Evaluatie van de samenwerking van de gemeenten Bedum, De Marne en Winsum “TERUGKIJKEN EN VOORUITZIEN” Samenvatting De BMW-gemeenten willen, met behoud van hun zelfstandigheid, door samen te werken efficiencywinst, vermindering van kwetsbaarheid, verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening, het versterken van de bestuurlijke positie van de gemeenten of het versterken van de positie van de gemeenten als werkgever bereiken. De BMW-gemeenten werken daarom intensief samen. Na een flinke aanloop is de samenwerking in 2010 goed op gang gekomen. Het sluiten van een convenant door de BMW-gemeenten heeft de basis gelegd onder de huidige activiteiten. De samenwerking tussen de drie gemeenten is meer en meer een vanzelfsprekende activiteit geworden. Ook externe partijen herkennen en erkennen de samenwerking binnen het BMW-cluster. Op vele terreinen zijn samenwerkingsprojecten gestart. Bij drie beleidsterreinen is gekozen voor de samenvoeging van de bestaande organisatieonderdelen (I&A, personeelszaken en sociale zaken). De samenwerkingsprojecten zijn vaak tijdsintensieve trajecten, waarbij tempo en zorgvuldigheid hand in hand moeten blijven gaan. Bij de vaststelling van het tempo moet uiteraard ook rekening gehouden worden met het gegeven dat de “winkel tijdens de verbouwing gewoon open is” en ook met het feit dat er in de afzonderlijke gemeenten verbeteringstrajecten in gang gezet zijn die ook tijd en aandacht van bestuur en organisatie vragen. Voor de samenwerking is een adequate projectstructuur ingericht, die naar behoren functioneert. De start van elk samenwerkingsproject moet vooraf gegaan worden door een notitie met uitgangspunten, waarin duidelijk wordt vastgelegd langs welke lijnen het project verloopt. De werkwijze bij samenvoeging van organisatieonderdelen is in regelingen vastgelegd. Hierover bestaat overeenstemming met de medezeggenschapsorganen, die actief bij de samenwerking betrokken zijn. De vastgestelde regelingen geven werknemers en werkgevers duidelijkheid. Er zijn verder afspraken gemaakt over de kostenverdeling bij samenvoegingen. Nadere vragen over de be- en toerekening, over de meerjarigheid van de afspraken en over BTW-aspecten zijn voorgelegd aan de accountant van de BMW-gemeenten.
Pagina 1 van 33
De communicatie- en informatievoorziening wordt verder verbeterd om alle betrokkenen in de drie organisaties beter op de hoogte te houden van de ontwikkelingen. Informatie moet meer dan voorheen eensluidend en zo veel mogelijk gelijktijdig aan de drie organisaties worden verstrekt. Op onderdelen beginnen de opbrengsten van de samenwerking zichtbaar te worden. “De kost gaat - ook hier - voor de baat uit”: met ingang van 2012 zullen de resultaten steeds beter zichtbaar worden. Los hiervan weten de drie gemeenten elkaar steeds vanzelfsprekender te vinden, zowel bestuurlijk als ambtelijk. Naar aanleiding van door de ondernemingsraden gehouden gesprekken met groepen medewerkers in de drie gemeenten kan worden vastgesteld dat tussen en binnen de drie groepen medewerkers duidelijke verschillen van opvatting te zien zijn over de samenwerking. De ondernemingsraden zijn thans bezig om hun conclusies naar aanleiding van deze bijeenkomsten te formuleren. De evaluatie wordt afgesloten met een samenwerkingsprogramma voor 2012. In het programma zijn de nieuwe samenwerkingsprojecten benoemd. Met deze goed gevulde “portefeuille” geven de BMWgemeenten verder inhoud aan de samenwerking. Voorgeschiedenis Sinds 2006 vormen de gemeenten Bedum, De Marne en Winsum samen een cluster, een samenwerkingsverband, zoals er toen 8 begonnen in de provincie Groningen. Hieraan voorafgaand zijn verkennende gesprekken gevoerd over mogelijke onderwerpen van samenwerking. In mei 2006 kwam de notitie “De “BMW-gemeenten”: een sterk merk!” Als doelen van de samenwerking worden genoemd: -verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening -verbeteren van de kwaliteit van de advisering -verbeteren van de bedrijfsvoering -vermindering van de kwetsbaarheid -verbeteren van de kwaliteit van de arbeid Samenwerking kan via verschillende varianten naast elkaar: van intensivering van overleg en afstemming tot clustering van bepaalde werkzaamheden. De volgende uitgangspunten voor de samenwerking werden gehanteerd: -gemeenten blijven zelfstandig -vergroting bestuurskracht door vergroting van ambtelijke slagkracht -naar behoefte variatie in intensiteit en omvang van de samenwerking (maatwerk per taak) -frontoffice in nabijheid van burger -vergroting ontplooiingsmogelijkheden van medewerkers -bredere inzet van medewerkers Voorgesteld wordt de samenwerking vooral te richten op “quick wins”.
Pagina 2 van 33
De drie colleges stellen in mei 2006 een intentieverklaring op met als doel de uitvoering van ondersteunende taken en uitvoerende taken samen uit te gaan voeren. In november 2006 concludeert WagenaarHoes in een verslag van een conferentie (“BMW-samenwerking – Op weg naar een sterk merk”) dat na het tekenen van de intentieverklaring er een radiostilte is ontstaan, waarin de samenwerking niet echt van de grond kwam. Eén van de redenen hiertoe is dat er geen bestuurlijke opdracht is geformuleerd na het tekenen van de intentieverklaring. Er waren daarnaast ook verschillen van inzicht over de fasering, het tempo en het eindpunt van de samenwerking. De samenwerking kreeg zo een vrijblijvend karakter. De conferentie wordt gezien als de start van een intensief traject. Gekoerst wordt op een de formulering van een bestuursopdracht door de drie voltallige colleges in de eerste helft van 2007. In juni 2007 wordt een concept voor een bestuursopdracht gepresenteerd: “Samenwerken: van woorden naar daden”. Er ontstaat daarna verschil van inzicht over de reikwijdte en het tempo van de samenwerking. In januari 2009 wordt afgesproken de doelen realistischer te formuleren. In augustus/september 2009 krijgen de drie gemeenteraden een voorstel van de colleges ter besluitvorming voorgelegd over de samenwerking. De hoofdlijnen van het voorstel: •Al enkele jaren wordt in BMW-verband gesproken over samenwerking. •Geen eenvoudig proces gebleken vanwege gebrek aan eenduidigheid bij de verschillende partners. •Er is geen draagvlak voor een gemeentelijke herindeling of een totale ambtelijke fusie. •Samenwerking vooral zoeken in de bedrijfsvoering en op die beleidsterreinen die kansen bieden. Voortgaan op de ingeslagen weg, zoals de vormgeving van de Elektronische Overheid (ELO) inclusief de vorming van één ICT-organisatie. •Visie op dienstverlening (dienstverleningsconcept) in samenwerking opzetten en uitwerken. •Samenvoeging van organisatieonderdelen is geen doel op zich. Dit zal worden uitgewerkt als samenvoeging een meerwaarde heeft ter zake van effectiviteit en efficiency. •Bestuurlijke betrokkenheid waarborgen. Samenvattend stellen de colleges aan de drie raden voor: - samenwerking primair zoeken in BMW-verband; - vanuit de samenwerking voor het ELO-project het dienstverleningsconcept gezamenlijk ontwikkelen; - in het algemeen de samenwerking vooral richten op de bedrijfsvoering en die beleidsterreinen die hiervoor kansen bieden.
Pagina 3 van 33
De drie raden besluiten in te stemmen met het voorstel (de raad van Bedum heeft het eerste punt gewijzigd vastgesteld (“- samenwerking primair zoeken daar waar burgers van Bedum het meest mee gediend worden”). In november 2009 hebben de managementteams van de BMW-gemeenten een inventarisatie gemaakt van beleids- en uitvoeringszaken, die in aanmerking kunnen komen voor enige vorm van samenwerking. In december 2009 komen de drie colleges bijeen en stellen vast dat er een algemeen samenwerkingsconvenant dient te worden opgesteld met hieronder sub-convenanten. De samenwerking kan uitmonden in samenvoeging van afdelingen van de drie gemeenten. Er wordt een externe procesbegeleider aangesteld die tot taak krijgt het samenwerkingsproces te begeleiden. In de eerste maanden van 2010 wordt het samenwerkingsconvenant voorbereid. In juni behandelen de BMW-colleges het convenant, stemmen ermee in en leggen het daarna voor aan de gemeenteraden. De gemeenteraden stemmen in juli 2010 in met het convenant. Daarmee is het fundament onder de samenwerking gelegd. Deze evaluatie heeft het convenant en het daarbij behorende raadsvoorstel als vertrekpunt. Het convenant De kern van het convenant luidt: 1.De gemeenten zoeken samenwerking op die gebieden waar dat zinvol is uit het oogpunt van efficiencywinst, vermindering van kwetsbaarheid, verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening, het versterken van de bestuurlijke positie van de gemeenten of het versterken van de positie van de gemeenten als werkgever. 2.De samenwerking richt zich met name op de bedrijfsvoering en die beleidsterreinen die hiervoor kansen bieden. 3.Bij de uitwerking van de samenwerking kan sprake zijn van het samenwerken van bestaande organisatieonderdelen van de gemeenten of van samenvoeging van onderdelen van de bestaande organisaties van de gemeenten. 4.Er wordt niet gestreefd naar een volledige ambtelijk fusie, waarbij alle medewerkers in één ambtelijke organisatie worden ondergebracht, die alle gemeentelijk taken voor de drie gemeenten uitvoert. 5.Samengevoegde organisatieonderdelen zullen in één van de drie gemeentehuizen worden ondergebracht. De bezetting van de drie gemeentehuizen vindt op evenwichtige wijze plaats. 6.De contacten van burgers, bedrijven en organisaties met de gemeenten via de balie, zullen niet gecentraliseerd worden in één van de gemeentehuizen. Elk van de drie gemeentehuizen houdt in dat opzicht een herkenbare ingang voor burgers, bedrijven en organisaties.
