Faktor Keberhasilan untuk Keterlibatan Pengguna Akhir Office 365 Faktor keberhasilan penting yang mempengaruhi penerapan Office 365 serta cara agar berhasil menggunakannya dalam rollout
Office 365 akan mengubah cara organisasi Anda bekerja dengan memungkinkan individu dan tim menjadi lebih produktif. Kami mengetahui bahwa perubahan ini dapat mempengaruhi karyawan dan seluruh organisasi, karenanya penting untuk memahami faktor kesuksesan utama yang berkontribusi mendorong kesuksesan penerapan pengguna akhir Office 365. Mendorong penerapan pengguna akhir berarti memastikan bahwa orang dalam organisasi Anda memahami manfaat yang akan diperoleh melalui bekerja dengan cara baru menggunakan Office 365. Untuk mengetahui manfaat tersebut, penting untuk mempertimbangkan beberapa pertanyaan utama yang akan membantu Anda melakukan pendekatan dengan rollout Office 365 dengan cara yang tepat: •
Siapakah pemangku kepentingan utama yang harus terlibat dalam rollout Office 365?
•
Seperti apakah bentuk kesuksesan? Apakah sasaran dan hasil bisnis yang harus dipertimbangkan untuk organisasi saya dalam penggunaan Office 365?
•
Bagaimana cara berkomunikasi secara efektif dan melatih orang agar mereka terlibat dengan teknologi baru?
Jadi, bagaimana cara Anda mengatasi pertimbangan tersebut secara efektif untuk memastikan bahwa Anda meraih kesuksesan rollout dan memastikan keuntungan investasi dalam Office 365? Baca lebih lanjut untuk mengetahuinya.
2
3
Faktor Kesuksesan Dengan penerapan Office 365, penting untuk memahami sebelumnya pentingnya investasi dalam mendorong penerapan. Penelitian menunjukkan organisasi yang bertujuan untuk mendorong penerapan dan berinvestasi dalam aktivitas tertentu untuk mendukung keterlibatan yang mengetahui penggunaan Office 365 yang lebih luas. Organisasi yang berinvestasi dalam lebih dari dua aktivitas terkait penerapan Office 365 akan menemukan keterlibatan lebih jauh dari pengguna (Gambar 1). Gambar 1
Organisasi yang Bertujuan tentang Mendorong Penggunaan Luas Kesadaran Penerapan Office 365 Jumlah rata-rata aktivitas penerapan per pelanggan terkait penggunaan
PEN
NAAN SEDANG GGU
Jumlah Rata-Rata Aktivitas Per Pelanggan
G PEN
2.6
ENDAH
1.8
R AN NA
GUNAAN TING GI
PE
U GG N
2.0
Riset Penggunaan Microsoft Office 365, Mei 2015
Kami telah mengidentifikasi faktor kesuksesan penting untuk mendorong penerapan pengguna akhir. Penting untuk memahami bagaimana masing-masing faktor kesuksesan dapat mempengaruhi penyerapan teknologi baru serta cara menggunakannya untuk memperoleh keuntungan saat meluncurkan Office 365 di organisasi.
01. Pemangku kepentingan 02. Skenario 03. Kesadaran dan Pelatihan
4
01. Pemangku kepentingan Memastikan partisipasi orang penting dalam organisasi Memastikan bahwa Anda identifikasi perolehan buy-in dan partisipasi kolektif dari pemangku kepentingan utama sejajar dengan hasil rollout Office 365. Sebagai bagian dari ini, salah satu langkah terpenting adalah memiliki "Pemilik Sukses" dari dalam organisasi yang akan menjadi kunci untuk meraih dan mendorong hasil bisnis Office 365 yang diinginkan. Pemilik Sukses dapat berasal dari bagian manapun dari organisasi, termasuk TI, fokus mereka adalah pada realisasi nilai bisnis dari Office 365 dan bukan hanya implementasi teknologi. Penting bahwa pendekatan kolaboratif tinggi dilakukan, yang bukan hanya mencakup Pemilik Sukses, Sponsor Eksekutif, dan Pemimpin, namun juga orang dalam bagian integral bisnis lainnya, seperti SDM, Keamanan, dan Legal.
