het Noorden overweegt om in de begroting kosten ten gunste van de gemeente in het Noorden in te schrijven. We stippen ook aan dat deze voorwaarden jaarlijks herzien kunnen worden in functie van de evolutie van het reglementair kader dat vastgelegd is door de DGOS. Zo wordt het programma vanaf 2009 gefinancierd met gedissocieerde kredieten. Die dekken de uitgaven waarvoor een langere uitvoeringstermijn dan twaalf maanden vereist is. Dat maakt het mogelijk onmiddellijk over de nodige kredieten te beschikken om uitgaven te dekken (ordonnanceren) over verschillende jaren. Dit stelsel brengt andere administratieve verplichtingen met zich mee dan die welke totnogtoe in het systeem van niet-gedissocieerde kredieten van toepassing waren.

1

Deze documenten kunnen bij de Verenigingen verkregen worden.

2

INHOUD Voorafgaande beschouwingen

p.2

Inhoudstafel

p. 3

1. ORDONNANCERINGSPERIODE

p. 4

2. COFINANCIERING

p. 4

3. ALGEMENE PRINCIPES VAN HET FINANCIEEL BEHEER

p. 4

3.1. 3.2. 3.3. 3.4.

P. 4 P. 5 P. 5 P. 5

SPECIFIEEKE GEMEENTELIJKE BEGROTINGSLIJN – SPECIFIEKE REKENING GEMEENTELIJKE VZW WISSELKOERSEN EN -KOSTEN BEWIJSSTUKKEN

4. TOEGELATEN UITGAVEN

p. 7

4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6.

P. 7 P. 7 P. 8 P. 10 P. 11 P. 14

BASISPRINCIPES TOEGELATEN TRANSFERS TUSSEN BUDGETPOSTEN INVESTERINGSKOSTEN WERKINGSKOSTEN KOSTEN VOOR OPLEIDING/ACTIE KOSTEN VOOR MISSIES EN ONDERSTEUNING OP HET VLAK VAN EXPERTISE

5. NIET SUBSIDIEERBARE UITGAVEN (NSU) 5.1. HERSTELLINGSKOSTEN 5.2. 5.3. 5.4. 5.5.

HUMAN RESOURCES KOSTEN EVALUATIEKOSTEN STRUCTUURKOSTEN (OF ADMINISTRATIEKOSTEN) ANDERE

p. 15 P. 15 P. 15 P. 15 P. 16 p. 16

6. BETALING VAN DE SUBSIDIE & CONTROLE

p. 19

7. RAPPORTERING

p. 20

7.1. 7.2. 7.3.

P. 20 P. 21 P. 21

TRIMESTRIEEL VERSLAG VAN DE UITGAVEN JAARVERSLAG EINDVERSLAG

8. AANSPRAKELIJKHEID

p. 21

9. ONDERBREKING VAN DE ACTIE

p. 21

10. BEKENDMAKING

p. 22

11. EVALUATIE VAN DE ACTIES

p. 22

12. ALGEMENE OPMERKINGEN & BOEKHOUDKUNDIGE TIPS

p. 22

13. CORRESPONDENTIE MET DE VERENIGINGEN

p. 24

BIJLAGE

p. 25

3

1. ORDONNANCERINGSPERIODE De ordonnanceringsperiode bepaalt het begin en het einde van de dekking van uitgaven. Deze heeft een minimumduur van 24 maanden en wordt berekend, voor het volledige meerjarenprogramma (MJP) van een partner, vanaf 1 januari van het aanvangsjaar en loopt uiterlijk af op 31 december van het laatste jaar. Een MJP van 48 maanden bestaat uit vier perioden van 12 maanden. Als de bijzondere overeenkomst tussen gemeenten uit het Noorden en het Zuiden niet ondertekend is op 1 januari, vangt de periode aan op de effectieve datum van ondertekening. In dit geval loopt deze periode eveneens uiterlijk af op 31 december van het laatste jaar. De subsidies 2009-2012 dekken met andere woorden enkel de kosten voor activiteiten beschreven in de interventielogica van het partnerschap (ILP) vanaf de ondertekeningdatum van de bijzondere overeenkomst. Alle uitgaven vóór de ondertekening van de specifieke partnerschapovereenkomst zijn niet subsidieerbaar. Een kopie van deze bijzondere overeenkomst moet worden bezorgd aan de Verenigingen.

2. COFINANCIERING De gemeenten moeten geen medefinanciering bijdragen. We nodigen wel alle gemeenten uit om, bij bijlage van hun eindverslagen en duidelijk gescheiden van financiële afrekeningen, de bedragen te vermelden die besteed zouden zijn aan de partnerschappen (zowel contant als in natura), om een volledig beeld te krijgen van de gemeentelijke financiële inspanningen.

3. ALGEMENE PRINCIPES MET BETREKKING TOT HET FINANCIEEL BEHEER 3.1. SPECIFIEKE GEMEENTELIJKE BUDGETLIJN – SPECIFIEKE REKENING De deelnemende gemeenten uit het Noorden moeten, als dat nog niet het geval was, een specifieke budgetlijn creëren voor het programma: "GIS programma – Federale Subsidie – DGOS/D3.3 – 2008-2012 – Naam van de partner uit het Zuiden". De Verenigingen van Steden en Gemeenten storten de verschillende schijven van de subsidie uitsluitend op de gemeentelijke rekeningen. Als de boekhouding of de procedures van de gemeente niet toelaten om een specifieke budgetlijn te creëren: een systeem invoeren om op uniforme wijze de uitgaven en inkomsten van het GIS programma te identificeren en de opspoorbaarheid te verzekeren. Een functionele code voor de identificatie van deze uitgaven en inkomsten valt dan te overwegen. De gemeenten uit het Zuiden die deelnemen aan het programma en die zelf een deel van hun subsidie beheren, moeten een specifieke rekening2 openen of een specifieke budgetlijn creëren voor het programma: " GIS programma – Federale Subsidie – DGOS/D3.3 – 20082012 – Naam van de partner uit het Noorden", voor eventuele stortingen van hun partner uit het Noorden. 2

Bij het openen van een speciale rekening kunnen de debetrenten in geen geval gedekt worden door de subsidie. Creditrenten kunnen worden toegewezen aan de financiering van acties in het programma, na goedkeuring door de Verenigingen.

4

Rekening houdend met de specifieke context in de partnerlanden streven gemeenten uit het Noorden en Zuiden naar een evolutie in het financiële beheer die op termijn moet leiden tot een responsabilisering van de partner uit het Zuiden. Deze evolutie zou, bijvoorbeeld, op korte termijn kunnen starten met een “kleine kas”. Het is wel aangewezen om in dit opzicht voorzichtig te evolueren en zeker geen stappen over te slaan. Zo vermijdt men dat de partner uit het Zuiden een gevaarlijk of zelfs illegaal beheer moet voeren.

3.2. GEMEENTELIJKE VZW De gemeenten die dit wensen kunnen, via een afwijking toegestaan door de Verenigingen en na een gunstig advies van de gemeenteraad, de subsidie doorstorten naar een gemeentelijke vzw, die het boekhoudkundig beheer van de subsidie uitvoert voor rekening van de gemeente.

