QUALITY ASSURANCE
PROSES PENJAMINAN MUTU PERGURUAN TINGGI
merupakan kegiatan mandiri dari perguruan tinggi yang bersangkutan
tanpa campur tangan dari pemerintah (DEPDIKNAS)
Quality first
Firdaus L.N., Ph.D
UNIVERSITY STAFF MANAGEMENT TRAINING
TUJUAN: MENJAGA DAN MENINGKATKAN KUALITAS, RELEVANSI, IKLIM AKADEMIK Q A A A E : Quality, Autonomy, Accountability, Accreditation, Evaluation A I S E + + : Relevance, Academic Atmosphere, Internal Management, sustainability, Efficiency & Productivity, Access & Equity, Leadership Penanggungjawab: Pimpinan dan pengurus universitas dan fakultas
R
Peningkatan Mutu Peningkatan Mutu (Quality Improvement) (Quality Improvement)
MASUKAN
DosenDosen-Mahasiswa
Jaminan Jaminan Mutu Mutu
(Quality (Quality Assurance) Assurance) Internal Internal •• Evaluasi Evaluasi berkelanjutan berkelanjutan •• Evaluasi , lulusan, , mahasiswa lulusan Evaluasi oleh oleh mahasiswa, mahasiswa, lulusan, dan pengguna lulusan dan pengguna lulusan •• Evaluasi Evaluasi Diri Diri Eksternal Eksternal •• Standar Standar •• Kaji Kaji Ulang Ulang Eksternal Eksternal •• Penguji eksistensi Penguji eksistensi Pelaksana Jaminan Mutu: Tim Jaminan Mutu pada semua tingkat
PROSES
Proses Belajar Mengajar
KELUARAN Lulusan
Penanggungjawab: Pimpinan dan pengurus universitas dan fakultas
Indikator IndikatorKeberhasilan Keberhasilan AKADEMIK AKADEMIK
Universitas Umum) Umum) Universitas((Umum) ••Indikator Masukan Indikator Masukan ••Indikator IndikatorProses Proses ••Indikator Keluaran Indikator Keluaran
Program Khusus): Khusus): ProgramStudi Studi((Khusus): Kesesuaian dengan Kesesuaian dengan KOMPETENSI KOMPETENSI dan danSPESIFIKASI SPESIFIKASIProgram ProgramStudi Studi
Lingkup SNP meliputi: • Standar isi • Standar proses • Standar kompetensi lulusan • Standar pendidik dan tenaga kependidikan • Standar sarana dan prasarana • Standar pengelolaan • Standar pembiayaan • Standar penilaian pendidikan.
Butir – Butir Mutu Kurikulum program studi Sumber daya manusia (Dosen, dan tenaga penunjang) Mahasiswa Proses pembelajaran Prasarana dan sarana Suasana akademik Keuangan Penelitian dan Publikasi Pengabdian kepada masyarakat Tata pamong (governance) Manajemen lembaga (Institutional management) Sistem informasi Kerjasama dalam dan luar negeri
Kembali
Proses Penjaminan Mutu a. b. c. d.
Perguruan tinggi menetapkan visi dan misinya Setiap program studi menetapkan visi dan misinya berdasarkan perguruan tinggi Penjabaran visi, misi program studi menjadi serangkaian standar mutu Rumusan standar mutu harus spesifik dan terukur yaitu mengandung ABCD (Audience, Behavior, Competence, Degree)
Proses Penjaminan Mutu e.
f.
g.
