Financieel crisisplan Bijlage: Escalatieplan

Financieel crisisplan Bijlage: Escalatieplan Stichting Pensioenfonds voor de Architectenbureaus 11 december 2013

Belangrijke informatie Het crisiscommissie bestaat uit de volgende personen: - Het dagelijks bestuur; - Een lid van de beleggingscommissie, bij voorkeur de voorzitter; - Een lid van de communicatiecommissie, bij voorkeur de voorzitter; - Een lid van de IRM-commissie, bij voorkeur de voorzitter; en - Lid van het bestuursbureau, bij voorkeur de directeur. Definities - Financiële crisis: een situatie die zich voordoet bij zeer grote fluctuaties op financiële markten. - Algemene crisis: een situatie, anders dan een financiële crisis, die bedreigend is voor het fonds. Dit escalatieplan treedt direct in werking als sprake is van: - Een algemene crisis en het dagelijks bestuur of het voltallige bestuur besluit dat er sprake is van een algemene crisis. - Indien sprake is van een financiële crisis, is het financieel crisisplan van het fonds zoals opgenomen in de geldende Actuariële en Bedrijftechnische nota van het fonds van toepassing. - De commissie informeert binnen 24 uur na inwerkingtreding van dit escalatieplan het bestuur schriftelijk of elektronisch dat het escalatieplan in werking is getreden. Eerste vergadering na inwerkingtreding - De commissie vergadert voor het eerst binnen 24 uur na inwerkingtreding van dit escalatieplan. - Aan het einde van iedere vergadering wordt bepaald wanneer de commissie opnieuw vergadert. - Zolang dit escalatieplan van kracht is, vergadert de commissie na de eerste vergadering op zijn minst met een regelmaat van een week of zoveel vaker als nodig is. Aan het einde van iedere commissievergadering worden de onderwerpen vastgesteld die geagendeerd moeten worden voor de volgende vergadering. - Aan een vergadering dienen alle leden van de commissie deel te nemen. Besluitvorming in het bestuur - Het voltallige bestuur besluit, nadat zij de door de commissie is geadviseerd, binnen 24 uur of zij het advies van de commissie opvolgt. - Om de snelheid van het oplossingsproces te bespoedigen, kan er desgewenst advisering plaatsvinden aan het bestuur en overleg worden gevoerd door middel van een conference call. - Mocht besluitvorming door het bestuur naar de mening van de commissie binnen een korter tijdsbestek dan 24 uur gewenst zijn, dan geeft de commissie dit expliciet en onderbouwd aan. Het voltallige bestuur dient dan binnen het door de commissie aangegeven tijdsbestek te besluiten of zij het advies van de commissie opvolgt. Verantwoording De commissie legt standaard na iedere vergadering verantwoording af aan het bestuur. Verantwoording wordt afgelegd door het doen toekomen van de notulen en de actielijst van de vergadering aan het bestuur. Informeren Deelnemersraad en Verantwoordingsorgaan De commissie informeert binnen 24 uur na inwerkingtreding van het escalatieplan de voorzitters van de deelnemersraad en het verantwoordingsorgaan over de inwerkingtreding van het escalatieplan.

Financieel Crisisplan Pensioenfonds voor de Architectenbureaus

2 / 19

Belangrijke telefoonnummers De belangrijke telefoonnummers zijn in deze gepubliceerde versie verwijderd.


3 / 19

Voorwoord Dit is het Financieel Crisisplan van de Stichting Pensioenfonds voor de Architectenbureaus (PFA). Dit crisisplan is het resultaat van een herziening van het Financieel Crisisplan uit 2012. Inhoudelijk is het crisisplan grotendeels ongewijzigd. Een actualisering van de cijfers uit het herstelplan is niet gedaan, omdat dit niet tot andere conclusies geleidt zou hebben. Grootste wijziging betreft de indeling van het rapport, waarbij het eigenlijke crisisplan de basis vormt en het Escalatieplan in de bijlage is opgenomen. Het crisisplan is onderdeel van de ABTN. Voor de onderbouwing van het crisisplan wordt verwezen naar de appendix.


4 / 19

Inhoudsopgave Belangrijke informatie

2

Belangrijke telefoonnummers

3

Voorwoord

4

Financieel Crisisplan

6

Wanneer is er sprake van een crisis? 6 Bij welke dekkingsgraad kan PFA er zonder korten niet meer uitkomen? 6 Welke maatregelen staan ter beschikking? 7 Hoe realistisch is de inzet van die maatregelen? 8 Wat is het financiële effect van de maatregelen? 8 Op welke wijze wordt er rekening gehouden met evenwichtige belangenafweging? 9 Hoe en wanneer wordt met de belanghebbende gecommuniceerd in een crisissituatie? 10 Hoe werkt het besluitvormingsproces? 11 Hoe wordt de jaarlijkse toetsing van het crisisplan vormgegeven? 12 Bijlage I: Escalatieplan