3.3. WISSELKOERSEN EN -KOSTEN In de jaarverslagen (JV) moeten de gemeenten de gebruikte wisselkoers vermelden voor de omrekening in euro van uitgaven in vreemde valuta en een bankattest bijvoegen als bewijs3. Anders gebruiken gemeenten de koers die maandelijks wordt meegedeeld door de Verenigingen aan de partnergemeenten. Dit is de koers van de Belgische Nationale Bank op de 1e dag van iedere maand. De wisselkosten, zowel in België als in het buitenland, voor de transfer van tegoeden, moeten in aanmerking genomen worden bij het bepalen van de wisselkoers. Als er na de boeking in de boekhouding kosten worden aangerekend door de bankinstelling, komen deze in de rubriek "bankkosten" van de werkingskosten. De gemeenten moeten er steeds op toezien dat eventuele financiële transfers naar de partners in het Zuiden uitgevoerd worden op het meest gepaste moment en in de meest gunstige deviezen, om de koopkracht van de beschikbare Belgische fondsen maximaal te benutten. Als subsidies niet onmiddellijk gebruikt worden, mogen ze enkel risicoloos belegd worden en dit voor een periode van maximaal 3 maanden.

3.4. BEWIJSSTUKKEN -

Alle uitgaven moeten bewezen worden door middel van een stuk (factuur, schuldvordering, ...). Verklaringen op eer zijn in principe niet toegelaten en worden in geen geval aanvaard voor uitgaven in het Noorden.

-

De originelen van alle facturen en andere bewijsstukken moeten beschikbaar en aanwezig zijn in de boekhouding van diegene die de uitgave effectief uitgevoerd heeft (in het Noorden voor uitgaven van de gemeente uit het Noorden en in het Zuiden voor uitgaven van de gemeente uit het Zuiden).

3

Als de gemeente geen bankattest voorlegt, gebruiken de Verenigingen bij de controle van de stukken de maandkoers die van toepassing is op de factuur.

5

-

Kopieën van alle stukken dienen als bijlage van het jaarrapport gevoegd te worden.

-

Als het originele bewijsstuk niet beschikbaar is voor de boekhouding, dient deze een kopie bij te houden. Deze kopie moet, zowel in het Noorden als het Zuiden, voor echt verklaard worden door middel van een gemeentestempel en dubbele ondertekening door de politieke overheid en de beheerder. De handtekening en stempels zijn idealiter in kleur om een origineel van een kopie te onderscheiden (Voorbeeld: soms hebben items betrekking op verschillende geldschieters en bevindt het origineel van de factuur zich in de boekhouding van de belangrijkste geldschieter. In dat geval wordt de eventuele uitsplitsing van de items vermeld op de originele factuur en wordt deze gekopieerd. Deze kopie wordt dubbel ondertekend volgens de bovenvermelde procedure en opgenomen in de boekhouding van het GIS programma)4.

-

Bij onderaanneming door een dienstenverstrekker wordt gevraagd om, naast de factuur, een overeenkomst in de vereiste vorm te leveren als bewijsstuk. Deze overeenkomst moet beide partijen verbinden5.

-

Bij een audit door DGOS moeten de originele stukken voorgelegd worden in dezelfde volgorde als in het eindrapport om de controle te vereenvoudigen en te versnellen. Er moet ook overeenkomst zijn tussen de nummering van de bewijsstukken in het eindrapport en de nummering in de gemeentelijke boekhouding.

-

Het is aangewezen om slechts één bewijsstuk op te nemen per blad (en dus niet verschillende tickets kopiëren op eenzelfde blad).

-

Iedere kostennota moet ondersteund worden met originele bewijsstukken (facturen, contracten, transportbewijzen, ...).

-

Bij de bewijsstukken voor vliegreizen worden ook de instapkaarten gevoegd, naast de facturen voor de aankoop van de biljetten.

-

Als een stuk niet duidelijk is of de normen niet naleeft, bijkomende uitleg geven in de marge van het stuk.

-

Voor dagvergoedingen is een bewijs mogelijk op basis van een schuldvordering op naam ofwel één vordering met het volledige bedrag voor alle delegatieleden. In dit laatste geval wordt de verklaring ondertekend door de verantwoordelijke van de missie en mag het totaalbedrag in geen geval hoger zijn dan de aparte dagvergoedingen voor ieder van de missieleden. In beide gevallen worden de data van de missie vermeld op de schuldvorderingen.

4

Als na een uitgave, een partner (gemeente uit het Noorden, Verenigingen, DGOS) bewijsstukken nodig heeft (bv. voor een verhalend of financieel verslag), volstaan gewone kopieën. 5 De Verenigingen stellen een model van overeenkomst ter beschikking van de gemeenten.

6

4. TOEGELATEN UITGAVEN

4.1. BASISPRINCIPES Een uitgave is pas toegelaten als zijn aard is opgenomen in het budget van het MJP of deze is toegelaten in het kader van een transferprocedure tussen budgetposten. Een uitgave wordt uitsluitend aanvaard als: -

De uitgave bewezen wordt door middel van een origineel bewijsstuk6. (Gevolg: het verlies van het originele stuk zorgt dat de uitgave niet meer aanvaard wordt. De bewijslast ligt steeds bij de gemeente uit het Noorden);

-

De uitgave identificeerbaar en controleerbaar is;

-

De uitgave effectief is uitgevoerd door de gemeente uit het Noorden of het Zuiden tijdens de periode bepaald in het besluit voor toekenning van de subsidie;

-

De uitgave in de boekhouding geregistreerd is, in de gemeente uit het Noorden of het Zuiden;

-

De uitgave niet volledig gedekt wordt door één of meerdere andere geldschieters;

-

De reden van de uitgave duidelijk gekoppeld is aan de uitgevoerde activiteiten. Als de link tussen de uitgave en de activiteiten niet eenvoudig afgeleid kan worden bij het lezen van het verhalende verslag, wordt bijkomende uitleg toegevoegd.

Er bestaat geen "forfaitair bewijs": een forfaitaire vaststelling van een budget of de toewijzing van een forfaitair budget vormen geen uitzondering op het basisbeginsel dat iedere uitgave bewezen moet worden. Bij een forfaitaire "dagvergoeding - per diem", moet er een schuldvordering ingediend worden. De ILP geeft de voorkeur voor aankopen in partnergemeenten en –landen uit het Zuiden. Bij gelijke kwalificatie wordt de voorkeur gegeven aan lokale expertise (lokaal onderhandeld contract) op geëxpatrieerde expertise, uit het Noorden of het Zuiden.

4.2. TOEGELATEN TRANSFERS TUSSEN BUDGETPOSTEN Budgettransfers tussen verschillende tussentijdse resultaten of tussen budgetposten van uiteenlopende aard (werking, opleiding, missie, maar niet investering) zijn toegelaten, voor zover het totaal van de transfers niet meer dan 15 % bedraagt van het aanvankelijk toegekende en goedgekeurde budget voor de tussentijdse resultaten of de desbetreffende budgetposten. Voor deze transfers is geen voorafgaande toelating nodig. Ze dienen wel duidelijk vermeld te worden in de jaarverslagen.

6

Een pro-forma factuur of prijsbestek is geen bewijsstuk.

7

Ingrijpende wijzigingen aan de ILP of het budget zijn niet mogelijk zonder gunstig advies van de Verenigingen, zelfs als de wijziging geen financiële gevolgen heeft. Als de transfers meer dan 15 % bedragen of van toepassing zijn op investeringen, dienen de Verenigingen ingelicht te worden en voorafgaand in te stemmen. Transfers boven 15 % worden niet meer toegestaan in de laatste drie maanden van de ordonnanceringsperiode, behalve bij overmacht of indien de kalender een andere werkwijze niet toelaat. In dat geval dient bij de Verenigingen een naar behoren gemotiveerd verzoek te worden ingediend voor voorafgaand akkoord. Deze aanvragen en akkoorden worden opgenomen in de jaarverslagen.

