FAQ formulier bedrijfsvervoerplan

FAQ – formulier bedrijfsvervoerplan 1.

Waar vind ik het formulier bedrijfsvervoerplan ? ................................................................. 1 1.1 1.2

Formulier « word » – WERKdocument .............................................................................................. 1 Formulier – OFFICIËLE VERSIE - elektronisch..................................................................................... 1

1.2.1 1.2.2 1.2.3

Zich identificeren op IRISbox ........................................................................................................................ 1 Zich identificeren als medewerker van uw bedrijf ........................................................................................ 3 Het formulier aanmaken ............................................................................................................................... 4

2. Kan ik het formulier in meerdere keren invullen en tussentijds opslaan? ............................. 5 3. Kan ik het formulier bewaren in pdf formaat en uitprinten vooraleer het te versturen? ....... 6 4. Kan ik het formulier laten aanvullen door een collega? ........................................................ 7 5. Ik heb meerdere sites: hoe kan ik het formulier kopiëren zodat ik niet alles opnieuw moet ingeven? De dupliceer functie .................................................................................................... 7 6. Hoe kan ik mijn gegevens laten doorsturen naar de federale overheid voor de diagnostiek woon-werkverkeer? ................................................................................................................... 8 7. Hoe vul ik de woon-werkverplaatsingen in (Deel 3) ? ........................................................... 9 7.1 7.2

Woon-werkverplaatsingen in functie van de woonplaats - deel 3.1................................................. 9 Verdeling van het personeel volgens hun belangrijkste vervoerswijze - tabel 3.2 ........................... 9

8. Verplichte maatregelen? (deel 7.2) ...................................................................................... 9 9. Andere maatregelen? (deel 7.3)......................................................................................... 10 10. Ik kan het formulier niet versturen ................................................................................. 10 11. Meer informatie - contact .............................................................................................. 10

1. Waar vind ik het formulier bedrijfsvervoerplan ? 1.1

Formulier « word » – WERKdocument

Er is een werkdocument beschikbaar dat u helpt bij het verzamelen van de noodzakelijke informatie om het bedrijfsvervoerplan te kunnen invullen.

1.2

Formulier – OFFICIËLE VERSIE - elektronisch

Het officiële elektronische formulier « bedrijfsvervoerplannen » dat u moet gebruiken is beschikbaar op www.irisbox.irisnet.be. U moet uw bedrijfsvervoerplan via dit on-line formulier indienen.

1.2.1 Zich identificeren op IRISbox Om toegang te krijgen tot het formulier dient u zich aan te melden met uw e-ID en Pincode. De persoon die zich aanmeldt, is de persoon die het mandaat heeft gekregen om het formulier voor zijn of haar bedrijf in te vullen. Dit hoeft dus niet een hiërarchische verantwoordelijke te zijn. Deze persoon kan vragen aan collega’s om een deel van het elektronisch formulier in te vullen, maar is de enige persoon die het formulier  Terug naar inhoudstafel 

FAQ Formulier BVP 2014

definitief naar Leefmilieu Brussel kan verzenden.  U kan een kaartlezer bekomen via [email protected]  Bent u uw pincode vergeten? U kan deze opvragen in uw gemeentehuis of u kan surfen naar www.eid.belgium.be (klik op “ aanvraag nieuwe pin-pukcodes via internet”)

 Terug naar inhoudstafel 


1.2.2 Zich identificeren als medewerker van uw bedrijf

Het kan dat u nog niet gekend bent als medewerker van uw bedrijf in IRISbox. Dan ziet u dit bericht :

U moet dan: 1. 2.

het federaal toegangssysteem CSAM contacteren (www.csam.be, [email protected] of +32(0)22902845), en vragen wie daarin gekend is als vertegenwoordiger voor uw bedrijf. deze persoon (de vertegenwoordiger) vragen om zich te verbinden met IRISbox (met zijn/haar IDkaart en PIN-code) en u toe te voegen als “Medewerker”. Hiervoor moet hij/zij, in de module “Ondernemingsbeheer”, het tabblad “gebruikers” openen, klikken op “+Uitnodigen” en uw



gegevens (voornaam, naam, e-mail en rijksregisternummer) invullen. De verantwoordelijke moet u de rol als “Medewerker” geven. Van zodra u als medewerker van uw onderneming gekend bent, kan u het formulier Bedrijfsvervoerplan openen. Verbindt u daarvoor met IRISbox als Onderneming, klik op “Nieuwe aanvraag” en open het formulier Bedrijfsvervoerplan bij de formulieren van de Gewestelijke instellingen > Leefmilieu Brussel > Mobiliteit-parkeren.

Voor meer informatie over deze procedure: raadpleeg de handleiding van IRISbox voor ondernemingen.

1.2.3 Het formulier aanmaken



2. Kan ik het formulier in meerdere keren invullen en tussentijds

opslaan? U kan het formulier in meerdere malen invullen. U klikt dan op “opslaan”.

Wenst u daarna het formulier verder aan te vullen dan identificeert u zich opnieuw met uw e-ID en gaat u naar “MyBox Onderneming” (in plaats van “Nieuwe aanvraag”).

Klik op het potlood om uw formulier te kunnen aanpassen.



3. Kan ik het formulier bewaren in pdf formaat en uitprinten vooraleer

het te versturen? U kan het formulier opslaan en daarna in MyBox Onderneming openen in pdf-formaat en het uitprinten alvorens het te verzenden. Ga naar “MyBox Onderneming” en klik op “open in PDF-formaat.