13

5 / 19

Financieel Crisisplan Wanneer is er sprake van een crisis? Het fonds definieert een crisis / calamiteit als een situatie die zich voordoet bij zeer grote fluctuaties op financiële markten. In geval van een gezonde economische situatie zal de dekkingsgraad normaal gesproken hoger zijn dan de dekkingsgraad behorende bij het vereist vermogen. Als de dekkingsgraad zich neerwaarts ontwikkelt, maar nog ruim boven de dekkingsgraad van het vereist vermogen is, dan ziet het bestuur geen aanleiding voor “dijkverzwaring”. Een crisissituatie is een situatie waarin de dekkingsgraad zich bevindt op of zeer snel beweegt richting kritieke waarden waardoor het realiseren van de doelstelling van het pensioenfonds in gevaar komt. Om vast te kunnen stellen of sprake is van een crisissituatie, onderscheidt het bestuur de volgende kritieke situaties: a. De dekkingsgraad op maandbasis daalt of dreigt te dalen met meer dan 5 procentpunten dekkingsgraad of de dekkingsgraad op kwartaalbasis daalt op dreigt te dalen met 10 procentpunten dekkingsgraad. b. De marge ten opzichte van het vereist vermogen daalt of dreigt te dalen tot minder dan 5 procentpunten dekkingsgraad. c. De dekkingsgraad daalt of dreigt te dalen onder het niveau van het vereist vermogen. d. Lange termijn herstel is niet meer mogelijk zonder aanvullende maatregelen. e. De dekkingsgraad nadert of dreigt het gemiddelde van het minimaal vereist vermogen en het vereist vermogen te naderen. f. De dekkingsgraad raakt of dreigt onder het niveau van het minimaal vereist eigen vermogen te raken. g. Korte termijn herstel is niet meer mogelijk zonder aanvullende maatregelen of korten. Aan de hand van de situatie zal het bestuur vaststellen of ook inderdaad sprake is van een crisissituatie. Indien het bestuur vaststelt dat er sprake is van een crisissituatie treedt het Escalatieplan in werking. Dit is ook het moment waarop dit Financieel Crisisplan in werking treedt.

Bij welke dekkingsgraad kan PFA er zonder korten niet meer uitkomen? De volgende tabel geeft de kritieke dekkingsgraden weer bij verschillende niveaus van de marktrente en het verwachte beleggingsrendement. Tabel met benodigde / kritieke dekkingsgraden Wijziging rendement (•) / marktrente (•) -2,0% -1,5% -1,0% -0,5% 0,0% 0,5% 1,0% 1,5% 2,0%

-2,0%

-1,5%

-1,0%

-0,5%

0,0%

0,5%

1,0%

1,5%

2,0%

99,2% 98,3% 97,2% 96,3% 95,3% 94,4% 93,4% 92,6% 91,6%

98,8% 97,8% 96,8% 95,9% 95,0% 94,1% 93,2% 92,3% 91,5%

98,6% 97,6% 96,8% 95,8% 94,9% 93,9% 93,1% 92,2% 91,4%

98,6% 97,7% 96,7% 95,8% 95,0% 94,0% 93,2% 92,3% 91,5%

98,8% 97,8% 96,9% 96,0% 95,1% 94,2% 93,4% 92,5% 91,6%

99,1% 98,1% 97,2% 96,3% 95,4% 94,6% 93,7% 92,8% 92,0%

99,4% 98,5% 97,6% 96,7% 95,8% 94,9% 94,1% 93,2% 92,4%

99,9% 99,0% 98,1% 97,1% 96,3% 95,4% 94,6% 93,7% 92,9%

100,4% 99,5% 98,6% 97,7% 96,8% 95,9% 95,1% 94,2% 93,4%


6 / 19

Welke maatregelen staan ter beschikking? De volgende tabel geeft alle mogelijke crisismaatregelen weer. In beginsel zullen de maatregelen tijdelijk worden ingezet. Maatregel Beleggingsbeleid aanpassen

Belanghebbenden n.v.t.

Effectiviteit op financiële positie n.v.t.

Beslissingsbevoegdheid Bestuur

Toeslagbeleid aanpassen

Deelnemers Gewezen deelnemers Gepensioneerden Andere aanspraakgerechtigden Belanghebbenden

Laag bij een relatief slechte financiële situatie. Hoog bij een (relatief) goede financiële situatie

Bestuur

Effectiviteit op financiële positie

Beslissingsbevoegdheid

Deelnemers Werkgevers

Laag in termen van dekkingsgraad op korte termijn Gemiddeld in termen van dekkingsgraad op lange termijn

Bestuur: voor reguliere premie; Cao-partijen: voor feitelijke premie.

