Everything4Office UitvaartTotaal
Software voor subsidieverstrekkende organisatie’s of afdelingen Snel te implementeren Aanpasbaar aan uw situatie
Everything4Office Software, Tolnasingel 1, 2411 PV Bodegraven (T): 0172 636890 www.everything4office.nl
UitvaartTotaal™
voorziet
in
een
geïntegreerde
software oplossing voor het effectief ondersteunen van uw uitvaartonderneming Uw complete uitvaartproces onder controle Het organiseren van een uitvaart kan een complex proces zijn. De wensen van de overledene maar ookdie van de nabestaanden zijn vaak divers en laten zich niet altijd even eenvoudig registreren. Aan u als uitvaartonderneming worden hoge eisen gesteld om dit geheel zo goed mogelijk te laten verlopen en volgens de gemaakte afspraken. Met UitvaartTotaal bieden wij u dé uitvaartsoftware oplossing om het gehele proces van de uitvaart optimaal te ondersteunen. UitvaartTotaal bestaat uit drie hoofdonderdelen: 1. Specifieke uitvaartfunctionaliteit – UitvaartBase 2. Generieke functionaliteit – Everything4Office suite 3. Leden & Deposanten administratie – Everything4Office Deposanten Systeem (EDS) Naast uitvaart specifieke functionaliteit maakt u in uw proces ook gebruik van meer generieke functionaliteit. Hieronder verstaan wij dan zaken als relatiebeheer, projectbeheer, documentenbeheer etc.. Voor deze zaken maken wij gebruik van de onderdelen uit onze applicatie suite Everything4Office. Meer informatie over deze modules vindt u op onze website (www.everything4office.nl) waar u ook de verschil -lende brochures kunt downloaden. De uitvaartmodule en de Everything4Office modules integreren naadloos met elkaar. Zo kunt u de functionaliteit inzetten die voor u van toepassing is. Binnen de oplossing staat de uiteindelijke uitvaart centraal. De uitvaart wordt door ons gezien als een project. En aan een project zijn relaties, documenten, taken, notities, etc. verbonden. Via de leden en deposanten module kunt u moeiteloos al uw leden en/of deposanten administreren. Assisteert u in een uitvaart als uitvaartondernemer? Ook hierin voorziet het systeem om dit correct te administreren. Uiteindelijk wordt alle informatie bijgehouden in 1 centrale database, waardoor dubbele opslag van gegevens vermeden wordt maar ook dat u eenvoudig (management) rapportages kunt maken over activiteiten en zo uw bedrijfsvoering verder kunt optimaliseren.
UitvaartBase Uiitvaartbase levert alle functionaliteit voor het ondersteunen van alle specifieke uitvaartzaken. Dit gaat vanaf het registreren van de wensen voor overlijden tot aan het versturen van de eindfactuur voor de verzorgde uitvaart. Via koppeling met uw financiële administratie worden de factuurgegevens direct naar uw boekhouding overgebracht. Op het moment dat uw onderneming benaderd wordt voor het aannemen van een nieuwe uitvaart kunt u alle gegevens die u op dat moment nodig hebt snel en volledig invoeren. Vanaf de basis relatiegegevens (overledene, opdrachtgever) tot en met alle bijzonderheden.
