Examenreglement ten behoeve van de interuniversitaire opleidingen waarvoor inschrijving kan worden genomen aan meer dan één universiteit Toelichting Het examenreglement heeft als bedoeling de toepassing van het gelijkheidsbeginsel bij de beoordeling van studieresultaten in de specifieke genoemde context te garanderen. 1. Algemene bepalingen Artikel 1 Dit reglement legt de regels vast voor het verloop van en de deliberatie over de examens die afgelegd worden in het kader van interuniversitaire opleidingen waarvoor inschrijving kan worden genomen aan meer dan één universiteit. Het reglement is van toepassing aan de KUBrussel, de KULeuven, de UHasselt, de Universiteit Antwerpen, de UGent en de VUB en is van kracht voor elke interuniversitaire opleiding waarvoor de geldigheid van dit interuniversitair examenreglement wordt ingeschreven in de betrokken interuniversitaire overeenkomst. Voor de betrokken interuniversitaire opleidingen komt dit examenreglement dan in de plaats van de aan elke deelnemende universiteit eigen geldende examenreglementen. Artikel 2 Wijzigingen en aanvullingen aan dit examenreglement moeten door de respectieve universiteitsbesturen goedgekeurd zijn vóór de aanvang van het academiejaar van de inwerkingtreding.
2. Organisatie van de examens Artikel 3 De algemene programmering van de examens wordt jaarlijks vóór 15 oktober door de interuniversitaire stuurgroep of opleidingscommissie meegedeeld aan de betrokken faculteit(en)/departement(en) van al de deelnemende universiteiten. Deze programmering van de examens wordt jaarlijks vóór 1 november bekendgemaakt aan de studenten. Artikel 4 In de loop van één zelfde academiejaar mag niemand zich meer dan tweemaal voor dezelfde examens of examengedeelten aanbieden. Artikel 5 De examenroosters en de examenregeling worden, in elke deelnemende universiteit, ten minste drie weken vóór het begin van de betrokken examenperiode bekendgemaakt aan de studenten. Bij de examenregeling worden de namen van de voorzitter, de secretaris van de betrokken examencommissie, de ombudspersoon en de administratief verantwoordelijke voor de examenregeling vermeld, en waar en wanneer zij bereikbaar zijn.
3. Aard en samenstelling van de examencommissie - examinatoren
Artikel 6 Elke interuniversitaire stuurgroep of opleidingscommissie richt één examencommissie op voor het geheel van de opleiding. Een interuniversitaire stuurgroep of opleidingscommissie bepaalt vóór 15 oktober voor welke delen van de opleiding er een aparte examencommissie wordt samengesteld. Artikel 7 Tenzij de interuniversitaire opleidingscommissie vóór 15 oktober beslist over een andere representatieve samenstelling, bestaat de examencommissie uit alle examinatoren van het betrokken deel of het geheel van de opleiding. Zij kunnen zich op de beraadslaging laten bijstaan (deelnemen aan de discussie met raadgevende stem) door andere leden van het academisch personeel met een opdracht in de opleiding. Artikel 8 De examencommissie wijst onder haar leden een voorzitter en een secretaris aan. Ze deelt deze aanwijzing uiterlijk vóór 15 november mee aan de decanen en rectoren van de deelnemende universiteiten. Artikel 9 In geval van bloed- of aanverwantschap tot de vierde graad tussen een student en de examinator of in geval de examinator meent dat er een potentieel belangenconflict speelt, verzoekt de examinator de voorzitter van de examencommissie een plaatsvervanger aan te wijzen. Indien de examinator de studenten niet kan ondervragen wegens overmacht, wijst de voorzitter van de examencommissie eveneens een plaatsvervanger aan.
4. Verloop van de examens Artikel 10 De titularissen van de opleidingsonderdelen of hun aangestelde plaatsvervangers geven bij de aanvang van de onderwijsactiviteiten informatie over de inhoud en de doelstellingen van hun opleidingsonderdelen, de examenstof, de wijze van evalueren, de wijze waarop het examencijfer tot stand komt, en de evaluatiecriteria. Artikel 11 Examinatoren en studenten houden zich strikt aan de vastgelegde examenregeling. Examens kunnen enkel om zwaarwichtige redenen verplaatst worden. De voorzitter van de examencommissie treft dan na overleg met de betrokken partijen, een nieuwe regeling, met kennisgeving aan de administratief verantwoordelijke voor de examenregeling. Artikel 12 De vorm van het examen is afhankelijk van de voor het opleidingsonderdeel te beoordelen bekwaamheid, kennis, vaardigheden en attitudes; hij wordt voor elk opleidingsonderdeel vastgelegd door de interuniversitaire stuurgroep of opleidingscommissie, op voorstel van de verantwoordelijke docent. Ten laatste bij de aanvang van het academiejaar wordt de examenvorm van elk opleidingsonderdeel aan de studenten bekendgemaakt.