Perguruan tinggi menetapkan organisasi dan mekanisme kerja penjaminan mutu Perguruan tinggi melaksanakan penjaminan mutu dengan menerapkan manajemen kendali mutu Perguruan tinggi mengevaluasi dan merevisi standar mutu melalui benchmarking secara berkelanjutan
Indikator Kinerja Mutu • Indikator kinerja mutu dapat diaplikasikan secara generik dengan suatu matriks "intervention logic antara indicator" RAISE++ dengan input, proses, output, outcome dan dampak atau impact (Ditjendikti, 2000) • Cara pengukurannya perlu ditentukan secara akurat dan dengan alat terpercaya
PROSES PERBAIKAN MUTU SIKLUS PDCA PERENCANAAN KINERJA
PERBAIKAN KINERJA PERBAIKAN MENERUS
PRIORITAS RE-ENGINEERING
PERENCANAAN KINERJA PENGUKURAN INDIKATOR KINERJA EVALUASI KERJA
TUNTUTAN EKSTERNAL Visi dan Strategi Stakeholder - Mahasiswa - mitra kerja - masyarakat
RUJUKAN KINERJA Bench-marking Audit eksternal Survei pelanggan Analisis kompetitor
SELF-AUDIT Review proses Kunci atau strategis
Indikator Kinerja •
INDIKATOR KINERJA (IK) – Cara Pengukuran IK :
• Ya/tidak, on/off, ada/tidak ada 3 → IK positif atau negatif. • Kualitatif → menurun, meningkat, lebih baik atau lebih buruk. • Kuantitatif → dengan ukuran-ukuran numerik
•
ALAT PENGUKURAN IK • Skala on/off → melalui observasi terhadap keberadaan dokumen pendukung, ketersediaan jadwal • Penilaian kualitatif → kuesioner, wawancara atau wawancara mendalam (indepth-interview), laporan, catatan baik pada waktu tertentu (awal tahun ajaran) maupun menurut interval tertentu • Penilaian kuantitatif → data nominal, Skala, ratio dan ordinal → diperoleh melalui penghitungan, registrasi, data keuangan, data dan Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) PT, Biro Pusat Statistik, data basil survei
•
ANALISIS • Analisis yang berorientasi pada mutu → fungsi kualitas, teknik Taguchi, analisis Pareto, analisis proses, diagram sebab akibat dan statistical process control (SPC).
INDIKATOR INPUT •
Jenis dan Metode Pengukuran Indikator Input Tingkatan Mahasiwa dalam Pendidikan Tinggi No
Indikator
Metode Pengukuran (Unit)
1
Asal SMU
Distribusi SMA berdasarkan propinsi yang diterima di PT/Fakultas/Jurusan (angka/presentase)
2
Kondisi sosial ekonomi orang tua
Rata-rata penghasilan/bulan Klasifikasi pekerjaan
3
Nilai rata-rata raport
Rata-rata raport mahasiswa yang diterima di Perguruan Tinggi/ Fakultas/Jurusan (angka rata-rata)
4
Nilai Bahasa Inggris
- Nilai TOEFL like test, yang diambil pada awal masuk Perguruan Tinggi (angka) - Nilai raport Bahasa Inggris (angka)
5
Nilai SPMB
Rata-rata nilai SPMB yang diterima (angka)
6
Pola seleksi inovasi
Proporsi mahasiswa diterima melalui lomba lomba. KIR, dan lain-lain (presentase)
7
Aktivitas ekstrakurikuler
Presentase mahasiswa yang sempat aktif di organisasi sekolah (presentase)
INDIKATOR INPUT • No
Jenis dan Metode Pengukuran Indikator Input Tingkatan Calon Dosen dalam Pendidikan Tinggi Indikator
Metode Pengukuran (Unit)
1
Asal Perguruan Tinggi
Distribusi dosen berdasarkan Asal Perguruan Tinggi (angka/presentase)
2
IP SI, S2, S3
Nilai IP (angka)
3
Skripsi, Thesis, Disertasi
Kualitas skripsi, thesis, Disertasi (baik, cukup) dan judulnya.