Pagina 4 van 33
7.De uitwerking van de samenwerking op onderdelen vraagt per deelterrein om maatwerk op organisatorisch, personeel en financieel terrein. Per onderdeel zullen apart onder meer de gevolgen van de samenwerking op die terreinen worden vastgelegd. 8.Als gevolg van de samenwerking of samenvoeging vinden geen gedwongen ontslagen plaats. Tegenover deze baangarantie van de werkgever staat een flexibele inzet van de medewerker. 9.De leiding over samengevoegde organisatieonderdelen wordt ambtelijk in handen gelegd van de drie gemeentesecretarissen, die als directie optreden. De taken en bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de directie en haar leden zullen worden vastgelegd. Uitgangspunt zal zijn dat de gemeentesecretaris in wiens gemeentehuis de samengevoegde organisatieonderdelen worden ondergebracht, primair verantwoordelijk zal zijn. Bij de toedeling van deze verantwoordelijkheden zal een evenwichtige verdeling over de drie directieleden uitgangspunt zijn. De directie legt verantwoording af aan de drie colleges. 10.Voor de voorbereiding en uitvoering van de samenwerking op onderdelen wordt een “Stuurgroep samenwerking BMW” in het leven geroepen. Deze stuurgroep bestaat uit de drie burgemeesters. De drie gemeentesecretarissen nemen als adviseurs deel aan de besprekingen. Onder verantwoordelijkheid van de stuurgroep functioneert een “Projectgroep samenwerking BMW”, bestaande uit de drie gemeentesecretarissen. Onder de projectgroep kunnen werkgroepen worden ingesteld. Voorstellen over het realiseren van samenwerking worden door de projectgroep voorgelegd aan de stuurgroep. De stuurgroep legt voorstellen aan de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten voor. 11.Tenminste twee keer per jaar vindt er overleg over de voortgang van de samenwerking plaats tussen de colleges van de gemeenten. 12.Tenminste twee keer per jaar wordt de gemeenteraad geïnformeerd over de voortgang van de samenwerking. 13.Dit convenant treedt in werking op de dag van ondertekening en geldt voor onbepaalde tijd. Een gemeente kan te allen tijde zijn deelname aan dit convenant opzeggen. Wel zal deze gemeente gebonden zijn en blijven aan de verplichtingen die voortvloeien uit gesloten overeenkomsten dan wel in de eventueel daarin opgenomen opzeggingsregeling. Samenwerkingsprojecten Hieronder is een overzicht van de samenwerkingsprojecten opgenomen. Per project is een korte stand van zaken opgenomen (peildatum: 1 november 2011). In het overzicht zijn alleen de projectmatige activiteiten opgenomen. Opgemerkt wordt dat er op vele andere terreinen ook wordt samengewerkt. Er vindt bijv. veel collegiaal overleg plaats, vaak vanwege de gezamenlijke deelname in of subsidierelatie met maatschappelijke organisaties. In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van deze relaties. Onderwerp
Stand van zaken Pagina 5 van 33
Ontwikkelen en implementeren dienstverleningsconce pt
De BMW-gemeenten zijn gezamenlijk begonnen met het opstellen van een dienstverleningsconcept met als uitgangspunt het gezamenlijk opzetten van een klantcontactcentrum (KCC). Gaandeweg bleken er verschillen van inzicht te ontstaan over fasering, tempo en het uiteindelijke doel van het dienstverleningsconcept. Op basis daarvan hebben de BMW-gemeenten afgesproken samen te werken aan de ontwikkeling van een kennisbank en de aanschaf van een documentmanagementsysteem (DMS). Bij de verdere verbetering van de dienstverlening, die in de drie gemeenten inhoudelijk en wat tijdplanning betreft niet volledig parallel verlopen, wordt waar mogelijk samengewerkt. In De Marne en Bedum zijn twee werkgroepen actief rond het dienstverleningsconcept. Tussen de werkgroepen wordt zoveel mogelijk afstemming gezocht.
Integratie sociale zaken
De samenvoeging van de afdeling sociale zaken De Marne/Winsum met de afdeling sociale zaken Bedum tot een afdeling sociale zaken in BMW-verband wordt op 1 januari 2012 verwacht. De uitwerking van de integratie is in een uitvoerings-document vastgelegd. De bestaande gemeenschappelijke regeling van De Marne/Winsum moet geactualiseerd en uitgebreid worden. De verwachting is dat de behandeling van dit voorstel niet meer in december 2011, maar begin 2012 zal plaatsvinden.
Pagina 6 van 33
Er heeft een gedetailleerde vergelijking van de Rechtspositie en rechtspositieregelinge rechtspositieregelingen van de drie gemeenten plaatsgevonden. Op basis hiervan is extern n opdracht gegeven om voorstellen te doen tot harmonisatie. Naar verwachting kan begin 2012 een compleet voorstel tot harmonisatie in procedure worden gebracht (projectgroep, stuurgroep, colleges, Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO) en ondernemingsraden). De oprichtingsvergadering van het BGO heeft plaatsgevonden in mei 2011. In die vergadering is overeenstemming bereikt over een voor de drie gemeenten gelijkluidend sociaal statuut. In oktober 2011 is in het BGO overeenstemming bereikt over het sociaal plan, inclusief de uitgangspunten bij herplaatsing, de herplaatsingprocedure en de algemene voorwaarden voor de detachering van medewerkers bij samenvoeging van organisatieonderdelen en een detacheringovereenkomst.
Onderzoek naar formatie
Een extern bureau heeft het onderzoek naar de formatie van de drie gemeenten afgerond. Het eindrapport is besproken in de MT’s van de BMW-gemeenten. Het rapport wordt gebruikt als basismateriaal bij de beoordeling van samenvoegingvoorstellen.
Samenvoeging personeelszaken
De colleges van de BMW-gemeenten hebben ingestemd met de samenvoeging van de drie secties voor personeelszaken. Een kwartiermaker/projectleider is aangesteld. Naar verwachting zullen vanaf 1 februari 2012 de medewerkers van de huidige secties personeelszaken gezamenlijk de werkzaamheden voor de drie gemeenten uitvoeren vanuit Bedum. De formele plaatsing van medewerkers op basis van een functieboek is voorzien in het eerste kwartaal 2012.
Pagina 7 van 33
Integraal handhavingsbeleid
De nota is in Bedum voorbereid en door de drie colleges vastgesteld. Elke gemeente zorgt zelf voor een lokaal uitvoeringsprogramma.
Driehoeksoverleg met politie en openbaar ministerie
Bedum neemt sinds juni 2011 deel aan het overleg in de basiseenheid Uithuizen en die van Zuidhorn. Met het oog op het nieuwe politiebestel is volstaan met deze eenvoudige oplossing, waarmee de BMW-gemeenten ook op dit terrein samen optrekken.
Maatschappelijke dienstverlening
De BMW-gemeenten hebben samen een overeenkomst met de Stichting Dienstverlening Delfzijl gesloten.
Inkoop
Elke gemeente heeft een inventarisatie gemaakt van alle inkopen in de drie gemeenten. Er is een onderscheid in drie categorieën aangebracht: 1. wat willen de gemeenten apart blijven inkopen; 2. waar gaan de BMW-gemeenten gezamenlijk inkopen; 3. waar gaan de BMW-gemeenten gezamenlijk zoeken naar andere partners voor meer inkoopvolume. De inventarisatie per gemeenten moet nog leien tot een gezamenlijke opvattingen over samen inkopen. Intussen wordt er op onderdelen al wel samen ingekocht.
Pagina 8 van 33
Integratie ictbeheerorganisaties
Omstreeks 1 januari 2012 zullen de drie afzonderlijke I&A-secties geïntegreerd zijn. De ICT-ers van de drie gemeenten komen thans onder leiding van de projectleider tweewekelijks bijeen voor de uitvoering van dit project (en de andere ICT-projecten). Het projectteam (hoofden middelen en medewerkers op het terrein van personeelszaken, juridische zaken en ICT) komt eens per 6 weken bijeen. Een belangrijk project binnen de ICT-integratie betreft de inrichting van een nieuwe serveromgeving. De migratie naar deze nieuwe omgeving is in volle gang, maar verloopt trager dan verwacht. De Marne maakt sinds medio 2011 gebruik van de nieuwe omgeving. Winsum verwacht vrij spoedig na de jaarwisseling over te kunnen, waarna Bedum als laatste zal migreren.
Gezamenlijk serverpark
Het plan van aanpak voor de gezamenlijke serverruimte in De Marne is gereed. De inrichting vindt thans plaats. De Marne is inmiddels gemigreerd naar de nieuwe omgeving; Winsum gaat naar verwachting begin 2012 over naar de nieuwe omgeving en Bedum daarna.
