© Jan Banning
Externe verantwoording Van soepele regels naar soepele archivering SEMINAR KWALITEIT EN INFORMATIEMANAGEMENT VAN DE DLWO
Even voorstellen
Maarten van Damme (1964)
Senior adviseur DOCFactory
HBO Bibliothecaris-Documentalist (FMA)
WO Documentaire Informatiewetenschap (UVA)
Documentaire Informatievoorziening in bedrijfsleven en bij de overheid.
Informatie- en archiefmanagement, DMS / RMA.
Veranderaspecten bij invoering van digitalisering, digitaal documentmanagement en e-werken.
Informatiebeleid, Informatiearchitectuur.
Ordening, ontsluiting en metadata.
Archief wet- en regelgeving. Compliance. Externe verantwoording
13-4-2012
2
Programma
Outsider! Wat is er aan de hand? Onderwijsinspectie en NVAO Wat moet Inholland nu echt archiveren? Selectielijst Zaakgericht werken In proces archiveren Externe verantwoording
13-4-2012
3
Outsider
Externe verantwoording
13-4-2012
4
Wat is er aan de hand?
Archivering Bij het onderzoek is gebleken dat werkstukken en beoordelingen vaak onvoldoende lang bewaard worden. De inspectie vindt dat deze documenten ten behoeve van interne en externe controles meerdere jaren gearchiveerd moeten worden. Wetgeving hiervoor is in voorbereiding. Vaak relevante documenten niet of te laat opgenomen in dossiers
Bron: Onderwijsinspectie - Alternatieve afstudeertrajecten in het hoger onderwijs - 12 maart 2012
Externe verantwoording
13-4-2012
5
Wat is er aan de hand 2?
Windesheim lopende jaar plus 1 jaar, gaan ook naar 7 jaar getuigschriften is er wel degelijk een wettelijke bewaartermijn van 30 jaar (archiefwet). De bewaartermijnen, binnen WIndesheim, worden verlengd naar zeven jaar, in ieder geval voor de eindwerkstukken en beoordelingen, examencom. beslissingen en aanvragen, en verder de documenten die nodig zijn om het HBO eindniveau aan te tonen(bijv stagecontracten/verslagen). Er is een werkgroep opgericht met deskundigen vanuit Saxion (heeft in een eerdere pilot het rapport 'Selectielijst Saxion' hierover opgesteld, te vinden op internet), Hogeschool InHholland en de Hogeschool Arnhem en Nijmegen. Naast deze hogescholen zijn ook de HBO-raad, de Erfgoedinspectie en het Nationaal Archief betrokken bij het vervolgtraject. In de loop van dit jaar hopen ze met een voorstel/handreiking te komen, wat ter besluitvorming voorgelegd wordt aan de AV. Vervolgens is het - uitgaande van positieve besluitvorming - aan de hogescholen om met deze handreiking aan de slag te gaan, waarbij eigen accenten mogelijk blijven. Bron: Linkedin discussie
Externe verantwoording
13-4-2012
6
Wat is een dossier?
De WHW definieert niet wat onder een dossier van een afgestudeerde moet worden verstaan.
Evenmin specificeert de WHW welke documenten het dossier van een afgestudeerde moet bevatten. Inspectie definieert het dossier van een afgestudeerde als volgt: ‘het dossier dient aan te tonen dat het getuigschrift terecht is verstrekt’.
Welke documenten het dossier dient te bevatten, leidt de inspectie af uit: a) de artikelen uit de WHW die betrekking hebben op toetsing en examinering (7.10 t/m 7.13) en b) de bepalingen ten aanzien van toetsing en examinering in de OER van de desbetreffende opleiding. Onder dossier wordt ook begrepen alles wat digitaal geregistreerd is.
Externe verantwoording
13-4-2012
7
NVAO -Beoordelingskaders accreditatiestelsel hoger onderwijs
3.6 Verplichte documentatie 3.6.2 Verplichte bijlagen bij de kritische reflectie
6. overzichtslijst van de laatste 25 afstudeerwerken of de afstudeerwerken van de laatste twee jaar (of van portfolio’s / werkstukken waaruit het door de student bereikte eindniveau kan worden afgeleid);
3.6.3 Documenten ter inzage tijdens het bezoek
1. verslagen van overleg in relevante commissies / organen; 2. toetsopgaven met bijbehorende beoordelingscriteria en normering (antwoordmodellen) en een representatieve selectie van feitelijk gemaakte toetsen (zoals presentaties, stages, assessments of portfolio’s) en beoordelingen; 3. door het panel bepaalde representatieve selectie van afstudeerwerken van de afgelopen twee jaar met bijbehorende beoordelingscriteria en normering; 4. handboeken en overig studiemateriaal; 5. samenvatting en analyse van recente evaluatieresultaten en relevante managementinformatie; 6. documentatie over docent- en studenttevredenheid.
