Storec FAQ. Storec FAQ. Storec FAQ

Storec FAQ Storec FAQ

Storec FAQ

Storec FAQ FAQ Specifieke vragen over een Storec onderdeel? Ga naar de help van Storec Online (http://help.oudeveldhuis.nl/storeconline) (de beheerswebsite), Storec PC (http://help.oudeveldhuis.nl/storecpc) (de scanapplicatie) of Storec Viewer (http://help.oudeveldhuis.nl/storecviewer) (de inkijkapplicatie). Blijven er dan nog vragen over? Stuur een mailtje naar [email protected].

Veelgestelde vragen over Storec Wat is Storec? Storec is een applicatie die in de eerste plaats bedoeld is voor het scannen en online opslaan van recepten. Naast recepten kunnen andere documenten gescand en opgeslagen worden. De scans worden in een beveiligd datacentrum opgeslagen en een replica wordt in een tweede datacentrum opgeslagen. Alle bestanden worden dagelijks automatisch gecontroleerd op beschikbaarheid en indien nodig hersteld. Hierdoor wordt gegarandeerd dat de opgeslagen bestanden zolang bewaard kunnen worden als de gebruiker dit wenst. Storec bestaat uit drie onderdelen: Storec PC, de scanapplicatie; Storec Viewer, de inkijkapplicatie die eventueel met het AIS gekoppeld kan worden; en Storec Online, de beheerswebsite. Waarom Storec? In de loop van de tijd krijgt het digitale archief van een apotheek een enorme omvang. Niet zo zeer wat betreft de hoeveelheid data, maar wel wat betreft de hoeveelheid bestanden. Zo zal een gemiddelde apotheek in 15 jaar een archief van 2,5 miljoen bestanden (inclusief replica) opbouwen. De hiervoor nauwelijks geschikte besturingssystemen, de kans op hard disk failures (na 6 jaar gaat ongeveer 50% van de harde schijven kapot) en de regelmatig noodzakelijke vervanging van hardware maakt het beheren van zo'n archief tot een hachelijke onderneming. Storec is speciaal ontworpen als archiefsysteem voor de lange termijn en ontneemt de gebruiker deze zorgen. Storec = Risico Inventarisatie vlgs NEN7510, C5 Vraag C5 uit de Risico Inventarisatie NEN7510: Zijn er maatregelen getroffen om te garanderen dat patiëntgegevens beschikbaar blijven zolang de geldende (wettelijke) bewaartermijn dit vereist? Er bestaat een wettelijke bewaartermijn voor medische documenten (WGBO). Er moet een procedure worden opgesteld voor elektronische opslag van gegevens, waarbij rekening moet worden gehouden dat elektronische opslagmedia een beperkte economische levensduur hebben. De elektronische opslagmedia moeten regelmatig worden herzien, opdat toegankelijkheid tot gearchiveerde gegevens wordt gewaarborgd. Elektronische opslag vergt dus meer planning. Dankzij Storec kun je deze vraag wat betreft scans volmondig met JA beantwoorden. Storec heeft namelijk de volgende eigenschappen: 

Iedere ingezonden scan wordt direct en volautomatisch gerepliceerd naar een andere computer in een ander datacentrum.



Iedere opgeslagen bestand wordt iedere dag gecontroleerd op data-integriteit en indien nodig automatisch hersteld.

Toelichting Bij het verzenden van een scan vanuit de apotheek door Storec PC wordt zo'n scan random naar een van onze datacentra verzonden (Zwolle of Enschede). Als de scan binnenkomt, wordt er direct een replica verzonden naar het andere datacentrum (Enschede of Zwolle). Bij opvragen van een recept wordt de scan aan de gebruiker getoond, opnieuw random vanuit een van beide datacentra. Wij spreken daarom niet van back-ups, maar van replica's. Vervolgens wordt door ons systeem, iedere dag voor iedere replica opnieuw, gecontroleerd of de ingezonden gegevens nog betrouwbaar opgeslagen zijn en of er een replica aanwezig is. Zo niet, dan wordt de replica direct hersteld of wordt er een nieuwe replica aangemaakt. Op deze manier wordt voortdurend in de gaten gehouden of een opgeslagen bestand nog intact is en of er nog een replica aanwezig is. Dag in dag uit, maand in maand uit, jaar in jaar uit, zolang de gebruiker dat wenst.