Versoberen regeling - verlagen opbouwpercentage

Deelnemers

Cao-partijen

- verhogen franchise

Deelnemers

- verlagen maximum pensioengevend salaris

Deelnemers

- partnerpensioen volledig op risicobasis

Deelnemers

- verhogen ouderdomspensioenleeftijd

Deelnemers

Laag in termen van dekkingsgraad op korte termijn Laag in termen van dekkingsgraad op lange termijn Nihil omdat niet alleen de aanspraken worden verlaagd, maar dit ook gepaard gaat met een lagere premie Nihil omdat niet alleen de aanspraken worden verlaagd, maar dit ook gepaard gaat met een lagere premie. Daarnaast heeft deze verlaging alleen effect voor deelnemers met een salaris hoger dan het nieuwe maximum. Gemiddeld in termen van dekkingsgraad op korte termijn Hoog in termen van dekkingsgraad op lange termijn Laag in termen van dekkingsgraad op korte termijn Laag in termen van dekkingsgraad op lange termijn

Pensioenaanspraken en pensioenuitkeringen korten

Deelnemers Gewezen deelnemers Gepensioneerden Andere aanspraakgerechtigden

Hoog

Bestuur

Maatregel Premie verhogen


Cao-partijen

Cao-partijen

Cao-partijen

Cao-partijen

7 / 19

Hoe realistisch is de inzet van die maatregelen? Het aanpassen van het beleggingsbeleid is zeer goed mogelijk. Dit geldt ook voor het verlagen van de toeslagen voor deelnemers, gewezen deelnemers en gepensioneerden. Dit is immers staand beleid en valt volledig onder de bevoegdheid van het bestuur. Verhoging van de premie is afhankelijk van de omstandigheden in de branche en het draagvlak voor premieverhoging bij Cao-partijen. Dit geldt eveneens voor het versoberen van de regeling, waarbij het bestuur het verhogen van de franchise, de maximering van de pensioengrondslag en het verhogen van de pensioenleeftijd op tijdelijke basis niet realistisch acht gezien veranderingen in de solidariteit of de complexe gevolgen voor administratie en communicatie. Het bestuur heeft tot slot de bevoegdheid om de uitkeringen en aanspraken te korten, waarmee dit een realistische noodmaatregel is.

Wat is het financiële effect van de maatregelen? Een indicatie van de effecten staat in de tabel met een overzicht van de beschikbare maatregelen. Voor nadere indicatie verwijzen wij graag naar de uitkomsten in hoofdstuk 3. Het bestuur heeft besloten tot de volgende prioritering: a. Als de dekkingsgraad op maandbasis met meer dan 5 procentpunten dekkingsgraad of de dekkingsgraad op kwartaalbasis meer dan 10 procentpunten dekkingsgraad daalt of dreigt te dalen, dan zal het bestuur: het beleggingsbeleid aan passen als hier aanleiding toe is. b. Als de marge ten opzichte van het vereist vermogen daalt of dreigt te dalen tot minder dan 5 procentpunten dekkingsgraad, dan zal het bestuur: het beleggingsbeleid aanpassen als hier aanleiding toe is . c. Als de dekkingsgraad daalt of dreigt te dalen onder het niveau van het vereist vermogen, zal het bestuur: het beleggingsbeleid aanpassen als hier aanleiding toe is. deelnemers, gewezen deelnemers, gepensioneerden en andere aanspraakgerechtigden naar rato toeslagen verlenen een langetermijnherstelplan opstellen. d. Als lange termijn herstel niet meer mogelijk is zonder aanvullende maatregelen, zal het bestuur: deelnemers, gewezen deelnemers, gepensioneerden en andere aanspraakgerechtigden naar rato toeslagen verlenen Cao-partijen de effecten van een (tijdelijke) verhoging van de premie en een (tijdelijke) versobering van de regeling aangeven en Cao-partijen verzoeken een besluit hierover te nemen. als Cao-partijen niet in staat zijn om een bevredigend besluit te nemen, zal het bestuur overwegen om de opdracht voor de uitvoering van de pensioenregeling aan Cao-partijen terug te geven. e. Als de dekkingsgraad het gemiddelde van het minimaal vereist vermogen en het vereist vermogen nadert of dreigt te naderen, zal het bestuur: het beleggingsbeleid verder aanpassen als hier aanleiding toe is


8 / 19

deelnemers, gewezen deelnemers, gepensioneerden en andere aanspraakgerechtigden naar rato toeslagen verlenen Cao-partijen indien noodzakelijk de effecten van een (tijdelijke) verhoging van de premie en een (tijdelijke) versobering van de regeling aangeven en Cao-partijen verzoeken een besluit hierover te nemen. als Cao-partijen niet in staat zijn om een bevredigend besluit te nemen, zal het bestuur overwegen om de opdracht voor de uitvoering van de pensioenregeling aan Cao-partijen terug te geven. f.