2
Om zwaarwichtige redenen kan een student, als hij daar tijdig schriftelijk om verzoekt, van de voorzitter van de examencommissie toestemming krijgen om examens op een andere dan de vastgestelde wijze af te leggen. Artikel 13 Alle examens zijn openbaar en worden, behalve ingeval van zwaarwichtige redenen vast te stellen door de voorzitter van de examencommissie, afgenomen in een lokaal van één van de deelnemende universiteiten. Iedere student en elke examinator hebben het recht voor iedere ondervraging de aanwezigheid van een tweede lid van de examencommissie te vragen en/of van een ombudspersoon. De student/de examinator richt dit verzoek schriftelijk tot de voorzitter van de examencommissie. Artikel 14 Het examenresultaat van een opleidingsonderdeel wordt in een geheel getal van 0 tot 20 op een totaal van 20 punten uitgedrukt. Artikel 15 Een student die niet aan alle examens deelneemt of zijn deelname aan de examens stopzet, deelt dit onverwijld mee aan de administratief verantwoordelijke voor de examenregeling. Artikel 16 Onregelmatigheden worden onverwijld schriftelijk meegedeeld aan de voorzitter van de examencommissie. De voorzitter van een examencommissie hoort de student die verdacht wordt van de onregelmatigheden. Dit gebeurt vóór de beraadslaging en in aanwezigheid van de ombudspersoon. Indien de student hierom verzoekt, hoort de examencommissie de student vooraleer zij een beslissing neemt. De student van wie de examencommissie de onregelmatigheden voldoende ernstig acht, krijgt dan 0 op 20 voor het betrokken opleidingsonderdeel en wordt niet geslaagd verklaard voor een deel van de opleiding waartoe het opleidingsonderdeel behoort. Bijkomende sancties kunnen zijn: - de student kan geen creditbewijzen behalen in die examenperiode; - de student kan in het betrokken academiejaar niet meer deelnemen aan het examen. In afwachting van een uitspraak van de examencommissie over een gemelde onregelmatigheid, mag de student zijn examens verder afwerken. 5. Vaststellen van examenresultaat Artikel 17 De examencommissie beraadslaagt ten minste tweemaal per academiejaar voor het vaststellen van de examenresultaten; voorzover er studenten geregistreerd zijn voor de examens. Artikel 18 De interuniversitaire stuurgroep of opleidingscommissie legt de beslissingscriteria vast inzake het slagen en niet slagen en het vaststellen van de graad van verdienste en kan beslissen of ten behoeve van de beslissingscriteria en ten behoeve van de graad van verdienste op de voor de onderscheiden opleidingsonderdelen behaalde resultaten een weging wordt toegepast volgens de aard of de omvang der opleidingsonderdelen. In voorkomend geval bepaalt zij ook de wegingsfactoren. Deze regeling wordt bij de aanvang van het academiejaar aan de studenten meegedeeld.
3
Artikel 19 De examencommissie legt bij de beraadslaging voor elke door haar beoordeelde student met de inachtneming van de artikels 17, 18 en 20, het totaal examenresultaat vast. De examencommissie beslist aldus of een student - geslaagd is met de grootste onderscheiding - geslaagd is met grote onderscheiding - geslaagd is met onderscheiding - geslaagd is op voldoende wijze - geslaagd is - niet geslaagd is Voor de studenten waarvan het resterende programma op grond van vrijstellingen gereduceerd is tot onder een door de opleidingscommissie of stuurgroep te bepalen grens, beperkt de beslissing van de examencommissie zich enkel tot een beslissing over het slagen of niet-slagen voor dat resterende gedeelte. Voor de studenten die voor een deel van de opleiding zijn ingeschreven, legt de examencommissie de studieresultaten van de studenten vast en zij deelt hen deze mee. Vóór de aanvang van het academiejaar wordt beslist en meegedeeld aan de studenten of men gedelibereerd wordt voor een gedeelte van de opleiding in termen van geslaagd of nietgeslaagd, of dat men enkel gedelibereerd wordt na het afleggen van alle opleidingsonderdelen. Artikel 20 Wanneer een opleiding is opgedeeld in verschillende gedeeltes, waarbij een beoordeling over het slagen/niet-slagen aan elk gedeelte is gekoppeld, slaagt de student voor een gedeelte als hij voor elk opleidingsonderdeel ten minste 10 op 20 heeft behaald. De student slaagt voor een opleiding als hij geslaagd is voor elk van de gedeelten waarin de opleiding is ingedeeld ofwel, voor een opleiding waarin geen beoordelingen over gedeelten worden gehouden, als hij voor elk opleidingsonderdeel ten minste 10 punten op 20 heeft behaald. In afwijking van de eerste twee leden, kan een examencommissie door haar vastgestelde criteria of op grond van een individuele motivering een student toch geslaagd verklaren als hij niet voor alle opleidingsonderdelen een overdracht van examencijfer (voor resultaten van voor 2004-2005) of een credit (voor resultaten vanaf 2004-2005) heeft behaald. 6. Beraadslaging Artikel 21 Tijdstip en plaats van de beraadslaging worden ten minste drie weken op voorhand vastgelegd. De leden van de examencommissie nemen aan de beraadslaging deel en ondertekenen de aanwezigheidslijst. Een lid dat verhinderd is, deelt dit onverwijld aan de voorzitter mee. Om geldig over een student te stemmen moet ten minste de helft van de commissieleden zijn stem uitbrengen. Artikel 22 Alle aanwezige leden nemen betreffende elke student aan de beraadslaging deel. Elk stemgerechtigd lid van de examencommissie heeft slechts één stem.