4.3. INVESTERINGSKOSTEN 4.3.1. Definitie Onder investeringskosten worden de kosten verstaan in de loop van de ordonnanceringsperiode, gedekt door het MJP, voor de aankoop van duurzame goederen met een veronderstelde levensduur van meer dan een jaar en met een eenheidswaarde boven 250,00 euro (excl. btw). Bv. gebouwen (inclusief renovatie en grote reparaties aan gebouwen), motorvoertuigen, meubilair, informaticamaterieel (PC, printer, scanner, netwerk, elektronische agenda, ...) of kantoormaterieel (kopieertoestel, overheadprojector, telefooncentrale, ...), bepaalde specifieke softwarepakketten, ... 4.3.2. Principes -

Investeringskosten met betrekking tot de bouw en de aankoop van gebouwen of terreinen worden enkel aanvaard in uitzonderlijke omstandigheden en moeten volledig gerechtvaardigd worden in de ILP. Hetzelfde geldt voor grote renovaties.

-

Iedere transfer van een andere budgetpost naar de post “investeringen” moet vooraf ter advies voorgelegd worden aan de Verenigingen, zelfs als de transfer kleiner is dan 15 % van het aanvankelijke budget toegewezen aan de desbetreffende tussentijdse resultaten of de desbetreffende budgetposten.

-

Zoals in de specifieke overeenkomst van het partnerschap wordt bepaald, moeten de goederen aangekocht ten gunste van de partnergemeente in het Zuiden officieel overgedragen worden naar de partnergemeente in het Zuiden met behulp van een dubbel ondertekend document (type PV voor overdracht/overname en transfer van eigendom). Deze transfer wordt pas officieel op het einde van het programma. Een lijst van de overgedragen goederen wordt opgesteld en dubbel ondertekend.

-

Vanaf de uitwerking van hun ILP stellen de gemeentelijke partners een indicatieve lijst op van de aangekochte goederen. Volgens de aard van de goederen, bepalen ze voor ieder goed de plaats van de aankoop, Noorden of Zuiden, alsook de modaliteiten voor de aankoop: prijsanalyse van de leveranciers, aanbestedingen, onderhandelde procedure, openbare aanbestedingen, ... De voorkeur gaat echter uit naar aankopen in de partnerlanden in het Zuiden.

8

4.3.3. Aankoopprocedures -

De goederen aangekocht in het kader van de ILP moeten de beste prijs/kwaliteit verhouding hebben (alle kosten, verzekeringen, lasten, douanekosten, opslagkosten en transportkosten inbegrepen). Deze goederen kunnen aangekocht worden in eender welk land, voor zover de concurrentieregels7 nageleefd worden (transparantie, minimaal 3 gedocumenteerde prijsoffertes met pro-forma factuur of prijsopgave, analyse van de offertes, gemotiveerde keuze van de offerte als de goedkoopste offerte niet is gekozen). De aanbesteding moet reëel en conform zijn.

-

De investeringsgoederen zijn volledig bestemd voor de partnergemeenten in het Zuiden. De subsidie kan niet gebruikt worden voor een patrimoniumverhoging van de gemeente uit het Noorden.

-

De goederen aangekocht in België en bestemd voor de partnergemeenten uit het Zuiden zijn exclusief btw. De organisatie uit het Noorden vraagt een btw-vrijstelling aan bij de bevoegde federale overheidsdienst (ministerie)8. De partnergemeente uit het Zuiden moet een vrijstelling vragen van belastingen, lasten en heffingen bij de bevoegde ministeries in het Zuiden.

-

De verzendingskosten verbonden aan de aankoop van investeringsgoederen worden geboekt in de rubriek “investeringen”.

4.3.4. Bewijsstukken -

Minimaal drie prijsopgaven met pro-forma facturen of prijsbestekken, de analyse en motivering van de keuze.

-

In functie van het uitgavenniveau, het volledige aanbestedingsdossier.

-

De bestelbon9 (of het contract) en de leverings/ontvangstbon voor goederen met een bedrag boven 1.000,00 euro (excl. btw).

-

De originele vereffende factuur.

7

De aanbesteding is de gunningwijze waarbij de inschrijver van wie de offerte het best beantwoordt aan de belangen van de bouwheer wordt gekozen, na het in concurrentie plaatsen van de kandidaten. 8 Om de BTW te recupereren is het noodzakelijk om (i) aan de leverancier te melden dat het een goed betreft bestemd voor de export; (ii) aan de douanediensten aan de luchthaven te melden bij de inscheping dat het exportgoederen betreft (invullen van een document); en (iii) om naar de leverancier terug te keren met het document van de douanedienst voor een terugbetaling van de btw. 9 Met een bestelbon kunnen de uitwisselingen met de leveranciers gestandaardiseerd worden. Voor een bepaalde transactie zal, op het einde van het proces, het nummer van de bestelbon toegang bieden tot alle documenten (facturen, betaling, ontvangst, douane- en transportdocumenten, …). De bestelbon is een overeenkomst tussen 2 organisaties waarin de details vermeld staan met betrekking tot een transactie. De inhoud moet dus exact en nauwkeurig zijn. De bestelbon dient minimaal de volledige beschrijving te bevatten van de verworven goederen en de vereiste diensten, de referentienummers van de leverancier en de exacte prijzen, de leverancier, de bijzondere voorwaarden met betrekking tot de aankoop, de levertermijn en de codering in de boekhouding.

9

4.4. WERKINGSKOSTEN 4.4.1. Definitie Onder werkingskosten worden de kosten verstaan in de loop van de ordonnanceringsperiode gedekt door het MJP voor een normale werking van de investeringen (inclusief onderhoud en kleine reparaties) of de aankoop van diensten of courante gebruiksgoederen. De aangekochte goederen hebben een levensduur van minder dan één jaar of een eenheidswaarde kleiner dan 250,00 euro (excl. btw). Bv. huur van een zaal, drukwerk, vertaalwerk, verbruiksgoederen, courante informaticaprogramma’s, documentatie, abonnementen op tijdschriften, klein informaticamaterieel en kantoormaterieel, onderhoud, verzekering, reparaties, brandstof, wisselstukken, ... 4.4.2. Principes De toerekenbare werkingskosten voor de uitvoering van een ILP moeten besteed worden ten voordele van de partnergemeente in het Zuiden. Als bepaalde acties onmogelijk zijn (bv. gespecialiseerde laboratoria, vertalingen, ...), kunnen deze uitzonderlijk uitgevoerd worden in een ander land, maar met een omstandige motivering en rechtvaardiging in het MJP en de jaarverslagen. Enkel kleine courante aankopen kunnen het voorwerp uitmaken van kasvoorschotten. Een mechanisme voor ontvangst/rechtvaardiging moet ingevoerd worden voor dergelijke aankoopprocedures. 4.4.3. Aankoopprocedures -

In België gaat de gemeente uit het Noorden over tot de bestelling en betaling.

-

De in België aangekochte goederen bestemd voor de partnerlanden zijn exclusief btw.