Harmonisatie kernapplicaties
De harmonisatie vindt pas plaats nadat PinkRoccade - op landelijk niveau aanpassingen aan de kernapplicaties heeft gedaan.
Upgrading Microsoft Office
De colleges van de BMW-gemeenten hebben in november 2010 ingestemd met de voorstelen tot upgrading van Microsoft Office (van 2000 of 2003 naar 2010). De vervanging van beeldschermen en thinclients heeft eveneens plaatsgevonden. Het gebruik van de nieuwe Officepakketten valt samen met de datum van de overgang van de gemeenten naar de nieuwe serveromgeving.
Pagina 9 van 33
Samenwerking rond het beheer van de openbare ruimte
Er vindt een bestuurlijke verkenning plaats tussen de portefeuillehouders van de BMWEgemeenten over de mogelijkheden van samenwerking.
Instellen gezamenlijke commissie voor behandeling van bezwaarschriften
De drie raden hebben ingestemd met een uniforme verordening en een gezamenlijke commissie. De werving van de leden is afgerond en de leden zijn benoemd. De commissie is na de zomervakantieperiode 2011 met zijn werkzaamheden gestart.
Harmonisatie CMS (contentmanagements ysteem voor websites) en voldoen aan Webrichtlijnen
De drie gemeenten hebben gekozen voor hetzelfde contentmanagementsysteem (van GemeenteOplossingen). De BMW-gemeenten zijn elkaar behulpzaam geweest bij de omzetting van de websites naar het nieuwe systeem. Er zijn afspraken gemaakt door de webmasters over onderlinge vervanging (bij ziekte e.d.).
RUD
Er wordt op provinciale schaal gewerkt aan de realisering van een Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) om de kwaliteit van de taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving door samenwerking tussen de bevoegde overheden te verhogen. De afvaardiging in de (provinciebrede) stuurgroep, mt-groep en werkgroep vindt namens de BMW-gemeenten plaats. Er is een onderzoek gestart (uitgevoerd door KplusV) naar de wijze van uitvoering en de schaal waarop de achterblijvende WABO-taken zullen kunnen worden uitgevoerd.
Wabo *
De WABO is ingevoerd.
Pagina 10 van 33
BAG (Basisadministraties Adressen en Gebouwen)*
De drie gemeenten zijn aangesloten op de landelijke voorziening en zijn nu – ieder voor zich – bezig met de uitvoering van de maatwerkafspraken die met het ministerie zijn gemaakt (afrondende werkzaamheden). Voor 1 november 2011 zijn de gemeenten verplicht de BAG binnengemeentelijk als basisregistratie te gebruiken. Bij de realisering hiervan werken de BMW-gemeenten samen.
E-loket*
Doelstelling was een e-loket te ontwikkelen (met minimaal 10 digitale producten) via DigiD. Er is een internet-gemeentewinkel ontwikkeld (16 producten via DigiD en Ogone internetkassa). De gemeentewinkel is aangesloten op de samenwerkende catalogi, waarmee producten ook via andere overheden te vinden zijn. In het kader van de verdere verbetering van de dienstverlening zal de verdere uitbreiding van de digitale dienstverlening nader worden bezien.
Modernisering GBA *
Het landelijke programma mGBA heeft de voorbereidingen voor de implementatie van het nieuwe stelsel gestart. Er is een plan van aanpak. Volgens de planning gaat de implementatie van mGBA in de gemeenten plaatsvinden tussen 1 april 2012 en 1 april 2015. Begin 2012 zal nagegaan worden hoe de BMW-gemeenten kunnen samenwerken en/of elkaar kunnen ondersteunen bij de invoering.
Pagina 11 van 33
GIS *
Samenwerking via Gis Groningen-west (Bedum, De Marne, Winsum, Zuidhorn, Grootegast en Marum) op het terrein van vastgoed en Gis. DURP (Digitale Uitwisseling Ruimtelijke Plannen), BAG (Basisregistraties voor Adressen en Gebouwen) en WION (Wet informatieuitwisseling ondergrondse netten) zijn de bij de start gedefinieerde projecten. De uitvoerende werkzaamheden zijn grotendeels bij een externe partij ondergebracht. Verder wordt op dit gebied gewerkt aan intensieve samenwerking met de stad Groningen.
WKPB (Wet Kenbaarheid De invoering is volledig afgerond in de drie gemeenten. Publiekrechtelijke De mogelijke invoering van een tweede tranche Beperkingen)* zal ook weer in BMW-verband worden uitgevoerd. De met * gemerkte projecten zijn/worden in het kader van ELO-BMW uitgevoerd.
Evaluatie
Algemeen De colleges van de BMW-gemeenten constateren gezamenlijk dat de samenwerking nu goed op gang is gekomen. Het convenant uit 2010 is een belangrijk markeringspunt geweest. Met dat convenant is een goed fundament gelegd voor de verdere uitwerking van de samenwerking en zijn de uitgangspunten voor de wijze van samenwerking goed vastgelegd. Het hierboven opgenomen overzicht laat zien dat op diverse terreinen samenwerking is gezocht en resultaten zijn geboekt. Opgemerkt is al dat er naast deze specifiek benoemde samenwerkingsprojecten ook op andere terreinen wordt samengewerkt. Op drie terreinen is er sprake van samenvoeging van organisatieonderdelen: I&A, personeelszaken en sociale zaken; op vele andere terreinen vinden de drie gemeenten elkaar op bestuurlijk en ambtelijk niveau steeds gemakkelijker. De vraag “kunnen we dit niet beter in BMW-verband” uitwerken, wordt steeds vaker en meer van nature gesteld. Samenwerking van de drie gemeenten is een gegeven, dat in het dagelijks functioneren van de drie zelfstandige organisaties een steeds belangrijker plaats inneemt. Ook extern wordt het cluster van de BMW-gemeenten herkend en erkend. Convenant Pagina 12 van 33
De uitgangspunten die in het convenant zijn opgenomen, blijven voor de drie college de basis van waaruit de samenwerking verder vorm te geven. Er is voor de drie colleges geen reden om voorstellen tot aanpassing te doen. Het convenant biedt naar het oordeel van de drie colleges voldoende ruimte om de samenwerking gestalte te geven. De periode tussen het sluiten van het convenant en het tijdstip van deze evaluatie is nog geen 1,5 jaar. De drie colleges richten zich op de daadwerkelijke uitvoering van de ter hand genomen samenwerkingstrajecten. Tempo Binnen project- en stuurgroep en ook in het periodieke overleg van de drie voltallige colleges is de vraag naar het tempo van de samenwerking regelmatig onderwerp van gesprek. De doorlooptijd van sommige samenwerkingsprojecten roept de vraag op of het tempo niet omhoog kan, of er niet meer zaken tegelijkertijd kunnen worden aangepakt, waardoor de samenwerking een robuuster karakter krijgt. Tegelijkertijd beseffen de BMW-colleges ook dat zorgvuldigheid voor tempo gaat en dat veel samenwerkingsprojecten pas effect gaan sorteren als de samenwerking daadwerkelijk gestalte krijgt. De kost gaat ook in dit verband voor de baat uit. Bedacht moet worden dat de energie die in de samenwerking gestoken moet worden vaak naast de bestaande werkzaamheden moet worden uitgevoerd. Tijdens de verbouwing is de winkel gewoon geopend. Daarbij zorgt “Den Haag” ervoor dat er voortdurend meer en meer werk aan de winkel is. Daarnaast moet bedacht worden dat ook binnen de drie gemeenten eigen ontwikkelingstrajecten gestart zijn, die ook om aandacht en energie vragen. Voorbeelden daarvan zijn De Marne, die met de eigen organisatie een organisatieontwikkelingtraject doormaakt en in 2014 ook wil transformeren naar een regiegemeente en Winsum met een verdergaand dienstverleningsconcept. Voorkomen moet worden dat teveel projecten tegelijkertijd (zowel interne activiteiten als projecten in het kader van de BMW-samenwerking) moeten worden aangepakt. Het risico dat dit ten koste gaat van de zorgvuldigheid, willen de drie colleges voorkomen. De drie colleges stellen zich op het standpunt dat het goed is om de focus op de afronding van bestaande projecten te hebben en houden - “afmaken waaraan begonnen is” - en tegelijkertijd een haalbaar tempo te hanteren ten aanzien van nieuwe projecten. Aan het eind van deze evaluatie treft u op hoofdlijnen ons samenwerkingsprogramma voor 2012 aan. Tegelijkertijd wordt, zowel op bestuurlijk als op ambtelijk niveau, een zekere behoefte aan een “stip op de horizon” onderkend, als perspectief waarbinnen de samenwerking gestalte krijgt. Een dergelijk eindbeeld kan evenwel om verschillende, vooral externe factoren, moeilijk eenduidig worden vastgesteld.
