AANVRAAGFORMULIER
GEMEENTEBESTUUR BERLAAR MARKT 1 – 2590 BERLAAR
EVENEMENTEN
Aanvraagformulier, volgens toepassing van het politiereglement “Evenementen”. Het betreft evenementen dewelke dans- en muziekactiviteiten tot doel hebben (fuiven, bals, danspartijen en dergelijke). Er wordt een onderscheid gemaakt tussen evenementen in open lucht en evenementen in besloten plaatsen. Tentfuiven vallen onder het toepassingsgebied van de evenementen in open lucht.
O AANVRAAG EVENEMENT IN OPEN LUCHT O MELDING EVENEMENT IN BESLOTEN PLAATS
3 MAANDEN VOORAF AANVRAGEN 1 MAAND VOORAF MELDEN
Aanduiden wat van toepassing is. Naam van het evenement: Datum en uur van aanvang:
Verwachte duur van het evenement: Locatie (adres): Vermoedelijk aantal deelnemers (betalende en niet-betalende): Doel van de activiteit: Telefoon van de organisator (1) en de veiligheidsverantwoordelijke (2) waarop zij tijdens het evenement kunnen gecontacteerd worden: (1) naam: GSM: (2) naam: GSM: Identiteit van de diskjockey Naam: GSM-nummer: Worden er alcoholische* dranken ter geschonken? O Ja Zo ja, specifieer Welke niet-alcoholische dranken worden er aangeboden:
O Neen
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
* Sterke drank mag enkel in cocktailvorm aangeboden worden, alsook enkel fruitjenevers of voorgemixte cocktails en daarvoor moet je over een sterkedrankvergunning te beschikken!
Er dient een sterkedrankvergunning opgemaakt te worden ja/nee op naam van: rijksregisternummer: AANVRAAGFORMULIER
EVENEMENTEN
-
Pagina 1 van 6
Identiteitgegevens: Organisator (eventueel vereniging) Naam: Adres: Tel. en/of GSM-nr.: E-mail: Veiligheidsverantwoordelijke Naam: Adres: Tel. en/of GSM-nr.: Eindverantwoordelijken (2 personen!) (twee leidinggevende personen betrokken bij de organisatie en aanwezig tijdens het evenement)
Naam: Adres: Tel. en/of GSM-nr.: Naam: Adres: Tel. en/of GSM-nr.: Financieel contact (penningmeester, facturatieadres, financieel beheerder, … )
Naam: Adres: Tel. en/of GSM-nr.: E-mail:
Verkeerssituatie rond uw evenement Vermoedt u dat bij de organisatie van uw evenement het nodig is dat de gemeente en/of politie verkeerstechnische maatregelen treffen in de onmiddellijke omgeving van het evenement? O Ja O Neen Zo ja, specifieer:
AANVRAAGFORMULIER
EVENEMENTEN
-
Pagina 2 van 6
Veiligheidsvoorschriften In het kader van deze activiteit verklaar ik, de veiligheidsverantwoordelijke, dat aan alle van toepassing zijnde veiligheidsvoorschriften voldaan is. Meer in het bijzonder worden de volgende acties ondernomen (brandveiligheid):
Gedaan te BERLAAR op ……/……/………… + handtekening veiligheidsverantwoordelijke De hoofdorganisator duidt, als eindverantwoordelijke van de veiligheid binnen de zaal of op het fuifterrein, de personen aan die belast worden met de specifieke taak van het waarborgen van deze veiligheid. Deze personen dienen als dusdanig duidelijk herkenbaar, met een ter beschikking gestelde armband, op de fuif aanwezig te zijn en houden regelmatig toezicht in en rond de zaal of het terrein. Tevens verbinden zij zich ertoe geen alcoholische dranken te gebruiken. De algemene regel is dat er coachingmensen moeten worden voorzien: Minder dan 100 deelnemers 2 Tussen 100 & 500
6
Tussen 500 & 1000
8
Tussen 1000 & 1500
12
Tussen 1500 & 2000
16
Boven de 2000:
professionele mensen of per schijf van 500 + 4 man
