Kepemimpinan dalam Konteks Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi Abstract In the future, the existence of the college not only depends on government, but also especially depends on stakeholders’s assessment about its higher education quality. In order to assure its existence, the college has to execute quality assurance of its higher education. Because the stakeholders’s assessment is always been improved, so quality assurance has also to be continuous improvement. The role of a leader in executing quality assurance is very important, especially to make commitment, to change paradigm and mental model, and to organize quality assurance execution. The aim of this paper is to describe leadership style which can be implemented in the college related to quality assurance execution. The leadership style is elaborated based on three processes (formulating, executing, and auditing) in the level of college, faculty and department. The leadership style is analysis result theorytically. 1. Pendahuluan Di era kontemporer, dunia pendidikan dikejutkan dengan adanya model pengelolaan pendidikan berbasis industri. Pengelolaan model ini mensyaratkan adanya upaya pihak pengelola institusi pendidikan untuk meningkatkan mutu pendidikan berdasarkan manajemen perusahaan. Penerapan manajemen mutu dalam pendidikan ini lebih populer dengan sebutan istilah Total Quality Education (TQE) yang dikembangkan dari konsep Total Quality Management (TQM), pada mulanya diterapkan pada dunia bisnis kemudian diterapkan pada dunia pendidikan (Salis, 2010). Secara filosofis, konsep ini menekankan pada perbaikan yang berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan. Sehingga tidak mengherankan, jika institusi pendidikan, baik pendidikan dasar dan menengah mau pun pendidikan tinggi berlomba-lomba mengadopsi teori dan praktek manajemen mutu di perusahaan untuk diterapkan di institusi pendidikannya, yang disahkan melalui sertifikasi yang diberikan oleh lembaga yang berwenang. Salah satu jenis sertifikasi yang banyak dikejar oleh institusi pendidikan adalah sertifikasi ISO dengan berbagai variasinya. ISO sebetulnya berasal dari istilah International Organization for Standardization, supaya lebih mudah disingkat menjadi ISO (Chatab, 1996). Sertifikasi ISO akan diberikan jika institusi pendidikan tersebut telah berhasil menerapkan standar mutu pendidikan secara konsisten sesuai dengan persyaratan ISO. Sejalan dengan penerapan manajemen mutu pada institusi pendidikan tinggi, pemerintah melalui Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Dikti) telah mengeluarkan sebuah pedoman, yaitu Pedoman Penjaminan Mutu (Quality Assurance) Pendidikan Tinggi, yang secara tegas mensyaratkan bahwa proses penjaminan mutu di pendidikan tinggi merupakan keharusan yang tidak dapat ditawar lagi. Pedoman ini disusun tidak dengan maksud untuk ‘mendikte’ perguruan tinggi dalam melakukan proses penjaminan mutu pendidikan tinggi, melainkan untuk memberikan inspirasi tentang siapa, apa, mengapa, dan bagaimana penjaminan mutu tersebut dapat dijalankan (Departemen Pendidikan Nasional, 2003). Dengan melaksanakan penjaminan mutu secara konsisten dan berkesinambungan diharapkan perguruan tinggi dapat meningkatkan kinerjanya dengan maksimum, sehingga dapat bersaing secara sehat dengan perguruan tinggi 1
yang sejenis. Lebih jauh lagi, dengan pelaksanaan penjaminan mutu artinya perguruan tinggi tersebut bisa memberi kepastian dan keyakinan kepada para pemangku kepentingan (stakeholders) bahwa mutu pendidikan di perguruan tinggi tersebut sudah mengikuti standarstandar yang disyaratkan oleh lembaga pemberi sertifikasi atau akreditasi. Di bagian akhir pedoman tersebut dijelaskan tentang pelaksanaan penjaminan mutu di perguruan tinggi, seperti kutipan berikut ini. Agar penjaminan mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi dapat dilaksanakan, maka terdapat beberapa prasyarat yang harus dipenuhi agar pelaksanaan penjaminan mutu tersebut dapat mencapai tujuannya, yaitu komitmen, perubahan paradigma, dan sikap mental para pelaku proses pendidikan tinggi, serta pengorganisasian penjaminan mutu di perguruan tinggi. Komitmen adalah syarat pertama yang harus