Felhasználói Kézkönyv Ajánlattevők részére Trade2B R5 Enterprise Sourcing Szoftver Árajánlatkérések, aukciók szervezéséhez
eSourcing Oldalak URL-jei: http://www.slovnaft.sk/esourcing http://esourcing.slovnaft.sk
http://www.synertrade.com https://slovnaft.synertrade.com
Tartalomjegyzék: Böngésző beállításai ................................................................... 3 1.
Böngésző beállítása Trade2B alkalmazáshoz ............................ 3
Alapvető követelmények ................................................................ 3 IE verziószámának ellenőrzése ......................................................... 3 Böngésző beállítások ..................................................................... 4 Az ajánlattétel folyamata ............................................................ 9 2.
Eligazítás az alkalmazásban ................................................. 9
Ajánlattétel módja az eRFQ esetén .................................................. 16 Ajánlattétel módja az eAukció esetén ............................................... 17 Dokumentumok csatolásának módja (fájlok, URLek, szabad szövegek)… ..... 17 Menü .................................................................................... 19 Menü nézet ............................................................................... 19 Az alkalmazott szimbólumok és ikonok jelentése ............................... 20
2 / 20
Böngésző beállításai 1. Böngésző beállítása Trade2B alkalmazáshoz Kérjük ellenőrizze az alábbi instrukcióknak megfelelően a Bömgésző beállításait.
Alapvető követelmények Kérem győződjön meg róla, hogy stabil internet kapcsolattal rendelkezik, amely legalább 56 Kbit/s. Ezt modem-es, ISDN, LAN csatlakozásokon keresztül is elérheti. Az alkalmazás Microsoft programot igényel. A Microsoft Internet Explorer (továbbiakban IE) verziószámának minimális értéke: Nr. 5.01.
IE verziószámának ellenőrzése
IE Súgó Menüjének segítségével > Névjegy kiválasztásával. A verziószám a megjelenő panel első sorában megtalálható. Az frissített verziók jelölése a negyedik sorban található.
1. ábra
Amennyiben a fentiekben meghatározott verziószámnál kisebbet lát feltüntetve, kérjük látogasson el a Microsoft honlapjára http://www.microsoft.com/downloads és töltse le a szükséges verziót (IE 6.0)
3 / 20
Microsoft Letöltési Központ oldalának képe:
figure 2
Megjegyzés: A Microsoft oldalain található információkat rendszeres frissítik. Amennyiben nem tudja frissíteni a böngésző verzióját vagy az installálással bármilyen problémája lenne, kérem keresse meg cége rendszergazdáját, támogatását kérve.
Böngésző beállítások
Az Eszközök menü > Internet beállítások almenüjén keresztül ellenőrizheti az alábbi beállításokat.
4 / 20
3. ábra
Az „Általános“ mappában: Az ”Ideiglenes letöltött fájlok” mezőrészben a “Beállítások…” és jelölje be a „Lap minden megtekintésekor” opciót -
4. ábra
5 / 20
4. ábra
Kérem győződjön meg róla, hogy a biztonságra vonatkozó beállítása közepes szintű a következő lépések alapján: „Eszközök“ -Æ „Internetbeállítások…“ (vagy “Controll panel” Æ „Internet options” ) Biztonság mappában, Egyéni szint. Az oldalon a következő meghatározásnál található: Alapszint: közepes. 5. ábra Trade2B R5 alkalmazása minimális kockázatot jelent számítógépe és adatai számára . Trade2B alkalmazása nem igényel semmiféle Java-Applets vagy ActiveX ellenőrzést.
6 / 20
5. ábra
Az Adatvédelem mappában a Webhelyekre vonatkozó beállításoknál a Szerkesztés gomb megnyomásával az alábbi beállításokat eszközölje, a “Webhely címe” mezőbe: www.trade2b.com és klikkeljen a Engedélyezés és hasonlóképp: 217.111.49.252, ugyanígy Engedélyezés. Amennyiben a beállításokat sikeresen hajtotta végre, az alábbi panelt találja -
6. ábra:
7 / 20
6. ábra
„Speciális“ mappában: kérjük ellenőrizze a következő beállításokat 7. ábra.
