Fasewaaier zelfsturing Thuiszorg Vivent
Terug naanrg de bedoeli
Inhoudsopgave Inleiding.............................................................................................3 Voorbereiding..............................................................................6 Fase Viventgroen......................................................................7 Doelen............................................................................................7 Stappen.........................................................................................8 Fase Blauw.................................................................................... 11 Doelen......................................................................................... 11 Stappen......................................................................................12 Fase Roze........................................................................................14 Doelen.........................................................................................14 Stappen......................................................................................15 Vervolgfases...............................................................................17 Fase Oranje..................................................................................18 Doelen.........................................................................................18 Stappen......................................................................................19 Fase Marineblauw............................................................... 20 Doelen........................................................................................ 20 Stappen......................................................................................21 Fase Lichtgroen...................................................................... 22 Doelen........................................................................................ 22 Stappen..................................................................................... 23 Tot slot............................................................................................. 24
2
Beste teamleden De beste zorg ligt in jullie handen! Vanzelfsprekend willen wij onze cliënten de allerbeste zorg geven. Dat vraagt wat van Vivent, van ons allen dus! De juiste dingen doen, op het juiste moment, op de juiste manier. Wat de juiste dingen zijn en wat we daarmee moeten doen, bepalen jullie als professionals in samenspraak met de cliënten. Jullie weten immers het beste waar de cliënten behoefte aan hebben. Zo staan de beste handen aan het bed.
Zelfsturende teams We gaan op een andere manier werken, namelijk in zelfsturende teams. Het initiatief, het eigenaarschap en de verantwoordelijkheid voor de zorg liggen weer bij jullie. Dat maakt het werk leuker, de zorg beter en de cliënt tevredener. Als team leveren jullie de zorg die jullie cliënten nodig hebben. Jullie hebben dus alle troeven in handen.
3
“Het gaat erom dat de cliënt het begrijpt.”
Terug naar de bedoeling We gaan dus terug naar de kern: de beste zorg voor onze cliënten in samenspraak tussen cliënten en zorgprofessionals. Uitgangspunt is de bedoeling. Vanuit die bedoeling kijken we samen hoe cliënten willen leven en welke afspraken daarvoor nodig zijn. De relatie tussen de cliënten en jullie staat centraal. Als professionals richten jullie je immers op de wensen en behoeften van de cliënt.
Starten met zelfsturing Jullie team gaat starten met zelfsturing. Dat betekent dat jullie de uitdaging aangaan om naar een zo groot mogelijke zelfstandigheid toe te groeien. Dat doen jullie stap voor stap. In deze waaier staat beschreven welke stappen jullie in de komende periode gaan volgen. Dat doen jullie samen, met alle leden van het team. Bovendien ondersteunt de Vraagbaak jullie bij allerhande praktische zaken en worden jullie gecoacht door jullie teamcoach. Jullie richten samen het proces in van start zorg tot einde zorg.
4
Bij elke keuze die jullie maken, is het van belang om te kijken naar de driehoek Medewerker-Cliënt-Organisatie. Samen moeten we ervoor zorgen dat we deze zo goed mogelijk in balans krijgen en houden.
Cliënt
Terug naar de bedoeling Medewerkers
Organisatie
Zeven proeftuinteams zijn jullie voorgegaan in dit traject. Met hun ervaringen kunnen we jullie een aantal handreikingen doen, die het voor jullie makkelijker maken om ook Terug naar de bedoeling te gaan. Veel dank aan de proeftuinteams voor hun inzet! Ik wens jullie, onderweg naar de bedoeling, veel succes en natuurlijk ook veel plezier toe! Karin van Grinsven, Divisiemanager
5
“Heerlijk toch, tijd en ruimte om zelf te mogen denken!”
Voorbereiding De manager en het team werken de volgende checklist af: • Is er sprake van een wijk met een logische indeling? • Is er sprake van een formatie die past bij het aantal cliënturen? • Zijn er genoeg teamleden om de routes te draaien die recht doen aan de cliënt, de medewerkers en de organisatie (driehoek)? • Past de verdeling van de zorginhoudelijke deskundigheid bij de cliëntvragen? • Is er een basisrooster dat voldoet aan de eisen van de driehoek? • Is er zicht op het aantal uren dat nu opgaat aan niet-cliëntgebonden activiteiten en de maximale productiviteit die het team zou kunnen halen? • Is er gesproken over huisvesting (een gedeelde teamkamer, een Vivent Contactpunt)? • Is de visie van Vivent op Terug naar de bedoeling besproken in het team? • Zijn er afspraken gemaakt met de Vraagbaak voor ondersteuning?