Als de dekkingsgraad raakt of dreigt onder het niveau van het minimaal vereist eigen vermogen te raken, zal het bestuur: deelnemers, gewezen deelnemers, gepensioneerden en andere aanspraakgerechtigden geen toeslagen verlenen het beleggingsbeleid aanpassen als daar aanleiding toe is Cao-partijen indien noodzakelijk de effecten van een (tijdelijke) verhoging van de premie en een (tijdelijke) versobering van de regeling aangeven en Cao-partijen verzoeken een besluit hierover te nemen. als Cao-partijen niet in staat zijn om een bevredigend besluit te nemen, zal het bestuur overwegen om de opdracht voor de uitvoering van de pensioenregeling aan Cao-partijen terug te geven. een kortetermijnherstelplan opstellen

g. Als korte termijn herstel niet meer mogelijk is zonder aanvullende maatregelen of korten, zal het bestuur: deelnemers, gewezen deelnemers, gepensioneerden en andere aanspraakgerechtigden geen toeslagen verlenen Cao-partijen de effecten van een (tijdelijke) verhoging van de premie en een (tijdelijke) versobering van de regeling aangeven en Cao-partijen verzoeken een besluit hierover te nemen. als Cao-partijen niet in staat zijn om een bevredigend besluit te nemen, zal het bestuur overwegen om de opdracht voor de uitvoering van de pensioenregeling aan Cao-partijen terug te geven. besluiten tot korten van de aanspraken en uitkeringen, als herstel dan nog niet gehaald kan worden. Het bestuur kan besluiten gedifferentieerd te korten. Dit besluit is afhankelijk van de bijdrage aan het herstel die de verschillende stakeholders al hebben gedaan.

Op welke wijze wordt er rekening gehouden met evenwichtige belangenafweging? Deelnemers, gewezen deelnemers, gepensioneerden en andere aanspraakgerechtigden krijgen als eerste te maken met het effect van een crisis. Zij ontvangen minder of zelfs helemaal geen toeslagen meer. Dit beïnvloedt hun koopkracht in de loop van de tijd negatief. Aanvullend wordt een bijdrage aan Cao-partijen (werkgevers en deelnemers) gevraagd door de premie te verhogen. Dit beïnvloedt de koopkracht voor deelnemers negatief en zorgt voor een stijging van de loonkosten voor de werkgevers. Daarna zullen de deelnemers bijdragen in herstel in de vorm van versobering van de regeling in de vorm van een lagere pensioenopbouw. Dit beïnvloedt hun pensioenaanspraken in de toekomst.


9 / 19

Als het nodig is om te korten, dan zal het bestuur alle bovenstaande inspanningen meenemen om tot een zo evenwichtig mogelijke verdeling van korting van pensioenuitkeringen en pensioenaanspraken te komen tussen de verschillende stakeholders.

Hoe en wanneer wordt met de belanghebbende gecommuniceerd in een crisissituatie? Het is zaak om de crisis zo snel mogelijk onder controle te krijgen en de rust te bewaren. Daarbij is het van belang dat er proactief gecommuniceerd wordt over het probleem en de maatregelen die PFA gaat nemen om dit op te lossen. Een ander aspect is het tegengaan van negatieve beeldvorming door te reageren op onjuiste beeldvorming in de media en online. Het is belangrijk dat deze beeldvorming voortdurend wordt gemonitord zodat er snel kan worden gereageerd en voortdurend de juiste feiten worden weergegeven. De crisiscommissie bepaalt welke communicatiemiddelen er intern en extern ingezet worden. De eindverantwoordelijkheid voor de goedkeuring van de inhoud wordt gedragen door het bestuur. Extern: Persconferentie/persbericht Interviews (TV, radio, pers) Berichtgeving op de website E-mail berichten versturen Mailing (hard copy) versturen Het Klant Contact Center en werkgeversorganisaties en vakbonden informeren (door middel van een script/draaiboek en een lijst van veelgestelde vragen en antwoorden) Speciaal telefoonnummer openen of (gedeelte van de) website inrichten over dit onderwerp Bijeenkomst(en) voor belanghebbenden Intern: Berichtgeving via e-mail en/of intranet(ten) Berichtgeving via folder/flyer Bijeenkomst voor medewerkers Afhankelijk van de omvang van de crisis maakt het bestuur een keuze welke doelgroepen er geïnformeerd moeten worden. Hierbij worden de volgende doelgroepen onderscheiden. Doelgroepen extern: Deelnemers Pensioengerechtigden Werkgevers Gewezen deelnemers Andere aanspraakgerechtigden Vakbonden/vakorganisaties Werkgeversorganisatie Toezichthouders (AFM/DNB) Pensioenfederatie Ingeval van vermoeden van strafrechtelijke feiten: politie Pers


10 / 19

Doelgroepen intern: Bestuur Bestuurlijke commissie(s) Deelnemersraad Verantwoordingsorgaan Visitatiecommissie Directie Syntrus Achmea Medewerkers Syntrus Achmea

