informatie
Factsheet Jeugd GGZ- aanbieders in Zwolle - 1 december 2015 -
Deze factsheet is voor jeugdaanbieders GGZ Zwolle. In deze factsheet zijn een processchema, –beschrijving en veel gestelde vragen met antwoorden opgenomen, die inzicht geven in de basisprocessen voor:
Meldingen van de jeugdige en de DBC bij de Backoffice Sociaal wijkteam Zwolle. Samenwerking in de behandeling van de jeugdige tussen het Sociaal wijkteam (SWT) Zwolle en de jeugdaanbieder.
Bijlagen bij deze factsheet:
Regionale Excel-format Indienen jeugdcliënten Regio IJsselland Factureringsproces BVO Overzicht contactgegevens Sociaal wijkteam Zwolle & Backoffice Sociaal wijkteam Zwolle.
Contact en meer informatie
Vragen over het administratieve proces kunnen gesteld worden aan de Backoffice van het Sociaal wijkteam Zwolle via:
[email protected]. Dit is een algemeen toegankelijk, niet-beveiligd emailadres. U hoeft voor het gebruik hiervan niet aangesloten te zijn op de beveiligde zorgmail. Hier kunnen ook vragen worden gesteld over de factsheet dan wel suggesties worden doorgegeven.
Vragen over de samenwerking met het Sociaal wijkteam: bellen of mailen naar het Sociaal wijkteam Zwolle in de woonwijk van de cliënt. Elk stadsdeel heeft een wijkteam. U benadert het wijkteam aan de hand van het woonadres van de cliënt.
Facturen: via de Bedrijfsvoeringsorganisatie Regionale Jeugdzorg heeft u een werkinstructie gekregen hoe u de facturen bij hen kunt indienen. Vragen over facturen kunnen gesteld worden via:
[email protected]
Voor melding aanvang, beëindiging, verlenging van de behandeling (in DBC): Backoffice Sociaal wijkteam Zwolle via
[email protected] Dit is een beveiligde mail. Als u geen gebruik maakt van de beveiligde Zorgmail, dan verstuurt u het Excel bestand beveiligd met een wachtwoord naar
[email protected]. Het wachtwoord om het bestand te kunnen lezen verstuurt u in een aparte mail.
informatie Processchema jeugd GGZ
Proces jeugdige/ouders die zich melden bij het Sociaal wijkteam voor een ondersteuningsvraag (links).
Proces jeugdige/ouders die zich melden bij een verwijzer zoals huisarts, jeugdarts, medisch specialist* (rechts).
Kind of ouders Sociaal wijkteam
Samenwerking
Verwijzer*
Gesprek en opstellen ondersteuningslan
Eerste contact met jeugdaanbieder
Uitvoeren ondersteuningsplan evt. met jeugdaanbieder
Start ondersteuning /behandeling
Einde behandeling
Einde behandeling
Factuur versturen naar BVO
Factuur versturen naar BVO
Melding Backoffice SWT via format
Melding vervolg DBC
Toelichting proces via Sociaal wijkteam (links):
Jeugdige/ouders melden zich bij het Sociaal wijkteam. Het Sociaal wijkteam doet onderzoek naar de ondersteuningsvraag. Zij benaderen betrokken partij(en) wat hun aandeel kan zijn. Gesprek met ouders, eventueel de jeugdige, het Sociaal wijkteam en uw organisatie. SWT, ouders/jeugdige en jeugdaanbieder stellen het ondersteuningsplan op. U ontvangt een toewijzingsbericht. De cliënt ontvangt het ondersteuningsplan met de beschikking. Na ontvangst van het toewijzingsbericht start de behandeling. In overleg kan de behandeling direct starten na het gesprek. Het toewijzingsbericht volgt zo snel mogelijk.
informatie
Aan het einde van de termijn evalueren u, het SWT, ouders en jeugdige in hoeverre de gestelde doelen uit het ondersteuningsplan gehaald zijn. De beëindiging of eventueel verlenging wordt bepaald en de (gewijzigde) doelen worden afgesproken. Het eindverslag van de behandeling wordt met toestemming van ouders en jeugdige aan het SWT overgedragen. U stuurt de factuur naar de Bedrijfsvoeringsorganisatie Regionale Jeugdzorg volgens hun factureringsproces.
