Executive WalkRounds Sturen op zachte signalen
• • • •
Welkom + kennismaking Toelichting onderzoek ‘Zachte signalen’ Executive WalkRound; • Wat is het? • Werkwijze • Resultaten, eerste indruk
Onderzoek “Veiligheidsbeleid in de langdurige zorg; de rol van bestuurder bij patïentveiligheid.”
AANLEIDING • Kwaliteit en veiligheid hoog op agenda • Verantwoordelijkheidsverdeling tussen professionals, bestuur en intern toezicht onduidelijk en te vrijblijvend ingevuld
• Bestuur heeft beperkte instrumenten
AANLEIDING Huidige veiligheidsbenadering • Nadruk op sturen harde management informatie - Melden en analyseren incidenten - Vastleggen indicatoren - Info uit kwaliteitskaders en programma’s als Zichtbare Zorg
• Zachte / indirecte signalen te weinig meegenomen - Toevoegende waarde in veiligheidsbenadering - Oppikken zachte signalen via Executive WalkRounds
Zachte signalen
• • • • •
non-verbale signalen kleine dingen die van grote betekenis kunnen zijn ‘onderbuikgevoel’ indirecte signalen diffuse gegevens over mogelijke schade
ijsbergmodel harde signalen
zachte signalen
Interviewfragment DWDD Matthijs van Nieuwkerk en Martijn van Dam
Discussie • Hoe is dit bij u? Wat herkent u wel / niet in uw organisatie t.a.v. zachte signalen? • Kunt een voorbeeld geven van een zacht signaal wat u hebt opgevangen? • “Op zachte signalen kan je niet sturen”
DOELSTELLINGEN ONDERZOEK DEEL 1: In kaart brengen hoe bestuurders (in LZ) met veiligheid omgaan Kenmerken beschrijven van besturen met betere veiligheidsuitkomsten
DEEL 2: Meerwaarde van sturen op ‘zachte signalen’ onderzoeken
VRAAGSTELLING DEEL 2 MEERWAARDE van sturen op ZACHTE SIGNALEN • Welke signalen verkregen met Executive WalkRounds? • Leidt sturen op zachte signalen tot andere maatregelen?
• Hoe evalueren bestuur en professionals de WalkRounds; 1. meerwaarde en bruikbaarheid 2. onderling vertrouwen en interactie
METHODE Design Een exploratieve studie met voor- en nameting 13 deelnemende organisaties
Januari 2012 t/m december 2013
Deelnemende instellingen 6 interventie 2 GGZ 2 GHZ 2 VV&T
7 controle 2 GGZ 2 GHZ 3 VV&T
Looptijd interventie juli 2012 t/m juni 2013
WalkRound / Wat is het? • • • •
Maandelijks bezoeken van een afdeling, follow-up na 6 mnd.; door interdisciplinair WRteam (bestuurders / hoger management); open discussie over patiëntveiligheid, met aanwezige professionals, evt. patiënten en mantelzorgers.
• BV. 'Was het voor u mogelijk om uw cliënten zo veilig mogelijke zorg te geven?', 'Zo nee, waarom niet?'; ‘Hebben er de afgelopen dagen“bijna ongelukken” plaatsgevonden, die voorkomen zijn?; ‘Wat is uw grootste zorg rondom veiligheid op de afdeling? ‘
• proactieve risico benadering.
WalkRound / Werkwijze Grondregels Drie fasen: • 1. Voorbereiding • 2. Tijdens / uitvoering • 3. Na afloop
Continue: communicatie en rapportage
ruimte voor aanpassing sector onderzoeker aanwezig tijdens WR
Selecteren afdelingen
Plannen en vooraankondigen bezoeken
Acties uitvoeren en monitoren
Terugkoppelen
WR
Nabespreken, acties benoemen en rapporteren
communicatie & rapportage
Open discussie
Afronding
Introductie
WalkRounds / Meerwaarde • vergroten interactie bestuur – professionals • vergroten vertrouwen bestuur – professionals • bijdrage aan open cultuur rondom patiëntveiligheid • bevorderen opvangen en sturen op ‘zachte signalen’ • proactief / preventief benaderen van mogelijke schade
• verbeteren veiligheidscultuur
RESULTATEN WalkRounds ZACHTE SIGNALEN; indeling in categorieën (Montgomery, 2008) zorgverlening
transport
communicatie
medicatie
omgeving
beveiliging
materiaal
personeelinzet
RESULTATEN WalkRounds, eerste indruk Categorieën Zachte Signalen WalkRounds ronde 1; totaal en per sector . Tabel: zachte signalen ronde 1 Totaal Categorie N Zorgverlening 38 Communicatie 47 Omgeving 19 Materiaal 17 Beveiliging 18 Personeelsinzet 23 Totaal 162
% 23,5 29,0 11,7 10,5 11,1 14,2 100,0
GHZ N 14 16 7 4 8 11 60
% 23,3 26,7 11,7 6,7 13,3 18,3 100,0
GGZ N 13 19 1 5 5 3 46
% 28,3 41,3 2,2 10,9 10,9 6,5 100,0
VV&T N 11 12 11 8 5 9 56
% 19,6 21,4 19,6 14,3 8,9 16,1 100,0
Grootste categorieën: communicatie en zorgverlening Gemiddeld 4,5 zachte signalen per Walkround
RESULTATEN WalkRonds GGZ, eerste indruk ZACHTE SIGNALEN - voorbeeld Communicatie (N = 19) “Het ontbreken van urgentiebesef binnen ‘de lijn’ over faciliteren in veiligheid met betrekking tot het gebouw, welke structureel lijkt in de communicatiestructuur. (Deuren die niet goed sluiten, meubels die niet geschikt zijn voor huidige populatie)……”
RESULTATEN WalkRounds GGZ, eerste indruk ZACHTE SIGNALEN - voorbeeld Zorgverlening (N = 13) “Verpleging geeft aan zich zorgen te maken over evt. ontruiming bij brand ivm de immobiliteit van de ouderen en het feit dat de afdeling zich op de eerste etage bevindt. Er wordt niet regelmatig geoefend met het gebruik van brancards / traptillift bij ontruimingsoefeningen / bhv cursus.”