Pagina 13 van 33
De gemeenten verschillen over de wenselijkheid van een routekaart met een “stip op de horizon”. Het convenant gaat uit van een stap-voor-stapmethodiek zonder vastgesteld eindplaatje. De drie colleges stellen vast dat de samenwerking goed is voor het goed functioneren van de drie gemeenten. De keus die is gemaakt om drie onderdelen van de organisaties (I&A, personeelszaken en sociale zaken) samen te voegen, wordt breed gedragen, maar de positieve effecten zullen pas echt zichtbaar worden in het daadwerkelijk gezamenlijk functioneren van deze drie onderdelen voor de BMW-gemeenten. In deze zin zal 2012 het oogstjaar worden. Hoewel ook al tijdens het proces van samenvoeging intensief samengewerkt wordt, worden de voordelen pas op een later moment zichtbaar. De daadwerkelijke positieve resultaten zullen ook zorgen voor energie om op andere terreinen dezelfde positieve effecten te behalen. Met de nu in gang gezette samenwerkingsprojecten (zie het overzicht op de pagina’s 5 tot en met 9) en het programma 2012 laten de BMWgemeenten zien dat uitvoering van het convenant serieus is opgepakt en dat daaraan ook blijvend gestaag is en zal worden doorgewerkt. Projectorganisatie De ambtelijke en bestuurlijke aansturing van de samenwerking is overeenkomstig het convenant ingericht. De stuurgroep bestaat uit de drie burgemeesters. De drie gemeentesecretarissen en de procesbegeleider nemen als adviseurs deel aan de besprekingen. De stuurgroep komt 1 x per 6 weken bijeen. De projectgroep, bestaande uit de drie secretarissen met de procesbegeleider als adviseur, komt 1 x per 14 dagen bijeen. Voor verschillende samenwerkingsprojecten zijn werkgroepen in het leven geroepen. Op dit moment zijn er werkgroepen actief voor: •het ontwikkelen van een dienstverleningsconcept •verschillende werkgroepen voor de integratie van de sociale zaken •integratie I&A-organisatie •samenvoeging personeelszaken •RUD (bestuurlijke, management- en ambtelijke coördinatie) De projectorganisatie functioneert goed. Naast de formele overlegmomenten vinden zowel de burgemeesters als de gemeentesecretarissen elkaar gemakkelijk. Een punt van aandacht is de leiding van de samenwerkingsprojecten. Deze zijn tot nu toe in handen van de drie gemeentesecretarissen en de procesbegeleider. Dat heeft voordelen omdat allen lid zijn van de projectgroep en de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de samenwerking met deze werkwijze op een goede wijze gestalte krijgt. Het nadeel van deze aanpak is dat de gemeentesecretarissen daardoor behoorlijk belast worden. Met het in handen leggen van de projectleiding Pagina 14 van 33
op enkele onderdelen van afdelingshoofden zou deze belasting enigszins gereduceerd kunnen worden; tegelijkertijd wordt de betrokkenheid van afdelingshoofden bij de BMW-samenwerking verhoogd. De projectgroep zal in het vervolg bij de bepaling van de projectleiding bezien of een betere spreiding tot de mogelijkheden behoort. Een ander punt van aandacht is de start van een samenwerkingsproject. De projectgroep heeft geconstateerd dat een besluit tot samenwerking op een bepaald terrein in enkele gevallen te snel heeft geleid tot een uitgewerkt plan van aanpak, nog voordat alle uitgangspunten helder waren bepaald. De stuur- en projectgroep zullen letten op de goede volgorde. Deze begint met een eerste verkenning. In die fase moet er nog geen sprake zijn van een feitelijke uitwerking. Deze moet worden beschouwd als de allereerste uitvoering van een bestuursopdracht tot samenwerking op een bepaald terrein. Deze bevat de doelen van de samenwerking, de uitgangspunten, de voorgestelde werkwijze, de in te richten projectorganisatie en de planning aan het begin van het proces. Daarna kan het samenwerkingsproject starten. De drie colleges komen periodiek (ongeveer 3 keer per jaar) bijeen om als geheel betrokken te blijven bij het proces. Deze gezamenlijk vergaderingen van de leden van de drie colleges worden als zeer zinvol ervaren. De betrokkenheid van de wethouders bij het proces neemt hierdoor toe. Een aandachtspunt is nog wel de betrokkenheid van wethouders bij concrete samenwerkingsprojecten, waarvoor zij als portefeuillehouder primair verantwoordelijk zijn. Hoewel is afgesproken dat in voorkomende situaties portefeuillehouders kunnen "aanschuiven” bij de stuurgroep als het om een onderwerp gaat dat hun portefeuille direct raakt, is van deze mogelijkheid tot nu toe geen gebruik gemaakt. Voor de samenvoeging van sociale zaken is het portefeuillehoudersoverleg uitgebreid (met de wethouder van Bedum). In deze situatie werkt het goed, maar bij volgende samenwerkingsprojecten zal bij de start positie en inbreng van de portefeuillehouders nauwkeuriger worden bepaald.
Werkwijze bij samenvoeging van organisatieonderdelen Eén van de vormen van samenwerking, genoemd in het convenant, is de samenvoeging van onderdelen van de bestaande organisaties tot een nieuw organisatieonderdeel, dat voor de BMW-gemeenten de taken gaat uitvoeren. De uitgangspunten op hoofdlijnen bij dergelijke samenvoegingen zijn: •als gevolg van de samenwerking of samenvoeging vinden geen gedwongen ontslagen plaats. Tegenover deze baangarantie van de werkgever staat een flexibele inzet van de medewerker;
Pagina 15 van 33
•samengevoegde organisatieonderdelen zullen in één van de drie gemeentehuizen worden ondergebracht. De bezetting van de drie gemeentehuizen vindt op evenwichtige wijze plaats; •de leiding over samengevoegde organisatieonderdelen wordt ambtelijk in handen gelegd van de drie gemeentesecretarissen, die als directie optreden. Uitgangspunt zal zijn dat de gemeentesecretaris in wiens gemeentehuis de samengevoegde organisatieonderdelen worden ondergebracht, primair verantwoordelijk zal zijn. De BMW-gemeenten hebben medio 2011 een gelijkluidend Sociaal Statuut vastgesteld. Een samenvoeging van organisatieonderdelen is een reorganisatie waarop de sociale statuten van de drie gemeenten van toepassing is. Het sociaal plan is een verdere uitwerking van het Sociaal Statuut voor deze vorm van reorganisatie. Op hoofdlijnen zijn in het sociaal plan de volgende uitgangspunten opgenomen: •De gemeente waar de plaats van uitvoering is, is de centrumgemeente. •De herplaatsing van betrokken medewerkers in het nieuw te vormen organisatieonderdeel vindt plaats overeenkomstig de “Herplaatsingsprocedure bij samenvoeging van organisatieonderdelen van de gemeenten Bedum, De Marne en Winsum”. •Medewerkers die niet door de centrumgemeente zijn aangesteld (dat zijn dus steeds twee gemeenten), worden door de betreffende gemeenten gedetacheerd naar de centrumgemeente. De centrumgemeente is daarmee inlener. Nieuwe medewerkers komen in dienst van de centrumgemeente. •Er wordt tussen de inlener, de werkgever en de gedetacheerde een detacheringsovereenkomst gesloten. Medewerkers die te werk gesteld worden in een samengevoegd organisatieonderdeel, blijven in dienst van het eigen bevoegd gezag en behouden de eigen rechtspositie. •Voor de herplaatsing van medewerkers in samengevoegde onderdelen wordt een functieboek opgesteld. •De BMW-gemeenten spannen zich in voor de harmonisatie van de rechtspositieregelingen van de drie gemeenten, zodat in de toekomst zoveel als mogelijk - voorkomen wordt dat op medewerkers van samengevoegde organisatieonderdelen verschillende regelingen van toepassing zijn. De herplaatsingsprocedure voor de nieuw te vormen I&A-afdeling in BMW-verband is momenteel in volle gang. Verwacht wordt dat deze procedure in begin 2012 leidt tot herplaatsingsbesluiten. De herplaatsingsprocedure voor het onderdeel personeelszaken zal spoedig daarna starten. Verwacht wordt dat dit voor 1 april 2012 wordt afgerond. Voor de samenvoeging op het terrein van sociale zaken wordt een afwijkende werkwijze gevolgd. De gemeenten Winsum en De Marne hebben, zoals bekend, al een gezamenlijke afdeling sociale zaken. Per 1
Pagina 16 van 33
