EVALUATION OF INFORMATION SYSTEMS CONTROL THE DELIVERY OF THE PT.JNE

EVALUATION OF INFORMATION SYSTEMS CONTROL THE DELIVERY OF THE PT.JNE Metha Magdhalia1;Rizky Amelia2;Hella Keintatia3;Anderes Gui4 1,2,3,4

Jurusan Komputer Akuntansi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Bina Nusantara, Jln. K.H. Syahdan No.9, Palmerah, Jakarta Barat 11480 [email protected]

ABSTRACT The purpose of this thesis was to evaluate the system oprasional PT.JNE (Tiki Path Nugraha Ekakurir), ensuring that internal controls established by the bus company already meets tujunan of itself and the control and evaluate the weaknesses that exist in the general control and control applications running on the system used is on company .Metodh Research Methods literature study, Interview, Observation and Documentation studies checklist. Methods derived from the textbook literature and journals, Method Interview conducted by asking questions to the audit, performed by observing the method of observation on the company's delivery process, checklist method to create a list of questions asked of the company, method of analysis was done by analyzing the findings of the survey results and identification of strengths and internal control weaknesses. The result achieved is the evaluation of audit standards around the computer where the standard is discussed on the internal control standards, which cover management control operation, security management control, boundary control , the input control, and output control which was found several weaknesses in its control, especially in the boundary control which still has many weaknesses of some other control. Conclusion of the assessment is obtained strengths and weaknesses of internal control . Weaknesses are found to be expressed in the form of finding the problem, the potential risks and recommendations for corrective action. Keywords : Evaluation, Control, System, Information, Delivery

ABSTRAK Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk mengevaluasi sistem oprasional pada PT.JNE ( Tiki Jalur Nugraha Ekakurir ), memastikikan pengendalian internal yang telah ditetapkan oleh perusahaan sudah bis memenuhi tujunan dari pengendalian itu sendiri dan dan mengevalusi kelemahan-kelemahan yang ada dalam pengendalian umum dan pengendalian aplikasi terhadap sistem yang berjalan diperusahaan.Metodelogi Penelitian yang digunakan adalah Metode studi Kepusatakaan, Interview, Observasi dan Studi Dokumentasi Cheklist. Metode Kepustakaan bersumber dari textbook dan jurnal, Metode Interview dilakukan dengan mengajukan pertanyaan kepada audit, Metode Observasi dilakukan dengan mengamati proses pengiriman pada perusahaan, Metode Cheklist dengan membuat daftar pertanyaan yang ditanyakan kepada perusahaan, Metode Analisis dilakukan dengan menganalisis temuan hasil survei dan identifikasi terhadap kekuatan dan kelemahan pengendalian intern. Hasil yang dicapai ialah evaluasi dari standar audit around the computer dimana standar yang dibahas adalah tentang standar pengendalian internal, dimana melingkupi operation management control (pengendalian manajemen operasi), security management control (pengendalian manajemen keamanan), boundary control (pengendalian batasan), input control (pengendalian masukan), dan output control (pengendalian keluaran) dimana masih ditemukan beberapa kelemahan dalam

pengendaliannya, terutama dalam boundary control yang masih mempunyai banyak kelemahan dari beberapa pengendalian lainnya. Kesimpulan dari evaluasi tersebut adalah diperoleh kekuatan dan kelemahan dari pengandalian internal. Kelemahan yang ditemukan disajikan dalam bentuk temuan masalah, potensi resiko dan rekomendasi sebagai tindakan perbaikan. Kata Kunci: Evaluasi, Pengendalian, Sistem, Informasi, Pengiriman