5
Sponsor Eksekutif Memiliki sponsor eksekutif yang terlibat aktif, mungkin CEO atau pimpinan unit bisnis, adalah pendorong utama kesuksesan proyek. Sponsor eksekutif dapat menghasilkan dukungan dari manajemen tingkat atas dan partisipasi mereka penting dalam mendorong penerapan karyawan atas teknologi baru. Sponsor eksekutif akan membuat penyelarasan strategis terhadap organisasi dengan membantu menetapkan visi selaras untuk Office 365 di organisasi dan mengikatnya ke sasaran organisasi lebih luas dan mengkomunikasikan visi tersebut dengan pimpinan lainnya di seluruh organisasi. Mereka juga akan berkomunikasi secara langsung dengan pengguna akhir tentang pentingnya penerapan, nilai, serta manfaat Office 365, dan model perilaku yang diinginkan melalui penggunaan sendiri Office 365. Penelitian menunjukkan bahwa proyek transformasi lebih berhasil bila ada sponsor eksekutif yang nyata (Gambar 2). Lebih dari 85% responden menunjukkan bahwa saat CEO cukup nyata atau sangat nyata, proyek transformasi terlihat berjalan cukup sukses atau sangat sukses. Gambar 2
Seberapa Besar Keterlibatan Pimpinan Unit Bisnis atau CEO dalam Transformasi Nilai Visibilitas
Kesuksesan Transformasi Tidak Sukses
Cukup Sukses
Sangat Sukses
Sangat Sukses Sekali
Sama sekali tidak besar
23%
6%
3%
1%
Tidak terlalu besar
29%
22%
10%
13%
Cukup besar
32%
37%
31%
25%
Sangat besar
16%
35%
56%
61%
Pameran yang diterapkan dari "Membuat transformasi organisasi", Juli 2008, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.com Copyright© 2008 McKinsey & Company. Semua hak dilindungi undang-undang. Dicetak ulang atas izin.
Untuk informasi lebih lanjut tentang cara sponsor eksekutif dapat berkontribusi pada kesuksesan rollout proyek Office 365, lihat sumber informasi ini: https://aka.ms/execsponsor
6
Pemimpin Menciptakan dan memanfaatkan pemimpin Office 365 dalam organisasi adalah kelompok pemangku kepentingan lain dalam mendorong penerapan Office 365. Dalam penelitian Pengguna Akhir Microsoft, riset menunjukkan belajar dari rekan kerja merupakan salah satu metode terefektif dan paling banyak digunakan dalam mempelajari teknologi baru (Gambar 3).
Gambar 3
Metode Efektif untuk Pengguna Akhir untuk Mempelajari Teknologi Baru
% Yang mengatakan metode “sangat bermanfaat”
Metode tersebut kurang dimanfaatkan (penggunaan rendah, namun memiliki tingkat efektivitas tinggi)
Belajar melalui rekan kerja adalah salah satu metode paling efektif dan paling sering digunakan
45%
Rekan kerja (selain manajer, non TI)
40%
Manajer saya
35%
Pelatihan resmi (eksternal)
30%
Karyawan TI Pelatihan resmi (internal)
25% 20%
Forum komunitas
15%
Situs web Microsoft
Manual atau panduan pengguna Saya sendiri, melalui upaya uji coba
Tutorial online Mesin pencari
10%
Pembelajaran mandiri sangat tidak efektif, namun saat ini merupakan bagian dari proses pembelajaran sebagian besar
5% 0% 0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
50%
55%
% Menggunakan metode untuk belajar
Penelitian Pengguna Akhir SharePoint, Apr 2013, Microsoft Corporation
Penting untuk memanfaatkan pengaruh yang dapat dimiliki rekan kerja melalui pembuatan program pemimpin Office 365 resmi. Pemimpin tidak hanya antusias tentang cara mereka dapat menggunakan Office 365, namun juga bersemangat untuk mempromosikan dan membantu rekan kerja untuk mempelajari lebih lanjut tentang Office 365. Memperoleh buy-in dari setiap pengguna di seluruh organisasi merupakan tantangan. Pemimpin dapat membantu meringankan tantangan ini dan memainkan peran penting dalam penerapan Office 365. Mereka memiliki pengetahuan, berkomitmen untuk meningkatkan keahlian, dan bersedia untuk saling memberikan pembinaan dan bantuan. Terdapat sejumlah pertimbangan yang harus diperhatikan untuk memastikan kesuksesan saat membuat program pemimpin. Pemimpin harus dilatih secara resmi, diyakinkan, dan dibina untuk mengajar, mereka juga harus memiliki program jelas yang harus dilaksanakan. Untuk sumber informasi lainnya tentang cara membuat program pemimpin Office 365 dan beberapa materi untuk membantu Anda, unduh panduan ini: https://aka.ms/office365champions
