EXCEL 2003
Module 4 ECDL
Excel 2003
Algemeen
Inhoud
1
Introductie Excel _____________________________________________________ 1
2
De eerste werkmap __________________________________________________ 11
3
Inbrengen van gegevens in een werkmap _________________________________ 21
4
Invoeren van formules ________________________________________________ 27
5
Opslaan ____________________________________________________________ 29
6
Opmaak van de inhoud van een cel ______________________________________ 35
7
Aanpassen van de kolommen __________________________________________ 55
8
Kopiëren van een cel _________________________________________________ 61 8.1 8.2
Kopiëren en plakken ____________________________________________ 62 Kopiëren en plakken speciaal _____________________________________ 70
9
Doorvoeren _________________________________________________________ 79
10
Verplaatsen van een cel _______________________________________________ 93
11
De muisaanwijzer ___________________________________________________ 97
12
Aanpassen van een werkmap ___________________________________________ 99
13
Afdrukken van een werkmap __________________________________________ 111
14
Formules en functies ________________________________________________ 131 14.1 14.2 14.3 14.4 14.5
Foutieve Formules ____________________________________________ Overige Formules en Functies ___________________________________ Functie afronden ______________________________________________ Functie invoegen______________________________________________ Gemenge celverwijzingen_______________________________________
137 140 148 154 162
15
Standaard instellingen _______________________________________________ 171
16
Sorteren __________________________________________________________ 179
17
Grafieken _________________________________________________________ 187 17.1
Circeldiagram ________________________________________________ 204
Case______________________________________________________________ 229 Index ____________________________________________________________ 238
Excel 2003 1
Introductie
1
Introductie Excel
Excel is een applicatie voor Microsoft Windows, die ons helpt om gegevens te beheren en te presenteren. We kunnen daarbij ten volle gebruik maken van alle mogelijkheden van Microsoft Windows. in de taakbalk van Excel kunnen we starten vanuit de Startknop Windows XP. Voor elke computer kan het programma op een andere plaats in het startmenu zijn gezet. Meestal wordt Excel geplaatst als onderdeel van Programma's. 1
Start Excel 2003
Het scherm is verdeeld in een aantal gebieden:
Titelbalk
Geheel bovenaan zien we de titelbalk met daarin de programmanaam en de werkmapnaam (Map 1), met links het systeemmenusymbool van het programma
1
1
Introductie
Excel 2003
Excel en rechts de symbolen voor; het pictogram, vorig formaat en het sluiten van Excel.
Menubalk
Links in deze menubalk het systeemmenusymbool voor de werkmap Map 1 en rechts de drie knoppen; pictogram, vorig formaat en sluiten voor deze werkmap.
Standaardwerkbalk
De standaardwerkbalk bevat weer een aantal knoppen waarmee verschillende standaardhandelingen van Excel snel zijn uit te voeren.
Werkbalk opmaak
De volgende regel wordt de werkbalk opmaak genoemd. Met behulp van knoppen uit deze balk kunnen we de opmaak van de werkmap aanpassen.
Formulebalk
Links in de formulebalk zien we een naamvak waarin wordt aangegeven welke cel actief is. Rechts vinden we het bewerkingsvak, waarin we een nieuwe waarde voor een cel kunnen plaatsen. Tussen deze twee vakken is nu nog een grijze ruimte open gelaten die later zal worden gebruikt. Soms wordt midden op het beeldscherm ook de werkbalk Eurovalue getoond.
Met behulp van deze werkbalk kunnen we oude valuta laten omrekenen naar Euro’s en omgekeerd. Deze werkbalk gaan we sluiten door op de knop sluiten te klikken. 2
2
Klik eventueel op de knop Sluiten
om de werkbalk Eurovalue te sluiten
Excel 2003
Introductie
1
Werkmap
We krijgen nu bijna 24 rijen en 9 kolommen in de werkmap te zien. De kolommen hebben letters (bv F), de rijen nummers (bv 13). Door deze indeling ontstaan cellen die we kunnen aangeven met de kolomletter en het rijnummer, zoals A1, C5 enz. Onderaan in het werkmapvenster zien we de werkbladtabs. Elke werkmap kan uit een aantal bladen bestaan (standaard 3). Elk blad heeft een eigen tab. Door op een van de tabs te klikken wordt dat blad actief gemaakt. Rechts staat de verticale schuifbalk en onderaan naast de tabbladen de horizontale schuifbalk. De grootte van de schuifknop geeft een indruk van de afmetingen van de gehele werkmap. Omdat deze werkmap nog leeg is is de schuifknop van zowel de horizontale als de verticale schuifbalk in verhouding tot de schuifbalk erg groot.
Statusbalk
Onderaan in het beeldscherm zien we nog de statusbalk. Deze balk geeft informatie over de huidige selecties en laat zien wat Excel op dit moment aan het doen is.
3
Excel 2003 4 5
Werkmap
2
Dubbelklik op de map Computerlesmateriaal om deze map te openen Dubbelklik op de map Excel om deze map te openen
De bestanden die we voor het lesmateriaal nodig hebben vinden we in deze map terug. Het gaat hier om de bestanden Factuur en Proefwerken. Tevens zien we nog een drietal mappen. De map Extra wordt in Excel gebruikt voor de meegeleverde uitwerkingen van de oefeningen en opdrachten. In de map Oefeningen kunnen we de bestanden vinden die nodig zijn voor de oefeningen aan het einde van een hoofdstuk. In de map Uitwerkingen bewaren we onze eigen uitwerkingen. We gaan de werkmap Proefwerken openen door erop te dubbelklikken. 6
Dubbelklik op Proefwerken om de werkmap te openen De werkmap wordt nu geopend van de diskette en op het beeldscherm getoond.
We zien hier een rekenblad dat we kunnen gebruiken om de resultaten van proefwerken te verwerken.
13
2
Werkmap
Excel 2003
In kolom B, C en D zien we de resultaten van resp. het eerste, tweede en derde proefwerk. In kolom E staat het gemiddelde proefwerkcijfer. In kolom F kunnen we aflezen of een leerling alle proefwerken heeft gemaakt en of het gemiddelde proefwerkcijfer voldoende is. In de formulebalk zien we in het naamvak de actieve cel A1 staan. In het bewerkingsvak van de formulebalk zien we de inhoud van de cel, namelijk Klas:. Dit is de enige plaats waar we de daadwerkelijke inhoud van cellen kunnen aflezen. 7
Klik op cel B6 om deze actief te maken In het naamvak staat nu B6 en in het bewerkingsvak 6,7. Zo zien we in cel E6 de waarde 6,53 staan. Dit is echter niet de inhoud van de cel. Het gemiddelde wordt namelijk met behulp van een formule of functie door Excel berekend zodat als een cijfer nog eens wordt aangepast het gemiddelde ook meteen wordt aangepast.
8
Klik op cel E6 om de cel te selecteren In het bewerkingsvak van de formulebalk zien we nu niet de waarde 6,53 staan maar de functie GEMIDDELDE(B6:D6). Dit betekent dat in cel E6 de gemiddelde waarde wordt weergegeven van de cellen B6 tot en met D6. Onderaan in de werkmap zien we het tabblad van de grafiek staan. De gegevens van deze leerlingen kunnen we namelijk ook met behulp van een grafiek weergeven.
9
14
Klik op het tabblad Grafiek om het blad te activeren
Excel 2003 3
Invoer Werkmap
3
Inbrengen van gegevens in een werkmap
We willen gegevens van het bedrijf Excellent B.V. gaan verwerken in een werkmap. Excellent B.V. is een drankhandel en haar assortiment bestaat uit bier, frisdrank, binnenlands gedistilleerd, buitenlands gedistilleerd, rode wijn en witte wijn. Hieronder zijn de omzetcijfers van 2003 af te lezen. Excellent B.V. omzet 2003 Bier Frisdrank Binnenlands gedistilleerd Buitenlands gedistilleerd Rode wijn Witte wijn
300.000,00 450.000,00 200.000,00 145.000,00 50.000,00 45.000,00
Hoe krijgen we deze gegevens nu in een werkmap? Eerst gaan we eens kijken hoe we teksten in een werkmap kunnen verwerken. De plaats waar we tekst of getallen willen invoeren moeten we als eerste activeren door daar met de muisaanwijzer te klikken. 1
Klik op B4 om deze cel te activeren Hierna kunnen we gegevens gaan inbrengen. Druk na het invoegen van de tekst nog niet op de Enter-toets.
2
Typ in: Bier In de cel en in het invoervak van de formulebalk zien we de door ons ingetikte tekst verschijnen. We zien ook nog dat de mode-indicator op de statusregel onder aan het beeldscherm is veranderd van Gereed in Invoeren.