PENDAHULUAN Ketatnya persaingan antara perusahaan mendorong setiap perusahan untuk memiliki perencanaan dan strategi dalam menjalankan kegiatan usahanya. Perusahaan sangat memerlukan adanya karyawan yang dapat bekerja efektif, efisien, dan ekonomis. Dalam menjalankan fungsi manajemen, diperlukan adanya informasi pendukung yang relevan dan akurat untuk pengambilan keputusan. Selain itu, juga berguna untuk penyusunan perencanaan strategis bisnis perusahaan serta pengendalian kegiatan perusahaan secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuannya. Untuk itu diperlukan suatu sistem informasi yang dapat menjawab kebutuhan dan mengatasi masalah yang timbul. Dengan memiliki sistem informasi yang berkualitas. Sistem Informasi dalam suatu organisasi perusahaan sangatlah penting untuk menunjang tercapainya tujuan perusahaan. Dalam hal ini, jika sistem penjualan tidak efektif, maka hal tersebut akan berakibat fatal bagi perkembangan perusahaan. Penjualan merupakan aktivitas penting bagi perusahaan . Dengan penjualan, perusahaan dapat menghasilkan laba untuk membiayai kelangsungan usaha perusahaan dan perkembangannya, maka semua informasi sangatlah penting bagi perusahaan. PT. JNE ( Tiki Jalur Nugraha Ekakurir ) adalah perusahaan swasta yang merupakan perusahaan dalam bidang penjualan jasa pengiriman ( kurir ekspres dan logistik ) yang berpusat di Jakarta, Indonesia. Nama resmi dari PT. JNE adalah Tiki Jalur Nugraha Ekakurir tetapi lebih dikenal oleh kalangan masyarakat dengan nama JNE. Nama tersebut diambil dari Bahasa Sansekerta yang berarti " Jalur Nugraha Ekakurir ". Perusahaan ini salah satu perusahaan kurir terbesar di Indonesia pada saat ini yang memiliki lebih dari 1000 karyawan dan 500 counter di seluruh Indonesia dan menggunakan Oracle. Untuk Menunjang kegiatan perusahaan, diperlukan sistem informasi yang memadai agar proses bisnis perusahaan dalam hal pengiriman dapat sesuai dengan yang diinginkan perusahaan. Berdasarkan hasil penelitian dari beberapa journal seperti, Hedman dan Borell(2005), Remenyi dan Sherwood-Smith(1999) yang dikutip oleh Hedman dan Borell, Farbey yang dikutip oleh Iranil dan M. Sharif(2006), Hallikaine dan Chen(2006), Urban dan Trochim(2009), dapat disimpulkan bahwa evaluasi bukanlah suatu proses yang sederhana dan mudah untuk dilakukan, karena evaluator harus memiliki koneksi untuk kedua kegiatan yaitu praktek dan penelitian yang dilakukan, evaluasi bukan merupakan hal baru bagi manusia karena setiap manusia pasti pernah melakukan evaluasi terhadap apa yang telah dilakukannya apakah sudah sesuai dengan yang diharapkannya atau belum, begitu juga suatu perusahaan pasti selalu melakukan evaluasi untuk dapat mengetahui informasi tentang kelemahan atau kekurangan dalam sebuah sistem dan infrastruktur proses bisnis suatu perusahaan terutam dibidang teknologi. Oleh karena luasnya sistem informasi pengiriman yang dimiliki PT. JNE. maka ruang lingkup permasalahan difokuskan padahal berikut. Pertama, pelaksanaan evaluasi terhadap pengendalian sistem informasi pengiriman pada perusahaan. Kedua aspek – aspek yang dievaluasi, terutama tetang sistem pengendalian internal sistem informasi