1

Storec FAQ

Storec FAQ Door deze methodiek wordt automatisch uitval van een harde schijf, een computer of zelfs een geheel datacentrum ondervangen: in zo'n geval wordt er automatisch onmiddelijk ergens anders een replica aangemaakt. Hierdoor kunnen wij 100% garanderen dat de scans betrouwbaar bewaard worden gedurende de gehele bewaartermijn. Deze garantie is met geen enkel ander opslagsysteem (zoals Online Backup of lokale RAID-systemen) haalbaar. Bij dat soort systemen wordt een bestand ergens op een schijf opgeslagen (en eventueel een back-up ergens anders), maar wordt nooit dagelijks ieder bestand gecontroleerd en indien nodig automatisch hersteld zoals bij Storec. Wat kost Storec? Bij Storec betaal je éénmaal één bedrag per transactienummer (recepten) of per scan (overige documenten) *. Geen entreekosten, geen aparte licentiekosten. Zowel de scanapplicatie als de inkijkapplicatie (Storec PC respectievelijk Storec Viewer) mag dus op zoveel computers geïnstalleerd worden als je wilt. Na het betalen van het eenmalige bedrag, hou je als gebruiker het recht de scans gratis gedurende de wettelijke bewaartermijn in te zien. Voor de actuele prijs zie onze registratiesite (https://www.protype.nl/registratie). *) NB: Tot begin mei 2010 werd voor receptscans een prijs per scan aangehouden. De wijziging naar een prijs per transactienummer resulteert in een gemiddeld 15% lagere prijs. Wordt er afgerekend per ingescand recept of per transactienummer? Voor recepten wordt afgerekend per transactienummer. Het maakt dus niet uit of er één, twee, drie of nog meer briefjes per transactienummer worden gescand en opgeslagen. Voor overige documenten wordt een vaste prijs per scan in rekening gebracht, ongeacht de bestandsgrootte en het aantal pagina's per scan. We hanteren hier wel een fair-use policy voor de gemiddelde grootte van de documenten. Voor de actuele prijzen zie onze registratiesite (https://www.protype.nl/registratie). Kan ik mijn bestaande scanner nog gebruiken? Dat hangt ervan af. De op dit moment gebruikelijke scanners zijn de Canon scanners DR-3020, DR-3060 en DR-3080CII. De DR-3020 is een sterk verouderd model en is niet geschikt voor Storec. De DR-3060 is eveneens verouderd maar wordt wel door Storec ondersteund, evenals de DR-3080CII. Daarnaast worden de Canon DR-2510C, de Canon 4010C en de Kodak i1220 en i1320 ondersteund. Met wie sluit ik de overeenkomst af? Je sluit voor Storec een overeenkomst af met Oude Veldhuis Automatisering. Voor de hardware (scanner) dien je een overeenkomst af te sluiten met de leverancier daarvan. Dat zal meestal dezelfde zijn als de leverancier van het AIS. Staat het prijspeil echt voor 15 jaar vast? Ja, als het verschuldigde bedrag eenmaal betaald is, wordt er de volgende 14 jaar niets meer berekend en blijft gedurende die tijd recht op gratis inzage in die scan. Voor nieuwe scans wordt jaarlijks gekeken of prijsontwikkelingen in de markt noodzaken tot een aanpassing van de prijs. Voor gebruikers van Storec die een bestaand archief willen converteren, nemen wij de kosten van de opslag van de geconverteerde recepten voor onze rekening - tot 15 jaar na de oorspronkelijke receptdatum. Dit geldt zolang Storec als (enige) scanapplicatie gebruikt wordt. Zie ook de FAQ “Wat gebeurt er als ik Storec niet meer als (enige) scanapplicatie gebruik?”.

