Externí spolupracovníci Modul obsahuje přehled všech osob, které mají nebo v minulosti měly nějaký vztah k VUT, umožňuje jim přiřadit nový aktuální vztah k VUT nebo k útvaru VUT - "externí spolupracovník". Slouží také k zadávání nových externích zaměstnanců do IS. 1. Spuštění modulu Externí spolupracovníci 2. Popis prostředí a ovládacích prvků modulu Externí spolupracovníci 2.1. Rychlé filtry 2.2. Seznam Externí spolupracovníci 2.3. Panel s tlačítky 3. Vytvoření nové osoby 4. Vytvoření nového vztahu osoby
1. Spuštění modulu Externí spolupracovníci Modul Externí spolupracovníci se spouští z Hlavního menu Fakulta Následně se vám zobrazí seznam Externí spolupracovníci (viz. obr. 1).
Externí spolupracovníci.
2. Popis prostředí a ovládacích prvků modulu Externí spolupracovníci
Obr. 1 - Externí spolupracovníci
2.1. Rychlé filtry (1,2) Rychlé filtry umožňují jednoduše zobrazovat osoby v seznamu "Externí spolupracovníci" (3) podle zvolených kritérií. 1
Filtr Útvary (1) • •
vše - vybere všechny osoby bez ohledu na vazbu k útvaru útvar - zobrazí se osoby, u kterých je uveden vztah ke zvolenému útvaru. Útvar volíte po stisknutí tlačítka , kdy se vám zobrazí dialogové okno "Výběr útvaru, organizační jednotky". Zde si pomocí rychlých filtrů na levé straně můžete vybrat kritéria, podle kterých se vám mají zobrazit útvary v seznamu "Útvary a organizační jednotky"(5). Výběr potvrdíte tlačítkem
.
Obr. 2 - Výběr útvaru
Filtr Vztahy k útvaru (2) Filtr slouží k zobrazení osob v seznamu "Externí spolupracovníci"(3) podle vztahu osoby k útvarům VUT. (Například "zaměstnanec - plný úvazek", "zaměstnanec - externí", apod.)
2.2. Seznam "Externí spolupracovníci" (3) Modul obsahuje seznam "Externí spolupracovníci" (3), v němž se zobrazuje přehled všech osob, které mají vytvořený vztah k VUT. Vzhledem k tomu, že osoba může mít více vztahů k různým útvarům VUT, je možné zde zobrazit všechny tyto vztahy (filtr "Útvary - vše", filtr "Vztahy k útvaru" - označeny všechny). Standardně jsou v seznamu zobrazeny následující informace: • • • • • • • • • •
osobní číslo - identifikační číslo osoby (osobní číslo VUT) akademický titul jméno příjmení vědecký titul útvar - zde je uveden útvar, ke kterému má osoba vytvořený vztah vztah k útvaru - typ vztahu osoby k útvaru vztah od - datum začátku platnosti vztahu vztah do - datum konce platnosti vztahu platnost vztahu
2
2.3. Panel s tlačítky (4) Na pravé straně od seznamu se nachází panel s následujícími tlačítky: Tlačítko slouží k přidání nové osoby do seznamu "Externí spolupracovníci" (3) a zanesení informací o osobě do databáze. Tímto tlačítkem lze vytvořit osobě nový vztah k VUT.
3. Vytvoření nové osoby Modul Vám umožňuje vytvářet novou osobu pouze s typem vztahu "Externí spolupracovník". Při vytváření nové osoby postupujete následujícím způsobem: 1. V modulu "Externí spolupracovníci" si zvolíte v rychlých filtrech "Útvary (1) - vše", "Vztahy k součástem" (2) - označíte všechny. 2. Stisknete tlačítko databáze VUT" (obr. 3).
. Zobrazí se vám dialogové okno "Zařazení osoby do centrální
Obr. 3 - Zařazení osoby do centrální databáze VUT - Základní údaje
3. Do dialogového okna zadáte jméno a příjmení osoby, která má být vložena do databáze a stisknete . tlačítko 4. V případě, že se v databázi již nachází osoba se stejným jménem a příjmením zobrazí se vám záložka "Kontrola duplicity" (obr. 4), která obsahuje přehled osob s totožným jménem. Pokud se v seznamu nachází osoba, kterou jste chtěli nově vložit a má již vytvořený vztah k požadované součásti, ukončíte vkládání této osoby do databáze tlačítkem . V případě, že má vztah vytvořen k jiné součásti VUT, označíte osobu v seznamu a zvolíte výběrové pole "osoba se ve výběru nachází, chci zadat nový 3
vztah osoby k VUT" (7). Poté stisknete tlačítko . Zobrazí se vám seznam "Externí spolupracovníci" (3) s kurzorem umístěným na požadované osobě. Dále pokračujete jako v bodě 4. Vytvoření nového vztahu osoby.
Obr. 4 - Zařazení osoby do centrální databáze VUT - Kontrola duplicity
5. Pokud se osoba při kontrole duplicity v přehledu nenachází, označíte výběrové pole "osoba se ve výběru . nenachází, chci vložit zadanou osobu do databáze" (6) a stisknete tlačítko 6. Zobrazí se vám záložka "Doplňující údaje" (obr. 4), ve které doplníte povinné údaje (tučně zvýrazněné), případně další potřebné údaje. • • • • • •
vztah osoby k VUT národnost pohlaví rodné číslo / datum narození (RČ nebo datum narození je dobré zadat, aby zbytečně nedocházelo k vytváření duplicit a pro jednoznačnou identifikaci osoby) útvar - útvar, ke kterému má být osobě vytvořen vztah od - do - datum začátku / konce vztahu (pole "do" se nevyplňuje, pokud je vztah uzavřen na dobu neurčitou)
4
Obr. 5 - Zařazení osoby do centrální databáze VUT - Doplňující údaje
7. Zadané údaje potvrdíte tlačítkem . 8. Zobrazí se vám seznam "Externí spolupracovníci" s kurzorem umístěným na vytvořené osobě.
4. Vytvoření nového vztahu osoby Modul Vám pouze umožní vytvořit u osoby typ vztahu "Externí spolupracovník". Při vytváření nového vztahu osoby postupujete následujícím způsobem: 1. V modulu "Externí spolupracovníci" si zvolíte v rychlých filtrech "Útvary (1) - vše", "Vztahy k součástem" (2) - označíte všechny. 2. Pomocí filtrování v seznamu vyhledáte požadovanou osobu a označíte ji kurzorem. 3. Stisknete tlačítko . Zobrazí se vám dialogové okno "Vztah osoby k útvaru" (obr. 6). V horní části dialogového okna se vám zobrazí všechny dosavadní vztahy osoby na VUT. Zde zkontrolujete, zda skutečně osoba nemá platný vztah k součásti VUT, který se chystáte vytvořit. Pokud ne, vyplníte všechny povinné položky (tučně zvýrazněné), případně další potřebné položky a stisknete tlačítko . Poté potvrdíte celou operaci tlačítkem . 4. Zobrazí se vám seznam "Externí spolupracovníci" (3) s kurzorem umístěným na záznamu nově vytvořeného vztahu osoby.
5
Obr. 6 - Vztah osoby k útvaru
6
