Tweede bijeenkomst DBC Jeugd GGZ Stand van zaken werken met DBC Jeugd GGZ Hoe werken aanbieders en gemeenten samen vanaf 1 januari 2015 en wat is de situatie vanaf 2016? 28 september 2015
Wie was aanwezig op 13 juli 2015 • Gemeenten: Nijmegen, Ede, De Fryske Marren, Amsterdam, Enschede, Eindhoven, Haarlem, Food Valley, Ijsselland • Zorgaanbieders: Karakter, NIP, GGZ inGeest, Rivierduinen, Met GGZ, De Viersprong, Accare, GGZ Delfland, GGZ Breburg, Dimencegroep, Intermetzo, Lentis, GGz Centraal • Softwareleveranciers: Nexus, PinkRoccade, Medicore • Werkgroep DBC Jeugd: Geert Schipaanboord (VNG), Truus Vernhout (KING/VNG), Itske Lindhout en Miranda de Gouw (iZA), Anne Wil Roza (GGZ Nederland), Carolien den Elzen (Parnassiagroep), Quirinus Fianen (Pro Persona) In totaal hebben 39 mensen deelgenomen aan deze sessie.
Aanwezig op 28 september • Gemeenten: Nijmegen, FoodValley, Enschede, Haarlem, Ijsselland, Ede, Eindhoven, Leeuwarden, Helmond • Zorgaanbieders: GGZ Centraal, GGZ Eindhoven, Molemann, Lentis, NIP, De Viersprong, Accare, Dimencegroep, GGZ Breburg, GGz Centraal, GGz inGeest, Reinier van Arkelgroep, Rivierduinen • Softwareleveranciers: PinkRoccade, Lost Lemmon • Werkgroep jeugd GGZ: Geert Schipaanboord (VNG), Truus Vernhout (VNG), Anne Wil Roza (GGZ NL), Carolien den Elzen (Parnassia), Quirinus Fianen (Pro Persona), Arjen Sondag (Nexus), Jopie van Apeldoorn (Altrecht), Itske Lindhout (Arteria Consulting), Miranda de Gouw (M&I) In totaal hebben 34 mensen deelgenomen aan de bijeenkomst.
Wie is wie? Deelnemers hebben behoefte aan: • Uniforme afspraken • Licht in de chaos • Transport van gegevens (veilig) • Privacy (welke gegevens wel?) • Afsluiten DBC’s i.r.t. accountantscontrole • Opt out regeling i.r.t. declareren • Inzicht in gevolgen iJW2.0
• Naam • Organisatie • Was u ook bij de vorige bijeenkomst? • Welke vraag wilt u beantwoord zien?
Wat gaan we doen vandaag? • Deze bijeenkomst wordt georganiseerd op initiatief van GGZ Nederland en VNG. Deze bijeenkomst is het vervolg op de bijeenkomst van 13 juli 2015 • Aan de hand van de enquêteresultaten worden pijnpunten en uitdagingen besproken • Resultaat: zicht op voortgang, aandachtspunten korte termijn, doorontwikkelpunten
Agenda 28 september • Mededeling: Onderhoud en uitlevering DBC structuur 2016-2017 • Hoe staat het ervoor bij gemeenten en instellingen: terugkoppeling enquête • Ter informatie: Afronding 2015 (OHW, jaarovergang en Coziek) • Voorstel: Handreiking jeugd DBC inclusief procesbeschrijving 2016 • Ter informatie: Ontwikkelingen bij softwareleveranciers van gemeenten • Openstaande vragen rondom herindicatie en vervolg DBC
Even terugkijken: bijeenkomst 13 juli 2015 Doel • Informeren over DBC systematiek en svz: procesbeschrijving • Ophalen signalen en aanbevelingen doorontwikkeling: JW321, OHW, jaarovergang Achtergrond en aanleiding • Uitgangspunt op bestuurlijk niveau: werken met DBC’s de komende drie jaar • Voorwaarden: gebruik maken van bestaande ICT structuren en spelregels • Praktisch: Op onderdelen is aanpassing/ aanvullende informatie nodig in informatie-uitwisseling tussen gemeenten en aanbieders
Mededeling onderhoud NZa Er is tbv een zachte landing afgesproken om nog 3 jaar lang de DBC GGZ structuur te ondersteunen. Dit betekent dat de DBC GGZ Jeugd productstructuur nog 3 jaar lang beschikbaar is voor registratie en declaratie van DBC’s In overleg tussen VNG en NZa is het volgende afgesproken: - VWS komt binnen een aantal werkdagen met een reactie op voorstel om de Nza tot 1-1-2018 de productstructuur te laten beheren;
Voorstel VNG afspraken over rol NZa richting VWS • VWS geeft de NZa de aanwijzing dat ze onderstaande oplossingen in 2016 en 2017 mogen uitvoeren, ondanks het beëindigen van hun wettelijke rol, in het kader van een zachte landing van de jeugd GGZ • NZa verwijdert dubbele codes • De NZa verwijdert de einddatum van 31-12-2015 en zorgt dat de jeugdtabel die in 2014 voor 2015 is vastgesteld, ook geldig blijft voor 2016 en 2017 • Technische vragen die in 2014 en 2015 en door NZa /DBC onderhoud beantwoord werden, kunnen ook in 2016 en 2017 nog gesteld worden • Voordat tot uitvoering hiervan wordt overgegaan, onderzoekt NZa de technische impact en bekijkt of de aangegeven knelpunten door software leveranciers van aanbieders zo zijn opgelost • De VNG vraagt aan VWS of zij zich kunnen vinden in deze voorgestelde oplossing
Hoe staat het ervoor bij gemeenten en instellingen: terugkoppeling enquête
Aantal ontvangen enquêtes
Via JW321 declareren Gemeenten: - 1x Eens - 3x Oneens - Wel inlezen, daarna handmatig verwerken - 2x in pilot fase - Technisch wel, procesmatig niet Zorgaanbieder - 4x oneens - 6x eens - 3x testfase Slechts vierreacties met een concrete datum. Anderen geven aan dat de opleverdatum onbekend is.