Wie is de eigenaar van de ingezonden scans? De apotheek waarvoor de recepten en eventueel overige documenten met Storec PC ingescand en ingezonden zijn, is en blijft de eigenaar van de ingezonden scans. Mocht je besluiten met Storec te stoppen, dan kunnen de scans met een downloadtool van de site opgehaald en lokaal opgeslagen worden. De bestanden worden daarbij direct van onze servers gewist. Wat gebeurt er na die 15 jaar met de recepten? Momenteel is de wettelijke bewaarplicht 15 jaar. Wij denken dat na deze periode de recepten verwijderd kunnen worden uit het archief. Het definitieve besluit hierover wordt in overleg met de gebruikers genomen. Indien de wettelijke bewaarplicht wijzigt, wijzigt het gebruiksrecht op Storec automatisch. Stel dat de wettelijke bewaartermijn naar 20 jaar gaat, dan krijg je 20 jaar recht op opslag en inkijken, zonder extra kosten voor de al opgeslagen scans. Wat gebeurt er als ik Storec niet meer als (enige) scanapplicatie gebruik?

2

Storec FAQ

Storec FAQ Voor scans waarvoor betaald is, blijft recht op gratis inzage via Storec gedurende de resterende bewaartermijn. In plaats daarvan kunnen de scans eenmalig in ZIP formaat gedownload worden, waarna ze uit Storec verwijderd worden. Voor scans waarvoor niet betaald is (geconverteerde scans), dienen alsnog de voor de rest van de bewaartermijn verschuldigde kosten betaald te worden. Hierna zijn deze scans op dezelfde manier beschikbaar als de normale Storec scans. Alternatief is af te zien van de geconverteerde scans. Bij wie kan ik terecht voor mijn vragen? Voor alle vragen over Storec kun je bij de helpdesk (mailto:[email protected]) van Oude Veldhuis Automatisering terecht. In voorkomende gevallen (b.v. koppeling met het AIS, hardwarestoringen) kunnen we doorverwijzen naar een andere, meer geschikte, helpdesk. Voldoet Storec aan de GBZ eisen? Ja, voor zover de eisen ervan van toepassing zijn. Veel eisen hebben te maken met het EPD en landelijke uitwisseling van (patiënt)gegevens. Storec is geen onderdeel van het EPD en wisselt geen gegevens uit tussen zorgverleners. Alleen de apotheek zelf (of andere apotheken binnen zijn cluster) kunnen scans inzien. De scans zijn bovendien uitsluitend opvraagbaar via het E-Zorg netwerk. Hoe zit het met de privacy van de gegevens? De privacy van de gegevens is gewaarborgd, aangezien er geen persoonsgegevens in een externe database worden opgeslagen. Scans zijn uitsluitend via het bijbehorende receptnummer op te vragen. De scans zijn bovendien uitsluitend vanuit het E-zorg netwerk opvraagbaar en zijn dus niet vanaf het publieke internet benaderbaar. De datacentra en servers zelf zijn voorzien van strenge toegangscontrole en videobewaking. De servers staan in eigen serverkasten waar andere partijen geen toegang tot