Lifelong Learning Programme ERASMUS STUDENT MOBILITY FOR STUDY 2011 - 2012
FAQ (Frequently Asked Questions) čili Často kladené dotazy Erasmus – studijní pobyty (aktualizace ke dni 20. dubna 2011) Začněte CTRL + kliknutím na vybranou oblast … OBSAH: I.
NOMINACE, KVALIFIKAČNÍ PODMÍNKY
II.
PŘIHLÁŠKA, AKCEPTAČNÍ DOPIS
III.
LEARNING AGREEMENT, CHANGES TO ORIGINAL L.A.
IV.
FINANČNÍ SMLOUVA, STIPENDIUM
V.
PRODLOUŽENÍ POBYTU
VI.
PO NÁVRATU
VII.
UZNÁVÁNÍ VÝSLEDKŮ ZAHRANIČNÍHO STUDIA
VIII. INTENZIVNÍ JAZYKOVÉ KURZY ERASMUS (EILC) IX.
RŮZNÉ
I.
NOMINACE, KVALIFIKAČNÍ PODMÍNKY
Mohu se ucházet v navazujícím magisterském studiu či doktorském studiu znovu o studijní pobyt Erasmus, který jsem absolvoval v bakalářském studiu ?
Ne. Na studijní pobyt v rámci programu Erasmus lze vycestovat pouze jednou nezávisle na oboru, stupni studia či vysoké škole. Po absolvování studijního pobytu lze využit ještě pracovní stáže Erasmus či jiných výměnných programů. Některé administruje také CZS, jiné ne.
Je možnost účasti na pobytu v rámci programu Erasmus věkově omezena ?
Ne. Za předpokladu splnění kvalifikačních podmínek (aktivní studium na MU v prezenční či kombinované formě, dosud neabsolvovaný pobyt Erasmus) se může zapojit kdokoliv.
Mohu v průběhu Erasmu přerušit studium či absolvovat státní závěrečnou zkoušku ?
Pouze na případných dalších oborech, které studujete, avšak nesmíte tak učinit na oboru, přes který do zahraničí vyjíždíte. Jeho studentem/kou musíte být po celou dobu pobytu. Pokud uvažujete o absolvování státnic, je nutné takový pobyt oficiálně ukončit nejpozději v den předcházející jejich termínu.
Jsem vybrán/a na pobyt v prvním ročníku nav. magisterského studia, avšak nevím zda budu přijat/a …
Ano, tato situace se může stát, nicméně budiž to pro Vás i motivací. Pokud by se Vám nepodařilo být přijat/a, bylo by nutno pobyt zrušit nebo, v lepším případě (pokud Váš obor umožňuje přijetí i do jarního semestru), odložit.
Mohu ještě změnit semestr, v němž bych chtěl/a vycestovat ?
Ano, avšak je potřeba aby o tom vědělo Vaše studijní oddělení (stejně jako máte před odjezdem povinnost pobyt nahlásit), zejména pokud si domlouváte ISP, dále Centrum zahraničních studií, Váš oborový koordinátor … a musíte stíhat termín pro odeslání přihlášky.
Jsem nucen/a zrušit svůj pobyt …
Předně bychom rádi upozornili, že nominace na studijní pobyt Erasmus je závazná, neboť na jejím základě je pro Vás požádáno o finanční dotaci od Evropské komise. Pokud ze závažného zdravotního, rodinného, osobního či jiného důvodu musíte pobyt zrušit, učiňte tak neodkladně vyplněním formuláře „Oznámení o zrušení pobytu“, který je ke stažení na www stránkách Centra zahraničních studií. Formulář nutno nechat podepsat u oborového koordinátora (který může stanovit náhradníka) a doručit osobně či klasickou poštou na CZS. Zrušení pobytu může mít vliv na Vaše budoucí šance na opětovný výběr, závisí na posouzení uvedených důvodů katedrou. II.