Bij inzet van een professionele firma dienen er door de vereniging geen coachen voorzien te worden op voorwaarde dat de firma voldoende professionele mensen voorziet (de helft van het aantal coachen zoals hierboven afgesproken). De helft van deze mensen mogen daarnaast nog andere activiteiten verrichten zoals tappen, bonnetjesverkoop en dergelijke. Bij problemen worden deze mensen geacht onmiddellijk hun taak van coaching op zich te nemen
Bewakingsvoorschriften
(enkel in te vullen indien er een professionele firma wordt ingezet)
In het kader van onze geplande activiteit ……………………………………………………… (benaming) op ……/……/………… (datum) verklaar ik, de bewakingsverantwoordelijke, dat aan alle van toepassing zijnde bewakingsvoorschriften voldaan is, inzonderheid de wet van 10 april 1990 inzake de regeling van de private veiligheid. Naam firma: Gedaan te BERLAAR op ……/……/………… + handtekening bewakingsverantwoordelijke (= veiligheidsverantwoordelijke)
Bij te voegen documenten: O Situationeel plan (interne en externe plattegrond) enkel bij open evenement O Kopie van de verzekeringspolis inzake burgerrechterlijke aansprakelijkheid O Kopie van de verzekeringspolis inzake objectieve aansprakelijkheid O Afvalplan (indien anders dan de zaalvoorschriften) O Aanvraag tot afwijking op het geluidsniveau (zie pagina 5)( O Ten laatste 15 dagen voor het evenement plaatsvindt dient een lijst overgemaakt te worden aan het College van Burgemeester en Schepenen waarop de coördinaten van de coachingmensen vermeld staat.
Gedaan te BERLAAR op ……/……/………… Handtekening + naam organisator/aanvrager AANVRAAGFORMULIER
EVENEMENTEN
-
Pagina 3 van 6
AANVRAAG niet-BETALEND MATERIAAL
GEGEVENS evenement NAAM EN ADRES VERENIGING NAAM, LOCATIE & DATUM EVENEMENT
NAAM,
ADRES EN TELEFOON/GSM
CONTACTPERSOON
AANVRAAG MATERIALEN MATERIAAL
MAXIMUM
GEVRAAGD
54
………………..
………………..
2 1
………………..
………………..
14 7
……………….. ……………….. ………………
……………….. ……………….. ………………
400 stuks
………………..
………………..
20
………………..
……………….
10 10 10 10 10
……………….. ……………….. ……………….. ……………….. ………………..
……………….. ……………….. ……………….. ……………….. ………………..
IN GLAS
3
………………..
………..
PARTYTENT
5 …………………
………………
PODIUM
ELEMENT: 2 M X 1 M
VERSTELBAAR VAN 0,6 M TOT 1 M TRAPJE SPORTPODIUM
TENTOONSTELLINGSPANELEN HARMONICASYSTEEM PANEEL : 1,20 X 1,20 M PANEEL : 1,20 X 0,60 M
HOUTEN VLOER ELEMENT 1 M X 2 M
NADAR
1 NADAR : LENGTE = 2,50 M
VLAGGENMASTEN : MAST IN METAAL:
SIERVLAGGEN
VLAG BERLAAR (BLAUW-WIT): VLAG VLAAMSE GEMEENSCHAP (LEEUW): PROVINCIEVLAG (GEKLEURDE VLAKKEN): EUROPESE VLAG (MET STERRETJES): BELGISCHE VLAG (ZWART-GEEL-ROOD):
TENTOONSTELLINGSKAST
TOEGEZEG D
150
Verkeerssituatie rond uw evenement Vermoedt u dat bij de organisatie van uw evenement het nodig is dat de gemeente en/of politie verkeerstechnische maatregelen treffen in de onmiddellijke omgeving van het evenement? O Ja O Neen Zo ja, specifieer:
TRANSPORT MATERIALEN
HET MATERIAAL WORDT AFGEHAALD DOOR DE ORGANISATIE TIJDENS DE OPENINGSUREN VAN HET MAGAZIJN: DAGELIJKS TUSSEN 8U45 EN 12U00 EN TUSSEN 13U00 EN 14U30.
MAGAZIJN: 03/314.96.62
HET MATERIAAL DIENT DOOR DE GEMEENTEDIENSTEN TER PLAATSE WORDEN GEBRACHT: DATUM PLAATSING: LOCATIE :
DATUM OPHALING :
(Nauwkeurige omschrijving van de plaats waar het materiaal dient te worden achtergelaten, mogelijk op privé-terrein, indien er geen geschikte plaats op openbaar domein voorhanden is):
! HET MATERIAAL WORDT GELEVERD, NIET OPGESTELD!
