Evaluatie wateroverlast Goeree- Overflakkee

Evaluatie wateroverlast GoereeOverflakkee

17-04-2014

Uitgevoerd door:

W.F. Beijersbergen van Henegouwen BSc Drs. A. Monnier MCDm J.P.F. Oosterloo MSc

deze tekst maakt deze pagina printbaar, maar is onzichtbaar bij het printen

Copyright 2014 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze opgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande toestemming van Trimension BV.

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave 1

2

Inleiding 1.1 Aanleiding

5 5

1.2

Kader van de opdracht

5

1.3

Werkwijze

6

1.4

Leeswijzer

6

Reconstructie 2.1 Zondag 13 oktober 2013 2.2

3

4

Dagen na 13 oktober 2013

7 7 10

Resultaten 3.1 De samenwerking en de verwachtingspatronen bij de verschillende partijen

13 13

3.2

Informatiemanagement

16

3.3

Onderlinge communicatie

16

3.4

Crisiscommunicatie

17

Conclusie en aanbevelingen 4.1 Conclusie

19 19

4.2

Aanbevelingen

19

4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4

19 20 21 21

Samenwerking en verwachtingspatronen Informatiemanagement Onderlinge communicatie Crisiscommunicatie

3

deze tekst maakt deze pagina printbaar, maar is onzichtbaar bij het printen

Deze pagina is bewust blanco gelaten.

Hoofdstuk 1

1

Inleiding

Inleiding

In opdracht van de veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond heeft Trimension dit evaluatieverslag opgesteld n.a.v. de wateroverlastsituatie op Goeree-Overflakkee vanaf 13 oktober 2013. Doel van dit evaluatieverslag is het opstellen van een praktisch document dat handvatten biedt voor de verbetering in de onderlinge samenwerking tussen gemeente, waterschap en veiligheidsregio bij geval van wateroverlast/hoogwater. Wij bedanken de medewerkers van de gemeente Goeree-Overflakkee, Waterschap Hollandse Delta en de veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond voor hun medewerking aan dit verslag.

1.1

Aanleiding

Op 13 oktober 2013 is in Nederland een extreme hoeveelheid neerslag gevallen. Op 11 en 12 oktober 2013 was geen sprake van extreme neerslag, noch van een verwachting van zeer extreme neerslag op zondag 13 oktober 2013. Het zwaartepunt van de neerslag was op 13 oktober op het Zuid-Hollandse eiland GoereeOverflakkee. Daarbij viel in korte tijd veel neerslag met als gevolg dat op zondagmiddag het KNMI een waarschuwing gaf voor extreem weer (code oranje). Op dat moment was de meeste neerslag op GoereeOverflakkee echter al gevallen. Voor de veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond is dit in combinatie met de vele meldingen op de meldkamer reden om op te schalen naar GRIP 2 (zonder CoPI), bij Bron: www.knmi.nl de gemeente Goeree-Overflakkee is het Gemeentelijk Management Team (GMT) bij elkaar geroepen. Het waterschap is op de zondag (13 oktober) opgeschaald naar coördinatiefase 2. Naast een Waterschaps Operationeel Team (WOT) op het hoofdkantoor in Ridderkerk waren Waterschaps Actie Centra (WAC’s) in Goeree-Overflakkee, Voorne-Putten, IJsselmonde en de Hoeksche Waard actief. Ondanks dat de calamiteit een goede afloop kende, heeft de veiligheidsregio RotterdamRijnmond onregelmatigheden in de samenwerking ervaren tussen de bovengenoemde drie partijen. Trimension is door de veiligheidsregio gevraagd een evaluatie uit te voeren naar de afhandeling van de calamiteit en de onderlinge samenwerking, waarbij het belangrijkste doel is: het in kaart brengen van verbeterpunten met concrete handvatten tot verbetering. Dit verslag is daar het eindresultaat van.

1.2

Kader van de opdracht

Vanuit de veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond is in samenspraak met de gemeente Goeree-Overflakkee besloten om een externe evaluatie te houden n.a.v. wateroverlast op Goeree-Overflakkee en de gerelateerde GRIP 2 situatie. De door de veiligheidsregio meegegeven kaders voor deze evaluatie zijn: Deze evaluatie beperkt zich tot de periode dat de GRIP 2 van kracht was, te weten zondag 13 oktober;

5

Evaluatie wateroverlast Goeree -Overflakkee

-

-

1.3

Deze evaluatie beperkt zich tot de problematiek in het geografische gebied dat onderwerp was van de GRIP 2, te weten het eiland Goeree-Overflakkee; Deze evaluatie richt zich op de 3 actoren, te weten de veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond in de hoedanigheid van het ROT, de gemeente Goeree-Overflakkee en het waterschap Hollandse Delta; Deze evaluatie richt zich op 4 onderwerpen, te weten samenwerking en verwachtingspatronen, informatiemanagement, onderlinge communicatie en crisiscommunicatie. Alle 4 de onderwerpen beperken zich tot de 3 hierboven genoemde actoren.

Werkwijze

Bij het opstellen van dit evaluatieverslag is, zoals hierboven is aangegeven, met de opdrachtgever overeengekomen dit op basis van vier onderwerpen te doen: de samenwerking en de verwachtingspatronen bij de verschillende partijen; het informatiemanagement; de onderlinge communicatie; de crisiscommunicatie. Primair zijn de gemeente Goeree-Overflakkee, het waterschap Hollandse Delta en de veiligheidsregio in de hoedanigheid van het ROT bestudeerd. Van elke organisatie is, naast de gepubliceerde stukken van de organisaties tijdens de calamiteit, ook een zestal interviews afgenomen. Bij de veiligheidsregio is gesproken met de ROT-leider (1e bezetting) en het Hoofd sectie communicatie, bij de gemeente is gesproken met de burgemeester en de twee Officieren van Dienst Bevolkingszorg (OvDBz) en bij het waterschap met de dijkgraaf en de voorzitter van het Waterschaps Operationeel Team (WOT). Naast het afnemen van de zes interviews, is ook telefonisch gesproken met de liaison van het waterschap in het ROT en met een vertegenwoordiger van de Brandweer op Goeree-Overflakkee. Deze evaluatie is opgebouwd uit drie onderdelen: Een reconstructie op hoofdlijnen van de wateroverlast op Goeree-Overflakkee van 13 oktober en de rol die de betrokken partijen speelden. De reconstructie is gemaakt op basis van LCMS, situatierapporten en andere documenten van de betrokken partijen en interviews met betrokken functionarissen; Een analyse van de gebeurtenissen op basis van de reconstructie en de zes interviews; Afsluitend een conclusie met de belangrijkste aandachtspunten n.a.v. de gebeurtenissen op Goeree-Overflakkee en aanbevelingen voor de toekomst. Het evaluatierapport biedt inzicht in bovengenoemde punten met een overzicht van de plus- en verbeterpunten. Daarnaast geeft het de doelgroep aanknopingspunten voor het verbeteren van de handelswijze bij vergelijkbare situaties.