3
Druk op [Enter] De tekst Bier staat nu in cel B4. Tevens wordt de cel onder de cel die we hebben gevuld actief.
4
Typ in: Frisdrank [Enter] Willen we veranderingen aanbrengen in de al ingetikte tekst dan kunnen we dit doen door te klikken op de te veranderen cel. De inhoud van de cel wordt in de formulebalk weer zichtbaar waarna we in deze balk de positie kunnen aangeven waar we wat willen wijzigen. We kunnen dan met behulp van de muis, [←] en [→] , [Delete] en [Insert] veranderingen aanbrengen.
21
3
Invoer Werkmap 5
Excel 2003
Klik op B5 om deze cel te selecteren De inhoud van cel B5 (frisdrank) kunnen we nu in de formulebalk wijzigen. We zullen eens wat mogelijkheden gaan bekijken.
6
Klik in de formulebalk tussen de letter s en d De invoegpositie staat nu tussen deze twee letters te knipperen.
Wijzigingen kunnen we nu aanbrengen. Zo kunnen we gegevens toevoegen op de plaats van de invoegpositie door deze in te typen. 7 8
Typ in: ser Druk op [spatie] De invoegpositie kunnen we verplaatsen door op een andere positie te klikken met de muisaanwijzer, of door gebruik te maken van de pijltjestoetsen. Bij kleine verplaatsingen is het gebruik van de pijltoetsen vaak makkelijker.
9
Verplaats de invoegpositie met behulp van de pijltoetsen tot voor de r van drank Met behulp van de Delete-toets kunnen we gegevens achter de invoegpositie verwijderen. We gaan de letter r verwijderen.
10
Druk één keer op [Delete] om de letter r te verwijderen Met behulp van de Home-toets kunnen we naar het begin van de invoerreeks springen en met behulp van de End-toets naar het einde van de reeks.
11
Druk op [Home] om naar het begin van de reeks te springen De cursor staat nu aan het begin van de inhoud van de cel.
12
Druk op [End] om naar het einde van de reeks te springen De cursor staat aan het einde van de inhoud van de cel. Met behulp van de Backspacetoets kunnen we het teken voor de invoegpositie wissen.
13
Druk op [Backspace] om het teken voor de invoegpositie te verwijderen De wijzigingen kunnen we afsluiten door op de Enter-toets te drukken.
14
Druk op [Enter] Cel B5 heeft nu de inhoud Frisser dan gekregen.
22
Excel 2003
Invoer Werkmap
3
Het wijzigen van de inhoud van een cel op deze manier is alleen bruikbaar als we veel gegevens hebben ingebracht en slechts een klein gedeelte van deze inhoud veranderd moet worden. We kunnen de inhoud van een cel namelijk ook overschrijven door er gewoon een nieuwe waarde aan te geven in de Invoeren-mode. Laatste bewerkingen kunnen we ongedaan maken door in de standaardwerkbalk te klikken op de knop . Ook is het mogelijk hiervoor de menukeuzes Bewerken en Ongedaan maken daarna Ongedaan maken te kiezen. 15
Klik op de knop Ongedaan maken
om de laatste wijziging ongedaan te maken
De tekst Frisdrank is nu weer te zien. We kunnen de overige tekst gaan inbrengen. 16 17
Druk op [Enter] Typ in: Binnenlands gedistilleerd [Enter] We zien dat tekst die niet in de actieve cel past ook in de cel naast de actieve cel wordt weergegeven. Dit doet Excel alleen als die cel niet is gevuld. Is deze wel gevuld dan zal de tekst worden afgekapt en niet helemaal zichtbaar zijn. De inhoud van de cel blijft echter gelijk aan de gehele tekst zoals we die ook kunnen zien in het invoervak op de formulebalk. We gaan eens tekst in cel C6 plaatsen.
18 19
Klik op C6 om deze cel te selecteren Typ in: tekst [Enter]
We zien nu dat het tweede gedeelte van de tekst Binnenlands gedistilleerd is weggevallen. In cel C6 staat nu tekst. 20
Klik op B6 om deze cel te selecteren Op de formulebalk in het invoervak zien we nu de inhoud van cel B6. Deze is nog steeds Binnenlands gedistilleerd. De inhoud is dus niet gewijzigd, maar Excel kan de gehele tekst niet meer laten zien. De laatste bewerking, het intypen van een tekst in cel C6, kunnen we ongedaan maken.
21
Klik op de knop Ongedaan maken
om de laatste wijziging ongedaan te maken
23
Excel 2003 4
Formules
4
Invoeren van formules
We willen nu ook graag de totale omzet van dit bedrijf weten. Dit kunnen we natuurlijk zelf berekenen maar Excel kan dit sneller. Daarvoor hebben we formules nodig. Met behulp van formules kan Excel de waarde van een cel bepalen. Wanneer formules eenmaal zijn ingegeven worden zij, bij elk getal dat wordt aangepast, opnieuw berekend. Het bepalen van het totaal van een reeks cellen kunnen we op verschillende manieren aangeven. We beginnen met een eenvoudige manier. Eerst zullen we de tekst gaan inbrengen. 1 2
Klik op B11 zodat deze cel wordt geselecteerd Typ in: Totale omzet [Enter] We gaan nu de formule voor het totaal inbrengen. Daarvoor moeten we eerst de cel actief maken waar de uitkomst van de formule in moet komen te staan.
3
Klik op E11 zodat deze cel wordt geselecteerd Door niet de waarden maar de celnamen in formules op te nemen kunnen we ervoor zorgen dat als een waarde verandert de uitkomst van de formule correct blijft. Zo kunnen we in deze cel de celverwijzingen E4, E5 enz. gebruiken. Bij berekeningen kunnen we de volgende tekens gebruiken; Berekening
Teken
Optellen Aftrekken Vermenigvuldigen Delen Machtsverheffen
+ * / ^
De volgende formule werkt echter niet! Probeer het maar uit. 4
Typ in: e4+e5+e6+e7+e8+e9 [Enter] We zien nu in de cel E11 niet het totaal van de cellen E4 t/m E9 staan omdat Excel de formule zoals we die bij de vorige opdracht hebben ingetypt niet herkent als een formule maar ziet als een stukje tekst. Willen we ervoor zorgen dat Excel de formule wel als formule ziet dan moeten we de formule beginnen met het is-teken (=).
27
4
Formules
Excel 2003
We gaan de inhoud van cel E11 wijzigen. 5 6
Klik op E11 zodat deze wordt geselecteerd Klik in de formulebalk met de muisaanwijzer net voor de e van e4
7
Typ in: = In de cel staat nu de formule =e4+e5+e6+e7+e8+e9. Deze formule kan Excel wel berekenen.
8
Druk op [Enter] De totale omzet komt nu in cel E11 te staan. Als we de inhoud van één van de cellen E4 t/m E9 veranderen, dan zal ook het totaal mee veranderen.
9 10
Klik op E4 om deze cel te selecteren Typ in: 400000 [Enter] We zien dat het totaal gelijk wordt aangepast.
11 12
Klik op E4 Typ in: 300000 [Enter] En de oude waarde en het totaal zijn weer terug.
28
Excel 2003 5
Opslaan
5
Opslaan
Als we een werkmap willen bewaren hebben we een aantal verschillende mogelijkheden. Zo kunnen we ervoor zorgen dat de werkmap gewoon wordt opgeslagen, zodat deze gegevens later nog eens zijn op te roepen, maar ook is het mogelijk om de gegevens uit de werkmap geschikt te maken voor andere programma's of als sjabloon op te slaan. Eerst gaan we bekijken hoe we een werkmap gewoon kunnen bewaren op de schijf. Hiervoor hebben we een keuze uit het hoofdmenu Bestand nodig. 1
Klik in de menubalk op Bestand We kunnen nu kiezen uit Opslaan of Opslaan als. Met behulp van Opslaan als kunnen we zelf bepalen waar en onder welke naam we de werkmap willen bewaren. Als we kiezen voor Opslaan wordt de werkmap onder de oude naam en op de schijf waar vandaan het bestand kwam opgeslagen. Dit is een handige keuzemogelijkheid als we een bestaande werkmap na het aanpassen willen opslaan.
2
Klik op Opslaan als We krijgen het volgende dialoogvenster te zien:
We zien in het tekstvak Bestandsnaam als naam Map1 gebruikt worden. Omdat we nog geen naam aan de werkmap gegeven hebben kiest Excel voor ons een naam uit, Map1. Onder dit tekstvak staat het tekstvak Opslaan als, waaraan we nu kunnen zien dat deze werkmap wordt opgeslagen als Excel-werkmap.
