T. a.v. de gemeenteraad, het College van B&W en de griffie van de Gemeente Midden-‐Delfland
‘Dinsdagavond = Raadsavond?’ Evaluatie vergaderstructuur gemeente Midden-‐Delfland
Debat.NL, Tomas Beerthuis Rijnsburgerweg 56 2333 AC Leiden 023 562 99 72 3 juni 2013 1
Blijf scherp!
Samenvatting Achtergrond In opdracht van de griffie van de Gemeente Midden-‐Delfland is de pilot ‘Dinsdagavond = Raadsavond’ geëvalueerd door Tomas Beerthuis van Debat.NL. Er is onderzoek uitgevoerd naar de nieuwe vergaderstructuur ten opzichte van de oude vergaderstructuur. Deze evaluatie is gedurende de maanden januari 2013 tot en met juni 201 uitgevoerd. Context De pilot ‘Dinsdagavond = Raadsavond’ is volgens het raadsvoorstel ingesteld om meer efficiëntie te bereiken, duidelijke vergadermomenten te creëren en een duidelijkere vergadercyclus vorm te geven voor raadsleden, het College van B&W, insprekers, ambtenaren, de griffie en burgers. Aan de hand van drie centrale thema’s zijn de nieuwe en oude vergaderstructuur met elkaar vergeleken. Het gaat om de volgende thema’s: Efficiëntie (bijvoorbeeld binnen de tijd vergaderen), duidelijkheid (bijvoorbeeld herkenbaarheid van de politiek) en aantrekkelijkheid (bijvoorbeeld ruimte voor participatie van burgers). Aan de hand van vragenlijsten, interviews en observaties zijn deze thema’s in de beide vergaderstructuren geanalyseerd. Resultaten • De oude vergaderstructuur. Als we het thema efficiëntie als uitgangspunt nemen kunnen we concluderen dat de vergaderingen binnen de gestelde tijd plaatsvonden. Soms was er echter wel uitloop of duurden vergaderingen langer dan nodig doordat er niet altijd zo efficiënt mogelijk vergaderd werd. De doorlooptijd van stukken was daarnaast erg lang door de duur van de cyclus. De duidelijkheid van vergadermomenten was redelijk goed, maar de cyclus werd door velen als onduidelijkheid en niet inzichtelijk beschouwd. De aantrekkelijkheid was redelijk goed, maar er was geen consensus onder raadsleden over de vraag of een avond thematisch vergaderen (een commissie voor ieder thema) n beter of slechter is. • De nieuwe vergaderstructuur. Als we het thema efficiëntie als uitgangspunt nemen kunnen we concluderen dat de commissievergaderingen niet altijd op tijd afgelopen zijn. Dit komt met name door de toegenomen hoeveelheid agendapunten (door de samenvoeging van de drie commissies), maar ook doordat er nog steeds niet altijd zo efficiënt mogelijk vergaderd wordt (bijvoorbeeld door een veelheid aan technische vragen, herhaling en een sterk detailniveau). De doorlooptijd van stukken is volgens de respondenten sterk verbeterd, vanwege de kortere vergadercyclus. De duidelijkheid en inzichtelijkheid van de cyclus is daardoor eveneens toegenomen. De duidelijkheid van vergadermomenten is door het structureel vergaderen op elke dinsdag ook sterk toegenomen, zowel volgens raadsleden, het College van B&W, de griffie als burgers. Bij aantrekkelijkheid zijn weinig veranderingen, behalve dat de ruimte voor informatie-‐uitwisseling tijdens vergadering iets is afgenomen door de tijdsdruk.
2
Blijf scherp!
Conclusies De nieuwe vergaderstructuur heeft een aantal voordelen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de toegenomen duidelijkheid van vergadermomenten (voor burgers alsmede voor raadsleden en voor de organisatie/het College), de meer inzichtelijke cyclus (door een vierwekelijks systeem) en de kortere doorlooptijd van stukken. De tijdsdruk in de commissievergaderingen is echter een knelpunt. Aangeraden wordt dit punt te verbeteren zodat de negatieve gevolgen daarvan verdwijnen. Dit zijn onder meer de afgenomen ruimte voor informatie-‐uitwisseling tijdens de vergaderingen en de uitloop van vergaderingen. Aanbevelingen Om dit laatste te bereiken worden drie varianten aangeboden om een efficiëntieslag te kunnen maken. Veder worden enkele aanbevelingen gemaakt op de criteria duidelijkheid en aantrekkelijkheid. Efficiëntie: varianten • Dwingende middelen (bijvoorbeeld strenger voorzitterschap of bijvoorbeeld spreektijden) • Een andere invulling van de dinsdagavond (door de raadsinformatiebijeenkomsten samen te voegen en dus een tweede dag voor de commissievergadering te nemen) • Op een extra dinsdag vergaderen (met een vijfwekelijkse cyclus) Duidelijkheid • Er wordt afgeraden om op woensdagen te vergaderen omdat dit afbreuk doet aan de duidelijkheid en het concept van ‘Dinsdag = Raadsavond’ • Er wordt aangeraden om met één voorzitter per avond te werken om vertraging in wisselingen te voorkomen • Er wordt aangeraden om de planning van agendapunten te verbeteren. Bijvoorbeeld door meer te doen met de regeling der werkzaamheden, of door middel van een agendacommissie of werkafspraken tussen college en raad de agendaonderwerpen beter te plannen Aantrekkelijkheid • Er wordt aangeraden de participatie van burgers tijdens de raadsinformatiebijeenkomsten te verbeteren, bijvoorbeeld door de opstelling te veranderen • Tot slot wordt aangeraden oplossingen te vinden voor meer praktische zaken zoals het microfoongebruik tijdens interrupties. Te denken valt aan hardop zeggen ‘interruptie’
3
Blijf scherp!
Inhoudsopgave 1. Introductie
5
2. Context
6
3. Resultaten oude vergaderstructuur
8
4. Resultaten nieuwe vergaderstructuur
11
5. Conclusies & aanbevelingen
14
6. Bijlagen
16
I. Tijdspad
16
II. Onderzoeksaanpak
17
III. Vragenlijsten
19
IV. Kwalitatieve analyse oude vergaderstructuur
22
V. Kwalitatieve analyse nieuwe vergaderstructuur
26
4
Blijf scherp!
1. Introductie In de vergadering van 6 november 2012 heeft de raad van Midden-‐Delfland een motie (nr. 8) aangenomen om een nieuwe vergaderstructuur uit te testen door middel van een pilot van zes maanden. Gedurende de openbare raadsvergadering (11 december 2012) is afgesproken dat de pilot (‘Dinsdagavond = Raadsavond’) geëvalueerd gaat worden om te bekijken of de nieuwe structuur heeft geleid tot de gewenste uitgangspunten (efficiëntie, duidelijkheid, aantrekkelijkheid). De griffie van Midden-‐Delfland heeft Debat.NL gevraagd om als onafhankelijk bureau de pilot te evalueren. Gedurende de maanden januari 2013 tot en met juni 2013 heeft Tomas Beerthuis, adviseur en trainer bij Debat.NL, de nieuwe en de oude vergaderstructuur onderzocht. Dit document dient als schriftelijk verslag van deze evaluatie. Er zijn twee zaken geëvalueerd van de oude en nieuwe vergaderstructuur: Enerzijds de waardering en anderzijds de werking. De opbouw is als volgt: Allereerst wordt de context van de evaluatie besproken: Er wordt kort toegelicht wat er wordt bedoeld met de begrippen ‘oude vergaderstructuur’ en ‘nieuwe vergaderstructuur’, tot welke veranderingen de pilot heeft geleid en aan de hand van welke criteria de pilot is geëvalueerd. Hierna worden de resultaten besproken. Tot slot worden de conclusies en aanbevelingen weergegeven. Indien er naar aanleiding van dit verslag vragen zijn kunt u contact opnemen met de opsteller, Tomas Beerthuis, via 02 56 9 7 / 0 487 97 276 of via
[email protected].
5
Blijf scherp!