hebben. Kan ik de scans vanuit huis bekijken? Dat ligt er aan. Er is, in verband met de veiligheid, bewust voor gekozen Storec Online alleen toegankelijk te laten zijn vanuit het E-Zorg netwerk. Anders kan, bij onzorgvuldig gebruik van de toegangsgegevens, een ander vrolijk vanuit een internetcafé door de recepten bladeren ... Naast toegang via E-Zorg kunnen, uitsluitend op speciaal verzoek, andere netwerken (b.v. ziekenhuizen die niet via E-Zorg werken) toegang krijgen tot Storec Online. Toegang tot Storec Online vanuit huis is daarom alleen mogelijk als daar een E-Zorg verbinding aanwezig is of als je een PC in de apotheek over kunt nemen. Het laatste kan bijvoorbeeld via services als GoToMyPC, maar je moet je wel realiseren dat de verbinding én alle gegevens (toegangsnamen, wachtwoorden, scans, enzovoort) dan over servers van derden gaat waar je geen enkel inzicht in en geen enkele controle over hebt. De vraag is of je dat moet willen met een Goed Beheerd Zorgsysteem ... De veiligste manier om alle gegevens van een apotheek van afstand te benaderen is via een E-Zorg aansluiting. Waar worden de bestanden opgeslagen? De bestanden worden opgeslagen in een speciaal voor archieven ontwikkeld systeem. Dit systeem is, in tegenstelling tot standaard Windows- en Linuxsystemen, gebouwd om honderden miljoenen bestanden met de bijbehorende back-ups op te slaan en fit te houden. Het opslagsysteem zorgt er zelf voor dat er van elk bestand twee leesbare exemplaren blijven bestaan. Deze twee exemplaren staan altijd op verschillende servers in verschillende datacentra. Als er bijvoorbeeld een harde schijf stuk gaat, heeft het systeem zelf in de gaten dat er van een aantal bestanden nog maar één exemplaar beschikbaar is. Het systeem maakt dan automatisch een nieuw tweede exemplaar aan op een andere harde schijf. Het systeem houdt dus actief de leesbaarheid van de bestanden in de gaten; elke scan wordt elke dag gecontroleerd! Dit is in tegenstelling tot een normale back-up waarvan helaas soms geconstateerd moet worden, dat deze niet leesbaar of actueel is. In welk type bestand wordt het opgeslagen? We slaan de scans op dit moment op in het verliesvrije TIFF-formaat, waarbij voor- en achterzijde van een recept beide in één bestand worden opgeslagen. Indien er overige documenten worden gescand worden alle pagina’s ook in één bestand opgeslagen. In het bestand wordt bovendien metadata opgenomen. De metadata bevat onder andere scandatum, elektronische parafering, initialen van de gebruiker, naam van de apotheek en receptnummer(s). Persoonsgegevens komen er niet voor. De metadata bevat alle data die nodig is om een database te kunnen reconstrueren in geval van een calamiteit: extra zekerheid dus. In welk type bestand wordt de scan gepresenteerd?