januari 2012 zal ook de gemeenten Bedum toetreden tot deze gemeenschappelijke regeling. De hierboven geschetste werkwijze met betrekking tot herplaatsing van bij de samenvoeging betrokken medewerkers vindt in 2012 plaats. De reden hiervoor is dat de BMWgemeenten zich eerst willen oriënteren op de vraag, welke consequenties de uitvoering van de Wet werken naar vermogen heeft voor het takenpakket en de organisatie van de nu gevormde afdeling sociale zaken, alvorens de afdeling definitief in te richten. Verrekening van personeelskosten van samengevoegde organisatieonderdelen Bij samengevoegde organisatieonderdelen blijven, zoals hierboven reeds vermeld, de personeelsleden in dienst van de oorspronkelijke werkgever en worden deze medewerkers gedetacheerd naar de gemeente van waaruit de werkzaamheden worden uitgevoerd. Dit betekent dat de personeelskosten in de begrotingen van de betreffende gemeenten achterblijven. Deze kosten van de drie gemeenten gezamenlijk dienen te worden verdeeld. Afgesproken is dat per samengevoegd organisatieonderdeel een objectieve verdeelsleutel wordt vastgesteld. Voor de personeelskosten van de samengevoegde I&A-organisatie is gekozen, conform de verdeelsleutel voor de gezamenlijk kosten van de technische infrastructuur (opgenomen in de door de raden vastgestelde BMW-ICT-begroting), voor een verdeling per SIV (Standaard ICTVoorziening). Voor de afdeling sociale zaken in BMW-verband wordt een verdeelsleutel voorgesteld gebaseerd op het voortschrijdend gemiddeld cliëntenaandeel in het kader van de Wet Werk en Bijstand (WWB) van de drie gemeenten. Voor het organisatieonderdeel personeelszaken moet nog een verdeelsleutel worden vastgesteld. Aangenomen wordt dat een verdeelsleutel zal worden gebruikt die uitgaat van het aantal medewerkers per gemeente of het aantal full-time-eenheden (fte's) per gemeente. Verrekening van huisvestingskosten en overige kosten van overhead bij samengevoegde organisatieonderdelen De BMW-gemeenten hebben eerder als uitgangspunt geformuleerd om elkaar bij samengevoegde organisatieonderdelen geen huisvestingskosten en overige kosten van overhead (persoons-, dan wel werkgebonden) in rekening te brengen, c.q. deze niet onderling te verrekenen. Dit besluit is genomen om de administratieve lasten te beperken, om fiscale redenen en vanuit de gedachte dat de verdeling van de samen te voegen afdelingen zodanig over de drie gemeenten gespreid plaatsvindt, dat “ieder zijn deel draagt”. Bovendien zijn de exploitatiekosten van de drie gemeentehuizen niet of nauwelijks beïnvloedbaar. De te vormen BMW-afdeling sociale zaken vraagt echter om een aparte benadering vanwege het feit dat deze afdeling in een apart gebouw
Pagina 17 van 33
gehuisvest zal zijn (De Beurs te Winsum) en een eigen begroting met overhead en huisvestingskosten heeft. Bij de behandeling van deze begroting voor 2012 is aan de orde geweest op welke wijze de verrekening van deze huisvestingskosten en overhead het beste kan plaatsvinden. De gedachtewisseling hieromtrent heeft er toe geleid dat de BMWgemeenten hebben besloten dat de huisaccountant daarover zijn licht nog eens laat schijnen. Nu voor de afdeling sociale zaken, vanwege de eigen begroting, verrekening van overhead en huisvestingskosten wel aan de orde is, zal de accountant ook worden gevraagd of verrekening van de huisvestingskosten en overhead voor de overige samengevoegde organisatieonderdelen toch aanbevelenswaardig is. Medezeggenschap Ten behoeve van het goed functioneren van de medezeggenschap in gemeenten zijn per gemeente een ondernemingsraad (OR) en een commissie voor Georganiseerd Overleg (GO) actief. De OR heeft primair een taak bij voorgenomen besluiten van de werkgever over bedrijfsorganisatorische, economische of financiële aangelegenheden. Verder kan de OR een rol vervullen bij regelingen die het sociaal beleid van de gemeente betreffen. De commissie voor Georganiseerd Overleg (GO) en de ondernemingsraad (OR) hebben ieder hun eigen werkterrein. Het GO heeft primair een taak op het terrein van het vaststellen van arbeidsvoorwaarden en van de wijze waarop bij bijvoorbeeld een reorganisatie, fusie of verzelfstandiging de belangen van de betrokken medewerkers veilig kunnen worden gesteld door de opstelling van een sociaal statuut of sociaal plan. Het overleg met de medezeggenschapsorganen is intensief en kost veel tijd, maar is voorwaarde voor het welslagen van de samenwerking. Ondernemingsraden Omdat de BMW-samenwerking vrijwel direct implicaties heeft voor de onder het taakgebied van de OR-en vallende taken, is een goed overleg tussen de drie bestuurders in de zin van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) en de drie ondernemingsraden van groot belang. De WOR-bestuurder is degene die alleen dan wel samen met anderen in een onderneming rechtstreeks de hoogste zeggenschap uitoefent bij de leiding van de arbeid. Bij de BMW-gemeenten zijn dit de gemeentesecretarissen. Ten behoeve van een goede afstemming tussen de drie OR-en de drie WOR-bestuurders is een aantal afspraken gemaakt dat is vastgelegd in de notitie “Medezeggenschap in het kader van de BMW-samenwerking”. Kern van deze afspraken is een eenduidige en efficiënte informatieuitwisseling tussen WOR-bestuurders en ondernemingsraden. Hierbij gaat het uitsluitend om informatie-uitwisseling die betrekking heeft op de BMW-samenwerking.
Pagina 18 van 33
De ondernemingsraden hebben de intentie om, daar waar mogelijk, samen op te trekken in het uitbrengen van adviezen en instemmingsbesluiten. Gelet op de verantwoordelijkheid die een ondernemingsraad voor de eigen organisatie heeft, kan het in de praktijk voorkomen dat de drie ondernemingsraden er verschillende standpunten op na houden. Afwijkende standpunten worden gemotiveerd en na onderlinge afstemming kenbaar gemaakt aan de WOR-bestuurders. De gekozen werkwijze functioneert naar tevredenheid. De adviezen over de BMW-samenwerking zijn vanuit de drie OR-en tot nu toe steeds eensluidend geweest. Georganiseerd overleg Ten aanzien van de taken die de commissies voor GO hebben met betrekking tot de samenwerking, is wel gekozen voor een formele samenbundeling door de vorming van een Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO). In dit orgaan komen zaken aan de orde van rechtspositionele aard. In die aangelegenheden is een verschillende standpuntbepaling in de diverse GO’s onwenselijk. In mei 2011 is de regeling "Regeling Bijzonder Georganiseerd Overleg" vastgesteld. Inmiddels is er in het BGO door de vertegenwoordiging van de werkgevers, vertegenwoordigd door Bedum en Winsum, en van de werknemers overeenstemming bereikt over de volgende zaken: •een eensluidend sociaal statuut voor de drie gemeenten •een sociaal plan •de uitgangspunten bij herplaatsing •een herplaatsingprocedure •de algemene voorwaarden voor de detachering van medewerkers bij samenvoeging van organisatieonderdelen en de inhoud van de met medewerkers te sluiten detacheringovereenkomsten De bijeenkomsten van het BGO (twee tot nu toe) verlopen goed en vinden plaats in een goede sfeer. Communicatie en informatie Een goede informatievoorziening naar en communicatie met alle betrokkenen bij de samenwerking is een belangrijke voorwaarde voor het welslagen ervan. De communicatie met de drie organisaties verloopt volgens de volgende lijnen: • nieuwsbrieven • verslagen van de stuurgroep (eens per 6 weken) en de projectgroep (eens per 2 weken) worden gebruikt voor de terugkoppeling naar de colleges en de managementteams. Medewerkers die een rol spelen in één of meer samenwerkingsprojecten, zijn over het algemeen goed op de hoogte van het reilen en zeilen van de
Pagina 19 van 33
betreffende projecten, bijvoorbeeld via een lidmaatschap van een werkgroep. In de stuur- en projectgroep is de afspraak gemaakt dat informatie over de samenwerkingsprojecten eensluidend en gelijktijdig aan de drie organisatie wordt overgebracht. Dit moet beter; dit is een terecht verbeterpunt, dat ook door de ondernemingsraden is genoemd. Het gebeurt dat de drie organisaties (of delen daarvan indien van toepassing) niet gelijktijdig op de hoogte gesteld worden over wat er speelt in bijvoorbeeld stuur- en projectgroep. Zelfs binnen de afzonderlijke gemeenten zijn er verschillen waar te nemen over de mate waarin medewerkers op de hoogte zijn van de voortgang van de samenwerking. Zeker wanneer het geen schriftelijke informatie betreft, kan aan het streven naar een eensluidend beeld afbreuk worden gedaan. Kortom: de verschillen in de wijze van informatievoorziening moeten worden verkleind. Ook de ondernemingsraden hebben zich uitgesproken over de wijze waarop de communicatie over de samenwerking verloopt. De ondernemingsraden voelen zich actief bij het proces betrokken en hebben ten aanzien van het convenant een positieve grondhouding aangenomen. Om het gevoelen van de medewerkers te peilen hebben zij in juli 2011 zogenaamde “Benen op tafel sessies” gehouden. In een nieuwsbrief zijn de resultaten van die meningpeilingen weergegeven. Ook daarin is het thema communicatie prominent aanwezig. Ervaren wordt dat de aanpak per gemeente verschillend is: in de ene gemeente worden medewerkers regelmatig bijgepraat, in andere gemeenten is dat niet zo, terwijl daaraan wel behoefte bestaat. In dergelijke bijeenkomsten zou de samenwerking besproken kunnen worden en vragen gesteld. De projectgroep zal zich met name in de komende periode ervan vergewissen dat informatie over de samenwerking eenduidig, eensluidend en gelijktijdig wordt verstrekt. Ook zal het houden van informatiebijeenkomsten verder worden uitgewerkt. Kosten en baten van de samenwerking De samenwerking is in gang gezet om doelen te halen. We herhalen hier nog maar eens de kern van het samenwerkingsconvenant: de BMWgemeenten willen hun bestuurlijke zelfstandigheid behouden. Ze zijn ieder afzonderlijk kwetsbaar. Daarom hebben ze besloten intensiever samen te werken en ze doen dat op die gebieden waar dat zinvol is uit het oogpunt van efficiencywinst, vermindering van kwetsbaarheid, verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening, het versterken van de bestuurlijke positie van de gemeenten of het versterken van de positie van de gemeenten als werkgever. De vraag is natuurlijk in hoeverre de gemeenten er al geslaagd zijn deze doelen (gedeeltelijk) te verwezenlijk en ten koste van welke energie (tijd, geld etc.). Pagina 20 van 33