29
5
Opslaan
Excel 2003
De drive en de directory die we het laatste gebruikt hebben staan aangegeven. De geselecteerde bestandsnaam Map1 (blauw weergegeven, dus geselecteerd!) gaan we overschrijven. Let op! De invoer moeten we niet afsluiten met een druk op de Entertoets, omdat we nog meer gegevens willen wijzigen. 3
Typ in: omzet 2003 De oude naam is nu verdwenen in de nieuwe naam staat in het tekstvak. Ook de plaats waar de werkmap moet worden opgeslagen staat aangegeven, maar dat is niet correct. Uitwerkingen slaan we op in de map Uitwerkingen. Deze map moeten we dan ook eerst openen door op de map te dubbelklikken.
4
Dubbelklik op de map Uitwerkingen om de map te openen De map is nu geopend. In het venster zien we nog geen enkele naam staan. Deze map is nog helemaal leeg. We hebben namelijk ook nog geen uitwerkingen opgeslagen. Om de huidige werkmap in deze map op te slaan moeten we klikken op de knop Opslaan.
5
Klik op de knop Opslaan
om de werkmap te bewaren
De werkmap is nu onder de naam omzet 2003 op de schijf bewaard. Tevens zien we op het beeldscherm in de titelbalk deze naam verschijnen. We gaan deze werkmap eens opslaan als tekstbestand. 6 7 8
Klik in de menubalk op Bestand Klik op Opslaan als Klik op het keuzelijstsymbool van het tekstvak Opslaan als Het volgende menu wordt zichtbaar.
Zo zien we dat we deze werkmap kunnen opslaan als XML-werkblad, of als Webpagina, of als Sjabloon. De mogelijkheid tekstbestand zien we nog niet staan. Door in de schuifbalk onder de schuifknop te klikken worden de andere mogelijkheden zichtbaar. 9
30
Klik in de schuifbalk onder de schuifknop zodat de overige keuzes worden getoond
Excel 2003
Opslaan
5
Nu wordt de mogelijkheid Tekst zichtbaar. 10 11
Klik op de menukeuze Tekst om het werkblad als tekst op te slaan Klik op de knop Opslaan om de werkmap te bewaren Het volgende dialoogvenster wordt getoond.
Door op OK te klikken wordt alleen het eerste werkblad van deze werkmap opgeslagen. 12
Klik op OK om de werkmap als tekst op te slaan De volgende waarschuwing geeft aan dat door het opslaan van de Excel-werkmap als tekst sommige functies niet worden meegenomen als tekst.
13
Klik op Ja om de werkmap als tekst op te slaan De opgeslagen tekst kunnen we nu in andere programma's gebruiken. Een andere mogelijkheid is het opslaan van de werkmap als sjabloon, waarna we deze sjabloon kunnen openen en verder bewerken. Dit is handig als we telkens een zelfde werkmap als beginmap willen gebruiken. De sjabloon wordt niet veranderd, maar de gegevens die we na het openen van de sjabloon aanbrengen kunnen we wel opslaan als een gewone werkmap
31
Excel 2003 6
Opmaak
6
De opmaak van de inhoud van een cel
We willen de gegevens van het bedrijf Excellent B.V. wat mooier in een werkmap weer gaan geven. We kunnen daarbij verschillende mogelijkheden van Excel 2003 gebruiken. Als we de opmaak van cellen willen aanpassen willen we dit vaak voor meerdere cellen. Dit kunnen we in één keer aangeven door deze cellen eerst te selecteren. Het selecteren van cellen moeten we doen als de muisaanwijzer wordt . Door met deze muisaanwijzer over een aantal weergegeven als een wit kruis cellen te slepen worden deze cellen geselecteerd. Als de muisaanwijzer een andere vorm heeft kunnen er rare dingen gebeuren. Let dus goed op de vorm van de muisaanwijzer. Als we een selectie ongedaan willen maken kunnen we ergens met de muisaanwijzer klikken. De selectie is dan verdwenen. Ook is het mogelijk om een reeks cellen die niet onder of naast elkaar liggen te selecteren. Hierbij moeten we de eerste cel selecteren, daarna de Ctrl-toets indrukken en vasthouden en de overige cellen selecteren. We gaan het selecteren eens proberen. 1
Klik in de werkmap omzet 2003 op cel B2 om deze te selecteren B2 is geselecteerd en de inhoud van deze cel zien we in de formulebalk verschijnen. Naast deze cel kunnen we ook andere cellen selecteren.
2
Sleep de muisaanwijzer van B4 naar B9 om deze te selecteren De werkmap ziet er nu als volgt uit.
35
6
Opmaak
Excel 2003
De geselecteerde cellen worden in een kader weergegeven. De eerste cel die we hebben geselecteerd, B4, wordt met een witte achtergrond weergegeven en de overige cellen met een blauwe achtergrond. Stel dat we nu ook de cellen E4 tot en met E9 willen selecteren dan kunnen we dit doen door eerst de Ctrl-toets in te drukken en deze vast te houden en daarna de cellen te selecteren. 3 4
Druk op [Ctrl] en houd deze vast Sleep de muisaanwijzer van E4 naar E9 om ook deze cellen te selecteren Het beeldscherm ziet er nu als volgt uit.
Als we nu de opmaak zouden aanpassen wordt de opmaak van al deze cellen aangepast. Hierdoor is de opmaak snel aan te passen en is het verstandig eerst de tekst in te voeren en pas achteraf de opmaak aan te brengen. Vaak kunnen dan meerdere cellen in één keer worden opgemaakt. Zo kunnen we ook alle cellen van een hele kolom selecteren door op de kolomletter te klikken. Als we de kolomletter met de muisaanwijzer aanwijzen verandert deze ook in een zwarte pijl, om aan te geven dat een hele kolom geselecteerd kan worden.
5
36
Klik op kolomletter B zodat deze kolom wordt geselecteerd
Excel 2003 7
Kolommen
7
Aanpassen van de kolommen
Alle kolommen hebben bij het opstarten van Excel een standaardbreedte van 8,11 posities (80 pixels) van het standaard lettertype. Het aantal tekens wat in een kolom past is daarnaast ook nog afhankelijk van het gebruikte lettertype. De breedte van kolommen kunnen we echter wel aanpassen. Als we naar kolom B kijken dan zien we dat deze kolom eigenlijk veel te smal is. De omschrijvingen van de artikelen passen niet in een kolombreedte van 8,11 posities. Als er echter naast de kolom waar tekst in staat geen gegevens staan, dan schrijft Excel de gegevens door naar de volgende kolom. Dit levert dus pas problemen op als er gegevens in een volgende kolom komen te staan. Beter is het, om de breedte van de kolom aan te passen. We gaan kolom B 23 posities breed maken. Het aanpassen van de breedte van een kolom kunnen we doen door de muisaanwijzer in de grijze balk boven de werkmap te plaatsen aan het einde van kolom B tussen kolomletter B en kolomletter C. Als we de muis op deze positie plaatsen verandert deze in een horizontale zwarte dubbele pijl.
Als de muisaanwijzer deze verschijningsvorm heeft kunnen we de breedte van de kolom aanpassen door de muisaanwijzer te verslepen. Als we naar links slepen wordt kolom B smaller, als we naar rechts slepen breder. De breedte wordt tijdens het slepen in een geel informatiekader aangegeven.
We gaan dit eens proberen. 1
Plaats de muisaanwijzer tussen kolomletter B en C om de kolombreedte aan te passen De muisaanwijzer verandert nu in een zwarte dubbele horizontale pijl. Nu kunnen we de nieuwe kolombreedte gaan aangeven.
2
Sleep de muisaanwijzer naar recht tot een breedte van 21,00 (196 pixels) wordt aangegeven
55
7
Kolommen
Excel 2003
We zien dat de tekst nu ruim in kolom B past. Als we het slepen lastig vinden kunnen we ook gebruik maken van menukeuze Opmaak. 3 4
Klik in de menubalk op Opmaak om het rolmenu te openen Wijs de menukeuze Kolommen aan om het rolmenu te openen
De verschillende mogelijkheden worden zichtbaar in het rolmenu. 5
Klik in het rolmenu op Breedte om het dialoogvenster te openen
De kolombreedte van de actieve kolom wordt getoond. In dit geval is dat kolom A. Ook is het op deze manier aanpassen van de kolombreedte makkelijker een exacte waarde aan te geven, omdat we deze waarde kunnen intypen. De breedte van kolom A willen we niet aanpassen dus kunnen we klikken op de knop Annuleren.