Hoe werkt het besluitvormingsproces? Als er een crisissituatie ontstaat, treedt het Escalatieplan in werking. Indien het Escalatieplan in werking treedt, wordt een crisiscommissie gevormd. De crisiscommissie bestaat uit het dagelijks bestuur van het pensioenfonds en uit een lid van de beleggingscommissie, een lid van de communicatiecommissie en een lid van de IRM-commissie. De crisiscommissie wordt ondersteund door het bestuursbureau van het pensioenfonds. De crisiscommissie informeert binnen 24 uur na inwerkingtreding van dit Escalatieplan het bestuur en de voorzitters van de deelnemersraad en het verantwoordingsorgaan dat het Escalatieplan in werking is getreden. De crisiscommissie legt standaard na iedere vergadering verantwoording af aan het bestuur. De notulen van de vergadering worden binnen een week beschikbaar gesteld aan het bestuur en de voorzitters van de deelnemersraad en het verantwoordingsorgaan. De adviezen- en actielijst van iedere vergadering wordt binnen 24 uur na de vergadering schriftelijk beschikbaar gesteld aan het bestuur en de voorzitters van de deelnemersraad en het verantwoordingsorgaan. De commissie adviseert het bestuur over de mogelijk op korte termijn te nemen (nood)maatregelen als beschreven in dit crisisplan. Het bestuur dient, nadat zij de door de commissie is geadviseerd, uiterlijk binnen 24 uur te besluiten bij volstrekte meerderheid of zij het advies van de commissie opvolgt. Door het bestuur wordt bepaald op welke wijze op advies van de commissie genomen besluiten worden doorgeleid naar de deelnemersraad ter advisering, conform hetgeen is vastgelegd in de statuten en het reglement van de deelnemersraad. Indien voor de uitvoering van het besluit instemming noodzakelijk is van Cao-partijen, zorgt de voorzitter van het bestuur of bij zijn afwezigheid zijn vervanger dat zodra er zicht is op de termijn instemming benodigd is, hiervoor contact opneemt opnemen met de voorzitter van Cao-partijen, om te zorgen dat Cao-partijen tijdig de benodigde afspraken hiervoor kunnen inplannen.

Noodprocedure goedkeuring van acute beleidswijzigingen beleggingen Indien sprake is van een crisissituatie, kan eventueel gebruik gemaakt worden van een noodprocedure. Dit betekent dat de beleggingscommissie door het bestuur gemandateerd wordt om besluiten, die in beginsel aan het bestuur zijn voorbehouden, te nemen zolang het daarmee gemoeide belang niet meer is dan twee procent van het belegd vermogen van het pensioenfonds. Het bestuur maakt in die gevallen de inschatting van het gemoeide belang. De accountmanager dient het schriftelijk voorstel per mail in en belt de voorzitter van de beleggingscommissie of zijn back up om de aankomst van het voorstel te verifiëren. De beleggingscommissie komt bijeen om het


11 / 19

beleggingsvoorstel te bespreken. Een dergelijke vergadering kan een telefonische vergadering zijn. De voorzitter van de beleggingscommissie koppelt het voorstel inclusief het advies van de beleggingscommissie terug naar het bestuur, die vervolgens daarover een besluit neemt. Het door het bestuur genomen besluit wordt vervolgens door de voorzitter van de beleggingscommissie terug gekoppeld naar de accountmanager per email en tot slot belt de voorzitter van de beleggingscommissie de accountmanager ter bevestiging. De voorzitter van de beleggingscommissie informeert het bestuur direct (indien van toepassing) over de verrichtte beleggingstransacties. Voor verdere details verwijzen wij u graag naar het Escalatieplan zoals opgenomen in Bijlage II.

Hoe wordt de jaarlijkse toetsing van het crisisplan vormgegeven? Jaarlijks zal het bestuur het crisisplan als bijlage bij de ABTN evalueren en zo nodig aanpassen nadat een nieuwe evaluatie van het herstelplan beschikbaar is.


12 / 19

Bijlage I: Escalatieplan

Escalatieplan Pensioenfonds voor de Architectenbureaus


13 / 19

Hoofdstuk I Artikel 1

Begripsbepalingen Begripsbepalingen

In dit escalatieplan wordt verstaan onder: 1.

fonds: Stichting Pensioenfonds voor de Architectenbureaus;

2.

bestuur: het bestuur van het fonds;

3.

het dagelijks bestuur: de voorzitter en vice voorzitter van het fonds;

4.

statuten: de statuten van het fonds;

5.

commissie: de crisiscommissie van het fonds;

6.

voltallige bestuur: het voltallige bestuur als bedoeld in artikel 11 van de statuten;

7.

elektronisch: door middel van een elektronische informatiedrager die de ontvanger in staat stelt de verstrekte informatie duurzaam te bewaren;

8.

secretariaat: de instelling dan wel de personen die in opdracht van het bestuur het secretariaat voor de commissie voeren;

9.

administrateur: Syntrus Achmea Pensioenbeheer N.V.;

10.

vermogensbeheerders: PGGM (vermogensbeheer) en Syntrus Achmea Real Estate & Finance;

11.

financiële crisis: een situatie als vastgelegd in het financieel crisisplan van het fonds zoals opgenomen in de geldende Actuariële en Bedrijftechnische nota van het fonds;

12.

algemene crisis: een situatie, anders dan een financiële crisis, die bedreigend is voor het fonds en op grond van artikel 3 van dit escalatieplan is aangemerkt als een crisissituatie.