Vaststaat dat de drie gemeenten, met het convenant als basis, meer dan voorheen zaken gezamenlijk aanpakken. Waar iedere organisatie zelfstandig taken zou moeten uitvoeren, worden nu op vele terreinen taken verdeeld, waardoor de gezamenlijke inzet aanzienlijk lager is geworden. Dit is niet (gemakkelijk) in geld uit te drukken, omdat er ook weer nieuwe eisen en vragen aan de organisaties worden gesteld. Met enkele voorbeelden, die gemakkelijk kunnen worden aangevuld, kan dit goed geïllustreerd worden. •Elke gemeente is verplicht een integraal handhavingsbeleidplan te hebben en een daaraan gekoppeld uitvoeringsplan. In deze specifieke situatie is één gemeente (Bedum) de penvoerder geweest van het plan. Na afronding van een concept vindt overleg plaats met de andere gemeenten en het plan kan vervolgens worden vastgesteld. •Bij de inkoop wordt gebruik gemaakt van de specifieke deskundigheid in één gemeente (De Marne), die in de andere twee gemeenten niet aanwezig is. •Bij de vorming van de RUD is gekozen voor een gezamenlijke afvaardiging naar de verschillende overlegvormen (één wethouder, één MT-lid en één VROM-medewerker), waardoor tijd en energie bespaard wordt en bovendien de onderlinge afstemming en standpuntbepaling gemakkelijker kan plaatsvinden. De ambtelijke regie is bij Winsum ondergebracht. •De gezamenlijke keuze voor een gelijk contentmanagementsysteem (CMS) voor de drie websites stelt de webmasters en ICT-ers in staat van elkaar te leren en elkaar te ondersteunen. Na implementatie van het nieuwe CMS in een van de gemeenten (Bedum) is de betreffende medewerker uitgeleend aan de andere om daar de implementatie te ondersteunen. Door deze gezamenlijke keuze wordt ook het beheer efficiënter. •Op ICT-gebied, waar sprake is van een voorgenomen samenvoeging die nagenoeg afgerond is, wordt gezamenlijk gebouwd aan een technische infrastructuur die de drie gemeenten gaan gebruiken. De actualisering van de kantoorautomatisering (de upgrading naar Microsoft Office 2010) is een gezamenlijk project, inclusief aanbesteding en uitvoering van de scholing van de gebruikers. Bij meerdere samenwerkingsprojecten is inmiddels al komen vast te staan dat samenwerken ook tot financiële voordelen leidt. Meer dan eens zijn er aanzienlijke kortingen bedongen en in een enkel geval worden zelfs de drie gemeenten prijstechnisch behandeld als waren ze één gemeente. Enkele voorbeelden zijn: aanschaf CMS, licenties Microsoft Office, aanschaf personeelinformatiesysteem, maar ook de aanbesteding van de accountantsdiensten kan in dit verband worden genoemd. Het is niet mogelijk om deze opbrengsten, zowel in termen van tijd als geld, concreet te maken. Zo staat eigenlijk wel vast dat de gezamenlijke BMW-ICT-begroting lager uitkomt dan wanneer drie gemeenten apart Pagina 21 van 33
hadden moeten zorgen voor een eigen up-to-date technische infrastructuur, maar onderzoek daarna is niet gedaan. Voor wat betreft de “baten en lasten” van de samen te voegen organisatieonderdelen (thans: I&A, personeelszaken en sociale zaken) gaat voorlopig de kost nog voor de baat uit: in de voorbereiding van een dergelijke samenvoeging moet veel tijd en ook geld geïnvesteerd worden om de samenvoeging mogelijk te maken. De daadwerkelijke voordelen, zoals benoemd in het convenant, moeten met ingang van 2012 zichtbaar gaan worden. Beleving van medewerkers Het is van groot belang dat er draagvlak onder de medewerkers is voor de samenwerking in BMW-verband. Naarmate medewerkers meer de wenselijkheid, soms zelfs noodzaak inzien van de samenwerking en zich kunnen vinden in de stappen die gezet worden, des te meer draagt dit bij aan het succes van de samenwerking. Hiervoor zijn al verbeterpunten genoemd op het terrein van informatievoorziening en communicatie. De ondernemingsraden vertegenwoordigen de werkorganisaties. Zij kunnen - ook in formele zin - adviezen uitbrengen over de samenwerking. Maar ook de signalen van groepen van medewerkers en individuele medewerkers zijn van belang. In de door de ondernemingsraden medio 2011 georganiseerde zogenaamde “Benen op tafel sessies” constateren de ondernemingsraden dat de BMW-samenwerking in volle gang is en dat een jaar na ondertekening van het convenant veel initiatieven ontplooid zijn. Intergemeentelijke samenwerking of samenvoeging staat prominent op de agenda’s. Men constateert veel ontwikkelingen die de functies van medewerkers rechtstreeks raken. Daarom vinden de ondernemingsraden het belangrijk om de stem van de medewerkers te horen. Naar aanleiding van de gesprekken hebben de drie ondernemingsraden een nieuwsbrief uitgebracht met een eerste terugkoppeling. Op basis hiervan zijn de ondernemingsraden bezig nadere conclusies te trekken uit de gesprekken. Om een goed beeld te kunnen geven van de opvattingen die in de gesprekken naar voren zijn gekomen, is de nieuwsbrief van de ondernemingsraden als bijlage 2 bij deze notitie gevoegd. Stroomlijning besluitvorming gemeenteraden in BMW-zaken? In de stuurgroep samenwerking BMW is eind 2010 gesproken over de noodzaak tot het “stroomlijnen” van het besluitvormingsproces in de raden van de drie gemeenten voor zover het de samenwerking in BMWverband raakt. In de gemeenteraad van Winsum is in oktober 2010 een motie aangenomen, die het college van Winsum verzocht initiatieven te nemen om tot “stroomlijning” te komen.
Pagina 22 van 33
Het huidige besluitvormingsproces in de raden van de drie gemeenten is verschillend. Bedum heeft twee raadscommissies, waarin raadsvoorstellen voorafgaand aan de besluitvormende raadsvergadering besproken worden. BMWzaken worden in de commissie ABZ besproken. Winsum kent een systeem van - globaal - tweewekelijkse vergaderingen van de raad met een opiniërend en een besluitvormend deel. De Marne heeft maandelijkse raadsvergaderingen; kent geen systeem van opiniërende vergaderingen en/of commissies. Wel heeft De Marne maandelijkse informatieavonden voor de raadsleden. Afgesproken is dat De Marne, evenals dat in Bedum en Winsum het geval is, een voorstel dat betrekking heeft op de BMW-samenwerking, ook “opiniërend” bespreekt. Waar nodig wordt een extra raadsvergadering gehouden. In bepaalde gevallen zou dat ook kunnen voorafgaand aan of na afloop van een informatieavond. Na de eerste opiniërende ronde in de drie gemeenten wordt op basis van de beraadslagingen nagegaan of er aanleiding is het voorstel aan te passen. Een eventuele aanpassing dient dan uiteraard in de drie gemeenten doorgevoerd te worden om verschillen in de besluitvorming over een onderwerp dat de drie gemeenten aangaat, te voorkomen. Bij enkele gezamenlijke informatieve bijeenkomsten (bijvoorbeeld over sociale zaken en de Wet werken naar vermogen en integriteit) is er afstemming geweest. Gelet op de verschillende tijdstippen waarop de vergaderingen gepland staan, is het bijzonder lastig om snel en slagvaardig besluitvorming in de drie raden te laten plaatsvinden. Gelet op het beperkte aantal BMWaangelegenheden waarvan besluitvorming is voorbehouden aan de raden, achten de colleges het niet echt noodzakelijk om tot “harmonisatie” over te gaan. Initiatieven op dat punt zijn een verantwoordelijkheid van de drie raden. Eemsmond Uit het overzicht van samenwerkingsrelatie in bijlage 1 blijkt dat de gemeente Eemsmond en de BMW-gemeenten veel functionele samenwerkingsrelaties onderhouden. Deze inhoudelijke vormen van samenwerking blijven in stand. Het BMW-cluster blijft ongewijzigd. Verzoeken om samenwerking op onderdelen zullen welwillend in overweging worden genomen, maar soms moet ook worden vastgesteld dat onderdelen van de samenwerking al zover gevorderd zijn dat “aanhaken” niet meer mogelijk is. Programma 2012 De titel van deze evaluatie luidt: “Terugkijken en vooruitzien”. In deze paragraaf worden de plannen ontvouwd voor de samenwerking in 2012.