Toelichting proces via verwijzer (rechts)
De jeugdige/ouders melden zich bij de verwijzer: huisarts, jeugdarts, medisch specialist. De jeugdige/ouders melden zich bij uw organisatie. De behandeling start. U meldt dit binnen 5 werkdagen via het regionaal vastgestelde Excel-format per: o Beveiligde mail:
[email protected] o Indien u geen gebruik maakt van zorgmail: het bestand beveiligd met een wachtwoord naar
[email protected] U ontvangt bij een juiste en volledige melding binnen 10 werkdagen het toewijzingsbericht. Bij niet juiste of onvolledige melding ontvangt u eenmalig een bericht. U dient de melding dan opnieuw in te sturen. U stuurt de factuur naar de Bedrijfsvoeringsorganisatie Regionale Jeugdzorg volgens hun factureringsproces. Uw cliënt c.q. ouder(s)/verzorger(s) ontvangt van de gemeente Zwolle een beschikking
Beëindiging of vervolg DBC Bij een verwijzing door een huisarts, jeugdarts, medisch specialist is het uw verantwoordelijkheid om een inschatting te maken of een behandeling kan worden afgerond of een verlenging van de Diagnose Behandel Combinatie (DBC) noodzakelijk is. Dit moet passen binnen de contractuele financiële en inhoudelijke kaders 2016 en de geldende professionele standaarden. De scenario’s zijn:
U constateert dat er geen vervolgbehandeling noodzakelijk is. U stuurt de factuur naar de Bedrijfsvoeringsorganisatie Regionale Jeugdzorg volgens het factureringsproces van de BVO. U constateert dat er een verlenging van de DBC nodig is, binnen de contractuele financiële en inhoudelijke kaders 2016 en de geldende professionele standaarden. U meldt dit binnen 5 werkdagen via het regionaal vastgestelde Excel-format: o Beveiligde mail:
[email protected] o Indien u geen gebruik maakt van zorgmail: beveiligd met een wachtwoord naar
[email protected] o U ontvangt bij een juiste en volledige melding binnen 10 werkdagen het toewijzingsbericht. o U stuurt de factuur naar de Bedrijfsvoeringsorganisatie Regionale Jeugdzorg volgens het factureringsproces van de BVO.
informatie Samenwerking:
Het Sociaal wijkteam wil graag in belang van de jeugdige/ouders samenwerken met u. Het Sociaal wijkteam heeft als opdracht om integraal te kijken naar gezinnen. Het kan voorkomen dat het Sociaal wijkteam betrokken is voor een ander gezinslid dan de bij u aangemelde jeugdige. Als u hoort van ouders dat het Sociaal wijkteam betrokken is, verzoeken we u om contact te leggen. Het Sociaal wijkteam en u kunnen dan de ondersteuning/behandeling op elkaar afstemmen vanuit het principe ‘1 gezin, 1 plan’. Als u constateert dat er een vervolg van de ondersteuning nodig is, maar niet perse een behandeling in de Jeugd GGZ, dan neemt u contact op met het Sociaal wijkteam in het stadsdeel waar de jeugdige woont om afspraken te maken voor de ‘warme overdracht’ en het beleggen van de regierol in dit vervolgtraject.
De gemeente Zwolle gaat er vanuit dat u vanuit professioneel oogpunt actie onderneemt indien u zich zorgen maakt over een jeugdige/gezin. Het Sociaal Wijkteam kan met u meedenken over de te zetten stappen. Crisissituatie: In goed overleg met het Sociaal wijkteam kan de diagnostiek en/of behandeling al starten na het (inhoudelijke) gesprek, het toewijzingsbericht en ondersteuningsplan volgen dan zo snel mogelijk. De gemeente Zwolle werkt vanuit vertrouwen. Met een mondelinge toezegging van het Sociaal wijkteam hoeft u in een crisissituatie niet op wachten op een toewijzingsbericht. U kunt er dan vanuit gaan dat dit toewijzingsbericht volgt.