HOOFDSTUK II Artikel 2 1.

INWERKINGTREDING EN BEËINDIGING ESCALATIEPLAN

Inwerkingtreding

Dit escalatieplan treedt direct in werking als sprake is van: een algemene crisis en het dagelijks bestuur of het voltallige bestuur besluit dat er sprake is van een algemene crisis.

2.

Indien sprake is van een financiële crisis, is het financieel crisisplan van het fonds zoals opgenomen in de geldende Actuariële en Bedrijftechnische nota van het fonds van toepassing.

3.

De commissie informeert binnen 24 uur na inwerkingtreding van dit escalatieplan het bestuur schriftelijk of elektronisch dat het escalatieplan in werking is getreden.


14 / 19

Artikel 3

Algemene crisis

Een situatie die bedreigend is voor het fonds, wordt als algemene crisis aangemerkt indien: a.

het dagelijks bestuur aan het bestuur onderbouwd en schriftelijk of elektronisch kenbaar maakt dat sprake is van een algemene crisis en het voltallige bestuur binnen 24 uur na de schriftelijke of elektronische bekendmaking hiervan besluit dat sprake is van een algemene crisis;

b.

het voltallige bestuur, al dan niet in vergadering, besluit dat sprake is van een algemene crisis. De vraag of sprake is van een algemene crisis dient door één of meer bestuursleden schriftelijk of elektronisch en onderbouwd te worden voorgelegd aan alle bestuursleden.

Artikel 4

Beëindiging escalatieplan

Het escalatieplan is niet langer van kracht indien: a.

er niet langer sprake is van een algemene crisis;

b.

de commissie van mening is dat niet langer sprake is van een algemene crisis, dit vervolgens door de commissie schriftelijk of elektronisch en onderbouwd kenbaar is gemaakt aan het bestuur en het voltallige bestuur hiermee instemt;

c.

het voltallige bestuur besluit dat niet langer sprake is van een algemene crisis. Een voorstel hiertoe wordt door één of meer bestuursleden schriftelijk of elektronisch en onderbouwd kenbaar gemaakt aan het bestuur.

HOOFDSTUK III Artikel 5

ALGEMEEN

Instellen commissie

1.

De commissie wordt door en uit het bestuur gevormd op het moment dat het escalatieplan in werking treedt.

2.

De commissie bestaat uit het dagelijks bestuur van het fonds en uit: a.

een lid van de beleggingscommissie;

b.

een lid van de communicatiecommissie;

c.

een lid van de IRM-commissie.

3.

Het bestuur stelt jaarlijks een overzicht op van de commissieleden.

4.

In het overzicht wordt eveneens opgenomen: a.

wie bij ontstentenis van het betreffende bestuurslid, vanuit het dagelijks bestuur, de beleggingscommissie, de communicatiecommissie dan wel IRM-commissie zitting neemt in de commissie.

b. 5.

bij wijziging van de bestuurssamenstelling wordt het overzicht opnieuw opgesteld.

De voorzitter of vice voorzitter van het bestuur zit de commissie voor.

Artikel 6

Eindigen lidmaatschap

Het lidmaatschap van de commissie eindigt: a.

doordat het escalatieplan niet langer van kracht is;

b.

doordat het lidmaatschap van het bestuur eindigt;


15 / 19

c.

door opzeggen door het betreffende lid;

d.

door bestuursbesluit.

Wanneer het lidmaatschap van de commissie eindigt als gevolg van de in sub b, sub c of sub d van dit artikel genoemde redenen, wordt het betreffende commissielid vervangen conform artikel 5. De commissie kan haar taken uitoefenen indien er vacatures zijn.

Artikel 7

Geheimhoudingsplicht

De leden van de commissie verplichten zich door de aanvaarding van hun lidmaatschap van de commissie tot geheimhouding van hetgeen hen in deze functie omtrent een bedrijf, beroep of persoon is bekend geworden en voorts van alle aangelegenheden, ten aanzien waarvan het bestuur geheimhouding heeft opgelegd of waarvan zij het vertrouwelijk karakter moeten begrijpen.