Pagina 23 van 33
Naast de voortzetting van de lopende samenwerkingsprojecten en de verfijningen hiervan is er aanleiding om in 2012 op een aantal nieuwe terreinen de samenwerkingsmogelijkheden te onderzoeken. Geconstateerd kan worden dat de focus in de samenwerking, conform het convenant, in de afgelopen periode voor een belangrijk deel heeft gelegen op de bedrijfsvoeringactiviteiten (I&A, personeelszaken, inkoop etc.). Landelijke ontwikkelingen in “gemeenteland” – met name de decentralisaties - zijn er voor een belangrijk deel de oorzaak van dat de focus in de komende periode voor een belangrijk deel moet gelegd wordt bij een aantal inhoudelijke beleidsterreinen. In 2012 zullen de BMW-gemeenten de volgende samenwerkingsactiviteiten starten. RUD De instelling van een RUD, dus uitvoering op provinciale schaal, en de keuze rondom het aan de RUD over te dragen takenpakket en de gevolgen daarvan voor de achterblijvende taken, die gesitueerd zijn binnen de afdelingen VROM/Ruimte, zullen in 2012 binnen de BMWgemeenten een belangrijk aandachtspunt in de samenwerking zijn. Welzijn De decentralisatie van de jeugdzorg, de wet werken naar vermogen, de wijzigingen op het terrein van de AWBZ zullen van de BMW-gemeenten een (gezamenlijke) oriëntatie vragen op de aanpak en implementatie ervan. Een belangrijk deel van de genoemde werkzaamheden concentreert zich op de taken binnen de “afdelingen” welzijn. Samenwerkingsmogelijkheden op dat brede terrein zullen worden bezien. Dienstverlening Ook het terrein van de dienstverlening zullen de ontwikkelingen niet stilstaan. De BMW-gemeenten zullen samen optrekken rond de ontwikkeling van een DMS (Document Management Systeem) en een kennisbank. De verdere verbetering van de dienstverlening wordt, waar mogelijk, gezamenlijk verder opgepakt. Uitgangspunt daarbij is dat wat samen kan, ook samen gebeurt. Waar individuele gemeenten inhoudelijk andere keuzes maken, wordt dat gerespecteerd en wordt daarmee in de samenwerking rekening gehouden. Winsum zal, in navolging van De Marne, een zogenaamde routekaart maken: een praktisch handvat voor de te ondernemen stappen om de dienstverlening te verbeteren. Mogelijk wordt de gemeente Winsum daarbij ondersteund door hetzelfde bureau dat ook de gemeente De Marne heeft begeleid. Bedum gaat een oriënterend gesprek aan met hetzelfde bureau om te bezien welke bijdrage door hen geleverd zou kunnen worden. De “routekaarten” zullen met elkaar verbonden worden. Pagina 24 van 33
WOZ en belastingen Onderzoek naar de mogelijkheden om samen te werken, al dan niet in een groter verband, rond de uitvoering van de WOZ en belastingen. Inkoop Nu de inventarisatie van alle inkopen die de drie gemeenten doen, is afgerond, wordt verder gewerkt aan de structurering van de gezamenlijk inkoop. Het op elkaar afstemmen van het aanbestedingsbeleid is onderdeel van dit samenwerkingsproject. Ook hier geldt dat nagegaan wordt bij welke inkoop samenwerking met andere gemeenten of samenwerkingsverbanden profijtelijk kan zijn. Sociale zaken/Ability Met de conferentie “Werk aan de winkel” is het startsein gegeven voor de ontwikkeling van een visie op de toekomst van de afdeling sociale zaken (BMW). De wet werken naar vermogen vraagt om een heroriëntatie op de wijze van werken. Daarbij is ook nadrukkelijk de samenwerking van sociale zaken met Ability in beeld. Omdat Ability een gezamenlijke verantwoordelijkheid is van BMW-gemeenten en Eemsmond, is ook Eemsmond bij dit traject betrokken. De toekomstige positionering van de WMO-taken maakt onderdeel uit van het onderzoek. Het Nieuwe Werken (HNW) In aansluiting op het afstudeerproject van twee studentes van de Hanzehogeschool gaan de BMW-gemeenten gezamenlijk na welke mogelijkheden zij hebben tot invoering van Het Nieuwe Werken in hun organisaties. Een BMW-werkgroep is inmiddels gestart met haar werkzaamheden. Beheer en onderhoud Ten aanzien van samenwerking op het terrein van beheer en onderhoud heeft een bestuurlijke verkenning plaatsgevonden. De gemeente Eemsmond is hierbij betrokken. Afdelingshoofden van de vier gemeenten hebben thans de opdracht om de samenwerkingsmogelijkheden verder uit te zoeken. Het zoekgebied wordt globaal begrensd door de begrippen “groen”, “grijs” en “uitvoering”. Crisismanagement De samenwerking op het terrein van crisismanagement wordt op het niveau van de veiligheidsregio (provincie Groningen) vooral vanuit de veiligheidsdirectie opgepakt. De BMW-gemeenten gaan bezien of samenwerking op het terrein van OOV (Openbare Orde en Veiligheid) tot de mogelijkheden behoort. Juridische functie De samenwerking rond de juridische functie zal worden bezien.
Pagina 25 van 33
Het gaat daarbij om de terreinen algemeen juridische ondersteuning, juridische ondersteuning op het terrein van de ruimtelijke ordening en de juridische controlfunctie. Vorm volgt inhoud Voor de hierboven genoemde terreinen waarop de samenwerking zich in 2012 vooral gaat richten, wordt geen uitspraak gedaan over de organisatorische vorm waarin de samenwerking uiteindelijk gegoten gaat worden. Op basis van de inhoud van de samenwerking wordt gekozen voor de meest gewenste vorm.
Pagina 26 van 33
Bijlage 1 Overzicht samenwerkingsverbanden van Bedum en De Marne en Winsum (versie 1 februari 2011)
Omschrijving samenwerking
B
M
W
OGGz, implementatieplan
x
x
x
Gebiedsgericht werken, project Respijtzorg
x
x
x
Provinciaal beraad Verkeer en vervoer
x
x
x
Portefeuillehouder Winsum vertegenwoordigt BMW
Centrum voor jeugd en Gezin
x
x
x
Eemsmond
Ability
x
x
x
Eemsmond
LEA, REA (v.a.2012, vervolg x op gebiedsprogramma)
x
x
Eemsmond
Gebiedsprogramma Welzijn “Sociale Agenda” (t/m 2012)
x
x
x
Eemsmond, provincie
Stuurgroep Noord (Leader etc.)
x
x
x
Delfzijl, Appingedam, Loppersum. Eemsmond, Ten Boer
Regioraad in liquidatie
x
x
x
Delfzijl, Appingedam, Loppersum. Eemsmond, Ten Boer
VVV Lauwersland
x
x
x
Loppersum en Friese gemeenten
GIS
x
x
x
Zuidhorn, Grootegast, Marum
Contractbeheer ind.voorzieningen Wmo, doelgroepenvervoer
x
x
x
Delfzijl, Eemsmond, Appingedam, Loppersum
Beleidsontwikkeling wet OKE
x
x
x
Pagina 27 van 33
andere partners
x
Regionaal Cultuurplan Hunsingo Regionaal Cultuurplan Tichelstroom
x
Project alcohol en jongeren
x
x
Eemsmond, Provincie Ten Boer, Appingedam, Loppersum, Delfzijl, provincie
x
x
Zuidhorn
Vuilverwerkingsbedrijf Noord Groningen (gaat naar Omrin
x
x
Eemsmond, Loppersum
Brandweer
x
x
Zuidhorn, Grootegast
Lauwers en Eems
x
x
Eemsmond
RKC Het Hogeland
x
x
Eemsmond
Bibliotheken Hunsingo
x
x
Eemsmond
Steunpunt vrijwilligerswerk
x
x
WiDem (sociale recherche)
x
x
Stadskanaal
Schakelgemeente regiovisie x
x
Zuidhorn, Ten Boer
Verzoamelstee, i.o.
x
x
Ten Boer, VGG
AMW (SWD)
x
x x
Contract/aanbesteding jongerenwerk 2011
Ten Boer, Loppersum, Delfzijl, Appingedam x
Mogelijk Eemsmond
Sociale recherche
x
Groningen
Muziekschool Hunsingo
x
Eemsmond
Pagina 28 van 33
ARCG
x
Groningen, Haren, Grootegast, Leek, Marum, Ten Boer, Zuidhorn
Stichting Veiligheidszorg Groningen
x
Eemsmond, Loppersum
Marenland
x
Delfzijl, Loppersum, Appingedam, Ten Boer
Basiseenheid politie Uithuizen
x
Eemsmond, Loppersum, Ten Boer
Basiseenheid politie Zuidhorn
x
x
Zuidhorn
Oud-regioraad-verband (7 gemeenten) geïntegreerde kindvoorzieningen (v.a. oktober)
x
x
x
Eemsmond, Delfzijl, Appingedam, Loppersum
aanbesteding huishoudelijke hulp
x
x
x
Eemsmond, Delfzijl, Appingedam, Loppersum
aanbesteding hulpmiddelen (Schreuder)
x
x
x
Eemsmond, Delfzijl, Appingedam, Loppersum
contractbeheer en nwe aanbesteding Trapliften
x
x
x
Eemsmond, Delfzijl, Appingedam, Loppersum
contractbeheer inburgering
x
x
x
Eemsmond, Delfzijl, Appingedam, Loppersum, Hoogezand-Sappemeer, Slochteren en Haren
aanbesteding inburgering
x
x
x
Eemsmond, Delfzijl, Appingedam, Loppersum, Hoogezand-Sappemeer en Slochteren
Pagina 29 van 33
Pagina 30 van 33
Bijlage 2 Nieuwsbrief van de BMW-ondernemingsraden naar aanleiding van de “Benen-op-tafel-sessies” Juli 2011
NIEUWSBRIEF VAN DE WERKGROEP OR-BMW
Inleiding Vorig jaar juni is door de gemeenteraden van de BMW-gemeenten een convenant opgesteld over de samenwerking. De gezamenlijke OR-en hebben hier positief op gereageerd. Wel is aangegeven dat het niet altijd duidelijk is waar de focus op ligt, wie er verantwoordelijk is en hoe de medewerkers hierbij betrokken worden. Waar moet de samenwerking toe leiden en vooral, hoe ziet het eindplaatje eruit? Ook is extra aandacht gevraagd voor de communicatie. Deze vragen zijn gesteld, de raden hebben veel vragen overgenomen, maar de situatie is voor de ondernemingsraden niet geruststellend. Er zijn veel dingen opgepakt, maar er is uiteindelijk nog geen duidelijk zicht op hoe de samenwerking zich ontwikkelt. De aanpak per gemeente is verschillend: in de ene gemeente worden medewerkers regelmatig bijgepraat, in andere gemeenten is dat niet zo. Dit geeft een niet eenduidig beeld van de stand van zaken. De werkgroep OR-BMW heeft in een overleg op 15 maart jl. een aanzet voor een eigen visie gemaakt. Dit visiedocument heeft het uitgangspunt gevormd voor een gesprek/discussie op informele wijze met de medewerkers, ieder binnen de eigen gemeente. Alle aanwezigen is de kans geboden om vrijuit te kunnen spreken. In deze nieuwsbrief laten we jullie weten wat de uitkomsten zijn per gemeente.
