FAQ Saldoseminarie Oproepen Mensgericht Ondernemen & Innovatie Vrijdag 4 oktober 2013 – BRUSSEL VRAAG: Wat moeten we doen met de opmerkingen die in de goedkeuring gemaakt werden m.b.t. de kwaliteitsopstap van promotor / partner? Antwoord: Indien hierrond nog geen communicatie gehouden werd met het ESF-Agentschap moeten deze opmerkingen mee opgenomen worden in de rapportering. Wanneer reeds geantwoord werd op deze opmerkingen na de goedkeuring moet hierop niet opnieuw geantwoord worden in de rapportering.
VRAAG: Voor het extern personeel wordt een maximum kost van 125 € / uur(alles inclusief met name verplaatsing, voorbereiding,……) als inbreng in de rapportering gesteld. Is dit ook inclusief BTW? Antwoord: Voor de organisaties die BTW plichtig zijn, met name de organisaties die de BTW terugvorderen is dit bedrag exclusief BTW omdat de BTW ook niet als kost in de rapportering kan ingebracht worden. Voor de organisaties die NIET BTW plichtig zijn, met name de organisaties die de BTW NIET kunnen terugvorderen is dit bedrag inclusief BTW omdat de BTW ook als kost in de rapportering kan ingebracht worden.
VRAAG: In de hogeschool zetten we de eigen vaste medewerkers in het project in. We vervangen deze door extra aanwervingen. Maar indien we de kost van deze extra aanwervingen inbrengen dan valt deze meestal onder een lagere standaardkost omwille van de lagere anciënniteit van deze vervangers. Antwoord: Indien vastbenoemd (statutair) personeel wordt gedetacheerd of ter beschikking wordt gesteld van een ESF project kan de loonkost van dit personeelslid ondergebracht worden in de standaardschaal als kost. In de financiering moet deze kost (hetzelfde bedrag) ook ingebracht worden als publieke persoonsgebonden cofinanciering. Als kan bewezen worden dat het (vastbenoemd) statutair personeel op zijn oorspronkelijke standplaats vervangen is door een (contractueel) personeelslid dan kan de loonkost van het (contractueel) personeelslid (aan het aantal dagen dat het statutair personeelslid in het project werkt) ingebracht worden als kost bij de standaardkost en gefinancierd worden vanuit de door het ESF-Agentschap beheerde middelen. De tijdsregistratie van het vastbenoemd (statutair) personeel betreffende de prestaties in het project moeten bijgehouden worden en deze mandagen dienen gerapporteerd te worden bij het intern personeel. VRAAG: Wat indien de partner, ondanks herhaaldelijk aandringen, geen registraties doorgeeft m.b.t. het intern personeel dat in het project heeft gewerkt? Antwoord: De promotor kan alleen kosten inbrengen in het project waarvoor hij bewijzen heeft. Indien de promotor geen registratie van het personeel van de partner ontvangt kan hij ook geen standaardkost noch prestaties voor dat personeel in het project/de rapportering inbrengen. De promotor blijft verantwoordelijk voor de bewijsvoering/bewijsstukken van de kosten en prestaties die in het project worden ingebracht.
VRAAG: Wij wisten niet dat er voor het extern personeel offertes moesten aangevraagd worden vooraleer zij opdrachten uitvoeren in het kader van het project. Wat nu? Antwoord: Met betrekking tot het extern personeel moet de markt geraadpleegd worden of moet de wetgeving van de overheidsopdrachten nageleefd worden indien de organisatie hieronder valt. Onder marktraadpleging wordt ten stelligste aanbevolen dat er 3 offertes
worden aangevraagd om de marktconformiteit aan te tonen. De promotor kan ook aantonen dat hij verschillende websites geraadpleegd heeft (prints van deze websites) ter marktraadpleging. Indien de promotor werkt met een raamovereenkomst met een “vaste” onderaannemer dan moet grondig kunnen gemotiveerd worden welke procedure men hiervoor gevolgd heeft. Bijkomende informatie omtrent de wetgeving op de overheidsopdrachten kan teruggevonden worden bij de bijlagen van de desbetreffende oproep in de ESF applicatie alsook op de website van het Departement Bestuurszaken (www.bestuurszaken.be).
VRAAG: De indirecte kosten zijn dit overheadkosten? Antwoord: De indirecte kosten zitten al vervat in de standaardschalen en kunnen niet meer afzonderlijk ingebracht worden.
VRAAG: Hoe werkt het systeem van de standaardschalen? Antwoord: De standaardschalen zijn dezelfde als in de aanvraag (zie oproepfiche opgeladen als bijlage bij de oproep in de applicatie). Bijvoorbeeld een niveau A is een master (licentiaat). Een niveau B is een bachelor. Een persoon met een bachelor diploma kan uitzonderlijk ingeschaald worden in een niveau A indien bewezen kan worden dat een niveau A diploma (of uit ervaring) vereist is voor de uitgevoerde functie.