PŘIHLÁŠKA, AKCEPTAČNÍ DOPIS
Kde zjistím termín pro podání přihlášky ?
Zpravidla by se tato informace měla nacházet někde na www stránkách přijímající univerzity. Od některých univerzit dostáváme také informační balíčky, které vybraným studentům, dovolují-li nám to časové možnosti, přeposíláme. Případně se neostýchejte kontaktovat zahraniční oddělení dané univerzity.
Přijímající univerzita má vlastní formulář přihlášky / pouze online registraci, je nutné pak vyplňovat ještě přihlášku MU ?
Samozřejmě žádný dokument neduplikujete, stačí jen jednou – záleží spíše na obsahu.
Přihlášku jsem zasílal/a již před delší dobou a akceptační dopis jsem ještě neobdržel/a …
2
Některé univerzity vyřizují dokumenty průběžně, jiné počkají na deadline a až poté přijímací dopisy rozesílají. Jinak viz níže v bodu III. Learning Agreement. III.
LEARNING AGREEMENT, AGREEMENT
CHANGES
TO
ORIGINAL
LEARNING
Je to již delší dobu co jsem poslal/a přijímající univerzitě svůj LA potvrzený ze strany Masarykovy univerzity, avšak nemám jej zpět. Co mohu udělat ?
Pište na adresu osoby či pracoviště, kam jste dokument zaslal/a a připomínejte se. Pro urychlení procesu lze uvést číslo na fax na CZS (+420 549 49 1113) nebo ještě lépe, požádat o poslání neskenované kopie na náš mail. Přijetí každého dokumentu potvrzujeme krátkým e-mailem. Pokud se Vám ani poté nebudou ozývat, kontaktujte nás.
Mohu Vám Learning Agreement poslat faxem či skenovaný e-mailem nebo musí být originál ?
Learning Agreement a de facto všechny ostatní dokumenty vyjma finančních smluv a žádosti o stipendium, příp. dodatků ke smlouvě přijímáme i elektronickou formou. Podstatné je, aby daný dokument byl potvrzený (je-li to vyžadováno) a čitelný.
Lze Learning Agreement změnit ?
LA lze změnit a u drtivé většiny studentů se s tím počítá. Změny provádíte vyplněním formuláře „Changes to Learning Agreement“ nebo jeho zahraničního ekvivalentu do 30 dnů od začátku pobytu. Z dokumentu musí být patrné co rušíte/přidáváte. Změny musí opět schválit obě univerzity – postup je pak osobní vyřízení v zahraničí a následné zaslání do ČR na adresu oborového koordinátora s žádostí o potvrzení a předání na CZS.
Lze Learning Agreement změnit i po uplynutí smlouvou stanovené třicetidenní lhůty ?
Ano, pokud je systém registrace na zahraniční škole takto flexibilní, samozřejmě činíte změny i po lhůtě 30 dnů (do kdy je třeba dodat alespoň první změny LA). Připomínáme, že dle smlouvy je kromě zisku minimálního počtu kreditů také, také stanoveno, že výsledný výpis známek má být shodný s poslední verzí LA, případně Changes to LA – jinak hrozí problémy s uznáváním.
IV.
FINANČNÍ SMLOUVA, STIPENDIUM
Jaké dokumenty potřebuji k uzavření finanční smlouvy a k výplatě stipendia ?
S finančními smlouvami a žádostí o stipendium byste měli v ideálním případě (viz další otázka) přinést akceptační dopis z přijímající univerzity, oboustranně schválený Learning Agreement a potvrzené prohlášení o splnění kvalifikačních podmínek a předchozí neúčasti na studiu v rámci programu Erasmus (ke stažení na www stránkách CZS). Připomínáme, že finanční smlouvu nutno přinést ve DVOU ORIGINÁLNÍCH vyhotoveních – jedno z nich Vám po výplatě stipendia bude zasláno zpět domů. Žádost o stipendium pak potřeba v JEDNOM ORIGINÁLNÍM vyhotovení. Ostatní dokumenty již stačí v kopii a jedenkrát.