7. ábra
8 / 20
Az ajánlattétel folyamata 2. Eligazítás az alkalmazásban A következő fejezetekben az ajánlattétel módjáról tájékoztatjuk mind eRFQ –ra (elektronikus árajánlatkérés) mind az eAukcióra (dinamikus, online ártárgyalás) vonatkozóan MOL – Slovnaft eSourcing portál az alábbi oldalakon érhető el: http://esourcing.slovnaft.sk http://www.slovnaft.sk/esourcing a következő oldal megjelenésével:
8. ábra
A nyelv kiválasztása után a következő oldal bal felső sarkában található Login kifejezésre kattintva jut tovább - 9. ábra
9 / 20
9. ábra
A következő oldalon az azonosító és jelszó megadásával beléphet a rendszerbe:
10. ábra
Megjegyzés: a szerver direkt elérésének címe: https://slovnaft.trade2b.com. Mely oldalon angol nyelven jelennek meg az információk (alapértelmezett beállítás). A bejelentkezéshez szükséges információkat (azonosító, jelszó) e-mailben kell megkapnia kollegánktól. Az azonosító általában megegyezik a felhasználó e-mail címével (erre a címre küldjük a meghívó levelet is). Kérjük ellenőrizze, hogy a “Shift”-gomb vagy a “Caps Lock” nem aktív az azonosító
rögzítésekor. Végül a tovább.
10 / 20
szimbólumra való klikkeléssel illetve Enter-rel juthat
Amennyiben nem találja a szükséges azonosítókat, kérjük lépjek kapcsolatba közvetlenül kollegánkkal. Amennyiben első alkalommal lép be a rendszerbe a következő oldalon a személyes adataival találkozik. A piros pontokkal jelölt mezők kitöltése kötelező. Kérjük, ne felejtse el megváltoztatni jelszavát. (5 - 10 karaktert kell tartalmaznia és 1 - 5 számjegyet). Az azonosító megváltoztatását azonban kerüljék.
11. ábra
A kérdőív kitöltése után kattintson a Mentés gombra.
Megjegyzés: A rendszer 28 naponként kéri a jelszó megváltoztatását. Amennyiben hamarabb szükséges lenne jelszavának megváltoztatása – ennek módjáról a 3. fejezetben részletesen tájékoztatjuk. A bejelentkezést követően a Projekt megtekintése oldal jelenik meg. Az oldal az összes projektet tartalmazza, melyre Önt meghívták (eRFI, eRFQ or eAuction) - 12. ábra: A releváns projekthez fontos beállítani a projekt besorolásánál a MOL csoportot kell kiválasztani, így megjeleníthetővé válik az összes MOL által szervezett projekt
11 / 20
3
4
2
5
6
1 12. ábra
A projektek listázása automatikus az Utolsó változtatás oszlop alapján. 12. ábra (a listázási módszer megváltoztatható az oszlopok nevére való kattintással). Amennyiben Ön 10-nél több projektben vett már részt az 1-es szimbólum helyén található mezőre kell kattintani a következő oldal, projektek megtekintéséhez. A keresés mező a 2.-vel jelzett területen történik. A 3 -al jelölt terület, a fejlécben, menüsor található. A 4-el jelölt terület a beszerző által írt üzenetek megmutatására alkalmas. A szimbólumra kattintva nyithatja meg a projektet (megnyitás), 5. szám. Ezután a nagyon egyszerű navigációs nyilat követve végighaladhat a projekt beállításain.
12 / 20
13. ábra
A következő oldalakon az alábbi információkat találhatja:
Project Specifikáció: alapvető információk, beszerző/kapcsolattartó adatai, telefonszáma
Ütemterv: a projektre vonatkozó határidők
eRFQ/eAukció Specifikáció: a specifikációra és szerkezetre vonatkozó beállításokról tájékoztat
13 / 20
Dokumentumok: Az oldal a beszerzők által feltöltött, a releváns tenderre vonatkozó dokumentumokat tartalmazza. Két lehetőség közül választhat a megjelenő üzenetpanel segítéségével: a dokumentumok megtekintése vagy letöltése - 14. ábra
14. ábra
Note: A projektre vonatkozó funkciók cseréjéhez a nyilat, illetve a Nézet menüpontot használhatja.
Az ajánlattételhez az Ajánlati Box-elérése szükséges – ahol ajánlataikat rögzíthetik – ehhez azonban el kell fogadnia az Online Ajánlattételi Feltételeket és Kikötéseket (MOL Csoport policy). Kérjük a Projekt megtekintése oldalon a relevéns project sorában található regisztrációs ikonra kattintson – 6. (12. ábra). A következő információk lesznek olvashatók az oldalon:
14 / 20
15. ábra
Amennyiben elfogadja a feltételek, kérem jelölje ki az “Elfogadom” mezőt, majd a “Tovább” gombot nyomja meg. A visszaigazolás után az alábbi ikonok – attól függően, hogy eRFQ-ról, vagy aukcióról van szó – jelennek meg:
eRFQ esetén
eAukció esetén
A fenti ikonok közvetlen hozzáférést biztosítanak az ajánlattételre alkalmas Ajánlati Box-hoz - 16. ábra. Az Ajánlati Box elérésének másik módja: eRFQ menu > Dokumentumok, eAukció esetén Aukció Eredménykimutatás > Ajánlati Box.
