FINANCIEEL ADVIESBUREAU ADAMSE BTW.Nummer 0911.33.956.B.01 Hillinenweg 71, 2182 VB Hillegom. Rabobank 38.81.13.723 Telefoon Mobiel 06-46607068
Aan Bestuur Stichting Vrienden van de Leidse Hortus, t.a.v. de heer van Zijp, Bakhuis Rozenboomstraat 29, 2313 RC Leiden.
Hillegom, 31 maart 2015.
1. Opdracht Op basis van de door u verstrekte opdracht heb ik de administratie van de Stichting van de Vrienden van de Leidse Hortus gecontroleerd. 2. Oordeel Ik heb vastgesteld dat de in dit rapport opgenomen jaarrekening 2014 een getrouw beeld geeft van de grootte en samenstelling van het vermogen en het exploitatiesaldo, met inachtneming van het gestelde onder de bevindingen. Hierbij zij aangetekend dat er geen accountantscontrole is toegepast.
1
3 Bevindingen • De boekhouding maakt een verzorgde indruk. De volledigheid van de baten en de juistheid van de van de uitgaven kon aan de aan de hand van de bescheiden op eenvoudige wijze worden vastgesteld. • In het boekjaar 2014 is sprake van een exploitatietekort van ca. € 20054,73. Dit wordt met name veroorzaakt door de uitgaven i.v.m. Jubileum 35 jaar vrienden (€ 27831,06). Deze kosten waren niet begroot. • De aanbevelingen uit voorgaande jaren zijn in belangrijke mate door uw bestuur overgenomen. • Er wordt binnen de Stichting gewerkt aan een duidelijke functiescheiding tussen de registratie van de contribuanten en de adoptanten en de feitelijke inning. Hierbij is van belang dat op een eenvoudige manier intern de te ontvangen bedragen (sollpositie) kan worden aangesloten bij de daadwerkelijk ontvangen bedragen (ist-positie) • Bij het opstellen van de jaarrekening is het baten en lasten stelsel toegepast. Dit betekent dat de baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Dit in tegenstelling tot voorgaande jaren (tot en met 2012), waarin bij het opstellen van de jaarrekening werd uitgegaan van ontvangsten en uitgaven in het kalenderjaar.
2
• De aan de Hortus verstrekte project- en individuele subsidies zijn gebaseerd op genotuleerde besluiten van het bestuur van de Stichting. • Voor zover nagegaan kan worden, worden alle ontvangen legaten in de notulen van de bestuursvergadering vastgelegd. Het komt gewenst voor om over de aanvaarding en afwikkeling van legaten een procedure vast te stellen in het bestuur, teneinde de volledigheid van de ontvangen legaten en de eventueel daaruit voorvloeiende verplichtingen te waarborgen. • Gelet op de grootte van het vermogen en het feit dat er langere tijd sprake kan/zal zijn van liquiditeitsoverschotten, is het zinvol om te onderzoeken of een hoger beleggingsresultaat kan worden gerealiseerd. Ook hierover zou in het bestuur een procedure dienen te worden vastgesteld.
4.
Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI) De Stichting is erkend als een ANBI. Vanaf 1 januari 2014 gelden er bijzondere regels m.b.t. deze instellingen. Een ANBI moet op een internetsite een aantal gegevens publiceren. Verwezen wordt naar de site van de belastingdienst. Gaarne bereid tot nadere toelichting,
Hoogachtend,
Th.P. Adamse 3
BIJLAGEN:
1. Balans per 31 december 2014van de Stichting Vrienden van de Hortus en vergelijkende cijfers per 31 december 2013 2. Toelichting op de balans 3. Exploitatierekening van de Stichting Vrienden van de Hortus over 2014 en vergelijkende cijfers over 2013. 4. Specificatie bijdragen aan de Hortus over 2014.
4
BIJLAGE 1
FINANCIEEL ADVIESBUREAU ADAMSE Stichting Vrienden van de Leidse Hortus Balans per 31 december 2014 en vergelijkende cijfers per 31 december 2013 31 december 2014
31 december 2013
ACTIVA Vorderingen
€
44.704,51
€
56.122,61
Liquide Middelen:
€
301.758,76
€
522.787,49
€ 346.463,27 €
578.910,10
€ 298.675,99 €
342.980,72
€ €
120.000,00 90.000,00
€
210.000,00
Voorzieningen
€ 15.250,00
Schulden op korte termijn
€ 32.537,28 €
25.929,38
Totaal passiva
€ 346.463,27 €
578.910,10
Niet uit de balans blijkende verplichtingen: TCM Chinese tuin Totaal
€
€ €
20.000,00 20.000,00
Totaal activa
PASSIVA Kapitaal Reserves Tropische kassen Loopbrug TCM Chinese tuin
€ € €
€
-
-
BIJLAGE 2 blad 1
FINANCIEEL ADVIESBUREAU ADAMSE Stichting Vrienden van de Leidse Hortus Toelichting op de balans per 31 december 2014 ACTIVA 31 december 2014
31 december 2013
