1 FÖLDES NAGYKÖZSÉG POLGÁRMESTERE 4177 FÖLDES, Karácsony Sándor tér 5. /Fax: (54) 531 – 000 ; 531 – 001 E-mail:
[email protected]
Iktatószám:
/2016.
12. ELŐTERJESZTÉS – a Képviselő-testülethez– Földes Nagyközség Önkormányzata 2015. évi belső ellenőrzési jelentésének elfogadására
Készítette:
Matkó Mária belső ellenőr
KÉPVISELŐ-TESTÜLETI ÜLÉS FÖLDES, 2016. MÁJUS 26.
2
Tisztelt Képviselő-testület!
Önkormányzatunk a kötelező ellenőrzési teendőket az önkormányzattal szerződéses jogviszonyban álló szervezettel láttatja el, függetlenített belső ellenőrt nem alkalmaz.
A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011.(XII.31.) Korm. rendelet 49.§ (3a) bekezdése alapján a polgármester a tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési jelentést, valamint a helyi önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szervek éves ellenőrzési jelentései alapján készített éves összefoglaló ellenőrzési jelentést – a tárgyévet követően, a zárszámadási rendelettervezettel egyidejűleg – a képviselő-testület elé terjeszti jóváhagyásra.
A jogszabályi előírásnak megfelelően mellékelten a képviselő-testület elé terjesztjük a 2015. évre vonatkozó éves ellenőri jelentést.
Földes, 2016. május 21.
Jeneiné Dr. Egri Izabella polgármester
3
FÖLDES NAGYKÖZSÉGI POLGÁRMESTERI HIVATAL
ELLENŐRZÉSI JELENTÉS ÉVES ELLENŐRI JELENTÉS 2015. ÉV
Az ellenőrzési jelentés kelte: 2016. május hó 18. nap
4
1. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA • A tervadatok teljesítésének értékelése A Polgármester által jóváhagyott belső ellenőrzési ütemtervnek megfelelően végezte munkáját a belső ellenőrzés. MEGNEVEZÉS
TERV
TÉNY
I. Témavizsgálatok: 1. 2014. évi ellenőrzési összefoglaló jelentés
1
1
2. Az Önkormányzat tulajdonában lévő gépjármű használat vizsgálata
1
1
3. Általános forgalmi adó
1
1
4. 2014. évi beszámoló
1
1
5. Kötelezettségvállalás ellenőrzése
1
1
6. Szociális ellátások
1
1
7. Készpénzkezelés
1
1
8. Ellenőrzési ütemterv készítése 2016.évre
1
1
9. Utóellenőrzések 2015 évi belső ellenőri tevékenység kiértékelése.
II. Utóvizsgálatok: A belső ellenőrzés során feltárt hiányosságok. 0 Kiküszöbölésére tett intézkedések és azok végrehajtásainak ellenőrzése A tervezett és elvégzett vizsgálatok az ellenőrzés jellege szerint: MEGNEVEZÉS
Ütemterv szerinti Ellenőrzések 9
Végrehajtott ellenőrzések 9
Ütemterven Felüli Ellenőrzések 9
0
5 Témavizsgálat Célvizsgálat
0
0
0
Utóvizsgálat
0
0
0
Összesen
9
9
0
• Ellenőrzések személyi feltételeinek megléte Az önkormányzatnál a belső ellenőrzést külső vállalkozói szerződéssel végeztetjük. Szakképzettség: Matkó Mária
Közgazdász Pénzügyi számviteli szakellenőr Adószakértő
• Ellenőrzések tárgyi feltételeinek megléte Az ellenőrzések megfelelő tárgyi feltételei biztosítottak, rendelkezésünkre áll a hivatalban a pénzügyi irodavezető irodájában egy asztal és szükség esetén számítógép.