6
Fase Viventgroen Organiserend vermogen en vermogen om samen te werken Tijdsinvestering 11 uur (plus 1 ½ uur voor de aandachtsvelders)
Doelen • Het team kan uitleggen waarom Vivent kiest voor zelfsturing • Het team kan gezamenlijk besluiten nemen en deze naleven, samenwerken en ieders kwaliteiten benoemen • Het team heeft een planning en routes, waarbij de driehoek cliënt-medewerkerbedrijfsvoering in evenwicht is • Het team heeft afspraken gemaakt over bereikbaarheid • Het team is op de hoogte van de ICT middelen en kan hiermee werken
7
Stappen Stap 1 • Kennismaking met de coach • Informatie over Terug naar de bedoeling, de visie en het traject • Gezamenlijke sessie om met elkaar na te denken over wat nu echt de bedoeling is • Opdracht voor het team: teamontwikkelingsmeter invullen 1 uur samen met manager/coach
Stap 2 • Faseplan doornemen • Resultaten van de teamontwikkelingsmeter bespreken • Start van het teamontwikkelingsplan 1 ½ uur met coach en eventueel afdeling Opleidingen
Stap 3 • Vertaling van de mensvisie van Vivent naar het cliëntproces, naar werkbare afspraken en een goede rol/taakverdeling • Extra scholing voor de aandachtsvelders (instructie over de software) 1 ½ uur met coach en divisiemanager
8
Stap 4 • Samenwerken: feedback • Opdracht voor de aandachtsvelders in het team: volgende keer een presentatie geven over hoe ze zaken willen aanpakken 1 ½ uur met coach
Stap 5 • Presentaties van de aandachtsvelders • Samenwerking: effectief overleggen en probleemoplossend communiceren • Bespreken van het teamontwikkelingsplan • Laatste 30 minuten evalueren van de samenwerking 1 ½ uur met coach
Stap 6 • Bereikbaarheid in het team regelen • Instructie over het optimaal gebruik van software, ONS en andere programma’s 1 ½ uur met coach en eventueel medewerker Vraagbaak
9
“We hebben het proces goed in beeld en alle routes bekeken. Er is een duidelijke taakverdeling.”
Stap 7 • Afspraken nalopen als laatste check voor de audit • Oefenen met communicatieve vaardigheden • Oefenen met software of hardware 1 ½ uur met coach en eventueel medewerker Vraagbaak
Stap 8 • Audit • Samenwerking en doelstellingen evalueren • Meer afstand nemen van de manager en nauwer samenwerken met de coach 1 uur met coach, divisiemanager en manager
10
Fase Blauw
Professionaliteit en resultaatgerichtheid Tijdsinvestering 9 uur
Doelen • Het team beheert zelf de spaarpot met team- en kantooruren en is verantwoordelijk voor de productiviteit • Het team heeft een aandachtsvelder Financiën • Het team heeft een aandachtsvelder Professionaliteit • Het team heeft afspraken gemaakt over de start van de zorg en het borgen van het cliëntproces • Het team werkt concreet aan de verbeterpunten uit de teamontwikkelingsmeter • Het team weet hoe het de financiële resultaten kan beïnvloeden en maakt hier gebruik van
11
Stappen Stap 1 • Uitleg van het dashboard met financiële resultaten • Verdeling van de uren over zorg, teamgebonden zaken en kantoortaken • Kiezen van de aandachtsvelder Financiën • Workshop financiën voor aandachtsvelder Financiën 1 ½ uur met controller en coach
Stap 2 • Teamgesprek • Instructie en oefenen met ONS • Uitleg over de Normen Verantwoorde Zorg • Kiezen van de aandachtsvelder Professionalisering 1 ½ uur met coach en eventueel medewerker Vraagbaak
Stap 3 • Workshop Kwaliteit 2 uur met coach
12
“Ik vind het belangrijk dat we binnen het team ook complimenten geven aan elkaar.”
