PRAKTIK BAIK SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI
Hambatan atau Kendala yang dihadapi Dalam Menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi
FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PEMANFAATAN SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL PADA PERGURUAN TINGGI Ibarahim Siregar * *AKADEMI KEBIDANAN BARUNA HUSADA SIBUHUAN, Unit Penjaminan Mutu
Abstract FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PEMANFAATAN SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL PADA PERGURUAN TINGGI Pendahuluan Penjaminan Mutu (Quality Assurance) bagi suatu organisasi adalah merupakan suatu keharusan karena organisasi yang menjamin mutunya merupakan organisasi yang senantiasa memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggannya, sebab pelanggan (costumer) yang puas akan meningkat menjadi pelanggan yang loyal dan hal ini berarti akan memberikan benefit bagi organisasi yang bersangkutan. Landasan hukum dari sistem penjaminan mutu adalah Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional dan PP 19 tahun 2005 tentang Standar Nasioal Pendidikan, di dalam UU Sisdiknas No.20 tahun 2003 Pasal 50 ayat 2 mengisyaratkan “Pemerintah menentukan kebijakan nasional dan standar nasional pendidikan untuk Menjamin Mutu, selanjutnya dalam pasal 51 ayat 2 dikatakan bahwa Pengelolaan satuan pendidikan tinggi dilaksanakan berdasarkan prinsip otonomi, akuntabilitas, Jaminan Mutu dan evaluasi yang transparan. Penyebab Tidak Berjalannya Sistem Penjaminan Mutu Internal karena Kurangnya Tingkat Pengetahuan dan Pengalaman serta belum adanya pelatihan tentang Penjaminan Mutu Akademi. Pengertian SPMI Sebagaiaman Ditetapkan Dalam pasal 53 UU Dikt, SPM Dikti terdiri atas SPMI Dan SPME Atau Akreditasi.SPMI adalah kegiatan sitematik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom atau mandiri untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelanggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.(Prof Dr.Aris Junaidi) Sistem Penjaminan Mutu adalah suatu sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan suatu organisasi/institusi dalam penetapan kebijakan, Sasaran , Rencana dan Proses/prosedur mutu serta pencapaiannya secara berkelanjutan (Continous improvement). Definisi Penjaminan kualitas menurut Elliot (1993) adalah seluruh rencana dan tindakan sistematis yang penting untuk menyediakan kepercayaan yang digunakan untuk memuaskan kebutuhan tertentu. Dimana kebutuhan tersebut merupakan refleksi dari kebutuhan pelanggan. Penjaminan kualitas biasanya membutuhkan evaluasi secara terus-menerus dan biasanya digunakan sebagai alat bagi manajemen. Tujuan SPMI Sistem Penjaminan Mutu Internal bertujuan untuk menjamin mutu
pendidikan tinggi yang diselenggarakan oleh perguruan tinggi, melalui penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi, dalam rangka mewujudkan visi serta memenuhi kebutuhan para pemangku kepentingan. Pencapaian tujuan penjaminan mutu melalui SPMI, pada gilirannya akan diakreditasi melalui sistem penjaminan mutu eksternal (SPME) oleh BAN-PT Hal tersebut dapat dilaksanakan secara internal oleh PT yang bersangkutan, dikontrol dan diaudit melalui kegiatan akreditasi yang dijalankan oleh Badan Akreditasi Nasional (BAN) Perguruan Tinggi atau lembaga lain secara eksternal. Sehingga obyektifitas penilaian terhadap pemeliharaan dan peningkatan mutu