-

De verzendingskosten voor de aankoop van werkingsgoederen worden geboekt in de rubriek "werking".

Als de aankoop plaatsvindt in het land van de partnergemeente uit het Zuiden, gaat de Zuidverantwoordelijke van dit partnerschap over tot de bestelling conform de lijst vastgesteld door de gemeentepartners en voert eveneens de betaling uit. 4.4.4. Bewijsstukken -

Minimaal 3 offertes, alsook een analyse en motivering van de keuze.

-

In functie van het uitgavenniveau, het volledige aanbestedingsdossier.

-

De bestelbon (of het contract) en de leverings/ontvangstbon voor goederen met een totaalbedrag boven 1.000,00 euro (excl. btw).

10

-

De originele vereffende factuur of de schuldvordering10.

-

Voor de diverse werkingskosten in het Noorden (papier, ...) kan een globaal bedrag voorgesteld worden, voor zover de berekeningswijze gedetailleerd wordt en de verschillende bewijsstukken aanwezig zijn. Bv. 50 personen werken bij de gemeente, van wie één persoon voor ¼ tijd wordt besteed aan het GIS programma. De post "papier" van de gemeente bedraagt jaarlijks 10.000 euro (uittreksels van de gemeenterekeningen als bewijs). Men kan er dus van uitgaan dat 1/200e van dit bedrag uitgaat naar de GIS, dus 50,00 euro.

4.5. KOSTEN VOOR OPLEIDING/ACTIE In het kader van het programma voor gemeentelijke internationale samenwerking, zal het merendeel van de activiteiten vallen onder deze kostencategorie (met uitzondering van de kosten voor investeringen en werking). Het betreft kosten voor opleidingen in strikte zin of “opleidingsacties” in ruime zin. Deze opleidingen worden onderverdeeld in drie delen: -

opleidingen in een instelling in het Noorden; opleidingen in een instelling in het Zuiden; opleidingen op afstand.

4.5.1. Principes -

In het kader van de ILP kunnen opleidingen of opleidingsacties verstrekt worden aan leden van de gemeente uit het Noorden en het Zuiden, de inwoners van het land van de gemeente uit het Zuiden en de inwoners van de subregio (buurlanden) in het Zuiden en het Noorden. De voorkeur gaat echter uit naar opleiding/acties in het partnerland in het Zuiden, behalve als het doel van de opleiding/actie niet kan worden bereikt in het Zuiden. De ILP zal in de mate van het mogelijke het aantal mandagen vermelden voor iedere opleiding/actie.

-

Alle kosten met betrekking tot een opleiding/actie worden opgenomen in de rubriek “Opleidingskosten” (verplaatsingskosten, verblijfskosten, forfaitaire dagvergoedingen, …).

-

De mandatarissen kunnen deelnemen aan missies, voor zover hun aanwezigheid gerechtvaardigd is in het kader van de specifieke doelstellingen van de missie. Zelfs in dat geval wordt maximaal één mandataris per gemeente en missie toegelaten. Een gemotiveerde verklaring wordt bezorgd aan de Verenigingen voorafgaand aan het vertrek van de missie.

10

Telefoonkosten zullen in de toekomst bewezen moeten worden (aangezien de gemeenten niet langer indirecte kosten kunnen recupereren, zoals dat het geval was tot in 2007). Het zal niet meer volstaan om in een detailoverzicht van de telefoonoproepen de oproepen aan te duiden naar het partnerland van het Zuiden. In de toekomst moet op het bewijsstuk duidelijk vermeld worden wie de houder is van ieder van deze nummers.

11

4.5.2. Financiële dekking Iedere persoon aangesteld voor de uitvoering van een opleiding/actie ontvangt een dagvergoeding (of per diem) per missiedag die in geen geval hoger is dan het bedrag bepaald door de Verenigingen en die terug te vinden is in de rubriek van hun website gewijd aan het Programma. De bedragen bevatten voor ieder land de dagvergoedingen voor de vertegenwoordigers van de partner uit het Noorden op missie in het buitenland, de dagvergoedingen voor de vertegenwoordigers van de partner in het Zuiden op missie in België, alsook de dagvergoedingen voor de vertegenwoordigers van de partners in het Zuiden die deelnemen aan opleidingen/seminaries georganiseerd in hun land. Deze vergoedingen zijn maximale bedragen. Deze dagvergoeding dekt alle kosten van de persoon (waaronder maaltijden), met uitzondering van logies en bepaalde uitgaven (kosten voor visum en een medisch attest, inclusief injecties, vaccins, radiografie en verplichte gezondheidsattesten en repatriëringsverzekering11). De dagvergoeding bevat ook, voor de duur van de missie, droogkuis, drinkgeld, communicatiekosten, kranten en beschadiging aan bagage, zelfs al kan de ene of de andere kost hoger kan zijn op een bepaalde dag. De volledige dagvergoeding wordt toegekend voor een volledige missiedag, inclusief de dag van vertrek. Deze wordt niet toegekend op de dag van terugkeer naar het land van oorsprong. Voor wat de verplaatsingskosten betreft:

11 12

-

De verplaatsingen gebeuren op basis van de meest voordelige tarieven in economy klasse met een IATA luchtvaartmaatschappij (maximum: tarief excursie - APEX).

-

Bij gebruik van een privévoertuig, voor verplaatsingen in België tussen de woonplaats, het hotel of de zetel van de organisatie en de luchthaven Brussels Airport, geldt de officiële kilometervergoeding gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad en vermeld op de website van het Programma12. Bij verplaatsing met de trein op hetzelfde traject, wordt de prijs terugbetaald van een ticket in 2e klasse.

-

Personen die privévoertuigen gebruiken, zijn volledig verantwoordelijk voor de risico’s verbonden aan het besturen van het voertuig en moeten een verzekering afsluiten voor deze risico’s. De basisverzekeringspremies worden betaald door de persoon en niet terugbetaald. Ze zijn immers inbegrepen in de kilometervergoeding. Dit type transport is enkel toegelaten als het goedkoper is – rekening houdend met de parkeerkosten en gefactureerde uren – in vergelijking met openbare vervoersmiddelen.

-

Het gebruik van taxi’s voor verplaatsingen tussen de woon-/werkplaats en de luchthaven Brussel-Nationaal is te vermijden. Dit is enkel mogelijk als er geen andere verplaatsingsmiddelen zijn (bv. aankomst/vertrek op uren zonder openbaar vervoer). Het bewijsstuk moet steeds een aanvullende verklaring bevatten die het gebruik van een taxi rechtvaardigt.

-

De algemene regel is dat taxikosten in België slechts uitzonderlijk worden terugbetaald en op basis van een bijzondere motivering.

Deze uitgaven worden ingeschreven in een specifieke subrubriek in de opleidingskosten. Deze vergoedingen worden ieder jaar herzien.

12

-

De huur van een voertuig voor verplaatsingen in het Zuiden wordt geval per geval geanalyseerd door de Verenigingen. Dit is mogelijk als de delegatie bestaat uit meerdere ambtenaren die zich moeten verplaatsen naar verschillende plaatsen. Als daarentegen de delegatie bestaat uit één of twee ambtenaren, of als er weinig verplaatsingen nodig zijn, kan de voorkeur uitgaan naar lokale verplaatsingsmiddelen (taxi’s, openbaar vervoer, voertuig van de partnergemeente, ...).