Ondertekening en bevestiging Ondertekende bevestigt kennis te hebben genomen van het gemeentelijk reglement feestmateriaal en de daaruit voortvloeiende verplichtingen en verantwoordelijkheden, met name: .
De bereidheid van het buurtcomité de kosten van eventuele beschadigingen van het materiaal op eenvoudig verzoek van het gemeentebestuur te voldoen.
DATUM NAAM + HANDTEKENING AANVRAGER
AANVRAAG audio-visueel MATERIAAL Dit dient te gebeuren via de uitleendienst, Markt 4 te Berlaar. Tel : 03/410.19.07 of formulier te downloaden via de website: www.berlaar.be jeugd / uitleendienst
AANVRAAG tot AFWIJKING op het GELUIDSNIVEAU De nieuwe geluidswetgeving (van kracht vanaf 01/01/2013) deelt de muziekactiviteiten op in drie categorieën en dit op basis van het maximaal toegelaten geluidsniveau, uitgedrukt in dB(A). Deze nieuwe regels hebben de bedoeling om hinder te beperken en gehoorschade bij bezoekers te voorkomen. De niveaus en voorwaarden zijn: 1. ≤ 85 dB(A): achtergrondmuziek maar ook de meeste braderijen, schoolfeesten, sommige fuiven, … geen verplichtingen, geen toelating nodig (inzake geluid). 2. > 85 en ≤ 95 dB(A): fuiven, optredens, jeugdhuis, tentfuif, … verplichte continue meting van het geluidsniveau geluidsniveau zichtbaar voor organisator of aangestelde (eventueel DJ?) meettoestel mogelijk beschikbaar via dienst Vrijetijd enkel indien in vergunde zaal of via vraag tot afwijking bij het gemeentebestuur (zie verder) 3. > 95 en ≤ 100 dB(A): dansfestivals, grote fuiven, optredens, … verplichte continue meting + registratie van het geluidsniveau (1 maand bijhouden) geluidsniveau zichtbaar voor iedereen meettoestel mogelijk beschikbaar via dienst Vrijetijd verplicht gratis ter beschikking stellen van oordopjes aan de bezoekers
Wat moeten jullie doen?
Als het evenement zich in een zaal afspeelt vraag je bij de uitbater na of er voor deze zaal een milieuvergunning voor een bepaald geluidsniveau werd bekomen. Milieuvergunning voor de zaal aanwezig? JA de milieuvergunning bepaalt het toegelaten geluidsniveau, een afwijking tot maximaal 100 dB(A) kan 12 maal/jaar worden aangevraagd bij het gemeentebestuur NEEN er mag 12 maal/jaar afgeweken worden van de regeling ≤ 85 dB(A); afwijking moet bij het gemeentebestuur worden aangevraagd (zie onder). Voor een evenement in een tent of open lucht geld dat er steeds een aanvraag bij het gemeentebestuur moet worden ingediend indien men boven de 85 dB(A) wil gaan (zie onder).
AANVRAAG tot AFWIJKING op het GELUIDSNIVEAU ORGANISATOR (VERENIGING) CONTACTPERSOON, ADRES EN TEL/GSM
NAAM, LOCATIE & DATUM EVENEMENT AANVANGSUUR, VERWACHT SLUITINGSUUR
aanvang :
HUIDIG TOEGELATEN MAXIMUM GEWENST MAXIMUM GELUIDSNIVEAU DE RANDVOORWAARDEN ZIJN GEKEND ?
stop :
85 dB(A)
95 dB(A)
95 dB(A)
100 dB(A)
JA
NEEN (zie boven)
WELKE MAATREGELEN WORDEN GENOMEN TER BERPERKING VAN HINDER?
AANVRAAGFORMULIER
100 dB(A)
EVENEMENTEN
-
Pagina 5 van 6
VOOR ACTIVITEITEN IN OPEN LUCHT, IN EEN TENT EN ALLE ACTIVITEITEN TOT 100 DB(A) : PLAN TOEVOEGEN MET AANDUIDING VAN : DRAAITAFEL, PODIUM, BEZOEKERSZONE, BOXEN, TOOG, UITDELING OORDOPJES, MEETPUNT, …
OPGELET: naast deze regels blijven de regels i.v.m. burenhinder en straatlawaai onverminderd van kracht!
AANVRAAGFORMULIER
EVENEMENTEN
-
Pagina 6 van 6