4
Gelar akedemik
Gelar sarjana, magister, doktor (proporsi gelar akademik)
5
Pengalaman riset
Jumlah riset yang telah dilakukan (angka)
6
Publikasi dalam dan luar negeri
Jumlah publikasi dalam dan luar negeri (angka)
7
Seminar
Jumlah melakukan seminar/tahun (angka)
8
Kemampuan menjaring dana-dana riset
Jumlah dana yang dijaring/tahun (rupiah) (Dapat digolongkan juga berdasarkan gelar akademik)
INDIKATOR PROSES •
Jenis dan Metode Pengukuran Indikator Proses dalam Pendidikan Tinggi
No
Indikator
Metode Pengukuran(Unft)
1
Ruang kuliah
• Banyaknya ruang kuliah besar (berapa buah/ rasio dengan mahasiswa) • Banyaknya ruang kuliah kecil (berapa buah/ rasio dengan mahasiswa)
2
Ruang Laboratorium/ praktikum
• Banyaknya ruang laboratorium/praktikum besar (berapa buah/rasio dengan mahasiswa) • Banyaknya ruang laboratorium/praktikum kecil (berapa buah/rasio dengan mahasiswa)
3
Ruang Responsi/diskusi
• Banyaknya ruang responsi/diskusi besar (berapa buah/rasio dengan mahasiswa) • Banyaknya ruang responsi/diskusi kecil (berapa buah/rasio dengan mahasiswa)
4
Ruang Perpustakaan
• Banyaknya ruang perpustakaan besar (berapa buah/rasio dengan mahasiswa) • Banyaknya ruang perpustakaan kecil (berapa buah/rasio dengan mahasiswa)
5
Ruang dosen
Banyaknya ruang dosen (berapa buah/rasio dengan mahasiswa dan dosen)
INDIKATOR PROSES (LANJUTAN) No
Indicator
Metode Pengukuran(Unit)
6
Kantor administrasi (mulai dari jurusan s/d rektorat)
Banyaknya kantor administrasi mulai dari Jurusan s/d rektorat (buah/rasio dengan mahasiswa)
7
Kantor administrasi kemahasiswaan (mulai himpunan profesi s/d lembaga kemahasiswaan di tingkat PT)
Banyaknya kantor administrasi kemahasiswaan mulai himpunan profesi s/d lembaga kemahasiswaan di tingkat PT (buah/rasio dengan mahasiswa)
8
Lahan percobaan (sawah/kebun)
Luas lahan (Ha)
9
OHP
Jumlah dan kualitas (buah/jurusan dan baik, cukup, buruk)
10
Infokus
Jumlah dan kualitas (berapa buah/jurusan dan baik, cukup, buruk)
11
Wire less
Jumlah dan kualitas (berapa buah/jurusan dan baik, cukup, buruk)
12
Komputer
Jumlah dan kualitas (berapa buah/jurusan dan baik, cukup, buruk)
INDIKATOR PROSES (Lanjutan) No
Indikator
Metode Pengukuran(Unit)
13
Layer
Jumlah dan kualitas (berapa buah/jurusan dan baik, cukup, buruk)
14
Dosen
• •
15
Asisten Dosen
Jumlah dosen S2 dan S3 (orang)
16
Jaringan Internet
Jumlah dan kualitas (berapa buah/jurusan dan balk, cukup, buruk)
17
AC
Jumlah dan kualitas (berapa buah/jurusan dan balk, cukup, buruk)
Jumlah dosen (orang) Rasio dosen dengan mahasiswa (angka rasio)
INDIKATOR PROSES (Lanjutan) No
Indikator
Metode Pengukuran(UnR)
18
Pengajaran •Kehadiran Dosen •Kehadiran Mahasiswa •Ujian per semester •PR per semester •Paper per semester
•Frekuensi/semester (kali/semester) •Presentasi kehadiran (persen) •Jumlah (kali/semester) •Jumlah (kali/semester) •Jumlah (kali/semester)
19
Seminar •Seminar/semester •Presentase kehadiran mahasiswa •Presentase kehadiran dosen
•Jumlah (kali/semester) •Presentasi (persen) •Presentasi (persen)
20
Pembimbingan Skripsi •Lama pembimbingan •Frek. pertemuan mahasiswa - dosen/bulan •Ujian skripsi
•Bulan Jumlah (kali) •Jumlah mahasiswa/semester orang/semester)
21
Pertemuan di luar kelas
Frekuensi pertemuan di luar kelas (kali)
22
SPP/semester untuk S1, S2, S3
Jumlah SPP/semester (rupiah)
INDIKATOR OUTPUT •
Jenis dan Metode Pengukuran Indikator Output dalam Pendidikan Tinggi No
Indikator
Metode Pengukuran (Unit)
1
IPK
Rata-rata IPK (nilai)
2