-

De reis- en annuleringsverzekeringen zijn subsidieerbaar. De Verenigingen vestigen bovendien de aandacht van de gemeenten op het feit dat de uitgaven na een ongeval, hospitalisatie, annulering van een missie, ... niet in aanmerking genomen worden als ze voortvloeien uit een afwezigheid van verzekering (wat beschouwd wordt als een gebrek aan vooruitziendheid in hoofde van de gemeente).

Voor logies: -

De norm inzake logies is een individuele kamer in een goed gelegen inrichting die een veilig en comfortabel verblijf garandeert.

-

Deze worden terugbetaald op basis van reële bedragen op de hotelfactuur. De bedragen boven de maxima meegedeeld door de Verenigingen13 voor ieder land worden niet gedekt door de subsidie van de Belgische samenwerking. Voorafgaand aan iedere missie is er een analyse van de offertes.

-

Enkel de overnachtingen (en de belastingen) worden in aanmerking genomen op de hotelfacturen. Andere kosten, zoals maaltijden, bar, droogkuis, communicatie14, ... zijn uitgesloten.

Een persoon op missie dient zelf de bijkomende kosten te betalen die voortvloeien uit onvoorziene omwegen en tussenlandingen of de verlenging van de missie om persoonlijke redenen. Voorschotten kunnen toegekend worden aan het personeel op missie voor uitgaven die niet gedekt zijn door kredietkaarten. Deze laatste dienen zoveel mogelijk gebruikt te worden. 4.5.3. Bewijsstukken

13 14

-

De originele vereffende hotelfacturen;

-

De originele vereffende facturen van tickets voor luchttransport en de instapkaarten;

-

De schuldvorderingen voor verplaatsingen met een privéwagen in België of de tickets voor trein (2e klasse), tram, bus en metro;

-

De originele vereffende facturen voor de huur van voertuigen;

-

De schuldvorderingen voor dagvergoedingen.

De toepasselijke bedragen zijn deze van de FOD Buitenlandse zaken. Deze kosten worden gedekt door de dagvergoeding.

13

4.6. KOSTEN VOOR MISSIES EN ONDERSTEUNING OP HET VLAK VAN EXPERTISE 4.6.1. Definitie Alle kosten verbonden aan de missies moeten opgenomen worden in de rubriek “missiekosten”, uitgezonderd de kosten van een opleidingsmissie. Deze bevinden zich in de rubriek opleidingskosten (cf. IV.5). Deze kosten betreffen verblijven met een maximumduur van vier weken. Als de partners een hun toevlucht nemen tot externe expertise, mag de verblijfsduur niet meer dan 10 dagen bedragen. Deze toevlucht tot externe personen mag bovendien enkel in de volgende omstandigheden aanvaard worden: -

Het thema valt niet onder de "corebusiness" van de gemeente;

-

De knowhow is niet in de gemeente uit het Noorden of Zuiden aanwezig;

-

De zoektocht naar een externe expert gebeurt bij voorkeur in het partnerland van het Zuiden (prioriteit voor expertise in het Zuiden), in laatste instantie, externe Belgische expertise in te schakelen (behalve voor opleidingsmissies die plaatsvinden in België). Een expertise toevertrouwd aan een Belgische intercommunale kan enkel gefactureerd worden aan kostprijs, behalve als deze toegewezen is na een naar behoren uitgevoerde aanbesteding voor diensten.

4.6.2. Principes Vanaf de uitvoering van hun ILP werken de gemeentelijke partners een indicatief programma uit van de missies in het buitenland. Ze duiden de functies of de expertises aan die deze missies moeten uitvoeren. Bij beroep op een externe expert, mogen de honoraria van deze laatste niet hoger liggen dan maximaal 500,00 euro/prestatiedag (excl. btw) en zullen het voorwerp uitmaken van een contract met de referentievoorwaarden van de ondersteunende missie. Voor overnachtingen in een partnerland in het Zuiden, worden de honoraria opgeteld bij de andere missiekosten (per diem en kosten voor logies). 4.6.3. Financiële dekking De financiële dekking is identiek aan die van de missies voor “opleidingsactie”. Zie punt IV.5.2. "Financiële dekking” van dit document. 4.6.4. Bewijsstukken -

De originele vereffende hotelfacturen.

-

De originele vereffende facturen van tickets voor luchttransport en de instapkaarten. De schuldvorderingen voor verplaatsingen in een privéwagen naar België of de tickets voor trein (2e klasse), tram, bus en metro.

-

De originele vereffende facturen voor de huur van voertuigen.

14

-

De schuldvorderingen van de dagvergoedingen.

-

De oproep voor kandidatuur en de referentievoorwaarden van de gezochte externe expertise, de motivering van de keuze, het dossier voor de gunning en het expertisecontract.

-

De missieorders.

-

De gedateerde en ondertekende missieverslagen.

-

De facturen/schuldvorderingen voor de honoraria.

5. NIET-SUBSIDIEERBARE UITGAVEN (NSU) Het begrip NSU houdt niet in dat de gemeenten van het Noorden en die van het Zuiden de uitgave niet mogen doen, maar wel dat de administratie beslist dit type uitgave niet te subsidiëren.

5.1. HERSTELLINGSKOSTEN Het gaat om kosten die de gemeenten uit het Noorden en die uit het Zuiden doen vóór de ondertekening van de specifieke partnershipsovereenkomst. Deze uitgaven kunnen niet gedekt worden door de aan de gemeenten toegekende subsidie. Alle uitgaven die nog verband houden met de voorbereiding, in de ordonnanceringsperiode na de datum waarin de specifieke samenwerkingsovereenkomst in werking treedt, kunnen daarentegen wel door de subsidie gedekt worden.

5.2. HUMAN RESOURCES KOSTEN De gemeenten van het Noorden en die van het Zuiden mogen geen personeelskosten inbrengen in het kader van de subsidie.

5.3. EVALUATIEKOSTEN De subsidie dekt geen kosten die verband houden met evaluaties (ex-ante studies, tussentijdse evaluatie, ex-post evaluatie, audit, …). De Verenigingen zorgen voor een algemene tussentijdse evaluatie en een eindevaluatie in 2012, waarvan de conclusies overgemaakt zullen worden aan de gemeenten die aan het Programma deelnemen. De gemeenten wordt gevraagd om samen met hun partners regelmatig zelf een evaluatie te verrichten, maar daar mogen geen bijkomende kosten voor ingebracht worden.

15

5.4. STRUCTUURKOSTEN (OF ADMINISTRATIEKOSTEN) De gemeenten van het Noorden en het Zuiden zijn niet meer betrokken bij de structuurkosten (of administratieve kosten). De eventuele kosten van telefoon, fax, kopieën, brieven, … kunnen ingebracht worden in de post “werking” voor zover die kosten kaderen in de doelstellingen van het programma en ze gestaafd worden aan de hand van een bewijsstuk. Die kosten kunnen aangegeven worden in de trimesterstaten van de uitgaven, of in de jaarverslagen (cf. punt VII). De rechtvaardiging kan in geen enkel geval forfaitair.