Vorderingen Te ontvangen legaat Te ontvangen rente Te ontvangen donaties Afrekening entreebalie Vooruitbetaalde kosten
€ € € € €
36.000,00 2.544,51 6.160,00 -
€ € €
48.000,00 6.937,61 60,00
€
1.125,00
€
44.704,51
€
56.122,61
€ € € € €
261.126,63 10.000,00 30.158,89 473,24
€ € € € €
144.504,55 258.369,97 111.570,77 4.725,63 3.616,57
€
301.758,76
€
522.787,49
Liquide Middelen: ing depositorekening RABO rendementsrekening ING spaarrekening Rabo rekening courant ING rekening-courant
Bijlage 2 blad 2
FINANCIEEL ADVIESBUREAU ADAMSE Stichting Vrienden van de Leidse Hortus Toelichting op de balans per 31 december 2014 PASSIVA
2014
2013
€ 342.980,72
€ 461.096,93
€ € €
€
Kapitaal Stichting saldo begin boekjaar BIJ: exploitatiesaldo boekjaar Saldo crowfunding AF: dotatie reserves: renovatie tropische kassen bijdrage loopbrug reserve TCM (Chinese tuin)
-20.054,73 7.000,00 -13.054,73
€ €
-20.000,00 -20.000,00
dotatie voorziening masterplan Hortus 2015
€
-11.250,00
Saldo einde boekjaar
€ 298.675,99
31.883,79
€ -120.000,00 € -30.000,00 € € -150.000,00
€ 342.980,72
Bijlage 2 blad 3
FINANCIEEL ADVIESBUREAU ADAMSE Stichting Vrienden van de Leidse Hortus Balans per 31 december 2014 Reserves 2014
2013
€ 120.000,00
0
Tropische kassen beginsaldo dotatie boekjaar
€ 120.000,00
ontrekking
€ -120.000,00
€
eindsaldo
€
€ 120.000,00
loopbrug Beginsaldo Nog te ontv. termijnen legaat Ontvangen legaat Dotatie (aandeel Stichting) (60.000-crowdfunding) ontrekking vrijval saldo crowdfunding Saldo einde boekjaar reserve TCM dotatie onttrekking Saldo einde boekjaar
€ €
-
12.000,00 48.000,00
€
-
-
€ 12.000,00 €
30.000,00
€ € €
-83.000,00 -7.000,00 -
€ € €
20.000,00 -20.000,00 -
€ 12.000,00
Bijlage 2 blad 4
FINANCIEEL ADVIESBUREAU ADAMSE Stichting Vrienden van de Leidse Hortus Toelichting op de balans per 31 december 2014 31-12-2014
Voorzieningen Scherm en Flightcase saldo begin boekjaar dotatie (uit legaat) Saldo einde boekjaar
€ € 1.000,00 € 1.000,00
Masterplan 2015 saldo begin boekjaar dotatie t.l.v. kapitaal Saldo einde boekjaar
€ € 11.250,00 € 11.250,00
Borden biotoopbakken saldo begin boekjaar bijdrage 2014 Hortus Saldo einde boekjaar
€ € 3.000,00 € 3.000,00
Totaal voorzieningen
€ 15.250,00
Bijlage 2 blad 5
FINANCIEEL ADVIESBUREAU ADAMSE Stichting Vrienden van de Leidse Hortus Toelichting op de balans per 31 december 2014 Schulden op korte termijn: onderhoud kassen afdracht Hortusvrienden Univ. Leiden div. kosten administratiekosten bankkoste 4e kwartaal vooruitontvangen bijdragen overige kosten
€ 13.370,00 € 17.574,55 € 900,00 € 67,73 € 380,00 € 245,00 € 32.537,28
€ 11.606,00 € 820,00 € 76,08 € 95,00 € 332,30 € 12.929,38
Bijlage 3
FINANCIEEL ADVIESBUREAU ADAMSE Stichting Vrienden van de Leidse Hortus Exploitatierekening 2014 en vergelijkende cijfers over 2013
2014
2013
€ 27.366,00 € 38.066,24
€ 29.283,50 € 36.280,22 € 10.000,00 € 5.220,67 € 9.486,94
Baten adoptiebijdragen contributies legaten rente inkomsten baten voorgaande jaren
€ €
2.825,06 300,00
Totaal baten
€ 68.557,30
€
90.271,33
Lasten Bijdragen aan Hortus: (zie bijlage 4) Afdracht jaarkaart aan Hortus Jubileumkosten 35 jaar vrienden Drukwerk en ontwerpkosten Drukwerk vriendennieuws Porti Kosten vriendendagen kosten adoptanten Bestuurskosten Bankkosten Notariskosten Administratiekosten Pasjes Representatiekosten Lasten voorgaande jaren Diverse kosten
€ 30.000,00
€ 27.700,00
€ 13.370,00 € 27.831,06 € 1.815,21 € 6.459,99 € 5.405,05 € 179,43 € 850,67 € 565,90 € 422,73 € 42,35 € 900,00 € 400,00 € 368,44 € € 1,20
€ 11.606,00 € € € € € € € € € € € € €
730,63 6.664,22 4.350,09 2.755,72 1.018,55 555,53 424,72 163,35 820,00 209,84 418,90 880,84 89,15
Totaal lasten
€ 88.612,03
€
58.387,54
EXPLOITATIESALDO
€ -20.054,73
€
31.883,79
Bijlage 4
FINANCIEEL ADVIESBUREAU ADAMSE Specificatie bijdragen aan Hortus: 2014
Project duurzaamheid brochure bomenonderhoud 5 jarenplan plantenolympiade Zomertententoonstelling promotiefilm tbv jubuleumjaar Hortus corporate flyers Clusius wandelboekjes (Engels) Midzomernacht donatie schenking Gingko bijdrage tentoonstelling "Planten uit de oertijd" Borden bij biotoopbakken Museumlab
€
€ € €
€ € €
2013
13.000,00 €
13.000,00
€
9.500,00
€ €
2.500,00 1.500,00
€ 30.000,00 €
1.200,00 27.700,00
6.000,00 3.000,00 3.150,00
1.850,00 3.000,00