2. Context Achtergrond De pilot van de nieuwe vergaderstructuur van de gemeente Midden-‐Delfland is getiteld ‘Dinsdagavond = Raadsavond’. Het voorstel zoals voorgelegd aan de raad is (volgens het raadsvoorstel van 15 november 2012) erop gericht om twee zaken te bereiken: -‐ -‐
Efficiëntie Een duidelijke structurele wekelijkse vergaderdatum voor de geïnteresseerden binnen de gemeente, insprekers, ambtenaren, het College van B&W en raadsleden die duidelijkheid oplevert voor de planning (zowel een duidelijke cyclus als duidelijke vergadermomenten)
De concrete uitwerking hiervan is uitgewerkt in de volgende punten. -‐ Een vierwekelijkse cyclus: Week 1: raadspresentatiebijeenkomst Week 2: commissievergadering Week 3: raadspresentatiebijeenkomst Week 4: raadsvergadering -‐ De drie commissies worden samengevoegd -‐ De termijnagenda vervalt en wordt vervangen door een agendapunt ‘regeling der werkzaamheden’ waar ingekomen post, voorstellen en stukken eveneens worden behandeld. Dit ter invulling van het uitgangspunt ‘de raad bepaalt zijn eigen agenda’ Deze uitgangspunten zijn vastgelegd in het stuk ‘Voorstel pilot ‘Dinsdagavond = Raadsavond’ van de gemeente Midden-‐Delfland.1 De pilot heeft van januari 2013 tot en met juni 2013 plaatsgevonden. Gedurende die tijd heeft de nulmeting en de evaluatie van de nieuwe vergaderstructuur plaatsgevonden. Op 16 april is een gezamenlijke sessie met de gehele raad geweest waar de tussentijdse voortgang en de tussentijdse ervaringen zijn besproken. In bijlage I is een lijst te vinden met alle data die verbonden zijn geweest aan deze evaluatie.
Doel & vraagstelling van deze evaluatie De doelstelling van de evaluatie is het vaststellen of meer efficiëntie, duidelijkheid en aantrekkelijkheid zijn bereikt en wat de effecten zijn op de vergaderingen in Midden-‐Delfland. Deze evaluatie stelt zich daarmee als doel te bekijken of de nieuwe vergaderstructuur belemmerend of bevorderend heeft gewerkt ten opzichte van de oude vergaderstructuur. Daarmee is de centrale vraagstelling van deze evaluatie: ‘In hoeverre zijn de gestelde doelen van de nieuwe vergaderstructuur bereikt en welke invloed heeft dit gehad op de vergaderingen in Midden-‐Delfland ten opzichte van de oude vergaderstructuur?’
Operationalisering criteria
1
Website gemeente Midden-‐Delfland: bestuursinformatie 6
Blijf scherp!
De volledige onderzoeksaanpak van deze evaluatie is te vinden in bijlage II. Onder ‘oude vergaderstructuur’ wordt verstaan: De structuur zoals deze tot 1 januari jl. was (met drie commissies en een zeswekelijkse cyclus). Onder ‘nieuwe vergaderstructuur’ wordt verstaan: De structuur zoals deze in de pilot van januari 2013 tot en met juni 2013 is geweest (met een commissie en een vierwekelijkse cyclus). De criteria uit het raadsvoorstel zijn geoperationaliseerd aan de hand van een aantal indicatoren. Deze luiden als volgt.
Efficiëntie Binnen de toegewezen tijd vergaderen • Vergaderingen starten en eindigen op de vooraf aangegeven tijden Tijd voor bespreking agendapunten • Er is voldoende tijd om agendapunten te bespreken • Men voelt dat er genoeg tijd is om agendapunten te bespreken Snelheid behandelen nieuwe agendastukken • Nieuwe agendastukken worden in een goed tempo behandeld • De doorlooptijd van stukken is naar wens
Duidelijkheid Duidelijk op welke momenten er vergaderd wordt • De momenten waarop vergaderd wordt zijn duidelijk • De bereikbaarheid van de raad/politiek is helder Duidelijkheid over de doelstelling van de vergadering • Doelstellingen van de vergaderingen zijn helder • De structuur en inhoud van de agenda is naar wens Duidelijkheid over de cyclus van vergaderen • De vier-‐ en zeswekelijkse cycli zijn helder
Aantrekkelijkheid De informatie-‐uitwisseling in vergaderingen is naar wens • Raadsleden hebben het gevoel dat er voldoende ruimte is om van gedachten te wisselen Wisselingen tussen raadsleden tijdens de vergadering • Wisselingen tussen agendapunten is prettig Insprekers komen tot hun recht • Insprekers hebben voldoende ruimte in de vergaderingen • Insprekers hebben het gevoel voldoende ruimte te hebben in de vergaderingen Goede interactie met burgers tijdens vergadering • Er is ruimte voor interactie met burgers tijdens vergaderingen • Burgers hebben het gevoel te kunnen participeren in de vergaderingen Hierbij is het belangrijk om te vermelden dat deze indicatoren voor alle betrokken groepen (raadsleden, het College van B&W, de griffie en burgers) van toepassing zijn, tenzij een indicator specifiek voor een bepaalde groep is.
7
Blijf scherp!
4. Resultaten oude vergaderstructuur Het eerste deel van de evaluatie is gericht op de oude vergaderstructuur (ook wel ‘de nulmeting’ genoemd). De resultaten bestaan uit twee delen: Het eerste deel betreft de kwantitatieve resultaten die zijn voortgekomen uit de vragenlijsten die naar raadsleden, het College van B&W, de griffie en burgers zijn verzonden. Het tweede deel betreft de duiding van de resultaten. Hierin nemen wij ook de resultaten uit het kwalitatieve deel van het onderzoek mee (interviews en observaties).
1. Kwantitatieve resultaten – raadsleden, het College van B&W en de griffie
Hieronder volgt een overzicht van het gemiddelde cijfer per stelling. Respondenten gaven op een schaal van 1 tot 5 aan in hoeverre ze het eens waren met de volgende stellingen. Hoe hoger het cijfer, hoe meer de respondent de stelling onderschrijft. Efficiëntie 1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
5
Er was in het vergadermodel genoeg Jjd in de commissievergaderingen voor de agendapunten De doorloopJjd van stukken (van college tot raad) was naar tevredenheid Er werd geen Jjd verspild bij procedurele agendapunten Er werd binnen de Jjd vergaderd Ik was tevreden met de manier waarop de commissievergaderingen worden voorgezeten
Duidelijkheid 1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
5
Voor mij was duidelijk hoe de vergadercyclus er uit zag De vergadercyclys van zes weken was duidelijk Het was voor mij duidelijk in welke commissie agendapunten behandeld moesten worden De raad bepaalde acJef wat er op de agenda van de vergaderingen staat De volgorde van de agenda vond ik goed Het doel van de vergaderingen was mij duidelijk
Aantrekkelijkheid 1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
5
Insprekers kwamen tot hun recht in de vergaderingen Er was in vergaderingen een goede uitwisseling van informaJe over inhoudelijke agendapunten
Totaal ingevulde vragenlijsten: 15 (uitgezonden naar 17 raadsleden, 4 leden van het College van B&W en de griffier)
8
Blijf scherp!
Kwantitatieve resultaten – burgers
Hieronder volgt het overzicht voor burgers. Door het lage aantal burgers dat deze vragenlijst heeft ingevuld, is bij de vragen het laagste en hoogste cijfer weergegeven, zodat inzichtelijk is of het gemiddelde cijfer representatief is. Door de eenduidigheid van antwoorden bleek dit het geval. Efficiëntie 1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
5
De vergaderingen verliepen binnen de Jjd. Er was genoeg Jjd in de commissievergaderingen van de agendapunten. Ik was tevreden met de manier waarop de commissievergaderingen werden voorgezeten. Stelling
Laagste cijfer 4 4 4
De vergaderingen verliepen binnen de tijd. Er was genoeg tijd in de commissievergaderingen van de agendapunten. Ik was tevreden met de manier waarop de commissievergaderingen werden voorgezeten.
Hoogste cijfer 5 5 5
Duidelijkheid 1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
5
Voor mij was het duidelijk wanneer er vergaderd Ik wist bij welke vergadering ik moest zijn. Voor mij was het doel van de vergadering duidelijk. De volgorde van de agenda vond ik goed.
Voor mij was het duidelijk wanneer er vergaderd werd. Ik wist bij welke vergadering ik moest zijn. Voor mij was het doel van de vergadering duidelijk. De volgorde van de vergadering vond ik goed.
4 4 4 4
5 5 5 5
Aantrekkelijkheid 1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
5
Het was preLg dat fracJes per onderwerp van woordvoerder wisselden. Ik kon voldoende parJciperen in de vergaderingen. Ik kon de vergaderingen inhoudelijk makkelijk volgen. Het was prettig dat fracties per onderwerp van woordvoerder wisselden. Ik kon voldoende participeren in de vergaderingen. Ik kon de vergaderingen inhoudelijk makkelijk volgen.
3 4 5
3 5 5
Totaal ingevulde vragenlijsten: 5 (uitgezonden naar 8 burgers waarvan aanwezigheid bekend was) 9
Blijf scherp!