• Ellenőrzéseket segítő egyéb tényezők A külső szolgáltató belső ellenőr a hivatalon belül, biztosított helyiségben, az ellenőrzéshez szükséges összes dokumentumba, bizonylatba, teljes körű betekintést nyer. A vizsgálat során felmerülő kérdésekre a munkahelyükön jelenlévő alkalmazottak azonnal kielégítő választ tudnak adni. • Ellenőrzéseket akadályozó egyéb tényezők
6
A hivatal dolgozói a belső ellenőrzés vizsgálatához szükséges bizonylatokat, dokumentumokat az ellenőrök rendelkezésére tudják bocsátani. • Ellenőrzések fontosabb megállapításai I. Témavizsgálatok: 1. számú vizsgálati program: 2014. évi ellenőrzési jelentés 2. számú vizsgálati program: Az Önkormányzat tulajdonában lévő gépjármű használat vizsgálata A vizsgálat során megállapítást nyert, hogy az Önkormányzatnál a Gépjármű üzemeltetési szabályzat naprakész, aktualizálása megtörtént. A benne szabályozott feladatokat betartják. A tulajdon védelme, valamint a géppark üzemanyag elszámolásának szabályossága és helyessége az Önkormányzatnál teljes mértékben biztosított. A gépjárművek igénybevételekor minden esetben használnak menetlevelet. A kézi kisgépek működéséhez vezetnek pontos kimutatást, mely alapján meghatározható azok üzemanyag felhasználása.
3. sorszámú vizsgálati program: Általános forgalmi adó Határidőre történik az ÁFA bevallás elküldése elektronikusan, a bevallás, az elfogadó nyugta és a főkönyvi könyvelésből kinyomtatott analitika egy helyen van kezelve és lefűzve. Az ÁFA bevallás kitöltése az előírásoknak megfelelő.
7
Az ÁFA bevallás dokumentumai rendezettek, áttekinthetőek. Részletesen és hitelesen tartalmazzák a bevallás helyességének alátámasztásához szükséges adatokat.
4. sorszámú vizsgálati program: 2014. évi beszámoló
Az ellenőrzés megállapításainak összefoglalása: • a leltárral alátámasztott mérleg a főkönyvi kivonattal megegyező • a főkönyv és az analitikus nyilvántartások közötti kapcsolat biztosított • a számviteli alapelvek érvényesültek • a beszámoló megfelel a valódiság elvének A kiszámolt mutatószámok jellemzik az Önkormányzat helyzetét. A mutatók magyarázata segítséget nyújt a mutatók értelmezéséhez. A likviditási mutató kivételével minden mutató kedvezőnek mondható. A vizsgálat során rendelkezésünkre átadott iratok, dokumentumok, beszámoló mellékletét képező analitikus nyilvántartások rendezettek, áttekinthetőek.
5. sorszámú vizsgálati program: Kötelezettségvállalás ellenőrzése A hivatalban a szállítói-, illetve vállalkozói szerződéseket iktatóban érkeztetik, az eredeti példány az iktatóban marad, egy másolati példányt minden esetben a pénzügyi csoport rendelkezésére bocsátanak, hogy az kötelezettségvállalás nyilvántartásban felvezetésre kerülhessen. A
készpénzfizetési
számlák
mellé
csatolt,
a
mintavétellel
vizsgált
8
utalványrendeleten, minden esetben szerepel, az utalványozó, ellenjegyző aláírása. A készpénzfizetési számlákon a szakmai teljesítés igazolása, a felhasználás igazolása minden helyen fel van tüntetve. A törvényi előírások betartása és betarttatása érdekében javasoljuk, hogy az utalványozást és az ellenjegyzést végzők addig kézjegyükkel ne lássák el a bizonylatot (szerződés, megállapodás, megrendelő, szállítólevél, számla, bérszámfejtés, szociális segélyek, stb.) amíg a kötelezettségvállalás száma nincs feltüntetve rajta. Minden egyes kötelezettségvállalást, igazoló dokumentumot el kell juttatni a kötelezettségvállalást vezető személyhez. 6. sorszámú vizsgálati program: Szociális ellátások A helyi rendelet a törvény által meghatározott esetekben élt a lehetőségekkel, amelyet a település sajátosságaira és az Önkormányzat pénzügyi helyzetére tekintettel kiegészített, és szabályozta a szociális ellátásokkal kapcsolatos feladatokat. A beadott kérelmek és mellékleteik tartalmazzák a szükséges adatokat, amelyek nélkülözhetetlenek a helyes és megfelelő döntéshozatalhoz. A hivatalban a szociális juttatásokról, támogatásokról számítógépen vezetnek nyilvántartást. Az Önkormányzatnál a Szociális ellátási feladatok szervezettek, megfelelnek a törvényi előírásoknak.