ada. Komitmen di sini meliputi komitmen semua pihak, baik pimpinan, tenaga edukatif, tenaga non edukatif, atau pun tenaga penunjang, dengan kata lain seluruh civitas academica. Tetapi yang terpenting adalah komitmen pimpinan, karena untuk mengubah paradigma dan sikap mental, serta pengorganisasian penjaminan mutu yang baik dibutuhkan komitmen pimpinan. Tanpa komitmen pimpinan semua hal yang sudah dirancang tidak akan ada gunanya. Jelas sekali bahwa peran pimpinan dalam melaksanakan penjaminan mutu di perguruan tinggi sangatlah penting. Hal ini sejalan dengan pendapat Salis (2010) bahwa: Kepemimpinan adalah unsur penting dalam TQM. Pemimpin harus memiliki visi dan mampu menerjemahkan visi tersebut ke dalam kebijakan yang jelas dan tujuan yang spesifik. Pertanyaan selanjutnya adalah: Kepemimpinan seperti apa yang dibutuhkan dalam pelaksanaan penjaminan mutu di perguruan tinggi?. Tulisan ini akan membahas ciri-ciri pemimpin yang diduga dapat mendukung dan berhasil mengantarkan institusinya untuk meningkatkan mutunya secara konsisten dan berkesinambungan. 2. Kepemimpinan A. Definisi Kepemimpinan Definisi tentang kepemimpinan bervariasi sebanyak orang yang mencoba mendefinisikan konsep kepemimpinan. Definisi kepemimpinan secara luas meliputi proses mempengaruhi dalam menentukan tujuan organisasi, memotivasi perilaku pengikut untuk mencapai tujuan, mempengaruhi untuk memperbaiki kelompok dan budayanya, seperti yang dikemukakan oleh Robbins (1998). Leadership is the ability to influence a group toward the achievement of goals Rivai dan Mulyadi (2003) mendefinisikan kepemimpinan sebagai berikut:
2
1. Kepemimpinan terkadang dipahami sebagai kekuatan untuk menggerakkan dan mempengaruhi orang. Kadang juga diartikan sebagai sebuah alat membujuk orang agar bersedia melakukan sesuatu secara sukarela/sukacita. 2. Kepemimpinan juga dikatakan sebagai proses mengarahkan dan mempengaruhi aktivitasaktivitas yang ada hubungannya dengan pekerjaan para anggota kelompok. Tiga implikasi penting yang terkandung dalam hal ini, yaitu: (1) kepemimpinan itu melibatkan orang lain, baik bawahan atau pengikut, (2) kepemimpinan melibatkan pendistribusian kekuasaan antara pemimpin dan anggota kelompok secara seimbang, karena anggota kelompok bukanlah tanpa daya, (3) adanya kemampuan untuk menggunakan bentuk kekuasaan yang berbeda untuk mempengaruhi tingkah laku pengikutnya melalui berbagai cara. Oleh karena itu, kepemimpinan pada hakekatnya adalah:
Proses mempengaruhi atau memberi contoh dari pemimpin kepada pengikutnya dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Seni mempengaruhi dan mengarahkan orang dengan cara kepatuhan, kepercayaan, kehormatan, dan kerja sama yang bersemangat untuk mencapai tujuan bersama. Kemampuan untuk mempengaruhi, member inspirasi, dan mengarahkan tindakan seseorang atau kelompok untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Melibatkan tiga hal yaitu pemimpin, pengikut, dan situasi tertentu. Kemampuan untuk mempengaruhi suatu kelompok untuk mencapai tujuan.
B. Fungsi dan Tipe Kepemimpinan Fungsi kepemimpinan berhubungan langsung dengan situasi sosial dalam kehidupan kelompok/organisasi masing-masing, yang mengisyaratkan bahwa setiap pemimpin berada di dalam dan bukan di luar situasi itu. Fungsi kepemimpinan merupakan gejala sosial, karena harus diwujudkan dalam interaksi antar individu di dalam situasi sosial suatu kelompok/organisasi. Fungsi kepemimpinan memiliki dua dimensi seperti: 1. Dimensi yang berkenaan dengan tingkat kemampuan mengarahkan (direction) dalam tindakan atau aktivitas pemimpin. 2. Dimensi yang berkenaan dengan tingkat dukungan (support) atau keterlibatan orangorang yang dipimpin dalam melaksanakan tugas-tugas pokok kelompok/organisasi. Secara operasional dapat dibedakan dalam lima fungsi pokok kepemimpinan, yaitu (Rivai dan Mulyadi, 2003): a. Fungsi instruksi Fungsi ini bersifat komunikasi satu arah. Pemimpin sebagai komunikator merupakan pihak yang menentukan apa, bagaimana, bilamana, dan dimana perintah itu dikerjakan agar keputusan dapat dilaksanakan secara efektif. Kepemimpinan yang efektif memerlukan kemampuan untuk menggerakkan dan memotivasi orang lain agar mau melaksanakan perintah.