Stap 4 • Instructie over Standaard Indicatieprotocollen (SIP’s) • Afspraken maken over de tijdsinvestering in cliëntbesprekingen 1 ½ uur met coach en eventueel medewerker Vraagbaak
Stap 5 • Samenwerken aan verbeterpunten uit de teamontwikkelingsmeter 1 ½ uur met coach
Stap 6 • Audit • Sterke punten en verbeterpunten van het team zijn bekend 1 uur
13
Fase Roze
Samenwerken en organiserend vermogen Tijdsinvestering 10 uur
Doelen • Het team heeft een aandachtsvelder Personele Zaken • Het team laat zien dat de teamleden succesvol samenwerken • Het team kent de sociale kaart van de eigen wijk en is bekend met het productaanbod van Vivent en andere organisaties • Het team beschikt over een opleidingsplan
14
Stappen Stap 1 • Uitleg over vacatures, ziekteverzuim en gesprekken • Kiezen van de aandachtsvelder Personele Zaken • Afspraken maken over personele zaken 1 ½ uur met coach en personeelsfunctionaris
Stap 2 • Presentatie over het producten- en dienstenaanbod van Vivent • Bespreken van de inzet van diensten en producten bij welk type cliënt 1 ½ uur met coach, aandachtsvelder Professionalisering en medewerker Vraagbaak
Stap 3 • Sociale kaart van de wijk samenstellen • Afspraken maken over met wie het team samenwerkt en met welk doel 1 ½ uur met coach en zorgbemiddelaar Vraagbaak
15
Stap 4 • Teamgesprek over de visie op cliëntenzorg, de inzet van mantelzorg en andere betrokkenen • Bespreken van instrumenten zoals de zelfredzaamheidsradar en de mantelzorgscan 1 ½ uur met coach en divisiemanager
Stap 5 • Teamgesprek over de wensen voor bijscholing en nascholing • Vaststellen van een opleidingsjaarplan met tijdsinvestering en kosten 1 ½ uur met coach en medewerker Opleidingen
Stap 6 • Samenwerken aan verbeterpunten uit de teamontwikkelingsmeter 1 ½ uur met coach en medewerker Opleidingen
16
“Wij nemen zoveel mogelijk zelf de beslissingen. Er is een goede sfeer in het team.”
Stap 7 • Audit • Sterke punten en verbeterpunten van het team zijn bekend 1 uur
Vervolgfases De basis voor de zelfsturing is nu gelegd. Het team vult nogmaals de teamontwikkelingsmeter in. Het team maakt zelf de keuze welke van de drie volgende fases het wil doorlopen en in welke volgorde.
17
Fase Oranje
Samenwerking met anderen in de wijk Tijdsinvestering 7 uur
Doelen • Het team werkt samen met andere organisaties in de wijk en legt dit zo nodig vast in een samenwerkingsovereenkomst
18
“Wat voor het ene team een oplossing is, hoeft voor een ander niet precies te passen, maar het is wel goed om van elkaar te leren.”
Stappen Stap 1 • Teamgesprek over de samenwerking in de wijk • Afspraken wie met welke samenwerkingspartners contact onderhoudt 2 x 1 ½ uur met coach
Stap 2 • Het team is zichtbaar in de wijk • Het team profileert zich als schakel voor de organisaties in de wijk 2 x 1 ½ uur met coach
Stap 3 • Audit • Sterke punten en verbeterpunten van het team zijn bekend 1 uur
19
Fase Marineblauw
Regie bij de cliënt Tijdsinvestering 4 uur
Doelen • De cliënt houdt de regie over zijn leven
20
“Als je cliënten uitlegt wat het probleem is, hebben ze echt wel begrip. Maar je moet wel het gesprek met ze aangaan en niet voor hen beslissen.”
Stappen Stap 1 • Afspraken maken met cliënten en vastleggen in het zorgleefplan • Gebruiken van de zelfredzaamheidsradar 1 ½ uur met coach en medewerker Vraagbaak
Stap 2 • Bespreken van de mogelijkheden voor technologische ontwikkelingen • Toepassen van technologische ontwikkelingen in de cliëntsituatie 1 ½ uur met coach
Stap 3 • Audit • Sterke punten en verbeterpunten van het team zijn bekend 1 uur
21
Fase Lichtgroen
Informele zorg Tijdsinvestering 4 uur
Doelen • Het team organiseert samen met samenwerkingspartners de informele zorg in de wijk
22
“We moeten het samen doen. Het hoeft niet meteen perfect te zijn, als je maar zegt wat je vindt en deelt waar je mee zit.”
Stappen Stap 1 • Uitleg over Caren • Caren bij cliënten onder de aandacht brengen • Uitvoeren van de mantelzorgscan bij mantelzorgers 1 ½ uur met coach en medewerker Vraagbaak
Stap 2 • Inventariseren van de inzet van informele zorg bij cliënten • Plan van aanpak maken 1 ½ uur met coach
Stap 3 • Audit • Sterke punten en verbeterpunten van het team zijn bekend • Deel van de zorg is overgedragen aan de informele zorg 1 uur
23
Tot slot Veel succes en plezier op weg naar de bedoeling! Meer informatie over Terug naar de bedoeling vinden jullie ook op www.viventweb.nl. Voor ondersteuning kunnen jullie terecht bij de Vraagbaak: 073 - 850 41 50 of
[email protected] Voor begeleiding bij het proces en coaching is jullie teamcoach voor jullie beschikbaar.
24