15 / 20
A E B C
D
16. ábra
Az Ajánlati (Árajánlati) Box szerkesztése az Ajánlatkérő által történik. Az oldalt a rendszer automatikusan, 30 másodpercenként frissíti. Egyéni frissítésre is van lehetőség, a jobb felső sarokban található
Megjegyzés: eRFQ esetén a rögzített árajánlatok sorrendjéről nem kapnak tájékoztatást az Ajánlattevők. Az eRFQ célja az ajánlatok rögzítése – első árként – valamint a az ajánlati dokumentumok rögzítése.
Az Ajánlati Box funkcióit tekintve az alábbi négy részt tartalmazza: A – információ a hátralévő időről, az ajánlatok rögzítésének határidejéig (eAukciók esetén a hosszabbításokkal kapcsolatos információk itt találhatók) B – Tételek – az árkalkuláció összesített adatainak helye. Aktív tétel – piros, dőlt betűvel jelzett – árainak rögzítése a C jelzésű „Bejegyzés” oszlopban történik. C – paraméterek/árak a kijelölt tételen belül. A Leírás, Mennyiség, Valuta oszlopban található információk fontosak, kérjük figyelmesen tanulmányozza őket az árajánlat rögzítése előtt. D – funkció gombok.
Ajánlattétel módja az eRFQ esetén Az aktív tételre (piros, dőlt betűvel jelzett) vonatkozó árajánlat rögzítése a “Bejegyzés” oszlopban történik. A „Megjegyzés” mezőben rövid üzenetet írhat (max. 50 karakter terjedelemmel). A “Bejegyzés” mező kitöltése után a “Mentés” gombot (D - 16. ábra) – a kalkulált érték a TCO (Total Cost of Ownership) mezőben jelenik meg. Az ajánlat rögzítéséhez a következő képernyő “Elfogadás” gombjával történik, amely a “Mentés” és a „Törlés” gombok között található. Végül a megjelenő üzenetpanel OK gombjára kattintással rögzíti véglegesen az árat.
16 / 20
Amennyiben több időt tölt a “Mentés” és a “Elfogadás” funkciók között, a rendszer a “Mentés” gomb újranyomására szólítja fel. A rögzített információ az “Aktuális ajánlat” oszlopban jelenik meg. Amennyiben az Ajánlatkérő által szerkesztett felület több tételt tartalmaz, a fentiekben részletezett módon újabb tétel kiválasztásával léphet tovább. A B betűvel jelzett egységben a kívánt „Tétel” megnevezésére kattintva aktiválhatja azt. A teljes összeg – a tételek összege “Teljes összeg” és az ”Aktuális TCO” oszlopokban jelenik meg. Megjegyzés: A “Bejegyzés” mező kitöltése offline állapotban az Export és Import tételekkel lehetséges (E 16. ábra). Export felajánl egy MSExcel fájl, melyet később saját PC-ra menthet. A fehér háttérrel jelzett bejegyzésre alkalmas cellákba írhatja árait. Az elmentett fájl-t a rendszerbe importálhatja az Import gomb segítségével.
Ajánlattétel módja az eAukció esetén A kezdeti lépések teljsen megegyeznek a fentiekben leírt, eRFQ-ra vonatkozó lépésekkel, azonban eAukció esetén valós a versenyhelyzet, mely lehetőséget ad az árak gyakori módosítására. Az ajánlatok rögzítésekor be kell tartani a minimális és maximális licitlépcsőre vonatkozó szabályt. Az említett szabályt az Ajánlatkérő meghatározza meg, melyről tájékoztatást küld a meghívó levélben. Grafikus ábrázolás a versenyben elért rangsort jelzi.
Dokumentumok csatolásának módja (fájlok, URLek, szabad szövegek)… Ahogyan a szervezők is, az Ajánlattevők is a Dokumentumok oldalon rögzíthetik, feltölthetik ajánlataikat. Az oldalra az alábbi Nézet > Dokumentumok vagy a eRFQ menü > Dokumentumok. Amennyiben az ajánlattételt megelőzően csak a projektre vonatkozó információkat kívánja megtekinteni, a project Megtekintése oldalon a project mellett található sárga mappára kattintva, az előbbiekben vázolt módon juthat el a Dokumentumokhoz. A csatolt fájlok megnevezésükben nem tartalmazhatnak különleges karaktereket. („“?<>@!...) A feltöltött dokuemtumok javasolt mérete maximum 2MB, ez az érték azonban függ az internet kapcsolat kapacitásától. Javasoltjuk a tömörített formában történő rögzítést .rar vagy .zip formátumban. A dokumentumok feltöltése csak abban az esetben lehetséges, ha a project státusza online.