Gemeente Bedum Samenvatting van punten die naar voren zijn gekomen uit het overleg: OR en MT worden naar mening van de medewerkers goed/voldoende geïnformeerd. De informatievoorziening organisatiebreed zou uitgebreider moeten vonden alle aanwezigen. Personeelsbijeenkomsten of uitgebreide verslagen worden gemist. Men voelt zich afhankelijk van de informatievoorziening van de leidinggevende. De personeelsbijeenkomsten van de OR-en worden als bijzonder positief ervaren. Een aantal medewerkers hoort ‘nieuwe’ dingen. Informatie delen hoeft niet te betekenen dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Aandacht voor verschillende invalshoeken creëert een open sfeer en werkt opbouwend. Wat is de gang van zaken in de samenwerking? Wordt er eerst een plan gemaakt en daarna de samenwerking ingevuld of gaan we eerst samenwerken en daarna invullen? De indruk heerst dat veel besluiten op ad hoc basis genomen worden: aar zich problemen voordoen wordt ingezet op samenwerking. De wens wordt nadrukkelijk geuit meer te gaan samenwerken en samenvoegen op basis van gedegen onderzoek en met een vooraf gesteld doel. Is het nodig dat de OR een visie formuleert met betrekking tot de samenwerking en het eindplaatje concreet invult? Alles overwegend wordt geconcludeerd dat het prima is dat de OR vanuit haar rol en verantwoordelijkheid meer sturing en kaders vraagt met bijbehorende spelregels. Enkel koersen op een ambtelijke fusie wordt afgeraden, hoewel
Pagina 31 van 33
een meerderheid het wel een reële optie vindt. Dat uiteindelijk een herindeling zal plaatsvinden staat voor een ieder vast. Maar de OR gaat niet over het eindplaatje, wel over de spelregels / randvoorwaarden in het proces. Het lijkt erop dat de RUD een groot aantal taken naar zich toe zal trekken. Dit zal grote consequenties hebben voor de afdeling VROM en ook voor de BMW-samenwerking. Hoe de RUD uiteindelijk vorm zal krijgen is nog niet helemaal duidelijk Conclusies Er kan winst behaald worden in de informatievoorziening. Er is behoefte aan bijeenkomsten waarin de samenwerking wordt besproken en vragen gesteld kunnen worden. Dat kan verhelderend werken en puzzelstukken op hun plek leggen. Verschil van inzichten mogen hierbij best naar voren komen. Uiteindelijk moet duidelijk zijn wie waarover besluit. De medewerkers vinden het erg belangrijk om in de samenwerking eerst regelingen te treffen en daarna pas de samenwerking concreet in te vullen. Duidelijkheid vooraf voorkomt onrust en maakt dat men beter weet waar men aan toe is. Nu lopen die processen teveel gelijk op. Dit geeft onrust. Eerst het fundament, dan het gebouw!
Gemeente Winsum
Samenvatting van punten die naar voren zijn gekomen uit het overleg: Door het uitstellen van beslissingen is er weinig voortgang bij de lopende samenwerkingsprojecten en werkgroepen Er is een grote lijst ontstaan met samenwerkingsprojecten: is dat een goede ontwikkeling, lastig zo’n lange lijst. Afbrokkeling draagvlak. Onduidelijkheid in samenvoeging SoZa/werkplein. Faciliteren samenwerkingsprojecten is wisselend per gemeente. Geen duidelijk fundament. In de basis worden er kansen gezien voor samenwerking. Projectstructuur is niet duidelijk. Communicatie is onvoldoende en niet eenduidig. Conclusies Overwegende iedereen gehoord te hebben is de (voorzichtige) conclusie van deze bijeenkomst: onderzoek de mogelijkheden voor een ambtelijke fusie. Deze discussie wordt ook in Bedum en De Marne gehouden. Doel is om een gezamenlijk advies/visie te sturen aan de WOR bestuurders. Er is nog geen inschatting te maken hoe er in Bedum en De Marne wordt gereageerd. Het kan dus nog een hele toer worden om eenduidig naar buiten te komen. De OR'en lijken het eens te zijn. Doormiddel van deze bijeenkomst kunnen we peilen hoe de beleving is en of we als or`-en de goede lijn te pakken hebben. We zijn ons ervan bewust dat samenwerken van invloed is op de nu geldende persoonlijke omstandigheden. Aan ons de taak om algemene belangen af te wegen tegen persoonlijke/individuele belangen. Dat zal vast nog veel discussie met zich meebrengen. Vanuit onze rol als ondernemingsraad zullen we trachten daar zo goed mogelijk mee om te gaan. Daar waar nodig zullen we weer met jullie in gesprek gaan.
Gemeente De Marne Samenvatting van punten die naar voren zijn gekomen uit het overleg:
•
De toegevoegde waarde van ambtelijk fuseren ten opzichte van samenwerken is onduidelijk: het dienen van drie colleges na een ambtelijke fusie wordt als lastig beschouwd en gaat extra tijd en energie kosten omdat er op lokaal niveau toch verschillen blijven. De samenwerking op punten waar het nu goed gaat blijven onderhouden. Daarnaast zelf de samenwerking zoeken, zoals nu al vaak wordt gedaan.
Pagina 32 van 33
• •
Wat ontbreekt is daadkracht! De communicatie verdiend geen schoonheidsprijs. Medewerkers willen graag eerder en vooral goed ingelicht worden. De kaders/randvoorwaarden voor samenwerking zijn nog steeds onduidelijk.
•
Conclusies Doorgaan met samenwerking op zaken waar het goed gaat (vrijwillige samenwerking). Verder nu nog geen initiatieven ondernemen voor nieuwe projecten in de samenwerking. Zelf zoeken naar eventuele samenwerking: dat hoeft geen officiële status te hebben. Dat gebeurt nu ook al vele malen (elkaar vervangen). Gemeente De Marne zit midden in een reorganisatie naar een regisserende gemeente, kerntakendiscussie en bezuinigingen. Dit geeft zoveel werkdruk dat er momenteel geen lucht is voor een ambtelijke fusie. De Marne ziet liever de focus op het versterken van de eigen organisatie, meer daad- en menskracht en meer duidelijkheid en daadkracht bij de huidige samenwerking in BMWverband. Als men één wil worden, dan liever een gemeentelijke herindeling. Dan ben je van de meeste problemen af en hebben we te maken met 1 bestuur/college. Met de communicatie in de organisatie valt nog veel winst te behalen. Medewerkers willen graag meer en eerder geïnformeerd worden.
Algemene constateringen
De drie gemeenten zijn het eens over de noodzaak van een verbetering in de communicatie. Er kan ook veel winst worden behaald door het zorgvuldig afronden van projecten voordat iets nieuws wordt opgestart. Medewerkers willen graag weten waar ze aan toe zijn en weten hoe hun arbeidsvoorwaarden eruit zien. Een herindeling op termijn wordt door alle gemeenten als mogelijkheid gezien. Er zijn ook verschillen tussen de gemeenten. Waar de één wel meerwaarde ziet in bijvoorbeeld een ambtelijke fusie, vindt bijvoorbeeld De Marne dat het zo al lastig genoeg is om te komen tot een zinvolle samenwerking. Zij zien liever af van een ambtelijke fusie op dit moment, mede gezien de reorganisatie die bij hen gaande is en veel energie vergt van de medewerkers. De drie voltallige ondernemingsraden komen in september weer bij elkaar om zich te beraden op de conclusies uit de drie gemeentelijke ‘Benen op tafel sessies’.
Gemeente Bedum Samenvatting van punten die naar voren zijn gekomen uit het overleg:
Informatievoorziening: OR en MT worden naar mening van de medewerkers goed/voldoende geïnformeerd. De informatievoorziening organisatiebreed zou uitgebreider moeten vonden alle aanwezigen. Personeelsbijeenkomsten of uitgebreide verslagen worden gemist. Men voelt zich afhankelijk van de informatievoorziening van de leidinggevende. Niet iedere leidinggevende is even ‘scheutig’ met informatie. Een bijeenkomst als deze wordt als bijzonder positief ervaren. Het is goed om zo bij elkaar te zitten en informatie te delen. Een aantal medewerkers hoort ‘nieuwe’ dingen. Informatie delen hoeft niet te betekenen dat alle Pagina 33 van 33 neuzen dezelfde kant op staan. De dialoog aangaan met verschillende invalshoeken creëert een open sfeer en werkt opbouwend.