1.4

Leeswijzer

De bovengenoemde onderdelen worden in dit verslag uitgewerkt per hoofdstuk. In het volgende hoofdstuk volgt eerst een korte reconstructie van de gebeurtenissen van 13 oktober 2013. In hoofdstuk 3 worden de resultaten op basis van de vier onderwerpen gedeeld. In het 4 e hoofdstuk staan de conclusie en aanbevelingen voor de toekomst.

6

Trimension BV

Hoofdstuk 2

2

Reconstructie

Reconstructie

De reconstructie is samengesteld uit alle beschikbare informatie voor deze evaluatie en is bedoeld om een beeld te schetsen van de loop der gebeurtenissen. De genoemde tijden zijn soms indicatief omdat de exacte tijd niet bekend was, of omdat verschillende bronnen net iets afwijkende tijdstippen noemden. De genoemde tijden zijn voldoende om een chronologisch beeld te schetsen.

2.1

Zondag 13 oktober 2013

Om 7:10 uur is de Officier Bevolkingszorg (OvDBz) van de gemeente Goeree-Overflakkee door de gemeenschappelijke meldkamer geïnformeerd dat de regenval op sommige plekken voor wateroverlast zorgde. Woningen en bedrijfspanden liepen onder water. De OvDBz heeft daarop contact opgenomen met de Officier van Dienst Brandweer (OvDB) van Goeree-Overflakkee. Die was al druk bezig en had ook een eerste globale beeld van de situatie. Zij spraken af om elkaar elk half uur een update te geven van de situatie. Daarna had de OvDBz contact met de buitendienst van de gemeente, die al was gewaarschuwd via het calamiteitennummer van de gemeente, en contact met rioolbeheer van de gemeente, dat vanuit het systeem ook al waarschuwingen had gekregen over de vullingsgraad van het riool. Vanaf 7:30 uur kreeg de gemeenschappelijke meldkamer steeds meer meldingen over wateroverlast op Goeree-Overflakkee door overvloedige regenval. De riolering kon de overvloedige neerslag niet op alle plaatsen op Goeree-Overflakkee goed verwerken. Voor het waterschap begon het met meldingen over wateroverlast in Rozenburg, waarop het Waterschaps ActieCentrum (WAC) Voorne-Putten is opgestart rond 08:30 uur. Hierover heeft men de veiligheidsregio niet geïnformeerd. In overleg met de OvDB heeft de OvDBz om ± 08:30 uur een lokale planningsstaf 1 bijeengeroepen met lokale mensen (incl. medewerkers rioolbeheer). Om ± 09:00 uur is deze staf in overleg gegaan en heeft men beelden van de situatie uitgewisseld. Rond de start van het overleg had de OvDB ook contact met de stafofficier brandweer in Rotterdam. Op zondag 13 oktober werd de burgemeester rond 8:30 uur gebeld door één van de wethouders dat op Goeree-Overflakkee de straten onderliepen en dat men wateroverlast had. Om 09:00 uur belde de OvDBz dat hij een planningsstaf ging beleggen op het politiebureau. Naar aanleiding van de opschaling naar GRIP 2 door de veiligheidsregio, is in Goeree-Overflakkee om 10:00 uur een Gemeentelijk Management Team (GMT) geactiveerd. Het heeft lang geduurd voordat in het GMT het beeld van de situatie helder was, waar de knelpunten lagen en wat de voorspellingen waren. Hierbij miste men de essentiële informatie van het waterschap. Rond 9:10 uur is de operationeel leider van het ROT geïnformeerd over de wateroverlast op Goeree-Overflakkee. Om 9:30 uur is in overleg met de directiewacht van de veiligheidsregio opgeschaald naar GRIP 2. Op dat moment was er geen duidelijk beeld van wat wel en niet kritieke punten waren. Informatie hierover kwam voornamelijk uit de meldkamer en de gemeente, vanuit het waterschap was toen nog geen informatie ontvangen. 1

Een lokale planningsstaf komt niet voor in de planvorming crisisbeheersing van de veiligheidsregio

Rotterdam-Rijnmond. Deze staf heeft gefunctioneerd als voorloper voor het GMT, dat bijeen werd geroepen met de opschaling naar GRIP2.

7


Bij de eerste melding is vanuit communicatie opgeschaald naar drie medewerkers (één in de binnenring, twee in de buitenring). Vervolgens is met een aantal partijen zoals de gemeente Goeree-Overflakkee, het waterschap Hollandse Delta, het NCC, Stedin en met de veiligheidsregio Haaglanden contact gelegd. De dijkgraaf werd op de hoogte gesteld door de operationeel leider van het waterschap om 09:25 uur. Dit ging in eerste instantie om wateroverlast in Rozenburg. Het actiecentrum ging opschalen en noodpompen waren onderweg. De dijkgraaf heeft toen aangegeven op basis van zijn kennis en informatie over de weersomstandigheden en de situatie in het verzorgingsgebied, dat hij verwachtte dat in Goeree-Overflakkee het water ook een probleem zou kunnen worden. Daarom is besloten op te schalen naar Waterschaps Operationeel Team (WOT) – Fase 2 voor het waterschap. Daarop zijn ook de andere WAC’s gestart: Goeree-Overflakkee, Hoekschewaard en IJsselmonde. Verzoek van de voorzitter van het WOT aan alle WAC’s was om het beeld van de situatie te geven, het opvoeren van de aanwezige pompcapaciteit. Om de aanwezige pompcapaciteit op te voeren en om de behoefte aan noodpompen en evt. ander materiaal op te geven. Deze opschaling is niet gedeeld met de veiligheidsregio. Het waterschap heeft snel getwitterd en informatie op de eigen website gezet. Hier heeft de NOS snel op gereageerd en is naar het waterschapshuis gekomen. De dijkgraaf heeft daar en later op andere vestigingen interviews gegeven aan de NOS en andere landelijke media. Om 9:36 uur heeft de gemeenschappelijke meldkamer opgeschaald GRIP 2 zonder CoPI, in opdracht van de operationeel leider van de veiligheidsregio. Op dit tijdstip meldde het waterschap Hollandse Delta dat zij actiecentra ging opstarten. Hieruit heeft de veiligheidsregio niet afgeleid dat dit betekende dat het waterschap ook aan het opschalen was. Om 9:50 uur kwam bij de gemeenschappelijke meldkamer het bericht binnen dat de liaison van waterschap Hollandse Delta naar het ROT zou komen. Rond 10:00 uur werd iedereen gealarmeerd voor het GMT in Goeree-Overflakkee. Om 10:10 uur is het bericht bij de gemeente ontvangen dat sprake was van GRIP 2. De gemeente werd in het ROT vertegenwoordigd in de persoon van het Hoofd Stafsectie Gemeenten2. Bij het opschalen naar GRIP 2 werd de burgemeester geïnformeerd. In overleg met de burgemeester is ook direct het hoofd communicatie van de gemeente gealarmeerd. Omdat er geen CoPI was, is door de gemeente gekozen om zowel de burgemeester te alarmeren als de leden van het Gemeentelijk Management Team te alarmeren, om invulling te kunnen geven aan de hulpverlening op lokaal niveau. De status van dit overleg was diffuus omdat zowel leden van het GMT als de burgemeester bijeen waren. Omdat sprake was van een GRIP 2 en niet een GRIP 3 kon de status in feite niet anders zijn dan die van een GMT. De politie was de hele dag vertegenwoordigd op het gemeentehuis en ook de OvDB was meerdere malen aanwezig. De gemeentelijke processen zijn in een vroeg stadium opgestart. Rond 10:30 uur was het GMT bijeen. In het GMT bereidde men zich voor op een mogelijke evacuatie van delen van het gebied. 2