Met deze basisgegevens kan de uitvaartleider de verdere zaken omtrent de uitvaart met de nabestaanden/opdrachtgever gaan bespreken. Het vastleggen van deze overige informatie kan dan op de volgende wijze gebeuren: 1. De Uitvaartleider noteert alle zaken en voert deze later in, in het systeem; 2. De uitvaartleider is online verbonden (m.b.v. een laptop) aan het centrale systeem en voert real-time alle informatie, bij de opdrachtgever op locatie, in; 3. Via de offline module; waarmee er geen directe verbinding is met het centrale systeem maar de uitvaartleider wel alle informatie over de uitvaart op de laptop bij zich heeft en deze verder aanvult bij de nabestaanden. Bij terugkomst op kantoor worden door koppeling met het netwerk de gegevens automatisch gesynchroniseerd met de centrale database. De planning (en dus de agenda) kunt u bij toevoegingen en/of wijzigingen in een keer aanpassen zodat u altijd een juist overzicht heeft van de uit te voeren activiteiten per uitvaart, per medewerker, van alle uitvaarten etc.. Nadat de uitvaartleider de informatie heeft ingevuld kan meteen al een voorlopige begroting gemaakt worden. Wanneer u ervoor kiest uw uitvaartleiders met een laptop uit te rusten dan kan dit bij de nabestaanden op locatie gebeuren zodat deze ook meteen inzicht hebben in de kosten van de geplande uitvaart. De voorlopige begroting kan dan eventueel worden geprint, via een USB Stick of via de email worden overhandigd aan de nabestaanden. Het systeem beschikt over meerdere tabbladen/vensters waar alle informatie ingevuld kan worden met betrekking tot de uitvaart. Via de ‘controleer’ functie In UitvaartTotaal kunt u met één druk op de knop controleren of u geen gegevens bent vergeten in te voeren!
Welke functies biedt UitvaartTotaal u zoal:
Volledig relatiebeheer voor het registreren van overledenen, opdrachtgevers, leden, deposanten, nabestaanden,leveranciers etc.
Per relatie en/of uitvaart een compleet digitaal dossier met alle documenten, muziek, wensen,foto’s, video’s, emails etc.
Alle correspondentie met de nabestaanden, relatie’s etc in uw eigen huisstijl
Alle uitvaartdocumenten direct beschikbaar en grotendeels automatisch ingevuld
Rouwkaart sjablonen
Agenda (tb.v. De uitvaart en resourceplanning)
Draaiboek per uitvaart
Online- en offline module
Automatische generatie van order- en deelorderregels t.b.v. facturatie
Facturatie
Koppeling met uw financiële systeem voor direct doorvoeren van alle factuurgegevens in uw boekhouding
Registratie van leden
Depositofonds en renteberekeningen
Automatische
incasso
mogelijkheid
bij
leden
voor
lidmaatschapsgelden
Rapportages
Uitgebreid verzekeringspolisbeheer
Uitgebreid artikelenbeheer
Verschillende prijsperiodes voor artikelen, verzekeringen etc..
Zelf aanpassingen kunnen doen (systeembeheer)
Uitgebreid gebruikersbeheer (o.a. rechten)
inning
van
De module UitvaartBase bestaat voor de gebruiker uit één scherm wat is opgebouwd uit een aantal tabbladen waarop de verschillende informatie kan worden ingevuld en/of geraadpleegd. Op de volgende pagina’s worden een aantal tabbladen van de applicatie beschreven. Hiermee geven wij u een indruk van de applicatie en welke informatie u kunt registreren.
Tabblad Overledene
Op dit tabblad staat alle informatie m.b.t de overledene. Wanneer u een nieuwe uitvaart invoert kunt u de overledene ‘importeren’ vanuit de relatiedatabase. Is de overledene nog in het geheel niet bij u bekend dan kunt u deze via dit scherm of via het relatiebeheerscherm invoeren (wat uw voorkeur geniet). Aangezien er sprake is van één centrale database wordt deze informatie maar één keer vastgelegd.
Tabblad Opbaren
Op dit tabblad geeft u alle detailinformatie in m.b.t. het opbaren. Zaken als het kisttype, wel of niet thuis opbaren, wat met de (oude) kleding dient te gebeuren, wel of geen condoléance, meerdere condoléances, avondwake etc. Kunt allemaal op dit scherm kwijt.
Tabblad Publiciteit
In het publiciteitsscherm worden alle gegevens met betrekking tot de rouwkaarten, rouwadvertenties, dankbetuigingen en dankbetuiging-advertenties ingegeven.