pengiriman, yang berfokus pada pengendalian umum (general control) dan pengendalian aplikasi (application control), dimana pengendalian umum yang akan dibahas terdiri dari pengendalian manajemen keamanan dan pengendalian manajemen operasional. Sedangkan pengendalian aplikasi yang akan dibahas terdiri dari pengendalian batasan, pengendalian masukan, dan pengendalian keluaran. Sistem informasi adalah suatu kesatuan berbagai komponen yang di proses untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi perusahaan dalam pencapaian sasaran dan tujuan perusahaan. Menurut Gelinas dan Dul (2010, p12), “An information system is a man made system generally consists of an integrated set of compute-based components and manual components establish to collect, store, and manage data and to provide output information to user.” Dari kutipan tersebut, dapat diterjemahkan secara garis besar bahwa sistem informasi adalah sistem yang terdiri dari serangkaian terpadu dari komponen yang berbasis komuterisasi dan komponen manual yang tetap untuk mengumpulkan, menyimpan dan mengelola data dan menghasilkan informasi untuk pengguna. Menurut Yunarto (2006), Menjelaskan beberapa istilah penting yang berkaitan dengan pengiriman yaitu: Shipphing / shipment adalah kegiatan pengiriman yang melibatkan shipper, penyedia jasa cosignee, dan armada pengangkutan mitra bisnis penyedia jasa pengiriman. Shipping Instruction (SI) adalah surat perintah pengiriman yang diberikan oleh shipper kepada pihak penyedia jasa pengiriman. Shipper adalah pelanggan retail atau corporat yang memanfaatkan jasa pengiriman atau corporat. Cosignee adalah penerima barang dari shipper melalui penyedia jasa layanan pengiriman. Agent adalah pihak penyedia jasa layanan pengiriman yang bertanggung jawab atas pengiriman setelah berangkat dari bandara atau pelabuhan untuk selanjutnya dikirimkan kepada cosignee. Notify Party adalah pihak yang bertanggung jawab atas penerimaan barang. Tracking adalah kegiatan menampilkan informasi barang shipper melalui suatu media tertentu. Tujuannya adalah memberikan status informasi pengiriman yang dilakukan oleh shipper mengenai barang kirimannya. Kegiatan tracking dilakukan oleh shipper mengenai barang kirimannya. Kegiatan tracking ini akan dilakukan oleh shipper, bukan oleh pihak penyedia jasa pengiriman. Pihak penyedia jasa hanya menyediakan status informasi pengiriman yang dibutuhkan para shipper. Invoice adalah surat tagihan jasa pengiriman yang dikeluarkan oleh pihak penyedia jasa pengiriman kepada ship

METODE PENELITIAN Metode yang digunakan untuk memperoleh data dan keterangan dalam penyusunan skripsi ini adalah Studi Pustaka Metode yang dilakukan dengan cara menelaah textbook dan jurnal.Penelitian Lapangan dalam studi ini terbagi menjadi empat , yaitu : Observasi untuk mengetahui sistem informasi pengiriman yang berjalan, shingga kami dapat mengetahui kelemahan yang dihadapi.Wawancara melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak – pihak yang bersangkutan dengan penulisan kami untuk mendapatkan informasi yang diperlukan dan sesuai dengan penulisan skripsi kami.Checklist Membuat daftar pertanyaan yang ditujukan pada manajemen perusahaan, terutama pada pihak – pihak yang berkaitan dengan sistem informasi pengiriman. Studi Dokumentasi mempelajari dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sistem informasi pengiriman.

