Module Functie kaart
Kantoorbeheer Factuurvoorstel UR09110500
Factuurvoorstellen Dit voorstel toont een lijst van diensten en uitgaven die aan de klant zouden aangerekend moeten worden. Dit bedrag is exclusief BTW. Elk bedrag is gelinkt aan één van de voorgedefinieerde servicecodes en artikelcodes. Deze functie voorziet in de volgende acties: • Bewerken van voorlopig voorstel • Aanmaken van definitief voorstel (export naar facturatiepakket via XML) • Opnemen of uitsluiten van lijnen op het voorstel • Aanmaken van een nieuw voorstel Opmerkingen: Raadpleeg de facturatietoepassing voor meer details. De volgende hoofdschermen zijn beschikbaar: 1. 2. 3. 4.
Ontwerplijst Filter Aanmaken nieuw ontwerp Detail ontwerpbeheer
1/13
1. Factuurvoorstel
Werkbalk
Ontwerplijst
Ontwerplijnen
Werkbalk Commando
Opmerkingen
Functie
Nieuw
Opent het ontwerp aanmaakscherm
Filter
Opent het selectiescherm
Vernieuwen
De ontwerplijst vernieuwen gebaseerd op de instellingen van de filter
Afdrukken
Opent het rapporten scherm
Genereer definitief ontwerp
De voorlopige voorstellen opslaan als definitief en het exporteren van alle lijnen naar een XML bestand dat in het facturatiepakket kan ingelezen worden.
Alle items uitsluiten
Sluit alle lijnen van de geselecteerde voorstellen uit
Deze functie is handig om een specifiek ontwerp op te zoeken.
Opent deze helpfile
Terug
2/13
De items worden niet verwijderd, enkel de status wordt op uitgesloten gezet en kunnen later terug opgenomen worden
Ontwerplijst Dit gebied toont een lijst van ontwerpen volgens de ingegeven selectie in de filter. Veld
Inhoud
Sorteerbaar
Status ontwerp • Voorlopig Status
•
Definitief Definitief met uitgesloten lijnen niet getransfereerd
JA
Ontwerp
Ontwerpcode
JA
Ontwerpdatum
Datum ontwerp
JA
Omschrijving
Werkstroom omschrijving
JA
Klant
Naam klant
JA
Factuuropsteller Eigenaar Kost / Opbrengst
De firma die de factuur opstelt
JA JA
3/13
Ontwerplijnen Deze kolom lijst alle lijnen op van het gekozen ontwerp. Veld
Inhoud
Sorteerbaar
Selecteer
Als je een lijn wilt selecteren / wijzigen dien je het keuzevakje aan te vinken.
Type
De classificatie van de ontwerplijn is gerelateerd aan de originele prestatie: • M: Prestatie werkstroom • F: Forfait • E: Uitgave
JA
Status
Status: • D = provisioneel • T = Getransfereerd als finaal / definitief
JA
Berekeningsmodus prestatie Omschrijving
De manier waarop de bedragen worden berekend. Omschrijving prestatie
JA
Gebruiker
Gebruiker die de prestatie geleverd heeft
JA
Datum
Datum creatie
JA
Dienst
Servicecode
JA
Hoeveelheid
Aantal
JA
Bedrag
Verkoopprijs per eenheid
JA
Kostprijs
Kostprijs per eenheid
Verkoopprijs
Verkoopprijs
Totaal bedrag
Hoeveelheid x verkoopprijs
Type Factuur Factuurdatum Factuurnummer Terug
4/13
JA
2. Filter Dit scherm laat toe om via een aantal selecties de benodigde ontwerplijst samen te stellen
Werkbalk
Filteropties
5/13
Werkbalk Commando
Ondernomen actie Bevestiging en uitvoering van de filter op basis van de gemaakte keuzes. Verlaat de procedure zonder het uitvoeren van de filter Uitvoeren van een voorheen opgeslagen filter. De lijst met voorheen opgeslagen filters wordt getoond en hieruit kan u dan de gewenste filter kiezen. Het opslaan van de selecties door deze een specifieke naam te geven, zodat u later deze selectie kan hergebruiken via de knop “Filters toepassen”. Maakt alle velden leeg.
Filteropties Veld Klant
Inhoud Opzoeken van de klant(en) aan wie de factuurvoorstellen werden opgemaakt.