56
8
Kopiëren
Excel 2003
8.1 Kopiëren en plakken
We gaan nu onze tabel uitbreiden met een prognose voor het jaar 2004. We gaan ervan uit dat de omzet met 5% zal toenemen. De prognose is gelijk aan de waarde van 2003 vermenigvuldigd met 1,05 (105%), zodat de prognose 5% hoger zal zijn dan de omzet van 2003 (100%). In de formule zal dan ook verwezen moeten worden naar de omzet van 2003 in cel C4. De prognose voor het bier gaan we plaatsen in E4. 1
Klik op E4 om deze cel te selecteren Nu kunnen we de formule inbrengen. Hierbij moeten we aangeven dat de inhoud van C4 moet worden vermenigvuldigd met 1,05; in formulevorm =c4*1,05. Het inbrengen van zo’n formule kunnen we op twee manieren doen. We kunnen de formule gewoon intypen of we kunnen tijdens het intypen van de formule met de muis op de cel klikken waarnaar de formule verwijst. Dus in plaats van het intypen van c4 kunnen we cel C4 ook selecteren met behulp van de muis. De celverwijzing zal dan door Excel worden opgenomen in de formule. We kiezen voorlopig voor het intypen van de formule.
2
Typ in: =c4*1,05 [Enter]
We zien in cel E4 de waarde 315000 verschijnen. Dit is 5% meer dan 300000, de waarde van cel C4. De opmaak van cel E4 wordt automatisch aangepast, omdat de waarde van deze cel wordt bepaald door cel C4 die ook deze opmaak heeft. We kunnen nu op dezelfde manier de cellen E5 t/m E9 een waarde geven. We kunnen echter ook de formule van cel E4 kopiëren naar de andere cellen. Dit kan omdat Excel bij het kopiëren relatieve celverwijzingen in formules overneemt en aanpast aan de nieuwe cel waar de formule komt te staan. Dit wil zeggen dat bij het kopiëren van een formule de celverwijzingen in de formule ook aangepast worden aan de nieuwe plaats van de formule. Als b.v. in de formule in cel E4 verwezen wordt naar cel C4 en we gaan deze formule kopiëren naar cel E5 dan zal de celverwijzing naar C4 veranderen in C5.
62
Excel 2003
Kopiëren
8
We gaan cel E4 kopiëren. 3
Klik op E4 om deze cel te selecteren Net zoals in Windows kunnen we met behulp van de knop Kopiëren van de cel op het klembord van Windows plaatsen.
4
Klik op de knop Kopiëren
de inhoud
om de inhoud van de cel op het klembord te plaatsen
Om de cel waar vandaan we de inhoud kopiëren zien we een zgn. mierenkader lopen. Deze lijn geeft aan dat de inhoud van deze cel op het klembord is geplaatst. Vanaf het klembord kunnen we nu gaan plakken. We selecteren de cel waar de formule naar toe moet worden gekopieerd. 5
Klik op E5 om deze cel te selecteren
6
Klik op de knop Plakken
om de inhoud van het klembord te plakken
In cel E5 verschijnt de waarde € 472.500,00. In het invoervak op de formulebalk zien we de nieuwe formule staan: =C5*1,05. Excel heeft dus automatisch de celverwijzing aangepast van C4 naar C5. Dit noemen we dus relatieve celverwijzingen. De formule in cel E4 verwees naar cel C4 op dezelfde rij. De formule in cel E5 verwijst dus naar cel C5 op dezelfde rij. We gaan de formule nu ook naar de andere cellen kopiëren. Als deze cellen onder de cel liggen waarvan we een kopie willen maken, een kolom dus, dan kunnen we in en Plakken ook gebruik maken van de plaats van de knoppen Kopiëren vulgreep. Rechtsonder in het kader om de geselecteerde cel wordt een klein vierkantje weergegeven waarmee we de inhoud van de geselecteerde cel kunnen kopiëren naar aaneengesloten cellen:
63
8
Kopiëren
Excel 2003
Wanneer de muisaanwijzer op de vulgreep staat wordt de muisaanwijzer een zwart kruis: 7
Sleep de muisaanwijzer via de vulgreep van cel E5 naar cel E9
Bij het loslaten van de muisknop worden de formulewaardes ingevuld. Nu nog het kopiëren van het totaal. Dit kunnen we niet met behulp van de vulgreep omdat de cel waar vanuit we willen kopiëren, cel C11, niet direct naast de cel ligt waar naartoe we willen kopiëren, cel E11. We moeten dit dus weer doen met behulp van de knop Kopiëren uit de knoppenbalk. 8
Klik op C11 om deze cel te selecteren
9
Klik op de knop Kopiëren
om de inhoud van de cel op het klembord te plaatsen
Omdat we nu voor de tweede keer iets op het klembord hebben geplaatst wordt eventueel het klembordvenster zichtbaar.
Hiermee kunnen we aangeven welk deel van het klembord we willen plakken. In de titelbalk zien we dat nu twee van de vierentwintig mogelijkheden om gegevens op het klembord te bewaren zijn gebruikt. Willen we de laatste selectie gaan plaatsen vanaf het klembord dan hoeven we niets met dit venster te doen. Het venster geeft wel de mogelijkheid om al eerder op klembord geplaatste gegevens op te roepen.
64
8
Kopiëren
Excel 2003
8.2 Kopiëren en plakken speciaal
Ook is het mogelijk om de gegevens van het ene werkblad naar het andere te kopiëren. Zo kunnen we bijvoorbeeld op Blad2 alleen de prognosegegevens plaatsen. Deze gegevens hoeven we dan niet opnieuw in te typen. 1
Sleep de muisaanwijzer van cel B6 naar cel B13
2
Klik op de knop Kopiëren
om de inhoud van de cel op het klembord te plaatsen
De gegevens staan op het klembord. Nu kunnen we naar het andere werkblad gaan. 3
Klik op het tabblad Blad2 Het lege werkblad Blad2 is nu zichtbaar. Vanaf cel B6 willen we de gegevens hierin gaan plaatsen.
4
Klik op B6 op de cel te selecteren
5
Klik op de knop Plakken
om de inhoud van het klembord in de cel te plaatsen
We zien dat de inhoud van de cellen is gekopieerd. Ook zien we dat de opmaak is meegenomen met uitzondering van de kolombreedte. Dit kunnen we aanpassen met behulp van de knop Plakopties . Als we deze knop aanwijzen wordt het keuzelijstsymbool van deze knop 6
Wijs de knop Plakopties
aan en klik op het keuzelijstsymbool
De volgende opties worden zichtbaar.
70
zichtbaar.
Excel 2003
Kopiëren
8
Met behulp van de keuze Breedte van bronkolommen behouden kunnen we de kolom de juiste breedte geven. 7
Klik op de keuze Breedte van bronkolommen behouden om de breedte aan te passen De breedte van de kolom is aangepast. Nu gaan we de prognosegegevens kopiëren.
8 9
Klik op het tabblad Blad1 Sleep de muisaanwijzer van cel E4 naar cel E13
10
Klik op de knop Kopiëren plaatsen
om de inhoud van de cellen op het klembord te
De gegevens staan op het klembord. We kunnen naar het andere werkblad gaan. 11
Klik op het tabblad Blad2 Vanaf cel D4 willen we de gegevens hierin gaan plaatsen.
12
Klik op D4 om de cel te selecteren
13
Klik op de knop Plakken
om de inhoud van het klembord in de cel te plaatsen
Ook nu zien we dat de breedte van de kolom niet wordt aangepast. Dit kunnen we weer via de knop Plakopties doen. Ook kunnen we de kolom breder maken door te dubbelklikken tussen de kolomletters D en E. 14
Dubbelklik tussen kolomletter D en E om de kolombreedte automatisch aan te passen
71
Excel 2003 9
Doorvoeren
9
Doorvoeren
Als we overzichten willen maken komt het nogal eens voor dat we hele reeksen getallen of datums moeten inbrengen. Als de waarden in deze reeksen elkaar logisch opvolgen kunnen we bij het invoeren gebruik maken van de doorvoer mogelijkheid van Excel. Met behulp van een werkmap gaan we eens kijken wat er zoal mogelijk is. Eerst openen we een nieuwe lege werkmap. 1
Klik op de knop Nieuw
om een nieuwe werkmap te openen
Zo kunnen we het doorvoeren gebruiken om regels te nummeren. 2 3
Klik op cel A4 om deze cel te selecteren Typ in: 1 [Enter] De waarde kunnen we nu doorvoeren naar de cellen onder of rechts van de huidige cel. We gaan de cellen onder deze cel vullen met behulp van de vulgreep. Daarvoor moet de cel eerst weer worden geselecteerd.