HASIL DAN BAHASAN Hasil penelitian berupa hasil observasi, wawancara, checklist, pengujian aplikasi serta inspeksi fisik pengendalian manajemen keamanan, pengendalian manajemen operasional, pengendalian batasan, pengendalian masukan, pengendalian keluaran dan temuan kelemahan – kelemahan dari sistem informasi pengiriman pada perusahaan serta rekomendasi yang diberikan untuk memperbaikinya. Kelemahan-kelemahan dan rekomendasinya adalah sebagai berikut. Pada pengendalian manajemen keamanan bahwa (1) Tidak adanya alat diteksi kebakaran. Maka hal ini dapat menyebabkan penaggulangan terhadap bencana kebakaran menjadi sangat lambat. Oleh karena itu, sebaiknya setiap ruangan pada perusahaan diberi alat diteksi kebakaran guna mencegah terjadinya keterlambatan dalam menanggulangi kebakaran; (2) Tidak adanya prosedur / petunjuk penanganan terhadap bencana kebakaran. Maka hal ini dapat menyebabkan para pegawai tidak bisa dengan cepat menanggapi bencana kebakaran sehingga dapat memakan korban jiwa atau merugikan perusahaan. Oleh karena itu, sebaiknya perusahaan memberikan prosedur atau petunjuk penanganan terhadapa bencana kebakaran secara tertulis; (3) Tidak memiliki alarm kebakaran otomatis. Maka hal ini dapat menyebakan banyak aset perusahaan yang habis terbakar karena penaganan yang lambat. Oleh karena itu, sebaiknya setiap lantai harus memiliki alarm kebakaran otomatis untuk mempercepat penanggulangan bencana kebakaran;(4) Masih adanya atap yang bocor dalam ruangan kantor jika terjadi hujan. Maka hal ini dapat nyebabkan kerusakan pada aset perusahaan dan membahayakan pegawai perusahaan Oleh karena itu, sebaiknya perusahaan perlu melakukan pemeriksaan bangunan secara berkala. Pada pengendalian manajemen operasional, ditemukan bahwa(1) Tidak adanya penjadwalan pemakaian software dan hardware, karena digunakan setiap saat Maka hal ini dapat menyebabkan penggunaan hardware dan software banyak mengeluarkan biaya pengoperasian perusahaan. Oleh karena itu, sebaiknya perusahaan perlu melakukan penjadwalan pemakaian software dan hardware; (2)Belum ada pengendalian perangkat keras berupa hardware control dari produsen, hanya dilakukan pemaintencenan saja.Maka hal ini dapat menyebabkan lambatnya proses kinerja para pegawai dalam melakukan tugas dan tanggung jawabnya. Oleh karena itu, sebaiknya perusahaan perlu melakukan hardware control dari produsen guna mencegah hambatan proses kerja.;(3)Masih ada beberapa ruangan yang terdapat computer tidak menggunakan AC. Maka hal ini dapat menyebabkan hardware dapat memanas sehingga dapat merusak hardware yang membutuhkan waktu yang cukup lama untuk memperbaikinya.Oleh karena itu, sebaiknya Setiap ruangan yang menggunakan hardware sebaiknya menggunakan AC (Air Conditioner)guna menghindari kerusakan hardware. Pada pengendalian batasan, ditemukan bahwa (1) Tidak terdapat timer pada aplikasi untuk melakukan a]logout secara otomatis juka aplikasi sedang tidak digunakan.Maka hal ini dapat menyebabkan kemungkinan untuk terjadinya kehilangan data-data perusahaan yang penting.Oleh karena itu, sebaiknya penggunaan timer otomatis pada aplikasi guna mnegurangi penyalahgunaan aplikasi; (2) User tidak dapat mengganti passwordnya sendiri.Maka hal ini dapat menyebabkan akan menghambat proses kerja perusahaan. Oleh karena itu, sebaiknya perusahaan memberikan wewenang kepada user untuk dapat mengganti passwordnya sendiri untuk menghindari masalah pemanipulasian data; (3) Tidak adanya perubahan password secara berkala. Maka hal ini dapat menyebabkan terjadinya penggunaan password yang tidak sesuai dengan kewewenangan pemilik password. Oleh karena itu, sebaiknya perusahaan melakukan perubahan password secara berkala, agar karyawan satu denga karyawan lainnya tetap menjaga kerahasiaan dan otorisasi perngaksessan; (4) Tidak ada minimal dna maxmimal panjang