De invullen voor HSG in het ROT wordt ingevuld door middel van een pool. Dit heeft voor dit incident

betekent dat een andere gemeente dan de gemeente Goeree-Overflakkee heeft deelgenomen in het ROT.

8

Trimension BV

Hoofdstuk 2

Reconstructie

Rond 10:30 uur was de liaison vanuit het waterschap in het ROT aanwezig, die steeds werd meegenomen in de beeldvorming zoals deze bij het ROT bekend was. Communicatie tussen het ROT en het waterschap verliep vanaf dat moment via de liaison van het waterschap. Men ontving echter zeer weinig informatie van de liaison van het waterschap en het was lastig om in het ROT een duidelijk beeld te verkrijgen. Met name de gradatie van de ernst van de situatie en de al dan niet kritieke punten werden niet duidelijk. Informatie over de impact van de situatie bleef lang uit. Dit leidde tot veel discussie, met vooral het waterschap, over de ernst en impact van de extreme neerslag en wat de technische informatie impliceerde voor de bevolking. De grootste uitdaging voor de sectie communicatie van het ROT lag op het vlak van duiding van de informatie en situatie. Welk handelingsperspectief kon de sectie communicatie meegeven in haar berichtgeving naar de bevolking toe? De sectie communicatie van het ROT en de communicatieadviseur van het waterschap hebben afspraken gemaakt over de communicatiestrategie. De operationele communicatie werd vanuit het ROT verzorgd en de technische informatie vanuit het waterschap. Hierbij werden de kernboodschappen onderling afgestemd. Van de (social) media berichtgeving is een eerste omgevingsanalyse gemaakt door de sectie communicatie. Uit de analyse kwam naar voren dat de kernboodschap goed werd overgenomen en dat er sprake was van rust onder de inwoners van Goeree-Overflakkee. Bij de omgevingsanalyse is niet specifiek gekeken naar de communicatie (website) van het waterschap. Met de communicatieafdelingen van het waterschap en de gemeente zijn afspraken gemaakt over de te formuleren boodschap. Om 11:00 uur was de eerste sessie met het GMT. Hierbij waren de VRR (Brandweer), Politie en Rioleringen aanwezig. De gemeente had een redelijk goed beeld van de situatie in/op Goeree-Overflakkee, doordat zij een eigen callcenter had waar meldingen binnenkwamen. Deze informatie moesten ze zelf verzamelen op de eerste dag (zondag). Vanuit de gemeente sloot om 12:00 uur de liaison aan bij het ROT. Informatie ten aanzien van de situatie kwam toen voornamelijk uit de gemeente. Deze informatie is goed overgekomen. Op de site van de gemeente Goeree-Overflakkee werd in de loop van de ochtend aangegeven dat de laatste stand van zaken over de wateroverlast op Goeree-Overflakkee te volgen was via de website van Rijnmondveilig.nl en via Twitter. Ook is aangegeven dat de burgemeester op Radio Rijnmond aan het woord was over de situatie op GoereeOverflakkee. De dijkgraaf heeft hierover herhaalde malen telefonische afstemming gepleegd met de burgemeester van Goeree-Overflakkee. De dijkgraaf en de burgemeester hebben laten ook gezamenlijk pers en media te woord gestaan. Rond 14:45 uur plaatste de gemeente Goeree-Overflakkee een Q&A op haar eigen site. Op de site van rijnmondveilig.nl is geen Q&A geplaatst. De verwijzing naar de Q&A van de gemeente Goeree-Overflakkee werd rond 16:15 uur gemaakt. Op zondag tussen de middag is de dijkgraaf naar het WAC in Oude Tonge gegaan om daar te kijken hoe de situatie was. Ook daar zijn opnames gemaakt met de NOS (en andere landelijke media) bij de werkende noodpompen. Om 13:00 uur doet de burgemeester van Goeree-Overflakkee de oproep in een live radiointerview op RTV Rijnmond om alleen in een ”levensbedreigende” situatie 112 te bellen. Voor overige vragen kunnen mensen bellen met een speciaal nummer dat was geopend. Op dat moment werd dit speciale nummer echter niet bekend gemaakt.

9


Om 13:26 uur werd in LCMS aangegeven dat het informatienummer 140187 en 14010 over ongeveer 15 minuten actief zouden zijn. Rond 14:00 uur werd dit nummer via Twitter bekend gemaakt door Communicatie van het ROT. Om 14:30 uur was men bij het ROT op de hoogte van de opschaling van het waterschap, dit na interventie van de directiewacht VRR richting het waterschap. In de beleving van het waterschap had men de veiligheidsregio hierover al om 09:30 uur geïnformeerd. Om 14:03 uur werd vanuit de veiligheidsregio gecommuniceerd naar welke nummers de inwoners van het getroffen gebied konden bellen voor meer informatie. In de loop van de dag heeft de dijkgraaf contact gehad met de burgemeester van GoereeOverflakkee, om te vragen of de gemeente kon aangeven waar de knelpunten lagen. Het duurde lang voordat deze informatie richting het waterschap kwam. Het waterschap was slecht bereikbaar omdat KPN de automatische weekendschakeling van het callcenter van het waterschap niet direct kon omzetten; dit lukte pas rond 16:00 uur. Het versturen van e-mails werkte echter wel en alle mensen die aan het werk waren, hadden hun mobiele telefoons aan staan. Rond 19:00 uur werd in het ROT besloten waar de groot vermogen pompen die Rijkswaterstaat ’s morgens af had aangeboden naar toe zouden gaan. Het transport kon niet eerder worden georganiseerd omdat de juiste gegevens voor de opstellocaties e.d. niet eerder door het waterschap werden aangeleverd. Om 22:00 uur werd in het ROT het voornemen om af te schalen besproken. Diverse betrokkenen werden hierover geïnformeerd. Om 22:20 uur3 was het einde GRIP 2. De actiecentra van brandweer en de waterschappen bleven paraat.