VRAAG: In het project willen we kosten inbrengen van prestaties van een managementvennootschap (verbonden aan de organisatie) en bestuurders (van de organisatie) die hun kosten factureren aan de vennootschap. Hoe moeten we deze kosten inbrengen? Antwoord: Vermits het gaat om prestaties/ kosten van partners kunnen de facturen als kost niet ingebracht worden (dit zou dan interne facturatie zijn en dat is niet subsidiabel). De kosten voor de prestaties van deze personen moeten ingebracht worden bij het intern personeel op basis van de standaardkost.
VRAAG: Meldingen van Olaf voor bedragen van meer dan 10.000 EUR, waarover gaat dit? Antwoord: Melding aan Olaf (anti-fraude organisatie van de Europese Commissie) gebeurt door het ESF-Agentschap indien er in een rapportering meer dan 10.000 EUR ESF subsidie geschrapt wordt. Dit geldt alleen indien de ESF subsidie voor deze promotor reeds door het ESF-Agentschap op de lijst van de jaarlijkse betalingsaanvraag door het ESF-Agentschap aan de Europese Commissie gevraagd werd. Bijvoorbeeld indien er door het ESF-Agentschap een nieuwe versie van een rapportbeoordeling (na bezwaar, beroep, controle ter plaatse ….) wordt aangemaakt en er meer dan 10.000 EUR ESF subsidie geschrapt wordt. Dit dan ook op voorwaarde dat de vorige rapportbeoordeling reeds voorkomt op de jaarlijkse betalingslijst van het ESF-Agentschap aan de Europese Commissie.
VRAAG: Bij aanvraag hadden we geen loonkost deelnemers voorzien in het project. Nu blijkt dat we toch loonkost deelnemers willen inbrengen, kunnen deze prestaties en kost dan ingebracht worden bij intern personeel? Antwoord: Neen, prestaties en loonkosten van deelnemers moeten effectief bij loonkost deelnemers ingebracht worden. Indien dit niet goedgekeurd werd kunnen deze kosten bij rapportering niet meer ingebracht worden. Promotoren die na goedkeuring van hun aanvraagdossier een begrotingswijziging wensen door te voeren kunnen dit schriftelijk en voorafgaandelijk aan de desbetreffende projectbeheerder van het ESF-Agentschap aanvragen en dit uiterlijk 2 maanden voorafgaand
aan de rapportering. Let wel een aangepaste begroting kan niet leiden tot een verhoging van de subsidies zoals goedgekeurd in aanvraagfase.
VRAAG: Welke prestaties van deelnemers kunnen in een project ingebracht worden en wat is het verschil met prestaties intern personeel? Antwoord: Deelnemers in een project zijn bijvoorbeeld prestaties van een testgroep (van een instrument in innovatie projecten), infosessies rond de stand van zaken van het project en de ontwikkeling van het project aan de overige medewerkers van de organisatie,….. De prestaties van de deelnemers moet ook geregistreerd worden en de opgegeven loonkost van de deelnemers in de rapportering kan niet betaald worden met de door het ESF-Agentschap beheerde middelen (ESF subsidie, Vlaamse cofinanciering,…) Het intern personeel is de trekker van het inhoudelijke project. Het intern personeel werkt het voorgestelde project uit.
VRAAG: Hoe kunnen kosten, gemaakt door de partner in het project, in de rapportering ingebracht worden? Hoe kunnen deze kosten die resulteren in een subsidie doorgestort worden aan de partner zonder interne facturatie? Antwoord: De prestaties in het project van partners vallen onder de standaardschaal intern personeel of onder de loonkost deelnemers naargelang de prestaties in het project. Indien de partner kosten maakt voor een expert in het project dan kan de factuur die gericht is aan de partner, door de promotor in het project worden ingebracht. Op basis van de samenwerkingsovereenkomst tussen promotor en partner kunnen de subsidies (van de gemaakte kosten bij de partner) door de promotor doorgestort worden naar de partner (geen factuur opstellen want deze is BTW onderhevig en facturatie tussen partners is niet subsidiabel). De samenwerkingsovereenkomst geldt als boekhoudkundig bewijs met onderliggend de gerapporteerde kosten. VRAAG: Kan de kost voor extra bevraging van Flanders Synergy in de rapportering ingebracht worden? Antwoord: De factuur met de kost voor extra bevraging van Flanders Synergy kan als kost in het project ingebracht worden bij extern personeel.
VRAAG: Kunnen er binnen de Europese context van ESF transnationale kosten in het project ingebracht worden? Antwoord: In de oproepen MO en Innovatie kunnen geen transnationale kosten ingebracht worden. In het kader van transnationale projecten heeft het ESF-Agentschap speciale oproepen. De kost van een buitenlandse expert kan slechts uitzonderlijk ingebracht worden in een project MO of innovatie in overleg met het ESF-Agentschap en indien er duidelijk gemotiveerd kan aangetoond worden dat een dergelijke expertise of expert niet te vinden is in België. Dit moet in overleg reeds aangetoond en aangevraagd worden in de aanvraag van het project.