Externe verantwoording
13-4-2012
8
Dus…
Interne regels met betrekking tot de archivering erg soepel;
Bewaartermijnen voor cruciale documenten als beoordelingen ontbreken en bewaartermijnen voor bijvoorbeeld stagedocumenten is erg kort (drie maanden);
Voorstel: Werkstukken 7 jaar bewaren! Geldt vooral voor: Eindwerkstukken/afstudeerdossiers
Bron: Onderwijsinspectie - Alternatieve afstudeertrajecten en de bewaking van het eindniveau bij hogeschool Inholland Externe verantwoording
13-4-2012
9
Bewaartermijnen Inholland
Externe verantwoording
13-4-2012
10
Bewaartermijnen - Selectielijst
Privaatrechtelijk orgaan met openbare gezagstaken – vallen onder Archiefwet. Goede geordende toegankelijke staat hebben en houden voor zolang als nodig. Hoe lang? Selectielijst
Selectielijst bevat een beschrijving van de organisatie Overzicht van handelingen die voortkomen uit openbare gezagstaken. Worden gewaardeerd op basis van wet- en regelgeving met een bewaartermijn Twee soorten V en B Corporele documenten: maquettes, andere fysieke objecten en werkstukken. Digitale duurzaamheid Binnen twintig jaar overdragen aan provinciaal archief Externe verantwoording
13-4-2012
11
Selectielijst Saxion
Externe verantwoording
13-4-2012
12
UVA
Externe verantwoording
13-4-2012
13
Basisselectiedocument Universiteiten2009
Externe verantwoording
13-4-2012
14
Selectielijst volgens Nationaal Archief
Een vastgestelde selectielijst vormt de wettelijke grondslag voor vernietiging of overbrenging. Selectielijsten worden vastgesteld volgens een procedure waaraan de zorgdrager en de algemene rijksarchivaris deelnemen. Een selectielijst is maximaal twintig jaar geldig. Een belangrijk aspect is dat een selectielijst niet alleen bedoeld hoeft te zijn om al gevormd archief te kunnen selecteren, maar ook kan worden gebruikt voor het selecteren van nog te vormen archief ('aan de bron'). Dat is met name van belang in een digitale informatiehuishouding. Externe verantwoording
13-4-2012
15
Zaakgericht werken
Zaak is “een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden”
In administratieve organisaties betekent dat een zaak zowel een proceskant heeft als een informatiekundige kant.
De proceskant bestaat uit het zaakbehandelproces inclusief intake en levering.
Centraal aan de informatiekundige kant staat het zaakdossier. Externe verantwoording
13-4-2012
16
Zaakgericht werken
Externe verantwoording
13-4-2012
17
Externe verantwoording
13-4-2012
18
Externe verantwoording
13-4-2012
19
ROSA
NORA, GEMMA, PETRA… ROSA sluit aan bij de principes van de NORA. Het is de bedoeling dat de ROSA eigen dochters krijgt in de vorm van deelarchitecturen voor de verschillende sectoren (PO, VO, BVE en HO) en de enterprisearchitecturen van DUO en Inspectie van het Onderwijs. Externe verantwoording
13-4-2012
20
ROSA
Externe verantwoording
13-4-2012
21
UWV Domein Architectuur DIV/MCM
UWV
vraagsturing
deregulering multichanneling
Professionalisering
Processturing
channels
channels
Kernfuncties UitSMZ kering
web Werk
klant
E-werken
web
Gegevens diensten
telefoon
telefoon
klant
Kenniswerk email
beleidsvorming
ketenpartner
loket
Klantbeeld
XML
loket
business rules
XML
DMS
RMA
DTI
Output management
WFM Prim syst
ministerie
beleid
(E) BPM Input management
dossiertoegang (klant, keten)
post
Integraal Contentmanagement
klantinformatie
@
ketenpartner
COPAFIJTH
Functies Systemen
email
samenwerken
Ondersteunende processen
post
ministerie
projecten
@
Zaakdossier Klantdossier
Externe
Nationaal Archief Vernietigen 13-4-2012 verantwoording
22
UWV Input Management
Kanalen
Inputverwerking
Business Proces Management Werkstroombesturing
Output Management
Outputverwerking
Kanalen
web
web
telefoon
telefoon Input verwerking
Werkproces
Output verwerking
post
post
balie
balie
DMS / RMA
Externe verantwoording
13-4-2012
23
Doelarchitectuur gemeente Utrecht
Externe verantwoording
13-4-2012
24
Blackboard en SharePoint
Wens tot een gestructureerde en goed doorzoekbare documenten omgeving
Veelal geen archivering
Archiveren in Blackboard en Sharepoint niet toereikend
Externe verantwoording
13-4-2012
25
Veranderen met ICT
Op werkplek niveau is vaak sprake van versnippering van toepassingen Systemen ondersteunen vooral ‘organisaties’ of ‘processen’, zelden mensen en hun taken; Nog steeds worden er systeemondersteunende processen geïmplementeerd Grenzeloze mogelijkheden….teleurgestelde verwachtingen Er bestaat geen “one fits all” Differentiatie aan de voorkant Eenheid aan de achterkant Externe verantwoording
13-4-2012
26
Waar zit het probleem?
Techniek
Externe verantwoording
13-4-2012
27
Samenvattend
Geen eenduidige selectielijst
Hierdoor geen uniforme en formele aanwijzingen Initiatieven in de maak (HBO-raad)
In archieftechnische zin zijn de meeste bewaartermijnen kort (7 jaar) Zaakgerichte aanpak zou kunnen helpen documenten tijdig, betrouwbaar en volledig (in proces) af te vangen en te archiveren. Bij voorkeur digitaal en geautomatiseerd
Externe verantwoording
13-4-2012
28
VRAGEN?
Externe verantwoording
13-4-2012
29