4 5
Klik op cel A4 om deze cel te selecteren Sleep de muisaanwijzer via de vulgreep van cel A4 naar cel A18 We zien, net zoals in het vorige hoofdstuk, dat de inhoud van cel A4 wordt gekopieerd naar de onderliggende cellen.
Tijdens het slepen met de vulgreep zien we in een klein geel kader de waarden van de cellen waarlangs we slepen verschijnen. Zo kunnen we alvast zien wat de toekomstige waarde van deze cellen zal zijn. Als we tijdens het slepen de Ctrl-toets ingedrukt
79
9
Doorvoeren
Excel 2003
houden wordt de inhoud niet gekopieerd maar zal de inhoud worden verhoogd met de waarde 1. We gaan dit eens uitproberen. 6
Klik op cel A4 om deze cel te selecteren Laat bij de volgende opdracht de Ctrl-toets en de muisknop nog niet los!
7
Houd [Ctrl] ingedrukt en sleep de muisaanwijzer via de vulgreep van cel A4 naar cel A18 Tijdens het slepen verschijnt het gele kader en zien we dat de waarde automatisch wordt opgehoogd.
Bij het loslaten van de muisknop en de Ctrl-toets is de volgorde van loslaten belangrijk. Als we eerst de Ctrl-toets loslaten zal de waarde van cel A4 niet worden opgehoogd maar gewoon worden gekopieerd. Op het moment dat de cellen met de nieuwe waarde worden gevuld is de Ctrl-toets niet meer ingedrukt, dus zal er worden gekopieerd. We moeten dus eerst de muisknop loslaten en daarna pas de Ctrl-toets. 8
Laat de muisknop los en daarna de Ctrl-toets
We zien dat de waarde in de onderliggende cellen iedere keer is opgehoogd met de waarde 1. Ook als we gebruik maken van datums kunnen we een datum laten ophogen.
80
Excel 2003 10
Verplaatsen 10
Verplaatsen van een cel
We gaan nu onze tabel omgooien. We willen in de tabel de prognose voor de omzet plaatsen. De volgorde wordt dan dranksoort, prognose 2004, omzet 2003. Hiervoor kunnen we gebruik maken van de mogelijkheden die Windows ons biedt, zoals knippen en plakken. Als eerste gaan we de reeks cellen die we willen verplaatsen selecteren. 1
Sleep de muisaanwijzer van C4 naar C13 om deze cellen te selecteren
De cellen C4 t/m C13 zijn nu geselecteerd. Deze cellen gaan we verplaatsen. 2
Klik op de knop Knippen
om de selectie op het klembord te plaatsen
We kunnen de celinhoud echter niet meteen gaan verplaatsen naar de cellen E4 t/m E13, waar ze uiteindelijk moeten komen. De huidige inhoud van de cellen E4 t/m E13 zou dan verloren gaan. We moeten de cellen daarom eerst ergens anders in de werkmap gaan plaatsen, b.v. beginnend in cel C15. 3
Klik op C15 op de cel te selecteren
4
Klik op de knop Plakken
om de inhoud van het klembord in de cel te plaatsen
93
Excel 2003
Muisaanwijzer 11
11 De muisaanwijzer
Bij het aanpassen van een werkmap is de muisaanwijzer van groot belang. We hebben nu een aantal verschijningsvormen van de muisaanwijzer gezien. We zetten ze nog even op een rijtje;
Met behulp van de muisaanwijzer als wit kruis kunnen we één of meerdere cellen selecteren. Als de cellen naast elkaar liggen kunnen we dit doen door deze muisaanwijzer over de cellen te slepen. Liggen de cellen niet aaneengesloten dan kunnen we met behulp van de Ctrl-toets en deze muisaanwijzer meerdere cellen selecteren. Met behulp van de dubbele horizontale zwarte pijl kunnen we de breedte van kolommen aanpassen. Door tussen de kolomletters met deze muisaanwijzer te slepen, worden de kolommen smaller of breder. Door tussen de kolomletters te dubbelklikken wordt de breedte van de kolommen automatisch aangepast. Met behulp van de dubbele verticale zwarte pijl kunnen we de hoogte van rijen aanpassen. Door tussen de rijnummers met deze muisaanwijzer te slepen, worden de rijen hoger of minder hoog. Door tussen de rijnummers te dubbelklikken wordt de hoogte van de rij automatisch aangepast. Met behulp van het zwarte kruis (vulgreep) kunnen we de inhoud van de geselecteerde cel naar aangrenzende cellen kopiëren of de waarde van cellen laten doorvoeren.9
97
Excel 2003 12
Aanpassen Werkmap 12
Aanpassen van een werkmap
We willen de werkmap van Excellent B.V. zo aan gaan passen dat de kwartaalcijfers weergegeven worden. Uiteindelijk komen we dan tot het volgende overzicht:
We gaan hierbij gebruik maken van de werkmap prognose 2001. 1
Klik op de knop Openen We krijgen het Openen dialoogvenster op het beeldscherm. De map Oefeningen is actief. We moeten naar de map Uitwerkingen. Eerst gaan we één niveau naar boven.
2
Klik op de knop Eén niveau naar boven
om naar de bovenliggende map te gaan
Nu kunnen we de map Uitwerkingen selecteren 3
Dubbelklik op de map Uitwerkingen om deze map te openen De werkmap prognose 2004 is zichtbaar in het overzicht. We gaan de map openen.
4
Dubbelklik op prognose 2004 om dit bestand te openen Kolom B kunnen we voor het nieuwe overzicht nog gebruiken. De overige kolommen gaan we verwijderen.
99
12 Aanpassen Werkmap 5
Excel 2003
Sleep de muisaanwijzer van een cel in kolom C naar kolom G om deze te selecteren Deze kolommen gaan we nu verwijderen.
6 7
Klik in de menubalk op Bewerken om het rolmenu te openen Klik op de menukeuze Verwijderen We krijgen nu het Verwijderen dialoogvenster.
We willen de hele kolom gaan verwijderen. 8 9
Klik op Hele kolom Klik op OK om de kolommen te verwijderen Het verwijderen van een of meerder kolommen kunnen we ook sneller aangeven door eerst de kolom of kolommen geheel te selecteren, waardoor Excel weet dat het om de hele kolom gaat. We gaan dit eens bekijken bij kolom A.
10
Klik op de kolomletter A Het beeldscherm ziet er nu als volgt uit.
100
Excel 2003 13
Afdrukken Werkmap 13
Afdrukken van een werkmap
Voordat we een werkmap kunnen afdrukken zullen we natuurlijk eerst een werkmap moeten openen. We gaan bekijken hoe we de huidige werkmap kunnen afdrukken. Bij de opdrachten gaan we ervan uit dat niet daadwerkelijk wordt afgedrukt in verband met verschillen in afdrukmogelijkheid. Het beste kunnen we als eerste een afdrukvoorbeeld gaan bekijken. Dit is mogelijk met behulp van de knop Afdrukvoorbeeld 1
Klik op de knop Afdrukvoorbeeld komt te zien
in de standaardwerkbalk.
om op het scherm te zien hoe de afdruk eruit
Het volgende scherm verschijnt.
In het klein kunnen we bekijken of het afdrukvoorstel dat Excel laat zien aanvaardbaar is. Zo zien we dat de rasterlijnen niet worden afgedrukt. Ook de kolomletters en de rijnummers worden weggelaten. Met behulp van de knop Instellen kunnen we de pagina-instellingen gaan aanpassen. 2
Klik op de knop Instellen om het dialoogvenster Pagina-instelling te openen
111
13 Afdrukken Werkmap
Excel 2003
Het dialoogvenster Pagina-instelling komt op het beeldscherm:
Uit dit dialoogvenster kunnen we opmaken dat de pagina Staand wordt afgedrukt. Tevens zien we dat wordt uitgegaan van het Papierformaat A4. We gaan eens even naar andere mogelijke instellingen kijken. 3
Klik op het tabblad Marges om de marges te kunnen instellen
Hier zien we een aantal mogelijke instellingen met betrekking tot de marges. De Boven- en Ondermarge staan ingesteld op 2,5 cm. De linker- en rechtermarge op 2 cm. De Koptekst wordt op 1,3 cm van de bovenkant van de pagina afgedrukt en de
112
Excel 2003
Formules en Functies 14
14 Formules en Functies
Bij het invoeren van formules kunnen we gebruik maken van de volgende rekenkundige en logische operatoren: ^ * / + -
machtsverheffen vermenigvuldigen delen optellen aftrekken of negatief
3^2 3*3 3/4 3+5 3-6
< <= > >= = <>
kleiner dan kleiner dan of gelijk aan groter dan groter dan of gelijk aan gelijk aan ongelijk aan
A1
8 A1>=7 A1=A2 A1<>A3
We hebben al een functie behandeld, n.l.: SOM
het totaliseren van een reeks cellen
Enkele andere functies van Excel die vaak worden gebruikt zullen in dit hoofdstuk aan bod komen: GEMIDDELDE MAX MIN ALS AANTAL AFRONDEN
gemiddelde waarde van een reeks cellen de maximale waarde van een reeks cellen de minimale waarde van een reeks cellen voert een als...dan...anders opdracht uit telt een reeks niet-lege cellen rondt getal af op een aantal decimalen
We gaan met behulp van een werkmap deze functies eens bekijken. 1
Klik op de knop Openen Het dialoogvenster Openen komt op het beeldscherm. We zien dat de map Oefeningen nog actief is. Het voorbeeldbestand staat in de map Excel. Deze zullen we eerst activeren.