2.2

Dagen na 13 oktober 2013

Maandag 14 oktober

Op 14 oktober zijn van de gemeente en VRR (brandweer) mensen aangesloten bij het WAC in Oude Tonge. Op Goeree-Overflakkee had de brandweer een eigen plan gemaakt voor het plaatsen van noodpompen. Zodra men dit te weten kwam bij het waterschap heeft men de brandweer uitgenodigd op het WAC om het plan gezamenlijk uit te voeren. Vanaf maandag 14 oktober tot donderdag 17 oktober kwam het GMT driemaal daags bijeen. De OVDB was aanwezig voor informatie-updates en terugkoppeling. Het waterschap ontving deze ochtend noodpompen van RWS. Maandagmiddag zijn de WAC’s IJsselmonde en Hoekse Waard afgeschaald. Maandagavond heeft het waterschap via de brandweer Rotterdam-Rijnmond bijstand gevraagd voor een noodpomp aan het LOCC. Donderdag 17 oktober 2013

Omstreeks 12:07 uur staat in LCMS dat HHSK is afgeschaald naar normale bedrijfsvoering.

3

De beschrijving van de periode van 14:00 uur tot 22:00 uur is minder getai lleerd dan van de periode

ervoor. Dit is het gevolg van de wijze van vastlegging van gebeurtenissen in het LCMS.

10

Trimension BV

Hoofdstuk 2

Reconstructie

Op donderdag 17 oktober is het GMT na overleg tussen de burgemeester en de locosecretaris ontbonden. Het waterschap heeft de WAC’s Goeree-Overflakkee en Voorne-Putten afgeschaald.

Vrijdag 18 oktober

Berichtgeving van de gemeente wordt weer op het normale niveau gebracht. Grootste problemen voor de bevolking n.a.v. de wateroverlast leken de dagen erna te zijn opgetreden. Onder andere de afsluiting van de N215 zorgde voor problemen. De omleidingsroutes in verband met de afsluiting van de N215 zorgden voor veel onbegrip en kritiek van de weggebruikers.

11



12

Trimension BV

Hoofdstuk 3

3

Resultaten

Resultaten

In dit hoofdstuk zijn de belangrijkste resultaten opgenomen op basis van de verslaglegging van de drie onderzochte partijen en de gehouden interviews. De resultaten zijn uitgewerkt op basis van de vier benoemde onderwerpen: de samenwerking en de verwachtingspatronen bij de verschillende partijen; het informatiemanagement; de onderlinge communicatie; de crisiscommunicatie.

3.1

De samenwerking en de verwachtingspatronen bij de verschillende partijen

Samenwerken met andere partijen begint met een verwachtingspatroon aan de voorkant. Als de verwachtingen vooraf niet overeenkomen met de praktijk, bemoeilijkt dat de samenwerking. Tijdens de calamiteit van 13 oktober is dit één van de belangrijkste leerpunten geweest voor alle drie de partijen: Wat kan ik verwachten van de ander en wat verwacht de ander van mij? Bij het waterschap Hollandse Delta is hard gewerkt om de wateroverlast door de hevige neerslag te bestrijden. Alle drie de partijen geven aan dat het primaire proces bij deze calamiteit bij het waterschap lag en dat zij dit ook goed heeft opgepakt. De gemeente en de veiligheidsregio hebben echter pas later dit beeld gekregen. Van het waterschap werd verwacht dat zij de netwerkpartners goed op de hoogte zou houden van de werkzaamheden en het plan van aanpak, dit door middel van liaisons en het versturen van bijvoorbeeld situatierapporten. Conform procedure heeft het waterschap een liaison naar het ROT gestuurd bij de opschaling naar GRIP 2, later op de dag is ook een liaison gestuurd naar de gemeente Goeree-Overflakkee. Dit laatste is niet volgens de procedure, maar na afspraken tussen de burgemeester en de dijkgraaf hierover. Deze liaisons hadden echter geen informatie om in te brengen, informatie die wel werd verwacht door de gemeente en de veiligheidsregio. Reden hiervoor was een slechte informatiepositie van de liaisons (niet kunnen inloggen waardoor geen toegang tot interne stukken/documenten), onvoldoende ondersteuning vanuit hun achterban. Specifieke (gebieds)kennis heeft een liaison niet en scenario’s van actuele en te verwachten waterstanden van wateroverlastsituaties waren niet beschikbaar bij het waterschap. De liaison van het waterschap kon deze informatie niet snel ontsluiten binnen zijn eigen organisatie. Hierdoor heeft het lang geduurd voordat de netwerkpartners inzicht kregen in de werkwijze en maatregelen van het waterschap. Het waterschap merkt hierbij op dat men ook andere informatiebronnen had kunnen benutten om een beeld te krijgen van de situatie, zoals: meldingen bij de gemeenschappelijke meldkamer en bij de gemeente, foto’s van opgetreden wateroverlast via pers en media of van inspectievluchten over bedreigd gebied. De veiligheidsregio had opgeschaald tot GRIP 2 zonder CoPI, omdat men een uitgebreid effectgebied zag zonder expliciet brongebied. In het veld waren wel veel operationele mensen aan het werk, maar die hebben niet opgeschaald. De VRR (brandweer) en de gemeente waren al vanaf ‘s morgens vroeg bezig om op veel verschillende locaties wateroverlast te bestrijden. De gemeente coördineerde de lokale inzet vanuit het Gemeentelijk Management Team in Middelharnis. Daarnaast waren ook al snel veel mensen van het waterschap ingezet voor het bestrijden van de wateroverlast. De inzet van de medewerkers van het waterschap werd gecoördineerd vanuit het Waterschaps ActieCentrum (WAC) in Oude Tonge. Gemeente en veiligheidsregio hadden sterke behoefte aan de kennis, expertise en waarnemingen in het veld van deze medewerkers. Op 13