3
b. Fungsi konsultasi Fungsi ini bersifat komunikasi dua arah. Pada tahap pertama dalam usaha menetapkan keputusan, pemimpin kerapkali memerlukan bahan pertimbangan yang mengharuskan untuk berkonsultasi dengan orang yang dipimpinnya yang dinilai mempunyai berbagai bahan informasi yang dibutuhkan dalam menetapkan keputusan. Tahap berikutnya konsultasi dari pimpinan pada orang-orang yang dipimpin dapat dilakukan setelah keputusan ditetapkan dan sedang dalam pelaksanaan. Konsultasi itu dimaksudkan untuk memperoleh masukan berupa umpan balik (feedback) untuk memperbaiki dan menyempurnakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dan dilaksanakan. Dengan menjalankan fungsi konsultatif dapat diharapkan keputusan-keputusan pimpinan akan mendapat dukungan dan lebih mudah menginstruksikannya, sehingga kepemimpinan berlangsung efektif. c. Fungsi partisipasi Dalam menjalankan fungsi ini pemimpin berusaha mengaktifkan orang-orang yang dipimpinnya, baik dalam keikutsertaan mengambil keputusan maupun dalam melaksanakannya. Partisipasi tidak berarti bebas berbuat semaunya, tetapi dilakukan secara terkendali dan terarah berupa kerja sama dengan tidak mencampuri atau mengambil tugas pokok orang lain. Keikutsertaan pemimpin harus tetap dalam fungsi sebagai pemimpin bukan pelaksana. d. Fungsi delegasi Fungsi ini dilaksanakan dengan memberikan pelimpahan wewenang membuat/menetapkan keputusan, baik melalui persetujuan maupun tanpa persetujuan dari pimpinan. Fungsi delegasi pada dasarnya berarti kepercayaan. Orang-orang penerima delegasi itu harus diyakini merupakan pembantu pemimpin yang memilikim kesamaan prinsip, persepsi, dan aspirasi. e. Fungsi pengendalian Fungsi pengendalian berarti bahwa kepemimpinan yang sukses/efektif mampu mengatur aktivitas anggotanya secara terarah dalam koordinasi yang efektif sehingga memungkinkan tercapainya tujuan bersama secara maksimal. Fungsi pengendalian dapat diwujudkan melalui kegiatan bimbingan, pengarahan, koordinasi, dan pengawasan. Seluruh fungsi kepemimpinan tersebut diselenggarakan dalam aktivitas kepemimpinan secara integral. Pelaksanaannya berlangsung sebagai berikut:
Pemimpin berkewajiban menjabarkan program kerja. Pemimpin harus mempu memberikan petunjuk yang jelas. Pemimpin harus berusaha mengambangkan kebebasan berpikir dan mengeluarkan pendapat. Pemimpin harus mengembangkan kerja sama yang harmonis. Pemimpin harus mampu memecahkan masalah dan mengambil keputusan sesuai batas tanggung jawabnya. Pemimpin harus mendayagunakan pengawasan sebagai alat pengendali. 4
Dalam melaksanakan fungsi-fungsi kepemimpinan, maka akan berlangsung aktivitas kepemimpinan. Apabila aktivitas tersebut dipilah-pilah, maka akan terlihat gaya kepemimpinan dengan polanya masing-masing. Gaya kepemimpinan tersebut merupakan dasar dalam mengklasifikasikan tipe kepemimpinan. Gaya kepemimpinan memiliki tiga pola dasar, yaitu: (1) Gaya kepemimpinan yang berpola pada kepentingan pelaksanaan tugas. (2) Gaya kepemimpinan yang berpola pada pelaksanaan hubungan kerja sama. (3) Gaya kepemimpinan yang berpola pada kepentingan hasil yang dicapai. Berdasarkan ketiga pola dasar tersebut terbentuk perilaku kepemimpinan yang berwujud pada kategori kepemimpinan yang terdiri atas tipe pokok kepemimpinan, yaitu: a. Tipe Kepemimpinan Otoriter Tipe kepemimpinan ini menempatkan kekuasaan di tangan satu orang. Pemimpin bertindak sebagai penguasa tunggal. Kedudukan dan tugas anak buah semata-mata hanya sebagai pelaksana keputusan, perintah, dan bahkan kehendak pimpinan. Pimpinan memandang dirinya lebih dalam segala hal, dibandingkan dengan bawahannya. Kemampuan bawahan selalu dipandang rendah sehingga dianggap tidak mampu berbuat sesuatu tanpa diperintah. b. Tipe Kepemimpinan Kendali Bebas Tipe kepemimpinan ini merupakan kebalikan dari tipe kepemimpinan otoriter. Pemimpin berkedudukan sebagai symbol. Kepemimpinan dijalankan dengan memberikan kebebasan penuh pada orang yang dipimpin dalam mengambil keputusan dan melakukan kegiatan menurut kehendak dan kepentingan masing-masing, baik secara perorangan maupun kelompok-kelompok kecil. Pemimpin hanya memfungsikan dirinya sebagai penasihat. c. Tipe Kepemimpinan Demokratis Tipe kepemimpinan ini menempatkan manusia sebagai faktor utama dan terpenting dalam setiap kelompok/organisasi. Pemimpin memandang dan menempatkan orang-orang yang dipimpinnya sebagai subyek yang memiliki kepribadian dengan berbagai aspeknya, seperti dirinya juga. Kemauan, kehendak, kemampuan, buah pikiran, pendapat, kreativitas, inisiatif yang berbedabeda dan dihargai disalurkan secara wajar. Tipe pemimpin ini selalu berusaha untuk memanfaatkan setiap orang yang dipimpinnya. Kepemimpinan demokratis adalah kepemimpinan yang aktif, dinamis, dan terarah. Kepemimpinan tipe ini dalam mengambil keputusan sangat mementingkan musyawarah, yang diwujudkan pada setiap jenjang dan di dalam unit masingmasing. Ketiga tipe kepemimpinan di atas dalam prakteknya saling mengisi atau saling menunjang secara bervariasi, yang disesuaikan dengan situasi sehingga akan menghasilkan kepemimpinan yang efektif. Tabel 1 memperlihatkan pendekatan yang dilakukan pada setiap tipe kepemimpinan.