Můj odjezd se blíží, přijímající univerzita mi však stále nezaslala zpět můj Learning Agreement / nezveřejnila studijní katalog apod. Mohu přesto přijít na CZS s finanční smlouvou ?
Ano. I přes některý chybějící dokument (typicky se jedná právě o LA) můžete s dokumenty přijít. Co chybí, dodatečně doplníte. S finančními smlouvami byste měli přijít alespoň tři týdny před odjezdem. Je to nejen kvůli tomu, abychom Vaše dokumenty v předstihu zpracovali, údaje o délkách pobytů ve smlouvách jsou pro nás důležité také z hlediska finančního plánování apod. Děkujeme za pochopení.
Před semestrem organizuje přijímající univerzita intenzivní jazykový kurz , orientační týden apod. Vztahuje se finanční podpora i na tuto dobu ?
3
Ano, do finanční smlouvy lze i tuto dobu uvést za následujících předpokladů: 1) tyto aktivity garantuje sama přijímající univerzita 2) i tuto dobu Vám univerzita na konci pobytu potvrdí na Confirmation of Erasmus Study Period, viz níže Ohledně jazykových kurzů existuje specifický případ v podobě kurzů EILC, odpovědi na časté dotazy, které se jich týkají naleznete níže.
Jak je vypočítána celková výše mého stipendia ?
Postup je na příkladu popsán v dokumentu „Administrace studijního pobytu“.
Jak mi bude vyplaceno stipendium ?
Stipendium Vám bude zasíláno bezhotovostním převodem na číslo účtu, které zadáte do IS MU. V záložce STIPENDIA → Aplikace pro studenta → Nastavení čísla účtu pro výplatu stipendií. Účet musí být veden v CZK (neboť stipendium bude zasíláno v korunách) a doporučujeme jej pečlivě zkontrolovat – zadáváte jej na vlastní odpovědnost, nikdo jej po Vás již nekontroluje a v případě chyby může dojít ke komplikacím (v lepším případě se platba vrátí zpět jako nezaúčtovaná)
A jak jsou rozloženy jeho splátky ?
Stipendium obdržíte v jedné či dvou splátkách v závislosti na tom, zda Váš pobyt přesahuje přelom kalendářního roku – pokud ano (většina podzimních a celoroční pobyty), pak budou splátky dvě, na podzim a v lednu, pokud ne (podzimní pobyty končící do 31.12. a všechny pobyty v jarním semestru), pak obdržíte celé stipendium v jedné splátce, obvykle v druhé polovině února.
Lze mi vyplatit stipendium v Eurech ?
Bohužel v současné době nikoliv. Univerzitní nařízení nám ukládá povinnost vyplácet stipendia zatím pouze v českých korunách.
Jak je tedy stanoven kurz pro přepočet ?
MU obdrží finance v zálohových splátkách od Národní agentury pro evropské vzdělávací programy a v souladu s grantovou smlouvou je povinna užívat pro všechny finance z dané zálohové splátky jeden neměnný kurz. Ten je stanoven ke dni přijetí finančních prostředků a zůstává neměnný do jejich vyčerpání. To může vést k rozdílům oproti reálnému vývoji kurzovních sazeb, avšak tuto skutečnost nemůžeme nijak ovlivnit. V.
PRODLOUŽENÍ POBYTU
Je možné pobyt prodloužit ?
Pobyt je možno prodloužit jako tzv. zero-grant student (tj. bez finanční podpory) vždy. Prodlužovaní s finanční podporou je závislé na stavu financí – pokud je významný přebytek, vzniklý např. zejména velkým množstvím zrušených pobytů zváží CZS prodlužovaní stávajících nominací. Vycházíme v tomto případě primárně z již podaných přihlášek o prodloužení. Dlužno však podotknout, že cca od 2009/2010 nadále se prodlužováním pobytů s finanční podporou apriorně nepočítá a změna tohoto stavu sice není vyloučena, avšak vlivem rozpočtové situace v programu je spíše méně pravděpodobná.