3

Storec FAQ

Storec FAQ De bestanden worden gepresenteerd via een viewer in PDF-formaat (de TIFF-bestanden worden automatisch geconverteerd). Het voordeel hiervan is dat met een standaard PDF-Reader (bv Acrobat reader of FoxIt) de documenten bekeken, afgedrukt en eventueel gemaild kunnen worden. Bij receptscans worden voor- en achterzijde naast elkaar op het formaat A4 getoond. Kan mijn bestaande archief worden geconverteerd? In principe: ja, als het om een CDIS, ADMS of DPA receptarchief gaat. We kunnen niet garanderen dat alle gegevens uit het oude archief geconverteerd worden, bijvoorbeeld omdat er fouten in het oude archief zitten of omdat niet alle gegevens uit het oude archief een vergelijkbaar gegeven in Storec hebben (b.v. het bundelnummer uit CDIS). Van de scans die we kunnen converteren, converteren we in ieder geval het receptnummer en de scandatum (indien niet beschikbaar: de receptdatum). Het archief dient door de leverancier van het AIS op de door Oude Veldhuis Automatisering aangegeven wijze aangeleverd te worden. In dat geval is de conversie van een bestaand archief geheel kosteloos. Zie ook de FAQ "Wat gebeurt er als ik Storec niet meer als (enige) scanapplicatie gebruik?". De conversie is vanwege het grote aantal bestanden een tijdrovende klus. Het kan daarom enige tijd duren voordat het archief in Storec is opgenomen. Tijdens deze periode kan de oude inkijkapplicatie gebruikt blijven worden voor inzage in oude scans. Bij Aposys en Pharmapartners wordt zelfs automatisch de juiste inkijkapplicatie aangeroepen. Als de conversie klaar is, zal Storec ook de oude scans kunnen tonen. Op deze manier blijft tijdens de overgang het hele archief beschikbaar. Hoe werkt het scannen van andere documenten met Storec? Storec is in de eerste plaats bedoeld voor snel en eenvoudig scannen en archiveren van recepten, de grootste bulk aan documenten in de apotheek. Voor overige documenten leg je op Storec Online eerst een categoriestructuur aan. Dit is te vergelijken met ordners met tabbladen (Storec is geen documentbeheersof workflowysteem). Vervolgens scan je de documenten met Storec PC, waarbij een document voor of na het scannen aan een of meer categorieën gekoppeld kan worden. Verder kunnen er trefwoorden, nummers en dergelijke toegevoegd worden voor het document verzonden wordt naar de online opslag. Wat doet het met de bandbreedte van de E-Zorg lijn? Weinig. Je kunt ervoor kiezen om de recepten op een aantal momenten op de dag te scannen en te verzenden (dit is onafhankelijk van het afdrukken van het bundelbriefje) of je kunt dat in één keer doen, bijvoorbeeld aan het einde van de dag. We beperken de bestandsgrootte tot een minimum waardoor het opvragen van individuele recepten vlot gebeurt. Hoe werkt het digitaal paraferen? In Storec Online leg je eenmalig een lijst aan met initialen van apothekers en assistenten. In Storec PC stel je eenmalig in wie er moet paraferen (alleen apotheker, alleen assistent, beide). Na het scannen zie je de voor- en achterkant van het recept naast elkaar zodat het gemakkelijk te controleren is. Paraferen doe je vervolgens door initialen in te vullen. Scans kunnen pas online opgeslagen worden als de parafering daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Op deze manier kun je geen recepten overslaan bij het paraferen. Zie voor meer informatie deze pagina (http://help.oudeveldhuis.nl/storecpc/?Paraferen.html). Naast het paraferen in Storec PC (voor verzenden van de recepten naar het archief) kan er gekozen worden om achteraf, dus na verzenden van de scans naar het archief, te paraferen. Dat gebeurt dan in Storec Online. Een combinatie van vooraf en achteraf paraferen is ook mogelijk, bijvoorbeeld: assistente kijkt na en parafeert in Storec PC, apotheker kijkt na en parafeert in Storec Online. Zie voor meer informatie deze pagina (http://help.oudeveldhuis.nl/storeconline/?Onlineparaferen.html). Hoe werkt het binnen een cluster of ander samenwerkingsverband van apotheken? Elke apotheek (= elke vestiging) in een cluster of samenwerkingsverband moet een eigen abonnement op Storec afsluiten. Een apotheek kan op Storec Online op eenvoudige wijze andere apotheken met een Storec abonnement uitnodigen om deel te nemen aan een samenwerkingsverband. Na wederzijdse goedkeuring kunnen in elke apotheek vestiging de recepten van de andere apotheken uit dat samenwerkingsverband worden bekeken. Het systeem is zo opgezet dat het niet uitmaakt waar er gescand wordt: dat kan in een centrale vestiging, maar ook in meerdere vestigingen zijn. Bekijken van recepten van een andere vestiging kan alleen via het AIS. Voorwaarde is dat de recepten zodanig in het AIS opgeslagen zijn dat deze tot afzonderlijke apotheken te herleiden zijn. Wordt er nog wel een back-up op de eigen server geplaatst? Nee, dat is ook niet zinvol. Wij nemen de zorg van de back-up volledig over. Door de scans in twee