5
Tabel 1 Pendekatan pada Tiga Tipe Kepemimpinan Otoriter Kekuasaan pada pemimpin
Demokratis Kekuasaan pada bawahan
Kendali Bebas Kekuasaan pada bawahan
C. Gaya Kepemimpinan Rivai dan Mulyadi (2003) mendeskripsikan gaya kepemimpinan ke dalam beberapa definisi berikut ini. 1. Gaya kepemimpinan adalah sekumpulan ciri yang digunakan pimpinan untuk mempengaruhi bawahan agar sasaran organisasi tercapai atau dapat pula dikatakan bahwa gaya kepemimpinan adalah pola perilaku dan strategi yang disukai dan sering diterapkan oleh seorang pemimpin. 2. Gaya kepemimpinan adalah pola menyeluruh dari tindakan seorang pemimpin, baik yang tampak maupun yang tidak tampak oleh bawahannya. 3. Gaya kepemimpinan menggambarkan kombinasi yang konsisten dari falsafah, keterampilan, sifat, dan sikap yang mendasari perilaku seseorang. 4. Gaya kepemimpinan, baik secara langsung ataupun tidak langsung, menunjukkan keyakinan seorang pimpinan terhadap kemampuan bawahannya. 5. Gaya kepemimpinan yang paling tepat adalah suatu gaya yang dapat memaksimumkan produktivitas, kepuasan kerja, pertumbuhan, dan mudah menyesuaikan dengan segala situasi. Studi tentang gaya kepemimpinan sudah berlangsung sejak lama. Pada tahun 1930-an berkembang pendapat bahwa gaya kepemimpinan sebagai suatu rangkaian kesatuan yang didasarkan pada derajat pembagian kekuasaan dan pengaruh antara pimpinan dan bawahan. Dalam rangkaian tersebut dapat diidentifikasi empat gaya kepemimpinan dasar, yaitu: mengatakan (telling), menjual (selling), konsultasi (consulting), dan bergabung (participating). Mengatakan adalah gaya kepemimpinan otokratis, sedangkan bergabung adalah gaya kepemimpinan demokratis. Menurut pendapat ini gaya kepemimpinan demokratis bukanlah pendekatan kepemimpinan yang terbaik dalam semua situasi, mereka lebih menyarankan penggunaan semua gaya, mulai dari mengatakan sampai bergabung. Untuk menentukan gaya yang paling efektif dalam menghadapi keadaan tertentu maka perlu mempertimbangkan kekuatan yang ada dalam tiga unsur, yaitu: diri pemimpin, bawahan, dan situasi secara menyeluruh. Pada tahun 1960-an berkembang teori kepemimpinan yang dinamakan “pola manajerial”. Kepemimpinan dipengaruhi oleh dua perhatian manajerial yang mendasar, yaitu perhatian terhadap produksi/tugas dan perhatian terhadap manusia. Menurut teori ini ada empat gaya dasar kepemimpinan: (1) gaya manajemen tugas, pemimpin menunjukkan perhatian tinggi terhadap produksi, tetapi perhatian rendah terhadap manusia, (2) gaya manajemen country club, pemimpin memperlihatkan perhatian yang tinggi terhadap manusia, tetapi perhatian rendah terhadap produksi, (3) gaya manajemen miskin, pemimpin tidak terlalu menunjukkan perhatian, baik terhadap produksi maupun manusia, (4) gaya manajemen tim, pemimpin 6
menunjukkan perhatian tinggi baik terhadap produksi maupun terhadap manusia. Menurut teori ini gaya manajemen tim, yang pada dasarnya sama dengan gaya demokratis merupakan gaya kepemimpinan yang terbaik untuk semua orang dalam segala situasi. Sementara itu, Contingency Theory Leadership menyatakan bahwa ada kaitan antara gaya kepemimpinan dengan situasi tertentu yang dipersyaratkan. Menurut teori ini seorang pemimpin akan efektif jika gaya kepemimpinannya sesuai dengan situasi yang terjadi. Pendekatan ini menyarankan bahwa diperlukan dua perangkat perilaku untuk kepemimpinan yang efektif, yaitu perilaku tugas dan perilaku hubungan. Dengan kedua perangkat ini maka kemungkinan akan melahirkan empat gaya kepemimpinan, yaitu; (1) mengarahkan, gaya kepemimpinan ini perilaku tugas tinggi, perilaku hubungan rendah, (2) menjual, perilaku tugas maupun perilaku hubungan sama tinggi, (3) ikut serta, perilaku tugas rendah sedangkan perilaku hubungan tinggi, (4) mendelegasikan, baik perilaku tugas maupun perilaku hubungan sama rendah. Sedangkan pakar manajemen modern berpendapat bahwa gaya kepemimpinan yang tepat adalah gaya yang dapat menyatukan tiga variabel situasional, yaitu hubungan pimpinan dan anggota, struktur tugas, serta posisi kekuasaan sehingga dapat dikatakan bahwa gaya kepemimpinan yang terbaik adalah jika posisi kekuasaan itu moderat. Path-Goal Model sepaham dengan pendapat di atas, bahwa suksesnya seorang pemimpin tergantung pada kemampuannya dalam menyesuaikan gaya kepemimpinannya dengan lingkungan dan karakteristik individual bawahannya. Pengembangan baru dari teori ini yang dapat dikatakan sebagai kalangan moderat, menggambarkan bahwa ada empat tipe atau gaya kepemimpinan, yaitu: (1) mengarahkan (directive), gaya ini sama dengan gaya otokratis, jadi bawahan mengetahui secara persis apa yang diharapkan dari mereka, (2) mendukung (supportive), pemimpin bersifat ramah terhadap bawahan, (3) berpartisipasi (participative), pemimpin bertanya dan menggunakan saran bawahan, (4) berorientasi pada tugas (task oriented), pemimpin menyususn serangkaian tujuan yang menantang untuk bawahannya. Meskipun demikian, diakui bahwa dalam manajemen modern, gaya kepemimpinan yang paling tepat untuk dikembangkan adalah gaya kepemimpinan yang partisipatif atau fasilitatif, serta involvement-oriented style yang terpusat pada komitmen dan keterlibatan pegawai. Akhirnya, gaya kepemimpinan dibagi ke dalam dua dimensi, yaitu dimensi tugas dan dimensi manusia. Dimensi tugas disebut “mengarahkan”, berorientasi pada produk dan berujung pada gaya kepemimpinan otokratis, sedangkan dimensi manusia, berhubungan dengan istilah “mendukung” berorientasi pada bawahan dan berujung pada tipe kepemimpinan bebas kendali. Seorang pemimpin yang efektif harus menggunakan gaya kepemimpinan yang berbeda dalam situasi yang berbeda, jadi tidak tergantung pada satu pendekatan untuk semua situasi. Pandangan ini mensyaratkan agar seorang pemimpin mampu membedakan gaya-gaya kepemimpinan, membedakan situasi, menentukan gaya yang sesuai untuk situasi tertentu, serta mampu menggunakan gaya tersebut secara benar.