4
Artikel 23 Aan de hand van een puntenlijst overloopt de examencommissie gezamenlijk de studieresultaten van elke student afzonderlijk en beslist zij over de resultaten van een student. Tenzij een lid van de examencommissie of de ombudspersoon een stemming vraagt, geldt het voorstel van de voorzitter als beslissing. Over de resultaten van een student die voor één opleidingsonderdeel of voor meer dan één opleidingsonderdeel bij slechts één examinator een onvoldoende heeft behaald en voor wie wordt voorgesteld hem niet te laten slagen, wordt een geheime stemming gehouden. Andere stemmingen zijn niet geheim, tenzij een lid van de examencommissie of de (/een) ombudspersoon hierom verzoekt. Beslissingen door stemmen worden genomen bij gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Bij de stemmingen worden ongeldige stemmen en onthoudingen niet meegerekend. Bij staking van stemmen geldt het voor de student gunstigste voorstel als beslissing van de examencommissie. Artikel 24 De leden van de examencommissie en alle personen die ter zitting aanwezig zijn, zijn tot geheimhouding over de beraadslaging en de stemmingen verplicht. Artikel 25 Van de beraadslaging wordt een verslag opgemaakt, ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de examencommissie. Dit verslag vermeldt datum en plaats van de beraadslaging, omvat de origineel ondertekende aanwezigheidslijst en vermeldt de voor het bepalen van de resultaten gehanteerde criteria en voor elke kandidaat de vaststelling of beslissing m.b.t. het resultaat, rekening houdend met artikel 18. Het beraadslagingsverslag omvat tevens: - een gedetailleerde motivering van de beoordeling van de resultaten voor elke beslissing die afwijkt van de beslissingscriteria zoals vastgelegd overeenkomstig artikel 18; - de vermelding dat er over de resultaten van bepaalde studenten gestemd is (art. 23). In het verslag worden de examencijfers vermeld of een verwijzing naar de examencijfers die als bijlage aan het verslag worden toegevoegd of die in een elektronisch bestand zijn opgenomen. Het beraadslagingsverslag bevat in voorkomend geval ook de gemotiveerde beslissingen genomen op grond van artikel 33. (Een kopie van) het verslag wordt bezorgd aan de rectoren van de deelnemende instellingen. 7. Bekendmaking van de examenresultaten Artikel 26
5
De interuniversitaire stuurgroep of opleidingscommissie bepaalt de modaliteiten waaronder de resultaten in de termen vastgelegd in artikel 19 worden bekendgemaakt. Artikel 27 Na de bekendmaking heeft iedere student het recht op inzage in het beraadslagingsverslag inzake de gemotiveerde beslissing over zijn resultaten. De student richt hiertoe binnen een vervaltermijn van 5 kalenderdagen na de bekendmaking van het deliberatieresultaat, een verzoek aan de voorzitter van de examencommissie of diens plaatsvervanger, die hem de gelegenheid verschaft tot inzage in het bovenvermeld gedeelte van het beraadslagingsverslag binnen de 20 dagen na de bekendmaking van de resultaten. Artikel 28 Kopijen van schriftelijke examens worden door de examinatoren gedurende ten minste 90 dagen na de bekendmaking bewaard. In het kader van de bespreking van de examenresultaten hebben studenten het recht inzage te krijgen van hun kopij. Artikel 29 De bevoegde administratieve dienst van elke deelnemende universiteit zorgt ervoor dat de examinandi binnen de veertien dagen na de bekendmaking hun individuele puntenscores en hun resultaten conform de bepalingen van artikel 19 ontvangen.