VRAAG: In onze hogeschool/ universiteit worden mensen van een andere dienst in het project ingezet. Deze dienst factureert aan onze dienst. Waar moet de kost/de prestaties van deze mensen ingebracht worden? Antwoord: De prestaties / kost van deze personen moeten ondergebracht worden bij het intern personeel (standaardschaal) of deelnemers, naargelang de prestaties in het project. Er kunnen geen facturen tussen deze diensten in het project ingebracht worden.
VRAAG: Wij hebben een prikklok met afzonderlijke codes en ook onderverdeelde afzonderlijke codes voor de verschillende prestaties in het ESF project. Is dit voldoende als registratie? Antwoord: Indien er duidelijk afzonderlijke codes zijn voor de prestaties in het ESF project dan kunnen deze prikklok gegevens gehanteerd worden als basisregistratie. De prestaties moeten wel uitgeprint worden en gehandtekend en tegengetekend worden. De codes moeten op een duidelijke manier gelinkt worden naar de activiteiten en terug te vinden zijn in het project.
VRAAG: Er zijn 4 mogelijkheden van registratie voor een ESF project. Kunnen deze gecombineerd worden voor verschillende personen in een project. Antwoord: Binnen een project kunnen verschillende manieren van registratie gecombineerd worden. Maar voor eenzelfde persoon moet wel dezelfde manier van registratie gehanteerd worden.
VRAAG: Moet er bij een volledige toewijzing van een personeelslid aan het project nog een extra bewijsvoering zijn? Antwoord: Bij een procentuele toewijzing van een personeelslid (overeenkomstig de richtlijnen in het document registratiemogelijkheden) moet er geen afzonderlijke registratie in het project meer zijn. De prestaties in het project moeten onderliggend nog wel kunnen aangetoond worden (deelname en verslagen van meetings, ontwerp en uitwerking van documenten, ….).
VRAAG: Kan verplaatsingstijd van intern personeel in het project ook in de tijdsregistratie/ projectmandagen opgenomen worden? Antwoord: Verplaatsingstijd in functie van het project kan mee als uren in de registratie opgenomen worden wanneer het gaat om verplaatsingstijd van het werk naar een event in het kader van het project. Verplaatsingstijd voor woon / werk verkeer of woon /event kan niet opgenomen worden in de tijdsregistratie.
VRAAG: Is een paraaf op de registratielijsten voldoende? Antwoord: Een paraaf op de registratielijsten is onvoldoende. De registratielijsten moeten gehandtekend en tegengetekend worden.
VRAAG: Is het voldoende om het totaal aantal gepresteerde uren in het project te registreren? Moet er per dagdeel geregistreerd worden? Antwoord: Bij de registratie moet het begin- en einduur van de prestaties in het project geregistreerd worden. Het doel is een registratie per dagdeel met vermelding van begin en einduur.
VRAAG: Zijn er sjablonen voor registratie beschikbaar? Antwoord: Het ESF-Agentschap heeft sjablonen opgesteld die kunnen gebruikt worden voor de registratie en raadt deze zeer sterk aan. De sjablonen zijn terug te vinden in de applicatie bij de oproep (oproepnummer ingeven) en dan bij de bijlage van deze oproep. In de bijlage van de oproep zijn ook alle andere relevante documenten met betrekking tot de oproep terug te vinden (oproepfiche, generieke financiële criteria, standaardschalen, …………….).
VRAAG: Vakbonden zijn feitelijke verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid. Geeft dit een probleem in de ESF context? Antwoord: Alle organisaties met rechtspersoonlijkheid kunnen voor de oproep Mensgericht ondernemen intekenen of partners worden. Concreet betreft het alle ondernemingen organisaties op de Vlaamse arbeidsmarkt, zowel uit de profit als de non-profit zowel uit het Normaal Economisch Circuit als uit de sociale economie. Activiteiten, uitgevoerd door externe selectiebureaus, kunnen binnen deze oproep niet gefinancierd worden. Overeenkomstig artikel 3, 2, b) van de Verordening (EG) 1083/2006 van de Raad van 11 juli 2006 kunnen overheidsadministraties en – diensten op nationaal , regionaal of lokaal niveau niet deelnemen aan deze oproep indien de finale doelgroep het eigen personeel is. Alle organisaties met rechtspersoonlijkheid of sociale partners kunnen voor de oproep innovatie intekenen of partner worden. Overeenkomstig artikel 3, 2, b) van de Verordening (EG) 1083/2006 van de Raad van 11 juli 2006 kunnen overheidsadministraties en –diensten op nationaal, regionaal of lokaal niveau niet deelnemen aan deze oproep indien de uiteindelijke doelgroep het eigen personeel of de doelstelling het verbeteren van de eigen organisatie is.