7
Semua konsep di atas bermula dari pengamatan yang dilakukan terhadap perusahaan-perusahaan yang berorientasi pada profit. Demikian juga untuk penerapan gaya kepemimpinan yang seseuai juga, dilihat berdasarkan perspektif perusahaan swasta, yang belum tentu sesuai untuk diterapkan dalam organisasi publik atau organisasi pendidikan, seperti perguruan tinggi, Untuk itu dalam pembahasan selanjutnya, akan dielaborasi tipe-tipe dan gaya-gaya kepemimpinan yang seuai diterapkan di perguruan tinggi dalam konteks penjaminan mutu internal di perguruan tinggi yang bersangkutan. 3. Sistem Penjaminan Mutu Internal Proses penjaminan mutu pendidikan tinggi di suatu perguruan tinggi merupakan kegiatan mandiri dari perguruan tinggi yang bersangkutan, sehingga proses tersebut dirancang, dijalankan, dan dikendalikan sendiri oleh perguruan tinggi yang bersangkutan tanpa campur tangan dari pemerintah, dalam hal ini Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Kementerian Pendidikan Nasional (Departemen Pendidikan Nasional, 2003). Kebijakan ini diambil karena disadari bahwa setiap perguruan tinggi memiliki spesifikasi yang berlainan antara lain dalam hal ukuran, struktur, sumber daya, visi dan misi, sejarah, serta kepemimpinan. Mengenai posisi dan arti penting penjaminan mutu pendidikan tinggi di suatu perguruan tinggi, dapat dikemukakan bahwa di masa mendatang eksistensi suatu perguruan tinggi tidak semaatamata tergantung pada pemerintah, melainkan terutama tergantung pada penilaian stakeholders (mahasiswa, orang tua, dunia kerja, pemerintah, dosen, tenaga penunjang, serta pihak-pihak lain yang berkepentingan) tentang mutu pendidikan tinggi yang diselenggarakannya. Agar eksistensinya terjamin, maka perguruan tinggi mau tidak mau harus menjalankan penjaminan mutu pendidikan tinggi yang diselenggarakannya. Perlu dikemukakan bahwa karena penilaian stakeholders senantiasa berkembang, maka penjaminan mutu juga harus selalu disesuaikan pada perkembangan itu secara berkelanjutan (continuous improvement). A. Definisi Penjaminan Mutu Secara umum yang dimaksud dengan penjaminan mutu adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga konsumen, produsen, dan pihak lain yang berkepentingan memperoleh kepuasan (Departemen Pendidikan Nasional, 2003). Dengan demikian penjaminan mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan pendidikan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga stakeholders (mahasiswa, orang tua, dunia kerja, pemerintah, dosen, tenaga penunjang, serta pihak lain yang berkepentingan) memperoleh kepuasan (Departemen Pendidikan Nasional, 2003). B. Konsep Penjaminan Mutu Pendidikan tinggi di perguruan tinggi dinyatakan bermutu atau berkualitas, apabila:
8
1. Perguruan tinggi tersebut mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya (aspek deduktif). 2. Perguruan tinggi tersebut mampu memenuhi kebutuhan stakeholders (aspek induktif) berupa:
Kebutuhan kemasyarakatan (societal needs) Kebutuhan dunia kerja (industrial needs) Kebutuhan professional (professional needs)
Dengan demikian perguruan tinggi harus mampu merencanakan, menjalankan, dan mengendalikan suatu proses yang menjamin pencapaian mutu sebagaimana diuraikan di atas. C. Tujuan Penjaminan Mutu Secara spesifik, tujuan penjaminan mutu adalah memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan secara berkelanjutan, yang dijalankan oleh suatu perguruan tinggi secara internal untuk mewujudkan visi dan misinya, serta untuk memenuhi kebutuhan stakeholders melalui penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi. Pencapaian tujuan penjaminan mutu melalui kegiatan penjaminan mutu yang dijalankan secara internal oleh perguruan tinggi, akan dikontrol dan diaudit melalui kegiatan akreditasi yang dijalankan oleh BAN-PT atau lembaga lain secara eksternal. Dengan demikian, obyektivitas penilaian terhadap pemeliharaan dan peningkatan mutu pendidikan tinggi secara berkelanjutan di suatu perguruan tinggi dapat diwujudkan. D. Butir-butir Mutu Sebagaimana dikemukakan di atas, perguruan tinggi memilih dan menetapkan sendiri standar mutu pendidikan tinggi untuk setiap program studi. Pemilihan dan penetapan standar itu dilakukan dalam sejumlah aspek yang disebut butir-butir mutu, diantaranya: 1. Kurikulum program studi 2. Sumber daya manusia (dosen dan tenaga penunjang) 3. Mahasiswa 4. Proses pembelajaran 5. Prasarana dan sarana 6. Suasana akademik 7. Keuangan 8. Penelitian dan publikasi 9. Pengabdian kepada masyarakat 10. Tata pamong (governance) 11. Manajemen lembaga (institutional management) 12. Sistem informasi 13. Kerjasama dalam dan luar negeri E. Proses Penjaminan Mutu 9