Když mám o prodloužení zájem, co pro to musím udělat ?
K prodloužení je potřeba napsat motivační dopis v rozsahu 0,5-2 strany A4 v němž ozřejmíte důvody, pro které o prodloužení pobytu žádáte. Musí být samozřejmě akademického charakteru. Dále je potřeba mít souhlas Vašeho oborového koordinátora na MU a zahraniční instituce, ty získáte na vyplněný formulář žádosti o prodloužení a pokud se prodlužuje i s finanční podporou, pošlete opět ve dvou podepsaných originálech dodatek k finanční smlouvě. Žádost o prodloužení je ke stažení na webu CZS, dodatky ke smlouvám se vyřizují individuálně.
4
VI.
PO NÁVRATU
Jaké dokumenty musím po návratu odevzdat na CZS ?
Vyžadujeme potvrzení o délce pobytu (Confirmation of Erasmus Study Period nebo ekv.), výpis známek (Transcript of Records nebo ekv.) a závěrečnou zprávu. Termíny pro dodávání jednotlivých dokumentů jsou uvedeny ve finanční smlouvě.
Jaká data mám mít potvrzena na Confirmation of Erasmus Study Period ?
Měli byste mít potvrzena data skutečného studijního pobytu v zahraničí. V případech, kdy přijímající univerzita potvrzuje např. pouze data semestru, je nutno s tím počítat. Lze doporučit uschovávat letenky/jízdenky jako doklad pobytu v zahraniční zemi pro vyjednání odpovídajících dat na Confirmation se zahraniční univerzitou. Jako doplněk Confirmation však letenku na CZS nadále nelze přijmout, musíme vycházet výhradně z Confirmation of Erasmus Study Period. Obecně se také dá říci, že pokud nesedí data zcela na den přesně s finanční smlouvou, tak to zase tolik nevadí, důležitější je spíše aby odpovídal počet vyplacených měsíců, pokud je menší, vzniká MU nárok na vrácení poměrné části.
Mohu v zahraničí zůstat i po skončení semestru a zkouškového období ?
Samozřejmě můžete, avšak z hlediska přiznání grantu Erasmus je relevantní výlučně pobyt, který má příslušné akademické odůvodnění. Pro konkrétní příklady konzultujte CZS.
Studijní pobyt jsem využil/a k přípravě své bakalářské/diplomové/disertační práce, jak mi má zahraniční univerzita toto potvrdit ?
U většiny institucí není problém toto uvést klasicky na Transcript of Records a potvrdit, pokud by to nebylo možné, je uznáno i jiné písemné potvrzení od zahr. katedry či konzultanta – není toliko důležitá forma jako obsah.
Jsem student/ka LF MU a na studijním pobytu absolvuji praxi v nemocničním či zdravotnickém zařízení a neobdržím na Transcriptu za absolvovanou praxi kreditové ohodnocení, jak se toto posuzuje pro účely podmínky přiznání stipendia ?
Studijní pobyty studentů medicíny jsou poněkud specifické – obvykle je předem stanoven plán účasti na praktických blocích, který se v drtivé většině případů během semestru nemění. Pro účely přiznání stipendia v takovém případě stačí potvrzení o absolvování daných kurzů.
Na závěrečnou zprávu nevidím nikde žádný formulář…
V papírové podobě není – závěrečnou zprávu student vyplňuje online v databázi NAEP na adrese http://erasmus-databaze.naep.cz/modules/erasmus/ poté, co je koordinátorem na CZS do databáze zaevidován a obdrží tak login a heslo.