2 3
Klik op de knop Eén niveau naar boven om naar de bovenliggende map te gaan Dubbelklik op Factuur om het bestand te openen De volgende werkmap verschijnt op het beeldscherm:
131
14 Formules en Functies
Excel 2003
We gaan de werkmap afmaken. Allereerst gaan we de prijs exclusief BTW bepalen in kolom E. 4
Klik op E4 om deze cel te selecteren De waarde van deze cel wordt bepaald door de inhoud van de cellen A4 en D4. Bij het berekenen van de prijs exclusief BTW kunnen we deze waarden intypen of gebruik maken van celverwijzingen. Als we gebruik maken van celverwijzingen kunnen we nadien de inhoud van de cellen A4 en D4 nog wijzigen, terwijl de uitkomst dan opnieuw wordt bepaald aan de hand van de nieuw ingegeven waarden. Dit is bij deze factuur natuurlijk de bedoeling. Bij de berekening gaan we dus gebruik maken van de celverwijzingen naar A4 en D4. De inhoud van deze twee cellen moeten we vermenigvuldigen, wat we aangeven met de ster (*).
5
Typ in: =A4*D4 [Enter] De formule staat nu in cel E4. Deze formule kunnen we kopiëren naar de cellen E5 tot en met E14. Op de rijen 7 tot en met 14 staan nu nog wel geen gegevens, maar bij het maken van een volgende factuur kan dit wel het geval zijn. Daarom moeten we er nu al rekening mee houden en eventuele formules al in de cellen plaatsen. Met behulp van de vulgreep van cel E4 kunnen we de inhoud kopiëren naar de overige cellen.
6 7
132
Klik op E4 om deze cel te selecteren Sleep de vulgreep van E4 naar E14 om de inhoud van E4 te kopiëren
Excel 2003
Formules en Functies 14
We krijgen het volgende overzicht op het beeldscherm:
We zien dat in de cellen E7 t/m E14 de waarde nul staat. Dit is niet erg fraai. We kunnen ervoor zorgen dat de waarde nul niet meer wordt getoond in een cel. Dit is mogelijk met behulp van de keuze Opties uit het menu Extra. 8 9
Klik in de menubalk op Extra om het rolmenu te openen Klik op de menukeuze Opties Het volgende dialoogvenster verschijnt op het scherm.
133
Excel 2003
Formules en Functies 14
14.1 Foutieve Formules
Als we formules gaan inbrengen, kan het, vooral als de formules erg lang worden, voorkomen dat we een typfout maken. Excel begrijpt de formule dan niet en zal, afhankelijk van de typfout, voorstellen de fout te verbeteren. Soms kan Excel afleiden welke fout is gemaakt en zal een voorstel doen om de fout op te lossen, soms weet Excel niet wat de bedoeling is en zal dan aangeven waar ongeveer de fout in de formule zit. We gaan als voorbeeld eens een foute formule intypen. Zo kunnen we bijvoorbeeld een haakje achter de als-functie vergeten. 1
Typ in: =ALS C5="H";E5*G22;E5*G23) [Enter] Excel komt met het volgende venster.
Excel geeft aan dat in de ingetypte formule een fout zit. De fout kan niet exact worden achterhaald, waardoor geen voorstel wordt gegeven voor de verbetering. 2
Klik op OK We zien dat de formule in de cel geselecteerd wordt weergegeven, zodat deze is aan te passen. Tevens zien we de formule natuurlijk in de formulebalk.
We gaan in de formulebalk de formule aanpassen. We plaatsen een haakje net voor de celverwijzing C5, zodat de volgende formule wordt weergegeven; =als (c5="H";e5*g22;e5*g23)
137
14 Formules en Functies
Excel 2003
14.2 Overige Formules en Functies
De inhoud van cel F4 wordt met te veel cijfers achter de komma weergegeven. We kunnen binnen Excel aangeven hoeveel decimale posities in de cellen van een werkmap getoond moeten worden. Dit is niet voor heel de werkmap gelijk. Als we kijken naar kolom A, dan heeft het tonen van decimale posities geen zin. Twee decimale posities hebben alleen nut in de cellen D4 tot en met G15 en de cellen G16 en G17. Voor deze cellen zullen we de opmaak dan ook gaan aanpassen. 1 2
Sleep de muisaanwijzer van cel D4 naar G15 om deze cellen te selecteren Druk op [Ctrl] en klik op cel G16
De cellen zijn geselecteerd. De opmaak kunnen we wijzigen met behulp van de menukeuze Celeigenschappen van het menu Opmaak. 3 4
140
Klik in de menubalk op Opmaak om het rolmenu te openen Klik op de menukeuze Celeigenschappen
Excel 2003
Formules en Functies 14
In het dialoogvenster Celeigenschappen zien we op het tabblad Getal aangegeven staan dat de geselecteerde cellen onder de categorie Standaard vallen. Dit geeft eigenlijk aan dat voor de geselecteerde cellen nog geen specifieke opmaak is gekozen. De opmaak die Excel dan kiest is afhankelijk van de waarde die in de cel komt te staan. Daarom ook zien we de BTW nu met vier cijfers achter de komma weergegeven worden. We gaan kiezen voor een andere categorie en wel de categorie Getal. 5
Klik op de categorie Getal
141
14 Formules en Functies
Excel 2003
14.3 Functie AFRONDEN
De AFRONDEN-functie rondt een waarde af. Hierbij kunnen we aangeven op hoeveel decimalen de waarde moet worden afgerond. De AFRONDEN-functie moeten we als volgt aangeven; =AFRONDEN(waarde;aantal decimalen) Hieronder een paar voorbeelden van de functie AFRONDEN. Het resultaat wordt weergegeven met 2 posities achter de komma! =AFRONDEN(2354,647;2) =AFRONDEN(2354,647;1) =AFRONDEN(2354,647;0) =AFRONDEN(2354,647;-1) =AFRONDEN(2354,647;-2)
resultaat: resultaat: resultaat: resultaat: resultaat:
2354,65 2354,60 2355,00 2350,00 2400,00
Op de plaats in de functie waar de waarde komt te staan mag ook een berekening of zelfs een andere functie staan. We gaan dit eens bekijken aan de hand van een eenvoudig voorbeeld in een nieuwe werkmap. 1 2
Klik op Nieuw om een nieuwe werkmap te openen Typ de volgende gegevens in
In A6 willen we het totaal laten berekenen. Dit gaat gemakkelijk met behulp van de knop Autosom 3
Klik op A6 op de cel te selecteren
4
Klik op de knop AutoSom
om het totaal te bepalen en druk op [Enter]
In kolom C gaan we de waarden van kolom A afronden. 5 6
148
Klik op C1 op de cel te selecteren Typ in: =AFRONDEN(A1;2) [Enter]
14 Formules en Functies
Excel 2003
14.4 Functie invoegen
In de formulebalk zien we de knop Functie invoegen staan. Met behulp van deze knop kunnen we verschillende functies op een eenvoudige manier invoegen in de werkmap.
1
Klik op de knop Functie invoegen
In het dialoogvenster kunnen we in de keuzelijst categorie kiezen voor een groep functies. De functies die we al een keer hebben gebruikt komen in de categorie Laatst gebruikt. Wij gaan er vanuit dat de functie AANTAL daar niet bij staat. De functie AANTAL behoort bij de statistische functies. 2
Klik op het keuzelijstsymbool openen
van de keuzelijst categorie om het rolmenu te
Het dialoogvenster ziet er nu als volgt uit:
154
Excel 2003
3
Formules en Functies 14
Klik op de keuze Statistisch In de keuzelijst Selecteer een functie zien we die functies staan die bij de categorie Statistisch horen. Geheel bovenaan zien we de functie AANTAL. Deze is al geselecteerd, zodat we ook onderaan in dit dialoogvenster een beschrijving zien staan van deze functie en het gebruik ervan.