Penjaminan mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi dijalankan melalui tahap-tahap yang dirangkai dalam suatu proses sebagai berikut: 1. Perguruan tinggi menetapkan visi dan misi perguruan tinggi yang bersangkutan. 2. Berdasarkan visi dan misi perguruan tinggi tersebut, setiap program studi menetapkan visi dan misi program studinya. 3. Visi setiap program studi kemudian dijabarkan oleh program studi terkait menjadi serangkaian standar mutu pada setiap butir mutu sebagaimana disebutkan di atas. 4. Standar mutu dirumuskan dan ditetapkan dengan meramu visi perguruan tinggi (secara deduktif) dan kebutuhan stakeholders (secara induktif). Sebagai standar, rumusannya harus spesifik dan terukur, yaitu mengandung unsur ABCD (Audience, Behavior, Competence, Degree). 5. Perguruan tinggi menetapkan organisasi dan mekanisme kerja penjaminan mutu. 6. Perguruan tinggi melaksanakan penjaminan mutu dengan menerapkan manajemen kendali mutu di bawah ini. 7. Perguruan tinggi mengevaluasi dan merevisi standar mutu melalui benchmarking secara berkelanjutan. F. Manajemen Kendali Mutu Penjaminan mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi dapat diselenggarakan melalui pelbagai model manajemen kendali mutu. Salah satu model manajemen yang dapat digunakan adalah model PDCA (Plan, Do, Check, Action) yang akan menghasilkan pengembangan berkelanjutan (continuous improvement) atau kaizen mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi. Beberapa prinsip yang harus melandasi pola pikir dan pola tindak semua pelaku manajemen kendali mutu berbasis PDCA adalah: 1. Quality first; semua pikiran dan tindakan pengelola pendidikan tinggi harus memprioritaskan mutu. 2. Stakeholder-in; semua pikiran dan tindakan pengelola pendidikan tinggi harus ditujukan pada kepuasan stakeholders. 3. The next process is our stakeholders; setiap orang yang melaksanakan tugas dalam proses pendidikan tinggi, harus menganggap orang lain yang menggunakan hasil pelaksanaan tugasnya sebagai stakeholdernya yang harus dipuaskan. 4. Speak with data; setiap orang pelaksana pendidikan tinggi harus melakukan tindakan dan mengambil keputusan berdasarkan analisis data yang telah diperolehnya terlebih dahulu, bukan berdasarkan pengandaian atau rekayasa. 5. Upstream management; semua pengambilan keputusan di dalam proses pendidikan tinggi dilakukan secara partisipatif, bukan otoritatif. Di dalam tahap “check” pada manajemen kendali mutu berbasis PDCA, terdapat titik-titik kendali mutu (quality check-points) dimana setiap orang pelaksana pendidikan tinggi harus mengaudit hasil pelaksanaan tugasnya dengan standar mutu yang telah ditetapkan. Menetapkan titik-titik kendali mutu (quality check-points) pada setiap satuan kegiatan dalam manajemen kendali mutu berbasis PDCA merupakan keharusan bagi perguruan tinggi. 10
G. Pelaksanaan Penjaminan Mutu Agar penjaminan mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi dapat dilaksanakan, maka terdapat beberapa prasyarat yang harus dipenuhi supaya pelaksanaan penjaminan mutu tersebut dapat mencapai tujuannya, yaitu: komitmen, perubahan paradigma dan sikap mental para pelaku proses pendidikan tinggi, serta pengorganisasian penjaminan mutu di perguruan tinggi. (1)
Komitmen
Para pelaku proses pendidikan tinggi di suatu perguruan tinggi, baik yang memimpin maupun yang dipimpin, harus memiliki komitmen yang tinggi untuk senantiasa menjamin dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi yang diselenggarakannya. Tanpa komitmen ini di semua lini organisasi di suatu perguruan tinggi, niscaya penjaminan mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi tersebut akan berjalan tersendat, bahkan mungkin tidak akan berhasil dijalankan. (2)
Perubahan paradigma
Paradigma lama penjaminan mutu, yaitu mutu pendidikan tinggi di suatu perguruan tinggi akan dapat dipelihara serta ditingkatkan apabila dilakukan pengawasan atas pengendalian atau pengendalian yang ketat oleh pemerintah, harus diubah menjadi suatu paradigma baru. Paradigma baru penjaminan mutu pendidikan tinggi, yaitu perguruan tinggi harus menjaga dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi yang diselenggarakannya agar visinya dapat diwujudkan melalui pelaksanaan misi, serta agar stakeholders dapat dipuaskan. Dengan paradigm baru tersebut, tugas pengawasan oleh pemerintah diringankan, akuntabilitas perguruan tinggi meningkat, stakeholders berperan lebih besar dalam menentukan mutu pendidikan di suatu perguruan tinggi. (3)
Sikap mental
Perencanaan di perguruan tinggi pada umumnya bukanlah karena kebutuhan, melainkan karena persyaratan perijinan atau akreditasi. Sikap mental seperti ini harus diubah menjadi sikap mental yang baru, yaitu rencanakanlah pekerjaan anda dan kerjakanlah rencana anda (plan your work and work your plan). (4)
Pengorganisasian
Mengenai pengorganisasian serta mekanisme kerja organisasi penjaminan mutu pendidikan tinggi di suatu perguruan tinggi, tidak terdapat pola baku yang harus diikuti oleh semua perguruan tinggi. Pengorganisasian penjaminan mutu pendidikan tinggi di suatu perguruan tinggi sangat tergantung pada ukuran, struktur, sumber daya, visi dan misi, sejarah, dan kepemimpinan di perguruan tinggi tersebut.