2. Duiding resultaten De stelling ‘Ik was tevreden met het vergadermodel’ werd door raadsleden, het College van B&W en de griffie beoordeeld met een 3.4. Hiermee waren de meeste respondenten neutraal tot positief ten opzichte van de oude vergaderstructuur: Vier respondenten beoordelen met een drie, drie met een vier en drie met een vijf. Drie respondenten gaven een twee en één respondent een één. Hieronder zullen de belangrijkste resultaten worden benoemd die voort zijn gekomen uit de analyse. Voor de volledige onderbouwing van de resultaten kunt u bijlage IV raadplegen. 1. Efficiëntie: genoeg tijd, niet altijd efficiënt ingevuld Wat betreft efficiëntie was er in de oude vergaderstructuur genoeg ruimte om agendapunten te bespreken. Uit de observaties bleek dat vergaderingen in de meeste gevallen binnen de gestelde tijd verliepen. Sommige respondenten waren hier niet even tevreden over, dit betreft met name de uitloop van de commissie Grond. Soms was er zelfs teveel tijd beschikbaar in de vergaderingen. Deze ruimte werd niet altijd efficiënt ingevuld. Respondenten gaven aan dat de hoeveelheid tijd ook stimuleerde om (te) lang of (te) gedetailleerd uit te wijden. Dit leidde soms tot uitloop of in zijn algemeenheid tot een minder efficiënte vergadering. Respondenten gaven aan dat dit efficiënter had gekund. Respondenten waren overwegend positief over de manier waarop de vergaderingen werden voorgezeten. Daarnaast ging er tijd verloren aan procedurele agendapunten. De zeswekelijkse cyclus zorgde voor een lange doorlooptijd van stukken. Daarbij werden nieuwe agendastukken vrijwel altijd automatisch geagendeerd omdat de raad de eigen agenda niet bepaalde. Hierdoor was er geen echte schifting van agendapunten. 2. Duidelijkheid: vergadermomenten waren bekend, de cyclus was onduidelijk Wanneer er vergaderd werd was in de oude vergaderstructuur volgens respondenten redelijk duidelijk. Hoewel de vergadermomenten erg verschilden (ma, di, wo en soms do) benoemden respondenten dat burgers uiteindelijk wel hun weg wisten te vinden. Volgens respondenten was het echter moeilijk om ‘even binnen te lopen’ als burger. In de oude vergaderstructuur was soms onduidelijk welke agendapunten in welke commissie behandeld moesten worden. Daarnaast was er ontevredenheid over de structuur van de agenda: Over de termijnagenda waren respondenten ontevreden. Ook over de lijst van vaste onderwerpen was geen consensus: Sommigen respondenten vonden dit prettig, terwijl anderen er het nut er niet van in zagen. De cyclus van zes weken was volgens respondenten erg onduidelijk: Het overzicht van de cyclus ontbrak vaak en leidde soms ook tot problemen zoals een zeer lange doorlooptijd van stukken. 3. Aantrekkelijkheid: vergaderingen waren overwegend aantrekkelijk Over de kwaliteit van de informatie-‐uitwisseling waren respondenten redelijk tevreden. Dit komt overeen met de observaties: Er was voldoende ruimte voor goede informatie-‐uitwisseling tijdens de vergaderingen. Zowel raadsleden, het College B&W, de griffie als burgers waren tevreden over de mate van participatie en inbreng van burgers in de vergaderingen. Eveneens vonden raadsleden dat er voldoende ruimte was voor een goede uitwisseling van informatie tijdens de vergaderingen. Wel was er onenigheid over de wisselingen van raadsleden tijdens de vergaderingen. Raadsleden benoemden dat het voor sommigen prettig was dat ze hun ‘eigen’ avond hadden. Hierdoor konden zij zich concentreren op een gehele avond. Andere respondenten gaven weer aan dat dit de vergaderingen juist erg statisch maakten.
10
Blijf scherp!
5. Resultaten nieuwe vergaderstructuur Het tweede deel van de evaluatie is gericht op de nieuwe vergaderstructuur (ook wel ‘de pilot’ genoemd). De resultaten bestaan uit twee delen: Het eerste deel betreft de kwantitatieve resultaten die zijn voortgekomen uit de vragenlijsten die naar raadsleden, het College van B&W, de griffie en burgers zijn verzonden. Het tweede deel betreft de duiding van de resultaten. Hierin nemen wij ook de resultaten uit het kwalitatieve deel van het onderzoek mee (interviews en observaties).
1. Kwantitatieve resultaten – raadsleden, het College van B&W en de griffie
Hieronder volgt een overzicht van het gemiddelde cijfer per stelling. Respondenten gaven op een schaal van 1 tot 5 aan in hoeverre ze het eens waren met de volgende stellingen. Hoe hoger het cijfer, hoe meer de respondent de stelling onderschrijft. Efficiëntie 1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
5
Er is in de nieuwe vergaderstructuur genoeg Jjd in de commissievergaderingen voor de agendapunten De doorloopJjd van stukken (van collega tot raad) is naar tevredenheid Er wordt geen Jjd verspild bij procedurele agendapunten Er wordt binnen de Jjd vergaderd Ik ben tevreden met de manier waarop de commissievergaderingen worden voorgezeten
Duidelijkheid 1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
5
Voor mij is duidelijk hoe de vergadercyclus er uit ziet De vergadermomenten zijn duidelijk De raad bepaalt acJef war op de agenda van de vergaderingen staat De volgorde van de agenda vind ik goed Het doel van de vergaderingen is mij duidelijk
Aantrekkelijkheid 1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
5
Insprekers komen tot hun recht in de vergaderingen Er is in vergaderingen een goede uitwisseling van informaJe over inhoudelijke agendapunten
Totaal ingevulde vragenlijsten: 16 (uitgezonden naar 17 raadsleden, 4 leden van het College van B&W en de griffier) 11
Blijf scherp!
NB: de vragenlijst voor raadseden, het College van B&W en de griffie is voor de nieuwe vergaderstructuur iets aangepast ten opzichte van de vragenlijst bij de oude vergaderstructuur omdat sommige vragen niet meer relevant waren (bijvoorbeeld de vraag: ‘Het was voor mij duidelijk in welke commissie agendapunten behandeld moesten worden’).
Kwantitatieve resultaten – burgers
Hieronder volgt een overzicht van het gemiddelde cijfer per stelling. Respondenten gaven op een schaal van 1 tot 5 aan in hoeverre ze het eens waren met de volgende stellingen. Hoe hoger het cijfer, hoe meer de respondent de stelling onderschrijft. Efficiëntie 1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
5
De vergadering verliep binnen de Jjd Er was genoeg Jjd voor de agendapunten Ik was tevreden met de manier waarop de vergadering werd voorgezeten
Duidelijkheid 1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
5
Voor mij was duidelijk wanneer er vergaderd werd Ik wist bij welke vergadering ik moest zijn Voor mij was het doel van de vergadering duidelijk De volgorde van de agenda vond ik goed
Aantrekkelijkheid
Het was preLg dat fracJes per onderwerp van woordvoerder wisselden Ik kon voldoende parJciperen in de vergadering Ik kon de vergadering inhoudelijk makkelijk volgen
Totaal ingevulde vragenlijsten: 10 (deze vragenlijst hebben wij in laten vullen door zo veel mogelijk burgers aanwezig op de publieke tribune die niet lid waren van een politieke partij)
12
Blijf scherp!
2. Duiding resultaten De stelling ‘Ik ben tevreden met het vergadermodel’ werd door raadsleden, het College van B&W en de griffie beoordeeld met een 4.1. Hiermee hebben respondenten zich redelijk positief opgesteld ten opzichte van de nieuwe vergaderstructuur: Twee respondenten beoordeelden met een drie, drie met een vier en acht met een vijf. Twee respondenten beoordeelden met een twee en één met een één. Hieronder zullen de belangrijkste resultaten worden benoemd die voort zijn gekomen uit de analyse. Voor de volledige onderbouwing van de resultaten kunt u tevens bijlage V raadplegen. 1. Efficiëntie: te weinig tijd, niet altijd efficiënt ingevuld Zowel uit de observaties als uit interviews en de vragenlijsten blijkt dat de raadsinformatiebijeenkomsten en de raadsvergaderingen prima binnen de tijd verlopen, maar dat dit bij de commissievergaderingen niet het geval is. Dit lijkt aan twee zaken te liggen: Een sterke druk op de commissievergaderingen door de samenvoeging en daarnaast de nog steeds aanwezige inefficiëntie (net als in de oude vergaderstructuur) van vergaderen. Dit manifesteert zich vooral in het stellen van veel technische vragen tijdens de vergadering, herhaling van standpunten maar ook een sterk detailniveau van behandeling. Het gevolg hiervan is dat er minder tijd is voor de behandeling van agendapunten. Sommige respondenten gaven aan dit jammer te vinden. Verder gaven respondenten aan dat de doorlooptijd van stukken in de nieuwe vergaderstructuur sterk verbeterd is door de kortere cyclus. 2. Duidelijkheid: vergadermomenten zeer bekend, d cyclus zeer duidelijk De duidelijkheid van de vergadermomenten in de nieuwe vergaderstructuur is volgens raadsleden, het College van B&W, griffie en burgers sterk verbeterd. Er lijkt meer duidelijkheid over wanneer er vergaderd wordt en daarmee ook meer toegankelijkheid voor burgers om naar vergaderingen te gaan. Dat laatste geldt vooral voor algemeen geïnteresseerden: Respondenten gaven aan dat burgers, die echt langs willen komen, hun weg toch wel weten te vinden naar de gemeenteraad. Respondenten gaven over het algemeen aan niet tevreden te zijn over het continueren van de vergadering op woensdag indien er uitloop is. Dit doet volgens hen afbreuk aan de duidelijkheid en herkenbaarheid die deze vergaderstructuur juist als voordeel heeft. Verder gaven respondenten aan dat er minder onduidelijkheid is over welk agendapunt waar besproken wordt doordat er nu één commissie is. Ook zijn respondenten meer tevreden over de volgorde van de agenda. Het gebruik van de regeling der werkzaamheden lijkt echter nog niet goed uit de verf te komen omdat raadsleden hier nog beperkt gebruik van maken. Tenslotte is de duidelijkheid rondom de cyclus sterk toegenomen: Door een duidelijkere structuur is deze meer inzichtelijk. 3. Aantrekkelijkheid: vergaderingen waren overwegend aantrekkelijk De tevredenheid over de informatie-‐uitwisseling is iets gedaald. Dit komt overeen met de observaties: Door de tijdsdruk is er minder tijd voor debat en informatie-‐uitwisseling. Over wisselingen van raadsleden tijdens de vergadering bestaan nog steeds dezelfde meningsverschillen als bij de oude vergaderstructuur. Wel is men tevreden over het feit dat iedereen aanwezig is op dinsdag. Dit geeft een sterker gevoel van eenheid. De mate van tevredenheid over insprekers is iets toegenomen. Daar staat tegenover dat burgers aangeven iets minder te kunnen participeren tijdens de vergaderingen. Sommige respondenten geven aan dat dit kan komen door de opstelling in het nieuwe gemeentehuis. Deze maakt de setting volgens hen meer formeel dan op de locaties in de oude vergaderstructuur. Verder zijn respondenten ontevreden over de akoestiek van de zaal, het gebruik van microfoons en in het verlengde daarvan: Het snel kunnen interrumperen. 13
Blijf scherp!
