FAST CLOSE IMPROVED Het belang van leiderschap en management bij een succesvolle fast close implementatie
Kennisbijeenkomst 24 September 2009
Agenda • Introductie • Fast Close – een definitie • Ontwikkelingen in de financiële functie • Waarom Fast Close toepassen • Voordelen verbonden aan Fast Close • Barrières bij implementatie van Fast Close • Het belang van leiderschap en management bij verandering • Fast Close implementatie methodiek • Uitwerking per deelfase • Lessen om mee rekening te houden
Introductie •Register accountant •Tot 1 januari 2009, Partner bij ConQuaestor •Aandachtsgebieden Bij PWC/ CQ: •Corporate Performance Management •Financiële rapportage •Vanaf 1 januari onafhankelijk organisatieadviseur •Nieuwe aandachtsgebieden True Aspirations: •Organisatie ontwikkeling •Vorm geven aan verandering •Leiderschapsontwikkeling •De lerende organisatie
Fast Close – een definitie Current close Accelerated close
Fast close
Virtual close
Wat is Fast Close Quick wins Process and systems re-design within current corporate operating model
Process and systems re-design including new operating model
Scale of investment
Ontwikkelingen in de financiële functie •Governance en risk management hoog op de agenda •Behoefte aan snelle en betrouwbare rapportages •Standaardisatie en centralisatie processen en systemen •Integratie management en financial reporting •Stakeholder reporting en MVO rapportages •Hernieuwde aandacht voor performance management •Financiële functie als business partner
Waarom Fast Close toepassen •Voldoen aan compliance regelgeving (SEC, SOx,AFM) •Betere kwaliteit tegen lagere kosten •Het “IN CONTROL”zijn van de financiële functie •Tijdige beschikbaarheid en juiste informatie voor besluitvorming •Hierdoor voorsprong op concurrentie •Hierdoor meer tijd voor activiteiten die waarde toevoegen •Betere work-life balance financiële rapportage afdeling Onderzoek laat de volgende voor- en nadelen zien
Voordelen verbonden aan Fast Close
Barrières bij implementatie Fast Close Interne politiek tussen hoofdkantoor en deelnemingen
Late aanlevering door rapporterende eenheden
Gebrek aan commitment bij divisies door andere prioriteiten
Ervaring staf met systemen en afsluitingprocessen
Distributie van systemen en onderhoud van metadata
Meerdere GAAP's en rekeningschema's
Transmissieproblemen met data
Intercompany reconciliatie
Gebrek aan automatisering
Zwakke audit trails
Gebrek aan integratie met bronsystemen & handmatige input van data Integratie met plan en budget data
Vertraging in het begrijpen van de verschillen Reconciliatie van management en statutaire rapportage Fouten in gegevensverzameling & hoge frequentie van aanpassingen
Prestatie van consolidatie toepassingen
Verhoogde druk door nieuwe regelgeving (bijvoorbeeld: SoX s.404, s.302) Blauw = Proces Barrière
Geel = Menselijke Barrière
Bruin = Technische Barrière
Grijs = Regelgeving Barrière
Het belang van leiderschap en management bij verandering – 8 fasen model 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Urgentie besef vestigen; Leidende coalitie vormen; Visie en strategie ontwikkelen; Verandervisie communiceren; Breed draagvlak voor verandering creëren; Korte termijn successen genereren; Onderlinge afhankelijkheden analyseren; Verankering in organisatiecultuur
Fast Close Implementatie methodiek Analyse
Bewustwording
Huidige omgeving beoordelen
Ontwerp
Ontwerp bedrijfsbrede oplossing Ontwerp proces management oplossing
Afsluitproces analyseren
Implementatie
Ontwerp lokale oplossing
Ontwikkel implementatie plan
Ontwikkel trainingen
Implementeer nieuwe processen
Beoordeel resultaten Analyseren issues en mogelijkheden (blokkades)
Stakeholder communicatie; Team building; Kennis deling
Voortdurende Verbetering
Ontwikkel voortdurende verbeteringen
Het belang van leiderschap en management in de bewustwordingsfase • 70 % van veranderingstrajecten mislukken; • Wat zijn de “lessons learned” van vorige veranderingstrajecten; • Zijn er geen andere conflicterende projecten/programma’s; • Zorg voor duidelijk doel en beoogde voordelen; • Wat wordt de boodschap? • Zorg voor voldoende urgentiebesef; • Zonder onvoorwaardelijke commitment top (ook in de uitvoering) geen succes; • Koppel fast close aan ondernemings en business strategie; • Betrek de business in de bewustwordingsfase en in beslissingsproces; • Wat zijn de eventuele juridische complicaties?