Factuuropsteller
Het kantoor dat de factuur opmaakt.
Eigenaar Kost / Opbrengst
De verantwoordelijke van de kosten en opbrengsten.
Jaar van __ tot __
De periode waarvoor u de lijst wenst te zien. Dit veld laat toe om het archief te doorlopen: • Gewone contracten Voor gewone contracten, doorlopende contracten; • Uitzonderlijke contracten Voor uitzonderlijke contracten, niet doorlopende werkstromen; • Alle Bereik van de factuurvoorstellen
Type Werkstroom
Ontwerpnr. van __ tot __ Werkstroomnr. van __ tot __ Status werkstroom Type vergoeding
Gebruiker Servicecode Prestatie van __ tot __
Bereik van de werkstromen. Keuze van de werkstromen die in uitvoering zijn, of/en die afgesloten zijn. Type van de vergoeding, volgende waarden zijn mogelijk: • Regieprijs • Forfaitprijs Selectie van de gebruikers. Selectie van de servicecodes. Periode waarin de prestaties geleverd zijn. 6/13
Omschrijving Er hoeft hier geen selectie gemaakt te worden indien u de actie voor alle klanten wenst te doen. Er hoeft hier geen selectie gemaakt te worden indien u de actie voor alle factuuropstellers wenst te doen. Er hoeft hier geen selectie gemaakt te worden indien u de actie voor alle eigenaars kosten / opbrengsten wenst te doen.
Transfertstatus
Item status
Factuurdatum van __ tot __ Factuurnummer van __ tot __ Factuurjaar van __ tot __ Type groep
Selecteer het type prestatie: • Niet getransfereerd voor facturatie (uitgesloten prestaties) • Overgedragen voor facturatie (niet uitgesloten prestaties) Status van de prestatie • Alle • In factuurvoorstel • Overgedragen • Proforma factuur • Echte factuur Periode waarin de facturen opgemaakt werd. Bereik van de factuurnummers Bereik van het jaar waarin de factuur opgemaakt werd. Geef op hoe de gegevens moeten gegroepeerd worden. • Geen • Per activiteit/taak/servicecode • Per activiteit/taak • Per servicecode
7/13
3. Nieuw factuurvoorstel In het beheer van de factuurvoorstellen kiest u de functie "Ontwerpaanmaak" wordt automatisch geopend. Om verder te gaan dient u de benodigde velden invullen.
. Het scherm
Werkbalk
Filtervelden
Werkbalk Veld
Actie Bevestigen van de invoeging van een nieuw factuurvoorstel gebaseerd op de gekozen filters. De aanmaak wordt geannuleerd en u keert terug naar het hoofdscherm. Opent deze helpfile
8/13
Notities
Filtervelden Veld Klant
Inhoud Kies de klant(en) waarvoor u de factuurvoorstellen wilt aanmaken.
Factuuropsteller
Kies de factuuropsteller(s) waarvoor u de factuurvoorstellen wilt aanmaken.
Eigenaar kosten / opbrengsten
Kies de eigenaar(s) kosten / opbrengsten waarvoor u de factuurvoorstellen wilt aanmaken..
Type werkstroom
Dit veld laat toe om het archief te doorlopen: • Gewone contracten Voor gewone contracten, doorlopende contracten; • Uitzonderlijke contracten Voor uitzonderlijke contracten, niet doorlopende werkstromen; • Alle
Alias Werkstroomnr. van ___ tot ___ Status werkstroom Type vergoeding
Gebruiker Servicecode Prestatie van ___ tot ___ Type creatie
Type groep
Gegroepeerde
Voorgeladen
Notities Er hoeft hier geen selectie gemaakt te worden indien u de actie voor alle klanten wenst te doen. Er hoeft hier geen selectie gemaakt te worden indien u de actie voor alle factuuropstellers wenst te doen. Er hoeft hier geen selectie gemaakt te worden indien u de actie voor alle eigenaars kosten / opbrengsten wenst te doen.