akademik secara berkelanjutan di suatu perguruan tinggi dapat diwujudkan. Sebagaimana diuraikan di atas, SPMI (dan SPME atau Akreditasi) bertujuan untuk meningkatkan mutu pendidikan secara berencana dan berkelanjutan. Tujuan ini hanya dapat dicapai apabila setiap perguruan tinggi telah mengimplementasikan SPMI dengan baik dan benar, dan luarnya dimintakan akreditasi (SPME). Seberapa Jauh Perguruan Tinggi Melampaui SN dikti yang menunjukkan dengan penetapan standar dikti yang ditetapkan perguruan tinggi tersebut merupakan perwujudan dari dua tujuan lain dari SPMI,yaitu untuk: a. Pencapaian visi dan pelaksanaan misi perguruan tinggi tersebut, dan b. Pemenuhan kebutuhan pemangku kepentingan (Stakeholders) pergutuan tinggi tersebut. Tujuan Umum SPMI Tujuan kegiatan penjaminan mutu Antara lain sebagai berikut: 1. Membantu perbaikan dan peningkatan secara terus-menerus dan ber-kesinambungan melalui praktek yang terbaik dan mau mengadakan inovasi. 2. Memudahkan mendapatkan bantuan, baik pinjaman uang atau fasilitas atau bantuan lain dari lembaga yang kuat clan dapat dipercaya. 3. Menyediakan informasi pada masyarakat sesuai sasaran dan waktu secara konsisten, dan bila mungkin, membandingkan standar yang telah dicapai dengan standar pesaing. 4. Menjamin tidak akan adanya hal-hal yang tidak dikehendaki. Selain itu, tujuan dari diadakannya penjaminan kualitas (quality assurance) ini adalah agar dapat memuaskan berbagai pihak yang terkait di dalamnya, sehingga dapat berhasil mencapai sasaran masing-masing. 5. Memelihara dan meningkatkan mutu lembaga pendidikan secara berkelanjutan, yang dijalankan oleh suatu lembaga pendidikan secara internal untuk mewujudkan visi dan misinya. 6. Untuk memenuhi kebutuhan stakeholders melalui penyelenggaraan pendidikan. Dalam arti, dengan adanya penjaminan mutu diharapkan para lulusan (output pendidikan) memiliki kualifikasi yang unggul sesuai dengan harapan pemerintah dan masyarakat. Pencapaian tujuan penjaminan mutu melalui kegiatan penjaminan mutu yang dijalankan secara internal, akan dikontrol dan diaudit melalui kegiatan akreditasi yang dijalankan oleh BAN-PT atau lembaga lain secara eksternal. Tujuan Khusus SPMI 1. Membudayakan Siklus PPEPP Sistem Penjaminan Mutu. 2. Untuk Melaksanakan 14 Standar Sistem Penjaminan Mutu Akademi kebidanan Baruna husada Sibuhuan. 3. Melaksanakan kerjasama dengan unit yang terkait untuk meningkatan mutu pendidikan. Fungsi SPMI Dalam Pendidikan Perguruan Tinggi Dari uraian di atas, dapat dikemukakan bahwa fungski SPMI Menurut RISTEKDIKTI (2016) sebagai berikut : 1. Bagian dari upaya untuk meningkatkan mutu pendidikan; 2. Sistem untuk mewujudkan visi dan melaksanakan misi perguruan tinggi; 3. Sarana untuk memperoleh status terakreditasi dan peingkat terakreditasi program studi dan perguruan tinggi;dan 4. Sisetem untuk memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan perguruan tinggi. Standar SPMI Perguruan Tinggi Standar dalam mengimplementasi SPMI adalah tindakan konkrit setiap Akademi Kebidanan Baruna Husada Sibuhuan melalui: 1. Menyusun dan menetapkan seluruh dokumen SPMI Sebagaiamana telah disebut dalam bagian yaitu: kebijakan, manual dan formulir SPMI; 2. Melaksanakan isi dari dokumen tersebut terutama standar SPMI; 3. Mengevalausi dan mengendalikan pelaksanaan dari isi dokumen SPMI tersebut;dan 4. Meningkatkan mutu atas isi dari dokumen SPMI