Nilai TOEFL/Nilai bahasa Inggris lainnya
Rata-rata nilai TOEFL/nilai bahasa Inggris Iainnya (nilai)
3
Rata-rata nilai mata ajaran pokok/utama
Rata-rata nilai (nilai)
4
Masa studi
Lamanya waktu studi (bulan)
5
Masa penyelesaian skripsi
Lamanya waktu penyelesaian skripsi (bulan)
6
Jumlah dan rasio lulusan
• Jumlah lulusan (angka) • Rasio masukan /lulusan (rasio)
7
Jumlah penelitian/ pengabdian pada masyarakat/ tahun
Banyaknya penelitian/pengabdian pada masyarakat/ tahun (angka)
INDIKATOR OUTPUT (LANJUTAN) No
Indikator
Metode Pengukuran (Unit)
8
Jumlah penelitian/pengabdian Pada masyarakat /dosen /tahun
Banyaknya penelitian/pengabdian pada masyarakat/dosen/tahun (angka)
9
Jumlah publikasi/dosen/tahun
Banyaknya publikasi/dosen/tahun angka)
10
Jumlah kerjasama
Banyaknya kerjasama (angka)
11
Jumlah paten kumulatif
Banyaknya paten kumulatif (angka)
12
Distribusi riset/pengabdian pada Masyarakat
Distribusi per fakultas (angka/presentase)
13
Alokasi waktu dosen melaksanakan penelitian/ pengabdian pada masyarakat
Jumlah hari/minggu (angka)
14
Keterlibatan mahasiswa
Banyaknya mahasiswa dalam penelitian/ pengabdian pada masyarakat (orang)
15
Presentase Drop Out
Jumlah presentase mahasiswa drop out (presentase)
INDIKATOR OUTCOME •
Jenis dan Metode Pengukuran Indikator Outcome dalam Pendidikan Tinggi No
Indikator
Metode Pengukuran (Unit)
1
Waktu tunggu mendapatkan Pekerjaaan pertama
Jumlah waktu tunggu (bulan)
2
Pendapat masyarakat umum terhadap kinerja lulusan
Penilaian masyarakat (baik/cukup/buruk)
3
Kesesuaian pekerjaan dengan bidang pendidikan
Penilaian kesesuaian (sesuai/tidak sesuai)
4
Prestasi lulusan
Penilaian prestasi (baik/cukup/buruk)
S
Publikasi lulusan
Jumlah publikasi/tahun (angka)
6
Hasil-hasil penemuan/riset lulusan
Jumlah/tahun (angka)
7
Gaji pertama menerima pekerjaan
Jumlah gaji (rupiah)
MEMBANGUN SEBUAH SISTEM KUALITAS • Dunia pendidikan konvensional → jarang melakukan evaluasi terhadap sistem pembelajaran → terjebak kepada rutinitas pengajaran yang seakan-akan sudah solid dan tidak perlu diubah. • Riset komprehensif → memperbaiki sistem pengajaran mulai dari sisi input sampai sisi outcome • Dari sisi pasar pengguna lulusan atau pelanggan → riset kebutuhan pasar melalui pendekatan analisis informasi sekunder dan informasi primer → survey.
KETERKAITAN ANTAR KOMPONEN DALAM PENDIDIKAN ACCESS & EQUITY
Input (Calon Mahsiswa) • Kualitas calon Mahasiswa • Masalah keberpihakan Terhadap : Gender, orang tidak mampu, Dissabled • Masalah Geografi
ACADEMIC ATMOSPHERE
Teaching & Learning Activities • Kurikulum • Hubungan DosenMahasiswa • Dosen-dosen • Mahasiswa-mahasiswa • Kolokium • Jam temu di luar kelas
RELEVANCE
National/Int. Job Market (Quality of Graduates) • Employability • Competitiveness • Cooperativeness • Generale Skill • Specific Skill
SUSTAINABILITY-INTERNAL MANAGEMENT-LEADERSHIP
IMPLEMENTASI BANGUNAN MUTU • Bangunan mutu → konsep RAISE++ (Relevance, Academic Atmosphere, Internal Management, Sustainability, Efficiency/ Productivity, Leadership, dan AccessEquity) atau sistem input-prosesoutput/outcome dalam pendidikan
RELEVANCE • Relevansi berkaitan dengan keseluruhan paket program studi kaitannya dengan kebutuhan pasar. • Analisis relevansi →mengkaji ulang secara total eksistensi program studi. • Dalam Konteks QA relevansi → mengkaji proses pelaksanaan kurikulum dan kaitannya dengan keadaan di luar (dimasyarakat) → mengkaji kinerja Program Studi, dengan asumsi Program Studi sudah tetap (fixed).