4. Kan ik het formulier laten aanvullen door een collega? U kan een aanvraag sturen naar een collega om een deel van het formulier in te vullen. Die krijgt dan de link naar het formulier per email.

5. Ik heb meerdere sites: hoe kan ik het formulier kopiëren zodat ik niet alles opnieuw moet ingeven? De dupliceer functie Heeft uw instelling meerdere sites in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest waarvoor een formulier “bedrijfsvervoerplan” moet worden ingevuld? Om te vermijden dat u voor iedere site telkens gelijkaardige gegevens moet ingeven, is er een kopieerfunctie voorzien. Hierdoor kan u een formulier aanmaken op basis van een eerste - reeds ingevuld - formulier. Ga naar ‘MyBox Onderneming’ en klik op ‘dupliceren’.



6. Hoe kan ik mijn gegevens laten doorsturen naar de federale overheid voor de diagnostiek woon-werkverkeer?  Indien u wenst dat de gegevens van uw bedrijfsvervoerplan ook gelden voor de federale diagnostiek inzake woon werkverplaatsingen, dan antwoordt u “ja” bij vraag 1.1 van het formulier. Wij sturen dan uw gegevens door naar de FOD Mobiliteit en Transport van zodra u het formulier definitief naar ons hedt verzonden. Om in orde te zijn voor de federale verplichting moet u dan enkel nog, op de internettoepassing van de federale overheid, de referentie van het verslag van de ondernemingsraad toe te voegen waarop de diagnostiek ter advies werd voorgelegd en uw gegevens valideren (uiterlijk tegen 31/01/2015).



7. Hoe vul ik de woon-werkverplaatsingen in (Deel 3) ? 7.1

Woon-werkverplaatsingen in functie van de woonplaats - deel 3.1

 U moet aan het elektronisch formulier een Excel file bijvoegen met de gegevens van de werknemers volgens hun postcode en hun vervoermiddel. Het is verplicht de type tabel te gebruiken. Om u te helpen bij het verzamelen van de nodige gegevens kunt u gebruik maken van de online mobiliteitsenquête waarmee u uw werknemers kan bevragen. Meer informatie vindt u op www.mobiliteitsenquete.irisnet.be Uw enquête moet representatief zijn. Een responsgraad van minimum 50% zou behaald moeten worden.

7.2

Verdeling van het personeel volgens hun belangrijkste vervoerswijze - tabel 3.2

 De som van de tabel waar het aantal werknemers per verplaatsingswijze in wordt opgenomen moet gelijk zijn aan het cijfer C. Indien u niet beschikt over de informatie van alle werknemers dan dient u de gegevens te extrapoleren. Voorbeeld : Ik stel 200 werknemers in mijn instelling tewerk. Ik heb een responsgraad van 80% (160 werknemers) voor mijn enquête behaald. Dan dient u voor elke vervoerswijze het resultaat uit de enquête te vermenigvuldigen met 200 en vervolgens te delen door 160. Enquête

Extrapolatie

Auto

60

75

Trein

80

100

Fiets

20

25

TOTAAL

160

200

8. Verplichte maatregelen? (deel 7.2)  De maatregelen in deze rubriek moeten verplicht uitgevoerd worden in uw bedrijf. Indien bepaalde maatregelen nog niet werden ingevoerd, dan moet u ze plannen. U kan dus niet tweemaal ‘neen’ antwoorden op deze vraag. Een maatregel kan zowel bestaand als gepland zijn aangezien verbeteringen altijd mogelijk / nodig zijn. Als u geen aanpassingen plant aan een bestaande maatregel plant, dan vult u « neen » in bij geplande maatregel en beschrijft u enkel de huidige situatie. U moet dit realiseren binnen de termijnen opgelegd in de wetgeving. De deadlines worden in de velden ‘planning’ weergegeven.  Als de maatregel al bestaat, dan moet u een “bewijsstuk” uploaden, dit is een document dat de uitvoering van de maatregel illustreert: printscreen intranet, procedures, foto’s,…. U kan slechts één



document per maatregel uploaden. Als u verschillende documenten wilt doorsturen, kan u ze samenvoegen in een zip-file, een pdf, een word-document,…  Voor meer informatie over de verplichte maatregelen, raadpleeg onze website.

9. Andere maatregelen? (deel 7.3)  Hier beschrijft u de andere (niet verplichte) maatregelen die door uw bedrijf al werden genomen of die gepland zijn.

10.

Ik kan het formulier niet versturen

 U kan het formulier pas versturen als alle verplichte velden correct zijn ingevuld en er dus geen foutmeldingen meer verschijnen onderaan de pagina.

11.

Meer informatie - contact

 Hebt u nog vragen ? Raadpleeg onze website www.leefmilieubrussel.be/bvp, of contacteer ons via email [email protected] of per telefoon: o

NL: 02 775 78 86 (Barbara Bautmans); 02 775 79 52 (Sarah Hollander)

o

FR: 02 563 41 23 (Gaston Bastin), 02 775 76 57 (Xavier Nuyens); 02 563 4152 (Alice Gerard)

 Bij technische problemen met IRISbox (configuratie,…), contacteer de helpdesk van het CIBG : [email protected] of 02 801 00 00



FAQ formulier bedrijfsvervoerplan

Recommend Documents