5.5. ANDERE NIET-SUBSIDIEERBARE UITGAVEN (NSU) De eerste 11 punten zijn de niet-subsidieerbare uitgaven die betrekking zouden moeten hebben op de gemeenten. Gezien de mogelijke ontwikkelingen van bepaalde partnerships en volledigheidshalve wordt hieronder de hele lijst van de NSU van de DGOS weergegeven: 1. maaltijden, drank, snacks, feestelijkheden … ten behoeve van activiteiten in het Noorden. Deze regel betekent dus dat de dagelijkse forfaitaire vergoedingen van de deelnemers van het Zuiden dit soort uitgave moet dekken. Dergelijke uitgaven worden voor activiteiten in het Zuiden aangenomen indien ze noodzakelijk zijn voor de activiteiten (en als ze niet gedekt worden door een dagvergoeding of een per diem); 2. zitpenningen (het gaat hier om vergoedingen die uitgekeerd worden aan de leden van comités, raden, stuurgroepen, … Het gaat dus niet om verplaatsingsvergoedingen, forfaitaire dagvergoedingen of verblijfsvergoedingen die aan personen in missie toegekend kunnen worden); 3. representatiekosten verbonden met de zetel(s) van de gemeente van het Noorden of die van het Zuiden, uitgaven voor sociale activiteiten (feest van de arbeid, Sinterklaas, Kerstmis, …), voor ceremonies en daaraan verbonden uitgaven (dranken, recepties, maaltijden, buffetten, geschenken, logies) en festiviteiten; 4. terugvorderbare BTW of andere terugvorderbare taksen; 5. tweedehands materiaal dat verworven wordt in het Zuiden (de aankoop van tweedehands materiaal in het Noorden kan in aanmerking komen op voorwaarde dat er een waarborg is op het materiaal en een dienst na verkoop); 6. contracten voor onderaanneming of consultancy voor essentiële taken in het programma, die tot de “corebusiness” van de gemeente in het Noorden of partner in het Zuiden behoren; 7. honoraria voor consultancy die 500,00 EUR (excl. BTW) per effectief gepresteerde werkdag overschrijden; 8. opdrachten en aankopen van meer dan 5.500 EUR (excl. BTW) waarvoor geen offerteoproep werden uitgeschreven;

16

9. gezondheidszorgen die niet gedekt zijn door de specifieke ziekteverzekering (uitgezonderd anti-malaria geneesmiddelen en vaccinaties, die wel voor subsidie in aanmerking komen); 10. kosten voor gesprekken d.m.v. vaste of mobiele telefonie waarvan het abonnement niet op naam staat van de gemeente van het Noorden of de partner in het Zuiden (de aankoop van SIM-kaarten en betaalkaarten komt evenwel in aanmerking voor subsidiëring op basis van bewijsstukken en op voorwaarde dat ze strikt voor professionele doeleinden gebruikt worden); 11. uitgaven die geen enkel verband hebben met ontwikkelingssamenwerking; 12. uitgaven om de institutionele continuïteit te verzekeren van de zetel van de gemente van het Noorden of de partner in het Zuiden, namelijk om het juridische statuut van de organisatie te behouden; 13. uitgaven met het oog op de beperking van de persoonlijke verantwoordelijkheid als “goede huisvader” (bv.: verzekering BA van de beheerders en leidinggevenden, afkoop van franchises (eigen risico) bij verzekeringen, boetes, …); 14. uitgaven m.b.t. een schadeloosstelling n.a.v. een schadegeval voortvloeiend uit burgerlijke aansprakelijkheid; 15. juridische diensten met het oog op het aanspannen van een geding of de verdediging in geval van een rechtszaak; 16. certificering (ISO, screening, …); 17. uitgaven voor fondsenwerving, bv. uitgaven voor lobbying of publiciteit onder welke vorm ook of uitgaven voor het aanmaken van publiciteitsmateriaal hiervoor; 18. bijdragen en giften aan andere verenigingen in het Noorden of het Zuiden, of federaties (patronaal, professioneel, …); 19. professionele financiële diensten (boekhouders, investeringsconsulenten, ...) met het oog op het verhogen van de inkomsten van de gemeente van het Noorden of de partner in het Zuiden; 20. investeringen (roerende of onroerende) die enkel tot doel hebben het patrimonium van de gemeente van het Noorden of de partner in het Zuiden te verhogen en die niet direct dienen om de programma’s uit te voeren; 21. dubieuze schuldvorderingen (met inbegrip van werkelijke of geschatte verliezen, ingevolge niet-invorderbare tegoeden en andere vorderingen, evenals de juridische kosten verbonden aan het terugvorderen ervan); 22. tekorten van andere programma’s of schulden van de gemeenten van het Noorden of partners van het Zuiden;

17

23. alle provisies; 24. waarborgen en borgtochten; 25. alle boekhoudkundige verrichtingen die geen betalingen inhouden (bv. afschrijvingen, waardeverminderingen, provisies, verlies door ontwaarding van verbruiksgoederen, diverse waardeverminderingen …); 26. directe kosten m.b.t. andere programma’s, projecten of activiteiten van de gemeenten van het Noorden of partners van het Zuiden; 27. facturen van andere gemeenten/vzw's voor goederen en diensten die reeds door een donor gesubsidieerd werden; 28. onderverhuring van allerlei aard aan zichzelf; 29. uitbesteding via diensten- of consultancycontracten aan eigen personeelsleden, aan leden van de beheerraad en de Algemene Vergadering van de gemeenten van het Noorden of hun partners in het Zuiden, of onderlinge uitbesteding tussen de gemeenten van het Noorden of hun partners in het Zuiden; 30. aankoop van alcoholhoudende dranken, tabak en afgeleiden; 31. verzekerings- en onderhoudskosten van voertuigen niet ingeschreven op naam van de gemeenten van het Noorden of hun partners in het Zuiden; 32. het gedeelte van lonen dat boven de loonbarema’s, toegekend door de federale overheid en of een Collectieve Arbeidsovereenkomst, (CAO) wordt uitbetaald; 33. extra-legale voordelen overeenkomsten;

die

niet

voortspruiten

uit

Collectieve

Arbeids-

34. verzekering gewaarborgd inkomen; 35. opzegvergoedingen voor niet gepresteerde opzegperiode; 36. reizen in eersteklas of businessclass, en de kosten verbonden aan de verlenging van reizen om privéredenen; 37. uitgaven verbonden aan expatriëring (verhuis, installatiepremie, vliegtickets voor de partner en personen ten laste) voor contracten van minder dan twaalf maanden; 38. personeelsopleidingen die niet bedoeld zijn om de kennis te verbeteren betreffende een programma of die geen betrekking hebben op de ontwikkelingssamenwerking;

18

39. debetinteresten wegens het aangaan van leningen (ook deze ingevolge het laattijdig storten van subsidies) behoudens voorafgaand akkoord van DGOS; 40. debetinteresten; 41. hypothecaire interesten, kapitaalaflossingen van hypothecaire leningen, onroerende voorheffing op het kadastrale inkomen; 42. uitgaven voor het verwerven van giften en legaten; 43. taksen en belastingen (federaal, regionaal, provinciaal, gemeentelijk, ...).