KAITAN EKSTERNAL DENGAN PELAKSANAAN PENDIDIKAN INTERNAL No.
Masalah Eksternal
Dampak terhadap Pelaksanaan Pendidikan (Internal)
1.
Kebutuhan Pasar (Industri,dll) • Kemampuan Komunikasi SDM bahasa Inggris, bahasa Indonesia)
• Bagaimana upaya peningkatan kemampuan komunikasi ini, (a) internal kurikulum, (b) ekstrakurikuler. Pelaksanaannya dalam proses pembelajaran : 1.1. Cora penyampain dosen 1.2. Sistem dialog/diskusi
• Kemampuan operasi komputer
• Adakah fasilitas komputer (lab. komputer) di PT Apakah Ilmu Komputer merupakan mata kuliah wajib ? • Adakah tugas-tugas yang diarahkan memanfaatkan komputer
• Kebutuhan pasar spesifik terhadap bidang (kuantitas atau kuaIitas)
Kurikulum secara tersistem akan membentuk pengetahuan dan keterampilan mahasiswa dalam bidang tersebut • Apakah buku yang dipergunakan relatif baru ?
2.
Kebutuhan sejenis di Pemerintahan
Apakoh ada praktikum-praktikum dan bagaimana buku panduan praktikum
3.
Masukan dari unsur-unsur
Bagaimana pelibatan dosen muda atau mahasiswa senior dalam praktikum atau kegiatan asistensi lainnya?
ACADEMIC ATMOSPHERE Kaitan Eksternal dengan Pelaksanaan Pendidikan Internal No. 1.
Komponen Komponen Langsung 1. Jadwal Perkuliahan
- Bagaimana pola penjadwalan (sistem tetap/berubah)
2. Lembar informasi perkuliahan (umum dan spesifik)
- Adakah Kataiog Pendidikan - Adakah informasi tentang mata kuliah (Tujuan, Jadwal, Sistem Penilaian)
3. Pola Penyampaian
- Bagaimana polo penyampaian kuliah - Adakah woktu untuk tanya jawab
4. Pola Penilaian
- Adakah pola penilaian diberitahukan sejak awal perkuliahan
5. Peran Jurusan/Fakultas/PT. Dalam pembagian ruang, kontrol mutu, ujian
- Bagaimana fungsi/tugas administrasi pendidikan di tingkat Jurusan/Fakultas/PT - Fasilitas apa saja yang diberikan
6. Pelayanan mata kuliah di luar jam pelajaran, kelas, perpustakaan, dll 2.
Jenis-Jenis Pertanyaan
Komponen Pendukung • Administrasi Pendidkan • Kantin/Cafetaria • Taman Kampus
INTERNAL MANAGEMENT No. 1.
Komponen
Pola
Unit yang Melaksanakan
Input 1. Mutu Masukan Mahasiswa
• Pola seleksi mahasiswa baru • Kriteria seleksi • Materi seleksi • Penjadwalan
• Pimpinan Perguruan Tinggi, penjabaran tugas dan wewenanq jajaran pimpinan Perguruan Tinggi
2. Mutu Masukan Dosen
• Identik dengan di atas tetapi untuk dosen • Human resources planning
• Identik dengan di atas tetapi untuk dosen • Identik dengan di atas tetapi untuk pimpinan
3. Mutu Pegawai
• Identik dengan di atas tetapi untuk pegawai
• Identik dengan di atas tetapi untuk pegawai
4. Fasilitas Keras
• Pola pengusulan • Alasan pengusulan
• Bagian Pendidikan • Bagian Rumah Tangga
INTERNAL MANAGEMENT 2.