Tabblad Voorlopige Begroting
In dit scherm kan via de knop ‘(Her)Genereren’ de voorlopige begroting steeds opnieuw worden gegenereerd. Zo kunt u de nabestaanden ook snel inzicht geven in de te verwachten kosten van deuitvaart. Eventuele vergoedingen vanuit een verzekeringspolis of vanuit het feit dat de overledene een deposant was worden automatisch meegenomen in de berekening van de voorlopige begroting. Wanneer u een voorlopige begroting (opnieuw) genereerd wordt deze ook automatisch opgeslagen in het digitale uitvaartdossier, zo heeft u altijd inzicht in het verloop van de begrotingen. Volledig flexibel kan worden bepaald welke artikelregels wel of niet op de factuur moeten komen, ook de groepering van artikelen en hoe deze op de factuur verschijnen kan vooraf worden ingesteld. Zijn alle gegevens ingevoerd dan kunt u met 1 druk op de knop het document genereren wat door de opdrachtgever ondertekend kan worden ter bevestiging. Hiermee zijn de afspraken tussen partiijen ook meteen rechtsgeldig vastgelegd. Is de uitvaart in zijn geheel uitgevoerd dan kunt u de eindfactuur sturen welke automatisch uit het systeem gegenereerd wordt. Wie de rechten heeft om deze activiteiten uit te voeren wordt bepaald via de rechtenmodule binnen de applicatie. Is de eindfactuur gegenereerd dan kunnen de financiële gegevens meteen worden doorgeboekt naar de boekhouding.
Leden en Deposanten Binnen UitvaartTotaal is een aparte module voor het registreren en administreren van Leden en/of Deposanten. Een persoon wordt uiteraard eerst geregistreerd als een relatie in het relatiebeheer gedeelte van UitvaartTotaal. Eenmaal ingevoerd kan de relatie de status ‘Lid’ en/of ‘Deposant’ krijgen. U hoeft de relatie dus niet nogmaals in te voeren. Voor de leden kunt u de contributies bijhouden en naar wens de contributie ook automatisch laten incasseren. Voor de deposanten worden alle stortingen bijgehouden, de rente berekend en periodiek kunt u een overzicht versturen van de stand van zaken voor de specifieke deposant. Naar wens kunt u een volledige registratie bijhouden van alle mutaties bij een deposant. Deze registratie is ook door een gerenommeerd accountantskantoor beoordeeld en correct bevonden.
Implementatie en ondersteuning Natuurlijk ondersteunen wij u bij de implementatie van onze software. Samen maken we een plan en brengen dat tot uitvoer zodat u succesvol gebruik kunt maken van onze oplossing. Afhankelijk van de grootte van uw organisatie,
gewenste functionaliteit en additionele wensen zal dit plan
van aanpak minder of meer uitgebreid zijn. Wij streven er naar om in korte tijd een kleinere groep gebruikers met de oplossing aan het werk te laten gaan om zo snel te kunnen beoordelen of het gemaakte plan ook strookt met de werkelijkheid. Zo kan de toegevoegde waarde van de oplossing snel beoordeeld worden en dit draagt weer bij aan een goede acceptatie van het nieuwe systeem. Is dit laatste het geval, dan kan worden overgegaan tot een bredere implementatie, eventueel aangevuld met opleiding cq. workshops. Ook na de implementatie staan wij natuurlijk nog steeds voor u klaar om u van dienst te zijn bij gewenste aanpassingen en/of uitbreidingen. Customer Support & Software Renewal Een onderhoudsovereenkomst voor telefonisch support en recht op gratis updates & upgrades garandeert u continuïteit. U kunt met vragen, tijdens kantooruren, terecht bij de supportdesk. Via internet kunt u de laatste informatie en software ophalen. Systeemvereisten UitvaartTotaal maakt gebruik van 1 centrale database van het type Microsoft SQL Server. Gebruiker: Software: Microsoft Windows 2000 of hoger. MS-Office XP of hoger. Hardware: minimum Pentium III, 233 MhZ, 256 Mb. De footprint van de totale applicatie is 40Mb. UitvaartTotaal werkt ook uitstekend binnen Citrix of Terminal Server omgevigen.