7
02. Skenario Menentukan sukses dan menetapkan sasaran jelas Proyek transformasi mewajibkan bahwa sasaran jelas ditetapkan di awal. Dengan target yang ditetapkan secara jelas, peluang kesuksesan lebih tinggi dapat diperoleh (Gambar 4). 80% responden dalam McKinsey Global Survey menunjukkan bahwa rangkaian target finansial dan operasional yang telah ditetapkan sebelumnya akan menghasilkan transformasi yang 'sangat sukses sekali'. Gambar 4
Manakah dari Pertanyaan Berikut yang Paling Menggambarkan Target yang Ditetapkan Perusahaan untuk Menentukan Kesuksesan Transformasi? Menargetkan Kesuksesan
Kesuksesan Transformasi Tidak Sukses
Sangat Sukses
Cukup Sukses
Sangat Sukses Sekali
Ditentukan jelas terkait finansial atau operasional dan mewakili tingkat baru asli performa
16%
36%
72%
80%
Ditentukan jelas terkait finansial atau operasional, namun tidak mengembangkan perusahaan secara signifikan
20%
32%
20%
13%
Tidak ditetapkan dengan baik
65%
32%
8%
8%
Pameran yang diterapkan dari "Membuat transformasi organisasi", Juli 2008, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.com Copyright (c) 2008 McKinsey & Company. Semua hak dilindungi undang-undang. Dicetak ulang atas izin.
Dalam perencanaan rollout Office 365, Anda harus mengidentifikasi skenario bisnis organisasi. Sasaran yang ditargetkan yang ingin diraih organisasi dengan with Office 365. Proses penetapan dan pembuatan skenario bisnis yang dapat ditindak untuk rollout Office 365:
01.
Mengidentifikasi skenario bisnis. Penting untuk mengidentifikasi dan menentukan skenario bisnis dalam konteks inisiatif organisasi lebih luas. Bekerja dengan pemegang kepentingan utama untuk mengidentifikasi hasil atau sasaran bisnis yang ingin diperoleh dengan Office 365. Untuk informasi lebih lanjut tentang mengidentifikasi skenario, lihat sumber informasi ini: https://aka.ms/office365scenarios
02.
Mencari skenario penggunaan. Setelah mengidentifikasi skenario bisnis, Anda dapat mulai mencari skenario penggunaan Office 365 tertentu untuk membantu memperoleh sasaran yang ditetapkan. Skenario penggunaan berikut dapat digunakan untuk Anda mulai dalam membantu pengguna akhir meningkatkan produktivitas dengan Office 365.
8
Skenario Penggunaan
Manfaat
Menyelesaikan pekerjaan dari
Office 365 memberikan orang akses di seluruh organisasi ke semua yang
mana pun
mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dari manapun.
Email dan Kalender di manapun
Office 365 adalah satu tempat untuk email, kalender, file,
Anda berada
kontak, dan tugas – semua tersedia di manapun Anda berada.
Office 365 memberikan kemampuan untuk menyambungkan ke dokumen Kolaborasi pada konten
dan informasi yang diperlukan, saat diperlukan. Berkolaborasi pada dokumen dengan anggota tim, berbagi laporan, dan terhubung dengan pelanggan – hampir dari semua perangkat. Skype for Business memberikan kemudahan untuk rapat dan terhubung
Mengoptimalkan rapat
secara online, dari mana pun, di banyak perangkat. Video HD, berbagi layar, dan pembuatan catatan membantu mengoptimalkan rapat. Yammer membantu organisasi Anda mendengarkan, menyesuaikan, dan
Persatukan tim Anda
berkembang melalui cara baru dengan berfungsi seperti jaringan. Hal ini menginspirasi kesatuan dan inovasi dengan memungkinkan orang belajar, berbagi, dan didengar.