Retourbericht Retourbericht JW322 ontvangen of verzenden werkt prima elektronisch.
Gemeenten - 1x Eens - 4x Oneens - 2x in pilot fase - Technisch wel, procesmatig niet Zorgaanbieders - 9x oneens - 1x eens - 2x testfase
Afspraken maken over wanneer een zorgaanbieder geen JW322 ontvangt hoe zij weet dat de factuur toch is goedgekeurd. Actie: voorstel voor uitwerken Uitzoeken of er technische probleem zitten in vertaling van XML naar ASCII
OHW format Op 13 juli is in de gezamenlijke bijeenkomst aangegeven dat er behoefte is een landelijk OHW-format te ontvangen of te versturen. Is informatie op macro niveau voldoende? • • • •
AGB-code zorgaanbieder aantal cliënten dat in zorg is, uitgesplitst naar basis-GGZ en gespecialiseerde GGZ omvang van de reeds geleverde zorg in zorguren en aantal verblijfsdagen Gemiddeld, afgesproken, tarief (per zorguur en per verblijfsdag)
- 1 aanbieder is het oneens - 1 gemeente is het oneens - 1 aanbieder geeft aan te werken met een gemiddeld uurtarief per gemeente - 1 gemeente geeft aan het aantal minuten per type DBC te willen weten (niet alleen B-GGZ of S-GGZ) - 1 gemeente kon nog geen antwoord geven
Verkoop Is in de inkoop van 2016 de DBC leidend voor jeugd GGZ? Gemeente
5x ja 1x nee Nog niet uitgekristaliseerd In principe leidend, maar er wordt gekeken waar het mogelijk eenvoudiger/anders kan Zorgaanbieder 5x ja Ja, Er wordt nog steeds ingekocht in de DBC producten. De systematiek is niet leidend, maar dat is hij in de huidige uitvoeringspraktijk ook al niet. Klinische dagen en overige verrichtingen moeten als aparte producten (in sommige gevallen met een apart beschikkingsnummer) worden gedeclareerd. nog onbeslist Verschilt per regio. wisselend: sommige gemeentes maken DBC afspraken, anderen P*Qvarianten/arrangementen Bij ons als zorgaanbieder wel. Gemeenten staan hier anders in. Een aantal RTA's wijken van de DBC-systematiek af. Het is vlees nog vis.
Verkoop: Zijn in de inkoop van 2016 afspraken gemaakt over het gebruik van JW321 • Veel zorgaanbieders willen verder met de DBC mits gemeenten zich conformeren aan de standaardafspraken. • Een groot deel van de gemeenten wil zich voorlopig conformeren aan de DBC mits de handmatige handelingen uit het proces verdwijnen. Software aan de gemeentelijke kant belemmert dit. • Veel gemeenten willen naar één systematiek van declareren toewerken. Dat betekent afscheid van de DBC systematiek. Een aantal gemeenten wil dit sneller dan de bestuurlijke afspraak tot 1-1-2018.
Wat gaat er goed en wat kan er beter? Goed? • Bereidheid tot samenwerking en onderling overleg • Financieel geen risico door bevoorschotting Beter? • Spreken nog niet altijd dezelfde taal (verschillende interpretaties) • Landelijke regie i.r.t. privacy, declaratie en verantwoording (wens van zorgaanbieders) • Techniek aan beide zijden niet altijd op elkaar afgestemd; leidt tot handmatige verwerking
Afronding 2015 • OHW: zie procesbeschrijving • Jaarovergang: toelichting op bijlage • Coziek: toelichting op brief Eenduidige definitie opstellen voor Onderhanden Werk (OHW) jaarovergang in relatie met JW321: - OHW = alle openstaande DBC’s (DBC * gemiddeld tarief), excl. of incl. afgesloten maar nog niet gefactureerde DBC’s? - JW321 = gefactureerde en verzonden DBC’s Waarom OHW aan het einde van het jaar? - boeken van de hoeveelheid werk die is uitgevoerd maar nog niet gefactureerd Maandelijks OHW kan gebruikt worden t.b.v. uitnutting budget Discussie over inhoud van OHW: macro of micro niveau? Niet op cliëntniveau (micro). Aantal gemeenten geeft aan OHW per type DBC te willen. Actie: - definitie OHW jaarovergang en OHW maandelijks scherp neerzetten en bespreken met Coziek - Landelijke afspraak voor datum (of periode) waarin OHW moet worden aangeleverd
VERWIJZER
Procesbeschrijving DBC Jeugd Cliënt met zorgvraag verwijzing
huisarts - jeugdarts medisch specialist instelling - gemeente (wijkteam)
Voor het gebruik van Verzoek om toewijzing (JW315) en Toewijzing (JW301) binnen de jeugd DBC zijn zeer strikte bedrijfsregels noodzakelijk.