Artikel 8

Verantwoording

De commissie legt standaard na iedere vergadering verantwoording af aan het bestuur. Verantwoording wordt afgelegd door het doen toekomen van de notulen en de actielijst van de vergadering aan het bestuur. De notulen van de vergadering worden binnen een week na de vergadering schriftelijk of elektronisch beschikbaar gesteld aan het bestuur. De actielijst van iedere vergadering wordt binnen 24 uur na de vergadering schriftelijk of elektronisch beschikbaar gesteld aan het bestuur. Op verzoek van het bestuur wordt door de commissie een toelichting gegeven in een bestuursvergadering.

Artikel 9

Vergoedingen

De leden van de commissie ontvangen voor het bijwonen van vergaderingen of daarmee gelijk te stellen bijeenkomsten vacatiegeld en een vergoeding van de gemaakte reiskosten.

Artikel 10 1.

Voorzieningen commissie

Het fonds staat de leden van de commissie het gebruik toe van de voorzieningen waarover het kan beschikken, voor zover dat redelijkerwijs voor de vervulling van hun taken nodig is.

2.

In overleg met het bestuur kunnen de leden van de commissie in aanmerking komen voor opleiding en andere faciliteiten.

3.

De kosten die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van de commissie, komen ten laste van het fonds.

Artikel 11 1.

Ondersteuning commissie

Het bestuursbureau ondersteunt de commissie en draagt zorg voor een adequate secretariële ondersteuning van de commissie inclusief vergaderfaciliteiten.

2.

De voorzitter van de commissie maakt de agenda van de vergaderingen op.

3.

Het bestuursbureau stelt de agenda en de benodigde vergaderstukken beschikbaar en stelt de notulen, de adviezenlijst en de actielijst op van de vergaderingen.


16 / 19

4.

Ieder lid van de commissie kan een onderwerp agenderen voor de agenda van de commissie. De agenda met bijbehorende stukken worden ter vergadering uitgereikt of zoveel eerder als mogelijk is vóór de vergadering aan de commissie toegestuurd.

HOOFDSTUK IV Artikel 12

TAKEN EN WERKWIJZE

Taken en bevoegdheden van de commissie

1.

De commissie heeft een signalering- en adviesfunctie. De taken van de commissie zijn gericht op het als fonds kunnen blijven voldoen aan het doel van het fonds conform artikel 3 van de statuten. De aan de commissie toegekende taken zijn een uitvloeisel van de delegatie van deze taken aan de commissie. De aan de commissie gedelegeerde taken dienen altijd binnen de kaders van door het bestuur vastgesteld beleid te worden uitgevoerd. Het bestuur blijft (eind)verantwoordelijkheid voor de door de commissie uitgevoerde taken.

2.

Indien sprake is van een financiële crisis adviseert de commissie het bestuur over de mogelijk op korte termijn te nemen (nood)maatregelen als beschreven in het financieel crisisplan van het fonds, zoals opgenomen in de geldende Actuariële en Bedrijftechnische nota van het fonds.

3.

Indien sprake is van een algemene crisis adviseert de commissie het bestuur over:

Adviesfunctie a.

het veiligstellen van (pensioen)uitkeringen aan rechthebbenden, hieronder begrepen; i. het bepalen van noodmaatregelen om het doen van uitkeringen te kunnen blijven continueren; ii. op welke wijze de uitvoering van de noodmaatregelen als bedoeld onder i) bewaakt wordt.

b.

het veiligstellen van beleggingen van het fonds, hieronder begrepen; i. welke beleggingsrisico’s op dat moment acceptabel zijn; ii. het bepalen van noodmaatregelen om risico’s die niet acceptabel zijn te voorkomen of te beperken; iii. op welke wijze de uitvoering van de noodmaatregelen als bedoeld onder ii) bewaakt wordt.

De commissie adviseert het bestuur over welke communicatiemiddelen er intern en extern ingezet worden. De eindverantwoordelijkheid wordt gedragen door het bestuur. Indien sprake is van een algemene crisis adviseert de commissie het bestuur over: c.

de in te zetten communicatiemiddelen, hieronder begrepen; i. Persconferentie/persbericht ii. Interviews (TV, radio, pers) iii. Berichtgeving op de website iv. E-mail berichten versturen v. Mailing (hard copy) versturen vi. Het Klant Contact Center en werkgeversorganisaties en vakbonden informeren (doormiddel van een script/draaiboek of lijst van veelgestelde vragen) vii. Speciaal telefoonnummer openen of (gedeelte van de) website inrichten over dit onderwerp viii. Bijeenkomst(en) voor belanghebbenden


17 / 19

d.

de noodzakelijkheid om te communiceren over crisismaatregelen, hieronder begrepen; i. berichtgeving richting de toezichthouder; ii. berichtgeving aan pensioengerechtigden; iii. berichtgeving aan deelnemers; iv. berichtgeving aan gewezen deelnemers; v. berichtgeving aan andere aanspraakgerechtigden; vi. berichtgeving aan werkgevers; vii. berichtgeving aan vakbonden/vakorganisaties; viii. berichtgeving aan werkgeversorganisaties; ix. berichtgeving aan toezichthouders (AFM/DNB); x.

berichtgeving aan Pensioenfederatie;

xi. berichtgeving aan politie in geval van vermoeden van strafbare feiten; xii. berichtgeving aan de compliance officer van het fonds; xiii. berichtgeving aan media.