6. BETALING VAN DE SUBSIDIE EN CONTROLE De betaling van de subsidie (in euro) gebeurt na goedkeuring van de ILP. Die betaling gebeurt in schijven, op het rekeningnummer dat de gemeente van het Noorden aan de Vereniging opgeeft (zie bijlage). De ordonnancering gebeurt op basis van de jaarprognoses in de ILP. Iedere jaarprognose geeft aanleiding tot een betaling, die in twee schijven gebeurt. Algemeen kunnen de Verenigingen de subsidie, gedeeltelijk of in haar geheel, pas ter beschikking stellen van de gemeente wanneer ze zelf het geld van de DGOS gekregen hebben. Het subsidiebedrag dat aan de gemeente meegedeeld wordt, vormt een maximumbedrag. Een eventuele optrekking van de subsidie is slechts mogelijk na een schriftelijke en gemotiveerde aanvraag die ingediend wordt in de loop van het project. Die verhoging zal slechts effectief zijn als de aanvraag goedgekeurd is, binnen de grenzen van het nog beschikbare budget. 1e jaar (2009) De eerste schijf stemt overeen met 70 % van de jaarprognose en wordt gestort op de rekening die de gemeente opgeeft na mededeling van de goedkeuring van de ILP door de Verenigingen en ontvangst door de Verenigingen van de ingevulde en ondertekende bijlage van de algemene deelnemingsvoorwaarden. De tweede schijf wordt gestort na ontvangst en analyse door de Verenigingen en de DGOS van het jaarverslag van het voorgaande jaar (2008) van de gemeente (cf. punt VII). De niet gerechtvaardigde bedragen in het jaarverslag worden afgetrokken van deze tweede betalingsschijf. De Verenigingen behouden zich het recht voor de betaling uit te stellen als er informatie ontbreekt. Als deze niet voorgelegd worden na een rappel, behouden de Verenigingen zich het recht voor de betaling van deze schijf te weigeren en de terugbetaling van de reeds betaalde bedragen te eisen.

19

2e en 3e jaar (2010-2011) De eerste schijf stemt overeen met 70 % van de jaarprognose en wordt gestort op de rekening die de gemeente opgeeft, zodra de Verenigingen de eerste schijf van de globale subsidie voor het lopende jaar ontvangen hebben. Dit bedrag wordt slechts door de DGOS uitbetaald aan de Verenigingen als zij het gebruik kunnen staven van 70 % van de subsidies die reeds gestort zijn op hun specifieke rekeningen. De tweede schijf wordt gestort na de ontvangst en analyse door de Verenigingen en de DGOS van het jaarverslag van het voorgaande jaar van de gemeente (van 2009 voor de betaling van de 2e schijf 2010, en van 2010 voor de betaling van de 2e schijf van 2011) (cf. punt VII). De niet gerechtvaardigde bedragen in het jaarverslag worden afgetrokken van deze tweede betalingsschijf. De Verenigingen behouden zich het recht voor de betaling uit te stellen als er informatie ontbreekt. Als deze niet voorgelegd worden na een herinnering, behouden de Verenigingen zich het recht voor de betaling van die schijf te weigeren en de terugbetaling van de reeds betaalde bedragen te eisen. Laatste jaar (2012) De eerste schijf stemt overeen met 70 % van de jaarprognose en wordt gestort op de rekening die de gemeente opgeeft, na ontvangst door de Verenigingen van de eerste schijf van de globale subsidie voor het lopende jaar. Dit bedrag wordt pas door de DGOS aan de Verenigingen gestort als ze het gebruik kunnen staven van 85 % van de subsidies die reeds gestort zijn op hun specifieke rekeningen. De tweede schijf (saldo) wordt gestort na ontvangst en analyse door de Verenigingen en de DGOS van het jaarverslag 2011 van de gemeente (cf. punt VII). De niet gerechtvaardigde bedragen in het jaarverslag worden afgetrokken van deze tweede betalingsschijf. De Verenigingen behouden zich het recht voor de betaling uit te stellen als er informatie ontbreekt. Als deze niet voorgelegd worden na een rappel, behouden de Verenigingen zich het recht voor de betaling van deze schijf te weigeren en de terugbetaling van de reeds betaalde bedragen te eisen.

7. RAPPORTERING De gemeente maakt de volgende verslagen over aan de Verenigingen: - een trimestrieel overzicht van de uitgaven; - een jaarverslag in 2010, 2011 en 2012; - een eindverslag in maart 2013. In alle gevallen: - gebruikt de gemeente de standaardformulieren daarvoor; - delen de Verenigingen aan de gemeenten in de loop van het programma de precieze data mee waarop de documenten ingediend moeten worden; - moet iedere vraag om latere indiening van een rapport of een kostenstaat na de vooropgestelde datum, schriftelijk geformuleerd worden en vóór die datum ter goedkeuring voorgelegd worden aan de Verenigingen.

20

7.1. TRIMESTRIELE KOSTENSTAAT Om de eerste schijven van de subsidie gedurende de opeenvolgende jaren van het programma te krijgen moeten de Verenigingen 70 % (in 2010 en 2011), of zelfs 85 % (in 2012), van de reeds door de DGOS gestorte bedragen kunnen staven. Daartoe is het noodzakelijk: - dat de gemeenten erover waken een redelijk hoog ritme van hun uitgaven overeenkomstig de prognoses van hun ILP te behouden; - dat zij de Verenigingen elk trimester op de hoogte stellen van hun uitgaven, per begrotingspost en per resultaat. Iedere trimestriële kostenstaat zal vergezeld gaan van een kopie van de overeenkomstige bewijsstukken, met inbegrip van de verslagen van de missies die verricht werden in de loop van het betrokken trimester.

7.2. JAARVERSLAG In februari 2009, 2010 en 2011 moet er een jaarverslag ingediend worden met de beschrijving van de uitgevoerde activiteiten, de reeds bereikte resultaten en de evolutie van de indicatoren.

7.3. EINDRAPPORT In maart-april 2013 dient er een jaarverslag opgesteld te worden over de hele periode van de actie, met een overzicht van de activiteiten, de bereikte resultaten en de uitgaven. Het wordt verzonden naar de Verenigingen in twee exemplaren (een origineel en een kopie).

8. AANSPRAKELIJKHEID - De gemeente is de enige aansprakelijke in geval van klachten die voortvloeien uit de uitvoering van de actie en betrekking hebben op schade die aan het personeel of de goederen van de gemeente veroorzaakt wordt bij de uitvoering van de actie. De gemeente dient dus alle nodige verzekeringen af te sluiten in het kader van het project. -

Wat de vertegenwoordigers van de partners uit het Zuiden betreft die in België ontvangen worden, moet er in ieder geval een verzekering afgesloten worden voor burgerlijke aansprakelijkheid, gezondheidszorg, ongevallen en repatriëring.

- De gemeente is de enige aansprakelijke voor de uitvoering van het project ten aanzien van de Verenigingen en derden, met inbegrip van ieder soort schade die hen in de loop van de uitvoering van de actie berokkend wordt.

21

9. ONDERBREKING VAN DE ACTIE - De gemeente kan op ieder ogenblik afstand doen van de subsidie mits schriftelijke en met reden omklede kennisgeving. De gemeente heeft dan slechts recht op het deel van de subsidie dat overeenstemt met de gedeeltelijke uitvoering van de actie als de onderbreking van de actie toe te schrijven is aan overmacht. - De Verenigingen kunnen beslissen de betalingen stop te zetten indien de gemeente één van haar verplichtingen niet nakomt, terwijl dat niet te wijten is aan geldige technische of economische redenen en de gemeente bij aangetekend schrijven werd aangemaand om haar verplichtingen na te komen, maar dat nog steeds niet gedaan heeft na afloop van de termijn van een maand te rekenen vanaf de ontvangst van die brief. In die hypothese zal de subsidie enkel berekend worden op basis van de kosten die effectief door de gemeente gedragen worden op het ogenblik van de onderbreking van de actie.