4

Storec FAQ

Storec FAQ datacentra te plaatsen, kunnen we een hoge up-time garanderen. Dit betekent dat er zelf minder geïnvesteerd hoeft te worden in servercapaciteit en -onderhoud. Onze servers kijken iedere dag bij zichzelf of alle bestanden nog leesbaar zijn en niet beschadigd. Ze controleren bovendien iedere dag bij elkaar of er inderdaad nog een leesbare replica aanwezig is en maken deze indien nodig opnieuw aan. Hoe schakel ik over van een andere scanapplicatie naar Storec? Uiteindelijk worden alle bestaande scans van de vorige scanapplicatie omgezet naar Storec. Omdat dit een tijdrovend proces is, hebben we gekozen voor een elegante tussenoplossing waarbij in de overgangsperiode zowel Storec Viewer als de oude inkijkapplicatie gebruikt worden. Zodra je overgezet bent, wordt het eerste transactienummer dat met Storec gescand is in het AIS (Aposys) of bij ons (PharmaCom) opgenomen. Op Pharmacom systemen met DPA bepaalt Storec Viewer welke applicatie aangeroepen wordt. Hier is verder geen actie van de gebruiker nodig. Op Aposys systemen bepaalt Aposys welke viewer aangeroepen wordt. Dat klinkt eenvoudig, maar er zitten een paar haken en ogen aan. Het proces werkt alleen vlekkeloos als je heel precies omschakelt, dus alle recepten tot aan het eerste Storec receptnummer met de oude applicatie scant en alle recepten na die tijd met Storec. Omdat er in de meeste apotheken altijd wel oude recepten rondzwerven, vergt het enige discipline om netjes over te schakelen. Hieronder noemen we een aantal manieren om over te schakelen naar Storec. Als er nog vragen over zijn, mail dan onze helpdesk (mailto:[email protected]). De rigoureuze methode Deze methode vergt even wat werk, maar je bent er dan wel in een keer van af. Verzamel, op de laatste dag dat je met de oude applicatie scant, alle ongescande recepten en scan deze met de oude applicatie. Begin de volgende morgen met Storec, noteer het eerste transactienummer en vul dit in het AIS in. De geleidelijke methode Deze methode vergt minder werk, maar eist meer discipline. Scan nieuwe recepten met Storec, noteer het eerste receptnummer en vul dit in het AIS in. Blijf alle oude recepten, dus met een transactienummer kleiner dan het eerste Storec nummer, met de oude applicatie scannen. Afhankelijk van het aantal "oude" recepten dat in de apotheek ligt, kan dit proces enige tijd (enkele weken) duren. Op een gegeven moment kun je natuurlijk de paar resterende oude recepten verzamelen en met de oude applicatie scannen. NB: In een enkel geval kan deze methode niet gebruikt worden, omdat de oude en nieuwe scanapplicatie niet naast elkaar op hetzelfde blijken te werken. Als je toevallig een nieuwe scanner aanschaft én deze methode wilt gebruiken, installeer de nieuwe scanner dan (tijdelijk) samen met Storec PC op een andere PC. Het geheel is later eenvoudig over te zetten op een andere PC. De combinatie methode Deze methode is een goed compromis tussen beide vorige methodes. Scan zowel nieuwe als oude recepten met Storec. Scan bovendien een aantal stapels recepten van de laatste tijd, die al met de oude scanapplicatie zijn gescand, ook met Storec PC. Noteer de datum van de oudste stapel die je scant en zoek in het AIS het eerste transactienummer van die dag op. Neem dat nummer in het AIS op als eerste Storec nummer. NB: Hoeveel stapels van de oude applicatie je ook met Storec scant, hangt af van de "ligtijd" van oude recepten in de apotheek. We schatten dat twee weken een goed compromis is.

5

Storec FAQ