4.

De commissie heeft de bevoegdheid om alle door haar noodzakelijk geachte informatie in het kader van de in dit artikel genoemde taken op te vragen bij de administrateur en de vermogensbeheerder.

5.

De commissie ziet toe op de uitvoering van de door het bestuur, conform artikel 14, lid 2 genomen besluiten. De commissie kan zich bij de uitvoering laten bijstaan door daartoe door het bestuur aangewezen medewerkers van de administrateur, de vermogensbeheerder en overige adviseurs. De commissie is daarbij bevoegd om werkzaamheden aan de administrateur of de vermogensbeheerder te delegeren.

6.

Overige werkzaamheden zijn alle andere taken die door het bestuur aan de commissie worden gedelegeerd.

Overige werkzaamheden

Artikel 13

Werkwijze van de commissie

1.

De commissie vergadert voor het eerst binnen 24 uur na inwerkingtreding van dit escalatieplan.

2.

Aan het einde van iedere vergadering wordt bepaald wanneer de commissie opnieuw vergadert. Zolang dit escalatieplan van kracht is, vergadert de commissie na de eerste vergadering op zijn minst met een regelmaat van een week of zoveel vaker als nodig is.

3.

Aan het einde van iedere commissievergadering worden de onderwerpen vastgesteld die geagendeerd moeten worden voor de volgende vergadering.

4.

Aan een vergadering dienen alle leden van de commissie deel te nemen.

Artikel 14

Besluitvorming bestuur

1.

Het voltallige bestuur besluit, nadat zij de door de commissie is geadviseerd, binnen 24 uur of zij het advies van de commissie opvolgt.

2.

Om de snelheid van het oplossingsproces te bespoedigen, kan er desgewenst advisering plaatsvinden aan het bestuur en overleg worden gevoerd door middel van een conference call.


18 / 19

3.

Mocht besluitvorming door het bestuur naar de mening van de commissie binnen een korter tijdsbestek dan 24 uur gewenst zijn, dan geeft de commissie dit expliciet en onderbouwd aan. Het voltallige bestuur dient dan binnen het door de commissie aangegeven tijdsbestek te besluiten of zij het advies van de commissie opvolgt.

Artikel 15 1.

Bijeenkomen bestuur

Binnen 48 uur na inwerkingtreding van dit escalatieplan wordt een vergadering van het bestuur belegd, voor zover binnen deze periode niet al een bestuursvergadering plaats zou vinden.

2.

Op basis van de notulen of de actielijst van iedere volgende vergadering van de commissie kan door een volstrekte meerderheid van het bestuur worden bepaald dat een vergadering van het bestuur belegd dient te worden.

Artikel 16 1.

Deelnemersraad en verantwoordingsorgaan

De commissie informeert binnen 24 uur na inwerkingtreding van dit escalatieplan de voorzitter van de deelnemersraad en de voorzitter van het verantwoordingsorgaan over de inwerktreding van het escalatieplan.

2.

De notulen van de vergadering worden binnen een week na de vergadering schriftelijk of elektronisch beschikbaar gesteld aan de voorzitter van de deelnemersraad en de voorzitter van het verantwoordingsorgaan. De actielijst van iedere vergadering wordt binnen 24 uur na de vergadering schriftelijk of elektronisch beschikbaar gesteld aan de voorzitter van de deelnemersraad en de voorzitter van het verantwoordingsorgaan.

3.

De bestuursbesluiten dienen onderbouwd te zijn, waarbij is aangegeven op welke wijze het besluit tot stand is gekomen en de beweegredenen om dit besluit direct te nemen.

4.

Het bestuur maakt de keuzes op basis van evenwichtige belangbehartiging.

5.

Aangegeven wordt welke ruimte er voor de deelnemersraad en/of het verantwoordingsorgaan bestaat ten aanzien van advisering.

6.

Het bestuur communiceert de genomen maatregelen indien nodige doormiddel van een brief aan betrokkenen.

7.

Het bestuur bepaalt de wijze waarop bestuursbesluiten, genomen naar aanleiding van advies van de commissie, worden doorgeleid naar de deelnemersraad of het verantwoordingsorgaan.

Artikel 17

Jaarlijkse evaluatie

Het bestuur evalueert jaarlijks het escalatieplan en past het escalatieplan indien nodig aan.

HOOFDSTUK V Artikel 18

Slotbepaling

Slotbepalingen

Dit escalatieplan is op 11 december 2013 vastgesteld en kan worden gewijzigd bij besluit van het bestuur.


19 / 19

Financieel crisisplan Bijlage: Escalatieplan

Recommend Documents