11
Sebagai contoh, dapat dikemukakan bahwa suatu perguruan tinggi dapat mengadakan unit penjaminan mutu di struktur organisasinya yang dipimpin oleh seorang wakil rektor, atau suatu unit yang independen terlepas dari struktur organisasi yang dipimpin oleh seorang dosen. Contoh model pengorganisasian lainnya adalah kegiatan penjaminan mutu inheren atau built in di dalam proses manajemen pendidikan tinggi di perguruan tinggi yang bersangkutan. Dengan demikian tidak dibutuhkan unit organisasi khusus yang dipimpin oleh pejabat yang menangani penjaminan mutu pendidikan tinggi. Kebebasan menentukan model pengorganisasian penjaminan mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi masing-masing, adalah sesuai dengan karakter kemandirian perguruan tinggi di Indonesia di masa yang akan datang. Faktor terpenting yang perlu mendapat perhatian dalam pengorganisasian penjaminan mutu pendidikan tinggi adalah bahwa pengorganisasian tersebut mampu menumbuhkan kesepahaman tentang penjaminan mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi tersebut, yang pada gilirannya akan menumbuhkan sikap suportif dari seluruh komponen di perguruan itu terhadap upaya penjaminan mutu pendidikan tinggi. 4. Pemangku Kepentingan di Perguruan Tinggi Perguran tinggi di Indonesia dapat dibedakan menjadi Perguruan Tinggi Negeri (PTN), Perguruan Tinggi Swasta (PTS), Perguruan Tinggi Kedinasan (PTK), dan Perguruan Tinggi Agama (PTA). Pada dasarnya pemangku kepentingan di semua perguruan tinggi di atas hampir sama, yang membedakan adalah lembaga penyelenggaranya. PTN diselenggarakan oleh pemerintah, dalam hal ini Kementerian Pendidikan Nasional, PTS diselenggarakan oleh yayasan pribadi, PTK diselenggarakan oleh kementerian lain di luar Kementerian Pendidikan Nasional, dan PTA diselenggarakan oleh Kementerian Agama. Untuk merinci pemangku kepentingan di perguruan tinggi bisa digunakan pendekatan sistem, yaitu dengan melihat mekanisme input-proses-output di perguruan tinggi, dengan menganggap bahwa perguruan tinggi sebagai sistem terbuka. Berdasarkan gambar mekanisme input-proses-output perguruan tinggi, maka dapat dirinci pemangku kepentingan di perguruan tinggi secara umum adalah: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Dosen Mahasiswa Tenaga non edukatif Lembaga penyelenggara Pemerintah Unsur pimpinan (Rektor, Dekan, Ketua Jurusan/Prodi, Kepala Lembaga, Kepala Biro, Kepala Bagian, Kepala Unit, dan pimpinan satuan kerja lainnya) 7. Alumni 8. Lembaga lain 9. Masyarakat
12
Dalam pembahasan selanjutnya akan dielaborasi gaya kepemimpinan yang sesuai diterapkan oleh unsur pimpinan di perguruan tinggi dalam konteks penjaminan mutu internal di perguruan tinggi yang bersangkutan. 5. Gaya Kepemimpinan Versi Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi Dalam konteks penjaminan mutu internal di perguruan tinggi, gaya kepemimpinan yang akan dicoba dielaborasi adalah unsur pimpinan yang terdiri atas pimpinan perguruan tinggi (rektor beserta para wakil rektor), pimpinan fakultas (dekan beserta para pembantu dekan), pimpinan jurusan (ketua dan sekretaris jurusan), serta kepala lembaga penelitian dan pengabdian masyarakat. Masing-masing unsur pimpinan tersebut bertanggung jawab untuk merumuskan visi dan misi, kebijakan dan sasaran mutu setiap satuan kerja atau unit yang dipimpinnya. Khusus untuk visi, misi, kebijakan, dan sasaran mutu perguruan tinggi harus ditetapkan sejak awal dan dilakukan secara bersama dibawah pimpinan rektor perguruan tinggi yang bersangkutan. Rumusan di atas ditindaklanjuti dengan pelaksanaan supaya dapat terwujud sesuai dengan harapan semua pihak. Dalam setiap tahap pelaksanaan perlu dilakukan proses audit untuk melihat kesesuaian antara rumusan dengan pelaksanaan, serta untuk meningkatkan standar sampai ke tingkat yang lebih tinggi. Selanjutnya, dari penjelasan di atas, dapat dirinci proses yang harus dilalui dalam penjaminan mutu internal di perguruan tinggi, yaitu: (1) perumusan, (2) pelaksanaan, dan (3) audit. Dalam setiap proses pimpinan harus jeli untuk menerapkan gaya kepemimpinan yang sesuai supaya proses dapat berjalan dengan efisien dan efektif. Tabel 2 berikut ini menggambarkan gaya kepemimpinan yang diduga sesuai digunakan oleh unsur pimpinan di perguruan tinggi dalam konteks penjaminan mutu internal di perguruan tinggi yang bersangkutan. Tabel 2 Tipe dan Gaya Kepemimpinan Versi Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi Proses Perumusan