informatie Veel gestelde vragen en antwoorden Hoe neem ik contact op met het Sociaal wijkteam om inhoudelijk af te stemmen? Op de website www.swtzwolle.nl kunt u zien met welk Sociaal wijkteam u contact kunt opnemen. Dit is afhankelijk van het adres van de inwoner. In elk stadsdeel is een Sociaal wijkteam. Contactgegevens vindt u ook in de bijlage Overzicht contactgegevens Sociaal wijkteam Zwolle & Backoffice Sociaal wijkteam Zwolle. Wanneer neemt het Sociaal wijkteam contact op met mij/mijn organisatie? Wanneer tijdens de verwerking van de melding blijkt dat het Sociaal wijkteam ook betrokken is bij deze cliënt of zijn/haar gezin. Wanneer mag ik starten met de behandeling? U mag direct na het ontvangen van de verwijzing starten met de behandeling. U hoeft dus niet te wachten op een toewijzingsbericht. Als de behandeling is gestart meldt u dat binnen 5 werkdagen bij de backoffice Sociaal Wijkteam Zwolle door het invullen van het regionaal vastgestelde Excel-format en te sturen naar:
Beveiligde mail:
[email protected] Indien u geen gebruik maakt van zorgmail: beveiligd met een wachtwoord naar
[email protected]
Contactgegevens vindt u ook in de bijlage Overzicht contactgegevens Sociaal wijkteam Zwolle & backoffice gemeente Zwolle/SWT. Waarom moet ik melden na een verwijzing door huisarts, jeugdarts of medisch specialist? Zonder melding kunnen wij geen toewijzing in het systeem zetten, ontvangt u geen toewijzingsbericht en kan uw factuur niet worden betaald. Ik heb geen Zorgmail account. Wat doe ik dan? Heeft u geen zorgmail-account, dan adviseren wij u om een zorgmail-account aan te vragen. Tot die tijd, of indien u geen gebruik wenst te maken van zorgmail kunt u het format, beveiligen met een wachtwoord. U kunt het beveiligde format versturen naar
[email protected]. Het wachtwoord om het bestand te kunnen lezen verstuurd u dan in een aparte mail. Ontvang ik een ontvangstbevestiging van mijn melding? Nee, u ontvangt alleen een toewijzingsbericht. Hoe lang na mijn melding ontvang ik een toewijzingsbericht? De backoffice van het Sociaal wijkteam streeft naar een verwerkingstijd van 10 werkdagen. Tot maart 2016 zal de verwerkingsfase door de hoeveelheid vervolg-DBC’s helaas langer duren. Hoe weet ik dat mijn melding is verwerkt? Het bewijs hiervan is het toewijzingsbericht.
informatie Wat gebeurt er met mijn melding? Op basis van de melding worden de gegevens verwerkt in het systeem en dit leidt tot een toewijzingsbericht. Er vindt daarnaast een check plaats of deze persoon of gezin reeds bekend is bij het Sociaal wijkteam. Wanneer dit het geval is, neemt het Sociaal wijkteam contact met u op om afspraken te maken hoe het principe ‘1 gezin, 1 plan’ kan worden toegepast. Ontvang ik een beschikking? Nee, een beschikking is een overeenkomst tussen de cliënt en de gemeente Zwolle. U ontvangt een toewijzingsbericht. Ontvangt mijn cliënt een beschikking? Ja, uw cliënt c.q. ouder(s)/ verzorger(s) ontvangt een beschikking van de gemeente Zwolle. Waar bestaat een toewijzingsbericht uit? Dit is een geautomatiseerd bericht. Dit bericht wordt via VECOZO verstuurd. Het toewijzingsbericht is een zogenaamd iJW-bericht, bestaand uit: BSN-cliëntgegevens, naam aanbieder (AGB-code voor routering), productcode, eenheid (dagen/ uren/ minuten/ traject), aantal eenheden (Volume), start datum en eind datum. Ik heb geen toewijzingsbericht ontvangen, wat nu? Dan heeft u of geen melding gedaan, of het format niet juist/volledig ongevuld en/of u heeft deze niet opnieuw verstuurd. Uw melding is daardoor buiten behandeling gesteld. U moet dan een nieuwe melding doen met inachtneming van de routing en hiervoor het Regionale Excel-format Indienen jeugdcliënten Regio IJsselland gebruiken.