De functie AANTAL bepaalt het aantal cellen dat een getal bevat. Met de argumentenlijst wordt aangegeven om welke cellen het gaat. Als we een reeks aaneengesloten cellen willen gebruiken geven we dit bijvoorbeeld aan met A1:A8, waarbij argumentenlijst bestaat uit de cellen A1 tot en met A8. Als we bijvoorbeeld A1:A8;D1:D8 ingeven wordt bedoeld de cellen A1 tot en met A8 en D1 tot en met D8. Als de uitleg te beperkt is kunnen we gebruik maken van de link Help-informatie over deze functie.
155
14 Formules en Functies
Excel 2003
14.5 Gemengde celverwijzingen
Naast relatieve en absolute celverwijzingen kunnen we ook nog gebruik maken van gemengde celverwijzingen. Bij gemengde celverwijzingen kunnen we of de kolomaanduiding of de rijaanduiding vastzetten door voor deze aanduiding het $-teken te plaatsen. Zo betekent $B1 dat kolom B is vastgezet, maar regel 1 niet en B$1 betekent dat juist regel 1 is vastgezet en kolom B niet. Deze mogelijkheid kunnen we in veel tabellen gebruiken. Aan de hand van een voorbeeld gaan we dit bekijken. 1
Klik op de knop Openen
2 3
Klik op de knop Eén niveau naar boven om naar de bovenliggende map te gaan Dubbelklik op Rente om het bestand te openen
In deze werkmap willen we laten berekenen wat een bedrag oplevert bij verschillende rentepercentages. Dit lijkt eenvoudig, maar de uitwerking valt niet mee. We gaan het eens proberen. 4 5
162
Klik op B5 om de cel te selecteren Type in: =A5*B3 [Enter]
Excel 2003
Formules en Functies 14
De opbrengst van 5 Euro wordt zichtbaar. De formule kunnen we kopiëren naar de cellen onder B5. 6 7
Klik op B5 om de cel te selecteren Sleep de vulgreep van cel B5 naar B14
We zien dat dit niet de uitwerking heeft gegeven die we hadden verwacht. De berekeningen zijn niet goed uitgevoerd. 8
Klik op B6 om de cel te selecteren In de formulebalk zien we de nieuwe formule staan; =A6*B4. De celverwijzing naar B3 is veranderd in B4. Dit had niet mogen gebeuren. De celverwijzing naar B3 gaan we absoluut maken.
9 10
Klik op B5 om de cel te selecteren Klik in het bewerkingsvak op de celverwijzing B3
11
Druk op F4 om de celverwijzing absoluut te maken en druk op [Enter] Nu de nieuwe berekening weer kopiëren naar de overige cellen.
12 13
Klik op B5 om de cel te selecteren Sleep de vulgreep van cel B5 naar B14 We zien dat de juiste waarden nu in kolom B worden weergegeven. Nu de rijen nog.
14 15
Klik op B5 om de cel te selecteren Sleep de vulgreep van cel B5 naar H5
163
Excel 2003
Standaardinstellingen 15
15 Standaardinstellingen
We kunnen bij Excel een aantal instellingen vastleggen zodat deze telkens als we een werkmap oproepen als standaard worden herkend. De standaardinstellingen kunnen we aangeven met behulp van de keuze Opties uit het hoofdmenu Extra 1 2
Klik in de menubalk op Extra om het rolmenu te openen Klik op de menukeuze Opties Het dialoogvenster Opties verschijnt op het beeldscherm:
Binnen de sectie Vensteropties kunnen we een aantal opties aangeven die Excel samen met het huidige venster opslaat. Zo kunnen we o.a. de volgende instellingen aangeven. Pagina-einde
Excel zal automatisch de ingestelde pagina-einden weergeven.
Formules
Excel zal in plaats van waarden de formules in de cellen weergeven. Tevens maakt Excel de kolommen dubbel zo breed en worden de cellen links uitgelijnd.
Rasterlijnen
Met behulp van deze keuze kunnen we ervoor zorgen dat rasterlijnen worden verborgen of getoond. Deze instelling heeft ook invloed op het afdrukresultaat. Standaard kiest Excel automatisch de kleur. U kunt ook zelf een vaste kleur selecteren.
171
Excel 2003
Sorteren 16
16 Sorteren
Met behulp van de sorteerfunctie van Excel kunnen we ervoor zorgen dat overzichten worden gerangschikt zoals wij dat willen. Veel overzichten in Excel worden in tabelvorm weergegeven. Door deze tabellen te sorteren worden ze overzichtelijker. Ook voor het maken van grafieken kan het soms van belang zijn dat de gegevens in een bepaalde volgorde worden weergegeven, waardoor de gegevens eerst moeten worden gesorteerd. We gaan het sorteren eens bekijken aan de hand van de werkmap Proefwerken 1
Klik op de knop Openen De map Oefeningen is nog actief. We gaan terug naar de map Excel.
2 3
Klik op de knop Eén niveau naar boven om naar de bovenliggende map te gaan Dubbelklik op Proefwerken om het bestand te openen De volgende werkmap verschijnt op het beeldscherm:
In het tweede hoofdstuk van deze cursus hebben we al met deze werkmap gewerkt. In dit overzicht zien we de resultaten van leerlingen uit klas 2M4. De gegevens van de leerlingen zijn alfabetisch op naam gesorteerd, wat voor het inbrengen van de resultaten natuurlijk het makkelijkst is. Vanuit dit overzicht is echter ook een grafiek gemaakt waarbij de leerling met het hoogste gemiddelde resultaat als eerste moet worden weergegeven.
179
16 Sorteren 4
Excel 2003
Klik op het tabblad Grafiek om de grafiek te selecteren
We zien zowel in de tabel onder de grafiek als in de grafiek aan het lichtgroene vlak van het gemiddelde resultaat, dat het hoogste gemiddelde resultaat als eerste wordt getoond. Om het overzicht op deze manier te kunnen weergeven moeten de gegevens eerst worden gesorteerd. Dit is gebeurd op werkblad Blad2 van de werkmap. Vanuit dit werkblad wordt de grafiek gemaakt. 5
Klik op het tabblad Blad2 om het werkblad te selecteren
We zien dat de gegevens op dit werkblad gesorteerd zijn op het gemiddelde resultaat. De gegevens worden echter niet opnieuw in dit werkblad ingegeven maar zijn
180
Excel 2003 17
Grafieken 17
Grafieken
Met behulp van Excel kunnen we gegevens die in een werkmap staan ook grafisch weergeven. Excel geeft ons de keus uit een aantal verschillende grafiekvormen. Zo kunnen we kiezen voor een vlak-, staaf-, kolom-, lijn-, cirkel-, ring-, radar- en spreidingsdiagram. Al deze vormen zijn ook nog eens driedimensionaal weer te geven. We zullen gaan kijken naar het kolomdiagram. Voordat Excel een grafiek kan weergeven zal duidelijk moeten zijn welke gegevens er moeten worden weergegeven in de grafiek. We kunnen bij Excel in het rekenblad al aangeven waar de gegevens staan die in de grafiek geplaatst moeten worden. Dit heeft echter wel wat beperkingen. De gegevens moeten na elkaar in een reeks worden geplaatst, en soms komen de gegevens die we op de X-as willen plaatsen op de Y-as te staan. We gaan eens kijken hoe we van de tabel een grafiek kunnen maken. Als eerste geven we de reeks aan waarin de gegevens staan. 1 2 3
Klik op de knop Openen om een bestand van schijf te openen Dubbelklik op de map Uitwerkingen om de map te openen Dubbelklik op kwartaalomzet 2003 om de werkmap te openen In het rekenblad moeten we als eerste de gegevens selecteren die we in een grafiek willen plaatsen.
4
Sleep de muisaanwijzer van A4 naar E11
De gegevensreeksen en de tekst die gebruikt wordt voor de legenda en de verklaring van de X-as zijn geselecteerd. Als we een grafiek willen gaan maken kunnen we daarvoor in de menubalk kiezen voor Invoegen en daarna voor Grafiek. We kunnen echter ook in de standaardwerkbalk klikken op Wizard Grafieken
.
187
17 Grafieken 5
Excel 2003
Klik op de knop Wizard Grafieken Het eerste dialoogvenster wordt zichtbaar.