Unsur Pimpinan Perguruan Tinggi Fakultas Jurusan
Pelaksanaan
Perguruan Tinggi
Tipe dan Gaya Kepemimpinan yang Sesuai Pada level ini dibutuhkan tipe kepemimpinan yang memberi kebebasan kepada anggota yang dipimpin untuk merumuskan visi, misi, kebijakan, serta sasaran mutu, sehingga tipe kepemimpinan yang sesuai adalah kendali bebas dan demokratis, yaitu member kewenangan kepada anggota kelompok untuk mengambil alih kekuasaan. Sedangkan gaya kepemimpinan yang sesuai untuk diterapkan adalah gaya manajemen tim, menjual, supportive, dan participative. Tipe dan gaya kepemimpinan ini senada baik untuk pimpinan perguruan tinggi, fakultas, ataupun jurusan. Proses pelaksanaan di level perguruan tinggi lebih fokus pada komitmen untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara keseluruhan, sehingga tipe kepemimpinan 13
Fakultas
Jurusan
Audit
Perguruan Tinggi Fakultas Jurusan
bisa lebih demokratis, artinya kewenangan diberikan ke level di bawahnya. Gaya kepemimpinan yang sesuai adalah mengarahkan, mendelegasikan, supportive, dan task oriented. Di level tengah ini, tipe kepemimpinan masih bisa demokratis. Gaya kepemimpinan yang sesuai adalah mengarahkan, mendelegasikan, supportive, dan task oriented. Di level ini, tipe kepemimpinan harus lebih otoriter, karena butir-butir mutu yang harus ditingkatkan banyak yang berada di level jurusan. Gaya kepemimpinan yang sesuai adalah manajemen tim, mengarahkan, menjual, ikut serta, dan supportive. Untuk proses audit di semua level, sebaiknya dilakukan dengan otoriter, supaya lebih efektif. Gaya kepemimpinan yang sesuai untuk diterapkan adalah manajemen tugas, mengarahkan, dan task oriented.
6. Penutup Tipe dan gaya kepemimpinan versi penjaminan mutu internal di perguruan tinggi yang telah dijabarkan di atas, dielaborasi berdasarkan proses perumusan (visi, misi, kebijakan, dan sasaran mutu), pelaksanaan penjaminan mutu, serta proses audit kesesuaian antara rumusan dengan pelaksnaan. Sedangkan unsur pimpinan yang dibahas adalah pimpinan perguruan tinggi, tingkat fakultas dan jurusan. Tentu saja tipe dan gaya kepemimpinan yang disajikan merupakan hasil analisis yang bersifat teoritis, artinya baru merupakan dugaan bahwa tipe dan gaya kepemimpinan tersebut sesuai untuk diterapkan di perguruan tinggi dalam rangka menerapkan penjaminan mutu internal di perguruan tinggi yang bersangkutan. Untuk memperoleh hasil yang lebih baik dan sesuai dengan kenyataan dibutuhkan penelitian yang lebih akurat dengan metodologi yang tepat, sehingga diperoleh gambaran tipe dan gaya kepemimpinan yang sesuai untuik diterapkan di perguruan tinggi sesuai dengan jenisnya (PTN, PTS, PTK, atau PTA) dalam rangka memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara konsisten dan berkesinambungan. Daftar Pustaka Chatab, N. (1996), Panduan Penerapan dan Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9000, Elex Media Komputindo. Departemen Pendidikan Nasional (2003), Pedoman Penjaminan Mutu (Quality Assurance) Pendidikan Tinggi, Jakarta. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan 14
Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya (2010), Perancangan Sistem Penjaminan Mutu dan Sertifikasi Auditor Internal Mutu di Perguruan Tinggi, Modul Pelatihan, Malang. Rivai, V. dan Mulyadi, D. (2003), Kepemimpinan dan Perilaku Organisasi, PT RajaGrafindo Persada, Jakarta. Robbins, S.P. (1998), Organizational Behavior: Concepts, Controversies, and Applications, Prentice-Hall Inc., New Jersey. Sallis, E. (2010), Total Quality Management in Education, Alih Bahasa: Ahmad Ali Riyadi dan Fahrurrozi, IRCiSoD, Jogjakarta. Sartika, I. (1998), Perancangan Sistem Dokumentasi Mutu Perguruan Tinggi Swasta (PTS) dengan Menggunakan Model ISO 9000 (Studi Kasus: Universitas Pasundan Bandung), Tesis Magister, Bidang Khusus Manajemen Industri, Program Studi Teknik dan Manajemen Industri, Program Pascasarjana, Institut Teknologi Bandung. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.
15