Neobdržel/a či ztratil/a jsem přístupové údaje k závěrečné zprávě …
V prvé řadě zkuste projít svou e-mailovou schránku, včetně spamového koše, zda generovaný e-mail přeci jen nenaleznete, obvykle je odesílán spolu s informačním e-mailem od nás. Pokud údaje skutečně nenaleznete, je možno na titulní stránce databáze (viz předchozí otázka) při kliknutí na „HESLO“ zadat e-mailovou adresu, s níž jste v databázi zaevidováni (výhradně jedna, zpravidla preferujeme osobní email před ISovým) a nechat si tak vygenerovat přístupové údaje znovu. Pokud ani tento postup nepomůže, kontaktujte svého koordinátora na CZS.
5
VII.
UZNÁVÁNÍ
Na koho se mám obracet ohledně uznávání předmětů absolvovaných v zahraničí ?
Uznávání předmětů je výhradně v kompetenci Vaší katedry a studijního oddělení domácí fakulty. kontaktujte tedy primárně studijní oddělení s klasickou žádostí o uznání předmětů, oborový koordinátor musí žádost schválit a potvrdit jak Vám co bude uznáno. Připomínáme princip, že zahraniční studium uznáno být musí.
Obdržím stejný počet kreditů jako na Transcriptu ?
Ano, jeden ze dvou správných postupů tak hovoří. Pozn: pro účely přiznání stipendia však CZS posuzuje výhradně množství kreditů na Transcript of Records (neboť, jak je zmíněno výše, do procesu uznávání CZS nezasahuje).
Jak postupovat, pokud jsem stále neobdržel výpis známek a mám proto nedostatek kreditů pro zápis do semestru ?
Obraťte se na Vaše studijní oddělení s žádostí o výjimku či odklad zápisu.
VIII. INTENZIVNÍ JAZYKOVÉ KURZY ERASMUS (EILC)
Co jsou EILC ?
Intenzivní jazykové kurzy Erasmus (EILC) jsou specializované jazykové kurzy zaměřené na výuku méně používaných národních jazyků v zemích zapojených do Erasmu. Netýkají se tedy studia angličtiny, francouzštiny, němčiny či obecné (kastilské) španělštiny. Jsou tedy zaměřeny na výuku národních jazyků skandinávských zemí, Pobaltí, vychodní a jihovýchodní Evropy apod. Pořádají se před každým semestrem, tedy letní kurzy v rozmezí července až září, zimní v lednu a únoru. Pořádající instituce se mohou semestr od semestru měnit a ne v každém semestru všechny země EILC nabízejí (typicky například skandinávské země pořádají zpravidla jen letní kurzy)
Co EILC nabízí ?
Především jde o možnost strávit v cílové zemi o několik (2-6, nejčastěji 4) týdnů déle, seznámit se s jazykem dané země, snáze překonat kulturní šok apod. Jaké jsou výhody EILC oproti jiným předsemestrálním jazykovým kurzům pořádaným přijímající univerzitou ? Především jsou narozdíl od velké většiny jiných univerzitních jazykových kurzů pro Erasmus studenty bezplatné, hradíte si pouze pobyt v zemi. Na dobu kurzu je studentům poskytováno domácí univerzitou stipendium ve stejné paušální výši jako na následný pobyt. Rovněž je možno absolvovat kurz v kterékoliv instituci dané země, která jej pořádá, zatímco ostatní kurzy musí být vždy garantovány právě univerzitou, na níž student absolvuje i následný studijní pobyt (viz v bodě IV)
Budu-li vyjíždět na pobyt v jarním semestru, mohu absolvovat EILC kurz už v letním termínu ?
Možné to je, obdržené stipendium je pak závislé na řádné (tj. alespoň tříměsíční) účasti na studijním pobytu. Tj. jelikož EILC musí předcházet studijnímu pobytu, student by byl povinen stipendium vrátit, kdyby nešťastnou shodou okolností musel zrušit následný pobyt.
Lze vycestovat na EILC v jiné zemi než kam jedu na následný pobyt ?