itu. Hubungan Antara SPMI dan SPME Sebgaimana kita ketahui bahwa Sistem Penjaminan Mutu Eksternal merupakan suatu proses verifikasi oleh pemerintah yang dilakukan oleh BAN PT terhadap pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal untuk memenuhi atau melampaui Standar Nasionl Pendidikan dalam bentuk akreditasi. Berdasarkan Undang-Undang No. 12 tahun 2012 bahwa selain memenuhi Standar Nasional Pendidikan setiap program studi wajib memenuhi standar penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. Dengan demikian, jika
program studi berkeinginan memproleh predikat B atau A maka prodi tersebut wajib melampaui standar di atas baik standar akademik maupun standar non akademik. Dari uraian singkat di atas dapatlah kita pahami bahwa penilaian akreditasi oleh BAN-PT tergantung kepada Sistem Penjaminan Mutu Internal berbasis Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDPT) Prinsip SPMI Dalam Melaksanakan Mutu Perguruan Tinggi: Untuk Mencapai Tujuan Mutu Perguruan Tinggi Tersebut Diatas Dan Untuk Menwujudkan Visi Misi Dan Tujuan Perguruan Tinggi, Maka Civitas Academica Dalam Melaksanakan Mutu Di Perguruan Tinggi Selalu Berpedoman Pada Prinsip Asas dan Prinsip Sistem Penjaminan Mutu Eksternal atau Akreditasi :Kejujuran ,Keamanahan, Kecerdasan dan Keharmonisan Berdasarkan asas di atas, SPME atau akreditasi program studi dan perguruan tinggi dilakukan berdasarkan prinsip: Independen,Akurat,Obyektif,Transprandan Akuntabel Pemanfaatan SPMI dalam Perguruan Tinggi Menurut Mierawan (2010), manfaat yang diperoleh dengan dilakukannya penjaminan mutu itu meliputi : 1) Pengetahuan (Knowledge) Penjaminan mutu dapat dimanfaatkan dalam rangka mengetahui bagaimana keadaan dan hubungan berbagai dimensi dan aspek untuk dijadikan fokus penilaian. 2) Pengembangan (Development) Penjaminan mutu dapat dimanfaatkan sebagai dasar dalam pengembangan pendidikan di Perguruan Tinggi. 3) Akuntabilitasi (Accountabilities) Hasil dai penjaminan mutu dapat dimanfaatkan untuk kepentingan akuntabilitas penyelenggaraan pendidikan di perguruan tinggi kepada pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders). Faktor-faktor Mempengaruhi Pemanfaatan SPMI Dalam Pergurua Tinggi Faktor-faktor yang mempengaruhi pemanfaatan SPMI cukup banyak siklus penggunaan dalam penerapan penjaminan mutu pendidikan di lembaga pendidikan dapat dilaksanakan, maka terdapat beberapa prasyarat yang harus dipenuhi agar pelaksanaan penjaminan mutu tersebut dapat mencapai tujuannya. Prasyarat tersebut mencakup: 1. Komitmen Para pelaku proses pendidikan tinggi baik yang memimpin maupun yang dipimpin, lembaga pendidikan harus memiliki komitmen yang tinggi untuk senantiasa menjamin dan meningkatkan mutu pendidikan yang diselenggarakannya. Tanpa komitmen ini di semua ini organisasi suatu, niscaya penjaminan mutu pendidikan di lembaga pendidikan tersebut akan berjalan tersendat, bahkan mungkin tidak akan berhasil dijalankan. 2. Perubahan Paradigma Paradigma lama penjaminan mutu, yaitu mutu pendidikan di suatu lembaga pendidikan akan dapat dipelihara serta ditingkatkan apabila dilakukan pengawasan atau pengendalian yang ketat oleh pemerintah. Hal ini harus diubah menjadi suatu paradigma baru. Yakni bahwasannya lembaga pendidikan harus menjaga dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi yang diselenggarakannya meskipun pemerintah tidak melakukan pengawasan. 