6. Conclusies & aanbevelingen 1. Conclusies Efficiëntie: toegenomen tijdsgebrek De nieuwe vergaderstructuur heeft in vergelijking met de oude vergaderstructuur gezorgd voor een toename in tijdsgebrek in de commissievergaderingen. Dit valt te verklaren door de toegenomen hoeveelheid agendapunten, maar ook door het inefficiënt vergaderen. Respondenten roepen bij dit laatste punt op tot een striktere vergaderdiscipline, strenger voorzitterschap en minder technische vragen in de vergadering. De raadsinformatiebijeenkomsten en de raadsvergaderingen verlopen prima binnen de tijd. Hierbij is het belangrijk te benoemen dat niet alle commissievergaderingen structureel uitlopen, maar dat dit vaker gebeurt dan in de oude situatie het geval was. In de nieuwe vergaderstructuur is verder een kortere doorlooptijd van stukken. Duidelijkheid: een sterke verbetering De mate van duidelijkheid van vergadermomenten was in de oude vergaderstructuur redelijk goed, maar is in de nieuwe vergaderstructuur nog beter. Vooral voor algemeen geïnteresseerden en voor de herkenbaarheid/toegankelijkheid van de vergaderingen is dit systeem veel duidelijker. Ook geeft het college aan dat dit voor de organisatie een stuk makkelijker werkt dan drie verschillende avonden. Een risico van afbreuk van deze herkenbaarheid ligt in het vergaderen op andere dagen (bijvoorbeeld een woensdag) omdat juist dan deze herkenbaarheid weer wordt losgelaten. De tevredenheid over de agenda is iets toegenomen, maar de regeling der werkzaamheden komt nog niet uit de verf. Verder is de duidelijkheid van de cyclus door de nieuwe structuur enorm toegenomen en is deze daardoor veel inzichtelijker. Aantrekkelijkheid: grotendeels gelijk gebleven Door de toegenomen tijdsdruk is de informatie-‐uitwisseling iets gedaald in de nieuwe vergaderstructuur. Insprekers hebben nog steeds voldoende ruimte om in te spreken, maar burgers kunnen net iets minder toegankelijk participeren (vooral door de opstelling waarin burgers ver weg zitten en niet direct kunnen meepraten). Hoewel sommigen aangeven dat de dinsdagavond nu permanent bezet is, geven veel respondenten als voordeel aan het prettig te vinden een gezamenlijke avond te hebben waarbij iedereen aanwezig is. Het wisselen van raadsleden per onderwerp wordt wisselend ervaren, maar hierover was in de oude vergaderstructuur eveneens geen consensus.
2. Aanbevelingen De nieuwe vergaderstructuur biedt een goed uitgangspunt voor Midden-‐Delfland. De cyclus is veel inzichtelijker, de doorlooptijd van stukken is daarmee korter en de duidelijkheid is enorm toegenomen. Met deze verbeteringen komt echter een centraal knelpunt: Tijdsdruk op de commissievergaderingen. Om negatieve gevolgen hiervan te voorkomen (uitloop, minder tijd voor agendapunten en informatie-‐uitwisseling) is het van belang om de structuur te verbeteren zodat dit
14
Blijf scherp!
probleem kleiner wordt of verdwijnt. Hieronder worden een aantal aanbevelingen gegeven om de vergaderstructuur verder te verbeteren. Efficiëntie: mogelijke varianten 1. Het gebruik van dwingende middelen overwegen. Om inefficiënt vergaderen te voorkomen kan er gebruik worden gemaakt van dwingende middelen. Denk aan afspraken over technische vragen, de vergaderdiscipline, strenger voorzitterschap maar ook aan meer formele middelen zoals spreektijden. 2. Verandering van de invulling van de dinsdagavond. Binnen de huidige vergaderstructuur valt er te denken aan (indien mogelijk) het samenvoegen van de raadsinformatiebijeenkomsten. Dit zou ruimte kunnen bieden om (bijvoorbeeld in de eerste week van de cyclus) een tweede commissievergadering in te stellen. In de tweede week zou deze dan kunnen worden voortgezet of worden vervangen door een raadsinformatiebijeenkomst indien onnodig (of geen vergadering). In de derde week zou vervolgens een raadsinformatiebijeenkomst volgen en in de vierde de raadsvergadering. 3. Overwegen van een extra dinsdag gebruik maken. Ter uitbreiding van de vergaderstructuur kan men een extra dinsdag inplannen voor de commissievergadering. Dit maakt de cyclus echter wederom langer en minder inzichtelijk. Duidelijkheid 1. Geen gebruik maken van een woensdag. Er wordt afgeraden om gebruik te maken van een woensdag indien de commissievergaderingen uitlopen. De reden hiervoor is dat dit juist de duidelijkheid en toegankelijkheid van de vergaderstructuur loslaat, waardoor deze minder waarde heeft. 2. Niet wisselen van voorzitter tijdens de vergadering. Er wordt afgeraden om te wisselen van voorzitter tijdens de vergadering. Niet alleen doet dit afbreuk aan de duidelijkheid van de vergadering, ook vermindert het de efficiëntie van de vergaderingen. 3. Agendapunten beter plannen. De raad bepaalt nog steeds niet geheel wat er wel en niet op de agenda komt te staan. Aangeraden wordt om meer aandacht te besteden aan de regeling der werkzaamheden of bijvoorbeeld door middel van een agendacommissie meer grip te krijgen over wat wel en niet in eerste instantie op de agenda komt. Daarnaast wordt aangeraden (werk)afspraken te maken tussen college en raad over het plannen van agendaonderwerpen. Hierbij kan ook aan praktische zaken gedacht worden zoals fatale beslistermijnen in raadsvoorstellen. Aantrekkelijkheid 1. Bevorder participatie van burgers. Er wordt aangeraden om de participatie van burgers, met name bij de raadsinformatiebijeenkomsten, te bevorderen. Op dit moment is de opstelling en de setting erg formeel. Te denken valt aan een alternatieve opstelling (bijv. beneden) of een flexibelere omgang met vergaderegels als het om vragen of inbreng van burgers gaat. 2. Overweeg afspraken over interrupties. Aangeraden wordt om door de beperking van microfoons bijvoorbeeld bij zaken als interrupties, hardop ‘interruptie’ te zeggen of hierover (andere) duidelijkere afspraken te maken met de voorzitters. Zo kan de dynamiek van interrupties behouden blijven.
15
Blijf scherp!