13


oktober is een liaison van het waterschap aangesloten bij het GMT van Goeree Overflakkee. Op 14 oktober zijn mensen van de gemeente en brandweer aangesloten bij het WAC in Oude Tonge. Het waterschap geeft aan dat in het vervolg bij wateroverlast situaties operationele diensten op uitvoerend niveau van gemeente en de VRR (brandweer) het beste naar dit WAC kunnen komen voor de laatste informatie uit het veld. -

-

-

-

Eerste aanbeveling is om de verwachtingen bij te stellen bij de verschillende partijen. Dat houdt in dat de werkwijze van het waterschap bij wateroverlast kenbaar gemaakt moet worden aan de netwerkpartners. Geef van te voren duidelijk aan wat het plan van aanpak/de strategie is en welke mogelijkheden het waterschap heeft. Door het delen van deze informatie wordt onzekerheid over het handelen van het waterschap deels weggenomen bij de netwerkpartners. Het waterschap is geconfronteerd met een uitzonderlijke situatie maar heeft dit niet duidelijk weten te maken aan de netwerkpartners. Dit had voor meer begrip kunnen zorgen betreffende de uitdagingen en (on)mogelijkheden van het waterschap bij de netwerkpartners. Het is van belang om elkaar goed te informeren over de dilemma’s waarmee men te maken heeft, om tot een effectieve samenwerking te kunnen komen. Het afvaardigen van een liaison schept de verwachting dat hij informatie kan brengen. Als de liaison daar niet aan kan voldoen, moet men een andere oplossing kiezen. Het afvaardigen van een liaison vanuit de gemeente en veiligheidsregio naar het waterschap (Waterschaps ActieCentrum in Oude Tonge en het Waterschaps Operationeel Team in Barendrecht) is dan een betere optie. Aangezien bij wateroverlast het waterschap de beste informatie heeft en de primaire bronbestrijder is, is het logischer dat de netwerkpartners zelf de informatie halen bij de bron, in plaats van dat de bron naar de verschillende netwerkpartners gaat 4. Dit laat onverlet dat een ROT nog veel andere maatregelen t.a.v. openbare orde en veiligheid heeft te coördineren die niet door het waterschap worden uitgevoerd. Zorg als er waterschap voor dat je de lijnen kort houdt met de netwerkpartners. Wanneer je de gevraagde informatie niet kan geven, ga je op zoek naar andere manieren om de netwerkpartners te bedienen. Concreet betekent dit dat een liaison die niet kan brengen wat van hem gevraagd wordt, hierover sneller aan de bel trekt bij zijn eigen organisatie.

De burgemeester van de gemeente Goeree-Overflakkee heeft in een telefoongesprek met de operationeel leider nadrukkelijk afgestemd dat het bij een GRIP 2 situatie bleef. De mogelijkheid om op te schalen naar GRIP 3 – en dus naar een GVS – is expliciet besproken. De burgemeester heeft besloten dat de opschaling beperkt zou blijven tot GRIP 2 en daarmee bevestigden zij dat het ROT de operationele leiding had tijdens de calamiteit. Ook hier weken de verwachtingen die men vooraf had af van de praktijk. De verdeling van taken tussen het ROT en de gemeente is die van operationele leiding versus actiecentra. De scheidslijn hiertussen was niet eenduidig voor de twee partijen. De gemeente had sterk de behoefte aan meer informatie en meer duiding van de situatie vanuit een sterk gevoel van verantwoordelijkheid voor het welzijn van haar burgers. Om deze informatie en duiding te krijgen, is de gemeente fors opgeschaald. Vanuit die verantwoordelijkheid trof de gemeente ook zelf lokaal maatregelen om mensen te kunnen helpen. Hierdoor kreeg het ROT het idee dat de gemeente op eigen initiatief een crisisteam oprichtte dat zich bezig hield met zaken die bij operationele leiding horen. Waar de verwachting was dat er een betere koppeling was tussen ROT en het gemeentelijk actiecentrum (GAC), leefde er bij het ROT het idee dat het GMT, een eigen analyse deed en operationele besluiten nam.

4

De veiligheidsregio is hiermee bekend want zij heeft op zondagavond een liaison afgevaardigd naar

het Hoogheemraadschap van Delfland.

14

Trimension BV

Hoofdstuk 3

Resultaten

De samenwerking werd bemoeilijkt doordat de vergaderritmiek niet goed aansloot bij die van het ROT. Dit resulteerde in periodes van lange tijd geen contact tussen gemeente en ROT. -

-

De wisselwerking tussen gemeente en veiligheidsregio kent vele uitdagingen en zeker in een situatie waar een tekort aan informatie is. Waar de gemeente had gerekend op meer informatie en duiding vanuit het ROT, rekende het ROT op een meer volgende rol van de gemeente. Hoe deze verdeling het meest optimaal werkt is lastig aan te geven. Het is de vraag waar de operationele leiding het beste is belegd expliciet in situaties van wateroverlast, aangezien de operatie primair bij het waterschap ligt. Wateroverlast is een uitzonderlijke situatie, waarin de verschillende partijen houvast zochten. De reeds bestaande taakkaarten ‘extreem weer’ kunnen in dat geval uitkomst bieden 5. Van belang is dat de drie partijen met elkaar scherp kijken naar deze kaarten en tot een verbetering komen die een betere taakafbakening aangeven. Vergaderritmiek van de betrokken teams dient altijd op elkaar aangepast te worden (in overleg) en bij voorkeur aan de partij die de leiding heeft, in deze situatie dus aan het ROT.

De veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond, vertegenwoordigd door het ROT tijdens de calamiteit, besloot vanwege de vele meldingen die binnen kwamen op de meldkamer (voornamelijk vanuit Goeree-Overflakkee) en in overleg met de gemeente, op te schalen naar GRIP 2 zonder CoPI. Het waterschap had verwacht betrokken te worden bij het besluit tot opschalen in verband met wateroverlast. Als primair proces had het waterschap overigens niet het beeld dat de veiligheidsregio veel extra had kunnen toevoegen. Binnen het ROT wordt kort en bondig vergaderd, externe partners (liaisons) die aanschuiven worden geacht mee te draaien in deze dynamiek. Overleggen dienen niet langer dan 15 tot 20 minuten duren. Tijdens de calamiteit is geconstateerd dat de externen die deelnamen aan de ROT-overleggen onvoldoende waren voorbereid op hun rol. Opleidingen in de specifieke werkwijze van het ROT en een betere selectie van liaisons met de juiste competenties zijn noodzakelijk voor het goed functioneren van externen in het ROT. -