digit password. Maka hal ini dapat menyebabkan pengguna lain dapat dengan mudah menebak dan pengguna dapat mengalami lupa password. Oleh karena iu, sebaiknya digunakan maksimal dan minimal panjang digit password agar dapat diingat oleh pengguna; (5) Monitoring terhadap pengaksesan aplikasi belum maksimal. Maka hal ini dapat menyebakan pengkasessan data informasi yang tidak sesuai dengan tugas dan tanggung jawab pengguna. Oleh karena itu, sebaiknya dilakukan pemaksimalan dalam pengamatan pengaksesan aplikasi ,guna mencegah kerugian perusahaan dalam masalah asset data perusahaan; (6) Sistem tidak otomatis memblokir,jika user salah memasukan password. Maka hal ini dapat menyebabkan terjadinya pembobolan akses ke data-data perusahaan. Oleh karena itu, sebaiknya perusahaan melakukan pembatasan kesalahan pengguna dalam penginput password sebanyak 3 kali. Pada pengendalian masukan, ditemukan bahwa (1)Tidak adanya pembetulan dalam kesalahan kalkulasi barang. Maka hal ini menyebabkan kesulitan pengguna dalam pencarian dan pengkoreksian kesalahan. Oleh karena itu, sebaiknya terdapat pendetksi kesalahan dalam kalkulasi barang pada system agar keakuratan data terjamin; (2) Pemeriksaan terhadap alat scanner atau pencetakan barcode tidak dilakukan secara berkala. Maka hal ini dapat menyebabkan hambatan penginputan dokumen sehingga dapat memperlambata kinerja pengguna dalam penginputan data. Oleh karena itu, sebaiknya pemeriksaan dilakukan secara berkala untuk menghindari penghambatan dalam proses kerja; (3) Pada sistem aplikasi belum terdapat menu help untuk membantu para pengguna akhir menanggulangi masalah yang terjadi didalam aplikasi. Maka hal ini menyebabkan pengguna tidak bisa menangani kesalahan inputan sendiri sehingga dapat menjadi hambatan dalam proses kerja perusahaan. Oleh karena itu, sebaiknya dalam system aplikasi terdapat menu help agar pengguna dapat dengan mudah menyelesaikan masalah atau menguasai segala bentuk permasalahan yang terjadi dalam system aplikasi; (4) Masih ada beberapa connote yang tidak jelas penulisan barcodenya. Maka hal ini dapat menyebabkan penginputan yang dilakukan menjadi sulit dimengerti oleh bagian penginputan. Oleh karena itu, sebaiknya perusahaan melakukan pencetakan ulang terhadap connote yang tidak jelas penulisan barcodenya untuk menghindari kesalahan penginputan data; (5) Masih adanya penginputan data yang dilakukan secara manual.Maka hal ini dapat menyebabkan proses penyimpanan data menjadi tidak maksimal karena terdapat proses penginputan yang dilakukan manual. Oleh karena itu, sebaiknya penginputan data dilakukan komputerisasi secara manual untuk keseluruhan guna menghindari adanya manipulasi data. Pada pengendalian keluaran, ditemukan bahwa (1) Masih terdapat beberapa hasil output document yang belum jelas karena hasil cetakan yang kurang jelas. Maka hal ini dapat menyebabkan timbulnya kesalahan dalam pelaporan hasil akhir yang dapat merugikan perusahaan. Oleh karena itu, sebaiknya dilakukan pemeriksaan kembali pada hasil ouput untuk memastikan kejelasan dan kebenaran hasil output; (2) Didalam dokumen hasil output belum ada penjelasan keterangan rangkapan secara keseluruhan. Maka hal ini dapat menyebabkan jika terjadi kehilangan dalam salah satu hasil output akan mempersulit dalam pendistribusian laporan, Oleh karena itu, sebaiknya dokumen hasil output diberi hasil keterangan rangkapan secara jelas untuk mempermudah dalam pengotorisasian hasil output; (3) Penggunaan hasil output online belum maksimal. Maka hal ini dapat menyebakan sering terjadinya kesalahan dalam pendistribusian terhadap hasil output. Oleh karena itu, sebaiknya penggunaan hasil output sebaiknya dimaksimalkan untuk mengurangi biaya pemeliharaan aset perusahaan.

SIMPULAN DAN SARAN Berikut adalah simpulan yang didapat penulis dari hasil analisi pada perusahaan. Pertama, sistem yang telah berjalan pada perusahaan telah sesuai dengan penerapan sistem informasi yang berlaku umum, hanya saja terdapat bebrapa kelemahan yang harus diperbaiki untuk menunjang kinerja perusahaan agar lebih maksimal dan efektif. Kedua, perusahaan sudah hampir memenuhi standar pengendalian manajemen keamanan, tetapi masih terdapat kelemahan dalam hal kemanannya terhadap bencana terutama dalam bencana kebakaran, sehingga dapat mengakibatkan suatu perusahan dapat mengalami kerugian yang sangat besar. Ketiga, perusahaan sudah hampir memenuhi standar pengendalian manajemen operasi, tetapi ditemukan kelemahan dalam hal pengendalian hardware, sehingga dengan pengontrolan hardware yang kurang dapat mengurangi kinerja perusahaan dalam melakukan kegiatan pengiriman karena adanya kerusakan pada hardware. Keempat, perusahaan masih belum memenuhi standar pengendalian batasan, tetapi masih ditemukan banyak kelemahan salah satunya yang terpenting dimana sistem log out dan pemblokiran jika user salah memsaukan password pada sistem belum diterapkan, sehingga dapat menimbulkan penyalahgunaan sistem informasi pengiriman perusahaan. Kelima, perusahaan sudah hampir memenuhi standar pengendalian input, tetapi masih ditemui beberapa kelemahan dalam penginputan, terutama pada bagian sistem pemeriksaan terhadap kalkulasi barang, dikarenakan perhitungan kalkulasi barang sangat berpengaruh terhadap total biaya yang dibayarkan oleh pengirim (Shipper). Keenam, perusahaan sudah hampir memenuhi standar pengendalian keluaran, tetapi masih terdapat kelemahan dalam hal pencetakan connote diman connote ini merupakan salah satu dokumen terutama dalam sistem informasi pengiriman, jika dalam pencetakan connote masih kurang jelas maka akan menghambat proses pengiriman, sehingga dapat membuat konsumen beralih kepada agen pengiriman jasa karena proses pengiriman yang lamban.