6. Bijlagen Dit hoofdstuk bevat bijlagen waar eerder naar verwezen is in dit document.
Bijlage I: Tijdspad 19-‐01-‐’13 28-‐01-‐’13 28-‐01-‐’13 28-‐01-‐’13 05-‐02-‐’13 12-‐02-‐’13 26-‐02-‐’13 26-‐02-‐’13 05-‐03-‐’13 12-‐03-‐’13 19-‐03-‐’13 26-‐03-‐’13 16-‐04-‐’13 07-‐05-‐’13 10-‐05-‐’13 13-‐05-‐’13 14-‐05-‐’13 15-‐05-‐’13 21-‐05-‐’13 28-‐05-‐’13 04-‐06-‐’13
– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –
Intake nulmeting verstuurd Start interviews nulmeting Interviews: B&W, Griffie Raadsvergadering Raadsinformatiebijeenkomst Commissievergadering Raadsvergadering Einde interviews nulmeting Raadsinformatiebijeenkomst Commissievergadering Raadsinformatiebijeenkomst Raadsvergadering Tussentijdse rapportage voortgang Raadsinformatiebijeenkomst Start interviews nieuwe vergadersysteem Intake nieuwe vergaderstructuur verstuurd Commissievergadering Webcast commissievergadering Raadsinformatiebijeenkomst Raadsvergadering Oplevering eindrapportage
16
Blijf scherp!
Bijlage II: Onderzoeksaanpak Vergelijkende evaluatie
Er is in deze evaluatie gekozen voor een vergelijkende evaluatie. Dit houdt in: Zowel de oude vergaderstructuur als de nieuwe vergaderstructuur zijn geëvalueerd en deze zijn met elkaar vergeleken. De reden hiervoor is dat een evaluatie van een op zichzelf staande vergaderstructuur waardevol is, maar minder waarde heeft dan een vergelijkende evaluatie. Enkel een evaluatie van de nieuwe vergaderstructuur zegt namelijk iets over die vergaderstructuur, maar minder hoe dit zich relatief verhoudt tot de eerdere manier van vergaderen. Ter illustratie: Eén van de conclusies in een dergelijke evaluatie zouden kunnen zijn dat in de nieuwe vergaderstructuur de vergaderingen soms uitlopen. Dat zegt echter minder als dit in de oude vergaderstructuur ook al het geval was. Om een eerlijke vergelijking te maken is daarom gekozen om de twee modellen te evalueren en te vergelijken. Debat.NL heeft gekozen voor de volgende stapsgewijze aanpak van de evaluatie.
1. Verkennend gesprek
Met de griffie is een verkennend gesprek gevoerd om het verloop en de doelen van deze evaluatie vast te stellen. Eveneens is met Debat.NL gedeeld welke veranderingen er zijn gemaakt in de vergaderstructuur. Verder zijn er afspraken gemaakt over het proces van de evaluatie.
2. Operationaliseren criteria
De criteria, die door de raad voor de evaluatie zijn benoemd, zijn in samenspraak met de griffie geoperationaliseerd. De reden hiervoor is dat de criteria meetbaar gemaakt moesten worden om te kunnen toetsen wat voor invloed er op de criteria is geweest. Dit heeft geleid tot de eerder genoemde indicatoren (zie hoofdstuk ‘Context’, p. 6). Deze indicatoren zijn de uitgangspunten geweest van het onderzoek. Tijdens het onderzoek zijn er enkele zaken naar voren gekomen die buiten deze parameters vallen. Deze zijn opgenomen en te vinden in de analyse, resultaten en conclusies. Dit bevatte onder meer praktische opmerkingen over onder meer interrupties, microfoons en akoestiek.
3. Dataverzameling nulmeting & nieuwe vergaderstructuur
Voor de dataverzameling bij de nulmeting en de nieuwe vergaderstructuur zijn twee onderzoeksmethoden gebruikt. Kwantitatieve data Er zijn vragenlijsten verstuurd naar burgers, raadsleden, het College van B&W en de griffie. In bijlage III vindt u de verzonden vragenlijsten. Raadsleden, het College van B&W en de griffie hebben de vragenlijst per e-‐mail ontvangen. Voor de burgers is bij de nulmeting gebruik gemaakt van een lijst van de griffie van alle burgers die het afgelopen jaar (2012) hebben ingesproken (of een vergadering hebben bijgewoond) bij de gemeente Midden-‐Delfland. Deze burgers hebben van Debat.NL een brief thuis gekregen met het vriendelijke verzoek om de bijgevoegde vragenlijst in te vullen en terug te sturen via een antwoordenvelop. Ook konden burgers de vragenlijst digitaal invullen als zij hier de voorkeur aangaven. Bij de nieuwe vergaderstructuur zijn burgers op de publieke tribune bij vergaderingen gevraagd om een schriftelijke of digitale vragenlijst in te vullen. 17
Blijf scherp!
Kwalitatieve data Aanvullend op de kwantitatieve data zijn kwalitatieve data vergaard. Dit is op twee manieren gebeurd: 1) interviews en 2) observaties. De observaties komen voort uit vergaderingen die Debat.NL tijdens de pilot heeft geobserveerd en eerdere vergaderingen die Debat.NL in 2012 heeft geobserveerd in de gemeente Midden-‐Delfland ter observatie van de voorzitters van de raad. Deze observaties waren ter ondersteuning en ontwikkeling van de voorzitters van de raad en zijn tevens gebruikt om de raad als geheel te observeren. Dit middel is ter ondersteuning ingezet om het beeld van de interviews en vragenlijsten te toetsen. De interviews zijn gehouden met een afgevaardigde van iedere raadsfractie. Elke fractie mocht zelf bepalen wie er namens de fractie met Debat.NL zou spreken. In deze interviews lag de nadruk op twee aspecten. Enerzijds de respondenten bevragen over geschilpunten die door middel van de vragenlijsten aan het licht gekomen waren en anderzijds het bevragen van respondenten over ervaringen en opmerkingen die zij graag wilden noemen over de oude dan wel nieuwe vergaderstructuur.
18
Blijf scherp!
Bijlage III: Vragenlijsten Vragenlijst naar burgers – oud vergaderstructuur Stellingen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Voor mij was duidelijk wanneer er vergaderd werd. Ik wist bij welke vergadering ik moest zijn. Voor mij was het doel van de vergadering duidelijk. De volgorde van de agenda vond ik goed. De vergaderingen verliepen binnen de tijd. Er was genoeg tijd in de commissievergaderingen voor de agendapunten. Het was prettig dat fracties per onderwerp van woordvoerder wisselden. Ik kon voldoende participeren in de vergaderingen. Ik kon de vergaderingen inhoudelijk makkelijk volgen. Ik was tevreden met de manier waarop de commissievergaderingen werden voorgezeten.
Open vragen • Kunt u kort beschrijven of u overige positieve of negatieve ervaringen had met de manier van vergaderen in de gemeente? • Als een antwoord wilt toelichten, extra informatie wilt geven of een vraag heeft gemist, dan is daar hier ruimte voor. Voelt zich vrij om opmerkingen in dit vak te plaatsen! Vragenlijst naar burgers – nieuwe vergaderstructuur Stellingen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Voor mij was duidelijk wanneer er vergaderd werd. Ik wist bij welke vergadering ik moest zijn. Voor mij was het doel van de vergadering duidelijk. De volgorde van de agenda vond ik goed. De vergaderingen verliepen binnen de tijd. Er was genoeg tijd in de commissievergaderingen voor de agendapunten. Het was prettig dat fracties per onderwerp van woordvoerder wisselden. Ik kon voldoende participeren in de vergaderingen. Ik kon de vergaderingen inhoudelijk makkelijk volgen. Ik was tevreden met de manier waarop de commissievergaderingen werden voorgezeten.
Open vragen • Kunt u kort beschrijven of u overige positieve of negatieve ervaringen had met de manier van vergaderen in de gemeente? • Als een antwoord wilt toelichten, extra informatie wilt geven of een vraag heeft gemist, dan is daar hier ruimte voor. Voelt zich vrij om opmerkingen in dit vak te plaatsen!
19
Blijf scherp!
Vragenlijst naar raadsleden, het College van B&W e d griffie – oud vergaderstructuur Stellingen 1. Er was in het vergadermodel genoeg tijd in de commissievergaderingen voor de agendapunten. 2. De doorlooptijd van de stukken (van college tot raad) was naar tevredenheid. 3. Voor mij was het duidelijk hoe de vergadercyclus er uit zag. 4. Insprekers kwamen tot hun recht in de vergaderingen. 5. De vergadercyclus van zes weken was duidelijk. 6. Het was mij duidelijk in welke commissie agendapunten behandeld moesten worden. 7. De raad bepaalde actief wat er op de agenda van de vergaderingen staat. 8. Er werd geen tijd verspild bij procedurele agendapunten. 9. Er was in vergaderingen een goede uitwisseling van informatie over inhoudelijke agendapunten. 10. De volgorde van de agenda vond ik goed. 11. Het doel van de vergaderingen was mij duidelijk. 12. Er werd binnen de tijd vergaderd. 13. Ik was tevreden met de manier waarop de commissievergaderingen worden voorgezeten. 14. Ik was tevreden met het vergadermodel. Open vragen • Kunt u kort beschrijven welke overige punten u als positief ervoer in het vergadermodel? • Kunt u kort beschrijven welke overige punten als negatief ervoer in het vergadermodel? • Als een antwoord wilt toelichten, extra informatie wilt geven of een vraag heeft gemist, dan is daar hier ruimte voor. Voelt zich vrij om opmerkingen in dit vak te plaatsen! Vragenlijst naar raadsleden, het College van B&W e d griffie – nieuwe vergaderstructuur Stellingen 1. Er is in de nieuwe vergaderstructuur genoeg tijd in de commissievergaderingen voor de agendapunten. 2. De doorlooptijd van de stukken (van college tot raad) is naar tevredenheid. 3. Voor mij is duidelijk hoe de vergadercyclus er uit ziet. 4. Insprekers komen tot hun recht in de vergaderingen. 5. De vergadermomenten zijn duidelijk. 6. De raad bepaalt actief wat er op de agenda van de vergaderingen staat. 7. Er wordt geen tijd verspild bij procedurele agendapunten. 8. Er is in vergaderingen een goede uitwisseling van informatie over inhoudelijke agendapunten. 9. De volgorde van de agenda vind ik goed. 10. Het doel van de vergaderingen is voor mij duidelijk. 11. Er wordt binnen de tijd vergaderd. 12. Ik ben tevreden met de manier waarop de commissievergaderingen worden voorgezeten. 13. Ik ben tevreden met de vergaderstructuur.