Bereik van de werkstromen. “In uitvoering” en/of “Afgesloten” Type van de vergoeding, volgende waarden zijn mogelijk: • Regieprijs • Forfaitprijs Kies de gebruiker(s) waarvoor u de factuurvoorstellen wilt aanmaken. Kies de service(s) waarvoor u de factuurvoorstellen wilt aanmaken. Bereik van de prestaties. • •
Directe creatie Met preview
Kies voor "directe creatie" als u wenst dat de factuurvoorstellen direct afgedrukt worden. Kies voor "Met preview" als u ze eerst op het scherm wilt zien.
Niveau van groepering: • Geen groepering • Per activiteit/taak/servicecode • Per activiteit/servicecode • Per servicecode Groeperen op datum • Eerste prestatie • Laatste prestatie • Datum ontwerpfactuur • Stel datum zelf in Kies de datum waarop de prestaties gegroepeerd dienen te worden. 9/13
4. Detail ontwerplijst Dubbelklik op de lijn in de ontwerplijst, om het scherm met de details van het ontwerp op te roepen.
Werkbalk
Tabblad Algemeen
Werkbalk Commando
Actie Klik hier om een detaillijn toe te voegen. Deze functie is handig om dingen die buiten het contract vallen te beheren. Klik hier om de aangebrachte aanpassingen op te slaan. Klik hier om een uitgesloten lijn terug te activeren zodat ze opgenomen wordt in de factuur. Klik hier om prestaties uit te sluiten, als de lijn uitgesloten is wordt de achtergrondkleur van deze lijn lichtblauw. Klik hier als u een selectiefilter wenst te gebruiken. Klik hier om terug te gaan naar de ontwerplijst. Klik hier om het factuurvoorstel om te zetten naar een definitief ontwerp. Klik hier om de groepering in te stellen voor de gekozen lijnen. Klik hier om de groeperingsparameters in te stellen. Toont deze Help
10/13
Tabblad details Het tabblad algemene details toont de omschrijving van het factuurvoorstel. Veld Ontwerpnr. Status
Omschrijving Factuuropsteller Eigenaar kosten / opbrengsten Met bettrekking tot Creatiedatum Definitieve datum
Inhoud Identificatiecode van het ontwerp. Status van het ontwerp • Tijdelijk • Definitief • Overgedragen Omschrijving van het factuurvoorstel. Factuuropsteller. Eigenaar kosten / opbrengsten.
Notities
Identificatiecode van de werkstroom. Datum van creatie. Datum waarop het voorstel definitief werd.
Items Het tabblad "Items" toont de presteaties (kosten en opbrengsten) die opgenomen zijn in het factuurvoorstel. Het ziet er als volgt uit:
Lijnen van het ontwerp
11/13
Lijnen van het ontwerp: Kolom of Selecteer
Type
Status
Berekeningsmodus prestatie Omschrijving Gebruiker Datum Service Hoeveelheid Bedrag Kostprijs Verkoopprijs Totaal bedrag Type factuur Factuurdatum Factuurnummer
Inhoud Uit- of inklappen van de werkstroom Selectieveld Type van het contract: F = Forfait C = Regie M= Prestaties E = Uitgave Geeft de status van het factuurvoorstel weer: B = In voorlopig ontwerp T = Overgdragen naar volgende factuur P = Aangepast E = Uitgesloten uit het factuurvoorstel Hoe de prestatie berekend wordt T = volgens prijslijst Omschrijving van de prestatie. Gebruiker die de prestatie uitgevoerd heeft. Datum van uitvoering van de prestatie Servicecode Aantal Waarde die aangegeven is in het contract (tariefschema) of de waarde van de prestatie van het type forfait. Kosten van de prestatie. Verkoopprijs Prijs die opgenomen wordt in de factuur Type van de factuur. Datum van de factuur. Identificatienummer van de factuur.
Om de gegevens van de lijn van het ontwerp te wijzigen volstaat het om te dubbelklikken op de lijn die u wenst aan te passen. Het scherm detail ontwerplijn wordt geopend
12/13
Als u de gegevens aangepast heeft klikt u op de knop "OK". De gegevens kunnen enkel gewijzigd worden zolang het ontwerp niet definitief is.
Genereer definitief ontwerp Na het nazien en eventueel het aanpassen van de factuurlijnen klikt u op de knop om de factuur te exporteren naar een exportbestand dat ingelezen kan worden in uw facturatiepakket. Tevens wordt hiermee de status op definitief gefactureerd gezet.
13/13