Terugverwijzing of doorverwijzing
Nader af te spreken inhoud en vorm
BEHANDELPROCES GESPECIALISEERDE AANBIEDER
Aanmelding
Screening
Intake
Verzoek om toewijzing (JW315 met JW316 retour)
GEMEENTE
Concept procesbeschrijving DBC Jeugd v0.7 – 28 september 2015
Op enig moment in het proces stuurt zorgaanbieder een VOT en stuurt de gemeente daarop een toewijzing
Toewijzing (JW301 met JW302 retour)
Behandeling Nader af te spreken inhoud en vorm
Onderhanden werk (OHW)*
Uitstroom (einde behandeling)
jw321
jw322
DBC factuur (bij uitstroom en bij >365 d)
* OHW is het voortschrijdend totaal van de waarde van geleverde zorg met betrekking tot DBC's vanaf de startdatum tot de einddatum.
Opmerkingen/vragen n.a.v. procesbeschrijving • Het toepassen van iJW315 vermindert de administratieve lasten. Daar zijn zowel zorgaanbieders als gemeenten het mee eens. • Wanneer is iJW315 beschikbaar? Afhankelijk van de releasekalender van softwareleveranciers; verwachting is voorjaar 2016 • Hoe geef je wijzigingen door gedurende het behandeltraject? Dit is niet nodig bij een DBC; de gemeente wil dit toch weten; oplossing is de OHW. • Wat heeft de gemeente nodig om de rol van regisseur te pakken? In het toekomstbeeld het hele proces en passende informatievoorziening uitwerken • Start zorg bericht (iJW305) is niet nodig
Opmerkingen/vragen n.a.v. procesbeschrijving • Discussie over startdatum zorg in de VOT (verzoek om toewijzing). Wat is de startdatum?
Datum toewijzing of 1e contact met cliënt (intake) of startdatum behandeling? Kijkend naar het iJW315 (VOT) bericht is het 1e contact met cliënt: Begindatum = Datum vanaf wanneer een ondersteuningsproduct wordt geleverd.
Actie: addendum handreiking definitief maken met toevoegingen: - Definitie startdatum zorg in VOT - Geen gebruik van Stop zorg bericht (bij wijzigen gegevens tijdens behandeling) - Geen gebruik van Start zorg bericht - Definitie van Onderhanden Werk
Ontwikkelingen bij softwareleveranciers • Toelichting op ICT verslag Truus Vernhout geeft een toelichting op de bijeenkomst van softwareleveranciers (gemeentelijke) van woensdag 23 september Klanten (gemeenten) moeten prioriteit stellen aan aanpassingen.
Openstaande vragen en antwoorden • Herindicatie: brieven vanuit gemeenten naar ouders en jeugdigen over herindicatie leiden tot onrust terwijl er bij DBC’s geen sprake is van indiceren Antwoord: VWS komt met uitleg over wat er wel en niet mag i.r.t. indiceren en jeugd DBC’s Actie: bericht verspreiden via VNG site, VNG blad en GGZ Nederland • Opt/out regeling stelt zorgaanbieders en gemeenten voor een dilemma: zorgaanbieder mag niet factureren wanneer de factuur herleidbaar is naar een diagnose. Antwoord: individueel in overleg met zorgaanbieder over de wijze van factureren Actie: GGZ NL en VNG in overleg met VWS/CBP over de definitieve regeling
Openstaande vragen en antwoorden - Behoefte van gemeenten om de doorontwikkeling van de jeugd GGZ in pilotvorm te implementeren in een regio en pas daarna landelijk in te voeren. Antwoord: VNG geeft aan dat er al pilots zijn. Dat zijn lokale initiatieven die uiteindelijk kunnen leiden tot landelijke ontwikkeling. - Handmatig verwerken van JW321 berichten door gemeenten is tijdrovend en belemmert het omarmen van de DBC systematiek Actie: - VNG stelt een brief op om softwareleveranciers te motiveren de ontwikkelingen voor jeugd GGZ met prioriteit te ontwikkelen. - Gemeenten ‘jagen’ achter hun softwareleverancier aan.