20
Blijf scherp!
Open vragen • Kunt u kort beschrijven welke overige punten u als positief ervaart in de vergaderstructuur? • Kunt u kort beschrijven welke overige punten u als negatief ervaart in de vergaderstructuur? • Als een antwoord wilt toelichten, extra informatie wilt geven of een vraag heeft gemist, dan is daar hier ruimte voor. Voelt zich vrij om opmerkingen in dit vak te plaatsen!
21
Blijf scherp!
Bijlage IV: Kwalitatieve analyse oude vergaderstructuur Aan de hand van de kwantitatieve en kwalitatieve data worden hier de resultaten per criterium besproken en geanalyseerd.
Efficiëntie Binnen d toegewezen tijd vergaderen • Vergaderingen starten e eindigen o d vooraf aangegeven tijden De stelling ‘Er werd binnen de tijd vergaderd’ werd door raadsleden, het College van B&W en de griffie gemiddeld met een 2.9 uit 5.0 beoordeeld. Uit de observaties van de vergaderingen bleek dat vergaderingen redelijk binnen de tijd verliepen, maar dat de efficiëntie van vergaderen soms te wensen overliet. Verschillende respondenten gaven aan dat er juist teveel tijd was voor vergaderingen. “Men had soms ook het gevoel van 'we gaan niet na een uur al naar huis', meer ruimte om details te vragen.” Dit beeld werd breder gedragen: “Als je 3 uur hebt dan kun je er ook 3 uur voor nemen.” Dit kon soms leiden tot “Detailvragen, zaken die vorige keer ook al zijn behandeld.” Op sommige momenten leidde dit tot niet binnen de tijd vergaderen omdat tijdens de vergadering een vertraging werd opgelopen. Ook waren er respondenten die benoemden dat de hoeveelheid tijd ook de mogelijkheid gaf om “In alle rust [te] beraadslagen”. Verschillende respondenten nuanceren dit beeld door te benoemen dat uitloop soms ook “Lag aan de commissie”. Dat een bepaalde commissie vaker en langer uitliep dan andere commissies strookt met de observaties en zou ook kunnen verklaren waarom de stelling door raadsleden wat laag beoordeeld is. Een respondent benoemde: “Commissie grond had erg veel onderwerpen, en liep daardoor wellicht uit.” Enkele raadsleden geven echter aan dat uitloop “Onder strakkere vergadercultuur niet had gehoeven.” De stelling ‘Ik was tevreden met de manier waarop de commissievergaderingen werden voorgezeten’ werd met een 3.4 beoordeeld. Uit de observaties bleek dat vergaderingen vaak goed werden voorgezeten, maar dat er soms strenger kon worden voorgezeten. Een ander punt waar zo nu en dan tijd op verloren werd, waren procedurele punten. De stelling ‘Er werd geen tijd verspild bij procedurele agendapunten’ werd beoordeeld met een 2.9 uit 5.0. In zijn algemeenheid kan worden geconcludeerd dat er in de oude vergaderstructuur redelijk binnen de tijd werd vergaderd. Er werd echter niet altijd efficiënt vergaderd. Dit lag aan teveel uitweiden, herhaling of een sterk detailniveau tijdens de vergadering, mogelijk ook door het overschot aan hoeveelheid tijd. Tijd voor bespreking agendapunten • Er is voldoende tijd om agendapunten te bespreken • Men voelt dat er genoeg tijd is om agendapunten te bespreken De stelling ‘Er was in het vergadermodel genoeg tijd in de commissievergaderingen voor de agendapunten’ werd door raadsleden, B&W en de griffie beoordeeld met een 3.9 uit 5.0. Dit betekent dat de respondenten het over het algemeen eens zijn met de uitspraak dat er in de vergadering genoeg tijd was om inhoudelijk met elkaar in discussie te gaan over de agendapunten. 22
Blijf scherp!
Dit beeld komt overeen met de observaties: In zijn algemeenheid was er voldoende tijd om agendapunten goed te kunnen bespreken. Op sommige momenten was er zelfs een overschot aan tijd. Daar waar vergaderingen uitliepen, nam de tijd voor agendapunten noodzakelijkerwijs af, waardoor de score redelijk goed is, maar niet optimaal. Concluderend was er genoeg tijd en eveneens het gevoel dat er genoeg tijd was, soms zelfs teveel per vergadering. Snelheid behandelen nieuwe agendastukken • Nieuwe agendastukken worden in ee goed tempo behandeld • De doorlooptijd van stukken is naar wens Nieuwe agendastukken (bijvoorbeeld naar aanleiding van bepaalde brieven) werden in de nulmeting veelal automatisch besproken. “Vroeger werden ze dus op de lijst gezet en werd een beetje aan de griffier overgelaten of het wel of niet besproken moest worden. 80% werd op de agenda gezet.” Dit was volgens respondenten niet altijd wenselijk: Vrijwel alles werd automatisch geagendeerd en er was dus een beperkte schifting. De stelling ‘De doorlooptijd van stukken (van college tot raad) was naar tevredenheid’ werd beoordeeld met een 2.8 uit 5.0. Deze stelling is breed en omvat enkele aspecten. Respondenten gaven aan: “de stroom van stukken vanuit het college was niet continue.” Dit betekent dat er soms erg veel stukken vanuit het college naar de raad gingen, terwijl er op andere momenten weer weinig stukken waren. Dit leidde soms tot moeilijk vorm te geven commissievergaderingen: “Er waren soms ook commissievergaderingen die afgezegd waren omdat er te weinig stukken waren en soms waren er zo veel dat het niet lukte.” De doorlooptijd was tijdens de nulmeting volgens sommige respondenten in het “Meest gunstigste geval: 8 weken.” Dit lag grotendeels aan de manier waarop de vergaderstructuur was vormgegeven (de zeswekelijkse cyclus). In de oude vergaderstructuur was de doorlooptijd van stukken dus niet optimaal, vooral door de manier waarop de cyclus was vormgegeven. Concluderend was de behandeling van agendastukken niet altijd naar wens, was de doorlooptijd van stukken soms een probleem en was de cyclus onduidelijk en erg lang.
Duidelijkheid Duidelijk op welke momenten er vergaderd wordt • De momenten waarop vergaderd wordt zijn duidelijk • De bereikbaarheid van de raad/politiek is helder Over de mate van duidelijkheid van de vergadermomenten benoemden de meeste respondenten dat het redelijk duidelijk was wanneer er vergaderd werd. Zo werden vergadermomenten “Altijd gecommuniceerd in onze krant en op onze website.” Respondenten vonden dat burgers over het algemeen wisten waar ze moesten zijn. “Bijna iedereen komt voor eigenbelang. Dan weten ze wel waar ze moeten zijn.” Hoewel de vergadermomenten erg verschilden (ma, di, wo en soms do) benoemden respondenten dat het “Oude systeem ook aan burgers uit te leggen was.” Sommige respondenten nuanceren dit beeld echter. “Men vond het niet makkelijk om zomaar binnen te lopen.” Een enkele respondent vond het model duidelijker dan de nieuwe pilot: “Iemand die geïnteresseerd was in iets kon naar een specifieke avond komen.” Burgers zelf zijn het eens met de stelling dat zij wisten waar ze moesten zijn. De stelling ‘Voor mij was het duidelijk wanneer er vergaderd werd’ en ‘Ik wist bij welke vergadering ik moest zijn’ werden beoordeeld met een 4.8 uit 5.0 beoordeeld en door alle respondenten hoog beoordeeld. Concluderend waren de
23
Blijf scherp!