3. Sikap Mental Harus diakui bahwa sebagian besar lembaga pendidikan di Indonesia menyelenggarakan pendidikan tanpa didahului dengan perencanaan yang matang. Kalaupun terdapat perencanaan, pada umumnya bukanlah karena kebutuhan, melainkan karena persyaratan perijinan atau akreditasi. Sikap mental semacam itu harus diubah pada suatu sikap mental baru, yaitu rencanakanlah pekerjaan anda dan kerjakanlah rencana anda (plan your work and work your plan). 4. Pengorganisasian Pengorganisasian penjaminan mutu pendidikan di suatu lembaga pendidikan sangat tergantung pada ukuran, struktur, sumber daya, visi dan misi, sejarah, dan kepemimpinan dari/di lembaga pendidikan tersebut. Faktor terpenting yang perlu mendapat perhatian dalam pengorganisasian penjaminan mutu pendidikan adalah bahwa pengorganisasian tersebut harus mampu menumbuhkan kesepahaman tentang penjaminan mutu pendidikan di lembaga pendidikan tersebut, yang pada gilirannya akan menumbuhkan sikap suportif dari seluruh komponen di lembaga pendidikan itu terhadap upaya penjaminan mutu pendidikan tinggi. Siklus Pemanfaatan SPMI di PerguruanTinggi di Indonesia Implementasi standar dikti membentuk sebuah siklus yang mencakup penetapan, pelaksanaan, evalausi pelaksanaan, penegedalian pelaksanaan, dan peningkatan (PPEPP) Standar Dikti sebagaimana dimaksud dalam peratauran perundang-undangan, yang dapat digambarkan Sebagai Berikut:
Penetapan Standar pendidikan Tinggi Pelaksanaan Standar pendidikan Tinggi Evalusasi Standar pendidikan tinggi Pengendalian standar pendidikan tinggi Peningkatan standar pendidikan tinggi Gambar Siklus SPMI Pelaksanaan Penjamina Mutu Di Perguruan TinggiDilaksanakan Dengan Menganut Pola Sederhana Yang Mengadopsi Pola PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan) Dimana Secara Operasional PPEPP Diartikan Sebagai Suatu Aktivitas Yang Bersifat Mengalir (Circuler Flow) Dari Setiap Kegaiatan Yang Dilaksanakan Dimulai Dari Perencanaan, Pelaksanaan, Evaluasi, Penilaian Dan Upaya Perbaiakan. PPEPP Adanya Perencanaan Mutu Merupakan Sistem Manajemen Yang Berdiri Dari Struktur Organisasi Tanggung Jawab, Proses-Proses, Prosedur Dan Sumber Daya Yang Digunakan Untuk Mencapai Standar Yang Ditentukan Berdasarkan Pernyataan Dan Kebutuhan Stakeholders Dan Oragnisasi. Menggunakan Siklus PPEPP, Maka Setiap Unit/Urusan Dalam Lingkungan perguruan tinggi Secara Berkala Harus Melakukan Proses Evaluasi Diri Untuk Menilai Kinerja Unitnya Sendiri Dengan Menggunakan Standar Dan Prosedur Yang Telah Ditetapkan Hasil Evaluasi Diri Ini Akan Dilaporkan Kepada Akademik, Pimpinan Unit Kerja, Seluruh Staf Pada Unit Bersangkutan Dan Kepada Direktur Perguruan Tinggi Akan Membuat Keputusan Tentang Langkah Atau Tindakan Yang Harus Dilakukan Untuk Memperbaiki Dan Meningkatkan Mutu. Melaksanakan Mutu Dengan Siklus PPEPP Juga Akan Mengharuskan Setiap Unit Kerja Di Perguruan Tinggi Bersikap Terbuka, Kooperatif Dan Siap Untuk Di Audit Atau Diperiksa Oleh Tim Auditor Internal Yang Telah Mendapatkan Pelatihan Khusus Tentang Audit Mutu.Audit Yang Dilakukan Setiap Akhir Semester/Tahun Akademik Akan Direkam Dan Dilaporkan Kepada Direktur Perguruan Tinggi Untuk Kemudian Diambil Tindakan Tertentu Berdasarkan Hasil Temuan Dan Rekomendasi Dari Tim Auditor. Hasil Pelaksanaan Mutu Dengan Basis Siklus PPEPP Adalah Kesiapan Semua Unit Di Perguruan Tinggi Untuk Mengikuti Proses Akreditasi Atau