Az ikonra kattintva (Feltöltés) – a Dokumentumok oldalon a bal alsó sarokban található – az feltöltésre alkalmas felület/ablak jelenik meg.
17 / 20
17. ábra
Típus oszlopban kiválasztható a feltölteni kívánt adat formátuma (alapértelmezettként fájl). A Tallózás gombra kattintva Fájl kiválasztása ablak jelenik meg. Az ablakban kijelölheti a feltölteni kívánt dokumentumot. Az ablak 5 fájl (vagy URL, megjegyzés szabad szövegben – a fenti Típus oszlopban kiválasztott formátumtól függően) feltöltésére alkalmas felületet biztosít. A kiválasztás után a Feltöltés gombra kattintással rögzítheti az feltöltött dokumentumokat. A feltöltött fájl ezúton megjelenik a Dokumentumok oldalon.
Megjegyzés: A többi Ajánlattevő nem láthatja a feltöltött fájlokat. A feltöltött fájlokban eszközölhet semmilyen változtatást. Azonban el lehet őket távolítani a törlés ikon segítségével.
18 / 20
Menü A képernyők felső részében (3 - 13. ábra) található menüsor segít a projektek megtekintésében. Természetesen a navigációs nyíl ugyanezt a célt szolgálja. A Menü – a projektek jellegétől függően – változik.
Menü nézet:
Fájl menüben a projekt megnyitása, bezárása, valamint a kilépés alkalmazásokat találja. Nézet menüben a project beállításaira vonatkozó információkat találja. Funkciója megegyezik a navigációs nyílon található lépésekkel. eRFI menüben (opcionális) találja az információkérésre vonatkozó kérdőívet, valamint a csatolt dokumentumokat. Ez a menüsor csak eRFI esetén jelenik meg. eRFQ menü (opcionális) árajánlatkérés során használható. Kezdőoldalként az Árajánlati Box jelenik meg. Amennyiben más felületet vesz igénybe és szeretne az Ajánlati Box-hoz visszajutni, a menü segítségével teheti. A többi almenüponton keresztül riportok, grafikonok hívhatóak le. Az üzenet írására is van lehetőség, mellyel a szervezőt közvetlenül, a rendszeren keresztül érheti el. Az Aukció eredménykimutatás (opcionális) aukciók során használható. Kezdőoldalként az Árajánlati Box jelenik meg. Amennyiben más felületet vesz igénybe és szeretne az Ajánlati Box-hoz visszajutni, a menü segítségével teheti. A többi almenüponton keresztül riportok, grafikonok hívhatóak le. Az üzenet írására is van lehetőség, mellyel a szervezőt közvetlenül, a rendszeren keresztül érheti el. Súgó menüpont a szoftverrel kapcsolatos információkat tartalmazza. A menüpont segítségével juthat el személyes adataihoz és ezen keresztül jelszavának módosításához. Kérjük jelszavának megváltoztatása illetve személyes adatainak pontosítása során az azonosítóját ne változtassa meg.
19 / 20
Az alkalmazott szimbólumok és ikonok jelentése Szimbólum Jelentés Enter-rel megegyező gomb
Megjelenés
Vissza
Bejelentkezés oldalon – a ráklikkelés utána a Projekt megtekintése képernyő jelenik meg A oldal kék fejlécében
Az oldal frissítése
A oldal kék fejlécében
Projekt megnyitása
A Projekt megtekintése oldalon a projekt neve melle
Verzió megtekintése
A Projekt megtekintése oldalon a Tevékenység oszlopban
Regisztráció – az Online Ajánlattételi A megnevezése oszlopban az aktuális Feltételek és Kikötések elfogadásának projekt neve alatt visszaigazolása Az árajánlati box direkt elérésének az Online Ajánlattételi Feltételek és ikonja Kikötések elfogadása után az ikon helyén jelenik meg eRFQ esetén másképpen: eRFQ menü > Árajánlati Box) Az ajánlati box direkt elérésének az Online Ajánlattételi Feltételek és ikonja Kikötések elfogadása után az ikon helyén jelenik meg eAukció esetén (másképpen Aukció eredménykimutatás menü > Ajánlati Box) Fájl feltöltése/csatolása Dokumentumok képeryő (eRFQ menü > Dokumentumok vagy Nézet > Dokumentumok) a már feltöltött dokumentumok alatt
20 / 20