Met behulp van dit dialoogvenster kunnen we kiezen uit een 14-tal basisgrafiekvormen. Standaard staat de keuze op Kolom. In het rechter gedeelte van het dialoogvenster zien we een aantal subtypes weergegevens staan van het grafiektype wat we in de linker keuzelijst Grafiektype hebben geselecteerd. Onder deze subtypes zien we de knop Ingedrukt houden om voorbeeld te bekijken. Met behulp van deze knop kunnen we van de geselecteerde cellenreeks uit de werkmap het resultaat bekijken bij de gekozen grafiekvorm. 6
188
Klik op de knop Ingedrukt houden om voorbeeld te bekijken
Excel 2003
Grafieken 17
Zo krijgen we al in een vroeg stadium een idee van de opbouw van de grafiek in de gekozen vorm. De grafiekvorm laten we zo. We gaan verder. 7
Klik op de knop Volgende
189
Excel 2003
Grafieken 17
17.1 Cirkeldiagram
1
Klik met de rechter muisknop in het grafiekgebeid om het snelmenu van het grafiekgebied te openen Het snelmenu verschijnt weer om het scherm.
2 3
Klik in het snelmenu op Grafiektype Klik in de keuzelijst Grafiektype op Cirkel We krijgen in het rechter gedeelte van dit dialoogvenster, Subtype, een aantal mogelijke cirkeldiagrammen te zien. We gaan kiezen voor de tweede mogelijkheid die ervoor zorgt dat de cirkel ook diepte krijgt, 3D-eigenschappen.
4
Klik op de tweede mogelijkheid van de cirkeldiagrammen (Cirkel met een 3D-effect) Onderaan in het dialoogvenster zien we de mogelijkheid om gebruik te maken van de standaardopmaak. Als we dit niet doen worden alle onderdelen van de cirkel rood weergegeven. Dit komt omdat we eerst een kolomdiagram hebben gemaakt en daar vanuit een cirkeldiagram willen maken. Als we vanaf het begin hadden gekozen voor een cirkeldiagram had elk onderdeel al een andere kleur gehad.
5 6
Klik op Standaardopmaak om de wijzigingen in de opmaak ongedaan te maken Klik op OK om de keuze te bevestigen
205
17 Grafieken
7
Excel 2003
Klik een keer op de groene taartpunt 4e kw Het gehele cirkeldiagram is nu geselecteerd. We willen echter alleen de groene taartpunt gaan bewerken. Daartoe gaan we nogmaals op dit deel klikken.
8
Klik nog een keer op de groene taartpunt 4e kw Nu is alleen de groene taartpunt 4ekw geselecteerd. We gaan deze sector losslepen van de rest van het cirkeldiagram.
9
Sleep de taartpunt naar achter zodat het volgende resultaat wordt verkregen
Ook van deze cirkel kunnen we natuurlijk de titel, de kleur enz. weer aanpassen. We gaan deze grafiek echter bewaren en de werkmap sluiten.
206
Excel 2003
Case
Case 1
De firma Kidsplace runt een overdekte kinderspeelplaats. Niet iedereen betaalt evenveel. Het entreegeld is namelijk afhankelijk van de leeftijd. Bij het bepalen van het entreegeld wordt uitgegaan van maximaal acht personen die tegelijk betalen. Als één van de bezoekers donateur van de speeltuin is, krijgt hij 10% korting op het totale entreebedrag. We gaan een rekenblad maken waarmee het totale entreebedrag is te bepalen. 1
Zorg voor de volgende werkmap
-
2
In de cellen D9 tot en met D16 kunnen we de leeftijd invullen. Aan de hand van de leeftijd en de cellen G4 tot en met G6 kunnen we in de cellen F9 tot en met F16 het entreebedrag laten bepalen met behulp van de alsfunctie. Aan de hand van de inhoud van cel E18 kunnen we bepalen of in cel F18 een korting van 10% moet worden berekend. In cel F20 komt het totaal te betalen bedrag.
Zorg voor de juiste formules en functies in deze cellen Het werkblad zou er nu als volgt kunnen uitzien, als we een aantal gegevens invoeren.
229
Index
Excel 2003
# ##### #DEEL/0! #GETAL! #LEEG! #N/B! #NAAM! #VERW! #WAARDE!
139 139 139 139 139 139 139 139
A aantal decimalen aantal-functie absolute celverwijzingen achtergrondkleur actieve cel afdrukken afdrukvoorbeeld afronden-functie afrondingsverschil aftrekken als-functie Alt + PageDown Alt + PageUp annuleerknop assistent autosom
45 153 143 200 6, 14 111, 118 111 148 151 131 135, 151 8 8 15 8 104, 160
B bestandsformaten beveiligen bevestigingsknop bewerkingsvak
91 17 15 2, 14
C celeigenschappen celinhoud veranderen celnamen celrand celranden aanpassen celverwijzingen absolute gemengd relatieve celverwijzingen
238
141 21 27 46 46 143 162 62, 143 27
cirkeldiagram Ctrl + End Ctrl + Home cursief
206 8 8 40, 44
D datum datum doorvoeren datumopmaak decimale posities decimalen delen diagonale lijnen doorvoeren duizendtallen duizendtalnotatie
82 80 81 140 142 131 52 79, 119 142 45, 107
E End en home Enter-toets Esc-toets
8 15 15
F formule formulebalk formules fout foutmeldingen functie aantal afronden als gemiddelde max min som functies functietoets-F4
27 2, 14, 137 27 137 139 131 153 148 151 159 158 158 102 102 144
G gebruikersnaam gegevensreeksen gegevenstabel gelijk aan gemengde celverwijzingen gemiddelde-functie
177 172 195 131 162 159
Excel 2000 grafiek grafiekgebied grafiektype grafiekvormen grootte van de letters grootte van de weergave groter dan
Index 187 200 188 187 39 118 131
marges max-functie menubalk min-functie mode-indicator invoer modusindicator muisaanwijzer
8 193 3, 7
N
H helpfunctie horizontale hulplijnen horizontale schuifbalk I in- en uitzoomen intervalwaarde
118 90
J jaartal verhogen
87
K keuzelijstsymbool 11 kleiner dan 131 knippen 93 kolombreedte 55, 56, 160 kolomdiagram 187 kolomkoppen 172 kolomletter 36, 57 kolommen 3 selecteren 36, 57 verwijderen 100 kop- en voettekst 113 kopiëren opmaak 44 kopiëren 62 kopiëren naar aaneengesloten cellen 63 koppeling plakken 73 koptekst 113 L landinstellingen legenda letterformaat lettertype lettertype standaard
81 191, 193 126 39, 52 52
M maanden machtsverheffen
84 131
naamvak negatieve getallen notatie nul nulwaarden
112 158 2 158 21 21 15 97 2, 6, 14 50 42 133 172
O onderstrepen ongedaan maken ongelijk aan openen opmaak opmaak kopiëren/plakken opmaak van cellen opslaan opslaan als optellen overlapping
40, 44 23 131 11 140 44 35 29 29 131 199
P PageDown PageUp plakken plakken speciaal printerinstelling procentnotatie
8 8 63, 93 72 118 42
R randen van cellen rasterlijnen rasterlijnen afdrukken relatieve celverwijzingen rijen rijhoogte
52 126, 171 116 62, 143 3 160
S schaal schaalverdeling schuifbalk
221 218
239
Index horizontale schuifbalk verticale schuifbalk schuifbalk schuifknop selecteren cellen kolom kolommen werkblad selectie afdrukken sluiten som-functie sorteerfunctie sorteren speciale tekens invoegen spreidingsdiagram standaard datumopmaak standaard kopteksten standaardbestandsloctie standaardbreedte standaardinstellingen standaardlettertype standaardwerkbalk statistische functies statusbalk statusregel systeemmenusymbool
Excel 2003 7 7 7 7 35, 36 35 57 36 38 128 2 102 179 179 9 187 81 113 177 55 171 177 2 154 3 15 1
T taakvenster tabblad tabbladen terugloop tijd tijd doorvoeren titelbalk titels afdrukken toevoegen
240
4, 5 14 172 51 82 88 1 115
rijen typfout
66 137
U uitlijnen
40, 51
V valutanotatie 42 valutateken 41 vast aantal decimalen 176 vermenigvuldigen 131 verplaatsen 93 versie 91 verticale hulplijnen 193 verticale schuifbalk 3, 7 verwijderen kolom 57, 100 vet 40, 44 voettekst 113, 114 vulgreep 64, 79, 97, 119, 132, 172 W waarde nul weekdagen weergavegrootte werblad werkbalk opmaak werkbalken werkblad invoegen selecteren verplaatsen verwijderen wijzigen naam werkbladtabs werkmap werkmap bewaren wijzigen
133 84 119 75 2 5 76 38, 76 76 77, 223 77, 222 3 2, 3 29 22