Ellenőrzés alá vont bizonylatok, dokumentumok: az önkormányzati rendelet, a kérvények, határozatok, a kifizetések dokumentumai.
7. sorszámú vizsgálati program: Készpénzkezelés
9
A tételesen vizsgált hónapok utalványrendeleteit, az utalványozó és ellenjegyző kézjegyével hitelesítette. A pénztár kiadási és bevételi bizonylatoknál betartották az előírásokat, a pénztárbizonylatokhoz csatolva van minden esetben a határozat, a számla. A felhasználást, kifizethetőséget, a szakmai teljesítést minden esetben igazolták. A bankszámla kivonatok mellé csatolták a befizetést, illetve a kifizetést, igazoló számlát vagy dokumentumot. Minden egyes számla vagy dokumentum utalványrendelettel el van látva.
8. sorszámú vizsgálati program: Ellenőrzési ütemterv 2016 évre készítése
9. sorszámú vizsgálati program: Utóellenőrzések Soron kívüli ellenőrzések A 2015. évre vonatkozó működés és gazdálkodással kapcsolatban a Vagyongazdálkodási Kft. működésének ellenőrzését kérte a Képviselő testület. A vizsgálat során megállapítást nyert, hogy a Kft. nem tudja magát fenntartani. Nem tett intézkedést a „megörökölt” kintlévőségek behajtására. Önálló bevételszerzést nem kezdeményezett. Jelentős mértékben az Önkormányzat, mint tulajdonos támogatásából fedezte költségeit. A vizsgálati jelentésünk alapján a Képviselő-testület a Kft. megszüntetése mellett döntött. Az egyszerűsített felszámolási eljárás 2016.01.01. napjával elindult.
10
A gyermekétkeztetéssel kapcsolatos vizsgálat 2015. évben betegség miatt nem került lefolytatásra. Ezt a programot 2016. évben fogjuk elvégezni.
Utóvizsgálatok: 1. A belső ellenőrzés során feltárt hiányosságok kiküszöbölésére tett intézkedések és azok végrehajtásai. Minden belső ellenőri vizsgálathoz részletes vizsgálati program fog készülni a feladatokról, a határidők megjelölésével, valamint a vizsgálat körébe bevonandó okiratok és bizonylatok meghatározásával. A vizsgálatokról írásbeli jelentés készül, amely tartalmilag és formailag az ellenőrzési feladatot áttekinti a vizsgálati programnak megfelelően. Minden esetben tartalmaz észrevételt és javaslatot, valamint záradékot. A jegyző minden esetben készít intézkedési tervet, melyben meghatározza a hiba kijavításának határidejét és a téma felelősét. • Jogellenes magatartások miatt tett jelentések száma: 0 2. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL TETT MEGÁLLAPÍTÁSOK ÉS JAVASLATOK HASZNOSÍTÁSA • Javasolt intézkedések felsorolása: Ezt a metodikát a továbbiakban is folytassa a hivatal, mert a dokumentumok, az alapbizonylatok áttekinthetőek, egyértelműek és a laikus számára is érthetőek. Földes, 2016. május 18.
Készítette:
Matkó Mária vezető belső ellenőr
11 FÖLDES NAGYKÖZSÉG ÖNKORMÁNYZATA KÉPVISELŐ-TESTÜLETÉNEK ……/2016. (V….) HATÁROZAT-TERVEZETE Földes Nagyközség Önkormányzata 2015. évi belső ellenőrzési jelentésének elfogadására
A Képviselő-testület
Földes Nagyközség Önkormányzata 2015. évi belső ellenőrzési jelentését a mellékletben foglaltak szerint e l f o g a d j a. Fel kéri a polgármestert és a jegyzőt, hogy a belső ellenőrzési tervben meghatározott ellenőrzéseket és határidőket kísérje figyelemmel. Határidő: folyamatos Felelős: Jeneiné Dr. Egri Izabella polgármester
Földes, 2016.május 26.
Jeneiné Dr. Egri Izabella polgármester
Dr. Vinczéné Kiss Marianna jegyző