vergadermomenten redelijk helder, maar was de algemene bereikbaarheid van de raad/politiek niet altijd toegankelijk voor onwetende burgers. Duidelijkheid over de doelstelling van de vergadering • Doelstellingen van de vergaderingen zijn helder • De structuur en inhoud van de agenda is naar wens De stelling ‘Het doel van de vergaderingen was mij duidelijk’ werd door raadsleden, het College van B&W, de griffie zowel als door burgers beoordeeld met een 3.8. Hiermee was voor mensen het doel van de vergaderingen over het algemeen duidelijk. Ook alle burgers deelden deze mening (4.8). De stelling ‘Het was voor mij duidelijk in welke commissie agendapunten behandeld moesten worden’ werd door raadsleden, het College van B&W en de griffie met een 3.8 beoordeeld. Sommige respondenten gaven aan dat hier zo nu en dan onduidelijkheid over was of dat onderwerpen elkaar overlapten. Een bijkomend probleem was dat niet altijd de gewenste wethouders aanwezig waren als een onderwerp meerdere wethouders betrof, waardoor beraadslaging vertraging op kon lopen. Concluderend waren de doelstellingen van de vergaderingen redelijk duidelijk, maar maakte de splitsing van de commissies de duidelijkheid van bespreking soms moeilijk. De volgorde van de agenda werd beoordeeld met een 3.6, waarmee respondenten overwegend tevreden waren met de volgorde van de agenda. Er was op de agenda een “Lijst vaste onderwerpen en vaste vragen.” Sommige respondenten zagen dit als negatief: “Elke maand werd opnieuw dezelfde vraag gesteld als er een antwoord kwam.” Andere respondenten zijn het hier niet mee eens: “je had meer ruimte om ter plekke wat met de lijst van vaste onderwerpen te doen, dat kan nu niet meer.” Daarnaast was er een termijnagenda. Er is veelal consensus over dat de termijn agenda “nutteloos” was of in elk geval “niet nuttig gebruikt” werd. Hierdoor kwamen “veel dingen niet op de termijnagenda” met als gevolg dat het dus ook nooit een volledig beeld gaf. Concluderend waren respondenten ontevreden over een aantal aspecten van de agenda, waardoor de score niet optimaal is. Duidelijkheid over de cyclus van vergaderen • De vier-‐ e zeswekelijkse cycli zijn helder Over de duidelijkheid van de cyclus van de vergaderingen waren respondenten verdeeld. “Er was ooit een cyclus van vier. De zeswekelijkse cyclus was geen peil op te trekken.” Over de vergadermomenten, maar ook over het verloop van de cyclus was onduidelijkheid: “Via het rooster kon je dat wel achterhalen, maar was veel onduidelijker en onoverzichtelijker.” De stelling ‘De vergadercyclus van zes weken was duidelijk’ werd met een 3.4 beoordeeld. Sommigen respondenten hadden minder moeite met de duidelijkheid van de cyclus dan anderen. Dit kan ook verklaard worden doordat raadsleden zelf erg goed zicht kunnen hebben op de cyclus omdat zij hier midden in zitten. Concluderend was de cyclus niet inzichtelijk en voor sommigen erg onduidelijk.
Aantrekkelijkheid De informatie-‐uitwisseling in vergaderingen is naar wens • Raadsleden hebben het gevoel dat er voldoende ruimte is om van gedachten te wisselen Raadsleden, het College van B&W en de griffie beoordeelden de stelling ‘Er was in vergaderingen een goede uitwisseling aan informatie over inhoudelijke agendapunten’ met een 3.4 beoordeeld. 24
Blijf scherp!
Hiermee waren respondenten redelijk tevreden over de informatie-‐uitwisseling tijdens de vergadering. Dit beeld strookt grotendeels met de observaties. Er was voldoende ruimte voor goede informatie-‐uitwisseling tijdens de vergaderingen. Wisselingen tussen raadsleden tijdens de vergadering • Wisselingen tussen agendapunten is prettig De stelling ‘Het was prettig dat fracties per onderwerp van woordvoerder wisselden’ beoordeelden burgers met een 3.0. Uit de observaties kwam voort dat de wisselingen echter behoorlijk meevielen (door de scheiding waren er vaak een of twee vaste woordvoerders). De wisselingen werden in de observaties niet echt als storend ervaren. Raadsleden benoemden dat het voor sommigen prettig was dat ze hun ‘eigen’ avond hadden: “je had de hele avond onderwerpen waar je in thuis was.” Andere respondenten gaven weer aan dat dit de vergaderingen juist erg statisch maakten. Al met al was hier niet echt consensus over. In algemene zin kan worden gesteld dat wisselingen in elk geval niet zeer storend waren, maar dat sommige respondenten wisselingen juist niet prettig vonden. Insprekers komen tot hun recht • Insprekers hebben voldoende ruimte in de vergaderingen • Insprekers hebben het gevoel voldoende ruimte te hebben in de vergaderingen Raadsleden, het College van B&W en de griffie beoordeelden de stelling ‘Insprekers kwamen tot hun recht tijdens de vergaderingen’ met een 3.9. Hiermee is gesteld dat insprekers voldoende de mogelijkheid kregen in vergaderingen. Dit strookt grotendeels met de observaties: Insprekers die aanwezig waren, kregen voldoende de mogelijkheid om hun inbreng te benoemen. Goede interactie met burgers tijdens vergadering • Er is ruimte voor interactie met burgers tijdens vergaderingen • Burgers hebbe het gevoel te kunnen participeren in d vergaderingen Burgers beoordeelden de stelling ‘Ik kon voldoende participeren in de vergaderingen’ met een 4.4. Hiermee waren burgers tevreden over de mate waarin zij zelf konden interacteren tijdens de vergaderingen. Ook dit strookte grotendeels met de observaties: Wanneer burgers wilden participeren tijdens de vergaderingen (bijvoorbeeld door in te spreken), was hiervoor de mogelijkheid. Door de informele setting was het makkelijk voor burgers om te participeren wanneer zij dat wilden.
25
Blijf scherp!
Bijlage V: Kwalitatieve analyse nieuwe vergaderstructuur Aan de hand van de kwantitatieve en kwalitatieve data worden hier de resultaten per criterium besproken en geanalyseerd.
Efficiëntie Binnen d toegewezen tijd vergaderen • Vergaderingen starten en eindigen op de vooraf aangegeven tijden De stelling ‘Er wordt binnen de tijd vergaderd’ werd door raadsleden, het College van B&W en de griffie beoordeeld met een 2.6. Respondenten gaven hiermee aan dit een probleem is in de nieuwe vergaderstructuur. Uit de observaties is gebleken dat hoewel de raadsinformatiebijeenkomsten en de raadsvergaderingen over het algemeen binnen de tijd verlopen, de commissievergadering geregeld niet binnen de tijd verloopt. Op een aantal momenten heeft dit geleid tot schorsing van de vergadering, die vervolgens op een later moment (bijvoorbeeld op de woensdag erna) werd voortgezet. Dit komt volgens respondenten hoofdzakelijk “doordat er een grote druk staat op de vergadering.” Deze druk komt vooral voort uit de samenvoeging van de drie commissies tot één commissie (drie vergaderingen moeten n in één vergadering). Volgens respondenten komt het niet binnen de tijd vergaderen ook door minder efficiënt vergaderen: “(…) er worden veel te veel technische vragen gesteld. Daar maakt iedereen zich schuldig aan.” Ook zijn wethouders veel aan het woord, soms onvermijdbaar: “Als je een enorme batterij aan vragen krijgt, kun je moeilijk efficiënt vergaderen.” Verschillende respondenten roepen op tot meer discipline. “Stukje discipline is belangrijk. Voorzitters moeten scherper zijn en meer op de tijd letten.” Herhaling en detailniveau wordt door respondenten aangewezen als de oorzaak van deze inefficiëntie. De stelling ‘Ik ben tevreden met de manier waarop commissievergaderingen worden voorgezeten’ werd met een 3.6 beoordeeld. Verschillende respondenten gaven aan dat ze liever hebben dat één voorzitter de commissievergadering voorzit in plaats van verschillende voorzitters: “je komt ook meer in zo’n vergadering”. Ook blijven procedurele punten een pijnpunt: de stelling ‘Er wordt geen tijd verspild bij procedurele agendapunten’ werd met een 2.8 beoordeeld. Concluderend: Deze combinatie heeft een situatie veroorzaakt waarin de commissievergaderingen geregeld uitlopen. Enerzijds ligt de druk noodzakelijkerwijs hoger door het hogere aantal agendapunten die behandeld dienen te worden in de vergadering. Anderzijds is er in de nieuwe vergaderstructuur nog steeds sprake van (net als in de oude vergaderstructuur) een bepaalde mate van inefficiëntie tijdens het vergaderen. Tijd voor bespreking agendapunten • Er is voldoende tijd om agendapunten te bespreken • Men voelt dat er genoeg tijd is om agendapunten te bespreken De stelling ‘Er is in de nieuwe vergaderstructuur genoeg tijd in de commissievergaderingen voor de agendapunten’ werd met een 3.2 beoordeeld. Deze score is lager dan in de oude vergaderstructuur (3.9). Dit lijkt een logisch gevolg van de druk die beschreven is in het vorige punt. Wanneer vergaderingen niet meer binnen de tijd verlopen, gaat dit noodzakelijkerwijs ten koste van de tijd die 26
Blijf scherp!