Ne. EILC je míněn jako jazyková a kulturní příprava pro pobyt v dané zemi, ve které realizujete studium či pracovní stáž v rámci programu Erasmus, není tedy možné jet na EILC do jiné země. Poznámka ke Švýcarsku a Španělsku: EILC kurzy jsou v těchto zemích omezené pouze na určité oblasti
6
a jsou určeny pouze studentům, kteří do dané oblasti vyjíždějí i na pobyt! Např.: student nominovaný ke studiu v Madridu se nemůže přihlásit ke kurzu katalánštiny v Barceloně.
Jak se EILC zapisuje do fin. smlouvy a jak ovlivní výpočet výše stipendia ?
V žádosti o stipendium i ve finanční smlouvě se píší data kurzu do samostatné kolonky. Data je vždy nutno psát tak, aby se nepřekrývala, tj. doba studijního pobytu může být napsána nejdříve ode dne následujícího konci kurzu (přestože ve skutečnosti se doba překrývat může, viz výše) Stipendium se pak vypočítává v závislosti na tom zda se jedná o spojité či nespojité období. Je-li mezi posledním dnem EILC kurzu a začátkem samotného pobytu max. 5 pracovních dní se období považuje za spojité a stipendium se počítá dohromady, tj. od začátku kurzu po konec pobytu. Je-li mezi koncem kurzu a začátkem pobytu více než 5 pracovních dní, období je nespojité a každá aktivita je pro účely stipendia posuzována zvlášť. Nutno poznamenat, že tento princip v některých případech spojitých období může – na základě principu o výpočtu stipendia popsaného v dokumentu „Administrace studijního pobytu“ – ovlivnit celkovou výši grantu a to směrem nahoru i dolů, v závislosti na konkrétních datech!
Co musím po skončení kurzu doložit ?
Do 10 dnů od skončení kurzu je potřeba CZS dodat kopii certifikátu o absolvování, u kterého by měla být uvedena data kurzu, korespondující s fin. smlouvou. Dále je potřeba sepsat zhodnocení EILC kurz u v závěrečné zprávě z pobytu. Za absolvování EILC kurzu jsem obdržel X kreditů, počítají se do minima 15 kreditů za semestr, které musím získat na Erasmu ? A budou mi na domácí škole uznány ? Ne, do minima 20 kreditů se EILC nezapočítává (celosemestrální kurzy již ano) a pokud jde o uznávání, tak je to opět jako v bodě VII. otázka spíše na Vaši katedru.
IX.
RŮZNÉ
Mohu si na Erasmu najít brigádu ?
V rozporu s programem to v zásadě není, jen dbejte na to, abyste se nedostali do konfliktu se zákony příslušné země.
Mohu požádat CZS o kontaktní údaje na další studenty, vyjíždějící do mé destinace ?
V rámci ochrany údajů (případně snahy některých studentů o integraci spíše mezi cizí studenty) tyto informace přímo neposkytujeme, nicméně můžeme sloužit v tom smyslu, že Váš dotaz/prosbu/nabídku přepošleme příslušným studentům, kteří se Vám pak mohou ozvat sami.
Mohu si někde přečíst zkušenosti studentů předchozích ročníků, kteří vycestovali do mé destinace ?
Ano, v databázi závěrečných zpráv naleznete dotazníky Erasmus studentů z celé České republiky. Link: http://erasmus-databaze.naep.cz/modules/erasmus/
Mohu přijít na CZS i mimo kontaktní hodiny ?
Ano, avšak pouze po předchozí domluvě.
Platí kontaktní hodiny i o prázdninách ?
Ano, CZS pracuje i v době letních prázdnin, kontaktní hodiny zůstávájí zcela stejné jako v průběhu akademického roku. Pouze je v tomto období zvláště důležité zkontrolovat výstup z MS Outlook na
7
našem webu, zda ten který zaměstnanec nemá např. dovolenou. Viz http://czs.muni.cz/cz/out/onas/kontakty-hodiny
8