-

-

5

Het niet betrekken van het waterschap bij het opschalen naar GRIP 2 bij een situatie van wateroverlast, is een aandachtspunt voor de veiligheidsregio. Het breder kijken naar de betrokken partijen en daarbij de afweging te maken bij wie het primaire proces ligt, is niet alleen een goede toevoeging voor op de eerder genoemde informatiekaarten Extreem Weer, ook wat betreft andere situaties is dit van belang. De helikopter die het ROT georganiseerd had om een beeld te vormen van de situatie op Goeree-Overflakkee, had voor het waterschap grote toegevoegde waarde kunnen hebben. Het waterschap bleek echter niet op de hoogte van de beschikbaarheid van deze helikopter. Dat deze helikopter vanwege het ontbreken van een duidelijke opdracht, weer teruggevlogen is, is een gemiste kans. Het kan tot de verantwoordelijkheid van een liaison van het waterschap worden gerekend om deze informatie door te spelen naar de achterban. Betere selectie en opleidingen in de werkwijze voor liaisons die deel moeten nemen aan een ROT-overleg zijn vereist. Het is belangrijk dat de liaisons de benodigde informatie en kennis kunnen inbrengen en een mandaat hebben namens hun

Door de waterschappen zijn mei 2013 opmerkingen geplaatst over de praktische bruikbaarheid van

de Informatiekaarten Extreem Weer die door de VRR zijn opgesteld. Deze opmerkingen zijn echter (nog) niet overgenomen door de VRR.

15


organisatie, of kennissen hebben waar dit geborgd is. Daarnaast is opleiding en training van de vaste deelnemers aan ROT over welke informatie liaisons van waterschappen wanneer wel of nog niet kunnen bieden bij wateroverlast en welke alternatieve informatiebronnen er zijn ook noodzakelijk.

3.2

Informatiemanagement

Het gebruik van goed informatiemanagement(systeem) kan partijen helpen in de efficiëntie en effectiviteit. Belangrijkste hulpmiddel tijdens een GRIP 2 situatie is LCMS. Het gebruik van LCMS gedurende deze calamiteit is door zowel de veiligheidsregio als de gemeente als ondermaats betiteld. De informatie in LCMS was niet volledig, moeilijk te lezen en bevatte geen totaalbeeld. Belangrijkste oorzaken hiervoor zijn volgens de gemeente en de veiligheidsregio te weinig opleiding en ervaring bij de mensen die met LCMS werken. Ook een belangrijke oorzaak is het feit dat LCMS gebruikt is om losse gegevens in te stoppen in plaats van deze te selecteren en te ordenen zodat hieruit informatie kon worden gehaald. Daarnaast bleek het ook belangrijk om te weten op welke wijze je relevante informatie uit LCMS kunt halen. Naast LCMS kunnen Sitrap’s en besluitenlijsten verstuurd worden aan de netwerkpartners. Het waterschap heeft dit niet gedaan en ook de liaisons van het waterschap hadden geen toegang tot deze informatie. Op die manier is het met deze ontbrekende informatie lastig om tot een goede beeldvorming te komen. -

-

3.3

Kritischer kijken naar de vulling van LCMS door de verantwoordelijken per organisatie is van groot belang. Wanneer de vulling ondermaats is, moet daar direct actie op worden ondernomen. Het bijschakelen van extra personeel om de informatie te ordenen is een eerste belangrijke stap daarbinnen. In de preparatiefase is het goed opleiden van personeel een vereiste. Die verantwoordelijkheid is niet alleen naar de eigen organisatie toe, maar zeker ook naar de netwerkpartners. De informatiepositie van de liaison van het waterschap dient verbeterd te worden. Het kunnen beschikken en delen van bijvoorbeeld Sitrap’s is noodzakelijk. Als netwerkpartij heeft het waterschap de verplichting haar netwerkpartners te informeren en niet louter via de media haar acties te communiceren. Het meenemen van de veiligheidsregio en de gemeente in de verzendlijst van de Sitrap’s is een concrete stap die het waterschap kan zetten. Voor het delen van informatie is een extra aandachtpunt ook het implementeren van netcentrisch werken door het waterschap.

Onderlinge communicatie

In de voorgaande paragrafen is al aandacht besteed aan de onderlinge communicatie en het feit dat daar nog het nodige in verbeterd moet worden. Het beter delen en afstemmen van informatie is een behoefte van alle partijen. Dit vergt van alle partijen dat zij oog houden voor wie de netwerkpartners zijn en met welke informatie zij deze partners kunnen bedienen. Van belang is dat ook technische faciliteiten adequaat werken. Zo heeft het waterscha p problemen gehad met haar callcenter, doordat KPN het niet voor elkaar kreeg om een bepaalde schakeling om te zetten. De gemeente kende een probleem met haar telefonische bereikbaarheid op het 140187-nummer.

16

Trimension BV

Hoofdstuk 3

Resultaten

De liaison van het waterschap in het ROT kon van daar uit niet inloggen in de systemen van het waterschap. -

3.4

Onderdeel van de eerdergenoemde taakkaarten moet een goede netwerkanalyse zijn die elk overleg weer kritisch wordt bekeken op volledigheid. Technische faciliteiten moeten naar aanleiding van deze evaluatie besproken worden met de leveranciers. Wanneer bij het ROT voorzieningen worden aangeboden aan bezoekende liaisons moeten deze de werkzaamheden van deze liaisons kunnen ondersteunen. Via aangewezen computers moeten liaisons kunnen inloggen bij hun eigen organisatie.

Crisiscommunicatie

De sectie communicatie van het ROT heeft met de communicatie afdeling van het waterschap de afspraak gemaakt dat het waterschap, de technisch inhoudelijke boodschap formuleerde en de operationele voorlichting naar het publiek gecoördineerd werd door het ROT, in samenwerking met de betrokken gemeentes. Tijdens de calamiteit zijn twee callcenters ingericht, één in Rotterdam en één op Goeree-Overflakkee. Het inrichten van deze centra en het opstellen van Q&A’s duurde langer dan verwacht. Dit kwam doordat de beschikbare informatie te beperkt en niet eenduidig was. En volgens de mensen van sectie communicatie vanwege een onrealistische verwachting bij de andere ROT -leden over de snelheid waarmee Q&A’s konden worden opgesteld. Er is veel samenwerking en contact geweest tussen de communicatie sectie van het ROT en van de gemeente. Het resultaat was echter sterk afhankelijk van de beschikbare informatie. Wel is door goede crisiscommunicatie de telefonische druk van de meldkamers gehaald. Door de gemeente Goeree-Overflakkee is een analyse gemaakt van wat er speelde op de Social Media en deze analyse is ook teruggekoppeld aan het ROT. De gemeente heeft daarnaast ook actief informatie verspreid via Social Media en via de site van de gemeente. Hierbij is nauw samengewerkt met de voorlichter van het ROT. De sectie communicatie van het ROT heeft voor ieder plenair overleg van het ROT een overzicht gemaakt van de relevante informatie uit de omgevingsanalyse en deze informatie volgens hen kort en bondig teruggekoppeld met het ROT. Binnen het ROT had men hiervan een andere beleving en bestond de indruk dat de omgevingsanalyse die gemaakt werd binnen de sectie communicatie van het ROT, het ROT niet bereikte. Het daardoor niet op de hoogte zijn van een live-uitzending van RTV Rijnmond binnen het ROT, was een gevolg. Het niet (volledig) meenemen van de communicatie van het waterschap in de omgevingsanalyse is een gemiste kans. Het wel meenemen had het beeld van het waterschap in het ROT kunnen verbeteren. Voor de crisiscommunicatie werd door de sectie communicatie van het ROT de site Rijnmondveilig.nl ingezet. Hiermee werd naast Twitter en SMS gecommuniceerd naar het publiek toe. Hierbij is het de vraag in hoeverre inwoners van Goeree-Overflakkee deze site zien als voor hen relevant. De vulling van deze site was redelijk summier, dit had alles te maken met de beperkt beschikbare informatie. . -