Programma / Project Management & Change Management
Bewustwording
Analyse
Ontwerp
Implementatie
Voortdurende verbetering
Hoofd activiteiten van de Analyse fase zijn:
Producten van de Analyse fase zijn:
• Huidige afsluit processen analyseren (“as is”) voor Corporate en Business units
• “As-is” processen bepaald & gekoppeld
• Benchmarking en gap analyse • Applicatie en IT landschap scannen en verbetermogelijkheden analyseren • Inschatten mate van automatisering en systeem integratie • Identificeren van quick wins • Coördinatie met andere projecten en initiatieven • Analyseren van andere relevante aspecten zoals branche, cultuur, etc. • Project plan maken en communicatie strategie ontwikkelen
• Bottlenecks en proces overdracht geïdentificeerd • Kritieke pad/workload bepaald • Relevante systeem landschap geanalyseerd en verbeteringen gedefinieerd. • Quick wins geïdentificeerd • Onderlinge systeemafhankelijkheden en beperking geïdentificeerd • Relatie met andere projecten / initiatieven geïdentificeerd • Projectplan gemaakt en communicatie strategie bepaald
Het belang van leiderschap en management in de analysefase • Maak gebruik van cross functionele teams Finance / IT / Business; • Besteed aandacht/ investeer in effectieve teams; • Zorg dat gewaardeerde medewerkers met autoriteit deelnemen in teams; • Benchmarking is een middel, geen doel; • Wees jezelf bewust van de opvattingen in de branche en cultuuraspecten; • Identificeer quick wins voor vergroting acceptatie vermogen; • Analyseer verandervermogen: veranderbaarheid en veranderbereidheid; • Voorbeeldfunctie stuurgroep/ managers; • Zorgvuldige debriefing van analysefase; • Hoe gaan we het “verhaal” vertellen, metaforen, symbolen ……
Programma / Project Management & Change Management
Bewustwording
Analyse
Ontwerp
Implementatie
Voortdurende verbetering
Hoofd activiteiten van de Ontwerp fase zijn:
Producten van de Ontwerp fase zijn:
•Ontwerp de visie voor het nieuwe afsluitproces
•Duidelijke visie op het toekomstige afsluit proces: • Timing / frequentie • Kwaliteit (bijv nul fouten) • Standaarden/voorschriften • Centraal vs. de-centraal, bijv consolidatie methoden
•gebaseerd op de best practices voorbeelden en relevante benchmark gaps (bijv 3 daagse afsluiting) •Overeenstemming over verandermanagement issues •Business voordelen bepalen (‘pay back’) •Ontwikkelen een IT visie (‘integratie versus ‘best of breed’)
•Vastgestelde IT visie •Implementatieplan ontwikkeld •Change management aanpak bepaald •Business voordelen bepaald (bijv kosten besparing)
Het belang van leiderschap en management in de ontwerpfase • Zorg voor een duidelijke en aansprekende geïntegreerde visie; • Zorg voor een eenduidige veranderaanpak en daarbij passende interventies; • Besteed aandacht aan structurele barrières, systemen, vaardigheden; • Zorg voor cross functionele teams; • Zorg voor gedragen besluitvorming over vaststelling ontwerp en bijbehorende implicaties; • Investeer in onderlinge relaties op basis van vertrouwen; • Houd initiële doelstellingen scherp voor ogen; • Maak eenduidige keuzes ten aanzien van taal/timing/kwaliteit/procedures • Stel proceseigenaren aan die verantwoordelijk worden voor implementatie
Programma / Project Management & Change Management
Bewustwording
Analyse
Ontwerp
Implementatie
Voortdurende verbetering
Hoofd activiteiten van de Implementatie fase zijn:
Producten van de Implementatie fase zijn:
•Implementeren van nieuwe processen
•Vernieuwde afsluit processen
•Ontwikkelen van trainingen nieuw afsluit proces
•Trainingsprogramma voor afsluit processen
•De behaalde resultaten vaststellen
•Meetsysteem om verbeteringen in afsluitproces vast te leggen
Het belang van leiderschap en management in de implementatiefase • Geef aandacht aan weerstand,breng het gedoe boven tafel en los het op; • Investeer in voldoende trainingsmogelijkheden om vaardigheden op peil te brengen; • Zorg voor borging van de processen in de nieuwe organisatie; • Communiceer resultaten en gerealiseerde verbeteringen; • Pas managementstijl en leiderschap aan op gewenste situatie; • Zorg voor congruentie in gedrag; • Geef mensen verantwoordelijkheid en vertrouwen; • Investeer in Fast Close Champions;
Programma / Project Management & Change Management
Bewustwording
Analyse
Ontwerp
Implementatie
Voortdurende verbetering
Hoofd activiteiten van voortdurende verbetering zijn:
Producten van de voortdurende verbetering zijn:
•Change management aanpak ontwikkelen voor voortdurende verbetering
•Terugkerende verbeter aanpak gericht op kwaliteitsverbetering
•Cultuur verandering gericht op kwaliteitsverbetering
•Kwaliteitsbewustzijn binnen afsluit proces
Het belang van leiderschap en management in de fase van continue verbetering • Zorg voor gedeelde waarden en gedragsnormen; • Zorg voor voldoende ontwikkelings & ontplooiingsmogelijkheden mensen; • Zorg voor een kwaliteitszorgsysteem; • Zorg voor een goed trainingsaanbod aan vaktechnische cursussen; • Besteed ook aandacht aan effectiviteit van en samenwerking tussen teams; • Beloon performance op basis van geleverde prestaties; • Stimuleer innovativiteit en verbeteringsinitiatieven; • Werk voortdurend aan competenties; • Bewaak bij voortduring de nieuwe en gewenste cultuur
Lessen om mee rekening te houden • Zonder samenwerking met de business lukt het niet; • Commitment van top management; • “Walk the talk”; • “Fast Close” is onderdeel van nieuwe visie op financiële functie; • Bepaal invloed en afhankelijkheden met andere projecten; • Kies voor een congruente veranderstrategie & interventies; • Creëer quick wins voor snelle acceptatie; • Onderschat de kracht van de cultuur niet; • Besteed aandacht aan mensen en relaties; • Spreek mensen aan op hun verantwoordelijkheden;
True Aspirations BV www.trueaspirations.nl
[email protected]