er is voor de bespreking van agendapunten. De “Diepgang van de besprekingen kan er soms onder leiden.” Bij sommige respondenten leidde dit tot frustratie over de vergaderingen: “Je komt niet meer tot de kern, ik heb er geen lol meer in.” Verschillende respondenten benoemen hierbij wederom vergaderdiscipline: “Er moet geïnvesteerd worden in hoe er vergaderd wordt, zolang je dat niet doet blijven de vergaderingen niet goed.” Niet alle respondenten delen echter het beeld dat er te weinig tijd is: “De inhoudelijke bespreking van agendapunten is nog steeds goed.” Snelheid behandelen nieuwe agendastukken • Nieuwe agendastukken worden in een goed tempo behandeld • De doorlooptijd van stukken is naar wens Respondenten geven aan dat het overzicht van nieuwe agendastukken in de nieuwe vergaderstructuur beter is. De “Doorstroom van stukken is nu een stuk beter. Regeling der werkzaamheden is nu een stuk completer, dus er ‘zweven’ veel minder stukken die er nog bij komen.” De stelling ‘De doorlooptijd van stukken (van college tot raad) is naar tevredenheid’ werd met een 3.4 beoordeeld. Dit ligt wat hoger dan in de oude vergaderstructuur (2.8). Dit komt overeen met wat respondenten aangaven over de cyclus van vergaderen: “de doorlooptijd in een vierwekelijkse cyclus gaat een stuk sneller da in de zeswekelijkse cyclus.”
Duidelijkheid Duidelijk op welke momenten er vergaderd wordt • De momenten waarop vergaderd wordt zijn duidelijk • De bereikbaarheid van de raad/politiek is helder De stelling ‘De vergadermomenten zijn duidelijk’ werd door raadsleden, het College van B&W en de griffie beoordeeld met een 4.3. “Helder voor burgers: dinsdag is er alles.” Daarmee waren respondenten erg positief over de duidelijkheid die de nieuwe vergaderstructuur heeft gebracht. “Een avond in de week is een pluspunt: herkenbaarheid, duidelijkheid. Zowel voor burgers maar ook voor de organisatie.” Het college gaf aan dat het makkelijk werkt om alles op een dag te kunnen plannen. Ook gaven verschillende respondenten aan dat ze het als prettig ervaren om elkaar elke dinsdag te zien, in plaats van een splitsing tussen commissies. Ook burgers delen deze duidelijkheid. De stelling ‘Ik wist bij welke vergadering ik moest zijn’ werd door hen met een 4.2 beoordeeld. Of dit heeft geleid tot een grotere hoeveelheid burgers is niet duidelijk (ook omdat sommigen de vergaderingen nu mogelijk digitaal volgen). Daarnaast gaf een respondent aan: “Burgers die komen die zitten er vooral omdat ze in een onderwerp geïnteresseerd zijn, niet zozeer omdat ze toevallig eens een debat willen volgen.” Door het tijdsgebrek zijn commissievergaderingen soms op dag erna (woensdag) voortgezet. Verschillende respondenten reageerden hier negatief op: “(…) daar wordt nu al van afgeweken.” Het “Doet afbreuk aan het concept. Liever 18:00 beginnen met broodjes dan dat je dat systeem loslaat.” Enkele respondenten gaven aan het vervelend te vinden dat er nu geen week meer is zonder raadsactiviteit en dat zij altijd de dinsdagavond kwijt zijn. Duidelijkheid over de doelstelling van de vergadering • Doelstellingen van de vergaderingen zijn helder 27
Blijf scherp!
•
De structuur en inhoud van de agenda is naar wens
De stelling ‘Het doel van de vergaderingen is voor mij duidelijk’ werd door raadsleden, het College van B&W en de griffie beoordeeld met een 4.8. Hierbij is de score wat hoger dan in de oude vergaderstructuur (3.8). Dit kan mogelijk verklaard worden doordat er nu geen aparte ‘thema’ commissies zijn, maar simpelweg een voorbereidende commissievergadering. Doordat er geen onduidelijkheid meer kan bestaan over welk onderwerp in welke commissie behandeld wordt, kan hierdoor de duidelijkheid groter zijn geworden. De stelling ‘De volgorde van de agenda vindt ik goed’ werd door raadsleden, het College van B&W en de griffie beoordeeld met een 4.1. Hiermee was dit iets hoger dan in de oude vergaderstructuur (3.6). Dit verschil kan verklaard worden door het verdwijnen van de termijnagenda en de introductie van de regeling der werkzaamheden. Respondenten benoemden over dit laatste dat dit echter nog niet altijd uit de verf komt. “De bedoeling was dat de raad de agenda van de commissie daarmee ging bepalen. Stukken die later binnenkomen dan de concept agenda komen per definitie op de agenda van de commissie. Dus je vervalt nu in het oude systeem.” Dit was ook terug te zien in de stelling ‘De raad bepaalt actief wat er op de agenda van de vergaderingen staat’. Deze werd beoordeeld met een 2.5. Duidelijkheid over de cyclus van vergaderen • De vier-‐ e zeswekelijkse cycli zijn helder De stelling ‘Voor mij is duidelijk hoe de vergadercyclus er uit ziet’ werd door raadsleden, het College van B&W en de griffie beoordeeld met een 4.8. Dit is een sterke stijging ten opzichte van de oude vergaderstructuur (3.4). De duidelijkheid en inzichtelijkheid van de vergadercyclus is daarmee sterk toegenomen in de nieuwe structuur. Respondenten gaven aan dit als prettig te ervaren.
Aantrekkelijkheid De informatie-‐uitwisseling in vergaderingen is naar wens • Raadsleden hebben het gevoel dat er voldoende ruimte is om van gedachten te wisselen De stelling ‘Er is in vergaderingen een goede uitwisseling van informatie over inhoudelijke agendapunten’ werd door raadsleden, het College van B&W en de griffie met een 3.3 beoordeeld. Dit lijkt een logisch gevolg te zijn van de eerder beschreven tijdsdruk. Sommige respondenten betreuren dit. “Debat is minder geworden doordat er een grote druk staat op de vergadering. Dus je kunt ook een stuk minder reageren op ander.” Dit komt overeen met de observaties: Doordat er minder tijd beschikbaar is, staat de informatie-‐uitwisseling (maar ook het debat) onder druk. Wisselingen tussen raadsleden tijdens de vergadering • Wisselingen tussen agendapunten is prettig Burgers beoordeelden de stelling ‘Het is prettig dat fracties per onderwerp van woordvoerder wisselden’ met een 3.8. Dezelfde onenigheid die bij de oude vergaderstructuur over dit punt bestond, bestaat nu nog steeds. Sommige raadsleden prefereren een hele avond hun ‘eigen’ onderwerpen, terwijl anderen de dynamiek van deze gecombineerde vergadering juist waarderen. “Mijn eigen fractie is veel eenduidiger gaan opereren. Iedereen is er, er ontbreekt zelden iemand. Ik
28
Blijf scherp!
zie ook veel meer burgers nu in die zaal zitten dan vroeger.” Dit beeld werd breder gedeeld: “Je hebt n niet meer: dit is in de andere commissie gebeurd.” Insprekers komen tot hun recht • Insprekers hebben voldoende ruimte in de vergaderingen • Insprekers hebben het gevoel voldoende ruimte te hebben in de vergaderingen De stelling ‘Insprekers komen tot hun recht in de vergaderingen’ werd door raadsleden, het College van B&W en de griffie beoordeeld met een 4.8. Dit beeld komt overeen met de observaties: Het inspreken verloopt op een goede manier. Burgers maken hier gebruik van en worden op constructieve wijze betrokken bij de discussie. Goede interactie met burgers tijdens vergadering • Er is ruimte voor interactie met burgers tijdens vergaderingen • Burgers hebbe het gevoel te kunnen participeren in d vergaderingen De stelling ‘Ik kon voldoende participeren in de vergadering’ werd door burgers beoordeeld met een 3.5. Dit lijkt een daling ten opzichte van de oude vergaderstructuur (4.4). Dit kan mogelijk verklaard worden doordat er bij de raadsinformatiebijeenkomst een formelere wijze van vergaderen wordt gehanteerd. “Burgers zitten ver weg van de raad op de publieke tribune. Zij mogen ook vragen stellen, maar de afstand bemoeilijkt dit. In de oude opstelling in de Hoornbloem was er een open sfeer en werd door de voorzitter met een microfoon door de zaal gelopen. Dit moet weer terug komen!”
29
Blijf scherp!