8. Verwerven van creditbewijzen Artikel 30 Een examenresultaat van 10 of meer levert de student een creditbewijs op voor het desbetreffende opleidingsonderdeel. Dit creditbewijs blijft ten minste 5 academiejaren geldig, waarbij deze periode ingaat in het academiejaar volgend op het academiejaar van het behalen ervan. Na deze periode kan de interuniversitaire opleidingscommissie of stuurgroep beslissen een actualisering te vereisen bij een volgende inschrijving. 9. Geschillenregeling Artikel 31 Onregelmatigheden of conflicten tussen examinatoren en studenten die het correct verloop van de examens in het gedrang brengen, worden door de ombudspersoon of de betrokkenen zelf aan de voorzitter van de examencommissie meegedeeld. Deze neemt, zo nodig, voorlopige maatregelen om het correcte verloop van de examens te waarborgen. De examencommissie hoort in elk geval de partijen die hierom verzoeken en neemt de uiteindelijke beslissing. Artikel 32 Als een materiële vergissing wordt vastgesteld na een beraadslaging, wordt dit formeel gemeld bij de voorzitter van de examencommissie. Een vergissing die geen invloed heeft op de genomen beslissingen, wordt door de voorzitter en de secretaris van de examencommissie rechtgezet. Als er reeds examenresultaten zijn meegedeeld aan de student, geeft de administratieve dienst aan de student een gecorrigeerd examenresultatenblad. De voorzitter en de secretaris rapporteren hierover bij een volgende vergadering van de examencommissie.
6
Als de vastgestelde vergissing wel invloed kan hebben op de genomen beslissingen, roept de voorzitter de examencommissie zo snel mogelijk opnieuw samen. De nieuwe beslissing wordt schriftelijk aan de student meegedeeld. Tegen de nieuwe beslissing is conform artikel 33 opnieuw beroep mogelijk.
Artikel 33 Bij betwisting voor de deliberatie wordt de voorzitter van de examencommissie, eventueel met de hulp van de ombudspersoon op de hoogte gebracht van de feiten. Bij betwisting na de deliberatie van een beslissing van de examencommissie kan de betrokken student intern beroep aantekenen, eventueel met de hulp van de ombudspersoon, binnen een vervaltermijn van vijf kalenderdagen na de bekendmaking van het deliberatieresultaat, bij de door de interuniversitaire stuurgroep aangewezen instantie. Dergelijke klacht, door de instantie ontvankelijk verklaard, wordt in principe door de examencommissie in bijzondere zitting besproken. Bij betwisting in het geval van een andere beslissing kan de betrokken student intern beroep aantekenen, eventueel met de hulp van de ombudspersoon, binnen een vervaltermijn van vijf kalenderdagen na de dag waarop de student kennis heeft genomen van de beslissing. Deze klacht wordt ingediend bij de door de interuniversitaire stuurgroep aangewezen instantie. In het geval het beroep ontvankelijk wordt verklaard door de instantie, wordt het beroep in principe door de examencommissie in bijzondere zitting besproken. Alle intern aangetekende beroepen leiden op gemotiveerde wijze tot een bevestiging van de oorspronkelijke beslissing of tot een herziening van deze beslissing. De in het vorige lid bedoelde beslissingen van de examencommissie worden aan de student ter kennis gebracht binnen een termijn van vijftien kalenderdagen, die ingaat op de dag na deze waarop het beroep is ingesteld.
10. Ombudspersoon, onverenigbaarheden en slotbepalingen Artikel 34 De interuniversitaire stuurgroep of opleidingscommissie, wijst ten minste één ombudspersoon en een plaatsvervanger aan. Een lid van de examencommissie kan niet als ombudspersoon worden aangesteld. Artikel 35 De ombudspersoon treedt op als bemiddelaar tussen examinatoren en studenten. De ombudspersoon woont de beraadslaging bij. De ombudspersoon kan in een overleg door één of elk van de betrokken partijen gevraagd worden te bemiddelen. Hij bezorgt aan de voorzitter van de interuniversitaire stuurgroep een verslag over zijn werkzaamheden. Artikel 36 In gevallen niet voorzien door dit reglement en bij betwisting over de interpretatie beslist de examencommissie overeenkomstig de regels van stemmen vastgesteld in artikels 23 en 24.
7
Artikel 37 Als voor de gevallen bedoeld in artikel 31 de voorzitter van de examencommissie of zijn plaatsvervanger zelf bij de betwisting betrokken zijn, worden zij door respectievelijk het oudste lid van de examencommissie en een door de rector van één van de deelnemende universiteiten aangeduide persoon vervangen. Artikel 38 Het interuniversitair examenreglement treedt in werking met ingang vanaf het academiejaar 2005-2006. In afwijking van artikel 2 nemen de interuniversitaire opleidingscommissie of stuurgroep met het oog op het academiejaar 2005-2006 zo spoedig mogelijk binnen dat academiejaar de door dit reglement opgelegde beslissingen. ************************************
8