10. BEKENDMAKING - Iedere mededeling of publicatie van de gemeente – met inbegrip van conferenties of seminaries – moet vermelden dat ze betrekking heeft op een actie waarvoor financiële steun ontvangen wordt in het kader van het door de DG Ontwikkelingssamenwerking gefinancierde programma voor gemeentelijke internationale samenwerking. - Iedere mededeling of publicatie van de gemeente – in welke vorm en op welke drager dat ook zij, met inbegrip van internet – dient te vermelden dat ze enkel de gemeente bindt. De Verenigingen zijn niet aansprakelijk voor het gebruik dat gemaakt kan worden van de in die mededeling of publicatie vervatte informatie. - De VSGB mag – in welke vorm en op welke drager dat ook zij, met inbegrip van internet – ondermeer de volgende informatie bekendmaken: -

naam van de gemeente,

-

doel van de subsidie,

-

bedrag dat toegekend wordt voor de verwezenlijking van de actie,

-

geografische lokalisatie van de actie,

-

beschrijving van de actie.

11. EVALUATIE VAN DE ACTIES - De Verenigingen organiseren twee externe evaluaties (halverwege en aan het einde van de programmatie). De gemeente zich ertoe de Verenigingen en/of de door hen gemandateerde personen alle documenten en informatie ter beschikking te stellen waarmee de evaluatie tot een goed eind gebracht kan worden. - De gemeente verbindt zich ertoe de Verenigingen en de door hen gemandateerde personen een gepast recht te geven op toegang tot de plaatsen of lokalen waar de actie

22

uitgevoerd wordt, alsook tot alle documenten aangaande het technisch en financieel beheer van de actie.

12. ALGEMENE OPMERKINGEN EN TIPS VOOR DE BOEKHOUDING -

De samenwerkingsacties in het kader van het Programma voor gemeentelijke internationale samenwerking vallen onder : 1. De Belgische wettelijke normen voor de acties die in het Noorden opgezet of uitgevoerd worden; 2. De wetten en de regelgeving van het partnerland voor de activiteiten die in het Zuiden opgezet of uitgevoerd worden.

-

Alle specifieke rekeningen die eventueel geopend worden door de gemeenten in het Noorden en in het Zuiden vereisen een dubbele handtekening. Het is mogelijk een specifieke rekening in euro’s te openen (eventueel in US-dollars in bepaalde landen) en een specifieke rekening in een lokale munt om verlies door wisseloperaties te beperken.

-

De eventuele specifieke rekeningen die geopend worden in een lokale munt, worden beheerd « met minimale fondsen » in functie van de planning van de behoeften, om de verliezen bij wisseloperaties te voorkomen van de lokale munt ten opzichte van de euro (of de US-dollar).

-

De voorkeur gaat naar banken die bekend zijn, een zekere anciënniteit hebben en internationale relaties. Een analyse van de wisselkoersen, de kosten, de commissie bij transfers is ook nuttig om een optimale keuze te maken.

-

Iedere vraag om wijziging met betrekking tot een ILP dient schriftelijk ingediend te worden bij de Verenigingen.

-

Men dient er zich steeds van te vergewissen dat de uitgave opgenomen is in het goedgekeurde (of gewijzigde) MJP-budget en dat er voldoende financiële ruimte is om het uit te voeren.

-

Algemeen geniet het de voorkeur gebruik te maken van bankprocedures, waarbij de voorkeur gegeven wordt aan overschrijvingen of betaalorders of een gekruiste cheque op naam (geen cheque aan toonder). Telkens als er een cheque gebruikt wordt, moet het nummer van de cheque vermeld worden op de factuur voor de betaling en wordt er een ontvangstbewijs opgesteld dat voor ontvangst ondertekend wordt door een gemachtigde persoon. Het doel hiervan is zo duidelijk mogelijk de identiteit van de begunstigde van de betaling in kwestie te kennen.

-

Omwille van de transparantie is het niet toegelaten een factuur of een ontvangstbewijs dat in een nationale munt opgesteld is in een vreemde munt te betalen, noch omgekeerd een factuur die in euro’s (of in dollars) opgesteld is in een nationale munt te betalen.

-

De betalingen van uitgaven door een kleine kassa kunnen overwogen worden, maar dit moet beperkt blijven tot kleine uitgaven en enkele weken courante werking niet overschrijden. De kassa moet ook beperkt worden tot aankopen onder de 100,00 euro.

23

-

Over de rekeningen en kassa’s moet een specifiek dagboek bijgehouden worden. Een kassa mag nooit negatief zijn. Ze wordt steeds en uitsluitend bevoorraad met een commerciële rekening in dezelfde munt.

-

Over de kassa’s moeten handgeschreven dagboeken bijgehouden worden.

-

De bewijsstukken dienen de vorm te hebben van betaalde facturen of ontvangstbewijzen op naam, waarop minstens de volgende gegevens staan: ordernummer, datum, leverancier of begunstigde, beschrijving van de transactie, nummer van de bestelbon (referentie van het contract, etc.).

-

Alle bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven dienen gedateerd te zijn en genummerd volgens een ononderbroken chronologische volgorde op basis waarvan een uitgave makkelijk teruggevonden kan worden. Deze nummering dient duidelijk en leesbaar aangebracht te worden op het bewijsstuk. De bewijsstukken dienen ook minstens de volgende gegevens te vermelden: 1. referentiejaar, 2. de tussentijdse resultaten, 3. een relevante beschrijving als het stuk niet voor zichzelf spreekt.

-

De bewijsstukken dienen gegroepeerd te worden en op A4-bladen geplakt (normaal gezien één bewijsstuk per blad, maar kleine en vergelijkbare uitgaven die betrekking hebben op een activiteit op hetzelfde moment, mogen op één blad samen gezet worden).

13. CORRESPONDENTIE MET DE VERENIGINGEN De briefwisseling aangaande de uitvoering, het beheer en de follow-up van het project dient naar het volgende adres gezonden te worden: Voor de Brusselse gemeenten: Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Gewest (VSGB) T.a.v. Jean-Michel Reniers Aarlenstraat 53 bus 4 1040 Brussel [email protected] Tel.: 02/238.51.64 Fax: 02/280.60.90 Voor de Waalse gemeenten: Union des Villes et Communes de Wallonie (UVCW) Isabelle Compagnie Rue de l’Etoile, 14 5000 Namur [email protected] Tél.: 081/240.636 Fax: 081/240.610

24

BIJLAGE

GELIEVE DIT FORMULIER INGEVULD (IN HOOFDLETTERS) EN ONDERTEKEND TERUG TE ZENDEN NAAR: VOOR DE BRUSSELSE GEMEENTEN:

VERENIGING VAN DE STAD EN DE GEMEENTEN VAN HET BRUSSELS GEWEST (VSGB) T.A.V. DHR JEAN-MICHEL RENIERS AARLENSTRAAT 53 BUS 4 1040 BRUSSEL

Ik, ondergetekende, verklaar kennis te hebben genomen van de deelnemingsvoorwaarden aan het Programma voor Gemeentelijke Internationale Samenwerking 2009-2012 en verbind me ertoe deze na te leven.

Het bedrag van de subsidie dient op de volgende bankrekening gestort te worden: Rekening nummer …….……- ………………………….. - ……….. op naam van de gemeente ……………………………………………

Voor de gemeente,

Handtekening:

Naam: ……………………………………

Functie: ……………………………

Stempel van de gemeente:

Datum: ………………