Q&A’s voor wateroverlast, maar ook andere scenario’s, kunnen op voorhand generiek worden opgesteld. Als aanvulling is geopperd een communicatie liaison van het waterschap naar de veiligheidsregio te halen. In ieder geval moeten hierover goede afspraken worden gemaakt tussen communicatieadviseurs van de veiligheidsregio, het waterschap en de gemeente(n). Het opnemen van opstarttijden in een draaiboek of op taakkaarten kan onrealistische verwachtingen wegnemen bij anderen.

17


-

-

-

18

Omgevingsanalyses moeten expliciet gedeeld worden in het ROT-overleg. Om ervoor te zorgen dat het voor iedereen in het ROT duidelijk is wanneer gesproken wordt over de omgevingsanalyse moet dit daarom een vast onderdeel zijn van de vergaderagenda. Generiek leerpunt is om tijdens een ROT-overleg kort aan te geven welke stappen je tijdens de actiefase onderneemt en welke producten je gereed hebt. Kies zorgvuldig de site waarop publieksinformatie wordt weergegeven. Voor inwoners van Goeree-Overflakkee is de site Rijnmondveilig.nl wellicht niet de belangrijkste bron van informatie. De personele capaciteit van de sectie communicatie dient kwalitatief en kwantitatief te zijn afgestemd op het snel en adequaat verstrekken van publieksinformatie. Bij een hoge werkdruk is het van belang dat de site voor publieksinformatie prioriteit krijgt en er continu de check is of er voldoende capaciteit is om deze site goed te vullen. In aanvulling op de capaciteit van de sectie communicatie van het ROT kan het een optie zijn om de afdeling voorlichting van het waterschap actief te betrekken bij het plaatsen van informatie op de publieksinformatiesite om een zo compleet mogelijk beeld in korte tijd te genereren. Het gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het plaatsen van relevante informatie zal de samenwerking bevorderen. Het waterschap heeft dit in de evaluatie zelf ook als mogelijkheid geopperd.

Trimension BV

Hoofdstuk 4

4

Conclusie en aanbevelingen


Deze conclusie bevat een korte beschouwing en een tiental aanbevelingen, die per onderwerp gecategoriseerd zijn, te weten: de samenwerking en de verwachtingspatronen bij de verschillende partijen, het informatiemanagement, de onderlinge communicatie en de crisiscommunicatie.

4.1

Conclusie

De hoeveelheid neerslag die viel op 13 oktober is zeer extreem en buitengewoon. De consequenties hiervan waren niet voor alle betrokken partijen direct duidelijk. Op technisch en inhoudelijk vlak zijn door de verschillende betrokken partijen goede stappen ondernomen om de gevolgen van de wateroverlast zo veel mogelijk in te perken. Het gebrek aan goede onderlinge samenwerking en communicatie in het begin van de calamiteit, heeft echter voorkomen dat op zondag 13 oktober optimaal gebruik is gemaakt van elkaars middelen en expertise. Het breder kijken naar het netwerk en het aansturen op een multidisciplinaire aanpak is een verantwoordelijkheid van iedere partij, het exclusief en goed informeren van elkaar i s daar een belangrijk onderdeel van. Verkeerde verwachtingen bij het waterschap, de gemeente en de veiligheidsregio hebben gedurende de GRIP 2 situatie voor onbegrip gezorgd. Pas toen de onderlinge communicatie verbeterde, werd dit onbegrip snel weggenomen.

4.2

Aanbevelingen

Hieronder zijn de 10 aanbevelingen opgesomd en ingedeeld per bovengenoemd onderwerp.

4.2.1 Samenwerking en verwachtingspatronen 1. Om alle verwachtingen op een realistisch niveau te krijgen, is een belangrijke stap het correct invullen van het Incident Bestrijdingsplan extreem weer 6. Een aantal onderdelen is daarbij essentieel: De bestrijdingsplannen dienen de strategie te bevatten van de verschillende partijen. Met name het waterschap kan hiermee haar netwerkpartners van tevoren inzicht geven in de basis van haar strategie. Het biedt de veiligheidsregio en de gemeente een beter beeld van welke werkzaamheden er in het veld plaatsvinden en welke rol zij daarin kunnen vervullen. Bij het benoemen van de strategie en de bijbehorende maatregelen kan dan ook beoordeeld worden wie de ‘lead’ heeft. In dit scenario draagt het waterschap zorg voor het primaire proces, te weten het herstellen van de waterhuishouding. Leidend bij wateroverlast zou dan het waterschap zijn. Met betrekking tot de zorg voor de bevolking is daarnaast de gemeente leidend.

6

Het waterschap Hollandse Delta wijst er in dit verband op dat naast een afspraak over het herzien

van de Informatiekaarten Extreem Weer, het opstellen een van een Incident Bestrijdingsplan Extreem Weer bij de VRR door de waterschappen ook gewenst is. Ten slotte wijst waterschap op het rapport "Informatiepreparatie,

overstromingsrisico’s

en

domino-effecten”

(2013)

dat

onlangs

door

de

veiligheidsregio Hollands Midden is uitgebracht en dat voor alle typen watercrises (hoogwater en overstroming,

wateroverlast,

watertekort

en

waterverontreiniging)

door

de

VRR

met

de

waterbeheerders nader uitgewerkt kan worden.