REFERENSI Akmal. (2009). Pemeriksaan Manajemen Internal Audit. Edisi 2. Jakarta : Indeks. Gelinas, Jr., UlricJ., Dull, Richard B.(2010). Acounting Information System,8th Edition.South-Western Cengage Learning. Gondodiyoto, Sanyoto. ( 2007 ). Audit Sistem Informasi Lanjutan, Edisi ke-1.Mitra Wacana Media, Jakarta. Gondodiyoto , Sanyoto, (2009). Pengendalian Fundi Audit Sistem Informasi + Contoh Audit charter. Mitra Wacana Media, Indonesia. ISACA standards (2010). Buliding the Data Warehouse Toolkit. Fourth Edition.Wiley Publishing Inc., Indianapolis. Jones, Frederick L & Rama Dasaratha V, (2006), “Accounting Information System ”, Thomson Soth-Western: Canada Peltier, TR. (2001). Information Security Risk Analysis. 7th Edition. Averbach, USA Romney, M.B., Steinbart, P.J.(2006). Accounting Information System.(International Edition-Tenth Edition). USA: Pearson Prentice Hall. Sarno R(2009). Audit Sistem & Tekhnologi Informasi.ITS Press,Surabaya. Umar,Husein.(2005). Evaluasi Kinerja Perusahaan, Teknik Evaluasi Bisnis dan Kinerja Perusahaan secara kompleks dan modern.pustaka utama, Jakarta. Yunarto, Leun, Holly (2006). In Sales and Distribution Management. PT.Elex Media Komputindo, Jakarta.

Burkle.T, Ammenwerth.E, Prokosch H.U, dan Dudeck.J, (2001), “Journal of Evaluation in Clinical Practice”, “Evaluation of clinical information systems. What can be evaluated and what cannot?”. Germany. Hedman.J, and Borell.A, (2005),” “Electronic Journal of Information Systems Evaluation,” Broadening Information Systems Evaluation Through Narratives”, Volume 8 issue 2, Sweden. Hallikainen and Chen, (2006). “Electronic Journal of Information Systems Evaluation”, “A Holistic Framework on Information Systems Evaluation with a Case Analysis”,Volume 9 issue. Finland and Taiwan. Irani. H, and M. Sharif, (2006). “Electronic Journal of Information Systems Evaluation”, “Linking Knowledge Transformation to Information Systems Evaluation”, Volume 35. Australia. Noerlina, (2008), “Journal CommIT”,”The Evaluation of Human Resource Information System in Business Section”, Volume 2 no 2. Jakarta Urban.J.B, and Trochim. W, (2009), “American Journal of Evaluation”, “The Role of Evaluation in Research Practice Integration Working Toward the (Golden Spike)”.Volume 30. America Vasilecas. O, Saulis.A, and Dereskevicius .S, ( 2001 ), “Electronic Journal of Information Systems Evaluation”, “Evaluation Of Information System Procurement : Goal and Task-Driven Approaches”, volume 11. Vilnius, Lithuania”

RIWAYAT PENULIS Metha Magdhalia lahir di kota Jakarta pada 09 Mei 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2012. Rizky Amelia lahir di kota Jakarta pada 01 April 1990 . Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2012. Hella Keintatia lahir di kota Jakarta pada 02 Juli 1989. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2012.