Resultaten WalkRounds GGZ, eerste indruk ZACHTE SIGNALEN - voorbeeld Beveiliging (N = 5) “ Het betreft een “zware” doelgroep waarbij men zich vooral in de avonden onveilig voelt, ook in verband met drugsgebruik, dealen en prostitutie. Medepatiënten barricaderen deuren en ramen uit angst voor insluiping. Men voelt zich onveilig op het terrein. “
RESULTATEN WalkRounds GGZ, eerste indruk ZACHTE SIGNALEN - voorbeeld
Materiaal (N = 5) “ Als er gehandeld moet worden tijdens het delen van medicijnen is er een risico doordat de medicijnkast niet op slot kan.”
ZACHTE SIGNALEN / INTERACTIEF (1) “Draagkracht team bij spannende situaties. Het systeem / draagkracht / kennis om te handelen bij onveilige situaties is niet optimaal. De vraag is wat het incasseringsvermogen van het team is bij (grote) onvoorziene agressie-incidenten………”
Vraag: 1. In welke categorie past dit signaal, volgens u? 2. Welke verbetermaatregel(en) stelt u voor? 3. Wie moet(en) deze maatregel(en) uitvoeren?
ZACHTE SIGNALEN / INTERACTIEF (2) “Het team zit niet op één lijn (geen gedeelde of ontbrekende visie op de doelgroep) waardoor er in het beleid naar patiënten met comorbide verslavingsproblematiek (en inherente onvoorspelbaarheid en oninvoelbaarheid) verschil bestaat in benadering.……….. Ten aanzien van eigen functioneren in relatie tot o.a. agressie is er veel twijfel (schiet ik tekort, ben ik een zeikerd) en is men terughoudend in alarm slaan/signaleren ( bezwaard voelen/ negatieve reacties van anderen).” Vraag: 1. In welke categorie past dit signaal, volgens u? 2. Welke verbetermaatregel(en) stelt u voor? 3. Wie moet(en) deze maatregel(en) uitvoeren?
RESULTATEN WalkRounds VERBETER MAATREGELEN; typering Hulscher et al. (2011). •Interventies gericht op de professional •Financiële interventies gericht op de professional •Financiële interventies gericht op de patiënt
•Organisatorische interventies gericht op de structuur •Organisatorische interventies gericht op de professional •Organisatorische interventies gericht op de patiënt •Wettelijke maatregelen
RESULTATEN WalkRounds GGZ, eerste indruk VERBETERMAATREGELEN - 1e ronde WR Typering verbetermaatregel Totaal 53 30 25 20 15 10 5 0
n
Resultaten WalkRounds GGZ, eerste indruk VERBETERMAATREGELEN - voorbeeld Interventie gericht op de professional (N = 25): “Opstellen gedeelde visie op zorg aan de doelgroep.” “Team wordt ondersteund in vroegsignalering en risicotaxatie met de middelen die …… hiervoor biedt.”
Resultaten WalkRounds GGZ, eerste indruk VERBETERMAATREGELEN - voorbeeld Organisatorische interventies – structuur (N = 14) “Implementatie WAR”. “Check op afsluitbaarheid medicijnkarren.”
Resultaten WalkRounds GGZ, eerste indruk VERBETERMAATREGELEN - voorbeeld Organisatorische interventies – professional (N = 14) “Sluitend beleid t.a.v. overdracht uit het ziekenhuis opstellen, vooral hoe intern te escaleren.”
“Mentale moeheid wordt systematisch besproken, bijv. in jaargesprek.”
RESULTATEN WalkRounds GGZ, eerste indruk VERBETERMAATREGELEN - 1e ronde WR Wie voert maatregelen uit? totaal 60 team
teamleider
manager
circuitmanager
Raad van Bestuur
decent.risicocoord.
multidisc. 1
2
2
2 4
25
24
RESULTATEN WalkRounds, eerste indruk EVALUATIE – 3 organisaties Meerwaarde en bruikbaarheid? Direct contact, dialoog met de stakeholders Urgentie van zaken wordt vergroot Confrontatie van zaken die goed geregeld lijken te zijn, maar toch mis lopen Multidisciplinair team geeft meerdere invalshoeken Aanvulling op huidige kwaliteitssystemen Vergroting veiligheidsbewustzijn
RESULTATEN WalkRounds, eerste indruk EVALUATIE – 3 organisaties Onderling vertrouwen en interactie?
Waardering van de ontmoeting Geloofwaardigheid vergroot Face-to-face i.p.v. via formulieren Gezamenlijke reflectie Medewerkers komen in actie modus Makkelijker / meer contact na afloop
RESULTATEN WalkRounds, eerste indruk EVALUATIE – 3 organisaties Knelpunten uitdagingen?
Planning Terugkoppeling Borging Vasthouden “professionele verbazing” Follow-up met andere of zelfde stakeholders
www.zorgmarkt.net Dossiers, Kwaliteit en klant d.d. 03-09-2013 “Verbeteren met Executive WalkRoundsTM” Loes van Dusseldorp, Hub Hamer en Lisette Schoonhoven.