Proses 1. Manajemen Ruang
• Manajemen pendidikan kelas • Pengaturan ruang kelas dan laborotorium • Pola keterpaduan pemanfaatan Ruang
• Unit akademik di Tingkat Pusat, Fakultas, dan Jurusan
2. Pembelajaran
• Sistem perkuliahan (pemanfaatan teknologi informasi) • Keterbukaan penilaian • Pembuatan lembar informasi umum perkuliahan; materi, tujuan, buku pegangan, sistem penilaian bobot), jadwal
• Unit akademik membuat form baku • Dosen membuat rincian isi form • Bekerjasama dengan instansi luar
3.
Output
• Adanya praktek-praktek langsung • Pembuatan kriteria kelulusan mahasiswa (per mata ajaran)
• Dosen • Asisten Dosen
4.
Outcome
• Pembuatan indikator-indikator keberhasilan mahasiswa berbagai keperluan tuntutan kemajuan industri.
• Pimpinan dapat menampung masukanmasukan dari dosen dan instansi luar dan masyarakat
EFFICIENCY-PRODUCTIVITY No.
Unsur
Unit Yang Melaksanakan
A.
Input - Output 1. Keluar masuk per Jurusan per tahun Input-Output Ratio 2. Rasio gender 3. Rasio lokasi
• Direktorat/Fakultas/ Jurusan
B.
Praktek Lapang 1. Tugas-tugas praktek lapang 2. Durasi praktek lapang 3. Durasi pembuatan laporan praktek lapang 4. Sistem monitoring
• Panitia khusus yang melibatkan unsur dosen dan pegawai administrasi
C.
Proses Pembelajaran 1. Lama pendidikan (kumulatif) 2. Lama pembimbingan togas akhir (skripsi)
• Rektorat/Direktorat/Fa kultas/Jurusan
Leadership • Ciri-ciri Kepemimpinan (Leadership) No.
Ciri-ciri Kepemimpinan
Indikator
1.
Visi
• • • • •
Kejelasan visi Upaya sosialisasi Waktu pencapaian Keterlibatan unsur lain Inovatif
2.
Manajemen
• • • • •
Keterbukaan Efisiensi Kejelasan Output Inovatif Partisipasi unsur kelembagaan
3.
Networking
• Lembaga luar yang dihubungi • Bentuk-bentuk kerjasama dan jumlah kerjasama yang dapat diimplementsaikan/tahun
INDIKATOR KINERJA UMUM PUSAT-PUSAT DALAM RANGKA TOTAL QUALITY MANAGEMENT 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
Rata-rata jumlah usulan kegiatan yang disebarkan Rata-rata jumlah kegiatan yang dilaksanakan Rata-rata rasio jumlah usulan dan kegiatan terlaksana Rata-rata jumlah produk yang dihasilkan Rata-rata kegiatan penelitian/pengabdian masyarakat Rata-rata jumlah mahasiswa S1 yang terlibat Rata-rata jumlah mahasiswa S2 dan S3 yang terlibat Rata-rata jumlah peneliti yang terlibat Rata-rata jumlah seminar/diskusi yang diselenggarakan Rata-rata jumlah publikasi per tahun Rata-rata jumlah laporan yang dihasilkan Rata-rata jumlah makalah internasional per tahun Rata-rata jumlah makalah nasional per tahun
INDIKATOR KINERJA UMUM PUSAT-PUSAT DALAM RANGKA TOTAL QUALITY MANAGEMENT 14. Rata-rata total nilai kegiatan per tahun 15. Rata-rata nilai kegiatan internasional per tahun 16. Rata-rata jumlah mitra kerjasama dari lembaga pendidikan/tahun 17. Rata-rata jumlah mitra kerjasama dari pemerintah per tahun 18. Rata-rata jumlah mitra kerjasama dari swasta per tahun 19. Rata-rata total kerjasama per tahun 20. Rata-rata total nilai kerjasama dari luar per tahun Dan masih banyak indikator kinerja yang lainnya, tergantung pada karakteristik pusat masing-masing. Coba kembangkan indikator kinerja untuk lembaga atau sekretariat.
Setelah indikator mutu? • • • • • •
Komitmen pimpinan Komitmen pelaku Pencatatan Pendokumentasian Pemeliharaan dokumen Kemudahan diakses
Dilakukan secara terus menerus Data dan informasi dianalisis Kemudian dijadikan masukan dan ditentukan apa yang harus dilakukan