Periksa rincian lainnya tentang kelima skenario Office 365 yang mencakup materi untuk meluncurkan dan melatih pengguna akhir pada skenario berikut di sini: https://aka.ms/commandtraining Anda juga dapat menggunakan Perpustakaan Produktivitas untuk memetakan tugas tertentu dengan kemampuan Office 365 yang terdapat di sini: https://aka.ms/productivitylibrary
9
03. Kesadaran dan Pelatihan Maksimalkan Dampak dan Penerapan Biasanya, 34% pengguna ingin menggunakan rollout teknologi baru*. Memanfaatkan gabungan kampanye internal dan pelatihan untuk mempromosikan kesadaran dan memastikan kesiapan pengguna sangat penting dalam mencegah apati umum yang menghambat rollout teknologi. *Dewan Eksekutif CIO Basis Data Produktivitas Bisnis
Gambar 5
Tiga Aktivitas Teratas untuk Mendorong Penerapan Sukses
100%
% Yang menerapkan aktivitas
35% 30% Penggunaan tinggi pelanggan
25% 20%
Penggunaan sedang pelanggan
15%
Pelanggan penggunaan rendah
10% 5%
m
T el ing al k ui at ka ka m n pa ke ny sa e da m int ran ul er tis na al l ur an Da pa tk ke pr an pe oa du m kt ku im if ng pi da an na ri n tim se ni or
ng
pe
Se
di
ak
an
pe
la ti gu uhnan na tuk ak hi r
0%
Aktivitas diterapkan untuk mendorong penerapan Riset Penggunaan Microsoft Office 365, Mei 2015
3a. Kesadaran
Menciptakan kesadaran adalah cara kuat untuk memastikan bahwa Anda mengoptimalkan dampak dan mendorong penerapan Office 365. Kampanye kesadaran dapat mencakup pengumuman internal, newsletter, acara peluncuran, rapat balai kota, kontes, dan hadiah untuk menginformasikan dan membuat pengguna tertarik dengan cara Office 365 yang akan membantu mereka. Untuk informasi lebih lanjut tentang cara merencanakan kampanye kesadaran untuk rollout Office 365, lihat panduan komunikasi kami: https://aka.ms/commandtraining
3b. Pelatihan
pelatihan adalah bagian penting dari rollout Office 365 yang memungkinkan pengguna akhir memahami cara menggunakan Office 365 secara efektif. Jenis pelatihan dapat beragam, mulai dari sesi gaya ruang kelas hingga panduan "Persiapan" mandiri. Untuk informasi lebih lanjut tentang cara menerapkan rencana pelatihan efektif untuk rollout Office 365, lihat panduan pelatihan kami: https://aka.ms/commandtraining 10
Memahami dan mengimplementasi faktor kesuksesan tersebut sejajar dengan kesuksesan rollout Office 365. Kunci kesuksesan ini adalah dengan mulai memilih Pemilik Kesuksesan yang akan mendorong penerapan berkelanjutan dari cara kerja baru ini. Mengidentifikasi pemangku kepentingan utama dan memperoleh dukungan dari sponsor eksekutif dalam menyusun visi akan membuat dasar kuat untuk menyelaraskan rollout. Mengidentifikasi skenario bisnis akan membantu menyelaraskan sasaran bisnis ke Office 365, mengatur jalur untuk keterlibatan pengguna akhir. Penting untuk merencanakan kampanye kesadaran dan pelatihan strategi untuk memastikan penggunaan berkelanjutan. Cara terbaik untuk memulai perjalanan Office 365 adalah dengan memanfaatkan Microsoft FastTrack untuk Office 365, yakni layanan kesuksesan pelanggan yang dirancang untuk membantu Anda beralih ke Office 365 secara lancar dan aman, serta memberikan nilai bisnis yang lebih cepat. Sebagai bagian dari keterlibatannya dengan pelanggan yang memenuhi syarat*, Microsoft FastTrack untuk Office 365 akan memberikan panduan, konten, dan praktik terbaik tentang cara merencanakan penerapan sukses Office 365. Pelajari lebih lanjut di http://fasttrack.office.com
* Pelanggan yang memenuhi syarat memiliki setidaknya 50 bangku SKU Office 365 Enterprise/Business, serta SKU Pemerintah , SKU Kios, dan SKU Nirlaba berbayar
© 2017 Microsoft Corporation. Semua hak dilindungi undang-undang. Dokumen ini diberikan "sebagaimana adanya". Informasi dan pendapat yang terdapat dalam dokumen ini, termasuk URL dan referensi situs web Internet lainnya, dapat berubah sewaktu-waktu tanpa pemberitahuan sebelumnya. Penggunaan atas risiko Anda sendiri. Dokumen ini tidak memberikan Anda hak hukum apa pun atas kekayaan pribadi pada produk Microsoft. Anda dapat menyalin dan menggunakan dokumen ini untuk tujuan referensi internal.