Penjaminaan Eksternal, Baik Oleh BAN-PT Ataupun Lembaga Akreditasi Mandiri (Profesi). Mekanisme SPM Dikti a.Mekanisme SPMI Mekanisme SPM Dikti diawali oleh perguruan tinggi dengan mengimplementasikan SPMI melalui siklus kegiatan yang disingkat sebagai PPEPP,yaitu terdiri atas: 1) Penetapan (P) Standar Dikti, yaitu kegiatan Penetapan standar atauukuran yang terdiri atas SN Dikti dan Standar Dikti yang ditetapkan oleh perguruan tinggi; 2) Pelaksanaan (P) Standar Dikti, yaitu kegiatan Pemenuhan standar Atau ukuran yang terdiri atas SN Dikti dan Standar Dikti yang ditetapkan oleh perguruan tinggi ; 3) Evaluasi (E) pelaksanaan Standar Dikti, yaitu kegiatan pembandingan antara luarankegiatan pemenuhan standar atau ukuran dengan standar atau ukuran yang terdiri atas SN Dikti dan Standar Dikti yang telah ditetapkan oleh perguruan Tinggi; 4) Pengendalian (P) Standar Dikti, yaitu kegiatan analisis penyebab standar atau ukuran yang terdiri atas SN Dikti dan Standar Dikti yang telah ditetapkan oleh perguruan tinggi yang tidak tercapai untuk dilakukan tindakan koreksi; dan 5) Peningkatkan (P) Standar Dikti, yaitu kegiatan perbaikan standar atau ukuranyang terdiri atas SN Dikti dan Standar Dikti agar lebih tinggi dari pada standar atau ukuran yang terdiri atas SN Dikti dan Standar Dikti yang telah ditetapkan. SPMI di Perguruan Tinggi Negeri (PTN) ditetapkan dalam peraturan pemimpin PTN (Rektor, Ketua, atau Direktur) setelah terlebih dahulu disetujui senat pada PTN.Di sisi lain, SPMI di Perguruan Tinggi Swasta (PTS)ditetapkan dalam peraturan Pedoman Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi pemimpin PTS (Rektor, Ketua, atau Direktur) setelah terlebih dahulu disetujui senat pada PTS dan badan hukum penyelenggara (Yayasan, Persyarikatan, dsb.). Setelah satu atau beberapa siklus SPMI diimplementasikan oleh perguruan tinggi, SPMI sebagai suatu sistem secara utuh perlu dievaluasi dan kemudian dikembangkan secara berkelanjutan oleh perguruan tinggi yang bersangkutan. Luaran Implementasi SPMI dalam suatu siklus disampaikan oleh perguruan tinggi kepada: 1) LAM untuk meminta dan memperoleh status terakreditasi dan peringkat terakreditasi program studi; atau 2) BAN-PT untuk meminta dan memperoleh status terakreditasi dan peringkat terakreditasi Perguruan tinggi. Permintaan perguruan tinggi untuk memperoleh status terakreditasi dan peringkat terakreditasi program studi atau perguruan tinggi dapat dilakukan oleh perguruan tinggi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Gambar Perbaikan Berkelanjutan Standar SPMI Manfaat utama yang diharapkan dengan
dijalankan SPMI ini adalah kepuasan pemangku kepentingan dan kesiapan seluruh unit yang ada di perguruan Tinggi, baik unit pelaksana akademik, unit penunjang akademik, ataupun pelaksanaadministratif untuk mengikuti proses akreditasi ataupun penjaminan mutu eksternal, baik oleh BAN PT ataupun lembaga akreditasi yang kredibel lainnya. Referensi Aris Junaidi,2016,Sistem penjaminan mutu internal perguruan tinggi, Jakarta. Akademi Kebidanan Baruna Husada ,2014, Buku Pedoman SPMI,Sibuhuan Akademi Kebidanan Baruna Husada ,2014, Buku Kebijakan SPMI,Sibuhuan Intan ahmad, 2016, pedoman sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi,Jakarta. Meirawan, Danny 2010. Penjaminan Mutu Satuan Pendidikan sebagai Upaya Pengendalian Mutu Pendidikan Secara Nasional dalam Otonomi Daerah.