19


Het benoemen van enkele normen betreffende waterstanden en hoeveelheden neerslag biedt de mogelijkheid om aan te geven hoe uitzonderlijk een situatie is. Het ‘benchmarken’ geeft partijen de mogelijkheid om een extreem-weer-situatie te beoordelen en daarmee ook de impact en de urgentie van de problematiek aan te geven. Hieruit kunnen starttriggers voor specifieke opschaling voor wateroverlast worden afgeleid. Het afvaardigen van een liaison gaat gepaard met de verwachting dat deze informatie kan halen en brengen. Gezien de positie van het waterschap bij extreem weer/wateroverlast kunnen liaisons van de veiligheidsregio en de gemeente beter aansluiten bij bijvoorbeeld een ondersteuningspunt of een operationeel team van het waterschap. Daarbij blijft het van belang voor iedere liaison dat men tijdig signaleert wanneer gevraagde informatie niet geleverd kan worden. Met andere woorden: het voortdurend evalueren van de eigen informatiepositie is daarbij van belang. Het beschrijven van korte lijnen tussen de partijen in het bestrijdingsplan zorgt ervoor dat partijen elkaar vanaf het eerste moment informeren en daarmee is de onderlinge samenwerking minder afhankelijk van het contact middels de liaisons. Concreet behoort kort contact in dit scenario mogelijk te zijn tussen de burgemeester, de dijkgraaf en de directeur van de veiligheidsregio, maar ook tussen de operationeel leiders van de veiligheidsregio, de gemeente en van het waterschap. Het gezamenlijk opstellen of aanscherpen van dit bestrijdingsplan met taakkaarten zorgt er tevens voor dat de partijen elkaar in een ‘koude’ situatie leren kennen en daardoor in een mogelijk ‘warme’ situatie beter weten wat men aan elkaar heeft. Het stimuleert een multidisciplinaire aanpak. 2. Een goede samenwerking berust ook op het bekend zijn met elkaars structuur. Het goed selecteren en opleiden in de werkwijze voor liaisons die deelnemen aan een ROT-overleg is hiervoor een vereiste. Het is aan de veiligheidsregio om dit mede te faciliteren. De organisaties die een liaison afvaardigen, zijn op hun beurt verplicht een goede informatiepositie te creëren voor de liaison en te zorgen dat deze over voldoende mandaat beschikt. Dit houdt in dat geborgd wordt dat de liaison op afstand beschikking kan hebben over alle benodigde documenten (sitrap’s, besluitlijsten, GIS-materiaal) en wie hij binnen zijn eigen organisatie kan benaderen als backoffice. 3. Goede samenwerking begint bij elkaar goed kunnen bereiken, het afstemmen tussen de partijen van een vergaderritmiek is daarbij een noodzaak. Onderlinge afstemming en het scherp handhaven van een vergaderklok zijn basisvereisten voor een goede multidisciplinaire afstemming en dienen vastgelegd te worden aan de start van een incident tussen de betrokken teams. Aan te bevelen is om dit onder andere op te nemen in het bestrijdingsplan, maar geldt natuurlijk ook bij andere calamiteiten en incidenten. 4. Het beoefenen van bovenstaande aanbevelingen wanneer zij zijn geïmplementeerd, is noodzakelijk om te testen of de aanpassingen tot het gewenste resultaat leiden. . Zonodig dienen functionarissen voorafgaand te worden opgeleid in de nieuwe werkwijze. Tevens kan oefenen worden gebruikt als middel om elkaar beter te leren kennen en de juiste verwachtingen over-en-weer te ontwikkelen.

4.2.2 Informatiemanagement 5. Meer aandacht voor het gebruik van LCMS in de warme en koude fase is noodzakelijk/verdient aanbeveling. Dat houdt in de koude fase in dat voldoende aandacht is voor het opleiden van mensen die LCMS gebruiken met een heel

20

Trimension BV

Hoofdstuk 4


duidelijke focus dat LCMS een plek waar informatie geselecteerd en gebundeld wordt. LCMS informatie dient netwerkpartijen een bondig en helder beeld te geven van de situatie, met aanvullende relevante informatie. Hierbij dienen gebruikers niet alleen te worden opgeleid om informatie in LCMS in te voeren, maar ook om er informatie uit te halen. In de warme fase betekent dit het sneller bijschakelen van personeel om een goede verslaglegging in LCMS te waarborgen. De gemeente geeft hierbij aan met betrekking tot het gebruik van LCMS in de warme en koude fase extra te investeren.

4.2.3 Onderlinge communicatie 6. Neem in het bestrijdingsplan en in de taakkaarten een goede netwerkanalyse op met de gebruiksaanwijzing dat deze bij ieder overleg wordt gecontroleerd op volledigheid. De netwerkanalyse dient als controlemiddel voor de leden van de teams bij het nalopen van knelpunten, oplossingen en besluiten. 7. Het goed functioneren van de telefoonschakeling bij het waterschap moet naar aanleiding van deze evaluatie besproken worden met de leveranciers. Het goed functioneren van aangewezen computers voor liaisons bij het ROT moet worden geborgd.

4.2.4 Crisiscommunicatie 8. Een groot deel van de Q&A’s voor wateroverlast kan van tevoren al ontwikkeld worden en Q&A’s van nu kunnen daarbij worden hergebruikt. Daarmee kan in korte tijd de bevolking met basale kennis geïnformeerd worden. Het opnemen van de basis voor het handelingsperspectief in het bestrijdingsplan en de taakkaarten zorgt er tevens voor dat er geen verkeerde verwachtingen zijn bij de andere disciplines over communicatie. Een laatste aanbeveling om in de toekomst de snelheid waarmee Q&A’s geproduceerd kunnen worden te verhogen, is om als sectie communicatie van het ROT korte en snelle informatielijnen met de afdeling communicatie van het waterschap te onderhouden. Dit kan worden bevorderd door een communicatieadviseur van het waterschap aan te laten sluiten bij de sectie communicatie van het ROT. 9. Een omgevingsanalyse kan grote meerwaarde hebben voor andere betrokken partijen. Zorg dat deze omgevingsanalyse niet alleen kijkt naar de (social) media ende vragen in de pers, maar ook naar de crisiscommunicatie van de netwerkpartijen en deel deze met de andere partijen. Laat zien wat de perceptie van de bevolking is, welke vragen door de pers worden gesteld en hoe de behoefte is aan informatie of andere zaken. 10. Kies een logische site om de burgers te voorzien van informatie, het snel en goed invullen van deze publieksinformatiesite verdient prioriteit. Voldoende geschikt personeel is van groot belang om in korte tijd de site goed te vullen met informatie. Hulp bij de invulling kan ook geleverd worden door het waterschap. De eindgebruiker, de burger, wordt dan nog beter bediend, doordat alle informatie op één locatie beschikbaar is.

21



22

Trimension BV

Evaluatie wateroverlast Goeree- Overflakkee

Recommend Documents